Quy trình quản lý tài sản thiết bị IS và các biểu mẫu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Mã tài liệu: QT-HC-02 Lần ban hành/Sửa đổi: 01 Ngày hiệu lực: / /2010 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN Người soạn thảo Họ tên Chữ ký Ngày Người kiểm tra Người phê duyệt Đặng Tiến Hùng Nguyễn Quang Hòa Bình Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 Tài liệu thông tin tài liệu tài sản Trung tâm không chép, copy, in ấn sang băng hình thức cho phép trước Trung tâm BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Ngày sửa đổi Lần ban hành: 01 Vị trí sửa đổi (trang) Nội dung sửa đổi Ghi Trang số 2/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 MỤC ĐÍCH: - Quy định trách nhiệm phương pháp quản lý tài sản - Đảm bảo an toàn hoạt động ổn định hệ thống tài sản thiết bị PHẠM VI ÁP DỤNG: - Áp dụng tất tài sản TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị - Danh mục tài sản Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị - Các quy trình liên quan ĐỊNH NGHĨA 4.1 Thuật ngữ: - Tài sản: Được hiểu tất trang thiết bị sở vật chất trung tâm, có giá trị vòng đời sản phẩm năm bao gồm đồ đạc thiết bị - Đồ đạc: bao gồm hệ thống bàn, ghế, tủ đựng - Thiết bị: tất thiết bị liên quan thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng, có tác động ảnh hưởng trực tiếp tới công việc - Thiết bị máy tính: hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ thống mạng, linh kiện.Thiết bị văn phòng: hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng: hệ thống máy in, scaner, fax, copier 4.2 Chữ viết tắt - IS : Hệ thống thông tin, Bộ phận IS - CNTT : Công nghệ thông tin, viễn thông - TBCN : Thiết bị công nghệ: bao gồm thiết bị CNTT thiết bị viễn thông, bao gồm phần cứng, phần mềm - BP : Bộ phận Lần ban hành: 01 Trang số 3/ 15 Quy trình Quản lý tài sản - SD - TBP - BH - BT-BD Lần ban hành: 01 Mã hiệu: QT-HC-02 : Sử dụng : Trưởng phận : Bảo hành : Bảo trì, bảo dưỡng Trang số 4/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 NỘI DUNG 5.1 Mô tả quy trình Lưu đồ tiến trình thực Trách nhiệm - Hành - BP liên quan - Hành - IS - Trưởng BP - Hành - IS Tài liệu Biểu mẫu Kiểm kê, lập danh mục Hồ sơ Tài sản BM-HC-02-01 BM-HC-02-02 BM-HC-02-03 Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng BM-HC-02-04 BM-HC-02-04 Phê duyệt Lập phương án bảo dưỡng, sửa chữa BM-HC-02-04 BM-HC-02-04 - Trưởng BP HCTH - Hành Phê duyệt OK Thực - IS - Hành - IS - Nhà CC - Hành BM-HC-02-04 Nghiệm thu Bàn giao Cập nhật danh mục hồ sơ TS BM-HC-02-02 5.2 Diễn giải Lần ban hành: 01 Trang số 5/ 15 Quy trình Quản lý tài sản STT 1* Nội dung công việc Lập danh mục tài sản - HCTH - Lập hồ sơ tài sản - Kế toán - Gán ký hiệu mã cho tài sản, tài sản mua sắm  Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị: - Kế hoạch cho thiết bị IS: phần cứng, phần mềm, … - Kế hoạch cho thiết bị hỗ trợ hoạt động văn phòng  Phê duyệt Trường hợp kế hoạch không phê duyệt, HTCH/IS lập kế hoạch khác  Lập phương án bảo trì, bảo dưỡng: - Người thực Thời gian Thực - Mã hiệu: QT-HC-02 Bộ phận có chuyên môn tự bảo trì bảo dưỡng (VD phần cứng, phần mềm thiết bị IS); - Thuê nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài: Bộ phận Mua sắm lập danh sách, báo giá nhà cung cấp dịch vụ b - Thay thế, mua thiết bị thiết bị hỏng hóc cần thiết bị thay  Phê duyệt: - Đối với việc thực thuê bảo trì bảo dưỡng BP HCTH/Mua sắm lên danh mục chi phí trình lãnh đạo phê duyệt; - Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu thay linh kiện thiết bị, BP Lần ban hành: 01 - HCTH - IS Ngay cập nhật tài sản vào danh mục hồ sơ Biểu mẫu BM-HC-02-01 BM-HC-02-02 BM-HC-02-03 Kế hoạch BM-HC-02-04 06 tháng đầu năm 06 tháng cuối năm - Trưởng phận BM-HC-02-04 - HCTH BM-HC-02-04 - IS - BP Mua sắm - Trưởng phòng HCTH Trang số 6/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 HCTH/Mua sắm lựa chọn phương án tối ưu nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm trình lãnh đạo duyệt; - Trường hợp không phê duyệt BP HC lập phương án khác  Thực - - Tiến hành kết thực bảo trì, bảo dưỡng (tránh ảnh hưởng tới công việc phận) - IS Đối với thiết bị máy tính, phần mềm, thiết bị văn phòng nhỏ IS chủ động bảo dưỡng, bảo trì khả chuyên môn theo kế hoạch lập  Đánh giá nghiệm thu: - Nhà CC dịch vụ - Kiểm tra chất lượng bảo trì, bảo dưỡng; - Theo dõi hoạt động thiết bị sau bảo trì bảo dưỡng; - Đánh giá nhà cung cấp Sản phẩm, dịch vụ - Bàn giao Bộ phận sử dụng - Lưu hồ sơ thiết bị BM-HC-02-04 - IS (đối với thiết bị IS) - HC BM-HC-02-05 - HC BM-HC-02-02 Chú thích  Danh mục tài sản - Danh mục tài sản bảng biểu liệt kê danh sách toàn tài sản theo nhóm tài sản Bộ Hành kế hợp với Kế toán Tổng hợp có trách nhiệm lập theo dõi danh mục tài sản theo biểu mẫu BM-HC-02-01 - Danh mục tài sản sử dụng với mục đích kiểm tra, kiểm kê, luân chuyển tài sản cập nhật tài sản  Hồ sơ tài sản - Hồ sơ tài sản tài liệu lưu trữ thông tin chi tiết tài sản Lần ban hành: 01 Trang số 7/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 - Hồ sơ tài sản mô tả: Nguồn gốc xuất xứ, ngày cung cấp, cập nhật nhật ký sửa chữa, bảo hành, người/ phận sử dụng., giấy tờ liên quan (biên bản, phiếu bảo hành ) lập theo biểu mẫu BM-HC-02-02 - Các thiết bị gán mã ký hiệu theo quy định: XX-TT XX: Tên thiết bị viết tắt TT: số thứ tự thiết bị/ thời gian mua thiết bị VD: PC-002.0510 Máy PC số 002, mua tháng năm 2010 PR-010.0409 : Máy projector số 10 mua tháng năm 2009 - Các tài sản được ký mã hiệu theo BM-HC-02-03 - Tất tài sản gán mã số, ký hiệu (chỉ tài sản có kích thước lớn tài sản thiết bị IS 5.3 Bàn giao – luân chuyển 5.3.1 Lưu đồ Trách nhiệm - Hành - BP liên quan Lưu đồ công việc Yêu cầu sử dụng tài sản/ thiết bị Tài liệu Biểu mẫu BM-HC-02-05 BM-HC-02-05 Phê duyệt - Trưởng BP - Hành - IS - Người/ BP sử dụng BM-HC-02-05 Bàn giao cho người sử dụng/ phận sử dụng BM-HC-02-02 - Hành Cập hồ sơ tài sản 5.3.2 Diễn giải Lần ban hành: 01 Trang số 8/ 15 Quy trình Quản lý tài sản STT Mã hiệu: QT-HC-02 Nội dung Người thực - Cán bộ/ Bộ phận có nhu cầu sử dụng tài - Cán bộ/ Bộ phận BM-HC-02sản/thiết bị lập phiếu yêu sử dụng tài sử dụng 05 sản/thiết bị - Trưởng BP ký xác nhận yêu cầu - Trưởng BP - Trường hợp yêu cầu sử dụng tài - HC sản/thiết bị - Trưởng phòng danh mục hàng tồn kho: Thực theo HCTH quy trình Mua sắm tài sản - BP Mua sắm - Trường hợp sử dụng tài sản có kho giá trị lớn: Phải xét duyệt Trưởng phòng HCTH Biểu mẫu BP Hành xem xét yêu cầu: - Cán bộ/BP sử dụng - Thực bàn giao cho Cán bộ/BP có nhu cầu sử dụng; - IS BM-HC-0205 BM-HC-0205 - Kết hợp BP IS luân chuyển tài sản (là - HC thiết bị IS) phận phù hợp với công suất hiệu sử dụng tài sản/thiết bị Cập nhật danh mục, hồ sơ tài sản Lần ban hành: 01 - HC BM-HC-0202 Trang số 9/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 DANH MỤC BIỂU MẪU STT Nội Dung Danh mục tài sản Hồ sơ tài sản Danh mục ký mã hiệu Tài sản Kế hoạch bảo dưỡng tài sản, thiết bị Phiếu yêu cầu bàn giao TS Lần ban hành: 01 Mã số BM-HC-02-01 BM-HC-02-02 BM-HC-02-03 BM-HC-02-04 BM-HC-02-05 Trang số 10/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 BM-HC-02-04 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số ……….…… Ngày lập KH:… / / KẾ HOẠCH BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ CNTT Tên thiết bị Mã TB Duyệt Kế hoạch Lần ban hành: 01 Thời gian thực Mô tả trạng/ Phương án thực Duyệt phương án Đánh giá kết quả/ nghiệm thu Bộ phận HC Trang số 11/ 15 Ghi Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 BM-HC-02-03 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số ……….