Các kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị: Để hoàn thành nhiệm vụ phức tạp khó khăn của mình, nhà quản trị cần phải có một số kỹ năng cần thiết. Theo Robert L. Katz, 3 loại kỹ năng mà mỗi nhà quản trị cần phải có gồm: 1.1 Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hay Kỹ năng chuyên môn/nghiệp vụ: Là những khả năng cần thiết để thực hiện một công việc chuyên môn cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Kỹ năng kỹ thuật bao hàm sự hiểu biết và sự thành thạo về một loại hình hoạt động đặc biệt, nhất là loại hình hoạt động có liên quan đến các phương pháp, các chu trình, các thủ tục hay các kỹ thuật. Nhà quản trị có được những chuyên môn đó qua đào tạo ở các trường hay qua bồi dưỡng ở đơn vị. Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp. Ví dụ: Những kỹ năng kỹ thuật của nhạc sĩ, nhân viên kế toán hay kỹ sư… Kỹ năng kỹ thuật đòi hỏi kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích trong chuyên môn đó và sự thành thạo, dễ dàng trong việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật của chuyên ngành đặc biệt đó. Kỹ năng kỹ thuật có lẽ là cái quen thuộc nhất bởi vì nó cụ thể nhất, số người đòi hỏi là đông nhất. Hầu hết các chương trình hướng nghiệp và đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ năng kỹ thuật chuyên môn này.
Trang 1Chuyên đề 3: (câu 5)
Các kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị? Mức độ đòi hỏi về từng loại kỹ năng này đối với các nhà quản trị ở cấp bậc khác nhau? Những kỹ năng này giúp ích
gì cho nhà quản trị trong điều hành công việc?
Trang 21 Các kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị:
Để hoàn thành nhiệm vụ phức tạp khó khăn của mình, nhà quản trị cần phải có một số
kỹ năng cần thiết Theo Robert L Katz, 3 loại kỹ năng mà mỗi nhà quản trị cần phải có gồm:
1.1 Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hay Kỹ năng chuyên môn/nghiệp vụ:
Là những khả năng cần thiết để thực hiện một công việc chuyên môn cụ thể, nói cách
khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị Kỹ năng kỹ thuật bao hàm sự
hiểu biết và sự thành thạo về một loại hình hoạt động đặc biệt, nhất là loại hình hoạt động
có liên quan đến các phương pháp, các chu trình, các thủ tục hay các kỹ thuật Nhà quản trị có được những chuyên môn đó qua đào tạo ở các trường hay qua bồi dưỡng ở đơn vị Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp
Ví dụ: Những kỹ năng kỹ thuật của nhạc sĩ, nhân viên kế toán hay kỹ sư… Kỹ năng
kỹ thuật đòi hỏi kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích trong chuyên môn đó và sự thành thạo, dễ dàng trong việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật của chuyên ngành đặc biệt đó
Kỹ năng kỹ thuật có lẽ là cái quen thuộc nhất bởi vì nó cụ thể nhất, số người đòi hỏi là đông nhất Hầu hết các chương trình hướng nghiệp và đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ năng kỹ thuật chuyên môn này
1.2 Kỹ năng nhân sự (human skills):
Là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào là biết cách thông đạt hữu hiệu,
có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc
Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh
Trang 3Kỹ năng nhân sự thể hiện qua:
- Nhận thức được những thái độ, giả thiết và niềm tin của chính mình đối với các cá
