ISO quy trình quản lý thiết bị IT IS trong công ty

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Mã tài liệu: QT-EEE-XY Lần ban hành/Sửa đổi: 01 Ngày hiệu lực: / /2010 QUY TRÌNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ Người soạn thảo Họ tên Người kiểm tra Người phê duyệt Đặng Tiến Hùng Nguyễn Quang Hòa Bình Chữ ký Ngày Tài liệu thông tin tài liệu tài sản Trung tâm EEE không chép, copy, in ấn sang băng hình thức cho phép trước Trung tâm EEE Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Ngày sửa đổi Lần ban hành: 01 Vị trí sửa đổi (trang) Nội dung sửa đổi Ghi Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY MỤC ĐÍCH: - Quy định trách nhiệm phương pháp quản lý tài sản thiết bị - Đảm bảo an toàn hoạt động ổn định hệ thống thiết bị PHẠM VI ÁP DỤNG: - Áp dụng tài sản tất thiết bị TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị - Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị - Các quy trình liên quan ĐỊNH NGHĨA 4.1 Thuật ngữ: - Thiết bị máy tính: hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ thống mạng, linh kiện - Thiết bị văn phòng: hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng: hệ thống máy in, scaner, fax, copier - Thiết bị: tất thiết bị liên quan : thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng 4.2 Chữ viết tắt - IS : Hệ thống thông tin, Bộ phận IS - CNTT : Công nghệ thông tin, viễn thông - TBCN : Thiết bị công nghệ: bao gồm thiết bị CNTT thiết bị viễn thông, cảo bao gồm phần cứng, phần mềm - BP : Bộ phận - SD : Sử dụng - TBP : Trưởng phận - BH : Bảo hành - BT-BD : Bảo trì, bảo dưỡng Lần ban hành: 01 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY NỘI DUNG 5.1 Mô tả quy trình Lưu đồ tiến trình thực Trách nhiệm Bộ phận IS BM/EEE-YX01 Lập danh mục Hồ sơ thiết bị Hành Tài liệu/Biểu mẫu BM/EEE-YX02 BP sử dụng BP sử dụng Kế hoạch bảo dưỡng Hành Yêu cầu khắc phục, sửa chữa IS Phương án sửa chữa, bảo dưỡng BP xử lý BP xử lý nhà cung cấp Thực IS,BP sử dụng Nhà cung cấp Đánh giá nghiệm thu OK IS, HCTH, BP sử dụng 5.2 Bàn giao người sử dụng Diễn giải 5.2.1 Danh mục thiết bị - Bộ phận IS phận hành có trách nhiệm lập theo dõi danh mục thiết bị theo biểu mẫu BM/EEE-IS(HC)-01 - Danh mục thiết bị sử dụng với mục đích kiểm tra, kiểm kê tài sản cập nhật mã tài sản 5.2.2 Hồ sơ thiết bị Lần ban hành: 01 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY - Bộ phận IS chịu trách nhiệm lập hồ sơ thiết bị: liên quan đến IS: máy tính, mạng - Bộ phận hành chịu trách nhiệm lập hồ sơ thiết bị văn phòng - Hồ sơ thiết bị mô tả chi tiết: Nguồn gốc xuất xứ, ngày cung cấp, cập nhật nhật ký sửa chữa, bảo hành, người/ phận sử dụng., giấy tờ liên quan (biên bản, phiếu bảo hành ) lập theo biểu mẫu BM/EEEIS(HC)-02 - Các thiết bị gán mã ký hiệu theo quy định: XX-YY/ZZ-TT XX: Tên thiết bị viết tắt YY: IS – Đối với thiết bị liên quan đến máy tính, mạng YY:HC- Đối với thiết bị văn phòng hành quản lý ZZ: Bộ phận – khu vực sử dụng TT: số thứ tự thiết bị VD: LT-IS/GV-02 Máy laptop số 02 phận Giáo vụ sử dụng - Các bị được ký mã hiệu theo biểu mẫu BM/EEE-HC-03 5.2.3 Khắc phục, sửa chữa thiết bị - Bộ phận IS chịu trách nhiệm xử lý vấn đề liên quan đến thiết bị máy tính có cố xả ray (đối với hệ thống mạng, CNTT thực theo quy trình Quản trị mạng) - Bộ phận HC chịu trách nhiệm xử lý vấn đề liên quan đến thiết bị văn phòng Lần ban hành: 01 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY a Sơ đồ Trách nhiệm Bộ phận SD IS, Hành Chính Lưu đồ tiến trình thực Nhu cầu khắc phục, sửa chữa thiết bị Lập P.