Xác định điểm mạnh, điểm yếu đối với nhà quản trị dự án để tìm cách nâng cao kỹ năng quản lý dự án

XÁC ĐỊNH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐỂ TÌM CÁCH NÂNG CAO KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự án, chuỗi hoạt động khoảng thời gian định để hồn thành 01 mục tiêu, kết Dự án xuất sống thường nhật chúng ta, tham gia nhiều người khởi xướng nghĩ dự án Một đứa trẻ phải làm đồ thủ cơng để hồn thành tập giao Đó dự án, cần phải chuẩn bị từ ngun vật liệu, suy nghĩ tính tốn phương án thời gian thực Một người trưởng thành xây nhà, dự án Dự án lớn hơn, cần phải tính tốn thời gian, tính tốn chi phí, phân bổ chi phí nhân lực, phân công công việc, giám sát thực hiện… Họ cần phải ước lượng xem nhà xây dựng bao lâu, phải chuẩn bị gì, tiền mua gạch, tiền thuê nhân công Như vậy, rõ ràng dự án luôn hiển sống, nhiên, môi trường làm việc, dự án thực cách chuyên nghiệp Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, người ta hay dùng từ “Dự án” để ám q trình thực cơng việc, người ta xem xét cách cụ thể cặn kẽ việc làm để thực dự án cách tối ưu Thơng thường, quy trình dự án diễn sau: (Xem hình 01) Hình 01: Quy trình thực dự án Tất dự án, có người đứng đầu gọi là: Người quản lý dự án Đây người hoạch định mục tiêu dự án, quản lý tồn bộ, phân tích dự án thành hạng mục nhỏ hơn, phân công công việc nhân lực… Cũng giống việc xây nhà riêng kia, có người xây dựng tốn chi phí, nhà đẹp, cơng việc gọn gàng, ngăn nắp Nhưng có người xây khơng xong, khơng tính toán cẩn thận bị bội chi, xây chỗ này, đắp chỗ không đạt kết mong muốn Những người làm thường người ta gọi người khéo léo, họ biết tính tốn, biết theo dõi quản lý sát công việc, ứng biến giải cơng việc tình xảy cho vẹn tồn Để thực dự án thành công, người quản trị dự án phải có kỹ phù hợp với yêu cầu công việc quản trị dự án Dựa vào câu chuyện ta có câu hỏi: Vậy nhà quản trị cần có kỹ để nhà quản trị tốt? Theo tôi, nhà quản trị giỏi phải có số kỹ sau: Kỹ hoạch định chiến lược Có dự án siêu nhỏ, có dự án siêu lớn Tuy nhiên chúng có điểm chung sau thực xong dự án, đạt kết Là sản phẩm đời, hồn thiện dịch vụ, xây dựng nhà giống Hà Nội xây khu hoạt động thể thao để phục vụ cho giải thể thao lớn SeAGame 22 diễn năm 2003 Để đến đích cách hồn hảo, nhà quản trị dự án cần phải hoạch định chiến lược triển khai dự án Đây kỹ quan trọng nhất, kim nam dẫn đường cho hoạt động Hoạch định chiến lược không giống việc hoạch định chiến lược nhà lãnh đạo Các nhà lãnh đạo hoạch định tầm nhìn, tạo giá trị chung, nhà quản trị dự án hoạch định chiến lược triển khai để thực mục tiêu cụ thể Dự án lớn có nhiều khâu nhỏ cần phải lên kế hoạch, khâu mắt xích ảnh hưởng đến khâu lại Việc hoạch định chiến lược triển khai dẫn đến việc thực dự án bao lâu, có khâu cần chuẩn bị, khâu quan trọng cần ưu tiên, người làm việc Có thể thấy chiến lược triển khai định độ lớn độ phức tạp dự án, định cho hoạt động lại dự án Kỹ phân tích Việc phân tích dự án giúp cho nhà quản trị đưa đâu điểm mấu chốt dự án, khâu dự án