Xác định điểm mạnh điểm yếu đối với nhà quản trị dự án để tìm cách nâng cao kỹ năng quản lý dự án

XÁC ĐỊNH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐỂ TÌM CÁCH NÂNG CAO KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Có nhiều định nghĩa dự án Dự án chuỗi hoạt động khoảng thời gian định để hoàn thành 01 mục tiêu, kết Hay dự án q trình gồm cơng tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách Dù định nghĩa khác rút số đặc trưng khái niệm dự án sau: • Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể một nhóm nhiệm vụ cần thực với kết xác định nhằm thoả mãn nhu cầu Dự án hệ thống phức tạp nên cần chia thành nhiều phận khác để thực quản lý phải đảm bảo mục tiêu thời gian, chi phí việc hồn thành với chất lượng cao • Dự án có chu kỳ phát triển riêng thời gian tồn hữu hạn Nghĩa là, giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu kết thúc • Dự án liên quan đến nhiều bên có tương tác phức tạp phận quản lý chức với quản lý dự án… Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, nhà tư vấn, nhà thầu, quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất yêu cầu chủ đầu tư mà tham gia thành phần khác Giữa phận quản lý chức nhóm quản lý dự án thường xuyên có quan hệ lẫn phối hợp thực nhiệm vụ mức độ tham gia phận không giống Vì mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác • Sản phẩm dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với trình sản xuất liên tục gián đoạn, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm dịch vụ dự án đem lại Lao động đòi hỏi kỹ chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại… • Mơi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ dự án quan hệ chia nguồn lực khan tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn với phận chức khác tiền vốn, nhân lực, thiết bị Một số trường hợp, thành viên quản lý dự án thường có hai thủ trưởng thời gian nên gặp khó khăn khơng biết thực định cấp hai lệnh mâu thuẫn • Tính bất định độ rủi ro cao Hầu hết dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư lao động lớn để thực khoảng thời gian định Mặt khác, thời gian đầu tư vận hành kéo dài nên dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao Nhìn sơ đồ sau ta thấy quy trình dự án: Hình 01: Quy trình thực dự án Tất dự án có người đứng đầu gọi là: Người quản lý dự án Đây người chịu trách nhiệm kết dự án, có vai trò chủ chốt việc xác định mục đích mục tiêu, xây dựng kế hoạch dự án, đảm bảo dự án thực có hiệu lực hiệu Cũng giống việc ta tiến hành xây nhà Có người xây thời gian ngắn, chi phí giảm thiểu, tốn nhân lực mà nhà đẹp, công việc gọn gàng, ngăn nắp Ngược lại có người xây khơng xong, tính tốn khơng kỹ dẫn đến việc thiếu chỗ nọ, thừa chỗ Từ vai trò vơ quan trọng người quản lý dự án Họ biết theo dõi quản lý sát cơng việc, ứng biến giải cơng việc tình xảy cho vẹn toàn Để thực dự án thành công, người quản trị dự án phải có kỹ phù hợp với yêu cầu công việc quản trị dự án Vậy nhà quản trị cần có kỹ để nhà quản trị tốt? Theo tơi, nhà quản trị giỏi phải có số kỹ sau: Kỹ hoạch định chiến lược Một chiến lược muốn vào hiệu vai trò người hoạch định chiến lược vơ quan trọng Hoạch định chiến lược trình liên kết tất nỗ lực tổ chức để đạt mục tiêu đề Trong quản lý dự án, việc hoạch định chiến lược nói kỹ quan trọng nhất, kim nam dẫn đường cho hoạt động Hoạch định chiến lược không giống việc hoạch định chiến lược nhà lãnh đạo Các nhà lãnh đạo hoạch định tầm nhìn, tạo giá trị chung, nhà quản trị