Án khắc phục, sửa chữa Tài liệu/Biểu mẫu BM/EEE-IS-04 BM/EEE-IS-04 BP sử dụng Cán phụ trách liên quan BM/EEE-IS-04 Phê duyệt OK IS, BM/EEE-IS-04 BP sử dụng, Nhà cung cấp dịch vụ IS, BP sử dụng; Nhà cung cấp Thực BM/EEE-IS-04 Đánh giá nghiệm thu OK IS, Hành BP sử dụng Lần ban hành: 01 Bàn giao Lưu hồ sơ TB BM/EEE-IS-04 BM/EEEIS(HC)-02 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY b Diễn giải STT Nội dung công việc Người thực Thời gian Biểu mẫu Tiếp nhận nhu cầu khắc phục, sửa chữa từ Bộ phận sử dụng IS Ngay có nhu cầu BM/EEEIS-04 Lập phương án sửa chữa: IS – HCTHBP mua sắm BM/EEEIS-04 BP Mua sắm BM/EEEIS-04  Kiểm tra, sửa chữa Nếu thiết bị tự sửa chữa (thực bước 5) BP sử dụng  Kiểm tra thiết bị bảo hành (thực bước 4) Chuyển nhà cung cấp thực bảo hành  Trường hợp thiết bị hết hạn bảo hành: IS kết hợp BP mua sắm lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ (thực bước 3) Trình lãnh đạo phê duyệt chi phí sửa chữa:  Lãnh đạo không duyệt phương án: (chuyển lập phương án khác- bước 2) Lãnh đạo Tiến hành thực sữa chữa IS, Nhà cung cấp dịch vụ BM/EEEIS-04 Đánh giá nghiệm thu: IS, nhà cung cấp dịch vụ, BM/EEEIS-04  Thiết bị chưa đáp ứng nhu cầu sửa chữa (chuyển bước 3- lựa chọn nhà cung cấp dv khác) Hành chính, BP sử dụng  Thiết bị sửa chữa hoàn tất Bàn giao Bộ phận sử dụng Lập biên bàn giao Lưu hồ sơ thiết bị Lần ban hành: 01 IS, BP sử dụng thiết bị BM/EEEIS-04 BM/EEEIS-02 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY 5.2.4 Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng a Sơ đồ Trách nhiệm BP IS HC BP Sử dụng IS, BP sử dụng Lưu đồ tiến trình thực Kế hoạch Bảo dưỡng, bảo trì TBCN Phương án bảo trì, Bảo dưỡng Tài liệu/Biểu mẫu BM/EEEIS(HC)-05 BM/EEEIS(HC)-05 BP HC Cán phụ trách liên quan IS, nhà cung cấp dv, HC IS, BP sử dụng, Nhà cung cấp dịch vụ Phê duyệt OK Thực Đánh giá nghiệm thu OK IS, HC BP sử dụng Lần ban hành: 01 BM/EEEIS(HC)-05 Bàn giao Lưu hồ sơ TB BM/EEEIS(HC)-05 BM/EEEIS(HC)-05 BM/EEEIS(HC)-05 BM/EEEIS(HC)-02 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY b Diễn giải STT Nội dung công việc Người thực  Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị toàn Bộ phận IS hệ thống tho định kỳ (tháng/quý): bảo trì Bộ phận bảo dưỡng phần cứng, phần mềm quét HCTH virus toàn hệ thống(Bộ phận IS) Các Bộ phận  Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị khác sử dụng văn phòng (bộ phận HCTH) BP khác TB VP sử dụng thiết bị văn phòng Thời gian Thực Bảo trì bảo dưỡng phần mềm hệ dh: 02 tháng/ lần Biểu mẫu BM/EEEIS-05 Phần cứng: 04 tháng/ lần PC 02 tháng/lần thiết bị VP Kiểm tra – xử lý:  Đối với thiết bị máy tính, phần mềm, thiết bị văn phòng nhỏ IS chủ động bảo dưỡng, bảo trì khả chuyên môn IS, cán kỹ thuật chuyên môn phận Phương án Bảo trì, bảo dưỡng:  Kết hợp phận lên lịch thực bảo trì, bảo dưỡng cho phận có yêu cầu BM/EEEIS-06 