quan trọng ảnh hưởng nhiều đến kết thực Từ đó, nhà quản trị phân chia thời gian nguồn lực vào khâu cho hợp lý để đạt kết tốt cho khâu Ví dụ, ta phân chia dự án thành kế hoạch sau: (hình 2) Hình 02: Phân chia kế hoạch dự án Kỹ phân tích khơng dừng lại thời gian ban đầu dự án mà cần thiết suốt trình thực dự án Nhà quản trị thường khơng phải người nắm rõ chuyên môn thường khơng biết xác cơng việc phải làm Tuy nhiên, nhà quản trị cần có óc phân tích hồn hảo, khả phân tích logic phán đốn tình huống, họ phải suy luận cơng việc thực tốt hay khơng, có đạt kết hay khơng kết đạt phù hợp hay không phù hợp Khi nhận thấy có dấu hiệu bất lợi, nhà quản trị cần họp bàn với chuyên gia vấn đề họ nhận thấy đưa cách thức giải việc cách kịp thời Kỹ xây dựng, quản lý nhóm Sau có chiến lược, dự án phân tích phân chia thành khâu riêng biệt nhân thực khâu riêng biệt ai? Lúc này, nhà quản trị dự án cần phải thể kỹ xây dựng quản lý nhóm Với dự án nhỏ, đơi người làm khâu kiêm nhiệm nhiều khâu Đối với dự án lớn, nhiều khi, phải nhóm đơng người thực khâu Nhà quản trị dự án phải biết mức độ quan trọng độ khó khâu để bố trí nhân Sẽ có nhóm thực hiện, nhóm thực gồm người làm việc Việc bố trí nhóm nhân nhóm phải phù hợp với cấu trúc dự án phù hợp với lực thành viên Điều quan trọng, dự án muốn thực suôn sẻ mong muốn ban đầu cần phải có người thực có lực phù hợp để thực việc Việc xếp làm việc đòi hỏi kỹ nhìn người đánh giá lực nhà quản lý dự án Thường người ta hay nói câu: Đúng người, việc để ám việc Kỹ quản lý thời gian Quản lý dự án phải bắt buộc có thúc giục thời gian Bởi dự án có hạn chế, giới hạn thời gian, tiền bạc nguồn có giá trị khác Các khâu dự án phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực liên tục Vì thế, người quản lý dự án phải giữ nhân viên trọng đến tiến trình dự án giới hạn thời gian hoàn thành Việc thường xuyên kiểm tra trạng, họp nhắc nhở luôn cần thiết khơng thể làm việc mà khơng có chúng Việc quản lý nhắc nhở tưởng chừng đơn giản khơng phải làm Nó đòi hỏi nhà quản lý phải tập trung theo dõi sát Chỉ cần khâu dự án khơng thực tiến độ làm cho tồn dự án bị ảnh hưởng Kỹ lãnh đạo, thuyết phục, truyền thông Đây kỹ gần quan trọng mà nhà quản trị phải có Đối với dự án có nhiều bên liên quan Mỗi bên phải chịu phần trách nhiệm dự án nhà quản trị dự án phải chịu trách nhiệm cho toàn dự án Nhà quản trị dự án người đứng giữa, làm cầu nối bên liên quan Có làm việc tốt với tất bên dự án hoạt động thơng suốt Thường bên liên quan là:  Lãnh đạo cấp cao: Những người quản lý vĩ mô, định  Bên yêu cầu: Trong dự án kinh tế, khách hàng  Các bên liên quan: Là bên tạo đầu vào đầu dự án  Các nhóm, cá nhân thực trực tiếp Đối với lãnh đạo, nhà quản trị trước hết phải thuyết phục lãnh đạo hiệu phương án đưa Các lãnh đạo cấp cao thấy hiệu dự án định phê duyệt phương án Đối với bên yêu cầu, nhà quản trị cần thuyết phục họ tính khả thi dự án lợi ích mà họ nhận Ngồi việc hoạch định, phân tích dự án cách khoa học chuyên nghiệp, kỹ thuyết phục giúp nhà quản trị ban đầu lấy lòng tin từ phía lãnh đạo bên yêu cầu Đây điều kiện cần để dự án vào hoạt động Nhiều dự án gặp vấn đề nghiêm trọng có vài bên yêu cầu dự án bên lại muốn yếu tố khác Thống trung hòa yêu cầu điều quan trọng Đối với bên liên quan, họ người phòng ban khác, nhà cung cấp, quan phủ…Tất họ có liên quan cách trực tiếp hay gián tiếp đến dự án Các phòng ban khác hỗ trợ nghiệp vụ riêng, quan phủ cấp phép cho hoạt động tư vấn triển khai, nhà cung cấp cung cấp đầu vào nguyên vật liệu, hay dịch vụ Mọi thay đổi bên liên quan dẫn đến rủi ro cho dự án Có thể lấy ví dụ: Một dự án có khâu liên quan đến cơng nghệ hoạt động phòng kỹ thuật công ty định nâng cấp hệ thống, hoạt động cần phải tạm dừng 02 tuần, ảnh hưởng lớn đến thời gian thực dự án Hay dự án xây dựng chuẩn bị triển khai, Phòng nghiệp vụ phụ trách cấp phép xây dựng thuộc Sở xây dựng thay đổi trưởng phòng trưởng phòng tạm thời định tạm dừng tất dự án chờ cấp phép để đợi bàn giao công việc Nhà quản trị dự án cần phải làm việc với trưởng phòng để lấy giấy phép tiếp tục triển khai nhằm đảm bảo tiến độ Hay dự án sản xuất sản phẩm triển khai đối tác cung cấp nâng giá nguyên liệu đầu vào, điều ảnh hưởng lớn đến chi phí triển khai thay đổi hoàn toàn kế hoạch ban đầu Đối với nhóm, cá nhân thực trực tiếp, nhà lãnh đạo đơi khơng cần thiết phải có kỹ quản lý dự án Nhưng nhà quản lý dự án phải có đơi chút tư chất người lãnh đạo Trong tiếng Anh người ta có hai từ: Manager Leader, có nghĩa người quản lý người đầu Kỹ lãnh đạo thuyết phục nhà quản trị dự án mang tính chất người quản lý giám sát – Manager – nhiều Nhà quản trị dự án phải người theo dõi sát hướng cho nhóm làm việc thực công việc theo hướng Đồng thời nhà quản trị phải có hiểu biết sâu sắc công việc, điểm cần thiết phải có lý lẽ, lập luận xác thuyết phục để đồng quan điểm nhóm nhân để họ thực công việc theo mục tiêu đề với mức độ tin tưởng cao Nếu nhà quản trị không thuyết phục nhóm thực cơng việc cách thức thực đắn họ bị phản đối Người thực không phục làm ảnh hưởng lớn đến mức độ thành công công việc Tất nhiên, kỹ quản trị, khơng có áp đặt theo ý muốn Trước thực công việc, nhà quản trị cần lắng nghe ý kiến người tham gia Những người tham gia chuyên gia lĩnh vực họ, ý kiến họ đưa ln có ý nghĩa mà nhà quản trị cần lắng nghe Không phải ý kiến nhà quản trị nghe theo, họ cần biết ý kiến phù hợp với mục tiêu dự án phân tích, thuyết phục chun gia khơng dùng ý kiến họ Phải khơng dùng cách thức chun gia hay Trong thực cơng việc, nhà quản trị phải ghi chép rút kinh nghiệm sau giai đoạn dự án liên lạc, trao đổi thường xuyên với thành viên dự án, chuyên gia để thay đổi phương án cần thiết Có chuyên gia phục thực dự án với tinh thần tốt Kỹ tập trung Nhìn vào sơ đồ quy trình việc thực dự án phía trên, sau khâu dự án vào hoạt động, việc giám sát đánh giá cơng việc thực thường xun Như nói phần Kỹ quản lý thời gian, dự án nói chung khâu dự án nói riêng, cần phải đảm bảo mặt tiến độ thời gian Điều đòi hỏi nhà quản trị dự án phải tập trung Dự án có nhiều khâu thực song