Qui trình quản lý các thiết bị VSAT tại công ty viễn thông quốc tế

QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÁC THIẾT BỊ VSAT TẠI CƠNG TY VIỄN THÔNG QUỐC TẾ Khi Việt nam tham gia vào Tổ chức thương mại giới (WTO) đem lại hội thu hút đầu tư nước và mở rộng xuất hàng hóa phải đối mặt lớn với áp lực cạnh tranh Tập đoàn nước với bề dày kinh nghiệm quản lý kinh doanh, công nghệ đại khả hỗ trợ dồi vốn đối thủ tầm doanh nghiệp Việt nam Vì thị trường viễn thơng Việt nam vừa sở hạ tầng quốc gia vừa ngành kinh tế mũi nhọn đất nước chịu nhiều áp lực để khắc phục hạn chế tồn để chuẩn bị tốt q trình hội nhập Tơi may mắn sinh ra, lớn lên, học tập công tác Hà nội Nơi công tác Công ty Viễn thông Quốc tế, tên giao dịch quốc tế Vietnam Telecom International (viết tắt "VTI"), thành lập ngày 31/3/1990, đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Cơng ty Viễn thơng Quốc tế có trụ sở đặt số 97 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam Cơng ty Viễn thông Quốc tế doanh nghiệp Nhà nước hoạt động phạm vi toàn quốc lĩnh vực sau: - Tổ chức, xây dựng, vận hành, khai thác mạng viễn thông quốc tế; - Cung cấp dịch vụ viễn thông quốc tế; - Tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc; - Xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh thiết bị chun ngành viễn thơng; - Bảo trì trang thiết bị chuyên ngành thông tin liên lạc Cùng với mạng lưới viễn thông đại; đội ngũ nhân viên gần 1400 người có trình độ cao, kinh nghiệm lâu năm, phong cách làm việc nhiệt tình chun nghiệp, Cơng ty Viễn thông Quốc tế cam kết mang đến cho Quý khách dịch vụ chất lượng đẳng cấp quốc tế Dịch vụ cung cấp: - Cung cấp loại hình dịch vụ Điện thoại quốc tế như: Dịch vụ điện thoại quay số trực tiếp quốc tế (IDD), Điện thoại gọi 171, 1717, 1713 quốc tế, Điện thoại gọi trực tiếp nước nhà (HCD), Điện thoại hội nghị quốc tế… - Dịch vụ truyền số liệu: Dịch vụ kênh thuê riêng quốc tế dịch vụ cung cấp kênh liên lạc dành riêng, điểm nối điểm, đáp ứng nhu cầu liên lạc toàn cầu đặc biệt quan trọng doanh nghiệp Qua đường liên lạc dùng riêng này, khách hàng sử dụng loại hình dịch vụ điện thoại, fax, truyền số liệu Dịch vụ kênh thuê riêng qua VSAT: VSAT từ viết tắt tiếng Anh “Very Small Aperture Terminal” có nghĩa “trạm thơng tin vệ tinh mặt đất cỡ nhỏ”, lắp đặt địa điểm thuê bao để liên lạc trực tiếp với trạm VSAT khác với trạm chủ để từ kết nối qua mạng viễn thơng mặt đất đến địa điểm theo yêu cầu khách hàng Dịch vụ Thuê kênh riêng quốc tế qua trạm mặt đất cỡ nhỏ (VSAT PAMA) dịch vụ thuê kênh nước quốc tế, sử dụng trạm vệ tinh cỡ nhỏ (thường đường kính ăng ten từ 2,4m đến 3m) Dịch vụ đặc biệt phù hợp với khách hàng có nhu cầu thiết lập mạng dùng riêng nước quốc tế mà chi nhánh, trụ sở khách hàng địa điểm chưa triển khai mạng hữu tuyến Ví dụ: khu cơng nghiệp, khu kinh tế mới, giàn khoan, biên giới, hải đảo vùng núi cao - Dịch vụ thu phát hình quốc tế: bao gồm dịch vụ thu phát hình qua trạm cố định thu phát hình lưu động qua trạm FLYAWAY: Đây dịch vụ nhằm đáp ứng khách hàng có nhu cầu thu/phát hình nước quốc tế sử dụng trạm Thông tin vệ tinh mặt đất cố định lưu động (VSAT Flyaway), khách hàng phát chương trình truyền hình trực tiếp kiện: trị, kinh tế, xã hội, thể thao, nghệ thuật từ điểm Việt Nam quốc tế - Dịch vụ Inmarsat dịch vụ thông tin liên lạc trực tiếp qua vệ tinh, đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ viễn thơng nhanh chóng, tiện lợi tin cậy vượt qua trở ngại không gian - Dịch vụ Inmarsat cung cấp phương tiện liên lạc tới nơi khó khăn vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, mặt biển hay đất liền - Dịch vụ Inmarsat phương tiện thông tin liên lạc động lý tưởng cho thương gia, nhà ngoại giao, nhà báo, nhân viên cứu hộ, đội thăm dò địa chất, khai thác khống sản vùng xa xôi hẻo lánh Sơ đồ cấu tổ chức Công ty: (Nguồn tham khảo: http://www.vti.com.vn/) Cơng ty Viễn thơng Quốc tế có Trung tâm trực thuộc: - Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực ( ITC1): Có trụ sở Hà nội Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế cho tỉnh miền Bắc - Trung tâm Viễn thơng quốc tế khu vực ( ITC1): Có trụ sở thành phố Hồ Chí Minh Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế cho tỉnh miền Nam - Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực ( ITC3): Có trụ sở Đà nẵng Cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế cho tỉnh miền Trung - Trung tâm thông tin vệ tinh VINASAT (VNS): Có trụ sở Hà nội Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế qua Vệ tinh VINASAT1 Hiện công tác phòng Đầu tư phát triển – VTI Đó đơn vị chun mơn, nghiệp vụ có chức tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, điều hành thừa lệnh Giám đốc điều hành lĩnh vực: Quản lý công tác đầu tư-xây dựng, quản lý dự án, cơng trình Cơng ty Phòng Đầu tư phát triển chủ trì thực nhiều nhiệm vụ Một số chủ trì đề xuất tham gia hội đồng nghiệm thu bàn giao đưa dự án vào sử dụng Theo dõi trang thiết bị chuyên nghành phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh Công ty Thực việc báo cáo định kỳ đột xuất cho Giám đốc Đề xuất việc điều chuyển thiết bị nội Công ty phù hợp với nhu cầu đơn vị trực thuộc trình Giám đốc định Do VTI đơn vị cung cấp nhiều dịch vụ viễn thông nên số lượng trang thiết bị chuyên nghành lớn, có nhiều qui trình ban hành triển khai Trong phạm vi nghiên cứu đề cập đến Qui trình quản lý thiết bị phục vụ cho dịch vụ VSAT (như nêu phần dịch vụ) hay gọi “Qui trình quản lý thiết bị VSAT” Mục đích Qui trình đảm bảo quản lý thiết bị cách khoa học hiệu quả, khơng gây thất tài sản nhà nước Quy trình áp dụng hoạt động quản lý sử dụng trạm thông tin vệ tinh mặt đất cỡ nhỏ (VSAT) nội Cơng ty Viễn thơng Quốc tế Tóm tắt “Qui trình quản lý thiết bị VSAT” sau: Thơng thường thiết bị VSAT có thơng qua hoạt động đấu thầu, mua sắm hay biết đến với tên gọi “Dự án đầu tư” Quản lý dự án (QLDA) nhóm người phòng chức Giám đốc phê duyệt thành nhóm để triển khai từ đầu đến kết thúc dự án Các Trung tâm đầu mối tiếp nhận thiết bị QLDA yêu cầu QLDA, P.ĐTPT, TCKTTK, VT có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm việc giao nhận thiết bị, cập nhật, tổng hợp tình trạng thiết bị Quy trình xử lý tiến hành theo bước quy định sau: Tiến trình thực Trách nhiệm Bước Tiếp nhận thiết bị QLDA, Phòng TCKT-TK, Các đơn vị tiếp nhận, Nhà cung cấp Bước Hướng dẫn quản lý Bàn giao thiết bị Phòng TCKTTK, ĐTPT, Đơn vị tiếp nhận thiết bị Cặp nhật lý lịch Phòng TCKTTK, QLDA, P.ĐTPT, P.VT Đơn vị sử dụng Bước Bước Bước Kiểm kê, đề xuất báo cáo Thanh lý tài sản Phòng TCKTTK, QLDA, ĐTPT, VT, Đơn vị sử dụng Hội đồng lý tài sản, Các đơn vị sử dụng, P.TCKTTK, P.ĐTPT Bước Tiếp nhận thiết bị - QLDA phối hợp Các Trung tâm (đơn vị tiếp nhận) tiếp nhận thiết bị từ nhà cung cấp Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã thiết bị theo hợp đồng ký Đo thử kiểm tra, lập biên giao nhận thiết bị đơn vị tiếp nhận nhà cung cấp - Đơn vị tiếp nhận lập sổ theo dõi, quản lý thiết bị tạm thời báo cáo QLDA, QLDA đầu mối có trách nhiệm phối hợp với đơn vị liên quan xử lý tình Trưởng QLDA tập hợp bàn giao đầy đủ hồ sơ cho P.ĐTPT P.TCKTTK đơn vị sử dụng Bước Bàn giao tài sản - Sau ký Biên Bản nghiệm thu hoàn thành đưa cơng trình vào sử dụng, QLDA giao cho P.ĐTPT P.TC-KT-TK, đơn vị sử dụng đơn vị 01 Bộ hồ sơ nghiệm thu bàn giao để phục vụ việc giao tài sản cho Đơn vị sử dụng (ĐVSD) Đồng thời, QLDA phải phối hợp với nhà thầu cung cấp lắp đặt thiết bị, tư vấn thiết kế, đơn vị sử dụng hoàn thành xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành (hoặc tốn) cơng trình cung cấp cho P.TCKT-TK để tính (hoặc tạm tính) giá trị tài sản - P.TCKTTK xác định số liệu giá trị tài sản (hoặc giá trị tạm tính) hình thành từ dự án, thông báo cho P ĐTPT làm sở để giao tài sản cho Đơn vị sử dụng P.TC-KT-TK thực việc ghi theo dõi giá trị tài sản hình thành từ dự án đầu tư hồn thành theo quy định hành - P.TCKTTK có trách nhiệm hương dẫn ghi giá trị tài sản cho đơn vị sử dụng sau hồn thành cơng tác nghiệm thu - Khi có số liệu giá trị tài sản (hoặc giá trị tạm tính) hình thành từ dự án, P.ĐTPT trình Giám đốc định giao tài sản cho ĐVSD Quyết định gửi tới đơn vị liên quan: P.KH, P.TTBH, TCKTTK, ĐTPT, ĐVSD - Các Trung tâm thực công tác chuẩn bị cần thiết để tiếp nhận thiết bị có yêu cầu QLDA lệnh điều chuyển thiết bị phòng chức công ty - Trên sở Quyết định giao quản lý tài sản Giám đốc Công ty Biên giao nhận tài sản cho ĐVSD, Phòng TC-KT-TK hướng dẫn Đơn vị sử dụng lập thẻ cho tài sản cố định hạch toán tài sản theo quy định; thơng báo giá trị tài sản thức cho ĐVSD có Quyết định phê duyệt tốn dự án Bước Cập nhật lý lịch - Ngay sau có định giao thiết bị (tài sản) điều chuyển thức cho đơn vị sử dụng, đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập lý lịch theo dõi: tình trạng, số lượng, serial number …của thiết bị thường xuyên cập nhật - Khi thiết bị lắp đặt theo yêu cầu khách hàng theo lệnh Cơng ty Tập đồn, vào biên lắp đặt, sửa chữa họăc thu hồi… đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập bảng theo dõi thường xuyên cập nhập để đảm bảo biết được: loại, số lượng, tình trạng, số lần lắp đặt, sửa chữa, ngày lắp, ngày sửa, ngày thu hồi, tên khách hàng… lắp đặt mạng lưới, kho sửa chữa… - Đơn vị sử dụng chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan xây dựng quản lý CSDL thiết bị VSAT-IP, có mã thống cập nhật thường xuyên để thuận tiện cho đơn vị trình quản lý thiết bị, tài sản - Đơn vị sử dụng có trách nhiệm báo cáo định kỳ tháng lần báo cáo đột xuất theo yêu cầu công ty Bước Kiểm kê tài sản Các đơn vị sử dụng phòng ban liên quan có trách nhiệm: - Kiểm kê tài sản theo định kỳ tháng/ lần đột xuất theo yêu cầu Báo cáo đề xuất vấn đề tồn cho Công ty Bước Thanh lý tài sản: Thực theo qui trình lý tài sản Cơng ty ban hành “Qui trình quản lý thiết bị VSAT” phần đóng góp tích cực vào việc quản lý công tác đầu tư-xây dựng, quản lý dự án Nó đạt mục đích đảm bảo quản lý thiết bị cách khoa học hiệu quả, khơng gây thất tài sản nhà nước Tuy nhiên q trình triển khai nảy sinh số vấn đề cần khắc phục như: Trong Bước 1: Tiếp nhận thiết bị: Do tính đặc thù ngành viễn thơng, thường phải tích hợp hệ thống: Lắp đặt hệ thống từ nhiều chủng loại thiết bị khác nên thời gian lắp đặt thường dài Ngồi thường có giai đoạn chạy thử khoảng tháng Trong trình tiếp nhận thiết bị trước lắp đặt từ nhà cung cấp, kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã thiết bị theo hợp đồng ký, đơn vị tiếp nhận lại khơng có quyền sử