ISO Quy trình quản lý thiết bị máy tính và thiết bị ngoại vi trong công ty

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Mã tài liệu: QT-EEE-XY Lần ban hành/Sửa đổi: 01 Ngày hiệu lực: / /2010 QUY TRÌNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ CNTT QUẢN TRỊ MẠNG Người soạn thảo Họ tên Chữ ký Ngày Người kiểm tra Người phê duyệt Đặng Tiến Hùng Nguyễn Quang Hòa Bình Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY Tài liệu thông tin tài liệu tài sản Trung tâm EEE không chép, copy, in ấn sang băng hình thức cho phép trước Trung tâm EEE BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Ngày sửa đổi Lần ban hành: 01 Vị trí sửa đổi (trang) Nội dung sửa đổi Ghi Trang số 2/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY MỤC ĐÍCH: - Quy định trách nhiệm phương pháp quản lý tài sản thiết bị công nghệ thông tin, viễn thông - Đảm bảo an toàn hoạt động ổn định hệ thống thiết bị PHẠM VI ÁP DỤNG: - Áp dụng tài sản tất thiết bị công nghệ thông tin, viễn thông - Áp dụng toàn người sử dụng thiết bị trung tâm TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị, - Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị - Các quy trình liên quan ĐỊNH NGHĨA 4.1 Thuật ngữ: - Thiết bị Công nghệ thông tin, viễn thông: (TB CNTT): thiết bị sử dụng lĩnh vực công nghệ thông tin, thiết bị thông tin liên lạc: máy tính, thiết bị ngoại vi, điện thoại, tổng đài, máy photo… - Thiết bị máy tính: hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ thống mạng, linh kiện - Thiết bị văn phòng: hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng: hệ thống máy in, scaner, fax, copier - Phần mềm: chương trình trình cài đặt cho thiết bị CNNT hệ điều hành, chương trình ứng dụng hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng - Quản trị mạng: thực nghiệp vụ CNTT khắc phục sửa chữa cố CNTT xảy hệ thống 4.2 Chữ viết tắt - IS : Hệ thống thông tin, Bộ phận IS - HCTH : Bộ phận Hành tổng hợp Lần ban hành: 01 Trang số 3/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT - CNTT - TBCN - BP - SD - TBP - BH - BT-BD Lần ban hành: 01 Mã hiệu: QT-EEE-XY : Công nghệ thông tin, viễn thông : Thiết bị công nghệ: bao gồm thiết bị CNTT thiết bị viễn thông, cảo bao gồm phần cứng, phần mềm : Bộ phận : Sử dụng : Trưởng phận : Bảo hành : Bảo trì, bảo dưỡng Trang số 4/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY NỘI DUNG 5.1 Mô tả quy trình Lưu đồ tiến trình thực Trách nhiệm Tài liệu/Biểu mẫu DM/IS-01 Danh mục TBCN Hồ sơ TBCN Bộ phận IS BP sử dụng HS/IS-02 Kế hoạch bão trì, bảo dưỡng Nhu cầu khắc phục, sửa chữa IS, BP sử dụng P.Án sửa chữa, bảo dưỡng Lãnh đạo phụ trách Phê duyệt BB/IS-01 Thực IS IS,BP sử dụng Nhà cung cấp BB/IS-01 Đánh giá nghiệm thu OK IS, HCTH, BP sử dụng BB/IS-02 Bàn giao người sử dụng 5.2 Diễn giải 5.2.1 Danh mục thiết bị công nghệ - Hồ sơ thiết bị CN a Danh mục thiết bị Lần ban hành: 01 Trang số 5/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT - Mã hiệu: QT-EEE-XY Danh mục thiết bị công nghệ danh sách toàn thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị viễn thông phần mềm sử dụng: Danh mục phân chia rõ ràng: + Các thiết bị phần cứng: máy tính, máy chủ, thiết bị ngoại vi: máy in, scaner, potopcopier, thiết bị mạng…, + Các thiết bị viễn thông: Máy điện thoại, fax, tổng đài - Danh mục thiết bị phân chia theo nhóm thiết bị, thiết bị gắn mã ký hiệu (Theo quy định quy trình quản lý tài sản) - Đối với hệ thống phần mềm, website: danh sách hệ điều hành, phần mềm có quyền, phần mềm nghiệp vụ, danh sách website, nhà cung cấp b Hồ sơ thiết bị CN - Hồ sơ thiết bị CN lập dựa danh mục TBCN Nội dung Hồ sơ thiết bị CN bao gồm: + Tên thiết bị, mã ký hiệu, thông số kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn (nếu có) ngày mua, nhà cung cấp, thời hạn bảo hành bảo trì + Người sử dụng, nhật ký bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa, biên giao nhận + Đối với hệ thống phần mềm, hệ điều hành, phần mềm ứng dụng: người quản lý, nhà cung cấp (lập trình, thiết kế), thời gian nâng cấp, thay đổi sửa chữa - Hồ sơ thiết bị CN cập nhật khả hoạt động, thay đổi chi tiết thiết bị công nghệ có thay đổi nào, c Bộ phận IS Bộ phận Hệ thống thông tin: Kết hợp với HCTH chịu trách nhiệm quản lý danh mục tất thiết bị công nghệ, điều phối, điều chuyển TBCN phù hợp với đối tượng sử dụng Chịu trách nhiệm quản lý, xử lý mặt kỹ thuật tất TBCN, vấn đề liên quan đến CNTT Chủ động đề xuất, đề nghị với Ban lãnh đạo trung tâm nâng cấp, cải tạo thiết bị CN, hệ thống CNTT Trực tiếp thực nghiệp vụ liên quan đến khắc phục cố, sửa chữa hệ thống mạng, thiết bị CN d Bộ phận sử dụng - Là thiết bị văn phòng, thiết bị máy tính phận quản lý trực tiếp sử dụng Lần ban hành: 01 Trang số 6/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY - Là thiết bị phận quản lý (VD: hệ thống máy Copier, fax, máy chấm công, ) e Người sử dụng Là toàn cán nhân viên trung tâm có sử dụng thiết bị công nghệ Người sử dụng chịu trách nhiệm quản lý phần tài sản thiết bị CN Trung tâm bàn giao sử dụng: máy tính, điện thoại, vvv Trong trường hợp NSD mát tài sản bàn giao (thực theo quy trình- quy định quản lý tài sản) Lần ban hành: 01 Trang số 7/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY 5.2.2 Nhu cầu khắc khục, sửa chữa thiết bị công nghệ a Sơ đồ Lưu đồ tiến trình thực Trách nhiệm Nhu cầu khắc phục, sửa chữa, TBCN Bộ phận SD Tài liệu/Biểu mẫu YC/IS-01 YC/IS-01 BP sử dụng, IS, HCTH IS, BP sử dụng OK Kiểm tra xử lý Cán phụ trách liên quan Lập P.Án sửa chữa, YC/IS-01 YC/IS-01 Phê duyệt OK BB/IS-01 Thực IS IS, BP sử dụng, Nhà cung cấp BB/IS-01 Đánh giá nghiệm thu OK IS, HCTH, BP sử dụng Lần ban hành: 01 Bàn giao Lưu hồ sơ TB BB/IS-02 HS/IS-01 Trang số 8/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT b Mã hiệu: QT-EEE-XY Diễn giải STT Nội dung công việc Người thực Biểu mẫu Tiếp nhận nhu cầu sửa chữa từ Bộ phận sử dụng IS, BP sử dụng YC/IS-01 Kiểm tra – khắc phục sửa chữa ngay: IS, cán kỹ thuật chuyên môn phận YC/IS-01 IS – HCTH- BP mua sắm YC/IS-01 BP Mua sắm Lãnh đạo YC/IS-01  Trường hợp phận IS tự khắc phục sửa chữa (chuyển bước 7) Lập phương án sửa chữa:  (1) Kiểm tra thiết bị bảo hành (chuyển bước 5) Chuyển nhà cung cấp thực bảo hành  (2) Trường hợp thiết bị hết hạn bảo hành: IS kết hợp BP mua sắm lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Trình lãnh đạo phê duyệt chi phí sửa chữa:  Lãnh đạo không duyệt phương án: (chuyển lập phương án khác- bước 3) Tiến hành thực sữa chữa IS, giám sát nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa BB/IS-01 Đánh giá nghiệm thu: IS, nhà cung cấp dịch vụ, BP sử dụng thiết bị BB/IS-01 IS, BP sử dụng thiết bị BB/IS-02  Thiết bị chưa đáp ứng nhu cầu sửa chữa (chuyển bước 3- lựa chọn nhà cung cấp dv khác)  Thiết bị sửa chữa hoàn tất Bàn giao Bộ phận sử dụng Lập biên bàn giao HS/IS-01 Lưu hồ sơ thiết bị - Đối với nhu cầu sửa chữa hệ thống phần mềm, hệ điều hành, website, phần mềm ứng dụng: Bộ phận IS trực tiếp thực sửa chữa, cài đặt lại Trường hợp phần mềm thuê xây dựng: thực theo quy trình sửa chữa thiết bị Lần ban hành: 01 Trang số 9/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY 5.2.3 Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng Lưu đồ tiến trình thực Trách nhiệm Kế hoạch Bảo dưỡng, bảo trì TBCN BP sử dụng thiết bị Tài liệu/Biểu mẫu BT/IS-01 YC/IS-01 BP sử dụng, IS, HCTH OK IS, BP sử dụng Cán phụ trách liên quan Kiểm tra xử lý Phương án bảo trì, Bảo dưỡng YC/IS-01 YC/IS-01 Phê duyệt OK BB/IS-01 Thực IS IS, BP sử dụng, Nhà cung cấp dịch vụ BB/IS-01 Đánh giá nghiệm thu OK IS, HCTH, BP sử dụng Lần ban hành: 01 Bàn giao Lưu hồ sơ TB BB/IS-02 HS/IS-01 Trang số 10/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT STT Nội dung công việc Mã hiệu: QT-EEE-XY Người thực  Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị toàn Bộ phận IS hệ thống tho định kỳ (tháng/quý): bảo trì bảo Bộ phận HCTH dưỡng phần cứng, phần mềm quét virus toàn Các Bộ phận khác hệ thống(Bộ phận IS) sử dụng TB VP  Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị văn phòng (bộ phận HCTH) BP khác sử dụng thiết bị văn phòng Kiểm tra – xử lý:  Đối với thiết bị máy tính, phần mềm, thiết bị văn phòng nhỏ IS chủ động bảo dưỡng, bảo trì khả chuyên môn Biểu mẫu KH/IS-01 IS, cán kỹ thuật chuyên môn phận KT/IS-01 IS – HCTH- BP mua sắm KT/IS-01 BP Mua sắm Lãnh đạo KT/IS-01 IS, giám sát nhà cung cấp dịch vụ BB/IS-01  Đối với thiết bị cần chuyên môn định kỳ bảo dưỡng (yêu cầu chuyên môn kỹ thuật cao) IS kết hợp phận HCTH /Mua sắm lên danh sách nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng Phương án Bảo trì, bảo dưỡng  Kết hợp phận lên lịch thực bảo trì, bảo dưỡng cho phận có yêu cầu  Lên lịch bảo trì, bảo dưỡng liên lạc nhà cung cấp dịch vụ lựa chọn thực bảo trì, bảo dưỡng Trình lãnh đạo phê duyệt :  Đối với việc thực thuê bảo trì bảo dưỡng BP HCTH/Mua sắm lên danh mục chi phí trình lãnh đạo phê duyệt  Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu thay linh kiện thiết bị, BP HCTH/Mua sắm lựa chọn phương án tối ưu nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm trình lãnh đạo duyệt Tiến hành thực bảo trì, bảo dưỡng  Lên lịch thực bảo trì, bảo dưỡng (tránh ảnh hưởng tới công việc chung toàn trung tâm) Lần ban hành: 01 Trang số 11/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY Đánh giá nghiệm thu: IS, nhà cung cấp dịch vụ, BP sử dụng thiết bị BB/IS-01 Bàn giao Bộ phận sử dụng IS, BP sử dụng thiết bị BB/IS-02 Lập biên bàn giao HS/IS-02 Lưu hồ sơ thiết bị DANH MỤC BIỂU MẪU STT Nội Dung Mã số Danh mục thiết bị CN DM/IS-01 Hồ sơ thiết bị CN HS/IS-01 Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/ kiểm YC/IS-01 tra trạng/ phương án sửa chữa/ phê duyệt phương án Biểu mẫuThực sửa chữa, bảo BB/IS-01 trì bảo dưỡng/ đánh giá nghiệm thu Biên bàn giao Biểu mẫuKế hoạch bảo trì TBCN/ BT/IS-01 kiểm tra/xử lý/ phương án bảo/ phê duyệt bảo trì bảo dưỡng Lần ban hành: 01 BB/IS-02 Trang số 12/ 12 [...].. .Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT STT 1 2 Nội dung công vi c Mã hiệu: QT-EEE-XY Người thực hiện  Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị toàn bộ Bộ phận IS hệ thống tho định kỳ (tháng/quý): bảo trì bảo Bộ phận HCTH dưỡng phần cứng, phần mềm quét virus toàn bộ Các Bộ phận khác hệ thống(Bộ phận IS) sử dụng TB VP  Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị văn phòng (bộ phận HCTH) và các... khác sử dụng thiết bị văn phòng Kiểm tra – xử lý:  Đối với các thiết bị máy tính, phần mềm, và các thiết bị văn phòng nhỏ IS chủ động bảo dưỡng, bảo trì trong khả năng chuyên môn Biểu mẫu KH/IS-01 IS, cán bộ kỹ thuật chuyên môn của bộ phận KT/IS-01 IS – HCTH- BP mua sắm KT/IS-01 BP Mua sắm Lãnh đạo KT/IS-01 IS, giám sát nhà cung cấp dịch vụ BB/IS-01  Đối với các thiết bị cần chuyên môn và định kỳ bảo... chi phí trình lãnh đạo phê duyệt  Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu thay thế linh kiện thiết bị, BP HCTH/Mua sắm lựa chọn phương án tối ưu các nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm trình lãnh đạo duyệt 5 Tiến hành thực hiện bảo trì, bảo dưỡng  Lên lịch thực hiện bảo trì, bảo dưỡng (tránh ảnh hưởng tới công vi c chung toàn trung tâm) Lần ban hành: 01 Trang số 11/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT... sản thiết bị CNTT Mã hiệu: QT-EEE-XY 6 Đánh giá nghiệm thu: IS, nhà cung cấp dịch vụ, BP sử dụng thiết bị BB/IS-01 7 Bàn giao Bộ phận sử dụng IS, BP sử dụng thiết bị BB/IS-02 Lập biên bản bàn giao HS/IS-02 Lưu hồ sơ thiết bị DANH MỤC BIỂU MẪU STT Nội Dung Mã số 1 Danh mục thiết bị CN DM/IS-01 2 Hồ sơ thiết bị CN HS/IS-01 3 Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/ kiểm YC/IS-01 tra hiện trạng/ phương án sửa chữa/ phê... cầu chuyên môn và kỹ thuật cao) IS kết hợp bộ phận HCTH /Mua sắm lên danh sách các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng 3 Phương án Bảo trì, bảo dưỡng  Kết hợp các bộ phận lên lịch thực hiện bảo trì, bảo dưỡng cho các bộ phận có yêu cầu  Lên lịch bảo trì, bảo dưỡng liên lạc các nhà cung cấp dịch vụ đã lựa chọn thực hiện bảo trì, bảo dưỡng 4 Trình lãnh đạo phê duyệt :  Đối với vi c thực hiện thuê... hiện trạng/ phương án sửa chữa/ phê duyệt phương án 4 Biểu mẫuThực hiện sửa chữa, bảo BB/IS-01 trì bảo dưỡng/ đánh giá nghiệm thu 5 Biên bản bàn giao 6 Biểu mẫuKế hoạch bảo trì TBCN/ BT/IS-01 kiểm tra/xử lý/ phương án bảo/ phê duyệt bảo trì bảo dưỡng Lần ban hành: 01 BB/IS-02 Trang số 12/ 12 ... thiết bị sử dụng lĩnh vực công nghệ thông tin, thiết bị thông tin liên lạc: máy tính, thiết bị ngoại vi, điện thoại, tổng đài, máy photo… - Thiết bị máy tính: hệ thống máy tính cá nhân, máy tính. .. toàn thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị vi n thông phần mềm sử dụng: Danh mục phân chia rõ ràng: + Các thiết bị phần cứng: máy tính, máy chủ, thiết bị ngoại vi: máy in, scaner, potopcopier, thiết. .. 5.2.1 Danh mục thiết bị công nghệ - Hồ sơ thiết bị CN a Danh mục thiết bị Lần ban hành: 01 Trang số 5/ 12 Quy trình Quản lý tài sản thiết bị CNTT - Mã hiệu: QT-EEE-XY Danh mục thiết bị công nghệ danh