song với Các công việc nhóm ảnh hưởng đến cơng việc nhóm khác Nhà quản trị cần theo dõi sát tập trung giai đoạn Họ cầu nối cho nhóm thực Chỉ cần khơng tập trung khơng nhắc nhở, có người không thực công việc thời gian, khơng hồn thành tiến độ chất lượng đạt mục tiêu Việc tập trung khơng giống tập trung tồn tâm trí vào làm việc đó, mà tập trung tầm cao Đó tập trung giữ cho dự án hướng, kế hoạch mục tiêu đề Kỹ phản ứng tình Đây kỹ quan trọng việc giám sát quản lý dự án Trong phần hoạch định, nhà quản trị dự án phải đưa phương án dự phòng để đề phòng tình xảy Kết dự án tương lai, ln ln phải có kế hoạch khác có tình bất lợi xảy đến Và nhiều khi, có tình làm cho tất kế hoạch thất bại Khi đó, “tháo vát” nhà quản trị dự án thể tối đa Đặt mục tiêu chuyện, thực hiện, ln ln có rào cản rủi ro xảy làm ảnh hưởng đến kết mục tiêu dự án, nhà quản trị phải tìm cách phải phản ứng cực nhanh trước tình Nhiều cần phải loại bỏ tất ý tưởng cũ để thực kế hoạch hoàn toàn nhằm giữ vững mục tiêu đề Kỹ học hỏi kiến thức Là nhà quản trị, có nhiều hạng mục công việc không thuộc sở trường nhà quản trị, sau công việc, nhà quản trị cần phải luôn ghi chép đúc rút kết cơng việc Cơng việc có thành cơng hay khơng, thành cơng lý gì, người thực dùng cách thức để mang lại thành cơng? Cần phải học hỏi kiến thức Còn khơng thành cơng lý sao? Nếu kiến thức người thực bị thiếu hụt phần dẫn đến thất bại nhà quản trị cần tìm hiểu kiến thức để thực tốt lần sau Ví dụ lắp đặt hệ thống máy móc, việc yếu ngoại ngữ chuyên ngành kỹ thuật dẫn đến việc hiểu tài liệu kỹ thuật chuyển giao từ nước ngoại không người thực thực thao tác sai dẫn đến rủi ro Biết điều này, nhà quản trị cần tìm hiểu trao dồi khả ngoại ngữ để hiểu vấn đề, trao đổi hướng dẫn cho người thực để tránh sai sót sau Cuối cùng, để thành cơng, nhà quản trị cần phải kiên trì bình tĩnh trước tình Thuyền trưởng phải ln người rời tàu sau gặp bão Khi gặp khó khăn, cần phải bình tĩnh xử lý việc để vượt qua Khi kế hoạch đổ bể, cần phải thực kế hoạch khác óc phân tích tốt, khéo léo xử lý tình huống, nhà quản trị phải kiên trì với mục tiêu đề thực Trên số kỹ cần có nhà quản trị Tất nhiên, nhiều kỹ khác mà nhà quản trị cần phải ln học hỏi tích lũy để ngày hồn thiện như: Kỹ ngoại ngữ, kỹ thuyết trình Đó kỹ mềm, bổ trợ cho trình làm việc nhà quản trị Hiểu biết nhiều, nhà quản trị dễ dàng việc thực cơng việc Hiện tơi giữ chức vụ: Phó Tổng giám đốc - Công ty TNHH Một Thành Viên Trường Thành thuộc Bộ Quốc Phòng Là người làm việc rèn luyện môi trường quân đội, kỷ luật nghiêm khắc trình rèn luyện học tập nghiêm túc cho vài kỹ tốt để phục vụ cho công việc quản trị dự án Thứ Kỹ quản lý thời gian Mơi trường qn đội ln xác mặt thời gian Sự xác thời gian thực hàng ngày từ công việc nhỏ rèn luyện nhiều năm Những môi trường quân đội biết việc thực xác giấc, phân chia quản lý thời gian quan trọng Khi thực dự án Quân đội, thời gian hoàn thành với hạng mục nhỏ đến hạng mục lớn thực cách xác tuyệt đối khơng phép sai sót Chính vậy, việc phân chia quản lý