Quy trình quản lý tài sản thiết bị IS và các biểu mẫu

- Đảm bảo sự an toàn và hoạt động ổn định hệ thống tài sản là các thiết bị.. TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị.. ĐỊNH NGHĨA

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ TÀI SẢN

Ngày

Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu là tài sản của Trung tâm và không được sao chép, copy, in ấn hoặc sang băng dưới bất cứ hình thức nào nếu không có sự cho phép trước của Trung tâm

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

đổi

Vị trí sửa đổi (trang)

Nội dung sửa đổi Ghi chú

1 MỤC ĐÍCH:

- Quy định trách nhiệm và phương pháp quản lý tài sản.

- Đảm bảo sự an toàn và hoạt động ổn định hệ thống tài sản là các thiết bị.

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

- Áp dụng đối với tất cả các tài sản.

3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN:

- Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị.

- Danh mục tài sản Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị.

- Các quy trình liên quan.

4 ĐỊNH NGHĨA

4.1 Thuật ngữ:

- Tài sản: Được hiểu là tất cả các trang thiết bị cơ sở vật chất của trung tâm, có giá trị và vòng đời sản phẩm trên 1 năm bao gồm đồ đạc và các thiết bị.

- Đồ đạc: là bao gồm hệ thống bàn, ghế, tủ đựng

- Thiết bị: là tất cả các thiết bị liên quan như thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng, có tác động và ảnh hưởng trực tiếp tới công việc.

- Thiết bị máy tính: là hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ thống mạng, linh kiện.Thiết bị văn phòng: là hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng: hệ thống máy in, scaner, fax, copier.

4.2 Chữ viết tắt

- IS : Hệ thống thông tin, Bộ phận IS

- CNTT : Công nghệ thông tin, viễn thông

- TBCN : Thiết bị công nghệ: là bao gồm các thiết bị CNTT và các

thiết bị viễn thông, bao gồm phần cứng, phần mềm.

- TBP : Trưởng bộ phận

- BH : Bảo hành

- BT-BD : Bảo trì, bảo dưỡng

5 NỘI DUNG

5.1 Mô t quy trình ả quy trình

Biểu mẫu

- Hành chính

- BP liên quan

BM-HC-02-01 BM-HC-02-02 BM-HC-02-03

- Hành chính

- IS

BM-HC-02-04

- Trưởng BP

BM-HC-02-04

- Hành chính

- IS

BM-HC-02-04

- Trưởng BP HCTH

BM-HC-02-04

- Hành chính

- IS

- Hành chính

- IS

- Nhà CC

BM-HC-02-04

- Hành chính

BM-HC-02-02

OK

Cập nhật danh mục

hồ sơ TS

Kiểm kê, lập danh mục

Hồ sơ Tài sản

Nghiệm thu Bàn giao

Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng

Phê duyệt

Lập phương án bảo dưỡng, sửa chữa

Phê duyệt

Thực hiện

STT Nội dung công việc Người thực

hiện

Thời gian Thực hiện

Biểu mẫu

1* - Lập danh mục tài sản

- Lập hồ sơ tài sản

- Gán ký hiệu mã cho từng tài sản, tài

sản mới mua sắm

- HCTH

- Kế toán

Ngay khi cập nhật tài sản mới vào danh mục

và hồ sơ

BM-HC-02-01 BM-HC-02-02 BM-HC-02-03

2  Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị:

- Kế hoạch cho các thiết bị IS: phần

cứng, phần mềm, …

- Kế hoạch cho các thiết bị hỗ trợ hoạt

động văn phòng

- HCTH

- IS

Kế hoạch

06 tháng đầu năm

và 06 tháng cuối năm

BM-HC-02-04

3  Phê duyệt

- Trường hợp kế hoạch không được phê

duyệt, HTCH/IS lập kế hoạch khác.

- Trưởng

bộ phận

BM-HC-02-04

4  Lập phương án bảo trì, bảo dưỡng:

- Bộ phận có chuyên môn tự bảo trì bảo

dưỡng (VD phần cứng, phần mềm các

thiết bị IS);

- Thuê nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài:

Bộ phận Mua sắm lập danh sách, báo

giá của các nhà cung cấp dịch vụ b

- Thay thế, mua mới thiết bị đối với các

thiết bị hỏng hóc và cần thiết bị thay

thế.

- HCTH

- IS

- BP Mua sắm

BM-HC-02-04

5  Phê duyệt:

- Đối với việc thực hiện thuê ngoài bảo

trì bảo dưỡng BP HCTH/Mua sắm lên

danh mục chi phí trình lãnh đạo phê

duyệt;

- Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu

thay thế linh kiện thiết bị, BP

- Trưởng phòng HCTH

HCTH/Mua sắm lựa chọn phương án

tối ưu của các nhà cung cấp dịch vụ,

sản phẩm trình lãnh đạo duyệt;

- Trường hợp không được phê duyệt

BP HC lập phương án khác.

6  Thực hiện

- Tiến hành kết thực hiện bảo trì, bảo

dưỡng (tránh ảnh hưởng tới công việc

của các bộ phận).

- Đối với các thiết bị máy tính, phần

mềm, và các thiết bị văn phòng nhỏ IS

chủ động bảo dưỡng, bảo trì trong khả

năng chuyên môn theo kế hoạch được

lập.

- Nhà CC dịch vụ

- IS

7  Đánh giá nghiệm thu:

- Kiểm tra chất lượng bảo trì, bảo dưỡng;

- Theo dõi hoạt động của các thiết bị sau

bảo trì bảo dưỡng;

- Đánh giá nhà cung cấp Sản phẩm, dịch

vụ.

- IS (đối với các thiết bị IS)

- HC

BM-HC-02-04

8 - Bàn giao Bộ phận sử dụng

- Lưu hồ sơ thiết bị

BM-HC-02-02

Chú thích

- Danh mục tài sản là bảng biểu liệt kê danh sách toàn bộ tài sản theo

nhóm tài sản Bộ Hành chính kế hợp với Kế toán Tổng hợp có trách

nhiệm lập và theo dõi danh mục tài sản theo biểu mẫu BM-HC-02-01

- Danh mục tài sản sử dụng với mục đích kiểm tra, kiểm kê, luân chuyển

tài sản và cập nhật tài sản mới.

 Hồ sơ tài sản

- Hồ sơ tài sản là tài liệu lưu trữ các thông tin chi tiết về tài sản.

- Hồ sơ tài sản mô tả: Nguồn gốc xuất xứ, ngày cung cấp, cập nhật nhật ký

sửa chữa, bảo hành, người/ bộ phận sử dụng., và các giấy tờ liên quan

(biên bản, phiếu bảo hành ) và được lập theo biểu mẫu BM- HC -02-02

- Các thiết bị đều được gán mã ký hiệu theo quy định:

XX-TT

XX: Tên thiết bị viết tắt

TT: số thứ tự thiết bị/ thời gian mua thiết bị

VD: PC-002.0510

Máy PC số 002, mua tháng 5 năm 2010

PR-010.0409 : Máy projector số 10 mua tháng 4 năm 2009

- Các tài sản được được ký mã hiệu theo BM- HC -02-03

- Tất cả các tài sản đều được gán mã số, ký hiệu (chỉ đối với các tài sản có kích thước lớn và các tài sản là các thiết bị IS.

5.3.1 L u ưu đồ đồ

- Hành chính

- BP liên quan

BM-HC-02-05

- Trưởng BP

BM-HC-02-05

- Hành chính

- IS

- Người/ BP sử

dụng

BM-HC-02-05

- Hành chính

BM-HC-02-02

5.3.2 Diễn giải

1 - Cán bộ/ Bộ phận có nhu cầu sử dụng tài

sản/thiết bị lập phiếu yêu sử dụng tài

- Cán bộ/ Bộ phận

BM-HC-02-Yêu cầu sử dụng tài sản/

thiết bị

Phê duyệt

Bàn giao cho người sử dụng/ bộ phận sử dụng

Cập hồ sơ tài sản

sản/thiết bị sử dụng 05

2 - Trưởng BP ký xác nhận yêu cầu

- Trường hợp yêu cầu là sử dụng tài

sản/thiết bị mới hoặc không có trong

danh mục hàng tồn kho: Thực hiện theo

quy trình Mua sắm tài sản

- Trường hợp sử dụng các tài sản có trong

kho nhưng giá trị lớn: Phải được sự xét

duyệt của Trưởng phòng HCTH

- Trưởng BP

- HC

- Trưởng phòng HCTH

- BP Mua sắm

BM-HC-02-05

3 BP Hành chính xem xét yêu cầu:

- Thực hiện bàn giao cho Cán bộ/BP có

nhu cầu sử dụng;

- Kết hợp BP IS luân chuyển tài sản (là

các thiết bị IS) giữa các bộ phận phù

hợp với công suất và hiệu quả sử dụng

tài sản/thiết bị.

- Cán bộ/BP sử dụng

- IS

- HC

BM-HC-02-05

4 Cập nhật danh mục, hồ sơ tài sản - HC

BM-HC-02-02

6 DANH MỤC BIỂU MẪU

3 Danh mục ký mã hiệu Tài sản BM-HC-02-03

4 Kế hoạch bảo dưỡng tài sản, thiết bị BM-HC-02-04

5 Phiếu yêu cầu và bàn giao TS BM-HC-02-05

Số ……….……

Ngày lập KH:… / /

KẾ HOẠCH

BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ CNTT

Tên thiết bị Mã TB Thời gian

thực hiện

Mô tả hiện trạng/ Phương án

thực hiện

Đánh giá kết quả/

nghiệm thu Ghi chú

Duyệt Kế hoạch Duyệt phương án Bộ phận HC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Số ……….……

Ngày yêu cầu:… / /

DANH MỤC

KÝ MÃ HIỆU THIẾT BỊ

- Các thiết bị đều được gán mã ký hiệu theo quy định:

XX-TT

XX: Tên thiết bị viết tắt

TT: số thứ tự thiết bị/ thời gian mua thiết bị

VD: PC-002.0510

Máy PC số 002, mua tháng 5 năm 2010

PR-010.0409 : Máy projector số 10 mua tháng 4 năm 2009

Tên thiết bị Ký mã hiệu Ghi chú

LT-Máy để bàn: Desktop

PC-Máy desktop :Bao gồm đủ các linh kiện đi kèm: Case, Monitor, Mouse, keyboard

HD-Modem, Accesspoint, Switch

Ghế

TT Tên thiết bị Mã TB Đvt Khối VP Hà nội

I Thiết bị CNTT

a Máy tính

Case Desktop

Monitor

Accesspoint

Swich hub

Laptop

b Linh kiện

HDĐ

Mainboard

Card CPI

Card Wifi

mouse

maáy chiếu

USB 3G

tai nghe

Keyboard

Tổng đài DT

HDD box

modem

c Phần mềm

Hệ đều hành

Phần mềm ứng dụng

d Hệ thống Website

Trang tin tức

Hệ thống Moodle

Diễn đàn

II Thiết bị VP

Fax

Printer

Copier

Máy chấm công

Máy hủy tl

loa

Máy scaner

máy đếm tièn

Máy ảnh số

điện thoại CD

Điện thoại kéo dài