Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Quá trình quản lý gồm 4 chức năng trong đó tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình đó. Trên thực tế một khi chiến lược đã được xác định thì tạo khuôn khổ ổn định về mặt cơ cấu và nhân sự là thực sự cần thiết để thực hiện chiến lược đó. Và đó chính là công việc của công tác tổ chức. Công tác tổ chức là công việc cơ bản, mang tính ổn định tương đối cao. Muốn tổ chức tốt không những phải nắm chắc thành phần nhân sự mà còn phải biết phối hợp tốt giữa các chức năng và chuyên môn khác nhau trong tổ chức. I. Tổ chức và cơ cấu tổ chức 1. Tổ chức 1 Tổ chức là một thuật ngữ đa nghĩa. ♦ Trước hết, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. ♦ Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). Ví dụ như tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức thực thi chính sách, tổ chức triển khai dự án. ♦ Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. Như vậy, tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức. Những yêu cầu cơ bản trong công tác tổ chức là phân công khoa học, phân cấp rõ ràng, chỉ rõ 1 TS. Đoàn Thị Thu Hà- TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Giáo trình Khoa học quản lý – tập 2 - Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật - Hà nội - 2002, trang 5-6. nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp  tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận  đạt được các mục tiêu của tổ chức. Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực quản lý cho quá trình triển khai các kế hoạch, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức. Một doanh nghiệp nếu làm tốt công tác tổ chức thì sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp. 2. Cơ cấu tổ chức 2.1. Khái niệm 2 “ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và hướng tới các mục tiêu đã định.” Cơ cấu tổ chức là cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các bộ phận, phân hệ và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; giữa quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các bộ phận, phân hệ, các cá nhân và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2.2.Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 3 2.2.1.Có mối quan hệ giữa CMH và THH chức năng, nhiệm vụ và công việc. ♦ Đặc điểm:  Chuyên môn hoá là việc phân chia các nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người. ♦ Ưu điểm:  Con người có thể nhanh chóng hiểu được hoạt động của 2 TS. Đoàn Thị Thu Hà - TS. Nguyễn Thị Thu Huyền - Giáo trình Khoa học quản lý - Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật - Hà nội - 2002- trang 7. 3 Phần này được tổng hợp từ Giáo trình Khoa học quản lý -Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật – Hà Nội – 2002, trang 7- 48 và Giáo trình Quản trị học –Chủ biên PGS.TS.Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản Thống kê –Hà nội - 2003 –trang 224-228.  mình---> dễ tiến hành nắm được công việc, tăng được kĩ năng lao động---> năng suất lao động tăng lên một cách nhanh chóng, làm tăng hiệu quả hoạt động.  Chuyên môn hoá tạo ra nhiều việc cho nên tạo thuận lợi cho người lao động có thể chọn cho mình được công việc phù hợp với khả năng và sở thích.Dễ dàng cho quá trình đào tạo. ♦ Nhược điểm:  Chuyên môn hoá quá cao tạo ra sự nhàm chán trong công việc.  