Phân tích tầm quan trọng của nghiên cứu hành vi tổ chức trong doanh nghiệp

Trong thực tế, các nhà quản lý ngày càng áp dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại để kiểm soát người lao động trong tổ chức của mình và các nhà quản lý đều nhận thức rằng kiểm soát là ch

PHAN TICH TẦM QUAN TRỌNG CỦA NGHIEN CỨU HANH VI TỔ

CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP

Để trả lời câu hỏi này, trước hết ta phải hiểu khái niệm thế nào là hành vi tổ chức (OB), vai trò và chức năng của OB là gì

Khái niệm hành vi tổ chức: là hành vi của con người trong tổ chức thông qua

nghiên cứu một cách hệ thống về hành vi và thái độ của con người trong mối tương tác giữa cá nhân, nhóm và tổ chức

Hành vi tổ chức liên quan đến hành xử của các cá nhân và nhóm trong một tổ chức hoặc trong doanh nghiệp

Hành vi tổ chức bao gồm 2 đặc trưng riêng biệt:

- Tính liên ngành: Đúc rút từ các nghiên cứu về tâm lý, xã hội, khoa học chính trị, kinh tế, nhân loại học, triết học, lao động học và các ngành khoa học xã hội khác

- Tính biện giải: Hiện hữu nhằm giải thích hành vi của các cá nhân và nhóm trong các tổ chức/doanh nghiệp Hiện diện với dạng thức các lý luận và mô hình mô tả các mối quan hệ giữa những biến tố

- Nói một cách đơn giản, hành vi tổ chức nghiên cứu những điều mà con

người suy nghĩ, cảm nhận và hành động trong một tổ chức (McShane et al., 2005). Ví

dụ, một nhân viên thường hay vắng mặt trong tổ chức, hành vi này nói lên điều gì? Người nhân viên này có hài lòng với công việc của mình không? Anh ta nghĩ về tổ chức như thế nào mà lại có hành động như vậy? Đó chính là điều mà các học giả về hành vi tổ chức quan tâm Họ đã tiến hành nghiên cứu để tìm ra những yếu tố ảnh hưởng đến suy nghĩ, cảm nhận và hành động của nhân viên.

Vai trò của hành vi tổ chức: Nâng cao hiệu quả quản lý, phát huy vai trò của

con người trong tổ chức, khai thác một cách tối ưu nguồn nhân lực, phát huy tính sáng tạo của con người v.v… tạo nên được mối quan hệ gắn bó giữa con người với tổ chức

Chức năng của hành vi tổ chức: có 3 chức năng cơ bản là: giải thích, dự đoán

và kiểm soát

Chức năng giải thích

Chức năng Giải thích của Hành vi tổ chức giúp nhà quản lý tìm cách lý giải những hành vi của cá nhân, nhóm và tổ chức Theo quan điểm quản lý thì “Giải thích”

có thể là chức năng ít quan trọng nhất trong số ba chức năng của Hành vi tổ chức bởi

vì nó diễn ra khi sự việc đã xảy ra

Chức năng dự đoán

Dự đoán là nhằm vào các sự kiện sẽ diễn ra trong tương lai Nó tìm cách xác định một hành động cho trước sẽ dẫn đến những kết cục nào

Chức năng kiểm soát

Kiểm soát là tác động đến người khác để đạt được những mục tiêu nhất định Chức năng kiểm soát của Hành vi tổ chức là chức năng gây tranh cãi nhiều nhất Có quan điểm cho rằng kiểm soát hành vi của người lao động là vi phạm tự do cá nhân; kiểm soát người khác khi mà bản thân người đó không biết mình bị kiểm soát là không “danh chính ngôn thuận” về mặt đạo đức Đối lập với quan điểm này, đa số các nhà quản lý và các nhà nghiên cứu hiện nay cho rằng kiểm soát hành vi trong khuôn khổ tổ chức là điều hết sức cần thiết Không vi phạm quyền tư do cá nhân mà ngược lại nó có tác dụng bảo vệ cá nhân và đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức

Trong thực tế, các nhà quản lý ngày càng áp dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại để kiểm soát người lao động trong tổ chức của mình và các nhà quản lý đều nhận thức rằng kiểm soát là chức năng quan trọng của Hành vi tổ chức nó đảm bảo tính hiệu quả trong công việc của tổ chức