dự án hoạch định chiến lược triển khai để thực mục tiêu cụ thể Đối với dự án, dự án to hay nhỏ có điểm chung sau thực xong dự án, phải đạt kết Có thể thấy chiến lược triển khai định độ lớn độ phức tạp dự án, định cho hoạt động lại dự án Kỹ phân tích Việc phân tích dự án giúp cho nhà quản trị đưa đâu điểm mấu chốt dự án, khâu dự án quan trọng ảnh hưởng nhiều đến kết thực Từ đó, nhà quản trị phân chia thời gian nguồn lực vào khâu cho hợp lý để đạt kết tốt cho khâu Ta chia dự án thành kế hoạch sau: Hình 02: Phân chia kế hoạch dự án Kỹ phân tích kỹ khơng dừng lại giai đoạn mà vơ cần thiết, thơng suốt tồn dự án Nhà quản trị dự án người nắm rõ chuyên môn, bắt buộc phải người có óc phân tích hồn hảo Bằng khả phân tích logic phán đốn tình huống, nhà quản trị từ biết cơng việc thực tốt hay khơng, có đạt kết hay khơng kết nào? Khi nhận thấy dấu hiệu bất lợi, nhà quản trị dự án từ phối hợp với chuyên gia để tìm cách giải vấn đề cách thấu đáo Kỹ xây dựng, quản lý nhóm Trong thời đại ngày nay, khoa học kỹ thuật ngày phát triển yêu cầu làm việc theo nhóm cần thiết hết Đơn giản khơng hồn hảo, làm việc theo nhóm tập trung mặt mạnh người bổ sung cho Hơn nữa, chẳng cáng đáng hết việc Trong quản lý dự án, sau dự án phân tích phân chia thành khâu riêng biệt nhân thực khâu riêng biệt ai? Lúc này, nhà quản trị dự án cần phải thể kỹ xây dựng quản lý nhóm Với dự án nhỏ, đơi người làm khâu kiêm nhiệm nhiều khâu Đối với dự án lớn, nhiều khi, phải nhóm đơng người thực khâu Nhà quản trị dự án phải biết mức độ quan trọng độ khó khâu để bố trí nhân cho hợp lý Sẽ có nhóm thực hiện? Nhóm thực gồm người làm việc gì? Việc bố trí nhóm nhân nhóm phải phù hợp với cấu trúc dự án phù hợp với lực thành viên Điều quan trọng Dự án muốn thực suôn sẻ mong muốn ban đầu cần phải có người thực có lực phù hợp để thực việc Nhà quản trị dự án phải ln nhớ ngun tắc xây dựng quản lý nhóm: Đúng người, việc Kỹ quản lý thời gian Dù cuối cùng, quản lý thời gian vấn đề lựa chọn Nếu chọn lựa tốt mang lại kết tốt ngược lại, việc sử dụng thời gian không hợp lý dẫn đến kết quả: tải cơng việc, khơng có việc để làm Chỉ cần khâu việc quản lý thời gian không tốt làm ảnh hưởng đến tất khâu khác, khiến dự án bị ngừng trệ dẫn đến việc sai hẹn với khách hàng Việc quản lý thời gian tưởng chừng đơn giản lại vấn đề vô phức tạp mà nhà quản trị dự án phải có Kỹ lãnh đạo, thuyết phục, truyền thơng Để nói đến kỹ lãnh đạo, thuyết phục, truyền thơng, khẳng định gần kỹ quan trọng mà nhà quản lý dự án phải có Để nói kỹ lãnh đạo, trước hết theo định nghĩa thơng thường, nhà lãnh đạo phải có phẩm chất gì? - Khả gây ảnh hưởng đến người khác - Khả khơi dậy tự tin - Tính kiên định - Tính đáng tin cậy - Lòng trực - Một q trình phấn đấu thành công - Công - Biết lắng nghe - Nhất quán - Quan tâm chân thành đến người khác - Bộc lộ tin tưởng vào tập thể - Đánh giá công trạng người - Sát cánh bên tập thể - Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể Đối với dự án có nhiều bên liên quan Mỗi bên phải chịu phần trách nhiệm dự án nhà quản trị dự án phải chịu trách nhiệm cho toàn dự án Nhà quản trị dự án người đứng giữa, làm cầu nối bên liên quan Có làm việc tốt với tất bên dự án hoạt động thơng suốt Vậy vai trò nhà quản trị dự án, với bên phải đảm bảo: Đối với lãnh đạo, nhà quản trị trước hết phải thuyết phục lãnh đạo hiệu phương án đưa Các lãnh đạo cấp cao thấy hiệu dự án định phê duyệt phương án Đối với bên yêu cầu, nhà quản trị cần thuyết phục họ tính khả thi dự án lợi ích mà họ nhận Ngồi việc hoạch định, phân tích dự án cách khoa học chuyên nghiệp, kỹ thuyết phục giúp nhà quản trị ban đầu lấy lòng tin từ phía lãnh đạo bên yêu cầu Đây điều kiện cần để dự án vào hoạt động Đối với bên liên quan, họ người phòng ban khác, nhà cung cấp, quan phủ…Tất họ có liên quan cách trực tiếp hay gián tiếp đến dự án Các phòng ban khác hỗ trợ nghiệp vụ riêng, quan phủ cấp phép cho hoạt động tư vấn triển khai, nhà cung cấp cung cấp đầu vào nguyên vật liệu, hay dịch vụ Mọi thay đổi bên liên quan dẫn đến rủi ro cho dự án Đối với nhóm, cá nhân thực trực tiếp, nhà lãnh đạo không cần thiết phải có kỹ quản lý dự án Nhưng nhà quản lý dự án phải có đơi chút tư chất người lãnh đạo Nhà quản trị dự án phải người theo dõi sát hướng cho nhóm làm việc thực cơng việc theo hướng Đồng thời nhà quản trị phải có hiểu biết sâu sắc công việc, điểm cần thiết phải có lý lẽ, lập luận xác thuyết phục để đồng quan điểm nhóm nhân để họ thực công việc theo mục tiêu đề với mức độ tin tưởng cao Nếu nhà quản trị khơng thuyết phục nhóm thực cơng việc cách thức thực đắn họ bị phản đối Người thực không phục làm ảnh hưởng lớn đến mức độ thành công công việc Tất nhiên, kỹ quản trị, khơng có áp đặt theo ý muốn Trước thực cơng việc, nhà quản trị cần lắng nghe ý kiến người tham gia Những người tham gia chuyên gia lĩnh vực họ, ý kiến họ đưa ln có ý nghĩa mà nhà quản trị cần lắng nghe Không phải ý kiến nhà quản trị nghe theo, họ cần biết ý kiến phù hợp với mục tiêu dự án phân tích, thuyết phục chuyên gia không dùng ý kiến họ Phải không dùng cách thức chuyên gia hay Trong thực công việc, nhà quản trị phải ghi chép rút kinh nghiệm sau giai đoạn dự án liên lạc, trao đổi thường xuyên với thành viên dự án, chuyên gia để thay đổi phương án cần thiết Kỹ tập trung Khả tập trung giúp nhà quản lý dự án hồn thành cơng việc cách hiệu Ngồi giúp cho việc tránh lãng phí thời gian, giúp giải công việc thời gian ngắn mà đảm bảo hiệu Đây kỹ mềm bổ trợ cho kỹ quản lí thời gian nhà quản trị Như nói phần Kỹ quản lý thời gian, dự án nói chung khâu dự án nói riêng, cần phải đảm bảo mặt tiến độ thời gian Điều đòi hỏi nhà quản trị dự án phải tập trung Dự án có nhiều khâu thực song song với Các công việc nhóm ảnh hưởng đến cơng việc nhóm khác Việc tập trung khơng giống tập trung tồn tâm trí vào làm việc đó, mà tập trung tầm cao Đó tập trung giữ cho dự án hướng, kế hoạch mục tiêu đề Kỹ phản ứng tình Một dự án thành cơng điều mà nhà quản trị dự án mong đợi Nhưng dự án thành cơng ý muốn Vì vậy, nhà quản trị dự án phải biết cách phản ứng trước tình huống, phải để tranh bị rơi vào bị động Hay nói cách khác, phải ln dự phòng cho “phương án B” để cách hay cách khác làm cho dự án thành cơng mức tốt Kỹ học hỏi kiến thức Học tảng thành công sống Học khởi đầu cho hành trình đến thành cơng, sống vui khỏe hạnh phúc Học giúp vượt khỏi nhóm trung bình, tạo nhiều giá trị thời gian ngắn hơn, đạt nhiều mục tiêu đời, giúp ta thay đổi đời mình, đến với nhóm vượt trội (excellent group), nhóm 20% người thành cơng thay 80% lại Học định nghĩa q trình thu thập thơng tin để hình thành kiến thức nhằm giúp có lựa chọn khơn ngoan cho hành vi Theo Don Shula & Ken Blanchard “Học hỏi định nghĩa thay đổi hành vi Chúng ta chưa học hành động áp dụng nó” Trong quản lý dự án, học hỏi kỹ mà nhà quản trị phải lưu tâm Mọi thứ bị lỗi thời theo thời gian Tại thời điểm này, phương thức hợp lý, hiệu thời điểm khác, trở nên lỗi thời lạc hậu Việc học hỏi giúp cho nhà quản