CÁC kỹ NĂNG cần THIẾT của một NHÀ QUẢN TRỊ dự án

CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁNTheo anh chị, một người quản lý dự án cần có những kỹ năng gì để đạt hiệu quả?. Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả

CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Theo anh chị, một người quản lý dự án cần có những kỹ năng gì để đạt hiệu quả? Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao anh chị tin rằng những

kỹ năng này là quan trọng?

Trả lời:

Để trả lời câu hỏi này, trước hết ta phải hiểu thế nào là quản trị dự án và vì sao lại cần nhà quản trị dự án

 Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

 Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án để dự án đạt được những mục tiêu đề ra

Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội

Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự án trong điều kiện bị ràng buộc theo một phạm vi công việc nhất định (khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật), nhưng phải đạt thời gian hoàn thành đề ra (tiến độ thực hiện), đúng ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép và đáp ứng các chuẩn mực (chất lượng) mong đợi

Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo

đúng tiến độ thời gian cho phép Ba yếu tố: Thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực…) và chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án nhưng tựu chung, để đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu của dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng không gian và thời gian Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan công việc dự án thường

có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án

Người quản lý dự án trước hết phải là một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự

án Nhà quản lý dự án có thể có trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc bất kỳ

dự án, thuộc các ngành công nghiệp xây dựng, kiến trúc, mạng máy tính, viễn thông hay phát triển phần mềm

Dưới đây là những điều làm nên một nhà quản trị dự án

- Người quản lý dự án là người luôn có sự linh hoạt và khả năng thích ứng;

- Là những người ưa thích lãnh đạo và sự chủ động có ý nghĩa;

- Ở những người quản trị dự án luôn có sự quyết đoán, tự tin, sức thuyết phục, nói năng lưu loát;

- Họ còn có hoài bão, sự linh lợi, sự mạnh mẽ;

- Đồng thời là một người giao tiếp và hội nhập hiệu quả;

- Có nhiều mối quan tâm, sở thích cá nhân;

- Người quản trị dự án luôn thể hiện sự đĩnh đạc, nhiệt tình, khả năng sáng tạo,

sự tự nhiên;

- Ngoài ra, người quản trị dự án còn là người có khả năng cân bằng các giải pháp kỹ thuật với các yếu tố con người, chi phí và thời gian;

- Biết sắp xếp công việc tốt và có tính kỷ luật cao;

- Là một người phụ trách chung chung hơn là một chuyên gia;

- Có khả năng và sẵn sàng cống hiến phần lớn thời gian của mình để hoạch định

và kiểm soát;

- Có khả năng xác định vấn đề và sẵn sàng ra quyết định;

- Bên cạnh đó họ còn có khả năng duy trì sự cân bằng hợp lý trong việc sử dụng thời gian

Các nhà quản trị ngày nay đánh giá kỹ năng giao tiếp, sự trung thực, liêm chính của cấp dưới ngang bằng nhau và ở vị trí cao nhất trong những năng lực mà họ mong đợi ở nhân viên Kế tiếp đó mới là sự năng động, sáng tạo, làm việc siêng năng và khả

năng làm việc theo nhóm

Sở dĩ những tính chất, kỹ năng nêu trên được đánh giá cao như vậy vì nó liên quan chặt chẽ đến công tác quản lý dự án - một loại hình công việc rất quan trọng mà các doanh nghiệp thường phải thực hiện

Quản lý dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, đòi hỏi người nắm giữ vị trí này cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành đúng như dự liệu Vậy, một người quản lý dự án luôn phải có các kỹ năng cơ bản

cơ bản sau để khi thực hiện dự án luôn đạt hiệu quả cao nhất:

1 Kỹ năng con người

Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự

án không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Chính những điều

này đòi hỏi người quản lý dự án phải là người luôn có mối quan hệ mật thiết với các đồng nghiệp, các thành viên trong dự án Điều này đòi hỏi người quản lý dự án cần phải là người giỏi giao tiếp và có kỹ năng quản lý xung đột và quản lý thay đổi Họ phải luôn giữ mối liên hệ với đồng nghiệp và các thành viên còn lại trong nhóm để quản lý thông tin một cách nhanh nhất, tốt nhất và khi có vấn đề thắc mắc từ phía những người trong nhóm, hãy cố gắng lý giải vấn đề một cách trực tiếp và thật khách quan Người quản lý dự án giỏi phải là người biết lắng nghe và thấu cảm: đây là một phần quan trọng trong giao tiếp Một người có thể lắng nghe, và hiểu những gì đang diễn ra Thấu cảm là mặt nhẹ hơn của lắng nghe và sự tin tưởng Bạn có thể hiểu họ cảm thấy như thế nào, tại sao họ cảm thấy điều đó và bạn có thể làm chúng cảm thấy

sự khác biệt như thế nào Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng khi bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch vụ của bạn Các nhà quản lý dự án cần sử dụng cả sức thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cũng cần biết khi nào sử dụng mỗi phương thức đó Dự án có suôn sẻ và hoàn thành kịp tiến độ phụ thuộc rất nhiều vào sức mạnh và sự đồng lòng, đồng ý chí của cả một tập thể Một người quản lý tốt là một người giao tiếp tốt Nếu bạn có khả năng quản lý, bạn phải có các kỹ năng cá nhân để khơi gợi những ý tưởng của người khác nhằm tạo kết quả tốt nhất cho hoạt động của các dự án

2 Đảm bảo tiến độ công việc

Quản lý dự án phải bắt buộc đúng deadline và có sự thúc giục về thời gian Bởi

vì mọi dự án đều có sự hạn chế, giới hạn về thời gian, tiền bạc và những nguồn có giá trị khác Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực hiện liên tục Vì thế, người quản lý dự án phải luôn giữ nhân viên chú trọng đến tiến trình dự án và deadline Việc thường xuyên kiểm tra hiện trạng, họp và nhắc nhở luôn luôn cần thiết và không thể làm việc mà không có chúng Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp của bạn Các kỹ năng

quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng

3 Bình tĩnh để kiểm soát tình hình

Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về dự án Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương

án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình

4 Thích ứng với những thay đổi

Đừng khó chịu trước những thay đổi bất thường của dự án Một người quản lý

dự án giỏi luôn phải thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó Tập trung tìm giải pháp như: đối mặt với rắc rối một cách linh động, luôn đúng lịch trình, tìm hướng

đi mới và đặt mục tiêu cho hoạt động, từ tất cả những điều đó nhằm tìm ra hướng đi, cách giải quyết vấn đề cho những thay đổi của dự án

5 Có óc phân tích tốt

Người đứng đầu dự án là người phải luôn có cái nhìn toàn diện, tầm nhìn xa trông rộng và suy nghĩ thực tế để luôn phán đoán để tìm hướng đi đúng cho dự án Phân tích kết quả đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình hình hiện tại để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng và óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác Biết rõ tình hình bản thân là bạn đã có được 50% thành công

Quản lý giỏi trong việc phân phối các nguồn lực: làm thế nào để có hiệu quả (chất lượng), rẻ (tiền bạc và các nguồn hữu hình khác) và nhanh (deadline và sự thuận

lợi nhận thấy) khi phối hợp một dự án Mỗi nguồn lực của dự án cần phải phối hợp tương đương với tỉ lệ ngang nhau

Tỉ lệ này đôi khi gọi là những mong đợi của dự án Nếu có bất kỳ vấn đề nào với một trong những nguồn lực trên, có thể báo cho các nhà quản lý cấp cao hơn về vấn đề sớm ngay khi có thể và bạn cũng cần gợi ý những lựa chọn khác để giải quyết vấn đề và hạn chế nó Những lựa chọn khác có thể đề xuất sử dụng các nguồn bổ sung cao hơn cả ngân sách hiện tại

6 Khả năng hoạch định:

Một nhà quản lý dự án phải hiểu những hạng mục nào cần được thực hiện về mặt kỹ thuật, nhưng sẽ không hiểu sâu sắc như các chuyên gia về vấn đề này đang thực hiện dự án Tuy nhiên, họ phải biết có những khó khăn/cạm bẫy tiềm ẩn hay không để từ đó có hướng giải quyết những khó khăn đó Một dự án đồ sộ bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” trong việc hoạch định phương án, đề ra chỉ tiêu, phân

bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có ti tỉ những khâu nhỏ hơn cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn lại Người quản lý ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số các kế hoạch lâm vào

bế tắc Chính vì thế người quản lý dự án phải biết chia nhỏ các việc lớn và phân cấp

cụ thể để việc quản lý được dễ dàng và mau chóng được thực hiện. Đây là một hoạt động nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ dàng quản lý Những nhiệm vụ nhỏ này được giao cho các nhóm nhân viên Theo nguyên tắc, bạn phải chỉ ra được hoàn thành một mục tiêu như thế nào Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp sự chú ý để tương tác lẫn nhau ở mỗi khúc công việc và tiếp cận cẩn thận mỗi điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên theo cách tốt nhất

7 Kiến thức về tổ chức:

Người quản lý dự án nếu không hiểu được những yếu tố như văn hóa, các chính sách, tính cách và chính trị của tổ chức nơi dự án mình đang thực hiện thì chắc chắn

dự án đó sẽ thất bại Chính vì vậy, người quản lý dự án đòi hỏi là người có sự hiểu biết, am hiểu xã hội để luôn thích nghi và có cách cư xử phù hợp với những đặc điểm trên Điều này sẽ tạo thuận lợi hơn cho dự án vì khi tổ chức nơi có dự án cảm thấy được thấu hiểu, được tôn trọng chắc chắn họ sẽ trân trọng bạn và tạo điều kiện cho bạn hết mức có thể

Câu 2:

Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh/chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh chị?

Trả lời:

Bản thân mỗi con người đều có những ưu và nhược điểm khác nhau, chính vì vậy để hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình để phát huy một cách tích cực các điểm mạnh và hạn chế điểm yếu là điều rất quan trọng của mỗi cá nhân trong bước đường thành công của mình trong cuộc sống cũng như trong sự nghiệp Đặc biệt là đối với những người làm quản trị dự án Là một người làm công tác quản lý dự án – một công việc đòi hỏi sự phức tạp và có tính chuyên môn cao, tôi tự nhận thấy mình có các

ưu điểm như sau:

- Khả năng làm việc theo nhóm:

Khi tiếp nhận vai trò là người quản lý cho một dự án chuyển đổi công nghệ Silverlec của Ngân hàng Vietcombank (một công nghệ hiện đại cho hoạt động của ngành ngân hàng nhằm thay thế chương trình cũ đã lạc hậu), tôi đã cố gắng làm việc dựa trên tinh thần của cả một tập thể

Trong suốt quá trình diễn ra dự án, việc liên hệ chặt chẽ với nhóm dự án của mình đã giúp tôi phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo

Đồng thời, việc quản lý theo nhóm cũng giúp cho bản thân tôi và các thành viên

có thể học hỏi lẫn nhau Điều đó giúp các thành viên trong nhóm có nhiều ý tưởng sáng tạo hơn

Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi

từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên

Việc quản lý theo nhóm đã giúp tôi xây dựng một đội ngũ những người thực hiện dự án mạnh và hướng đến một mục tiêu chung Rõ ràng, một cá nhân không giỏi mọi lĩnh vực và do đó, cần phải quản lý tốt các thành viên để họ thực hiện tốt phần việc của mình Ví dụ, khi thực hiện dự án công nghệ, đòi hỏi phải là người có am hiểu

về công nghệ thông tin và giỏi các thao tác trên hệ thống Thông qua việc quản lý nhóm một cách hiệu quả, tôi có thể phân chia công việc phù hợp với khả năng của mỗi thành viên trong nhóm, để từ đó có được hiệu quả công việc tốt nhất

- Khả năng hoạch định:

Dự án chuyển đổi công nghệ từ sử dụng mạng FOX sang mạng Silvelec là một

dự án mang quy mô của toàn bộ hệ thống Ngân hàng Vietcombank Chính vì quy mô

đồ sộ của dự án, bắt buộc tôi - người quản lý phải có khả năng hoạch định phương án,

đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có rất nhiều những khâu nhỏ hơn cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn lại Bản thân tôi ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong

số các kế hoạch lâm vào bế tắc Chính vì thế tôi luôn cố gắng chia nhỏ các việc lớn và phân cấp cụ thể để việc quản lý được dễ dàng và mau chóng được thực hiện Đây là một hoạt động nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ dàng quản lý Những nhiệm vụ nhỏ này được giao cho các nhóm nhân viên Chính vì cách hoạch định hợp lý, phân chia công việc rõ ràng, mà dự án do tôi quản lý đã hoạt động trôi chảy, kịp tiến độ và mang lại hiệu quả cao