người làm môi trường quân đội tốt Thứ hai, Khả tập trung Đây điểm mạnh cá nhân tơi Trong q trình làm việc, tơi dùng tồn sức lực tâm trí vào cơng việc khơng nhãng vào việc khác Như nói trên, công việc lớn, nhỏ quân đội ln ln phải thực cách xác tuyệt đối khơng phép có sai sót xảy Điều luôn quán triệt để quân nhân rèn luyện tập trung không phép xao nhãng trước việc điều chiến trận đơi trả giá tính mạng thua trận Đối với dự án khác công việc, tập trung tối đa giao nhiệm vụ hồn thành cơng việc cách hồn hảo Thành cơng hơm thân câu trả lời cho cơng việc hồn thành, tập thể đánh giá cao giao cho trọng trách lớn Thứ ba, khả hoạch định chiến lược Vị trí cơng tác đòi hòi tơi phải ln nỗ lực rèn luyện để hồn thiện kỹ Trải qua nhiều dự án công ty, phải đối mặt với việc lãnh đạo nhóm làm việc với dự án lớn, phức tạp đòi hỏi khối lượng nhân lớn có nhiều chuyên gia đào tạo từ nước Việc hoạch định chiến lược triển khai dự án rõ ràng mạch lạc phải ưu tiên hàng đầu Đây đòi hỏi khắt khe cơng ty dự án ln phải hồn thành khơng sai sót Xuất phát nhân viên, trực tiếp thực hạng mục dự án đúc rút nhiều kinh nghiệm suốt q trình thực 30 năm cơng tác, dự án quản lý phân chia hạng mục nhỏ chi tiết rõ ràng Nhiệm vụ đưa đến cho thành viên tổng thể lớn, để từ đưa chiến lược triển khai đạt hiệu cao theo mục tiêu đề đơn vị Tất nhiên, kèm với điểm mạnh ln ln có kỹ cần phải hoàn thiện nhiều Trong q trình làm việc, tơi nhận thấy số kỹ thân cần cải thiện Thứ nhất, khả lãnh đạo, thuyết phục Thường môi trường quân đội, công việc đưa mệnh lệnh Bất công việc giao nhiệm vụ người giao phó phải hồn thành nhiệm vụ Nhiều ép buộc người thực không phép phản đối Nếu môi trường qn đội túy, tơi thực tốt công việc Hiện dù đơn vị trực thuộc Bộ Quốc Phòng, hoạt động cơng ty hồn tồn hoạt động kinh tế tuân theo quy luật kinh tế thị trường Trong dự án, hạng mục công việc, xung đột cách thức triển khai hạng mục cơng việc ln ln xảy Có nhiều thành viên công ty người không đào tạo môi trường quân đội, có nhiều người đào tạo từ nước ngồi, từ nước theo tư chủ nghĩa Anh, Pháp, Mỹ Là người hiểu việc, hiểu việc định thực mang tính ép buộc nhân viên thường không mang lại hiệu cao Là lãnh đạo doanh nghiệp kinh tế, phải tiếp xúc với nhân viên người đồng nghiệp bình đẳng, lắng nghe ý kiến họ bàn bạc để giải vấn đề xảy Đó kỹ mà cần phải trau dồi rèn luyện nhiều để hoàn thiện Thứ hai, khả phản ứng tình Chuyển sang lĩnh vực hoạt động kinh tế, có nhiều kỹ kiến thức hoạt động kinh tế cần phải học Đây khó khăn điểm yếu Với người hoạt động kinh tế lâu năm đào tạo kinh tế, chắn họ có phương án độ nhạy bén nhiều để phản ứng trước tình xảy Hoạt động kinh tế đơi đòi hỏi người xử lý tình phải mang tính chất người làm kinh doanh, dùng nhiều cách thức có nhiều cách thức khơng thống với mục tiêu hồn thành cơng việc Việc quen làm việc với môi trường “làm thật, ăn thật” điểm yếu cần phải phản ứng nhanh với tình bất lợi Thứ ba, kỹ học hỏi kiến thức Kỹ bị hạn chế hồn cảnh tự nhiên, độ tuổi Theo phát triển tự nhiên người, việc tiếp