nhân khác hay đối với các nhóm; họ có khả năng thấy được tính hữu ích và những
hạn chế của các cảm giác này Bằng cách chấp nhận sự tồn tại của những quan điểm, những nhận thức và những niềm tin khác với những quan điểm, nhận thức
và niềm tin của chính mình, họ có kỹ năng hiểu được cái mà những người khác thực sự muốn nói qua từ ngữ và hành vi của họ
- Thông qua hành vi của mình, truyền đạt cho những người khác điều mà họ muốn
nói đến, trong những ngữ cảnh của những người kia một cách thành thạo Người
như vậy thường cố gắng tạo ra một bầu không khí tán thành và đảm bảo, trong đó những người dưới quyền cảm thấy tự do trong việc tự biểu lộ bản thân mà không
sợ bị khiển trách hoặc chế nhạo, bằng cách khuyến khích họ tham gia vào việc lập
kế hoạch và tiến hành những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến họ
- Họ có đủ nhạy cảm đối với những nhu cầu và động cơ của những người khác
trong tổ chức đến mức họ có thể đánh giá những phản ứng và những hậu quả của
những cách hành động khác nhau mà họ có thể làm Với sự nhạy cảm như vậy, họ
có khả năng và mong muốn hành động theo cách nào có tính đến được những nhận thức đó của những người khác
Kỹ năng thực tế trong công tác với những người khác phải trở thành một hoạt động tự nhiên, liên tục, vì rằng nó đòi hỏi tính nhạy cảm không chỉ ở thời điểm ra quyết định mà còn cả trong hành vi ứng xử hàng ngày của cá nhân Kỹ năng con người không thể là
"một thứ đôi khi thỉnh thoảng"
Vì vậy, để hoạt động có hiệu quả, kỹ năng này phải được phát triển một cách tự nhiên cũng như phải phù hợp, phô diễn trong những hành vi cá nhân đó Nó phải trở thành một
bộ phận cấu thành của toàn bộ bản chất một nhà quản trị
Ví dụ: Hãng Honda có chính sách luân phiên huấn luyện nhân viên Thông thường, những nhà quản trị đều có xu hướng muốn giữ những nhân viên giỏi nhất của mình không cho luân chuyển sang bộ phận khác, nhưng về lâu dài, chính sách luân chuyển nhân viên giỏi sẽ rất có lợi cho toàn thể công ty
Trang 41.3 Kỹ năng tư duy (conceptual skills):
Là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với
tổ chức Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề…biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ chức
Kỹ năng tư duy bao gồm khả năng bao quát doanh nghiệp như một tổng thể Khả
năng này bao gồm việc thừa nhận các tổ chức khác nhau của tổ chức phụ thuộc lẫn nhau như thế nào, và những thay đổi trong một bộ phận bất kỳ ảnh hưởng đến tất cả những bộ phận khác như thế nào Khả năng này cũng mở rộng đến việc hình dung được mối quan
hệ giữa một cá thể doanh nghiệp với tất cả ngành công nghiệp, với cả cộng đồng, và các lực lượng chính trị, xã hội và kinh tế trên cả nước với tư cách là một tổng thể Thừa nhận những mối quan hệ này và nhận thức được những yếu tố nổi bật trong bất kỳ tình huống nào, người quản trị khi đó sẽ có thể hành động theo cách nào nâng cao được phúc lợi tổng thể của toàn bộ tổ chức
Vì thế sự thành công của bất cứ quyết định nào đều phụ thuộc vào kỹ năng tư duy của những người đưa ra quyết định và những người chuyển quyết định thành hành động
