Tố chất và kỹ năng cần thiết của một quản lý dự án

TỐ CHẤT VÀ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT QUẢN LÝ DỰ ÁN Với phát triển nhanh kinh tế, giáo dục, công nghệ thông tin, sở hạ tầng… đất nước Việt Nam nói riêng giới nói chung Chúng ta thấy ngành nghề nghe dự án dự án như: dự án xây cầu Sài Gòn 2, dự án phát thị hóa, dự án cải tiến ngành giao dục cấp 1, dự án xây dựng hệ thống CNTT ngân hàng điện tử Xong quanh ta nhiều dự án Nếu ngày bổ nhiệm vào vai trò người quản lý dự án, bắt đầu công việc nào? Khả làm việc hội thành công đạt đến đâu? Và hy vọng kỷ sau góp phần giúp tơi đạt nhiều kết chạm tay đến thành công - Xác định mục tiêu Đây điều quan trọng mà bạn nên làm Bạn phải hiểu vai trò bạn nhiệm vụ mục đích dự án gì? Nếu bạn khơng có đủ thơng tin từ cấp trên, tự vạch cho mục tiêu riêng đề xuất để công nhận - Phát huy nguồn lực Nguồn nhân lực, trang thiết bị tiền bạc - bạn sử dụng để đạt mục đích cơng việc bạn? Thành cơng hay khơng, cơng việc dễ hay khó tùy thuộc vào khả làm việc bạn phát huy nào? - Kiểm soát thời gian biểu Bạn phải đưa thời gian để hoàn thành dự án kế hoạch phát triển chúng Cần linh hoạt việc sử dụng thời gian, đừng để hoang phí thời khắc Nếu sử dụng thời gian quy định, bạn làm chậm tiến trình dự án, đồng nghĩa với việc ngân sách đầu tư bị hạn chế - Thực theo nhóm Tập hợp người nhóm để làm việc bắt đầu thảo luận Họ phải người có chun mơn lĩnh vực định để bạn làm việc Công việc bạn quản lý nhóm, phân tích tổng hợp ý kiến người - Lên lịch cho tiến trình Vạch rõ chuyên đề dự án lập danh sách điểm cụ thể tiến trình tổng quát Điều giúp bạn nắm bắt rõ bước hoạch định theo trình tự xếp cấp bậc chuyên sâu Sau đó, xác định tiến trình thực đầu tiên? Tiến trình kế tiếp? Tiến trình thực lúc với phương án khác - Yêu cầu thẩm định lại dự án Hãy tạo nên giới hạn hợp lý thời gian, tiền bạc tài cho dự án Cần làm tường trình cho ban giám đốc yêu cầu thay đổi điều không thực tế dự án Nên chủ động đòi hỏi thay đổi dự án bạn, đừng đợi trước trở thành điều rắc rối cần thẩm định - Đừng cứng nhắc Đề kế hoạch làm việc nguyên tắc cho thân điều quan trọng kế hoạch thay Page đổi Từ ý kiến phản hồi người nhóm từ bên ngồi, tiến hành điều chỉnh công việc cho phù hợp với dựa án khoảng thời gian cho phép - Quan sát tiến triển nhóm Hãy thể nhiệt huyết bắt tay vào thực dự án, đồng thời hướng dẫn cho người nhóm theo phương cách dễ tiếp thu Điều tạo khơng khí làm việc hòa đồng dễ bắt kịp vấn đề, đồng thời giải kịp rắc rối trước chúng trở nên nghiêm trọng - Chịu khó nâng cao lực lưu trữ kết công việc Khi thành thạo kỹ quản lý dự án, nhân viên thực công việc nhanh hơn, việc lưu trữ kết công việc dạng văn Do đó, nên luyện để nâng cao lực lưu trữ kết công việc dạng biểu đồ quan trọng - Ghi chép lại thứ Hãy viết điều cần phải thay đổi, Mỗi giai đoạn nảy sinh nhu cầu cần thêm vào dự án - ghi nguồn gốc phát sinh nhu cầu cách điều chỉnh nguồn ngân sách Bạn nhớ hết thứ nên cho chúng vào sổ, để đến cần thiết bạn nhớ chúng dễ dàng - Cập nhật dự án cấp thấy tiến trình làm việc bạn Đừng ngại đưa bước tiến việc bạn hồn thành giai đoạn quan trọng Song song đó, nên đưa cho nhóm thảo luận để họ nắm bắt thực dự án Khơng có bạn giỏi, mà cần cho nhóm giỏi Như bạn Page người vừa quản lý tốt dự án đồng thời người lãnh đạo giỏi - Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm sốt tình hình sở có đầy đủ thông tin dự án Căn vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân cơng phải làm việc gì, đâu ln có phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy cố, phải thật bình tĩnh để giải vấn đề phát sinh giữ ổn định tình hình - Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp Không phải họp hành nhiều tốt, mà vấn đề nằm chỗ bạn quản lý thông tin Hãy quan tâm đến trao đổi, tiếp xúc giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thơng tin - Ln đảm bảo tiến độ công việc Không đảm bảo tiến độ không thực đầy đủ công việc giao đường ngắn giết chết nghiệp bạn Các kỹ quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết tốt nên làm chủ điều này, bạn thành viên nhóm tin tưởng Trong q trình làm việc ngân hàng TMCP Việt Nam Thương Tín (VietBank) Tơi bổ nhiệm phó phòng CNTT với mục tiêu phải hồn thành dự án “triển khai hệ thống Corebanking cho Ngân hàng” Dự án trãi qua thời hạn tháng, từ dự án giúp học nhiều điều từ công việc này, thay đổi cách làm việc, thái độ làm việc, cách nhìn việc Lúc tơi chưa có kinh nghiệm triển khai dự án lớn vậy, Corebanking ví trái tim Ngân hàng Do Page kỷ quản lý dự án có kỷ mà tơi cho tốt xem điểm mạnh - Xác định mục tiêu: thông thường dự án Corebanking cần có phận nghiệp vụ ngân hàng đưa mô tả yêu cầu hệ thống phần để đảm bảo nghiệp vụ ngân hàng Cần thành lập phòng CNTT phận nghiệp vụ ngân hàng để tham gia dự án lúc ngân hàng thành lập chưa nhân có phận Nếu khơng có nhân phận khơng biết phải làm nào? Triển khai theo yêu cầu ai? Ai người vận hành hệ thống này? Nếu đợi đầy đủ phận nhân dự án trễ xong Tôi định không vào yêu cầu ngân hàng lúc xác định mục tiêu xây dựng corebanking giống ngân hàng xây dựng ngân hàng ACB ngân hàng Phương Nam ngân hàng đánh giá triển khai thành công với quy mô lớn ngân hàng Vietbank triển khai giống họ thành cơng họ cần đến 10 năm hồn thiện Corebanking Và cơng việc diễn theo mục tiêu này, sau chỉnh sữa thay đổi để phù hợp với tình hình kinh doanh Vietbank Đa phần ngân hàng TMCP Việt Nam có định hướng hình thức kinh doanh giống - Đừng cứng nhắc: cần thích ứng với thay đổi, thấy thứ xung quanh thay đổi, đặc biệt với tình hình kinh tế thay đổi định hướng hình thức kinh doanh cần thay đổi theo Chúng ta không thay đổi bị đào thải khỏi thị trường Trong thực tế dự án Corebanking, Page sau trình ban lãnh đạo xem xét định hướng đồng ý theo mục tiêu dự án tiến hành nhanh chống dẫn đến thành công hệ thống Corebanking Sau thời gian hoạt động Ban lãnh đạo yêu cầu thay đổi sản phẩm thống số hệ thống Corebanking nói sản phẩm giống ACB trở nên lạc hậu khách hàng khơng thích sản phẩm tiền gửi tiết kiệm tiền vay yêu cầu Vietbank thay đổi theo định hướng ngân hàng ANZ HSBC Lúc mặt dù thay đổi hệ thống chỉnh sữa chương trình Corebanking phù hợp với yêu cầu phận nghiệp vụ gây thời gian khó khăn thay đổi cấu trúc hệ thống, dẫn đến rủi ro hệ thống Tuy nhiên cần thay đổi theo sản phẩm ngân hàng bạn làm cho Vietbank khơng có hội cạnh tranh với ngân hàng khác - Thực theo nhóm: đa phần cơng việc lớn phức tạp có quy mơ lớn kiến thức lớn, nhiều người làm nhanh hiệu với điều kiện biết phân chia cơng việc nhóm tốt khơng ngược lại dự án Corebanking phân chia làm phận CNTT, phận lập trình chuyên lập trình phát triển theo yêu cầu khắc phục lỗi Corebanking , phận vận hành hệ thống Corebanking chuyên đào tạo người sử dụng giải đáp thắc mắc cài đặt thông số hệ thống phận kỹ thuật chuyên xây dựng hạ tầng CNTT Mạng WAN, LAN bảo mật hệ thống CNTT Từ phân công làm việc theo nhóm làm cho dự án Corebanking diễn kế hoạch chuyên môn Page Trong nhiều dự án khác sau triển khai hệ thống Ngân hàng điện tử áp dụng kỷ đạt kết tốt ban lãnh đạo Vietbank ngân hàng khen ngợi chấp nhận đề xuất Trong sống ngày luôn áp dụng kỷ ln thấy tốt kỷ khác q trình áp dụng chúng tơi thấy khơng đem lại nhiều kết kỷ Ngoài sau 10 năm làm việc tơi nhận thấy yếu nhiều kỷ quản lý dự án tiêu biểu kỷ sau: - Chịu khó nâng cao lực lưu trữ kết cơng việc: trình triển khai dự án tập trung vào cơng việc cụ thể để mau sớm hồn thành dự án để kịp tiến độ tiết kiệm chi phí Sau hồn thành dự án tập trung dự án khác bỏ quên việc lưu lại kết hoàn thành dự án Lúc dự án cần kiểm tra lại hay có việc dự án cần thông tin dự án cũ khơng có tài liệu nhân cho dự án trước