Kỹ năng cần thiết của một QUản lý dự án

KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án hoạt động phức tạp bao gồm việc hoạch định, tổ chức, điều phối quản lý, giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời gian, phạm vi ngân sách duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt mục tiêu cụ thể dự án mục đích đề Do để đạt hiệu quả, đáp ứng mục tiêu, theo nhà quản lý dự án cần có tối thiểu kỹ sau: - Kỹ xây dựng đội quản lý dự án - Kỹ lãnh đạo đội dự án - Kỹ kỹ thuật - Kỹ giao tiếp - Kỹ quản lý xung đột - Kỹ định: Hãy nêu tổng quát kỹ giải thích bạn tin kỹ quan trọng 2.1Kỹ xây dựng đội quản lý dự án: - Tổng quát kỹ này:  Xác định rõ mục tiêu đội dự án cần xây dựng  Phổ biến, yêu cầu thành viên đội xác định rõ mục tiêu đội, nhiệm vụ thành viên đội Page of  Yêu cầu thành viên đội nêu rõ công việc cần hỗ trợ phối hợp thành viên khác  Trong đội dự án lập thêm tổ nhóm để phụ trách lĩnh vực cơng việc  Đề cao vai trò hỗ trợ lẫn thành viên đội, tổ, nhóm với nhau, xem việc hỗ trợ lẫn tiêu chí đánh giá hoạt động nhân viên - Tầm quan trọng kỹ xây dựng đội quản lý dự án:  Trong q trình tiến hố phát triển người biết hỗ trợ, giúp đỡ lẫn để chống chọi với thiên nhiên, thú dữ… để tồn Việc người lao động kết hợp lại làm việc theo nhóm hình thành quy luật tự nhiên Trong xã hội phát triển, kỹ làm việc theo tổ, nhóm ln đánh giá cao, hợp tác tương trợ thành viên nhóm tạo nên dây chuyền hoạt động hiệu  Để quản lý dự án đạt hiệu quả, người quản lý cần xây dựng đội dự án tạo bầu khơng khí cởi mở, thân thiện thành viên đội thông qua nhiều hoạt động tập thể khác Tùy thuộc vào mục tiêu nhiệm vụ đội dự án, người lãnh đạo phải hiểu rõ lực tính cách thành viên để định hướng cho đội triển khai dự án theo kế hoạch hiệu 2.2Kỹ lãnh đạo đội dự án: - Tổng quát kỹ năng:  Kỹ tổ chức, điều hành, có tầm nhìn  Kỹ giao việc, phân cơng thành viên thực cơng việc  Động viên, khích lệ, truyền cảm hứng cho người Page of  Khả tác động đến người khác - Tầm quan trọng kỹ lãnh đạo đội dự án:  Ơng cha ta có câu “một người lo kho người làm” Người lãnh đạo có kỹ tổ chức, điều hành, có tầm nhìn biết cách dẫn dắt, định hướng, đạo xây dựng mối quan hệ thành viên đội dự án vận hành theo hệ thống định  Để có kỹ giao việc, phân cơng thực cơng việc, người lãnh đạo phải có khả phân tích thuận lợi, khó khăn trước mắt lâu dài, vạch rõ mục tiêu phương pháp để đạt mục tiêu Ngồi người lãnh đạo phải ln có tinh thần trách nhiệm với tập thể, biết động viên, khích lệ người Người lãnh đạo giỏi người thấu hiểu người khác muốn gì, cần gì, biết lắng nghe chia sẻ với người khác biết cách truyền lửa cho người khác Sự động viên, khích lệ kịp thời tạo cho thành viên tinh thần hăng hái, thi đua, nhân lên thành phong trào thi đua Lãnh đạo giỏi định thành công dự án 2.3Kỹ kỹ thuật: - Tổng quát kỹ năng:  Có kiến thức trình độ hiểu biết định lĩnh vực hoạt động  Có hiểu biết rộng, hiểu biết nhiều lĩnh vực  Có cách nhìn bao qt người khác, lường trước khó