Bài luân phân tích về hành vi tổ chức trong doanh nghiệp

Hành vi tổ chức là một môn học đã khái quát được hầu hết tất cả những nội dung mà các nhà làm lãnh đạo cần tìm hiểu, nghiên cứu xem các mô hình quản lý của doanh nghiệp của mình đã phù h

BÀI LUÂN PHÂN TÍCH VỀ HÀNH VI TỔ CHỨC TRONG DOANH

NGHIỆP

Đối với những nhà lãnh đạo muốn thực hiện tốt vai trò là người chủ chốt của doanh nghiệp, một yêu cầu không thể thiếu là phải quản lý tốt các hành vi tổ chức trong chính doanh nghiệp mình Hành vi tổ chức là một môn học đã khái quát được hầu hết tất cả những nội dung mà các nhà làm lãnh đạo cần tìm hiểu, nghiên cứu xem các mô hình quản lý của doanh nghiệp của mình đã phù hợp chưa; quá trình làm việc có tạo được động lực gây kích thích trong công việc không; cách ứng xử trong doanh nghiệp có gì đặc biệt không? Có rất nhiều việc khác nữa cần những người quản lý nghiên cứu và

áp dụng cho chính doanh nghiệp mình, giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định không bị xáo trộn, tận dụng tốt mọi tiềm lực sẵn có để tăng năng suất lao động và uy tín của công ty

Bản chất mô hình hành vi tổ chức chính là tập hợp tất cả những thuyết nghiên cứu về mô hình hành vi ứng xử, hành vi văn hóa tổ chức, các cơ chế hoạt động của bộ máy trong các cơ quan, xí nghiêp, các chế độ ảnh hưởng đến động lực làm việc của con người, các chiến lược làm thay đổi nhận thức của cá nhân hay của doanh nghiệp về ý thức làm việc, kỹ năng sản xuất, chế

độ đãi ngộ…, để xây dựng lên một mô hình hành vi kiểu mẫu áp dụng vào quá trình hoạt động và phát triển của các cá nhân, các tổ chức hoạt động trên thế giới

Với vị trí là một trong những lãnh đạo cấp cao trong công ty, những tác động của Hành vi tổ chức là những vấn đề hàng ngày phải đối mặt, xử lý Trong phạm vi yêu cầu của môn học, cộng với thực tế công việc tôi xin trình

I GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 10

LILAMA 10 là doanh nghiệp đầu ngành trong lĩnh vực sản xuất cơ khí

chế tạo thiết bị và lắp máy của Việt Nam, thuộc Tổng công ty Lilama Việt Nam Với gần 2174 cán bộ công nhân viên trình độ chuyên môn kỹ thuật và tay nghề cao Công ty đã đạt được những thành tích đáng ghi nhận trong hoạt động xây lắp máy và đóng tàu, từng bước khẳng định thương hiệu Lilama 10 trên thị trường trong nước và quốc tế

1 Thông tin về LILAMA10

Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần LILAMA 10

Tên tiếng anh: Lilama10 Joint Stock Company

Địa chỉ: Đường Lê Văn Lương kéo dài, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 04.38649.584 - Fax: 04.38649.581

Website: http://www.lilama10.com; http://www.lilama10.com.vn Email: info@lilama10.com

2 Ngành nghề kinh doanh chính:

Thiết kế, chế tạo thiết bị

Lăp máy

Xây dựng, lắp đặt đường dây, trạm biến áp

Cho thuê, cũng cấp các loại cần cẩu có sức nâng lớn

3 Một số hình ảnh hoạt động tại các dự án

Dự án lọc dầu Dung Quất - Việt Nam

Lắp đặt tổ máy số 1 thủy điện Sơn La

Lắp đặt thành công ống bao hơi nhiệt điện Mông Dương 1

CBCNV chụp ảnh trước trụ sở công ty

II ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC.