dụng khai thác thiết bị Chẳng may hệ thống xảy lỗi hay hỏng hóc nhà cung cấp thiết bị phải thay sửa chữa Bởi thiết bị lắp đặt chịu trách nhiệm nhà cung cấp Nói cách khác thiết bị nhà mà khơng sử dụng, khơng động đến mà phải chịu tránh nhiệm theo dõi khó Cách khắc phục: cần có qui chế cụ thể để phối hợp tốt bên: QLDA, Đơn vị tiếp nhận nhà thầu cung cấp thiết bị việc tiếp nhận lập sổ theo dõi, quản lý thiết bị tạm thời Trong Bước 2: Bàn giao tài sản ký Biên Bản nghiệm thu hồn thành đưa cơng trình vào sử dụng thường khoảng thời gian tương đối dài, có tới hàng năm Ngoài việc bàn giao thiết bị liên quan đến nhiều đơn vị nên khó tránh khỏi chậm trễ khâu hoàn thiện hồ sơ Trong Qui trình lại khơng qui định rõ thời gian cụ thể đơn vị xử lý cơng việc nên gây tình trạng thời gian bị kéo dài trách nhiện không thuộc Cách khắc phục: Qui định mốc thời gian cụ thể đơn vị có liên quan q trình phối hợp để hồn thành cơng việc Hoặc có biện pháp áp dụng đánh giá chất lượng hồn thành cơng việc đơn vị theo tháng Theo anh/chị nội dung mơn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng Qua môn học Quản trị Tác nghiệp thấy rõ nội dung áp dụng cho doanh nghiệp cách hiệu Còn thân tơi tâm đắc với phương pháp S bao gồm hướng dẫn tổ chức nơi làm việc nhằm tối ưu hóa hiệu cơng việc: 1: Sàng lọc (Sort): Ai làm có nơi làm việc, người có mơi trường làm việc khác Với tơi mơi trường làm việc văn phòng việc phân loại cần thiết khơng cần thiết, để thứ thường cần đến ln có sẵn gần kề thật dễ tìm thấy điều nên làm hàng ngày 2: Sắp xếp (Straighten/Set in order) Sau phân loại việc xếp thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy mục đích làm giảm tối thiểu thao tác thừa, tiết kiệm thời gian Lấy ví dụ việc xếp hồ sơ giấy tờ nơi làm việc Nếu xếp có khoa học, theo thứ tự cần đến tơi nhanh chóng lấy thứ muốn mà khơng thời gian tìm kiếm 3: Sạch (Shine/Scrub): Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc khơng đem lại sức khỏe cho mà đem lại thoải mái làm việc Đặc biệt mơi trường làm việc văn phòng, phòng kín, điều hòa khơng ảnh hưởng đến sức khỏe rõ đặc biệt đường hô hấp 4: Sẵn sàng (Stabilize/Standardize): Tất công việc không làm lần mà phải làm thường xuyên, liên tục, tạo thành thói quen Hay nói cách khác đưa chúng lên mức sẵn sàng Việc làm ln giúp trì việc áp dụng thường xuyên công việc 5: Sâu sát (Sustain): Việc Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch không nên trì minh thực mà nên khuyến khích, truyền đạt để người đồng nghiệp phòng, Cơng ty áp dụng thực Biến dần dân trở thành phần văn hóa Cơng ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế, 2010, Quản trị Hoạt động; Slide chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế, 2010, Quản trị Hoạt động, Hà Nội Giáo trình Quản trị sản xuất dịch vụ-GS.TS Đồng Thị Thanh Phương-NXB Lao động-Xã hội Một số trang Website: http://vti.com.vn; http://vi.wikipedia.org/; ... Quy trình áp dụng hoạt động quản lý sử dụng trạm thông tin vệ tinh mặt đất cỡ nhỏ (VSAT) nội Công ty Viễn thông Quốc tế Tóm tắt Qui trình quản lý thiết bị VSAT sau: Thông thường thiết bị VSAT. .. tơi đề cập đến Qui trình quản lý thiết bị phục vụ cho dịch vụ VSAT (như nêu phần dịch vụ) hay gọi Qui trình quản lý thiết bị VSAT Mục đích Qui trình đảm bảo quản lý thiết bị cách khoa học hiệu... ty Bước Thanh lý tài sản: Thực theo qui trình lý tài sản Cơng ty ban hành Qui trình quản lý thiết bị VSAT phần đóng góp tích cực vào việc quản lý công tác đầu tư-xây dựng, quản lý dự án Nó đạt