Khả năng thích nghi với môi trường khi môi trường thay đổi là thấp. Khả năng sáng tạo bị cản trở.  Thách thức đối với quá trình lập kế hoạch, công tác quản lý.  Tổng hợp hoá là một phân hệ, một con người làm nhiều công việc. ♦ Ưu điểm của tổng hợp hoá:  Làm cho đời sống tinh thần phong phú hơn.Dễ thích nghi với môi trường khi môi trường thay đổi.  Phát triển nguồn nhân lực--> Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau.  Tạo điều kiện cho người lao động được thăng tiến.  Các nhà quản lý ở cấp càng cao thì khả năng tổng hợp hoá của họ càng cao và tầm nhìn càng rộng hơn. ♦ Nhược điểm:  Chi phí cho đào tạo lớn, tuy nhiên nó lại gắn liền với lợi ích.  Nguy cơ là có được một nguồn nhân lực hiểu biết được nhiều nhưng lại không giỏi một công việc nào cả.Tuy nhiên, xu hướng là tăng cường tổng hợp đến mức cao nhất có thể. 2.2.2.Cấp quản lý và tầm quản lý Cơ cấu tổ chức thường có nhiều cấp quản lý. Vì quy mô của các tổ chức có xu hướng là tăng lên trong khi đó tầm quản lý hoặc tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý là hạn chế. Tầm quản lý là khả năng của một cán bộ quản lý có thể quản lý hoặc kiểm soát một cách hữu hiệu một số lượng nhất định người hay bộ phận. Có rất nhiều nghiên cứu về tầm quản lý trong đó có một nghiên cứu phổ biến là các nhà quản lý cấp cao chỉ có thể quản lý một cách hữu hiệu từ 4-6 người, cấp trung từ 6-12 và cấp cơ sở từ 12-22 người. Có thể chia các cán bộ quản lý trong tổ chức thành 3 cấp chính 4 : ♦ Cấp 1: bao gồm những người quản lý hàng đầu, phụ trách công tác chỉ đạo đường lối chiến lược, hành chính tổng quát của tổ chức. ♦ Cấp 2: gồm những người quản lý trung gian, đứng đầu các ngành chuyên môn của tổ chức. ♦ Cấp 3: gồm những người quản lý chỉ đạo thực hiện những công việc cụ thể trong các chuyên môn khác nhau 2.2.3.Các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức Trong tổ chức, thường tồn tại ba loại quyền hạn: ♦ Quyền hạn trực tuyến là quyền được ra quyết định. Trong một tổ chức chỉ có người lãnh đạo cao nhất mới có quyền hạn trực tuyến.(Chế độ một thủ trưởng). ♦ Quyền hạn tham mưu thuộc về các cá nhân hoặc các nhóm trong tổ chức, những người được đưa ra lời khuyên, là các chuyên gia, tư vấn, cố vấn. Quyền hạn tham mưu được khẳng định theo quy chế hoạt động.Trong thực tế, mối quan hệ giữa những người có quyền hạn trực tuyến và các tham mưu là một trong những mối quan hệ phức tạp nhất, mẫu thuẫn nhất trong tổ chức. ♦ Quyền hạn chức năng  Là quyền được kiểm soát những hoạt động, lĩnh vực hoạt động theo chế độ uỷ quyền. Quyền cho lời khuyên 4 PGS.TS. Nguyễn Thị Liên Diệp- Nhà xuất bản Thống kê –Hà Nội – 2003- trang 235.  Được ra quyết định tổ chức thực hiện những quyết định nhất định theo chế độ uỷ quyền.Ra một số quyết định liên quan đến nguồn lực.  Các quyết định uỷ quyền thường không gắn liền với việc định đoạt các nguồn lực cụ thể, thường chính sách, khuôn khổ hoạt động cho những lĩnh vực hoạt động nhất định của tổ chức.  Quyền hạn chức năng giúp phát huy tính sáng tạo của các nhà quản lý cấp trung và cấp cơ sở đồng thời giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao.  