1 Những mặt tích cực

Công ty có cơ chế khoán sản phẩm tương đối rõ ràng: cho từng dự án, các hạng mục với mức độ phức tạp khác nhau với các mức khoán khác nhau điều

đó tạo động lực làm việc, tăng năng suất, sản lượng cho các đơn vị trong công ty

Cơ chế thưởng khi hoàn thành nhiệm vụ cũng tương đối rõ ràng Đặc biệt đối với các dự án khó và các dự án trọng điểm của công ty

Với các dự án trọng điểm của công ty, các cá nhân, tập thể hoàn thành nhiệm vụ được công ty ghi nhận và tuyên dương trước toàn thể công ty để làm tấm gương cho những cá nhân và tập thể khác phấn đầu noi theo

Các công tác công đoàn, đoàn thanh niên luôn được đẩy mạnh tạo ra các phong trào thi đua cho các đơn vị, cá nhân trong công ty trong những dịp kỷ niệm trong năm nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say

2 Những mặt tồn tại

Với các dự án nhỏ không gây được động lực làm việc lớn cho cán bộ công nhân do không được động viên và có các cơ chế thưởng cũng như đánh giá sự

ghi nhận Vì vậy vẫn còn làm ảnh hưởng đến tiến độ cũng như uy tín của công ty

Sự ghi nhận công sức đóng góp của cán bộ công nhân chỉ mang tính “dự án” mà chưa làm được thành hoạt động, phong trào để tổng kết hàng quý hay hàng năm

3 Giải pháp

Xây dựng một hệ thống KPI (chỉ số đánh giá hiệu quả công việc) cho toàn

bộ các lĩnh vực và cho toàn thể các đơn vị, phòng ban trong công ty Với mục đích đánh giá, ghi nhận được những thành quả, đóng góp, cống hiến của các

cá nhân và tập thể trong công ty song song với việc xây dựng cơ chế thưởng phạt theo đó cho phù hợp

III HOẠT ĐỘNG NHÓM

1 Những mặt tích cực

Do đặc thù của nghành nghề kinh doanh và cơ cấu tổ chức của công ty, các đơn hàng của công ty thường làm theo đơn đặt hàng của khách hàng Mỗi đơn hàng đều có những yêu cầu riêng biệt từ những yêu cầu kỹ thuật, quy trình thi công, tiến độ công việc, giao nhận hàng hóa … vì vậy hầu hết mỗi hợp đồng là một dự án và có một nhóm chịu trách nhiệm chung điều hành toàn bộ dự án đó

Mỗi nhóm được hình thành với trách nhiệm tương đối rõ ràng với mục tiêu là cầu nối giữa chủ đầu tư và công ty Ngoài ra nhóm chịu trách nhiệm kết nối toàn bộ các phòng ban, đơn vị thi công trong công ty nhằm thực hiện đảm bảo thành công cho dự án

- Nhận toàn bộ thông tin đầu vào từ chủ đầu tư: Các yêu cầu kỹ thuật, quy trình kiểm tra, bản vẽ thi công…

- Làm việc trực tiếp và độc lập với chủ đầu tư về những vấn đề kỹ thuật, giám sát, kiểm tra…

- Lập phương án thi công, tiến độ thi công, tiến độ nhập vật tư, tiến độ nhân lực, máy móc thi công và tiến độ giao hàng…

- Chịu trách nhiệm điều hành dự án, lập các báo cáo thi công theo tuần, tháng, quý cho Phó Tổng giám đốc chuyên trách

- Tham mưu cho Phó Tổng giám đốc chuyên trách về các vấn đề liên quan đến dự án

Tùy theo tính chất và mức độ của từng dự án mà bổ nhiệm cá nhân chịu trách nhiệm chính cũng như số nhân lực cho nhóm

2 Những mặt tồn tại:

Về cơ bản các hoạt động nhóm của Lilama10 là hiệu quả Tuy nhiên còn

có một số những vướng mắc làm cho nhóm chưa phát huy được hết vai trò trong quá trình thực thi:

- Quyền hạn xử lý công việc còn bị hạn chế Văn bản pháp lý của nhóm đưa ra đôi khi chưa được thực hiện một cách nghiêm túc Dẫn đến ùn tắc công việc ở một số khâu, giai đoạn