nghĩ Trong thực tế lúc hoàn thành dự án phần mềm cần có tài liệu ghi nhận lại kết thành công phần mềm để lưu lại không trọng dành thời gian cho việc ghi nhận đóng gói tài liệu nên gặp trường hợp nhân viên lập trình phần mềm nghĩ mà phần mềm bị lỗi cần cập nhật tín nhân viên nhiều thời gian để tìm hiểu Cho đến ngày hôm thường vấp phải vấn đề khơng đủ thời gian để thực có việc thực lúc cần lấy lại kết để làm khơng mong muốn tơi nghĩ yếu kỷ cần luyện tập học hỏi them Page - Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình Trong q trình thực dự án đơi lúc xảy tình đột xuất gây hại đến tiến độ dự án gây thời gian thiệt hại tiền bạc chí dự án dừng triển khai Thì khơng phải giữ bình tĩnh để giải chí có người nóng tính có định sai lầm thực tế có tình chương trình Corebanking xảy tình trạng nhân viên cập nhật chương trình Corebanking làm gây lỗi hệ thống dẫn đến tồn hệ thống khơng hoạt động lúc bối rối la mắng nhân viên vậy, sau bình tĩnh tơi nhân viên tìm nguyên nhân giải Trước lúc tơi nghĩ sai hết số liệu ngân hàng, ban lãnh đạo la mắng mà không tập trung vào xử lý Và đến đơi lúc tơi khơng giữ bình tĩnh để giải cơng việc tơi lại cố gắng lúc sau giữ bình tĩnh đưa giải pháp - Luôn đảm bảo tiến độ cơng việc: thường người quản lý dự án làm chủ tất công việc hoạch định thời gian cụ thể việc nhỏ dự án Có thể nhân viên dự án khơng hồn thành thời gian hẹn dẫn đến dự án ảnh hưởng.Vì cơng việc dự án dây chuyền, việc trể hạn ảnh hưởng đến toàn dự án Người quản trị dự cần làm chủ tài lực nhân lực để đảm bảo tiến độ Tơi có triển khai dự án đầu tư hệ thống Thẻ cho ngân hàng lên kế hoạch việc thời gian cụ thể Nhưng có việc đàm phán giá kéo dài tháng Hội đồng quản trị định hoài chưa xong làm dự án tối kéo dài thêm hai Page tháng Vì tơi khơng định đôn đốc Hội đồng quản trị kết thúc công việc nhanh Và thường bị thời gian dự án nhỏ công việc nhỏ khơng hồn thành dẫn đến dự án, nguyên nhân nhân làm dự án lại làm gấp dự án khác, nhân viên dự án tơi thường khơng hồn thành thời hạn dẫn đến dự án chung không đảm bảo tiến độ Do tơi nghĩ tơi yếu kỷ Với kỷ cần phát huy tối đa kỷ mạnh cải thiện kỷ yếu: Cải thiện kỷ yếu sau: - Chịu khó nâng cao lực lưu trữ kết công việc: phải đưa nội dung kỷ vào mục tiêu công việc cần xác định chưa hòa thành kỷ xem khơng hồn thành dự án thực cần đưa viện vào nội dung công việc cần làm kiên thực - Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình: cần giữ trạng thái tâm lý ln thoải mái tránh trường hợp stress công việc tập thể dục để tăng cường sức khỏe để tăng khả chịu đựng áp lực nghĩ việc khơng hay hay cố ln ln có cần đối mặt giải - Luôn đảm bảo tiến độ công việc: cần xác định lại thời gian tiến độ cơng việc phải hồn thành thời hạn công việc quan tâm thường xuyên tiến độ công việc để kịp thời tham gia chỉnh sữa hay định hướng cho việc Page Phát huy kỷ mạnh: kết hợp kỷ với khắc phục yếu điểm kỷ lại từ ý xem xét sử dụng kỷ mạnh khơng chủ quan cần kiểm tra cân nhắc kỷ trước thực sau thực để rút kinh nghiệm không ngừng nâng cao kỷ quản lý dự án …………………………… Page 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) http://careerbuilder.vn/ 2) http://kynangsong.xitrum.net/ Intergration: The essential function of project management- Linn C Stuckenbruck Page 11 ... Sau hồn thành dự án tập trung dự án khác bỏ quên việc lưu lại kết hoàn thành dự án Lúc dự án cần kiểm tra lại hay có việc dự án cần thơng tin dự án cũ khơng có tài liệu nhân cho dự án trước nghĩ... thể việc nhỏ dự án Có thể nhân viên dự án khơng hồn thành thời gian hẹn dẫn đến dự án ảnh hưởng.Vì cơng việc dự án dây chuyền, việc trể hạn ảnh hưởng đến tồn dự án Người quản trị dự cần làm chủ... Khơng có bạn giỏi, mà cần cho nhóm giỏi Như bạn Page người vừa quản lý tốt dự án đồng thời người lãnh đạo giỏi - Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm