CẨM NANG LÀM VIỆC NHÓM, HỌP VÀ TẬP HUẤN

MỤC LỤC Trang Lời Mở Đầu Chương VỀ ĐỐI THOẠI TẠI SAO CHÚNG TA CẦN ĐỐI THOẠI? ĐỐI THOẠI LÀ GÌ? TRANH LUẬN & ĐỐI THOẠI …………………………………………………………… Sự khác giữu Đối thoại Tranh luận ……………………………….5 THẢO LUẬN LÀ GÌ? CÁC DẠNG TRÒ CHUYỆN ………………………………………………… THẾ NÀO LÀ ĐÀM PHÁN? QUY TRÌNH CỦA TRÌNH ĐỐI THOẠI .………………………………………….9 SỰ CỘNG TÁC …………………………………………………………………… 11 Chương NHỮNG NGUYÊN TẮC CĂN BẢN CỦA QUÁ TRÌNH ĐỐI THOẠI 13 ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP LÀ GÌ? 13 ĐIỀU PHỐI VIÊN HỘI THẢO LÀ AI? 15 CÁC GIÁ TRỊ VÀ THÁI ĐỘ.………………………………………………………………………17 ĐỘNG LỰC CÁC QUI TRÌNH NHÓM ………………………………………………… 18 ĐIỀU PHỐI VIÊN HỘI THẢO NỘI BỘ VÀ TH NGỒI …………………………… 20 KHƠNG GIAN ĐỐI THOẠI…………………………………………………………………….…20 ÂM NHẠC VÀ NHỮNG BÀI HÁT…………………………………………………………….… 22 SẮP XẾP PHÒNG HỌP…………………………………………………………………………… 23 KẾT LUẬN …………………………………………………………………………………… 25 Chương KỸ THUẬT KHƠNG GIAN MỞ 26 KHƠNG GIAN MỞ LÀ GÌ? 26 AI CĨ THỂ SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP KHƠNG GIAN MỞ? 26 KHI NÀO NÊN VÀ KHÔNG NÊN SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP NÀY………………… 27 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN PHƯƠNG PHÁP…………………………………………………… 28 MỘT QUI TRÌNH KHƠNG GIAN MỞ ĐIỂN HÌNH SẼ NHƯ THẾ NÀO? 29 CHỌN ĐÚNG CHỦ ĐỀ .…………………………………………………………….31 MỘT CUỘC HỌP SỬ DỤNG KHÔNG GIAN MỞ SẼ KÉO DÀI BAO LÂU? 32 Ví dụ chương trình họp ngày………………………………………….…… 33 BỐN NGUYÊN TẮC, MỘT QUI LUẬT VÀ MỘT LƯU Ý ….….….……34 MỜI KHÁCH …………………………………………………………………………….….…37 TỔ CHỨC KHÔNG GIAN MỞ Ở ĐÂU? 37 GIỚI THIỆU MỘT CUỘC HỌP KHÔNG GIAN MỞ.……………………………….….… 38 Giới thiệu kiện …………………………………………………………….… 38 GHI NHẬN THÔNG TIN .…………………………………………………….…… 41 Ví dụ báo cáo người khởi xướng …………………………………… … 41 TÍCH HỢP CÁC Ý KIẾN VÀ LẬP RA KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG…… .……….…….41 VÒNG TRÒN KẾT THÚC VÀ PHẢN HỒI ………………………………………………… 43 DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN LÀM………………………………………….…………… 43 SÁCH VÀ ĐỊA CHỈ THAM KHẢO THÊM…………………………………………………… 45 Chương THẾ GIỚI CÀ PHÊ 46 THẾ GIỚI CÀ PHÊ LÀ GÌ? 46 AI CÓ THỂ SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP NÀY? 48 KHI NÀO NÊN VÀ KHÔNG NÊN SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP NÀY…………………….48 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN PHƯƠNG PHÁP…………………………………………………… 49 CÁC NGUYÊN TẮC CHO THẾ GIỚI CÀ PHÊ …………………….………… 50 Ví dụ câu hỏi thảo luận Tuy nhiên ………… 53 bạn đừng chần chừ phát triển câu hỏi riêng LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO RA BẦU KHƠNG KHÍ CÀ PHÊ…………………… ………….55 TÔI LÀ ĐIỀU PHỐI VIÊN HỘI THẢO - TƠI NÊN LÀM GÌ? 56 Tơi chủ tọa bàn, tơi phải làm gì? 57 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN BUỔI CÀ PHÊ .57 NHỮNG CÁCH TRỰC QUAN HÓA KIẾN THỨC & HIỂU BIẾT THẤU SUỐT …….59 MỘT SỐ SUY NGHĨ QUAN TRỌNG ………………………………………………………… 60 DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM………………………………………………………….…………61 Danh sách việc cần làm cho Buổi cà phê giới 61 SÁCH VÀ ĐỊA CHỈ THAM KHẢO THÊM…………………………………………………… 62 Chương CÂU HỎI TÍCH CỰC 63 CÂU HỎI TÍCH CỰC LÀ GÌ .………………………………………… .….……64 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN PHƯƠNG PHÁP ……………………………………… …….…… 65 HÌNH DUNG CHICAGO …………………………………………………………….…… 66 CUỘC QUI TỤ SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP CÂU HỎI TÍCH CỰC………………… 67 CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC QUI TỤ AI……………………….……………………….……67 Câu hỏi để xác định chủ đề then chốt ………………….……….…….…68 CHU TRÌNH BỐN CHIỀU………………………………………………………………………….69 Ví dụ hướng dẫn vấn……………………………………………… … 70 Ví dụ mục tiêu mang tính thử thách……………………… …….74 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THÀNH CÔNG………………………………………………………….……….76 ÁP DỤNG AI………………………………………………………………………………………… 77 LÊN KẾ HOẠCH MỘT QUI TRÌNH AI ……………………………………………………… 78 LƯU LẠI KẾT QUẢ ……………………………………………………………….… 78 SAU CUỘC QUI TỤ - CHUYỆN GÌ XẢY RA TIẾP THEO? 79 NHỮNG LÝ THUYẾT ĐẰNG SAU AI… ………………………….… 79 TÀI LIỆU ĐỌC THÊM…………………………………………………………………………… 81 Chương TÌM KIẾM TƯƠNG LAI 81 HỘI NGHỊ TÌM KIẾM TƯƠNG LAI LÀ GÌ? 81 SỐ LƯỢNG THÀNH PHẦN THAM DỰ…………………………………………………………83 KHI NÀO NÊN VÀ KHÔNG NÊN SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP NÀY ………………….83 LỊCH SỬ VÀ LÝ THUYẾT CỦA PHƯƠNG PHÁP ………………………………………… 84 NHỮNG CÁCH ỨNG DỤNG CÓ THỂ………………………………………………………….85 Năm nhiệm vụ Tìm Kiếm Tương Lai ………………………………… 85 TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ .…………………………………… 85 CÁCH BẾ MẠC MỘT HỘI NGHỊ ………………………………………….……… 93 DANH SÁCH PHƯƠNG TIỆN SỬ DỤNG…………………………………………………… 93 SÁU NGUYÊN TẮC CỦA PHƯƠNG PHÁP NÀY……………………………………… 94 Câu chuyện ………………………………………………………………………… 95 AI CÓ THỂ DẪN DẮT MỘT SỰ KIỆN TÌM KIẾM TƯƠNG LAI? 96 NGUYÊN TẮC THEN CHỐT CỦA PHƯƠNG PHÁP NÀY …………………………… 96 Truyện ngụ ngôn Những anh mù Con voi .……………………… 97 BA SUY NGHĨ CUỐI CÙNG VỀ PHƯƠNG PHÁP TÌM KIẾM TƯƠNG LAI …………98 SÁCH VÀ ĐỊA CHỈ THAM KHẢO THÊM…………………………… 99 Chương BỂ CÁ VÀ CHU TRÌNH XA-MƠ-A 100 BỂ CÁ LÀ GÌ? 100 NHỮNG LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP BỂ CÁ? 101 THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO………………………………………………………………… 101 KHI NÀO NÊN SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP BỂ CÁ ……………………………… .102 VAI TRÒ CỦA ĐIỀU PHỐI VIÊN HỘI THẢO…………………………………………… 102 NHỮNG BIẾN TẤU KHÁC CỦA PHƯƠNG PHÁP………………………………………… 103 CHU TRÌNH XA-MƠ-A…………………………………………………………………………….103 Qui định tảng cho chu trình Xa-mơ-a……………………………………104 MỘT SỐ SUY NGHĨ CUỐI CÙNG………………………………………………………………105 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………………………………105 Chương ĐOÀN LỮ HÀNH 106 PHƯƠNG PHÁP ĐỒN LỮ HÀNH LÀ GÌ? 106 Về tên phương pháp……………………………………………………………… 106 THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO…………………………………………………………………… 107 SUY NGHĨ CUỐI CÙNG ……………… ……………………………………………………… 110 Chương BUỔI TỌA ĐÀM 111 BUỔI TỌA ĐÀM LÀ GÌ? 111 KHI NÀO THÌ SỬ DỤNG BUỔI TỌA ĐÀM? 111 THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO…………………………………………………………………… 112 Mẹo nhỏ cho chủ tọa……………… …………………………………………… 113 Chương 10 BIÊN NIÊN KÝ 114 LỢI ÍCH CỦA BIÊN NIÊN KÝ………………….…………………………………………………114 MỘT QUI TRÌNH BIÊN NIÊN KÝ DÀI BAO LÂU? 115 SỬ DỤNG LOẠI BIÊN NIÊN KÝ NÀO? 115 PHÂN TÍCH BIÊN NIÊN KÝ… ………………………………………………………………….118 HOẠT ĐỘNG TẠO TÁC………………………………………………………………………… 118 MỘT SỐ SUY NGHĨ VỀ VIỆC DẪN DẮT HOẠT ĐỘNG BIÊN NIÊN KÝ…………… 119 TÀI LIỆU ĐỌC THÊM… ………………………………………………………………………… 120 Chương 11 ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP SINH ĐỘNG 121 MỘT SỐ LƯU Ý ĐẦU TIÊN…………………………………………………………………….…121 ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP SINH ĐỘNG LÀ GÌ? 121 LÀM THẾ NÀO ĐỂ DẪN DẮT SỰ KIỆN……… …………………………………………… 122 AN TOÀN – TÍNH CHẤT CẦN THIẾT CHO ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP SINH ĐỘNG…124 KHỞI ĐỘNG CUỘC HỌP……….……………………………………………………………… 126 KẾT THÚC CUỘC HỌP……………………………………….…………………………………….127 CÂU CHUYỆN CỦA ĐIỀU PHỐI VIÊN CUỘC HỌP…………………………………… 128 CÂU CHUYỆN 1: HỘI ĐỒNG THÔNG THÁI…………………………………………………128 CÂU CHUYỆN 2: HỘI ĐỒNG HIỂU BIẾT SÁNG TẠO…………………………………… 128 MỘT SỐ SUY NGHĨ CUỐI CÙNG…………………………………………………………… 129 THAM KHẢO THÊM………………………………………………………………………………… 129 Chương 12 KIẾN LẬP VIỄN CẢNH 130 KIẾN LẬP VIỄN CẢNH LÀ GÌ?……………….……………………………………………….…130 KHI NÀO THÌ SỬ DỤNG PHÉP KIẾN LẬP VIỄN CẢNH? 130 LỊCH SỬ PHƯƠNG PHÁP 131 TIẾP CẬN TỪNG BƯỚC VÀO KIẾN LẬP VIỄN CẢNH…………………………………….132 NHỮNG BIẾN TẤU TRONG KIẾN LẬP VIỄN CẢNH…………………………………… 137 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM……………………………….…………………………………….138 MẸO VÀ CẢNH BÁO ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG…………………………………….139 TR Ư ỜNG HỢP N GH IÊ N C ỨU…………………………………………………… 140 QUI TRÌNH KIẾ N LẬ P V IỄ N CẢ NH MO NT FLEUR TÀI LIỆU ĐỌC THÊM… ………………………………………………………………………… 141 LỜI MỞ ĐẦU Bất kể buổi tập huấn, giảng dạy, trình đưa định nhóm việc phân tích cụ thể vấn đề quan trọng tập thể, người áp dụng phương pháp tích cực, người kích hoạt cách mạnh mẽ kiến thức, lực động học tập người tham gia Thêm vào đó, việc sử dụng phương pháp tạo thêm nhiều hội cho người tham gia thực thực hành điều mà học Kể từ nhiều năm, Việt Nam có bước nhảy vọt kinh tế nhìn chung trình chuyển đổi ngày nhanh chóng Kết hầu hết lĩnh vực hoạt động tổ chức, người ta thường xuyên phải đứng trước định quan trọng, phải tiến hành triển khai bước thay đổi Nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán ngày tăng Do vậy, chương trình đào tạo giảng dạy cần phải thiết kế sát với thực tiễn, nhằm đảm bảo cho học viên áp dụng nội dung học nhanh chóng có chất lượng cao Viện Friedrich-Ebert tổ chức đầu tiên, từ cách 10 năm, bắt tay vào giảng dạy áp dụng cách hệ thống nguyên tắc đào tạo người trưởng thành theo hướng đại tích cực Kết hoạt động hình thành tổ chức câu lạc giảng viên đào tạo theo phương pháp nhiều tổ chức đối tác Học viện Chính trị-Hành quốc gia Hồ Chí Minh Tổng liên đồn Lao động Việt Nam Có thể nhận thấy việc áp dụng „phương pháp tích cực“ theo tên gọi chúng Việt Nam ngày phổ biến đem lại nhiều kết khả quan Bên cạnh đó, việc áp dụng cách có hệ thống phương pháp tích cực có tác động khơng nhỏ tới văn hố thảo luận hết tới phát huy dân chủ nội tổ chức „Nền Dân chủ cần người dân chủ“ (Willy Brandt) – Nhóm làm việc cần thành viên có lực làm việc theo nhóm – Các tổ chức cần có kinh nghiệm, hiểu biết động làm việc cán - phương pháp tích cực, áp dụng đúng, giúp hình thành xác lực này! Tuy nhiên nay, phương pháp tích cực thường áp dụng nhóm nhỏ nhiều khơng q 20 người Song khơng thiết phải vậy! Có phương pháp phù hợp với nhóm có số lượng người tham gia lớn Bởi vậy, bên cạnh phương pháp sử dụng nhóm nhỏ, tài liệu tập huấn giới thiệu phương pháp áp dụng cho nhóm đơng học viên Cuốn sách hướng dẫn sử dụng sổ tay tài liệu tập huấn dành cho giảng viên học viên Chúng hi vọng, sách đáp ứng tốt nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu sách tra cứu phục vụ nhiều tập huấn Joerg Bergstermann Trưởng Đại diện Văn phòng Viện Friedrich-Ebert Viêt Nam CẤU TRÚC CUỐN SÁCH Cuốn sách gồm 12 chương, theo thứ tự hợp lý – từ giới thiệu hoạt động đối thoại điều phối hội họp đến đề phương pháp điều phối hội họp nhóm lớn kỹ thuật hữu ích để dẫn dắt đối thoại cộng tác Phần I: Về đối thoại Phần giới thiệu khái niệm đối thoại từ nhiều khía cạnh khác nhau, giải thích rõ tầm quan trọng đối thoại nhằm trì phát triển bền vững, yên bình tạo thay đổi tích cực xã hội Phần II: Điều phối hội họp Phần trình bày vai trò, trách nhiệm đặc điểm cốt lõi việc điều phối hội họp Tôi đề cập đến yếu tố quan trọng làm để tạo mơi trường có lợi cho đối thoại Phần III: Hộp dụng cụ nhà thực hành đối thoại Phần trọng tâm sách Tôi chọn số phương pháp quan trọng, mô tả chi tiết chúng Tôi thật tin phương pháp giúp ích việc giải vấn đề mà xã hội thường phải đối mặt Trong bạn tìm thấy nhiều phương pháp phổ biến chẳng hạn Không gian mở, Buổi cà phê giới, Câu hỏi tích cực số phương pháp khác phổ biến Tìm kiếm tương lai Bể cá Tôi thêm vào số hoạt động dễ tổ chức Buổi Tọa đàm Đoàn lữ hành Ngoài ra, phiên thứ hai sách thêm vào chương Kiến lập tương lai BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG SÁCH NÀY Tôi sử dụng số biểu tượng nhằm giúp phân biệt rõ mục sách: Mẹo nhỏ: Một số mẹo nhỏ rút từ kinh nghiệm cá nhân sau nhiều năm điều phối hội họp Châu Á, số lần cơng tác Châu Âu Châu Phi Ngồi kết hợp số mẹo nhỏ thủ thuật đồng nghiệp khác Lưu ý: Biểu tượng cảnh báo bạn điều bạn nên tránh nhằm thực thành cơng qui trình Thơng tin: Biểu tượng nêu số thơng tin hữu ích Câu chuyện: Đây câu chuyện ví dụ cụ thể điều phối dẫn dắt đối thoại Cẩm nang phương pháp tích cực ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP SINH ĐỘNG     KẾT THÚC CUỘC HỌP Khi đến lúc bế mạc họp, ĐPVHT cần giúp nhóm thực động thái kết thúc Có nhiều cách kết thúc Dưới tơi trình bay ba cách kết thúc người khởi tạo phương pháp đề xuất, bạn sử dụng cách riêng bạn BẢN ĐỒ KẾT QUẢ Để thực đồ bạn nhóm xem lại bốn bảng lưu lại kết luận quan trọng bảng gọi Bản đồ kết Trong tiếng Anh bảng gọi “Of Courses” (tạm dịch: Dĩ Nhiên Rồi) Từ lựa chọn cẩn thận khơng ám đồng thuận hay việc định nào, v.v Tuy nhiên có vị khách thể cam kết rõ ràng, bạn nên ghi lại BẢN ĐỒ ĐÁNH DẤU Ngay nhóm trò chuyện nhiều đưa nhiều ý kiến giai đoạn quan trọng đối thoại Trong trường hợp đó, bạn muốn tạo thêm Bản đồ đánh dấu bên cạnh Bản đồ kết Tại sao? Ồ nhóm giai đoạn khởi đầu khơng có để ghi vào Bản đồ kết Mục đích hoạt động đánh dấu ghi lại việc nhóm làm được, tóm tắt giai đoạn trạng đối thoại giúp nhóm bắt đầu lại họp khác 11 Để thực việc bạn nhờ khách mời giúp tóm tắt phần lớn đối thoại Chủ đề lớn khám phá gì? Tình hình trạng kể khác biệt chưa giải gì? Sẽ tiện bạn dành vài phút cho người xem lại bảng để trả lời câu hỏi ĐPVHT hỏi thành phần tham dự xem liệu có nghĩ biểu tượng cho tình trạng đàm luận khơng Nếu có mời người lên vẽ biểu tượng Dù cho bảng “đánh dấu” gồm chữ, biểu tượng hay kết hợp hai cách hữu dụng để mở họp cho nhóm   128   Cẩm nang phương pháp tích cực ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP SINH ĐỘNG     CÂU CHUYỆN CỦA ĐPVHT Một ĐPVHT có kinh nghiệm kể câu chuyện vận động họp Câu chuyện bắt đầu vào lúc nhóm bắt đầu, theo hướng đàm luận phát triển nhấn mạnh bước chuyển quan trọng CÂU CHUYỆN 1: HỘI ĐỒNG THÔNG THÁI Cứ vài tháng tương đương, 12 công dân cộng đồng thành phố lựa chọn ngẫu nhiên tham gia họp mặt khoảng thời gian ngắn, khoảng ngày rưỡi Nhóm họp với điều phối viên phương pháp để xác định vấn đề then chốt, xử lý chúng cách sáng tạo phát triển tuyên bố thống chung Những tuyên bố xem “Tuyên bố Nhân dân.” Mỗi người mời đến nghe Bản tuyên bố thành viên Hội Đồng Thông Thái mô tả cách họ xây dựng tuyên bố Sau tất người tham gia đối thoại ngắn nhóm nhỏ báo cáo lại kết luận Jim Rough rút kết luận thực tế người thường ủng hộ Bản tuyên bố qui trình Các chuyên gia người với quan điểm khác bao gồm đối thoại công khai lớn nêu bật lên cách tự nhiên 11 CÂU CHUYỆN 2: HỘI ĐỒNG HIỂU BIẾT SÁNG TẠO Sự khác biệt hội đồng với hội đồng Thông Thái nhỏ Trong câu chuyện này, Hội đồng tập trung lại để bàn bạc chủ đề cụ thể khoảng thời gian giới hạn, Hội đồng Thông Thái phần qui trình lớn liên tục lặp lại tự lựa chọn vấn đề bàn bạc Hai qui trình bổ sung cho Chẳng hạn như, Hội đồng Thông Thái xác định vấn đề cụ thể cần nghiên cứu nhiều đề xuất Hội đồng Hiểu biết Sáng tạo tập trung khám phá sâu Trong Hội đồng Hiểu biết Sáng tạo, cộng đồng thu nhỏ tập trung lại khám phá vấn đề khó khăn theo cách sáng tạo, với người đóng góp quan điểm riêng họ vào tổng thể lớn Có thể lập Hội đồng Hiểu biết Sáng tạo cách lựa chọn ngẫu nhiên chọn theo ý đồ để phản ánh tính đa dạng cộng đồng lớn 129   Cẩm nang phương pháp tích cực ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP SINH ĐỘNG     Nên nhớ rằng: qui trình có nghĩa sau Các Hội Đồng chia sẻ câu chuyện họ với cộng đồng lớn MỘT SỐ SUY NGHĨ CUỐI CÙNG Điều phối Hội họp sinh động kỹ thuật hay nên sử dụng nhiều Tuy nhiên việc sử dụng phương pháp nên giới hạn ĐPVHT có kinh nghiệm luyện tập sử dụng phương pháp Do bạn nên tham gia khóa đào tạo muốn sử dụng phương pháp THAM KHẢO THÊM Người khởi tạo phương pháp này, Jim Rough, viết sách tựa đề Cắt lát Xã hội! Giải phóng Sự Thơng Thái Ưu Điểm Tất Mọi Người (Society's Breakthrough!: Releasing Essential Wisdom and Virtue in All the People) Ông trì trang web qui mơ lớn www.tobe.net Ngồi bạn tìm thấy video vấn Điều phối Hội họp Sinh động YouTube 11   130   Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Chương 12 KIẾN LẬP VIỄN CẢNH (SENARIO BUILDING) “Viễn cảnh (Scenario) câu chuyện tương lai, có khả khích lệ người hành động” Con người nghĩ tương lai theo nhiều cách khác Một số người cố gắng tưởng tượng điều xảy Những người khác dự đốn lập kế hoạch Một số khác lại phân tích liệu dựa suy xu hướng có khả xảy Nhưng dù nữa, tất lối tiếp cận giống chỗ: khơng thể tiên đốn tương lai – đến ngày chưa thể làm Vậy muốn có phương pháp tiếp cận mang tính hệ thống hướng tương lai làm gì? Những người theo thuyết vị lai đề xuất bạn sử dụng viễn cảnh 12 KIẾN LẬP VIỄN CẢNH LÀ GÌ? Viễn cảnh “câu chuyện” minh họa hình ảnh tương lai xảy khía cạnh tương lai xảy Viễn cảnh khơng phải tiên đốn tương lai, mà thiên hướng mơ tương lai xảy Chúng sử dụng vừa phương pháp khám phá, vừa công cụ để định, chủ yếu để nhấn mạnh tính gián đoạn từ bộc lộ lựa chọn sẵn có hệ tiềm tàng chúng Như vậy, viễn cảnh câu chuyện phép phân tích cụ thể, nơi hội thoại suốt q trình đóng vai trò quan trọng độ tin cậy nội dung viễn cảnh hoàn chỉnh KHI NÀO SỬ DỤNG PHÉP KIẾN LẬP VIỄN CẢNH? 131 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Viễn cảnh sử dụng để bắt đầu đối thoại dân nhóm yếu tố quan trọng tương lai xã hội Sức mạnh phương pháp nằm chỗ chúng kích thích đối thoại cởi mở mang tính phản chiếu tương lai Khi sử dụng đối thoại dân chúng tạo hội cho người nhận nói mối liên hệ định họ hôm với tác động từ định tương lai Những viễn cảnh chuyển hội thoại từ đến tương lai nơi có đủ không gian cho yếu tố khác biệt Như kiến lập viễn cảnh để phát triển câu chuyện tương lai, mà khuyến khích việc kể chuyện đối thoại người khơng có nhu cầu chia sẻ ý kiến quan điểm với người khác khơng đặt tình Phương pháp giúp người định xem xét đặc điểm hợp lý để khớp nối hình ảnh tương lai mà người ưa chuộng hơn, sử dụng học suốt trình phát triển viễn cảnh qui trình định thức để ni dưỡng lãnh đạo xuất sắc Nó giúp kích thích sáng tạo phá vỡ ám ảnh thông thường thực vấn đề ngắn hạn Hơn kiến lập viễn cảnh mang lại nhiều lợi ích kết cơng khai, theo khơi dậy thảo luận đầy ý nghĩa xã hội 12 Tất nhiên phương pháp có số nhược điểm Có thể bạn gặp khó khăn việc chuyển kết thành định cụ thể Một nhược điểm khác việc bạn tập trung nhiều vào trình xây dựng viễn cảnh mà không lưu ý đủ đến việc sử dụng kết từ viễn cảnh này, chia sẻ thông tin cho bên liên quan Cuối không phần quan trọng phương pháp dựa thơng tin định tính khơng xác LỊCH SỬ PHƯƠNG PHÁP Phương pháp sử dụng lần đầu Thế Chiến thứ II để lên kế hoạch qn Tại thời điểm Khơng Lực Hoa Kỳ nỗ lực xác định khả lực lượng họ, để từ chuẩn bị phương án thay khác Trong năm 60, Herman Kahn, nhà chiến lược quân lý luận hệ thống người Mỹ sử dụng phương pháp công cụ lĩnh vực kinh tế xã hội 132 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Trong lĩnh vực thương mại phương pháp trở nên phổ biến từ đầu năm 70 nhờ vào Royal Dutch Shell Shell thí nghiệm sử dụng phương pháp để tự chuẩn bị cho sốc giá dầu khủng hoảng lượng năm 1973 Phương pháp sau cơng chúng biết đến nhiều qua “Hạn định Tăng trưởng (Limits to Growth)” (báo cáo bật Club of Rome năm 1972), phân tích xu hướng kinh tế dân số, dự báo tình hình đói nghèo, việc sử dụng nguồn tài nguyên vấn đề nhiễm mơi trường phạm vi tồn cầu Kể từ đó, kiến lập viễn cảnh sử dụng ngày nhiều tranh luận trị, bao gồm việc thành lập sách, lên sở hạ tầng qui mơ lớn dự án phát triển quốc gia Gần đây, kiến lập viễn cảnh sử dụng để xử trí thách thức mâu thuẫn xã hội phức tập, bao gồm ‘Những phương án Mont Fleur (Mont Fleur Scenarios)’ tiếng thực Nam Phi 1991-92, mang người từ tổ chức khác vào hoạt động suy nghĩ sáng tạo tương lai quốc gia họ Phần cuối chương dành để giải thích Những Phương án Mont Fleur lại nhiều sức mạnh thực tốt TIẾP CẬN TỪNG BƯỚC VÀO KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Trong trình vẽ viễn cảnh thay thế, số biến thể sử dụng để phân biệt viễn cảnh khác Như vậy, viễn cảnh thể bật thực kết hợp làm mờ nhạt viễn cảnh Tuy nhiên, độ nhạy lựa chọn chiến lược kích thích tính phức tạp sống thực giảm Và kiến lập viễn cảnh chứng tỏ thân đáng đánh giá cao dẫn đến phản ánh xu hướng lựa chọn ngày mai 12 Trên sở có nhiều tài liệu kiến lập viễn cảnh, khơng thể trình bày phương pháp bao qt thực hoạt động Tuy nhiên biến thể phương pháp nhỏ thường thống quan điểm sau: xây dựng viễn cảnh sau đêm hội thảo đơn lẻ Hơn thế, qui trình vài tháng với hai ba qui tụ hành động tiếp nối phù hợp Nhưng có số tổ chức áp dụng thành công phương pháp hội thảo 2-3 ngày đạt kết rõ rệt Lối tiếp cận sau dựa phương pháp Peter Schwartz, chuyên gia hàng đầu kiến lập viễn cảnh, phát triển, kết hợp với phương pháp Trung tâm 133 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH hợp tác nghiên cứu Ủy Ban Châu Âu (JRC Eropean Commision) Đây phương pháp điều phối viên hội thảo khác đề xuất phương pháp khác BƯỚC – XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ TRỌNG TÂM Nhìn chung bắt đầu qui trình xây dựng viễn cảnh bạn nên bắt đầu “từ ngồi” Điều có nghĩa bắt đầu với định câu hỏi cụ thể, sau hướng tới xây dựng mơi trường Bản thân viễn cảnh khơng phải đích đến, mà phương tiện giúp đưa định chiến lược tốt Trong bước điều quan trọng phải bắt đầu suy nghĩ yếu tố then chốt có vai trò tồn cục Tơi có mẹo nhỏ cho bạn, bạn bắt đầu bước cách đặt câu hỏi: “Những yếu tố chủ chốt mà muốn biết tương lai nhằm cải thiện chất lượng định gì?" Lưu ý câu hỏi không nên chung chung cụ thể khó có khả mang lại kết tốt Hơn nữa, quan trọng bạn phải có khung thời gian rõ ràng, chẳng hạn 10 20 năm BƯỚC 2: THÀNH LẬP NHÓM XÂY DỰNG VIỄN CẢNH 12 Nhóm nên bao gồm người định chủ chốt, phù hợp với vấn đề câu hỏi trọng tâm Các bạn nên thêm vào nhóm người nằm phạm vi chức có lĩnh vực chun mơn rộng rãi Đảm bảo nhóm có người có tư sáng tạo Và qui tắc chung thành viên nhóm phải cởi mở có khả làm việc nhóm BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH NHỮNG BÁNH XE PHÁT ĐỘNG Bước xác định bánh xe phát động chủ yếu có tác động đến lực lượng then chốt cấp vĩ mô vi mơ Nói ngắn gọn, mục đích giai đoạn xác định điểm khơng chắn yếu liên quan đến chủ đề bàn luận Những lực lượng then chốt thuộc Môi trường vi mô lực lượng có tác động trực tiếp lên yếu tố bạn nghiên cứu Chẳng hạn bạn nghiên cứu tương lai ngành sản xuất cụ thể lực phát động vi mơ liên quan đến xu hướng thị trường ngành, qui định cụ thể sản xuất, công nghệ mới, v.v 134 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Những lực lượng then chốt thuộc Mơi trường vĩ mơ có phạm vi rộng đến mức tồn cầu Chúng có liên quan đến khía cạnh xã hội, kỹ thuật, trị, kinh tế mơi trường có tác động lên yếu tố xem xét Mục tiêu bắt đầu xây dựng mơ hình khái niệm mơi trường liên quan bao gồm xu hướng lực lượng then chốt, liệt kê mối quan hệ nguyên nhân – kết lực lượng Bạn xác đinh xu hướng điều không chăc chắn chủ yếu, điều quan trọng việc xác định yếu tố định chính, điều thể lực lượng ‘phát động’ cho thay đổi quan trọng tương lai Trong giai đoạn lọc lực lượng cách co cụm phân tích khơng phải lực lượng xác định quan trọng không chắn Bước đòi hỏi bạn phải thực số nghiên cứu bàn giấy nhằm xác định đầy đủ lực phát động Bạn thực nghiên cứu thị trường, để hiểu thêm cơng nghệ mới, yếu tố trị, lực lượng kinh tế, yếu tố môi trường giá trị xã hội Mục tiêu giải thích rõ yếu tố lực lượng chi phối cách xác định xu hướng chủ chốt can thiệp Lưu ý cho điều phối viên hội thảo: Bước giai đoạn quan trọng hoạt động kiến lập viễn cảnh Bạn cần có thời gian, tâm tư nghiêm túc để xác định lực lượng chi phối phù hợp Trong suốt hội thảo thành phần tham dự có thời gian để định nên chọn lực lượng chi phối nào cách tốt thực với hỗ trợ điều phối viên hội thảo 12 BƯỚC 4: XẾP HẠNG NHỮNG LỰC LƯỢNG THEN CHỐT THEO MỨC ĐỘ QUAN TRỌNG VÀ TÍNH KHƠNG CHẮC CHẮN Bước xếp hạng lực lượng chi phối sở hai tiêu chí bản: mức độ ‘quan trọng’ yếu tố trọng tâm xác định Bước 1, mức độ ‘không chắn’ bao trùm quanh yếu tố xu hướng Có thể lọc yếu tố không chắn cách sử dụng ma trận ảnh hưởng/ không chắn với hệ thống chấm điểm ‘Cao-Trung Bình-Thấp’ đơn giản Mục tiêu nhằm xác định hai ba yếu tố xu hướng quan trọng không chắn 135 KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Cẩm nang phương pháp tích cực Sau thực cơng tác phân loại bạn tập trung ý lựa chọn vào logic viễn cảnh bước Trong hội thảo khơng dễ xác định hai yếu tố khơng chắn đóng vai trò cốt yếu Nhưng xin ghi nhớ qui trình lý luận tư thành phần tham dự đóng vai trò quan trọng kết cuối Thành phần tham dự cần thảo luận nhóm nhỏ việc lựa chọn lực lượng theo họ quan trọng Như đề cập trước đó, điều phối viên hội thảo cần phải suy hai vấn đề khơng chắn định chọn hai lực lượng Cao Vấn đề khơng chắn chủ yếu A: (ví dụ: Niềm tin) Cao Thấp Vấn đề không chắn chủ yếu B: 12 BƯỚC 5: LỰA CHỌN NHỮNG LOGIC CHO VIỄN CẢNH Tiếp theo, thành phần tham dự tập trung lại nhóm nhỏ để xác định điểm cuối hai trục xác định Trong ví dụ nêu trên, với cột có tên “niềm tin”, nhiệm vụ nhóm xác định điểm tận yếu tố không chắn xoay quanh “niềm tin” Cơ bản, logic viễn cảnh xem phạm vi tổ chức mà xung quanh hình thành cấu trúc viễn cảnh Một thủ thuật nhỏ cho bạn định xem nên bắt đầu phân tách phương án tương lai thay đâu toàn câu chuyện Lưu ý cho điều phối viên hội thảo: Thường xuyên kiểm tra xem có câu chuyện thừa chồng chéo lên hay không Nếu không hướng 136 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH dẫn đầy đủ, kết thúc với viễn cảnh mơ tả tương lai mang tính qui ước cao khơng đưa nhìn thực tế tương lai BƯỚC 6: PHÁT TRIỂN NHỮNG VIỄN CẢNH Lý thuyết kiến lập viễn cảnh đề xuất nên tích hợp thêm yếu tố tương lai mong ước không mong ước vào viễn cảnh khác Dưới năm tiêu chí hữu ích giúp bạn ‘thêm da thêm thịt’ cho viễn cảnh này: Tính hợp lý: Những viễn cảnh chọn phải hợp lý Điều có nghĩa chúng phải nằm phạm trù giới hạn điều xảy Tính khác biệt: Chúng phải cấu trúc khác nhau, có nghĩa viễn cảnh không nên gần gũi tương đồng với để tránh tình trạng chúng trở thành nhiều biến tấu đơn giản từ phương án Tính quán: Những viễn cảnh thân chúng phải quán Việc kết hợp nhiều chuỗi lý luận viễn cảnh khơng tạo nên tính bất làm giảm giá trị Hữu ích cho việc định: Mỗi viễn cảnh, tập hợp nhiều viễn cảnh, nên đóng góp cụ thể vào tương lai, tạo điều kiện cho hoạt động định Thách thức: viễn cảnh nên thử thách khả hiểu biết qui ước tổ chức tương lai Khi bạn sử dụng tiêu chí này, thường bạn nhanh chóng chọn vài viễn cảnh đáng bỏ cơng phát triển Có thể số phương án bị loại khơng qn khơng hợp lý Và số khác nằm diện cân nhắc chúng khơng đưa khía cạnh đóng góp vào hoạt động định 12 Nhằm khiến cho viễn cảnh trở nên thách thức hơn, dễ nhận hơn, bạn nên chọn tựa đề mang tính mơ tả cao vấn đề then chốt Bên cạnh, viễn cảnh nên có cốt truyện thu hút, hợp lý, thuyết phục theo logic Những câu chuyện bao gồm tường thuật biên niên ký, mô tả cách giới tiến triển đến viễn cảnh cụ thể Trong biên niên ký ghi chép quan có thực nhân vật chủ chốt (thủ lĩnh trị, v.v) minh họa tít báo năm 2010, 2015 2020 Cuối cùng, viễn cảnh trở nên sinh động đặt sống bên liên quan (chẳng hạn học sinh, giáo viên, hiệu 137 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH trưởng) vào trung tâm câu chuyện Và đừng e ngại thêm vào khía cạnh tích cực tiêu cực phương án bạn BƯỚC 7: KHÁM PHÁ NHỮNG ẨN Ý CỦA CÁC PHƯƠNG ÁN Trong bước phân tích phản ánh viễn cảnh lập Để thực điều cần đặt số câu hỏi sau: • • • • Chúng ta thiên viễn cảnh hơn, làm để tăng khả thực hóa viễn cảnh này? Chúng ta phải chuẩn bị cho phương án viễn cảnh? Những viễn cảnh đề xuất lựa chọn gì? Ngày có hoạt động kết nối với phương án viễn cảnh? Những ẩn ý chiến lược phương án chủ đề chọn bắt đầu qui trình gì? Khi thành phần tham dự trả lời câu hỏi họ phải đặt thân vào vị nắm giữ, trở thành tác nhân thay đổi Có thể thực phản chiếu đơn lẻ tập trung viễn cảnh khác nhau, phụ thuộc vào việc liệu có tìm tảng hiểu biết chung hay không 12 Trong bối cảnh thương mại nơi kiến lập viễn cảnh thường sử dụng để lên chiến lược thành phần tham dự nên xem lại mô tả phương án, đánh giá ẩn ý phương án, xác định hội nguy mang tính chiến lược cuối xây dựng danh mục ưu tiên chiến lược Trong trình xây dựng đề xuất cho sách cơng, viễn cảnh sử dụng công cụ tạo khung sườn tầm nhìn chung tương lai, khuyến khích thảo luận xây dựng đồng thuận NHỮNG BIẾN TẤU TRONG KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Tùy theo mục đích dự án, nên chọn số biến tấu kiến lập viễn cảnh, phiên quy chuẩn, phiên có tính thăm dò, phiên quy nạp diễn dịch Có lẽ phương án có tác dụng muốn tạo tương lai mong muốn phiên quy chuẩn Sau hoàn thành qui trình xây dựng viễn cảnh đầu tiên, nhà chiến lược xem xét tổng thể tương lai bắt đầu xây dựng hình ảnh tương lai mong muốn Tương lai qui chuẩn thiết 138 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH kế cách có hệ thống định hình theo lực nguồn lực tổ chức Nhờ trực quan hóa mục tiêu trừu tượng Một viễn cảnh xây dựng tốt cho phép tổ chức trở nên động hơn, làm việc hướng đến tương lai mong muốn ngồi bị động chờ kiện xảy Nó công cụ giúp cá nhân tổ chức tạo tương lai họ, thường giúp khách mời mở rộng tầm nhìn VAI TRỊ VÀ TRÁCH NHIỆM NHÀ TÀI TRỢ Nhà tài trợ theo sát toàn qui trình nhằm đảm bảo tất bên liên quan tham gia, kết thu chia sẻ cho cộng đồng nhóm mục tiêu khác Người thường cộng đồng tôn trọng người định hỗ trợ việc ứng dụng kết từ hoạt động kiến lập viễn cảnh THÀNH PHẦN THAM DỰ Thành phần tham dự nên lựa chọn cẩn thận phần đóng góp họ định qui trình kết hoạt động Đảm bảo thành phần khách mời phải có tảng phong phú, nhìn chung tất phải có đầu óc cởi mở, tham gia vào qui trình, điển hình cho cộng đồng/tổ chức phải nhận tôn trọng người khác 12 Những khách mời nội nói chung tham gia nhiều vào nội dung vấn đề họp khách mời từ bên ngòai thường tham gia vào vấn giai đoạn phản hồi hoạt động Đối với kích thước nhóm, nhóm cốt lõi thành phần khách mời cộng lại không nên vượt 30-35 người NHÓM CỐT LÕI Khi thực hoạt động xây dựng viễn cảnh, cần có thêm số người khác đóng vai trò hỗ trợ, bao gồm điều phối viên cho họp, người khác trợ giúp, người đứng đầu chịu trách nhiệm cho toàn hoạt động, hai người chịu trách nhiệm vẽ viễn cảnh 139 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH Như đề cập đến trước đó, trao đổi thơng tin viễn cảnh đề xuất yếu tố sống qui trình Vì nên dành sẵn ngân sách cho nhóm biên tập để ghi chép, xuất dựng phim cho phương án khác