Nhưng quyền hạn này có một số nhược điểm như vi phạm chế độ một thủ trưởng, không nên lạm dụng và nên thận trọng khi sử dụng quyền hạn này. 2.2.4. Kết hợp giữa tập trung và phi tập trung trong quản lý (Phân cấp trong quản lý) 5 Tập trung xảy ra khi người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức nắm trong tay quyền ra phần lớn hoặc tất cả các quyết định. Còn phi tập trung trong quản lý tổ chức có nghĩa là người quản lý cấp cao của tổ chức chấp nhận trao cho nhà quản lý cấp thấp hơn quyền được ra các quyết định nhất định. Mức độ phi tập trung là cao khi số quyết định mà những người quản lý cấp trung được ra quyết định nhiều hơn, có tác động lớn và có liên quan đến những nguồn lực lớn của tổ chức như tài chính, nguồn nhân lực, công nghệ và thị trường. Xu hướng chung hiện nay trong một xã hội dân chủ đó là tăng mức độ phi tập trung trong quản lý các tổ chức. Tuy nhiên, phi tập trung quá trong tổ chức chỉ được thực hiện theo chế độ uỷ quyền. 2.2.5.Nhu cầu phối hợp Phối hợp là quá trình xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin, con người(mối quan hệ truyền thông) nhằm đảm bảo thực hiện 5 Phần này được tổng hợp từ Giáo trình Khoa học Quản lý Tập 2 – Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật 2002 – Hà nội – trang 40-41 những mục tiêu chung. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển mối quan hệ thông tin và truyền thông. Mức độ phối hợp còn tuỳ thuộc vào từng trường hợp vì nếu mối quan hệ thông tin mà quá đa dạng, mối quan hệ giữa con người quá chặt chẽ thì dẫn đến can thiệp quá sâu vào hoạt động của tổ chức.Phối hợp bên trong và phối hợp bên ngoài sẽ cho chúng ta những thông tin về môi trường từ đó có phản ứng thích hợp với sự thay đổi của môi trường. ♦ Các công cụ được sử dụng trong công tác phối hợp :  Các công cụ chính thức:  Các kế hoạch bao gồm: chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách, thủ tục, quy chế, hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động.  Sử dụng các hình thái cơ cấu tạo cơ sở tăng cường phối hợp  Thực hiện giám sát và ra quyết định của các nhà quản lý.Sử dụng hệ thống thông tin và truyền thông  Các công cụ phi chính thức:  Các nhà quản lý sử dụng nền văn hóa của tổ chức để tiến hành phối hợp như quan điểm, tư tưởng, hệ giá trị, lối sống được thừa nhận bởi tất cả mọi người trong tổ chức và tự nguyện tuân thủ.  Xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ truyền thông phi chính thức dựa trên mối quan hệ cá nhân. Tuy nhiên, cần thận trọng vì dễ làm xuất hiện những nhóm, êkíp. 3. Qui trình thiết kế cơ cấu tổ chức 3.1. Các loại cơ cấu tổ chức 3.1.1.Cơ cấu chức năng 6 ♦ Cơ sở để xây dựng các bộ phận và phân hệ: Các hoạt động có cùng chung tính chất được hợp nhóm vào cùng một bộ phận, phân hệ. ♦ Đặc điểm:Xuất hiện những bộ phận, phân hệ, thực hiện các hoạt động hay các lĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức. ♦ Ưu điểm:  Phát huy được những ưu điểm của chuyên môn hoá.  Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách mới chuyển dịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức. ♦ Nhược điểm: sẽ dẫn đến sự khó khăn trong quá trình phối hợp để thực hiện chức năng chung của tổ chức.Dẫn tới tách rời hoạt động của tổ chức với những mục tiêu hoạt động cụ thể của tổ chức. 6 TS.Nguyễn Thị Hồng Thuỷ –TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Lý thuyết Quản trị Kinh doanh –Nhà xuất bản Thống kê –Hà nội – 1997 - trang 242. GIÁM ĐỐC P.G Đ MAR PHÓ GĐ TP. NHÂN SỰ P.G Đ SX BÁN HÀNG QL BÁN HÀNG QUẢNG CÁO LẬP KH MAR N.CỨU TT PX 3 PX 2 PX 1 VẬT TƯ LẬP KH SX Bảng 1: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 7 3.1.2.Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng, địa dư. ♦ Cơ sở: Tất cả các hoạt động tham gia vào quá trình sản xuất phục vụ một hoặc một loại khách hàng, một hoặc một nhóm địa bàn gần gũi được hợp nhóm vào một bộ phận, phân hệ. ♦ Đặc điểm:Xuất hiện các bộ phận, phân hệ độc lập tương đối để phục vụ khách hàng hay địa bàn nhất định.Tạo ra những dịch vụ, sản phẩm phục vụ những nhu cầu cụ thể. ♦ Ưu điểm: 7 TS.Đoàn Thị Thu Hà -TS.Nguyễn Thị Thu Huyền - Giáo trình Khoa học quản lý- Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật - Hà nội – 2002 - trang10.  Quan trọng nhất là hướng tới các hoạt động cuối cùng để phục vụ môi trường.  Tập trung các nguồn lực vào các khâu xung yếu, vào các sản phẩm mà ta quan tâm.  Tạo cơ sở cho phân cấp quản lý hình thành những bộ phận và phân hệ mang tính độc lập tương đối để phục vụ môi trường.  Nếu những phân hệ đó mang tính độc lập được quyền hoạt động như là những tổ chức độc lập sẽ làm hình thành một loại cơ cấu mới, cơ cấu theo các đơn vị chiến lược. ♦ Nhược điểm:  Tình trạng cát cứ của các bộ phận, phân hệ.  Mất đi quyền kiểm soát đối với các phân hệ.  Có thể sẽ xa rời mục đích chung của tổ chức  Tranh giành các nguồn lực, phát triển mất cân đối giữa các lĩnh vực, các ngành. TGĐ P.GĐ MAR P.TGĐ SX P. TGĐ TC GĐ SPA GĐ SPB THIẾT KẾ KẾ TOÁN SX BH THIẾT KẾ KẾ TOÁN SX BH Bảng 2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 3.1.3.Cơ cấu theo quá trình ♦ Cơ sở: quy trình công nghệ để tạo ra những sản phẩm dịch vụ nhất định. ♦ Đặc điểm: Hình thành nên những bộ phận thực hiện những công đoạn để thực hiện công đoạn của qui trình công nghệ để tạo ra những sản phẩm nhất định. ♦ Ưu điểm:Theo sát qui trình công nghệ tạo điều kiện dễ dàng cho đầu tư đổi mới công nghệ một cách đồng bộ.Tạo điều kiện để phát huy ưu điểm của chuyên môn hoá theo dây chuyền sản xuất. ♦ Nhược điểm: Dẫn đến tình trạng đầu tư không đồng bộ. [...]... của tổ chức  Có thể nói cơ cấu tổ chức là một công cụ để thực hiện chiến lược vì quá trình quản trị chiến lược bao gồm: Lập kế hoạch chiến lược ,tổ chức cơ cấu thực hiện chiến lược, chỉ đạo và kiểm tra chiến lược .Cơ cấu phải thay đổi khi có sự thay đổi của chiến lược  Hình thái của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào các chiến lược mà tổ chức đó theo đuổi ♦ Qui mô và độ phức tạp của tổ chức  Trường hợp doanh. .. 3: Mô hình cơ cấu tổ chức theo quá trình 3.1.4 .Cơ cấu ma trận ♦ Cơ sở:  Những hoạt động tham gia vào việc thực hiện một chiến lược mang tính trọn gói do đó cơ sở là có những kế hoạch với mục tiêu lớn mang tính trọn gói  Xuất phát từ cơ cấu tổ chức mang tính cơ sở  Xuất hiện cơ cấu mà ở đó có những lãnh đạo chương trình, dự án, người này sẽ lấy người từ các bộ phận, phân hệ mang tính cơ sở ♦ Ưu điểm:... thiện cơ cấu tổ chức đó phải xuất phát từ việc nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá cơ cấu đó theo những tiêu chí nhất định.Để thực hiện được điều đó thì người ta biểu thị cơ cấu tổ chức dưới dạng sơ đồ cơ cấu, trong sơ đồ đó người ta chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc giữa các bộ phận, phân hệ và chức năng của từng phòng ban.Nội dung đó bao gồm: ♦ Phân tích tình hình thực hiện các chức. .. hợp lý của cơ cấu từ đó dự thảo cơ cấu mới 2 Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức Đối với bất kỳ một tổ chức nào dù là mới hay đang hoạt động thì quy trình hoàn thiện hay xây mới đều trải qua bốn bước sau: Bước 1: Nghiên cứu chiến lược và các yếu tố khác ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức Kết quả của bước này chính là mô hình cơ cấu tổng quát o Mức độ chuyên môn hoá của cơ cấu sâu như thế nào, và quá trình... trường mà khan hiếm về nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thì cơ cấu tổ chức có mối liên hệ hữu cơ những quyết định sẽ mang tính phi tập trung ♦ Thái độ của các nhà quản lý cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân viên ♦ Công nghệ: Phụ thuộc vào tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ II Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1 Nội dung phân tích cơ cấu tổ chức 10 Đối với những tổ chức đang hoạt động,... cáo với ai? o Phối hợp các bộ phận lại với nhau;Xây dựng cơ chế phối hợp ;Cơ chế giám sát sự phối hợp;Xây dựng các công cụ sử dụng để tiến hành phối hợp Bước 4: Thể chế hoá cơ cấu Đây là bước công bố cơ cấu tổ chức để mọi người trong công ty hiểu và nắm rõ làm cho cơ cấu mới hoạt động có hiệu quả Trong bước này sử dụng các công cụ: sơ đồ cơ cấu tổ chức, bản mô tả vị trí công tác và sơ đồ giao quyền quyết... Cơ cấu có khả năng thực hiện được các mục tiêu với chi phí thấp nhất 5 Những nguyên tắc khi thiết kế cơ cấu tổ chức 9 ♦ Nguyên tắc xác định theo chức năng  Khi xây dựng cơ cấu tổ chức, đầu tiên là chuyên môn hoá để phân chia tổng thể cơ cấu làm xuất hiện các chức năng Các chức năng 9 Phần này được tổng hợp từ Những vấn đề cốt yếu của quản lý –Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật –Hà nội – 2004 được... cậy của thông tin được cung cấp trong cơ cấu Lòng trung thành của cán bộ và nhân viên trong tổ chức 4.4 Tính linh hoạt Cơ cấu phải có khả năng thích nghi được với sự thay đổi của môi trường .Cơ cấu phải mang tính sáng tạo cao(tức là cơ cấu đó không chỉ đảm bảo việc thực hiện các chiến lược hiện tại mà còn đảm bảo được các chiến lược trong tương lai) 4.5 Tính hiệu quả Cơ cấu có khả năng thực hiện được... trong các dự án khi hết dự án thì họ lại quay trở lại tổ chức do vậy tính năng động cao ♦ Nhược điểm:  Thiếu tính ổn định  Là một loại hình cơ cấu phức tạp  Phá vỡ chế độ một thủ trưởng  Có thể làm diễn ra sự phân tán và tiêu tốn các nguồn lực một cách không hợp lý Bản TGĐ P.TGĐ MAR P.TGĐ KT TP TKẾ TP.CƠ KHÍ PTGĐ TC TP ĐIỆN CN ĐT A CN ĐT B g 4: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận8 3.1.5 .Cơ cấu tổ chức. .. phát triển thị trường nội bộ ♦ Nhược điểm:Tương đồng với nhược điểm của cơ cấu chức năng 4 Những yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức 4.1 Tính thống nhất trong mục tiêu Đảm bảo cho những con người, bộ phận trong tổ chức hoạt động theo định hướng mục tiêu chung 4.2 Tính tối ưu Đủ các bộ phận, phân hệ và con người để thực hiện các chức năng hoạt động.Mối quan hệ hợp lý giữa các bộ phận, phân hệ > đảm bảo . Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Quá trình quản lý gồm 4 chức năng trong đó tổ chức là chức năng thứ hai của quá. chuyên môn khác nhau trong tổ chức. I. Tổ chức và cơ cấu tổ chức 1. Tổ chức 1 Tổ chức là một thuật ngữ đa nghĩa. ♦ Trước hết, tổ chức là một hệ thống gồm