khăn, cạm bẩy, rủi ro tiềm ẩn - Tầm quan trọng kỹ kỹ thuật:  Không thể trở thành nhà lãnh đạo hiệu khơng có kiến thức trình độ định, người lãnh đạo hiệu người hiểu rõ tính chất, cơng việc Page of triển khai, biết rõ lường trước khó khăn, rủi ro tiềm ẩn triển khai dự án  Người quản lý dự án không bắt buộc phải hiểu sâu sắc mặt kỹ thuật chuyên gia, nhà quản lý dự án phải có đủ kiến thức hiểu mặt kỹ thuật hạng mục dự án để điều phối thành phần công việc dự án, đưa đạo, định đắn, kịp thời hiệu 2.4Kỹ giao tiếp: - Tổng quát kỹ giao tiếp:  Người có kỹ giao tiếp người có khả chuyển giao, tiếp nhận xử lý thông tin với người khác cách tốt  Để có khả giao tiếp tốt cần có thái độ cởi mở, đỉnh đạc, biết lắng nghe, chất vấn, thuyết phục, sẻ chia với người - Tầm quan trọng kỹ giao tiếp:  Việc giao tiếp, liên lạc, trao đổi, tiếp xúc với đồng nghiệp để nắm bắt đầy đủ thông tin Giao tiếp tốt truyền đạt đầy đủ ý tưởng, định để hướng cho người khác thực theo cách  Kỹ giao tiếp hành trang thiếu người thành đạt, người có kỹ giao tiếp biết cách thu phục, lơi trái tim, khối óc người, nhờ nhận hỗ trợ lớn lao công việc sống 2.5Kỹ quản lý xung đột: - Tổng quát kỹ quản lý xung đột:  Trong sống hàng ngày công việc sinh mâu thuẫn xung đột Có nhiều nguyên nhân nhiều hình thái Page of xung đột; xung đột quyền lợi, xung đột cũ Hầu hết xung đột mâu thuẫn đụng độ tính cách, giao tiếp không hiệu giá trị khác biệt Xung đột nhóm xảy thành viên nhóm bất đồng quan điểm, xung đột quyền lợi có xuất phát từ nhận thức bên đổi sáng tạo bên cố hữu, ngại thay đổi…  Người quản lý dự án cần biết lắng nghe, khơng trích gay gắt, cần phải giữ thái độ tích cực, tìm hiểu chất xung đột, phân biệt rõ xung đột có lợi cho đội dự án xung đột khơng có lợi  Gặp bên liên quan tìm hiểu thơng tin, lắng nghe họ trình bày quan điểm để hiểu nguyên nhân dẫn đến xung đột  Tổ chức thảo luận, trao đổi, giải xung đột thoả đáng công - Tầm quan trọng kỹ quản lý xung đột :  Xung đột làm tính đồn kết hiệu đội dự án hay doanh nghiệp, tổ chức Quản lý không cách sinh mâu thuẩn, hiềm thù, đố kỵ không giải thỏa đáng Khi tính đồn kết bị đi, cơng việc đòi hỏi cộng tác tập thể không đạt hiệu Tuy nhiên, biết giải xung đột cách khoa học trở thành động lực phát triển  Để giải thành công xung đột nảy sinh công việc điều khơng đơn giản, đòi hỏi người quản lý phải có uy tín, phải nhận biết cách xác nguồn gốc nảy sinh xung đột đưa hướng giải hợp lý 2.6Kỹ định: - Tổng quát kỹ định:  Trong sống hàng ngày hay công việc…, thân phải định để chọn lựa vấn đề, giải pháp… phù hợp Page of cho thân, cho gia đình, cho cơng việc Việc định kịp thời góp phần đem lại kết tốt ngược lại, định chậm trễ định, gây thiệt hại đánh hội Tuy nhiên kỹ khơng phải có, đòi hỏi kết hợp khả phân tích, hiểu biết sâu rộng, đốn tính cách người - Tầm quan trọng kỹ định:  Đây kỹ đặc biệt nhà quản trị nói chung quản trị dự án nói riêng Bởi với định ảnh hưởng đến phần toàn dự án, ảnh hưởng đến nhiều vấn đề liên quan hiệu