Ví dụ: Khi thực hiện một thay đổi quan trọng trong chính sách tiếp thị thì điều tối quan trọng là phải tính đến những tác động đối với sản xuất, việc kiểm tra, tài chính, công tác nghiên cứu và những con người có liên quan Và công việc này giữ nguyên tầm quan trọng của nó cho đến tận cấp cán bộ điều hành cuối cùng, người phải thi hành chính sách
mới Nếu như mỗi nhà quản trị đều thừa nhận những quan hệ tổng thể và tầm quan trọng
của sự thay đổi thì họ gần như chắc chắn sẽ là người điều hành sự thay đổi đó có hiệu quả
hơn Và do vậy, cơ hội thành công sẽ tăng lên rất nhiều
Không chỉ có việc phối hợp một cách hiệu quả các bộ phận khác nhau của doanh
nghiệp mới phụ thuộc vào kỹ năng tư duy của các nhà quản trị mà toàn bộ đường hướng
và sắc thái tương lai của tổ chức cũng tùy thuộc vào đó Thái độ của người điều hành cao
nhất quyết định sắc thái toàn bộ tính chất phản ứng của tổ chức và quyết định "nhân cách
Trang 5của công ty", cái phân biệt cách tiến hành kinh doanh của một doanh nghiệp này với
doanh nghiệp khác Những thái độ này là phản ảnh của kỹ năng tư duy của nhà quản trị
(mà một số người coi là "khả năng sáng tạo" của họ - cái cách mà họ nhận thức và phản ứng lại trước định hướng mà doanh nghiệp cần đi theo, trước các mục tiêu và chính sách của công ty, và những lợi ích của các cổ đông và các nhân viên trong công ty)
Vì thành công trên tổng thể của công ty phụ thuộc vào kỹ năng nhận thức của người điều hành trong việc hình thành và thực hiện các quyết định chính sách, nên kỹ năng này
là một thành phần không thể tách rời, thành phần làm chức năng phối hợp của quá trình điều hành và có tầm quan trọng không thể chối cãi trên tổng thể
Tóm lại, có vẻ như các cấp chịu trách nhiệm điều hành thấp hơn, kỹ năng kỹ thuật và
kỹ năng nhân sự là yêu cầu có tính nguyên tắc Lên những cấp cao hơn, kỹ năng kỹ thuật trở nên tương đối ít quan trọng hơn, trong khi cần thiết phải có kỹ năng tư duy tăng lên nhanh chóng Tại cấp cao nhất của tổ chức, kỹ năng tư duy trở thành kỹ năng quan trọng nhất của tất cả các quá trình điều hành thành công
2 Mức độ đòi hỏi về từng loại kỹ năng này đối với các nhà quản trị ở cấp bậc khác nhau và những kỹ năng này giúp ích gì cho nhà quản trị trong điều hành công việc?
Tầm quan trọng tương đối của ba kỹ năng này theo cấp trách nhiệm điều hành Tại những cấp thấp hơn, kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng con người là những yếu tố cần thiết nhất Tại những cấp cao hơn, tính hiệu quả của hoạt động điều hành phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng con người và kỹ năng nhận thức Ở cấp cao nhất, kỹ năng nhận thức trở thành yếu tố quan trọng nhất trong tất cả những hoạt động quản trị thành công
Kỹ năng kỹ thuật là yếu tố tạo ra nhiều điểm ưu việt của công nghiệp hiện đại.
Nó là yếu tố không thể thiếu của một hoạt động có hiệu quả Tuy nhiên, kỹ năng
kỹ thuật có tầm quan trọng lớn nhất là tại những cấp quản trị cơ sở
Dù tất cả ba kỹ năng đều quan trọng tại mỗi cấp quản trị, song tầm quan trọng tương đối của kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy của nhà quản trị cũng thay đổi tùy theo những cấp trách nhiệm khác nhau Khi nhà quản trị tiến dần lên ngày càng cao hơn so với hoạt động vật chất thực tế thì nhu cầu về kỹ năng kỹ thuật trở nên ít quan trọng hơn, giả định rằng ông ta có những cán bộ cấp dưới có kỹ năng và ông ta có thể