Để thực hoạt động cần có kỹ viết sáng tạo kỹ báo chí tốt MẸO VÀ CẢNH BÁO ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG KIẾN LẬP VIỄN CẢNH TỔNG QUAN: • • • • • • • • Tập trung Giữ cho qui trình đơn giản Giữ cho qui trình mang tính tương tác Lập kế hoạch phân bổ đủ thời gian Đảm bảo việc tham gia đầy đủ nhóm lãnh đạo vào qui trình Sử dụng (những) điều phối viên hội thảo có kinh nghiệm, biết cặn kẽ qui trình Tổ chức hội thảo kiến lập viễn cảnh theo dạng buổi họp mặt xa để khách mời sáng tạo tập trung hoàn toàn vào hoạt động mà không bị gián đoạn Dự trữ đủ nguồn lực để trao đổi thông tin phương án lập QUI TRÌNH XÂY DỰNG: • 12 • • • • • • • 140 Đảm bảo viễn cảnh mang tính chất tồn cầu phạm vi thực Đừng đơn giản sử dụng ba mức cao, trung bình thấp Tránh trường hợp mang nhiều xác suất khác ‘có khả xảy ra’ Tránh thảo nhiều viễn cảnh Đừng xem viễn cảnh dự báo Các câu chuyện cần có anh hùng Đặt tựa đề thu hút cho viễn cảnh Hãy khiến cho người định cảm thấy họ sở hữu viễn cảnh Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH TRƯỜNG HỢP NGHIÊN CỨU: QUI TRÌNH KIẾN LẬP VIỄN CẢNH MONT FLEUR Hoạt động kiến lập viễn cảnh Mont Fleur thực Nam Phi năm 1991-92 thiết kế thực tốt Dự án qui tụ nhóm phong phú gồm 25 nhân vật Nam Phi bật – trị gia, nhà hoạt động, học giả doanh nhân từ nhiều ý thức hệ khác – để phát triển phổ biến nhiều câu chuyện điều xảy đất nước họ 10 năm đến Mục đích Mont Fleur khơng phải trình bày thật hiển nhiên, mà kích thích thảo luận việc làm định hình 10 năm Nhóm xây dựng viễn cảnh gặp lần loạt hội thảo ngày trung tâm hội nghị Mont Fleur bên Cape Town Sau cân nhắc nhiều câu chuyện có khả thành thực, thành phần tham dự thống bốn phương án mà họ tin hợp lý phù hợp: • • • • Ostrich (tạm dịch Đà Điểu), nỗ lực dàn xếp khủng hoảng Nam Phi thương thuyết khơng thành cơng, phủ tiếp tục khơng đại diện cho nhân dân Lame Duck (tạm dịch Chú vịt khập khiễng hay nghĩa bóng Chính quyền mãn nhiệm kỳ), đạt dàn xếp trình chuyển tiếp sang chế độ diễn chậm khơng dứt khốt Icarus (tên chàng trai truyên thần thoại Hy Lạp, người gắn cánh lông chim để bay bị thiêu cháy đến gần mặt trời), q trình 12 chuyển tiếp diễn nhanh chóng phủ lại dại dột theo đuổi chinh sách kinh tế dân túy, không bền vững Flight of the Flamingos (tạm dịch Chuyến bay hồng hạc), sách phủ bền vững quốc gia tiến lên theo lộ trình phát triển tổng thể chế độ dân chủ Mỗi nhóm phát triển câu chuyện số thành tường thuật tóm tắt logic Sau kết ghi lại báo cáo dài 14 trang thêm vào tờ báo quốc gia, sản xuất đoạn băng dài 30 phút kết hợp nhân vật hoạt hình với phần trình bày thành viên nhóm Cả nhóm trình bày thảo luận phương án với 50 đơn vị, kể đảng phái trị, cơng ty, học viện, liên đồn thương mại tổ chức dân Vào cuối năm 1992 sau đạt mục tiêu, dự án tổng kết nhóm giải thể Khi kết thúc, thành viên nhóm tổ chức kết luận họ thiết lập hệ thống từ vựng chung hiểu biết chung chất khủng hoảng, đạt số đồng thuận cách Nam Phi vận hành, tìm 141 Cẩm nang phương pháp tích cực KIẾN LẬP VIỄN CẢNH củng cố lớn mạnh tảng chung liên quan đến quan điểm thành phần tham dự tương lai Nam Phi Để kết luận, trình người định thảo luận khía cạnh then chốt tương lai đất nước, họ định hình sách kinh tế mà sau quyền thời Nelson Mandela áp dụng TÀI LIỆU ĐỌC THÊM: Có ý kiến cho sách tiếng phương pháp Peter Schwartz viết “Nghệ thuật nhìn dài hạn: đường tiến đến hiểu biết chiến lược thân công ty bạn” (The art of the long view: paths to strategic insight for yourself and your company), nhiên bên cạnh có số nguồn tài liệu hay internet nghiên cứu Erik Lundsgaarde thuộc Viện Phát Triển Đức (German Development Institute- DIE) trang http://www.die-gdi.de 12 142 ... hội họp trước nghiên cứu phương pháp khác ĐIỀU PHỐI HỘI HỌP LÀ GÌ? Vâng, tất biết ngày làm việc tổ chức bạn khơng thể khơng tham dự buổi họp mà chứng tỏ chủ động tích cực làm việc Các buổi họp. .. chủ cần người dân chủ“ (Willy Brandt) – Nhóm làm việc cần thành viên có lực làm việc theo nhóm – Các tổ chức cần có kinh nghiệm, hiểu biết động làm việc cán - phương pháp tích cực, áp dụng đúng,... (World Café) tập trung vào dòng việc dễ dàng dùng kết hợp công cụ cho nhiều trình     19 Cẩm nang phương pháp tích cực NHỮNG NGUYÊN TẮC CĂN BẢN CỦA QUÁ TRÌNH ĐỐI THOẠI     ĐPVHT NỘI BỘ VÀ THUÊ NGOÀI