chung doanh nghiệp, uy tín với khách hàng, đối tác … Để định đúng, đòi hỏi nhà quản trị dự án kiến thức chuyên mơn tốt, phải người có am hiểu rộng trị, xã hội, văn hóa…, khả phân tích, tổng hợp dự báo Ngồi ra, người quản trị dự án cần phải có tính đốn nhạy bén để thích ứng với thay đổi ảnh hưởng đến dự án Ba kỹ điểm mạnh là; kỹ lãnh đạo, kỹ giao tiếp, kỹ tích luỹ kinh nghiệm quản lý dự án, chi tiết sau: 3.1Kỹ lãnh đạo: - Với kiến thức chuyên môn học từ giảng đường đại học tích luỹ kinh nghiệm q trình cơng tác, học tập nâng cao nghiệp vụ với kỹ lãnh đạo giúp đạt thành công định việc quản lý doanh nghiệp - Để đạt thành tích nêu trên, trọng công tác tổ chức, phát triển nhân để có đội ngũ cán cơng nhân viên có chín chắn suy nghĩ, giải cơng việc làm việc có tính chun nghiệp, chun Page of mơn cao Tơi nhận thấy người ln có trách nhiệm với tập thể, biết đặt lợi ích cá nhân gắn với lợi ích tập thể, biết hy sinh quyền lợi cá nhân tập thể, mục tiêu chung, quan tâm đến người, người tin tưởng quý mến Ngược lại, thân tin tưởng cấp định giao nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới, đề cao việc giao nhiệm vụ giao quyền cho cấp để đạt hiệu - Động viên, khuyến khích, khen thưởng kịp thời yếu tố làm nên thành công việc quản lý doanh nghiệp Trong thời chiến có câu “Tư tưởng khơng thơng, mang bình tơng khơng nổi” Ngồi khen thưởng vật chất, người lao động có nhu cầu khen thưởng, khích lệ mặt tinh thần, muốn tập thể nhìn nhận vai trò tổ chức Một định khen thưởng, lời khích lệ kịp thời tác động đến nhân viên, huy động sức sáng tạo tính tích cực nhân viên, khiến cho nhân viên thực hồ vào doanh nghiệp, phát huy hết khả giá trị họ 3.2Kỹ giao tiếp: - Việc giao tiếp với người khác diễn hàng ngày sống Một lời nói, cử khơng phù hợp làm cho người khác thành đối kháng, có thành kẻ thù Khơng có kỹ giao tiếp truyền đạt đầy đủ ý tưởng, định cho người khác Việc truyền đạt thơng tin đưa định cách rõ ràng, xác làm cho nhân viên hiểu rõ vấn đề giải công việc cách hiệu - Là người đứng đầu doanh nghiệp, để trì mối quan hệ tốt với đối tác, lãnh đạo cỗ máy Công ty vận hành cách trơn tru, hầu hết nhân viên cấp kính trọng quý mến, giao tiếp kỹ quan trọng để đạt điều Page of - Thái độ vui vẽ, cởi mở, tôn trọng biết lắng nghe, khuyến khích, tạo cho nhân viên cảm thấy họ ủng hộ, khơi dậy nhiệt tình cống hiến để hồn thành cơng việc Nhờ chân thành, khả thuyết phục chia giữ nhiều mối quan hệ tốt, ủng hộ đơn vị bạn, lãnh đạo cấp mang lại hòa thuận gia đình, tình bạn bè ngày gắn bó, bền chặt, nhiều người yêu mến 3.3Kỹ tích luỹ kinh nghiệm quản lý dự án: - Đầu tư dự án xây dựng cơng trình ln gắn liền với phát triển kinh tế xã hội Hàng năm đất nước ta hồn thành nhiều cơng trình xây dựng an toàn, đạt chất lượng, tiến độ mang lại hiệu lớn kinh tế, an sinh cho xã hội Tuy nhiên bên cạnh thành tích đạt được, biết đến khơng cơng trình chất lượng, thất thốt, lãng phí đầu tư xây dựng, thi công chậm tiến độ, đầu tư khơng hiệu vấn đề gây nhiều xúc