Phần cứng: 04 tháng/ lần  Đối với thiết bị cần chuyên môn định kỳ bảo dưỡng (yêu cầu chuyên môn kỹ thuật cao) IS kết hợp phận HCTH /Mua sắm lên danh sách nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng Bảo trì bảo dưỡng phần mềm hệ dh: 02 tháng/ lần IS – HCTHBP mua sắm BM/EEEIS-06 BP Mua sắm Lãnh đạo BM/EEEIS-06  Lên lịch bảo trì, bảo dưỡng liên lạc nhà cung cấp dịch vụ lựa chọn thực bảo trì, bảo dưỡng Trình lãnh đạo phê duyệt :  Đối với việc thực thuê bảo trì bảo dưỡng BP HCTH/Mua sắm lên danh mục chi phí trình lãnh đạo phê duyệt Lần ban hành: 01 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY  Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu thay linh kiện thiết bị, BP HCTH/Mua sắm lựa chọn phương án tối ưu nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm trình lãnh đạo duyệt BM/EEEIS-06 Tiến hành thực bảo trì, bảo dưỡng IS, HC  Lên lịch thực bảo trì, bảo dưỡng (tránh ảnh hưởng tới công việc chung toàn trung tâm) giám sát nhà cung cấp dịch vụ Đánh giá nghiệm thu: IS, nhà cung cấp dịch vụ, BP sử dụng thiết bị BM/EEEIS-06 Bàn giao Bộ phận sử dụng IS, BP sử dụng thiết bị BM/EEEIS-06 Lập biên bàn giao BM/EEEIS-02 Lưu hồ sơ thiết bị Lần ban hành: 01 Trang số 10 Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY DANH MỤC BIỂU MẪU STT Nội Dung Mã số Danh mục thiết bị máy tính BM/EEE-IS-01 Danh mục thiết bị VP BM/EEE-HC-01 Hồ sơ thiết bị máy tính BM/EEE-IS-02 Hồ sơ thiết bị Vp BM/EEE-HC-02 Ký mã hiệu thiết bị BM/EEE-HC-03 Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/ BM/EEE-IS/HC-04 phương án sửa chữa/ phê duyệt phương án/Thực hiện/ nghiệm thubàn giao thiết bị Biểu mẫu Kế hoạch bảo trì TBCN/ BM/EEE-IS/HC-05 kiểm tra/xử lý/ phương án bảo/ phê duyệt bảo trì bảo dưỡng Lần ban hành: 01 Trang số 11 [...].. .Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY DANH MỤC BIỂU MẪU STT 1 Nội Dung Mã số Danh mục thiết bị máy tính BM/EEE -IS- 01 Danh mục các thiết bị VP BM/EEE-HC-01 Hồ sơ thiết bị máy tính BM/EEE -IS- 02 Hồ sơ thiết bị Vp BM/EEE-HC-02 3 Ký mã hiệu thiết bị BM/EEE-HC-03 4 Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/ BM/EEE -IS/ HC-04 phương án sửa chữa/ phê duyệt phương án/Thực hiện/ nghiệm thubàn giao thiết bị 5 Biểu... hiệu thiết bị BM/EEE-HC-03 4 Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/ BM/EEE -IS/ HC-04 phương án sửa chữa/ phê duyệt phương án/Thực hiện/ nghiệm thubàn giao thiết bị 5 Biểu mẫu Kế hoạch bảo trì TBCN/ BM/EEE -IS/ HC-05 kiểm tra/xử lý/ phương án bảo/ phê duyệt bảo trì bảo dưỡng 2 Lần ban hành: 01 Trang số 11 ...  Thiết bị sửa chữa hoàn tất Bàn giao Bộ phận sử dụng Lập biên bàn giao Lưu hồ sơ thiết bị Lần ban hành: 01 IS, BP sử dụng thiết bị BM/EEEIS-04 BM/EEEIS-02 Trang số Quy trình Quản lý thiết bị. .. 10 Quy trình Quản lý thiết bị Mã hiệu: QT-ETC-XY DANH MỤC BIỂU MẪU STT Nội Dung Mã số Danh mục thiết bị máy tính BM/EEE -IS- 01 Danh mục thiết bị VP BM/EEE-HC-01 Hồ sơ thiết bị máy tính BM/EEE -IS- 02... linh kiện - Thiết bị văn phòng: hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng: hệ thống máy in, scaner, fax, copier - Thiết bị: tất thiết bị liên quan : thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng