Công ty Viễn thông Quốc tế là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trên phạm vi toàn quốc trong các lĩnh vực sau: - Tổ chức, xây dựng, vận hành, khai thác mạng viễn thông quốc tế; - Cung cấp
Trang 1QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÁC THIẾT BỊ VSAT TẠI CÔNG TY VIỄN
THÔNG QUỐC TẾ
Khi Việt nam tham gia vào Tổ chức thương mại thế giới (WTO) sẽ đem lại
cơ hội thu hút đầu tư nước ngoài và và mở rộng xuất khẩu hàng hóa nhưng cũng sẽ phải đối mặt rất lớn với áp lực cạnh tranh của các Tập đoàn nước ngoài với bề dày kinh nghiệm quản lý kinh doanh, công nghệ hiện đại và khả năng hỗ trợ dồi dào về vốn sẽ là những đối thủ quá tầm đối với các doanh nghiệp Việt nam Vì vậy đối với thị trường viễn thông Việt nam vừa là cơ sở
hạ tầng của quốc gia vừa là ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước càng chịu nhiều áp lực để khắc phục những hạn chế đang tồn tại để chuẩn bị tốt nhất trong quá trình hội nhập
Tôi may mắn được sinh ra, lớn lên, học tập và công tác tại Hà nội Nơi tôi
công tác là Công ty Viễn thông Quốc tế, tên giao dịch quốc tế là Vietnam
Telecom International (viết tắt là "VTI"), được thành lập ngày 31/3/1990, là một đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Công ty Viễn thông Quốc tế có trụ sở đặt tại số 97 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.
Công ty Viễn thông Quốc tế là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trên phạm vi toàn quốc trong các lĩnh vực sau:
- Tổ chức, xây dựng, vận hành, khai thác mạng viễn thông quốc tế;
- Cung cấp các dịch vụ viễn thông quốc tế;
- Tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc;
- Xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh thiết bị chuyên ngành viễn thông;
- Bảo trì các trang thiết bị chuyên ngành thông tin liên lạc.
Cùng với mạng lưới viễn thông hiện đại; đội ngũ nhân viên gần 1400 người có trình độ cao, kinh nghiệm lâu năm, phong cách làm việc nhiệt tình
Trang 2và chuyên nghiệp, Công ty Viễn thông Quốc tế cam kết mang đến cho Quý khách những dịch vụ chất lượng đẳng cấp quốc tế.
Dịch vụ cung cấp:
- Cung cấp các loại hình dịch vụ về Điện thoại đi quốc tế như: Dịch vụ điện thoại quay số trực tiếp đi quốc tế (IDD), Điện thoại gọi 171, 1717, 1713
đi quốc tế, Điện thoại gọi trực tiếp về nước nhà (HCD), Điện thoại hội nghị quốc tế…
- Dịch vụ truyền số liệu: như Dịch vụ kênh thuê riêng quốc tế là dịch vụ
cung cấp kênh liên lạc dành riêng, điểm nối điểm, đáp ứng nhu cầu liên lạc toàn cầu đặc biệt quan trọng của các doanh nghiệp Qua đường liên lạc dùng riêng này, khách hàng có thể sử dụng các loại hình dịch vụ như điện thoại, fax, truyền số liệu
Dịch vụ kênh thuê riêng qua VSAT: VSAT là từ viết tắt tiếng Anh “Very Small Aperture Terminal” có nghĩa là “trạm thông tin vệ tinh mặt đất cỡ nhỏ”, được lắp đặt tại địa điểm thuê bao để liên lạc trực tiếp với một trạm VSAT khác hoặc với một trạm chủ để từ đó kết nối qua mạng viễn thông mặt đất đến địa điểm theo yêu cầu của khách hàng Dịch vụ Thuê kênh riêng quốc tế qua trạm mặt đất cỡ nhỏ (VSAT PAMA) là một trong những dịch vụ thuê kênh trong nước và quốc tế, sử dụng các trạm vệ tinh cỡ nhỏ (thường đường kính ăng ten từ 2,4m đến 3m).
Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với những khách hàng có nhu cầu thiết lập mạng dùng riêng trong nước và quốc tế mà các chi nhánh, trụ sở của khách hàng ở các địa điểm chưa hoặc không thể triển khai được các mạng hữu tuyến Ví dụ: những khu công nghiệp, khu kinh tế mới, giàn khoan, biên giới, hải đảo hoặc các vùng núi cao.
- Dịch vụ thu phát hình quốc tế: bao gồm dịch vụ thu phát hình qua các
trạm cố định và thu phát hình lưu động qua các trạm FLYAWAY: Đây là dịch
vụ nhằm đáp ứng các khách hàng có nhu cầu thu/phát hình trong nước và quốc tế sử dụng trạm Thông tin vệ tinh mặt đất cố định hoặc lưu động (VSAT
Trang 3Flyaway), khách hàng có thể phát một chương trình truyền hình trực tiếp các
sự kiện: chính trị, kinh tế, xã hội, thể thao, nghệ thuật từ một điểm bất kỳ ở Việt Nam đi quốc tế
- Dịch vụ Inmarsat là dịch vụ thông tin liên lạc trực tiếp qua vệ tinh,
đảm bảo cung cấp cho khách hàng các dịch vụ viễn thông nhanh chóng, tiện lợi và tin cậy vượt qua mọi trở ngại về không gian.
- Dịch vụ Inmarsat cung cấp phương tiện liên lạc tới những nơi khó khăn nhất như vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, trên mặt biển hay đất liền.
- Dịch vụ Inmarsat là phương tiện thông tin liên lạc cơ động và lý tưởng cho các thương gia, các nhà ngoại giao, nhà báo, nhân viên cứu hộ, các đội thăm dò địa chất, khai thác khoáng sản ở các vùng xa xôi hẻo lánh
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:
Trang 4(Nguồn tham khảo: http://www.vti.com.vn/)
Công ty Viễn thông Quốc tế hiện có 4 Trung tâm trực thuộc:
- Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực 1 ( ITC1): Có trụ sở chính tại
Hà nội Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế cho các tỉnh miền Bắc
- Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực 2 ( ITC1): Có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc
tế cho các tỉnh miền Nam.
- Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực 3 ( ITC3): Có trụ sở chính tại
Đà nẵng Cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế cho các tỉnh miền
Trang 5- Trung tâm thông tin vệ tinh VINASAT (VNS): Có trụ sở tại Hà nội Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế qua Vệ tinh VINASAT-1.
Hiện tại tôi đang công tác tại phòng Đầu tư phát triển – VTI Đó là một đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản
lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc điều hành các lĩnh vực: Quản lý công tác đầu tư-xây dựng, quản lý các dự án, các công trình của Công ty Phòng Đầu
tư phát triển chủ trì thực hiện nhiều nhiệm vụ Một trong số đó là chủ trì đề xuất và tham gia các hội đồng nghiệm thu bàn giao đưa các dự án vào sử dụng Theo dõi trang thiết bị chuyên nghành phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất cho Giám đốc Đề xuất việc điều chuyển thiết bị trong nội bộ Công ty phù hợp với nhu cầu của các đơn vị trực thuộc trình Giám đốc quyết định Do VTI là đơn vị cung cấp rất nhiều dịch vụ viễn thông nên số lượng trang thiết bị chuyên nghành rất lớn, có rất nhiều qui trình đã được ban hành và triển khai Trong phạm vi nghiên cứu này tôi chỉ đề cập đến Qui trình quản lý các thiết
bị phục vụ cho dịch vụ VSAT (như đã nêu ở phần dịch vụ) hay còn được gọi
là “Qui trình quản lý các thiết bị VSAT” Mục đích của Qui trình này là đảm bảo quản lý thiết bị một cách khoa học và hiệu quả, không gây thất thoát tài sản của nhà nước Quy trình này áp dụng đối với các hoạt động quản lý sử dụng trạm thông tin vệ tinh mặt đất cỡ nhỏ (VSAT) trong nội bộ Công ty Viễn thông Quốc tế.