xã hội - Tục ngữ có câu “Đi ngày đàng, học sàng khôn” Rút kinh nghiệm từ thực tiễn, học hỏi, tích luỹ tri thức người trước để nâng cao, mở rộng tầm nhìn, tầm hiểu biết thân thơng điệp cha ông gửi lại cho đời sau - Nhờ việc ghi chép, lưu trữ tốt học kinh nghiệm từ thực tiễn, rút kinh nghiệm từ thành công hạn chế dự án khác cơng tác quản lý an tồn, chất lượng cơng trình…tơi quản lý thành cơng giao triển khai dự án đầu tư xây dựng cơng trình ngành dầu khí Ba kỹ điểm yếu là; Kỹ phân tích (tính kinh tế hiệu dự án đầu tư xây dựng); kỹ thích ứng với thay đổi; kỹ chấp nhận trích, chi tiết sau: 4.1 Kỹ phân tích Page of - Đầu tư hiểu theo nghĩa rộng trình bỏ nguồn lực (sức lao động, tiền, công nghệ…) để đạt kết quả, hiệu trị, văn hố, kinh tế xã hội - Trong thời gian cơng tác, tơi có tham gia 01 dự án đầu tư xây dựng cải tạo nâng cấp công trình Để tính tốn hiệu kinh tế dự án cần phải xác định phần tăng doanh thu, lợi nhuận cơng trình có sau bỏ vốn đầu tư để cải tạo nâng cấp công trình Việc xác định sai phần tăng thêm doanh thu lợi nhuận dẫn đến kết tính tốn hiệu kinh tế dự án khơng xác Hiệu kinh tế mang lại dự án hoàn thành đưa vào hoạt động minh chứng cho điều - Tính hiệu kinh tế định đến thành cơng dự án Việc phân tích tài dự án đầu tư trình tính tốn đánh giá tiêu tài tương quan dự án để giúp Người định đầu tư định đầu tư dự án hiệu Để thực dự án đầu tư đòi hỏi nhiều vực chun mơn, nhiên kỹ phân tích kinh tế khơng phải lĩnh vực chun mơn tơi nên điểm yếu việc quản lý dự án 4.2 Kỹ thích ứng với thay đổi: - Trong trình thực dự án đầu tư, theo thời gian ln có thay đổi cấu tổ chức, thay đổi nhân sự, áp dụng công nghệ thay đổi chủ trương, quy định quản lý vĩ mô quan quản lý Nhà nước, quản lý chuyên ngành - Thay đổi thường mang đến hội mới, thành công cho chúng ta, minh chứng cho điều việc Chính phủ nước giới ln tìm cách đổi tổ chức, đổi đường lối lãnh đạo để phát triển Tuy nhiên thực tế người ngại thay đổi nhiều lý khác nhau:  Chúng ta ngại thay đổi khơng dám làm việc khác với người, sợ bị trích, sợ bị lập Page of  Ngại thay đổi lười biếng, ích kỷ cho thay đổi làm vất vả cho thân  Và ngại thay đổi tính cố hữu cho mục tiêu kế hoạch mà thực hồn hảo, dồn lực thời gian để hồn thành mục tiêu nên khơng thể thay đổi, bỏ cũ, bỏ cơng sức thời gian bỏ - Khi thực dự án đầu tư xây dựng, nhóm thực dự án tơi nhận thấy việc điều chỉnh thay đổi thiết kế hạng mục dự án cần thiết việc áp dụng công nghệ theo thiết kế cũ hiệu công nghệ Tuy nhiên, tất thành viên nhóm lưỡng lự khơng muốn đề xuất thay đổi Lý ngại thay đổi sợ vất vả, khó khăn phải làm thêm khối lượng lớn cơng việc như: tính tốn thiết kế lại, thay đổi tổng mức đầu tư (kế hoạch vốn)… không dám thừa nhận công việc trước thiếu sót, chưa hồn hảo Tuy nhiên, nhờ bàn bạc, trao đổi nhóm ưu nhược điểm việc giữ nguyên thiết kế cũ so với thiết kế cuối nhóm mạnh dạn thay đổi kết dự án thành công - Bản thân người ngại thay đổi lý tính cố hữu nêu Tuy nhiên, từ thực tế sống qua học nhận