- Sự nhất quán trong điều hành và sự liên kết trong nhóm chưa cao Do các nhóm luôn được hình thành mới và các cá nhân trong nhóm chưa kịp thông hiểu nhau thì nhóm đã tan rã để theo một dự án mới

3 Giải pháp:

- Trao nhiều quyền hạn hơn cho các nhóm trong quá trình thực hiện dự án

- Tạo các sinh hoạt ngoài giờ để các thành viên thuộc các nhóm dự án có

cơ hội giao lưu tìm hiểu lẫn nhau

- Cần nâng cao các kỹ năng làm việc, trình độ quản lý cho cán bộ quản

lý dự án bằng cách tổ chức các khóa học quản lý hoặc gửi đi đào tạo tại các khóa học về quản lý dự án

IV GIAO TIẾP VÀ TRUYỀN THÔNG

1 Hệ thống Thông tin

Hệ thống thông tin có vai trò cung cấp các dữ liệu, thông tin nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định của tổ chức được chính xác, kịp thời, hỗ trợ thực thi chiến lược thành công Đồng thời hệ thống thông tin giúp các thành viên trong công ty chia sẻ gắng nặng và thấu hiểu nhau hơn, nắm rõ tâm tư, nguyện vọng của cán bộ công nhân viên cũng như biết đến sự nỗ lực, cố gắng của Ban lãnh đạo và đội ngũ quản lý

1 Hạn chế

Tuy nhiên, hiện nay hệ thống thông tin của Lilama10 còn yếu, đơn điệu trong các kênh truyền tin, chưa có bộ phận đủ mạnh để phụ trách Hiệu quả

hỗ trợ của hoạt động này với yêu cầu công việc của các bộ phận chức năng và toàn tổ chức còn hạn chế; chưa tạo được văn hóa chia sẻ thông tin, nhận thức toàn công ty

Việc lưu chuyển các thông tin ở Lilama10 chủ yếu theo đường công văn

và giấy tờ, điều này dẫn tới sự lãng phí về nguồn nhân lực, tài chính và cồng kềnh do các văn bản cứng tốn diện tích lưu trữ, đồng thời làm chậm tốc độ truyền tin, hạn chế hiệu quả khi tra cứu

2 Giải pháp.

- Hình thành cơ chế truyền thông nội bộ tại Lilama10, hình thành văn

hóa trao đổi và chia sẻ thông tin, giúp mọi người nắm bắt thông tin, tiến trình công việc và sự phát triển của công ty

- Đa dạng hóa các kênh truyền thông chiều dọc cũng như chiều ngang,

từ dưới lên trên và từ trên xuống dưới giữa các nhóm, đơn vị: Kênh truyền thông giữa các đơn vị, phòng ban tốt sẽ giúp công việc được thông suốt, không bị chồng chéo giữa các bộ phận, phòng ban Xây dựng kho tri thức của Lilama10 nhằm hỗ trợ cho các hoạt động của toàn công ty

- Xây dựng và áp dụng bộ Cẩm nang lao động Lilama10 , là nền tảng

hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, công nhân viên hiểu biết toàn diện về công

ty, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cũng như truyền thống, văn hóa, các thành tích đã đạt được của Lilama10 và nhiệm vụ của mỗi cá nhân để thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn

V LÃNH ĐẠO TRONG MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC

1 Ban Tổng giám đốc

- Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc của Lilama10 là các thành viên phát triển từ bên trong tổ chức, có thâm niên gắn bó từ nhiều năm Ban Tổng giám đốc có trình độ chuyên môn tốt, khả năng bao quát và kết nối tới các lĩnh vực, các bộ phận, cá nhân rộng khắp tổ chức và có thể gắn bó lâu dài với Lilama10

- Sự phân công nhiệm vụ và trách nhiệm trong Ban TGĐ tương đối rõ ràng Thành công hiện nay của Lilama10 có sự đóng góp to lớn của các thành viên trong Ban Tổng giám đốc, từ xác lập các mục tiêu, kế hoạch hành động đến chuẩn bị các nguồn lực và điều phối nguồn nhân lực, chuẩn bị tài chính

