ISO quy trình quản lý thiết bị IT IS trong công ty

TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị.. NỘI DUNG5.1 Mô tả quy trình Trách nhiệm Lưu đồ tiến trình thực hiện Tài liệu/Biểu mẫu B

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ THIẾT BỊ

Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên Đặng Tiến Hùng Nguyễn Quang Hòa Bình

Ngày

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

đổi

Vị trí sửa đổi (trang)

Nội dung sửa đổi Ghi chú

1 MỤC ĐÍCH:

- Quy định trách nhiệm và phương pháp quản lý tài sản là thiết bị.

- Đảm bảo sự an toàn và hoạt động ổn định hệ thống các thiết bị.

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

- Áp dụng đối với tài sản là tất cả các thiết bị.

3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN:

- Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết

bị

- Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị

- Các quy trình liên quan.

4 ĐỊNH NGHĨA

4.1 Thuật ngữ:

- Thiết bị máy tính: là hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ thống mạng, linh kiện.

- Thiết bị văn phòng: là hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng:

hệ thống máy in, scaner, fax, copier.

- Thiết bị: là tất cả các thiết bị liên quan : thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng.

4.2 Chữ viết tắt

- IS : Hệ thống thông tin, Bộ phận IS

- CNTT : Công nghệ thông tin, viễn thông

- TBCN : Thiết bị công nghệ: là bao gồm các thiết bị CNTT và các

thiết bị viễn thông, cảo bao gồm phần cứng, phần mềm.

- TBP : Trưởng bộ phận

- BH : Bảo hành

- BT-BD : Bảo trì, bảo dưỡng

5 NỘI DUNG

5.1 Mô tả quy trình

Trách

nhiệm

Lưu đồ tiến trình thực hiện Tài liệu/Biểu

mẫu

Bộ phận IS

Hành chính

BP sử dụng

BM/EEE-YX-01

BM/EEE-YX-02

BP sử dụng

Hành chính

IS

BP xử lý

BP xử lý

hoặc nhà

cung cấp

IS,BP sử

dụng Nhà

cung cấp

IS, HCTH,

BP sử dụng

5.2.1 Danh mục thiết bị

- Bộ phận IS và bộ phận hành chính có trách nhiệm lập và theo dõi danh mục

thiết bị theo biểu mẫu BM/EEE-IS(HC)-01

- Danh mục thiết bị sử dụng với mục đích kiểm tra, kiểm kê tài sản và cập nhật mã tài sản mới.

5.2.2 Hồ sơ thiết bị

Lập danh mục

Hồ sơ thiết bị

Phương án sửa chữa, bảo dưỡng

Thực hiện

OK

Đánh giá nghiệm thu

Bàn giao người

sử dụng

Yêu cầu khắc phục, sửa chữa

Kế hoạch bảo dưỡng

- Bộ phận IS chịu trách nhiệm lập hồ sơ thiết bị: liên quan đến IS: máy tính, mạng.

- Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm lập hồ sơ các thiết bị văn phòng.

- Hồ sơ thiết bị mô tả chi tiết: Nguồn gốc xuất xứ, ngày cung cấp, cập nhật nhật ký sửa chữa, bảo hành, người/ bộ phận sử dụng., và các giấy tờ liên

quan (biên bản, phiếu bảo hành ) và được lập theo biểu mẫu

BM/EEE-IS (HC) -02

- Các thiết bị đều được gán mã ký hiệu theo quy định:

XX-YY/ZZ-TT

XX: Tên thiết bị viết tắt

YY: IS – Đối với các thiết bị liên quan đến máy tính, mạng

YY:HC- Đối với các thiết bị văn phòng do hành chính quản lý

ZZ: Bộ phận – khu vực sử dụng

TT: số thứ tự thiết bị

VD: LT-IS/GV-02

Máy laptop số 02 do bộ phận Giáo vụ sử dụng

- Các bị được được ký mã hiệu theo biểu mẫu BM/EEE- HC -03

5.2.3 Khắc phục, sửa chữa thiết bị

- Bộ phận IS chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan đến thiết bị máy tính khi có sự cố xả ray (đối với hệ thống mạng, và CNTT thực hiện theo

quy trình Quản trị mạng)

- Bộ phận HC chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan đến thiết bị văn phòng.

a Sơ đồ

Trách

nhiệm

Lưu đồ tiến trình thực hiện Tài liệu/Biểu

mẫu

Bộ phận SD

BM/EEE-IS-04

IS,

Hành Chính

BP sử dụng

BM/EEE-IS-04

Cán bộ phụ

trách liên

quan

BM/EEE-IS-04

IS,

BP sử dụng,

Nhà cung

cấp dịch vụ

BM/EEE-IS-04

IS, BP sử

dụng; Nhà

cung cấp

BM/EEE-IS-04

IS,

Hành chính

BP sử dụng

BM/EEE-IS-04 BM/EEE-IS(HC)-02

Nhu cầu khắc phục, sửa chữa thiết bị

Thực hiện

OK

Đánh giá nghiệm thu

Bàn giao Lưu hồ sơ TB

Lập P.Án khắc phục, sửa chữa

Phê duyệt

OK 2

b Diễn giải

hiện

mẫu

1 Tiếp nhận nhu cầu khắc phục, sửa chữa từ

Bộ phận sử dụng

IS

BP sử dụng

Ngay khi có nhu cầu.

BM/EEE-IS-04

2 Lập phương án sửa chữa:

 Kiểm tra, sửa chữa ngay Nếu thiết bị có

thể tự sửa chữa được (thực hiện bước 5)

 Kiểm tra thiết bị còn bảo hành (thực hiện

bước 4) Chuyển nhà cung cấp thực hiện

bảo hành

 Trường hợp thiết bị hết hạn bảo hành: IS

kết hợp BP mua sắm lựa chọn nhà cung

cấp dịch vụ (thực hiện bước 3)

IS – HCTH-

BP mua sắm

BM/EEE-IS-04

3 Trình lãnh đạo phê duyệt chi phí sửa chữa:

 Lãnh đạo không duyệt phương án:

(chuyển lập phương án khác- bước 2)

BP Mua sắm

Lãnh đạo

BM/EEE-IS-04

4 Tiến hành thực hiện sữa chữa IS, Nhà cung

cấp dịch vụ

BM/EEE-IS-04

5 Đánh giá nghiệm thu:

 Thiết bị vẫn chưa đáp ứng nhu cầu sửa

chữa (chuyển bước 3- lựa chọn nhà cung

cấp dv khác)

 Thiết bị đã được sửa chữa và hoàn tất

IS, nhà cung cấp dịch vụ, Hành chính,

BP sử dụng

BM/EEE-IS-04

6 Bàn giao Bộ phận sử dụng

Lập biên bản bàn giao

Lưu hồ sơ thiết bị

IS, BP sử dụng thiết bị

BM/EEE-IS-04 BM/EEE-IS-02

5.2.4 Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng

a Sơ đồ

Trách

nhiệm

Lưu đồ tiến trình thực hiện Tài liệu/Biểu

mẫu

BP IS

HC

BP Sử dụng

BM/EEE-IS(HC)-05

IS,

BP sử dụng

BP HC

BM/EEE-IS(HC)-05

Cán bộ phụ

trách liên

quan

BM/EEE-IS(HC)-05

IS, nhà

cung cấp

dv, HC

BM/EEE-IS(HC)-05

IS, BP sử

dụng, Nhà

cung cấp

dịch vụ

BM/EEE-IS(HC)-05

.IS, HC

BP sử dụng

BM/EEE-IS(HC)-05 BM/EEE-IS(HC)-02

Kế hoạch Bảo dưỡng, bảo trì TBCN

Thực hiện

OK

Đánh giá nghiệm thu

Bàn giao Lưu hồ sơ TB

Phương án bảo trì, Bảo

dưỡng

Phê duyệt

OK

b Diễn giải

hiện

Thời gian Thực hiện

Biểu mẫu

1  Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị toàn

bộ hệ thống tho định kỳ (tháng/quý): bảo trì

bảo dưỡng phần cứng, phần mềm quét

virus toàn bộ hệ thống(Bộ phận IS)

 Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị

văn phòng (bộ phận HCTH) và các BP khác

sử dụng thiết bị văn phòng.

Bộ phận IS

Bộ phận HCTH Các Bộ phận khác sử dụng

TB VP

Bảo trì bảo dưỡng phần mềm hệ dh:

02 tháng/

lần Phần cứng:

04 tháng/

lần đối với PC

02 tháng/lần đối với thiết

bị VP

BM/EEE-IS-05

2 Kiểm tra – xử lý:

 Đối với các thiết bị máy tính, phần mềm, và

các thiết bị văn phòng nhỏ IS chủ động bảo

dưỡng, bảo trì trong khả năng chuyên môn.

 Đối với các thiết bị cần chuyên môn và định

kỳ bảo dưỡng (yêu cầu chuyên môn và kỹ

thuật cao) IS kết hợp bộ phận HCTH /Mua

sắm lên danh sách các nhà cung cấp dịch vụ

bảo trì, bảo dưỡng

IS, cán bộ kỹ thuật chuyên môn của bộ phận

Bảo trì bảo dưỡng phần mềm hệ dh:

02 tháng/

lần Phần cứng:

04 tháng/

lần

BM/EEE-IS-06

3 Phương án Bảo trì, bảo dưỡng:

 Kết hợp các bộ phận lên lịch thực hiện bảo

trì, bảo dưỡng cho các bộ phận có yêu cầu.

 Lên lịch bảo trì, bảo dưỡng liên lạc các nhà

cung cấp dịch vụ đã lựa chọn thực hiện bảo

trì, bảo dưỡng.

IS – HCTH-

BP mua sắm

BM/EEE-IS-06

4 Trình lãnh đạo phê duyệt :

 Đối với việc thực hiện thuê ngoài bảo trì

BP Mua sắm Lãnh đạo

BM/EEE-IS-06

 Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu thay

thế linh kiện thiết bị, BP HCTH/Mua sắm

lựa chọn phương án tối ưu các nhà cung cấp

dịch vụ, sản phẩm trình lãnh đạo duyệt

5 Tiến hành thực hiện bảo trì, bảo dưỡng

 Lên lịch thực hiện bảo trì, bảo dưỡng (tránh

ảnh hưởng tới công việc chung toàn trung

tâm)

IS, HC giám sát nhà cung cấp dịch vụ

BM/EEE-IS-06

cấp dịch vụ,

BP sử dụng thiết bị

BM/EEE-IS-06

7 Bàn giao Bộ phận sử dụng

Lập biên bản bàn giao

Lưu hồ sơ thiết bị

IS, BP sử dụng thiết bị

BM/EEE-IS-06 BM/EEE-IS-02

DANH MỤC BIỂU MẪU

1 Danh mục thiết bị máy tính

Danh mục các thiết bị VP

BM/EEE-IS-01 BM/EEE-HC-01

2 Hồ sơ thiết bị máy tính

Hồ sơ thiết bị Vp

BM/EEE-IS-02 BM/EEE-HC-02

4 Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/

phương án sửa chữa/ phê duyệt

phương án/Thực hiện/ nghiệm

thu-bàn giao thiết bị

BM/EEE- IS/HC -04

5 Biểu mẫu Kế hoạch bảo trì TBCN/

kiểm tra/xử lý/ phương án bảo/ phê

duyệt bảo trì bảo dưỡng

BM/EEE- IS/HC -05