thấy để trở thành người quản lý dự án giỏi ln phải thích ứng với thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án đó, khơng khó chịu trước thay đổi bất thường dự án 4.3 Kỹ chấp nhận trích, phản hồi thơng tin đầu vào từ người khác: - Tâm lý người nói chung thích khen, ngược lại khó chịu trước lời chê bai trích Trong cơng việc sống, ưu điểm người tồn nhược điểm khác Sự Page 10 of trích nhược điểm đến với phần tất yếu sống, có lời trích gay gắt làm cho ta căng thẳng xem người trích kẻ thù - Khi nhận lời trích cơng tác phê bình tự phê bình, thân tơi thấy khó chịu, căng thẳng, chăm chắm lo lắng lý người khác trích nên tâm trạng, cảm xúc buồn vui lẫn lộn xen chút khó chịu nghĩ đến người trích kết thiếu tự tin phát biểu, nhận xét, đánh giá đồng nghiệp - Từ thực tế sống, thấy tránh hay điều khiển điều mà người khác nói với Có nhận lời phê bình cách xây dựng giúp tiến có nhận lời trích tiêu cực thiếu tính xây dựng Vậy việc cần thiết tìm cách kiểm sốt thân, tiếp nhận lời trích này, cách phản ứng cách ta học hỏi từ lời trích - Hầu hết lời phê bình góp phần giúp tiến bộ, biết tiếp thu trích biết thân chưa hồn hảo Thừa nhận điểm yếu cố gắng cải thiện nó, trở nên hồn hảo đạt nhiều thành cơng sống Tuy nhiên, việc thẳng thắn nhìn vào điểm yếu thân thật không đơn giản chút nào, điểm yếu thân Cách để phát huy kỹ mạnh cải thiện kỹ yếu Để tiếp tục phát huy điểm mạnh mà tơi có, khắc phục, hạn chế khiếm khuyết, xác định cần liên tục học hỏi, tích luỹ, nâng cao mở rộng kiến thức, tự rèn luyện cho khả quan sát, nhìn nhận, tổng hợp vấn đề phán đoán việc để linh hoạt, nhạy bén, để có thêm tự tin, lĩnh đốn Page 11 of Ngồi cần cập nhật thường xuyên kiến thức kỹ thuật chuyên ngành công nghiệp vận chuyển, chế biến Gas giới; qui định pháp luật lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng trau dồi kỹ mềm Ngồi việc học, tơi nên trọng đến thực hành, thường xuyên tự kiểm tra, đánh giá kết cơng việc mà thực Biết tiếp thu ý kiến phản hồi có tính xây dựng từ đồng nghiệp Biết thẳng thắn nhìn vào điểm yếu thân tâm sửa chữa khắc phục yếu điểm đó./ Tài Liệu tham Khảo: - Giáo trình “ Project management” PGSM - Giáo trình” The Portable MBA in the Project management”của Eric Verzuh, nhà xuất John Wiley & Son Inc - “Hướng dẫn quản lý thực dự án” ngân hàng phát triển châu Á, xuất 1988 - http://vi.wikipedia.org/wiki/Quản_lý_dự_án Page 12 of ... tiềm ẩn triển khai dự án  Người quản lý dự án không bắt buộc phải hiểu sâu sắc mặt kỹ thuật chuyên gia, nhà quản lý dự án phải có đủ kiến thức hiểu mặt kỹ thuật hạng mục dự án để điều phối thành... hợp dự báo Ngồi ra, người quản trị dự án cần phải có tính đốn nhạy bén để thích ứng với thay đổi ảnh hưởng đến dự án Ba kỹ điểm mạnh là; kỹ lãnh đạo, kỹ giao tiếp, kỹ tích luỹ kinh nghiệm quản lý. .. triển, kỹ làm việc theo tổ, nhóm ln đánh giá cao, hợp tác tương trợ thành viên nhóm tạo nên dây chuyền hoạt động hiệu  Để quản lý dự án đạt hiệu quả, người quản lý cần xây dựng đội dự án tạo