lý dự án khơng có cảm giác bị “tụt hậu” Bên cạnh đó, việc học ngoại ngữ, nói thành thạo ngoại ngữ điều quan trọng Xã hội ngày đổi mới, dự án nước vào Việt Nam ngày nhiều, việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ (ở Tiếng Anh) “chìa khóa vàng” giúp nhà quản lý dự án tự tin giao tiếp với đối tác mà khơng cần phải có phiên dịch Từ dẫn đến việc xử lý cơng việc gọn gang, nhanh chóng Cuối để thành cơng, nhà quản lý dự án phải nhớ: trước tình phải thực giữ BÌNH TĨNH Khơng có đường phẳng trải hoa hồng Trước tình xảy ra, việc giữ bình tĩnh giúp nhà quản trị biết cách xử lý vấn đề cách khôn khéo Và dù kế hoạch có bị đổ bể óc phân tích tốt, khéo léo xử lý tình huống, nhà quản trị phải kiên trì với mục tiêu đề thực Trên số kỹ cần có nhà quản trị Tất nhiên, nhiều kỹ khác mà nhà quản trị cần phải học hỏi tích lũy để ngày hồn thiện Hiểu biết nhiều, nhà quản trị dễ dàng việc thực cơng việc Từng trưởng phòng, quản lý phòng giao dịch Ngân hàng thương mại, quản lý Cơng ty TNHH Hóa chất Hồng, tơi phải đối mặt với nhiều dự án cần thực Là người trẻ tuổi, đào tạo đầy đủ cơng tác từ vị trí nhân viên đến vị trí quản lý, q trình tạo cho số kỹ tốt để thực công việc quản lý dự án Thứ nhất, khả tiếp nhận Một người bắt đầu bước vào giai đoạn trưởng thành nghiệp, giai đoạn chín cho khả học tập rèn luyện, khả tiếp nhận điểm mạnh mà bạn trẻ có Khả cho phép học hỏi nhanh nhận biết nhanh vấn đề xảy Đồng thời, kiến thức giúp tơi học hỏi cách thức triển khai khoa học từ tài liệu nước ngoài, tài liệu người trước để áp dụng vào thực tiễn dự án triển khai Dù việc áp dụng làm cho trình làm việc trở nên khơ cứng dập khn cơng việc ln xác nhờ quy trình khoa học Điều tránh cho sai sót q trình thực Ví dụ trực tiếp quản lý dự án cải tạo, nâng cấp văn phòng Cơng ty TNHH Hóa Chất Hồng Là một người khơng đào tạo xây dựng, tơi nhanh chóng tạo cho danh sách cơng việc cần phải làm cách đầy đủ xác nhờ tài liệu sẵn có mạng internet Điều giúp sẵn sàng chuẩn bị kế hoạch chi tiết khơng bị bỡ ngỡ tình xảy Thứ hai, Khả phản ứng tình sáng tạo Sự sáng tạo mà người trẻ tuổi có nhiều người lớn tuổi Nếu người lớn tuổi thực công việc kinh nghiệm, trải, cơng việc đơi trở thành khn mẫu Trong đó, thiếu kinh nghiệm lại thừa liều lĩnh óc sáng tạo giúp người trẻ tuổi dám thực điều mà người lớn tuổi nghĩ Tất nhiên, việc phản ứng tình nhanh sáng tạo lúc điều tốt Mọi việc dù sáng tạo đến đâu phải nằm giới hạn sẵn có Điểm mạnh tơi có 10 năm kinh nghiệm làm việc việc 03 năm công tác quản lý, tơi biết cần phải làm gì, điều nên áp dụng để khơng vượt q giới hạn dễ gây phản tác dụng Thứ ba, khả tập trung Đây khả mà có Việc chịu áp lực khả tập trung cơng việc có tơi rèn luyện môi trường cạnh tranh khốc liệt Ngân hàng thương mại Có hàng trăm người làm việc giống vị trí người xuất sắc đưa lên vị trí cao Sức trẻ nhiệt tình giúp tơi có nguồn lượng dồi q trình làm việc Đi làm từ sớm muộn đơn vị điều trở thành thói quen Sự nhiệt tình giúp tơi tập trung hồn tồn vào cơng việc giao ln tự đặt mục tiêu phải hồn thành cơng việc trước Điều giúp quản lý dự án hoạt động cách sát khơng để tính đáng tiếc xảy tập trung vài người vài phận Tất nhiên, với người trẻ tuổi, vơ số kỹ mà tơi cần phải hồn thiện để trở thành nhà quản trị tốt Điểm yếu cố hữu mà người trẻ tuôi phải đối mặt Kỹ hoạch định chiến lược Bước vào dự án mới, dự án bạn chưa gặp, công việc bạn chưa nghe nói đến, chưa làm qua Vậy làm để bạn đưa chiến lược triển khai tối ưu cho dự án đó? Bạn tự làm theo