Tóm tắt là “Qui trình quản lý các thiết bị VSAT” như sau:
Thông thường các thiết bị VSAT có được thông qua hoạt động đấu thầu, mua sắm hay còn được biết đến với tên gọi “Dự án đầu tư” Quản lý dự án (QLDA) là một nhóm người tại các phòng chức năng do Giám đốc phê duyệt thành 1 nhóm để triển khai từ đầu đến khi kết thúc 1 dự án.
Các Trung tâm là đầu mối tiếp nhận thiết bị do QLDA yêu cầu QLDA,
Trang 6P.ĐTPT, TCKTTK, VT có trách nhiệm phối hợp với các Trung tâm trong việc giao nhận thiết bị, cập nhật, tổng hợp tình trạng thiết bị Quy trình xử lý được tiến hành theo 5 bước được quy định như sau:
Bước 1 Tiếp nhận thiết bị
- QLDA phối hợp cùng Các Trung tâm (đơn vị tiếp nhận) tiếp nhận thiết bị từ nhà cung cấp Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã thiết bị theo đúng hợp đồng đã được ký Đo thử kiểm tra, lập biên bản giao nhận thiết bị giữa đơn vị tiếp nhận và nhà cung cấp
- Đơn vị tiếp nhận lập sổ theo dõi, quản lý thiết bị tạm thời và báo cáo QLDA, QLDA là đầu mối có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan
Tiếp nhận thiết bị
Hướng dẫn quản lý Bàn giao thiết bị
Cặp nhật lý lịch
Kiểm kê, đề xuất báo cáo
Thanh lý tài sản
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Bước 4
Bước 5
Tiến trình thực hiện Trách nhiệm
QLDA, Phòng TCKT-TK, Các đơn vị tiếp nhận, Nhà cung cấp
Phòng TCKTTK, ĐTPT, Đơn vị tiếp nhận thiết bị
Phòng TCKTTK, QLDA, P.ĐTPT, P.VT và Đơn vị
sử dụng
Phòng TCKTTK, QLDA, ĐTPT, VT, Đơn vị sử dụng
Hội đồng thanh lý tài sản, Các đơn vị sử dụng, P.TCKTTK, P.ĐTPT.
Trang 7xử lý các tình huống Trưởng QLDA tập hợp và bàn giao đầy đủ hồ sơ cho P.ĐTPT và P.TCKTTK và đơn vị sử dụng.
Bước 2 Bàn giao tài sản
- Sau khi ký Biên Bản nghiệm thu hoàn thành đưa công trình vào sử dụng, QLDA giao cho P.ĐTPT và P.TC-KT-TK, đơn vị sử dụng mỗi đơn vị 01 Bộ hồ
sơ nghiệm thu bàn giao để phục vụ việc giao tài sản cho các Đơn vị sử dụng (ĐVSD) Đồng thời, QLDA phải phối hợp với các nhà thầu cung cấp và lắp đặt thiết bị, tư vấn thiết kế, đơn vị sử dụng hoàn thành các bản xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành (hoặc quyết toán) công trình và cung cấp cho P.TC-KT-TK để tính (hoặc tạm tính) giá trị tài sản.
- P.TCKTTK xác định số liệu về giá trị tài sản (hoặc giá trị tạm tính) hình thành từ dự án, thông báo cho P ĐTPT làm cơ sở để giao tài sản cho các Đơn
vị sử dụng P.TC-KT-TK thực hiện việc ghi và theo dõi giá trị tài sản được hình thành từ dự án đầu tư đã hoàn thành theo quy định hiện hành.
- P.TCKTTK có trách nhiệm hương dẫn ghi giá trị tài sản cho các đơn vị sử dụng ngay sau khi hoàn thành công tác nghiệm thu
- Khi có số liệu về giá trị tài sản (hoặc giá trị tạm tính) hình thành từ dự án, P.ĐTPT trình Giám đốc ra quyết định giao tài sản cho các ĐVSD Quyết định này sẽ được gửi tới các đơn vị liên quan: P.KH, P.TTBH, TCKTTK, ĐTPT, và các ĐVSD.
- Các Trung tâm thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết để tiếp nhận thiết bị khi có yêu cầu của QLDA hoặc lệnh điều chuyển thiết bị của các phòng chức năng công ty.
- Trên cơ sở Quyết định giao quản lý tài sản của Giám đốc Công ty và Biên bản giao nhận tài sản cho ĐVSD, Phòng TC-KT-TK hướng dẫn Đơn vị sử dụng lập thẻ cho tài sản cố định và hạch toán tài sản theo quy định; thông báo giá trị tài sản chính thức cho ĐVSD khi có Quyết định phê duyệt quyết toán
dự án
Bước 3 Cập nhật lý lịch
Trang 8- Ngay sau khi có quyết định giao thiết bị (tài sản) hoặc điều chuyển chính thức cho đơn vị sử dụng, đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập lý lịch theo dõi: tình trạng, số lượng, serial number …của thiết bị và thường xuyên cập nhật.
- Khi thiết bị đã được lắp đặt theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo lệnh của Công ty và Tập đoàn, căn cứ vào biên bản lắp đặt, sửa chữa họăc thu hồi… đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập bảng theo dõi và thường xuyên cập nhập để đảm bảo biết được: loại, số lượng, tình trạng, số lần lắp đặt, sửa chữa, ngày lắp, ngày sửa, ngày thu hồi, tên khách hàng… đã lắp đặt trên mạng lưới, còn trong kho hoặc đang sửa chữa…
- Đơn vị sử dụng chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng và quản
lý CSDL thiết bị VSAT-IP, có mã thống nhất và được cập nhật thường xuyên
để thuận tiện cho các đơn vị trong quá trình quản lý thiết bị, tài sản.
- Đơn vị sử dụng có trách nhiệm báo cáo định kỳ một tháng một lần hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công ty.
Bước 4 Kiểm kê tài sản
Các đơn vị sử dụng và các phòng ban liên quan có trách nhiệm:
- Kiểm kê tài sản theo định kỳ 3 tháng/ lần hoặc đột xuất theo yêu cầu của Báo cáo đề xuất các vấn đề tồn tại cho Công ty.
Bước 5 Thanh lý tài sản:
Thực hiện theo qui trình thanh lý tài sản do Công ty đã ban hành.
“Qui trình quản lý các thiết bị VSAT” đã phần nào đóng góp tích cực vào việc quản lý công tác đầu tư-xây dựng, quản lý các dự án Nó cũng đạt được mục đích là đảm bảo quản lý thiết bị một cách khoa học và hiệu quả, không gây thất thoát tài sản của nhà nước Tuy nhiên trong quá trình triển khai nó cũng nảy sinh 1 số vấn đề cần được khắc phục như:
Trong Bước 1: Tiếp nhận thiết bị: Do tính đặc thù trong ngành viễn thông,
thường phải tích hợp hệ thống: Lắp đặt hệ thống từ nhiều chủng loại thiết bị khác nhau nên thời gian lắp đặt thường khá dài Ngoài ra thường có giai đoạn
Trang 9chạy thử khoảng 3 tháng Trong quá trình tiếp nhận thiết bị trước khi lắp đặt
từ nhà cung cấp, kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã thiết bị theo đúng hợp đồng đã được ký, nhưng đơn vị tiếp nhận lại không có quyền sử dụng và khai thác các thiết bị đó Chẳng may hệ thống xảy ra lỗi hay hỏng hóc nhà cung cấp thiết bị sẽ phải thay hoặc sửa chữa Bởi vì các thiết bị đang được lắp đặt
và chịu trách nhiệm bởi nhà cung cấp Nói cách khác thiết bị ở trong nhà của mình mà mình không được sử dụng, không được động đến mà vẫn phải chịu tránh nhiệm theo dõi nó thì quả là rất khó
Cách khắc phục: là cần có một qui chế cụ thể để phối hợp tốt giữa các bên:
QLDA, Đơn vị tiếp nhận và nhà thầu cung cấp thiết bị trong việc tiếp nhận lập
sổ theo dõi, quản lý thiết bị tạm thời
Trong Bước 2: Bàn giao tài sản khi ký Biên Bản nghiệm thu hoàn thành đưa
công trình vào sử dụng thường là khoảng thời gian cũng tương đối dài, có khi tới hàng năm Ngoài ra việc bàn giao thiết bị liên quan đến rất nhiều đơn vị nên khó tránh khỏi chậm trễ trong các khâu hoàn thiện hồ sơ Trong khi đó trong Qui trình lại không qui định rõ về thời gian cụ thể khi các đơn vị xử lý công việc nên còn gây ra tình trạng thời gian bị kéo dài và trách nhiện không thuộc về ai.