Trang 6giúp họ giải quyết những vấn đề riêng của họ Ở cấp đỉnh cao, kỹ năng kỹ thuật có thể gần như không tồn tại và nhà quản trị có thể vẫn có khả năng làm việc với hiệu suất cao nếu như các kỹ năng nhân sự và tư duy của ông ta phát triển cao
Tất cả chúng ta đều quen thuộc với "những nhà quản trị chuyên nghiệp" đang trở thành hình mẫu của cộng đồng các nhà quản trị hiện đại của chúng ta Những con người này di chuyển hết sức dễ dàng từ ngành sản xuất này sang ngành sản xuất khác và không mất đi một chút tính hiệu quả nào đáng kể Những kỹ năng nhân sự và tư duy của họ có
vẻ như đã đền bù lại việc họ không quen thuộc với những khía cạnh kỹ thuật của công việc mới
Kỹ năng nhân sự khả năng làm việc với những người khác là kỹ năng có tầm
quan trọng sống còn đối với hiệu quả điều hành tại bất cứ cấp nào
Ví dụ: Theo một số nghiên cứu gần đây cho thấy
- Ở cấp đốc công, với tư cách là nhà quản trị, chức năng là duy trì được sự cộng tác của mọi người trong nhóm lao động
- Nhóm cán bộ quản trị bậc trung, cần phải quan tâm đến việc tạo điều kiện cho sự giao lưu trong tổ chức
- Cấp cao nhất nhấn mạnh sự cần thiết của tự nhận thức và sự nhạy cảm đối với những quan hệ con người của các nhà quản trị cấp này
Những khám phá này có xu hướng chỉ ra rằng kỹ năng nhân sự hết sức quan trọng ở tất cả các cấp, song cũng chỉ ra sự khác biệt trong tầm quan trọng tương đối ở các cấp khác nhau
Kỹ năng nhân sự tỏ ra quan trọng nhất ở những cấp thấp hơn, nơi mà số lần giao tiếp
trực tiếp giữa những nhà quản trị và những cán bộ dưới quyền là lớn nhất Càng lên những cấp quản trị cao hơn, số lượng và tần số những giao tiếp cá nhân đó càng giảm, và
kỹ năng nhân sự cũng trở nên ít cần thiết hơn theo tỷ lệ thuận, mặc dầu có lẽ không tỷ lệ thuận một cách tuyệt đối Cùng lúc đó, kỹ năng tư duy trở nên ngày càng quan trọng hơn
do nhu cầu ra quyết định chính sách và hành động trên tầm rộng lớn Kỹ năng nhân sự xử
lý các quan hệ với các cá nhân khi đó trở thành phụ trợ cho kỹ năng tư duy hòa nhập các lợi ích và hoạt động của nhóm thành một tổng thể
Trang 7 Kỹ năng tư duy như đã chỉ ra trong những phần trên, ngày càng trở nên tối quan
trọng tại những vị trí điều hành có trách nhiệm lớn hơn, nơi mà những tác động của kỹ năng này đạt mức tối đa và dễ quan sát nhất Trên thực tế, những phát hiện của các nghiên cứu thời gian gần đây đưa tới một kết luận là tại cấp quản trị cao nhất, kỹ năng tư duy này trở thành khả năng quan trọng nhất trong tất cả
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và các kỹ năng của nhà quản trị:
Ví dụ minh họa:
Bí quyết điều hành của Nhà quản trị Apple:
Apple hiện là công ty có giá trị vốn hóa thị trường lớn nhất thế giới, nhưng hơn cả,
mô hình quản lý của công ty này đã trở thành hình mẫu được nhiều tập đoàn, doanh nghiệp khác “noi gương”
- Dồn nhân sự giỏi nhất cho dự án quan trọng nhất:
Khi Apple bắt đầu nghiên cứu điện thoại iPhone, hãng đã đưa tất cả những người giỏi nhất tham gia vào dự án này Theo đó, những nhân sự tài năng nhất từ các bộ phận được rút về làm trong mảng iPhone
KỸ NĂNG NHÂN SỰ
- Cẩn trọng tới từng chi tiết nhỏ nhất:
Trang 8Tại Apple có một căn phòng dành riêng cho việc thiết kế và lắp ráp các vỏ hộp mới cho những sản phẩm của hãng Việc chú ý tới từng chi tiết nhỏ nhất đã mang tới sự khác biệt lớn giữa Apple và các đối thủ cạnh tranh
KỸ NĂNG TƯ DUY
- Làm những cái mà chính mình cũng muốn:
Apple đã sản xuất ra chiếc máy tính Mac đầu tiên bởi vì “chúng tôi thực sự muốn có một thứ như vậy” (Steve Jobs – 1980) Điều đó cũng đã xảy ra với điện thoại iPhone và máy tính bảng iPad trong những năm 2000 Ban đầu, lãnh đạo của Apple tỏ ra ghét bỏ việc sử dụng những chiếc smartphone không hấp dẫn và họ muốn làm ra một sản phẩm tốt hơn và Apple đã làm ra những sản phẩm như họ suy nghĩ là tốt hơn những cái khác trên thị trường
KỸ NĂNG TƯ DUY
- Lãi lỗ là việc của bộ phận kế toán:
Tại Apple, giám đốc tài chính là người duy nhất “sở hữu” các báo cáo lãi lỗ và Giám đốc điều hành hãng Ở các công ty khác, doanh thu là vấn đề rất lớn, nhưng ở Apple chỉ giới hạn ở một số người, còn các NV khác chỉ cần tập trung vào việc làm ra những sản phẩm tốt nhất Họ không cần phải lo lắng về chi phí
KỸ NĂNG KỸ THUẬT
- Cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp:
Có nghĩa là, với mọi sản phẩm hay tính năng, sẽ có một ai đó phải chịu trách nhiệm
cho sự thành công hay thất bại của nó Apple không có khái niệm “trách nhiệm tập thể”
cũng không có chỗ cho sự bào chữa Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn phải làm thật tốt công việc của mình
KỸ NĂNG NHÂN SỰ
- Thiết kế đi trước, “làng nước” theo sau:
Hầu hết các công ty thường bắt đầu với ý tưởng về sản phẩm, kế hoạch marketing và xong xuôi mọi thứ mới tính tới thiết kế sản phẩm Apple thì ngược lại Các chuyên gia thiết kế là những người cầm cân nảy mực Họ sẽ xác định những gì cần có cho một sản phẩm và sau đó Apple đưa ra những chi tiết còn lại
Trang 9 KỸ NĂNG TƯ DUY
- Không khích lệ nhân viên bằng cách thăng chức:
- Ở hầu hết các doanh nghiệp, nhân sự nào làm tốt việc của họ sẽ được xem xét cất nhắc để nâng chức và đồng thời tăng thêm gánh nặng trách nhiệm cho họ Tại Apple sẽ tăng lương cho người làm tốt nhưng cố gắng duy trì họ làm việc ở những vị trí mà họ thành công nhất
VD: bạn là một nhà thiết kế giỏi nhưng không có nghĩa rằng bạn sẽ là một nhà quản lý bộ môn thiết kế tài ba Mặc dù ở công ty khác, bạn sẽ được thăng lên chức quản lý, nhưng ở Apple, bạn vẫn làm việc đó và được trả lương cao hơn
KỸ NĂNG NHÂN SỰ
- Thỏa mãn các “Thượng đế”:
Việc sáng tạo ra các sản phẩm cũng như những trải nghiệm với nó đều phải hướng tới người dùng, mong muốn người dùng yêu thích sản phẩm
KỸ NĂNG TƯ DUY
- Ít nhưng khỏe, còn hơn đông mà yếu:
Apple luôn cố gắng giới hạn số nhân viên làm việc trong mỗi dự án lớn dưới 100 người Kể từ khi ra mắt chiếc máy tính Mac, Jobs vẫn luôn muốn duy trì số lượng nhân viên ở khoảng đó Đó là một cách để giữ cho các nhóm dự án luôn tập trung và có tổ chức
KỸ NĂNG NHÂN SỰ
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp – NXB Lao động xã hội
2 Quản trị học – Khoa Quản trị kinh doanh - Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM – NXB Phương Đông
3. Bí quyết điều hành của Apple: Theo TTVN/BusinessInsider – Link:
http://biz.cafef.vn/20120217110920777CA57/apple-khong-nen-thang-chuc-bua-bai-cho-nhan-vien.chn
Trang 104. http://doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Lanh-dao-360/Ky-nang-360/ Nhung_to_chat_va_ky_nang_can_co_cua_nha_lanh_dao/
5. http://www.kynang.edu.vn/cau-chuyen-thanh-cong/