ý mình, mặc kệ sai sót, điều có khả đem lại thành công tỷ lệ thành công cho chiến lược tự phát thường không đem lại hiệu Vì bạn chưa biết phải triển khai đồng nghĩa với việc bạn khơng thể dự đốn điều tồi tệ xảy tương lai dự án vào hoạt động Sự thiếu kinh nghiệm tạo nên điểm yếu kỹ quản trị dự án mà tơi phải đối mặt là: Kỹ phân tích Khi vấn đề đưa chia nhỏ thành công việc nhỏ để thực hiện, kinh nghiệm làm việc cho bạn dễ dàng chia nhỏ công việc để thực cách dễ dàng Cũng dự án thực hiện, vấn đề xảy ra, kinh nghiệm làm việc cho bạn kiến thức để phân tích hiểu nguyên nhân cách thức để giải cơng việc cách ổn thỏa Sự thiếu kinh nghiệm điều không tránh khỏi người trẻ tuổi Tuy nhiên, khơng phải khơng có cách để khắc phục điểm yếu Với dự án, có nhiều chuyên gia tham gia họ người có nhiều kinh nghiệm tơi học hỏi nhiều từ họ Nhờ vào khả học hỏi mới, khả sáng tạo tập trung, dựa vào kinh nghiệm người trước, chuyên gia với việc tự nghiên cứu để đưa cách thức triển khai cho hiệu khả thi Nếu khơng thể hoạch định chiến lược hay phân tích cơng việc, tơi người có kinh nghiệm thực nghe họ bảo vệ phân tích Nếu thực khoa học có tính khả thi cao tơi nghiên cứu thực dựa vào họ đưa Cứ sau tư vấn chuyên gia công việc thực hiện, ghi chép lại cách cẩn thận cách thức triển khai kết để biến thành kinh nghiệm cho Một kỹ vấn đề quản trị dự án mà tơi yếu khả lãnh đạo, thuyết phục Người ta thường khơng thích người trẻ tuổi hơn, kinh nghiệm đứng 10 họ đưa định Nếu làm việc với người trẻ tuổi điều dễ dàng, nhiên làm việc với người lớn tuổi có kinh nghiệm lúc kỹ phản ứng tinh cần phải đẩy mạnh để hạn chế điểm yếu khả lãnh đạo Để thuyết phục chuyên gia người thực hiện, thường khắc phục điểm yếu cách cho họ thoải mái đưa ý kiến tranh luận Đồng thời người xác định mục tiêu cuối cơng việc đặt để từ định Có nhiều người đưa ý kiến, có nhiều ý kiến trái chiều, cần phải khéo léo để lựa chọn Đơi khi, có ý kiến khơng thực hay độc đáo lựa chọn phù hợp với tình hình mục tiêu dự án Ví dụ trường hợp có ý kiến sáng tạo, xuất sắc lại tốn nhiều chi phí, cần phải giải thích cho họ việc cơng ty khơng có nhiều chi phí để thực Tơi ghi lại ý kiến họ thay thuyết phục họ bỏ ý định tơi thuyết phục họ rằng: Tơi biết ý kiến anh xuất sắc tình hình khơng cho phép, tơi ghi lại ý kiến thực vào lần sau Điều khơng lấy hồn toàn thán phục nhân viên lấy tơn trọng họ từ tạo thuận lợi cơng tác quản trị dự án Tóm lại, người, ln ln có điểm mạnh điểm yếu Trong thực công việc, dự án, cần phải phát huy khơng ngừng hồn thiện điểm mạnh, hạn chế sử dụng cải thiện điểm yếu để không ngừng phát triển thân, áp dụng kiến thức kinh nghiệm học tập trau dồi, chắn nhà quản trị thành công ngày thành công tương lai Tài liệu tham khảo:  Giáo trình quản lý dự án - PGS.TS Từ Quang Phương - Trường ĐH Kinh tế quốc dân - Khoa đầu tư - Bộ môn kinh tế đầu tư  Website: www.Giatrinhansu.com 11 12 ... Các nhà lãnh đạo hoạch định tầm nhìn, tạo giá trị chung, nhà quản trị dự án hoạch định chiến lược triển khai để thực mục tiêu cụ thể Đối với dự án, dự án to hay nhỏ có điểm chung sau thực xong dự. .. quản lý sát cơng việc, ứng biến giải cơng việc tình xảy cho vẹn toàn Để thực dự án thành công, người quản trị dự án phải có kỹ phù hợp với yêu cầu công việc quản trị dự án Vậy nhà quản trị cần... án Nhà quản trị dự án người đứng giữa, làm cầu nối bên liên quan Có làm việc tốt với tất bên dự án hoạt động thơng suốt Vậy vai trò nhà quản trị dự án, với bên phải đảm bảo: Đối với lãnh đạo, nhà