- Thích nghi với sự thay đổi:

Trong quá trình dự án nâng cấp hệ thống hoạt động Silvelec, việc có những thay đổi bất thường là điều không tránh khỏi như khi triển khai hệ thống mắc lỗi không hoạt động, khi cài đặt hệ thống chạy không đồng bộ… Là người chịu trách nhiệm quản lý dự án, đòi hỏi bản thân tôi trước hết phải bình tĩnh trước những thay đổi bất ngờ đó để có những sách lược ứng biến kịp thời với những thay đổi đã xảy ra Chính

sự bình tĩnh, tự tin và sự đồng lòng của tập thể chúng tôi đã đưa ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó

Câu 3: Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh/chị? Nêu chi

tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm yếu nhất của anh chị?

- Khả năng kiểm soát tình hình

Khi được giao chịu trách nhiệm quản lý dự án nâng cấp công nghệ trên hệ thống hoạt động của Ngân hàng Vietcombank, bản thân tôi lúc đó là một cán bộ mới

28 tuổi, còn khá trẻ về tuổi đời cũng như tuổi nghề, lại là lần đầu tiên được giao trọng trách quản lý khiến tôi không tránh khỏi những lo lắng, bối rối Một dự án lớn luôn có nhiều vấn đề bất thường xảy ra khi đi vào thực hiện, ban đầu tôi khá lo lắng và mất bình tĩnh khi xảy ra sự cố Với tâm trạng như vậy tinh thần của tôi cũng không tốt, ảnh hưởng tới tâm trạng của cả nhóm thực hiện khiến cho mọi người hoang mang theo mình Dự án có phần bị chậm lại để tôi phải thích nghi với tình hình thực tại Tuy

ngỡ ban đầu để thích ứng và kiểm soát được tình hình thay đổi lúc bấy giờ Cuối cùng

dự án cũng hoàn thành kịp thời, đúng tiến độ

- Khả năng phân tích

Như đã nói ở trên, khi đảm nhiệm vai trò người đứng đầu dự án chuyển đổi công nghệ tại Ngân hàng Vietcombank, tôi là một cán bộ còn trẻ cả về tuổi đời lẫn tuổi nghề, do đó kinh nghiệm thực hiện dự án chưa có Vì vậy, việc quản lý một dự án lớn như vậy đòi hỏi người đứng đầu dự án là người phải luôn có cái nhìn toàn diện, tầm nhìn xa trông rộng và suy nghĩ thực tế để luôn phán đoán để tìm hướng đi đúng cho dự án Do chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các dự án, do đó ban đầu tôi không hình dung hết những quy trình mà một dự án cần có Vì vậy, dự án ban đầu rơi vào tình trạng khá lộn xộn Tuy nhiên, khi dự án đã thực hiện được một thời gian tôi đã rút ra kinh nghiệm và có cái nhìn toàn diện cho cả quá trình của dự án Từ

đó dần đưa dự án vào đúng guồng hoạt động và nhịp nhàng hơn Biết rõ tình hình bản thân là bạn đã có được 50% thành công

- Kiến thức về tổ chức:

Khi đảm nhận quản lý dự án nói trên, tôi mới vào Vietcombank được 2 năm Do

đó, chưa có nhiều cơ hội được tiếp xúc với chương trình cũ là hệ điều hành FOX do

đó tôi không nắm được việc những người sử dụng đã gặp vấn đề gì với nó, hạn chế của chương trình cũ ra sao và không nắm bắt được tâm lý của các cán bộ đã từng nhiều năm sử dụng chương trình FOX Thường khi người ta đã quen sử dụng một sản phẩm gì thì rất ngại thay đổi và có thái độ không hợp tác Thời gian đầu tôi đã gặp khá nhiều khó khăn trong việc triển khai chương trình mới - tuy hiện đại nhưng lại khó thích nghi ngay lập tức với đa số cán bộ Thái độ phản đối của người sử dụng khiến tôi bối rối và cảm giác bế tắc Dường như cảm giác dự án thất bại Tuy nhiên, bằng sự hỗ trợ của các thành viên trong nhóm, đồng thời lắng nghe tâm tư của người sử dụng, dần dần tôi đã hiểu họ mong muốn gì ở sản phẩm mới, từ đó có những điều chỉnh thích