…… Ngày yêu cầu:… / / DANH MỤC KÝ MÃ HIỆU THIẾT BỊ - Các thiết bị gán mã ký hiệu theo quy định: XX-TT XX: Tên thiết bị viết tắt TT: số thứ tự thiết bị/ thời gian mua thiết bị VD: PC-002.0510 Máy PC số 002, mua tháng năm 2010 PR-010.0409 : Máy projector số 10 mua tháng năm 2009 Tên thiết bị Máy Laptop Ký mã hiệu Ghi LT- Máy để bàn: Desktop PC- HDD-Box HD- Modem, Accesspoint, Switch MA- Printer PT- Copier CP- Fax Fa- Projector PJ- Tổng đài Co Điện thoại Te- Bàn làm việc Tb Máy desktop :Bao gồm đủ linh kiện kèm: Case, Monitor, Mouse, keyboard Ghế Lần ban hành: 01 Trang số 12/ 15 DANH MỤC TÀI SẢN TT Tên thiết bị I Thiết bị CNTT a Máy tính Case Desktop Monitor Accesspoint Swich hub Laptop b Linh kiện HDĐ Mainboard Card CPI Card Wifi mouse Mã TB Đvt Khối VP Hà nội Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 maáy chiếu USB 3G tai nghe Keyboard Tổng đài DT HDD box modem c Phần mềm Hệ hành Phần mềm ứng dụng d Hệ thống Website Trang tin tức Hệ thống Moodle Diễn đàn II Thiết bị VP Fax Printer Copier Máy chấm công Máy hủy tl loa Máy scaner máy đếm tièn Lần ban hành: 01 Trang số 2/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 Máy ảnh số camera điện thoại CD Điện thoại kéo dài Lần ban hành: 01 Trang số 3/ 15 [...].. .Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 BM-HC-02-04 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số ……….…… Ngày lập KH:… / / KẾ HOẠCH BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ CNTT Tên thiết bị Mã TB Duyệt Kế hoạch Lần ban hành: 01 Thời gian thực hiện Mô tả hiện trạng/ Phương án thực hiện Duyệt phương án Đánh giá kết quả/ nghiệm thu Bộ phận HC Trang số 11/ 15 Ghi chú Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02... ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số ……….…… Ngày yêu cầu:… / / DANH MỤC KÝ MÃ HIỆU THIẾT BỊ - Các thiết bị đều được gán mã ký hiệu theo quy định: XX-TT XX: Tên thiết bị viết tắt TT: số thứ tự thiết bị/ thời gian mua thiết bị VD: PC-002.0510 Máy PC số 002, mua tháng 5 năm 2010 PR-010.0409 : Máy projector số 10 mua tháng 4 năm 2009 Tên thiết bị Máy Laptop Ký mã hiệu Ghi chú LT- Máy để bàn: Desktop PC- HDD-Box HD-... Điện thoại Te- Bàn làm việc Tb Máy desktop :Bao gồm đủ các linh kiện đi kèm: Case, Monitor, Mouse, keyboard Ghế Lần ban hành: 01 Trang số 12/ 15 DANH MỤC TÀI SẢN TT Tên thiết bị I Thiết bị CNTT a Máy tính Case Desktop Monitor Accesspoint Swich hub Laptop b Linh kiện HDĐ Mainboard Card CPI Card Wifi mouse Mã TB Đvt Khối VP Hà nội Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 maáy chiếu USB 3G tai nghe Keyboard... Keyboard Tổng đài DT HDD box modem c Phần mềm Hệ đều hành Phần mềm ứng dụng d Hệ thống Website Trang tin tức Hệ thống Moodle Diễn đàn II Thiết bị VP Fax Printer Copier Máy chấm công Máy hủy tl loa Máy scaner máy đếm tièn Lần ban hành: 01 Trang số 2/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 Máy ảnh số camera điện thoại CD Điện thoại kéo dài Lần ban hành: 01 Trang số 3/ 15 ... tài sản TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị - Danh mục tài sản Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị. .. Trang số 9/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 DANH MỤC BIỂU MẪU STT Nội Dung Danh mục tài sản Hồ sơ tài sản Danh mục ký mã hiệu Tài sản Kế hoạch bảo dưỡng tài sản, thiết bị Phiếu yêu... Trang số 2/ 15 Quy trình Quản lý tài sản Mã hiệu: QT-HC-02 MỤC ĐÍCH: - Quy định trách nhiệm phương pháp quản lý tài sản - Đảm bảo an toàn hoạt động ổn định hệ thống tài sản thiết bị PHẠM VI ÁP