Cách khắc phục: Qui định các mốc thời gian cụ thể của các đơn vị có liên
quan trong quá trình phối hợp để hoàn thành công việc Hoặc có những biện pháp áp dụng đánh giá chất lượng hoàn thành công việc của các đơn vị theo từng tháng
2 Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào.
Qua môn học Quản trị Tác nghiệp tôi càng thấy rõ hơn nhưng nội dung
có thể áp dụng cho doanh nghiệp một cách hiệu quả Còn đối với bản thân tôi
Trang 10thì rất tâm đắc với phương pháp 5 S bao gồm các hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc:
1: Sàng lọc (Sort):
Ai đi làm cũng có nơi làm việc, mỗi người có một môi trường làm việc khác nhau Với tôi trong môi trường làm việc văn phòng thì việc phân loại những gì cần thiết và không cần thiết, để những thứ thường được cần đến luôn
có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy là điều nên làm hàng ngày.
2: Sắp xếp (Straighten/Set in order)
Sau khi phân loại thì việc sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy mục đích làm giảm tối thiểu những thao tác thừa, tiết kiệm được thời gian Lấy ví dụ như việc sắp xếp hồ sơ giấy tờ nơi tôi đang làm việc Nếu sắp xếp
có khoa học, theo thứ tự thì khi cần đến tôi có thể nhanh chóng lấy được thứ mình muốn mà không mất thời gian tìm kiếm.
3: Sạch sẽ (Shine/Scrub):
Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại nơi làm việc không chỉ đem lại sức khỏe cho mình mà còn đem lại sự thoải mái khi làm việc Đặc biệt trong môi trường làm việc văn phòng, phòng kín, điều hòa nếu không sạch sẽ thì ảnh hưởng đến sức khỏe khá rõ đặc biệt về đường hô hấp.
4: Sẵn sàng (Stabilize/Standardize):
Tất cả 3 công việc trên không chỉ làm 1 lần mà phải làm thường xuyên, liên tục, tạo thành thói quen Hay nói cách khác là đưa chúng lên mức luôn sẵn sàng Việc làm này luôn giúp chúng ta duy trì việc áp dụng thường xuyên
cả 3 công việc trên.
5: Sâu sát (Sustain):
Việc Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ không nên chỉ duy trì mỗi 1 minh mình thực hiện mà nên khuyến khích, truyền đạt để những người đồng nghiệp cùng phòng, cùng Công ty áp dụng thực hiện Biến nó dần dân trở thành một phần văn hóa của Công ty.
Trang 11TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế, 2010,
Quản trị Hoạt động;
2 Slide chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế,
2010, Quản trị Hoạt động, Hà Nội.
3 Giáo trình Quản trị sản xuất và dịch vụ-GS.TS Đồng Thị Thanh Phương-NXB Lao động-Xã hội.
4 Một số trang Website: http://vti.com.vn; http://vi.wikipedia.org/;