- Tuy nhiên, Ban Tổng giám đốc đang chủ yếu điều hành bằng mệnh lệnh, theo sự vụ của công việc, dự án và kết quả hoạt động dựa trên lòng nhiệt tình của các thành viên và cấp dưới Điều này sẽ bị hạn chế khi tổ chức lớn lên, nó đòi hỏi một sự hoàn thiện hơn nữa về trình độ quản lý tổ chức, thiết lập các mục tiêu chiến lược dài hạn, và khả năng phối hợp giữa các bộ phận cũng như từng cá nhân

2 Cán bộ quản lý

- Đội ngũ cán bộ quản lý của Lilama10 hầu hết là các cán bộ trẻ, thuộc nhóm tuổi từ 30 đến 32 có trình độ chuyên môn cao theo nhiều ngành nghề đào tạo khác nhau Họ đang cùng Ban Tổng giám đốc phát triển hình ảnh của

tổ chức trong những năm qua Đội ngũ quản lý khá trẻ, 60% các cán bộ quản

lý đã tại nhiệm ít hơn 3 năm, thăng tiến từ bên trong tổ chức

- Năng lực chung của Đội ngũ Quản lý dù đã có nhiều cố gắng và nỗ lực trong hoàn thành nhiệm vụ, công việc, song việc nâng cao trình độ và năng lực quản lý vẫn là yêu cầu cần thiết đối với Đội ngũ Quản lý của Lilama10

Cụ thể, khả năng tương tác, trao đổi trực tiếp của các cán bộ quản lý với Ban Tổng giám đốc là nhanh chóng, kịp thời và liên tục Tuy nhiên, hoạt động trao đổi trực tiếp diễn ra quá nhiều, làm ảnh hưởng tới việc quản lý triển khai hoạt động các các đơn vị chức năng, đồng thời việc trao đổi trực tiếp khiến thông điệp dễ bị sai lệnh, hiệu quả truyền tin thấp, tính dị bản sẽ làm các quyết định khó đạt hiệu quả mong muốn Bên cạnh đó, việc trao đổi với các cán bộ cấp dưới và các cán bộ đồng cấp chưa tốt, dẫn tới sự phối hợp và triển khai thực hiện công việc mang lại hiệu quả chưa cao

3 Các giải pháp:

- Đối với Ban Lãnh đạo: Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của CBCNV; tạo việc làm ổn định cho CBCNV; có năng lực lãnh đạo và tạo môi trường làm việc tốt, đoàn kết trong Công ty; có chế độ chính sách tốt, tăng lương, thưởng cho CBCNV; lắng nghe ý kiến cấp dưới

- Đối với Trưởng phòng/ban: Phân công công việc rõ ràng; lắng nghe và chia sẻ với CBCNV; quan tâm đến đời sống và quyền lợi của CBCNV; giám sát và quản lý tốt công việc, tránh sai sót, quan tâm đến hoạt động sản xuất; tạo sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các Đơn vị

- Đối với Quản lý trực tiếp: Phân công công việc rõ ràng; lắng nghe và chia sẻ với CBCNV; thường xuyên giám sát, tránh sai sót; trao đổi kinh nghiệm và hướng dẫn cấp dưới; đánh giá đúng năng lực và có khả năng phát huy tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới

VI CẤU TRÚC VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC

1 Về bố trí các Phòng Ban, đơn vị

2 Về liên kết, phối hợp giữa các bộ phận

Các Đơn vị đều ý thức và nỗ lực hoàn thành trách nhiệm trong mảng công việc do mình phụ trách Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm tồn tại nhất định trong việc liên kết, phối hợp giữa các Đơn vị nên làm giảm hiệu quả hoặc gây

ra những lãng phí nhất định về các nguồn lực:

- Sự phối hợp, liên kết giữa các phòng ban chức năng đưa ra chưa tốt, thiếu sự gắn kết và đôi khi chưa thực sự hợp tác

- Việc xây dựng chức năng nhiệm vụ cho từng Đơn vị chưa được triển khai một cách đồng bộ, tuy nhiên chưa được chuẩn hóa nội dung nên dẫn đến việc liên kết, phối hợp giữa các đơn vị chưa được được tốt