Tầm quan trọng của quản trị hành vi tổ chức đối với các nhà lãnh đạo, quản lý: Quản trị hành vi đối với các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp là cần thiết vì: Một tổ chức/doanh nghiệp sẽ có rất nhiều cá nhân tham gia thực hiện mỗi nhiệm vụ khác nhau

- Nó giúp cho các nhà quản lý, lãnh đạo tổ chức/doanh nghiệp có cơ sở để hiểu được thái độ và động lực động viên của mỗi cá nhân trong tổ chức/doanh nghiệp của mình

- Hiểu rõ nhận thức của nhân viên

Trên thực tế, có rất nhiều hành vi mà nhân viên có thể biểu hiện trong công ty Trong đó có 4 biểu hiện chính là: Năng suất làm việc, sự vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, mức độ hài lòng của nhân viên trong tổ chức

- Năng suất: Một tổ chức được coi là có năng suất khi nó đạt được mục tiêu đề

ra và biết chuyển đổi những yếu tố đầu vào thành các sản phẩm ở mức chi phí thấp nhất Như vậy năng suất sẽ bao hàm cả hiệu suất lẫn hiệu quả Ví dụ, một bệnh viên được coi là làm việc có hiệu quả khi nó đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và bệnh viện sẽ được coi là có hiệu suất khi khi nó vận hành với mức chi phí thấp

- Sự vắng mặt: Tổ chức sẽ gặp khó khăn trong hoạt động nếu như tỉ lệ vắng

mặt của nhân viên trong tổ chức quá cao Bạn hãy hình dung, công việc sẽ ra sao nếu những người cần giải quyết lại vắng mặt Thực ra, không phải mọi sự vắng mặt đều có hại cho tổ chức Khi rơi vào trường hợp đau bệnh, mệt mỏi hay căng thẳng thái quá thì chúng ta cần phải

nghỉ ngơi vì nếu đi làm, năng suất có thể giảm hoặc phạm phải những sai lầm đáng tiếc Nhưng trong mô hình này, những nhà nghiên cứu giả định rằng sự vắng mặt của nhân viên là điểm bất lợi cho tổ chức

- Tỷ lệ thuyên chuyển: Mức độ thuyên chuyển trong tổ chức càng cao đồng

nghĩa với việc tăng chi phí tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo Ngoài ra, tỉ lệ thuyên chuyển cao cũng ảnh hưởng đến năng suất làm việc, đặc biệt là đối với những nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm

Ví dụ, một trường đại học cần phải mất 3 đến 5 năm để đào tạo được một giảng viên

có thể đứng lớp đạt yêu cầu Vậy nếu người này rời bỏ tổ chức thì nhà trường lại phải mất một khoảng thời gian tương đương tiếp theo để đào tạo một giảng viên khác có thể đạt yêu cầu như vậy

- Hài lòng trong công việc: Sự hài lòng được định nghĩa là sự khác biệt giữa

giá trị phần thưởng mà nhân viên nhận được với giá trị phần thưởng mà họ tin mình sẽ nhận được Thật ra, hài lòng trong công việc phản ánh thái độ hơn là hành vi, nhưng

vì có liên quan đến các yếu tố thực hiện công việc và là mối quan tâm của các nhà quản trị nên hài lòng trở thành một biến phụ thuộc rất quan trọng Hầu hết mọi người đều tin rằng sự hài lòng sẽ giúp nhân viên làm việc có năng suất hơn so với những nhân viên bất mãn

Một nhà quản trị thành công (thành công ở đây được hiểu là sự thăng tiến trong

tổ chức) dành rất nhiều thời gian làm việc của mình để giao tế và dành ít thời gian hơn cho quản trị nhân sự

Một nhà quản lý hiệu quả (hiệu quả được đo bằng số lượng và chất lượng công việc, sự hài lòng và cam kết gắn bó của cấp dưới với tổ chức) sẽ dành rất nhiều thời gian cho truyền thông, và dành ít thời gian hơn để giao tế

Như vậy dù muốn trở thành một nhà quản lý thành công hay một nhà quản lý hiệu quả thì chúng ta đều cần phải chú trọng phát triển kỹ năng con người trong đó bao hàm cả giao tế và truyền thông Chính vì lẽ đó, quản trị hành vi được sử dụng rộng rãi để cải thiện kỹ năng con người cho nhà quản lý Đó chính là mối liên hệ giữa hành vi tổ chức và quản trị

Câu 2: Trình bày bản chất của mô hình hành vi

Trả lời:

Mô hình hành vi tổ chức được xây dựng dựa trên hàm số toán học là Y=f(X) trong đó Y là biến phụ thuộc và X là biến độc lập

Vậy kết quả của Y chịu ảnh hưởng và bị chi phối bởi các biến X

Các biến phụ thuộc ở đây được hiểu là năng suất, sự vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển và mức độ hài lòng trong công việc (cụ thể đã nói ở trên)

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến năng suất, tỉ lệ vắng mặt, mức thuyên chuyển

và sự hài lòng trong tổ chức? Theo nghiên cứu của các học giả thì có rất nhiều yếu tố, được nhóm thành 3 nhóm: các biến ở cấp độ cá nhân, ở cấp độ nhóm làm việc và ở cấp độ tổ chức

1 Các biến ở cấp độ cá nhân bao gồm:

- Đặc tính tiểu sử (tuổi, giới tính, tình trạng gia đình, thâm niên)

- Khả năng của mỗi người

- Tính cách con người

- Quan niệm về giá trị của mỗi cá nhân

- Thái độ của từng cá nhân

- Nhu cầu động viên của mỗi người

2 Các biến ở cấp độ nhóm:

- Cơ cấu của nhóm

- Truyền thông trong nhóm

- Phong cách lãnh đạo

- Quyền lực và mâu thuẫn trong nhóm

3 Các biến ở cấp độ tổ chức:

- Cơ cấu tổ chức

- Văn hóa tổ chức

- Chính sách nhân sự của tổ chức

Mô hình hành vi tổ chức trên thực tế cũng đề cập đến một số yếu tố bên ngoài như sự thay đổi, sự căng thẳng trong công việc, công nghệ

Tóm lại mô hình hành vi tổ chức được sơ đồ hóa nó thành một công thức như sau:

Câu 3: Giả sử anh/chị hiện đang nắm giữ cương vị lãnh đạo hay quản lý tại một công ty nhất định nào đó, hãy trình bày kế hoạch áp dụng các nội dung môn học OB vào chính tình huống của Công ty đó.

Trả lời:

Trong công ty, vấn đề nhân sự luôn gây “nhức đầu” cho nhà quản trị Nhà quản trị phải “động viên” cấp dưới để cấp dưới cống hiến hết khả năng làm việc của mình với sự nỗ lực cao nhất nhằm thực hiện mục tiêu của Công ty Để thức đẩy nhân viên, nhà quản trị phải biết cách đối xử với con người Để đạt được kết quả cao nhất, nhà quản trị phải đảm bảo rằng nhân viên luôn ở trong tình trạng được thỏa mãn nhu cầu riêng cũng như nhu cầu chung trong tổ chức

Thuyết tháp nhu cầu của A.Maslow:

Theo A.Maslow: con người có những cấp độ nhu cầu khác nhau Khi thỏa mãn nhu cầu cấp độ thấp, một nhu cầu ở cấp độ cao hơn sẽ trở thành tác lực thúc đẩy Sau khi một nhu cầu được đáp ứng, một nhu cầu khác sẽ xuất hiện Kết quả là con người luôn có những nhu cầu chưa được đáp ứng và những nhu cầu này thúc đẩy con người thực hiện những công việc nào đó để thỏa mãn chúng

Maslow chia nhu cầu thành 5 cấp độ (từ thấp đến

cao)

- Các nhu cầu tồn tại hay nhu cầu sinh lý

- Nhu cầu an toàn hay nhu cầu được bảo vệ

- Nhu cầu xã hội

- Nhu cầu được kính trọng hay được công nhận

- Nhu cầu tự hoàn thiện

Nhu cầu trở thành động lực quan trọng và việc tác động vào nhu cầu cá nhân sẽ thay đổi được hành vi của con người Biểu hiện các cấp độ nhu cầu của người lao động tương ứng trong Công ty:

Nhu cầu Sự thể hiện

Tồn tại Thức ăn, nhà ở, nghỉ ngơi

An toàn Nơi làm việc an toàn, việc làm được đảm bảo, an toàn về

thân thể

Xã hội Là thành viên của tổ chức, được giao lưu, chia sẻ, hợp tác

Được công nhận Được ghi nhận thành tích bằng các phần thưởng, địa vị,

cơ hội thăng tiến

Tự hoàn thiện Phát triển tài năng, những triển vọng nghề nghiệp

Nhu cầu cơ bản về sinh lý có thể được đáp ứng thông qua mức lương tốt, đài thọ bữa trưa hoặc ăn giữa ca miễn phí, hoặc bảo đảm các khoản phúc lợi khác Đáp ứng nhu cầu về quan hệ xã hội thể hiện qua các hoạt động giao lưu, sinh hoạt tập thể ngoài giờ làm việc giữa các bộ phận trong công ty Đồng thời, những hoạt động này còn giúp phát triển ý thức cộng đồng hay tinh thần đồng đội Đối với nhu cầu tự hoàn thiện, nhà quản lý có thể tạo cơ hội phát triển những thế mạnh cá nhân Đồng thời, người lao động cần được đào tạo và và có cơ hội tự nâng cấp bản thân, cần được khuyến khích tham gia vào sự phát triển chung của doanh nghiệp hoặc tổ chức

Thuyết hai nhân tố của Herzberg:

Theo F.Herzberg: ông chia các yếu tố tạo động lực cho người lao động thành hai loại:

- Yếu tố duy trì – thuộc về sự thỏa mãn bên ngoài

- Yếu tố thúc đẩy – thỏa mãn bản chất bên trong

Thuyết hai nhân tố của Herzberg biểu hiện trong Công ty như sau:

Lý thuyết hai yếu tố

Các yếu tố duy trì (phạm vi công việc)

Các yếu tố thúc đẩy (nội dung công việc) Lương và các khoản phúc lợi

phụ

Công việc có ý nghĩa

Sự giám sát Cảm nhận về sự hoàn thành

Điều kiện làm việc Có cơ hội thăng tiến

Các chính sách quản trị Sự công nhận khi hoàn thành công

việc Nhóm thứ nhất: Các yếu tố duy trì chỉ có tác dụng duy trì trạng thái làm việc bình thường Mọi nhân viên đều mong muốn nhận được tiền lương tương xứng với sức lực của họ, công ty được quản trị một cách hợp lý và điều kiện làm việc của họ được thoải mái Khi các yếu tố này được thỏa mãn, đôi khi họ coi đó là điều tất nhiên Nhưng nếu không có chúng, họ sẽ trở nên bất mãn và hiệu suất làm việc giảm sút

Nhóm thứ hai: Các yếu tố thức đẩy là những yếu tố có tác dụng thúc đẩy thật sự, liên quan đến bản chất công việc Khi thiếu vắng các yếu tố thúc đẩy, nhân viên sẽ biểu lộ

sự không hài lòng, lười biếng và thiếu sự thích thú làm việc Những điều này gây ra sự bất ổn về mặt tinh thần

Vì vậy, theo Herzberg, thay vì cố gắng cải thiện các yếu tố duy trì, các nhà quản trị nên gia tăng các yếu tố thúc đẩy nếu muốn có sự hưởng ứng tích cực của nhân viên

Mối quan hệ giữa thuyết tháp nhu cầu của Maslow và thuyết hai yếu tố của

Herzberg:

Thuyết nhu cầu của Maslow giúp nhà quản trị đánh giá được cấp độ nhu cầu của mỗi nhân viên, trong mỗi hoàn cảnh cụ thể để lựa chọn một giải pháp tạo động lực phù hợp Với một nhân viên vừa mới được tuyển dụng đang cần việc làm và có thu nhập

cơ bản, mức lương hợp lý là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu Còn một nhân viên

đã có “thâm niên” công tác trong công ty, công việc đã thuần thục và tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm công tác tiền lương đã được trả cao thì nhu cầu của nhân viên

đó phải là đạt được vị trí, chức vụ mong doanh nghiệp hoặc tổ chức Cũng có không ít nhân viên tuy còn trẻ song đã có triển vọng nghề nghiệp với mức lương cao và đảm nhiệm vị trí công tác quan trọng công ty Họ lại cần được thể hiện mình trong những nhiệm vụ mang tính thách thức hơn, qua đó họ không chỉ chứng tỏ được năng lực mà còn có cơ hội nâng cao trình độ

Thuyết hai nhân tố của Herzberg giúp nhà quản trị dựa trên sự phân loại , đánh giá cấp

độ nhu cầu của mỗi nhân viên (theo thuyết tháp nhu cầu của Maslow) để từ đó phân loại nhu cầu vào yếu tố duy trì hay thúc đẩy Đối với các nhân viên mới tuyển dụng chỉ quan tâm vấn đề thu nhập cơ bản, hợp lý và luôn đảm bảo công việc hoàn thành như được giao mà không quan tâm với việc mở rộng quan hệ, thăng tiến… thì nhà quản trị chỉ cần tác động tới lương sẽ tạo được sự thỏa mãn trong công việc Việc tác động vào nhóm lao động này chủ yếu là nhóm các nhân tố duy trì Trong quá trình tác động đó, nhà quản trị luôn quan sát nhân viên của mình, phát hiện bồi dưỡng, tạo ra các “kích thích” để phát hiện sự thay đổi trong tư duy của nhân viên và trên cơ sở đó

sử dụng các tác động thuộc nhân tố thúc đẩy như cảm nhận sự hoàn thành trong công việc, công việc có ý nghĩa, cơ hội thăng tiến để tác động nhằm kích thích sự sáng tạo, công hiến trong công việc Đó có thể chỉ là việc sắp xếp lại công việc cho phù hợp với năng lực, sở thích của nhân viên hay luân chuyển công việc trong nội bộ phòng, công

ty mỗi khi xuất hiện sự trì trệ, chán nản

Áp dụng thuyết thuyết tháp nhu cầu của Maslow và thuyết hai yếu tố của Herzberg vào quản trị hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Hoàn Kiếm (VCB Hoàn Kiếm)

VCB Hoàn Kiếm hoạt động trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng, là chi nhánh cấp 1 hạch toán độc lập VCB Hoàn Kiếm có trụ sở tại 23 Phan Chu Trinh Hoàn Kiếm, Hà Nội Sơ đồ tổ chức tại VCB Hoàn Kiếm:

VCB Hoàn Kiếm là môi trường làm việc năng động, sáng tạo và là môi trường tốt để phấn đấu học hỏi, chứng minh bản thân Đối với các nhân viên mới được tuyển dụng, điều đầu tiên họ muốn là một môi trường làm việc tốt và có thu nhập khá (đạt được mức kỳ vọng) Việc sắp xếp công việc dựa vào các vị trí đăng ký tuyển dụng, xét duyệt của hội đồng tuyển dụng cán bộ Trong thời gian đầu, nhân viên mới luôn thể hiện hết khả năng và ra sức học hỏi quy trình nghiệp vụ, các thao tác tác nghiệp trực tiếp trên giấy tờ, hệ thống máy tính Thời gian để nắm bắt nghiệp vụ cơ bản, sử dụng được các hệ thống đáp ứng yêu cầu công việc là khoảng 6 tháng đến 1 năm Và trong

03 năm đầu tiên, mối quan tâm của nhân viên mới chủ yếu là thu nhập và sự thú vị của công việc hiện tại Đối với các Phòng nghiệp vụ giao dịch trực tiếp với khách hàng, việc thỏa mãn trong công việc đó là việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, là sự vui vẻ quan tâm khách hàng giành cho nhân viên và cùng với đó là việc hoàn thành các chỉ tiêu được giao như: Huy động vốn, mở mới tài khoản, phát hành thẻ… Như vậy, theo tháp nhu cầu của Maslow, đối với các nhân viên mới (từ 3 năm trở xuống) của VCB

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG KHÁCH HÀNG

PHÒNG

HCNS

PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG TTQT&

KDDV

PHÒNG NGÂN QUỸ

PHÒNG GIAO DICH

TỔ

KIỂM

TRA

GIÁM

SÁT

TUÂN

THỦ

TỔ TIN HỌC

PGD KIM ĐỒNG

PGD NGUYỄN

AN NINH

PGD BẠCH MAI

PGD ĐỊNH CÔNG

TỔ TỔNG HỢP

PGD

LÒ ĐÚC