nhận kiến thức luôn trở ngại với người có độ tuổi 45 tuổi Như việc học thêm ngoại ngữ, kỹ sử dụng cơng nghệ mới… trở ngại đòi hỏi tơi phải nỗ lực nhiều để phần theo kịp người trẻ tuổi Đây trở ngại lớn ảnh hưởng nhiều triển khai công việc Tóm lại, người, ln ln có điểm mạnh điểm yếu Trong thực công việc, dự án, cần phải phát huy khơng ngừng hồn thiện điểm mạnh, hạn chế sử dụng cải thiện điểm yếu để không ngừng phát triển thân Khi triển khai dự án, để phát huy điểm mạnh mình, trước tiên việc hoạch định chiến lược cần phải thực chi tiết cụ thể Chia nhỏ dự án hạng mục nhỏ chi tiết việc phân chia cơng việc giao nhiệm vụ dễ dàng nhiêu khả thành cơng lớn Ngồi phương án đề ra, cần đưa nhiều phương án rủi ro xảy Có thể dự báo trước tình xảy cách giải Việc dự báo rủi ro cách thức phản ứng trước tình xảy hạn chế điểm yếu tơi kỹ phản ứng tình Càng dự báo nhiều khả xảy theo ý kiến đóng góp chuyên gia tình diễn ra, cách thức phản ứng lập từ trước giúp giải dễ dàng Khi thực hoạch định chiến lược, gặp gỡ họp bàn với chuyên gia lắng nghe ý kiến họ trước định Việc chia nhỏ hạng mục công việc lắng nghe ý kiến chuyên gia tránh xung đột sau trình thực cơng việc Điểm yếu kỹ lãnh đạo thuyết phục khắc phục lắng nghe học hỏi kinh nghiệm chuyên gia 10 Khả tập trung cao độ có lẽ điểm mạnh cần phát huy trình triển khai dự án Việc lập kế hoạch chi tiết quản lý thời gian tốt không mang lại hiệu người quản trị thiếu tập trung Khả tập trung cao giúp quản lý giám sát công việc diễn cách gọn gẽ nắm bắt tình trạng cơng việc cách tường tận để phản ứng kịp thời trước tình diễn Chỉ có điểm yếu khả tiếp nhận thực khó khăn quy luật tự nhiên Điểm yếu khắc phục phần kinh nghiệm làm việc cách thức làm việc khoa học đúc rút suốt q trình cơng tác Phát huy điểm mạnh hạn chế điểm yếu việc mà thân phải thực để hoàn thành dự án giao trọng trách Việc tham gia học tập khóa học Quản trị kinh doanh Đại học Thái Nguyên kết hợp với Đại học Quản trị Paris chắn giúp nhiều việc hồn thiện kỹ Là nhà lãnh đạo, nhà quản trị dự án, nắm điểm mạnh điểm yếu khơng ngừng cải thiện thân, áp dụng kiến thức kinh nghiệm học tập trau dồi, chắn nhà quản trị thành công ngày thành công tương lai Tài liệu tham khảo:  Website: www.Giatrinhansu.com  Tài liệu quản trị dự án - Công ty dịch vụ tin học HPT: www.hpt.vn  Donnelly, J.H.; Gibson, J.L Ivancevich, J.M.; “Quản Trị Học Căn Bản” Người dịch: Vũ Trọng Hùng Nhà xuất thống kê, 2000 11 ... nhà quản trị dự án cần phải thể kỹ xây dựng quản lý nhóm Với dự án nhỏ, đơi người làm khâu kiêm nhiệm nhiều khâu Đối với dự án lớn, nhiều khi, phải nhóm đơng người thực khâu Nhà quản trị dự án. .. hỏi: Vậy nhà quản trị cần có kỹ để nhà quản trị tốt? Theo tơi, nhà quản trị giỏi phải có số kỹ sau: Kỹ hoạch định chiến lược Có dự án siêu nhỏ, có dự án siêu lớn Tuy nhiên chúng có điểm chung... nhà quản trị phải có Đối với dự án có nhiều bên liên quan Mỗi bên phải chịu phần trách nhiệm dự án nhà quản trị dự án phải chịu trách nhiệm cho toàn dự án Nhà quản trị dự án người đứng giữa, làm