3 Về phạm vi quản lý

Tầm hạn kiểm soát của đội ngũ quản lý cao, quy mô kiểm soát rộng Vì vậy, đôi khi dẫn đến tình trạng quá tải hoặc chậm trễ trong công việc

Hiện tại hầu như mọi hoạt động đều tập trung vào các Trưởng Đơn vị, mức độ chuyển giao thông tin và công việc cho cấp dưới còn hạn chế nên sự chủ động trong công việc chưa cao

4 Về phân chia trách nhiệm và quyền hạn

Lilama10 còn tồn tại những quyết định về quy trách nhiệm đã được ký và ban hành nhưng vẫn không được thực thi

Hiện tại quyền lực chủ yếu tập trung vào Ban Lãnh đạo Công ty và các Trưởng Đơn vị, chưa có sự phân quyền cụ thể đến cấp dưới nên tính chủ động trong công việc chưa cao, người chịu trách nhiệm triển khai đôi khi không có đủ thẩm quyền

Đánh giá chung

Các phân tích về cơ cấu tổ chức đã chỉ ra những điểm đáng lưu ý trong cơ cấu tổ chức bao gồm:

1 Hoàn thiện cơ chế, kênh thông tin và văn hóa phối hợp chia sẻ giữa các

bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức

2 Làm rõ phạm vi trách nhiệm, mức độ ủy quyền, và hiệu quả quyết định của những người được ủy quyền

3 Phát triển hệ thống văn bản quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của văn bản Bên cạnh đó phải hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp làm cơ

VII VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Văn hóa doanh nghiệp là hệ thống các giá trị chung, là niềm tin, nguyên tắc và chuẩn mực hành động, ứng xử được toàn thể doanh nghiệp công nhận

và phát huy Có thể nói rằng thành công của Lilama10 có sự góp mặt tích cực của văn hóa doanh nghiệp Trong Lilama10, hầu hết các cán bộ, công nhân viên đều làm việc bằng tinh thần trách nhiệm cao độ với mong muốn đóng góp vào thành công chung của công ty Ở đây, con người làm việc với niềm tin, và sự kỳ vọng vào tương lai của Lilama10, tất cả cùng chia sẻ các giá trị của tổ chức và tạo nên văn hóa Đoàn kết, Cống hiến, Trách nhiệm của Lilama10

Phần lớn các trưởng đơn vị và các thành viên tích cực, hiện đang làm việc bằng 100% sức lực và thời gian để hoàn thành các dự án của công ty Các trách nhiệm, quyền lực và thực hiện đều đang tập trung ở các trưởng đơn vị

Sự nỗ lực, cố gắng và cống hiến này là một điểm tốt trong văn hóa doanh nghiệp, song có thể thấy rằng nó không bền vững, không đảm bảo thành công trong tương lai cho Lilama10 khi các mục tiêu của Doanh nghiệp gia tăng hay Chiến lược mở rộng phạm vi và lĩnh vực hoạt động; mà còn ảnh hưởng tới việc thực hiện các qui định, chính sách của công ty cũng như tinh thần làm việc gắn bó của cán bộ công nhân viên đối với Lilama10, làm yếu tính hệ thống của tổ chức

Đại đa số nhân viên sợ bị khiển trách và đuổi việc khi mắc sai lầm Khía cạnh này cho thấy hiện tượng ngại trách nhiệm, sợ mắc lỗi trong tổ chức, các thành viên sẽ có xu hướng trốn tránh các công việc, đổ trách nhiệm thực hiện

và chịu trách nhiệm cho các thành viên khác hoặc không nỗ lực hết mình cho công việc do sợ bị khiển trách và đuổi việc Bên cạnh đó, phong cách quản lý của công ty là tạo sức ép xuống bên dưới, gây ra áp lực để cấp dưới hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ Từ đó các phòng ban sẽ cảm thấy nặng nề,

áp lực, họ có xu hướng co cụm để thực hiện công việc của mình sao cho thật nhanh để tránh khiển trách, không muốn tiếp nhận thêm các thông tin, yêu