QT 05 quan ly tai san thiet bi van phong

TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG MÃ SỐ: QT-05 ,, NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT LÃNH ĐẠO PHÊ DUYỆT Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 1/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Giám Đốc Phòng Quản trị Tổng hợp Phịng Tổ chức Phịng Vật tư Phịng Tài chính-kế tốn Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phịng Phát Triển Các Dự Án Đầu Tư Xí nghiệp, Đội/Cơng trình Phịng Kinh tế Kỹ thuật Phịng QL máy-Cơ giới-An tồn MỤC ĐÍCH Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Quy trình xác định trình tự bước quản lý tài sản, trang thiết bị văn phịng tồn công ty, đảm bảo đạt chất lượng phù hợp với yêu cầu quy định PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho hoạt động quản lý tài sản, thiết bị văn phịng Cơng ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Sổ tay chất lượng Các Luật, Thông tư, Nghị định nhà nước THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA Hàng hoá: loại sản phẩm dạng vật chất (thiết bị văn phịng, cơng cụ, dụng cụ ) dạng phi vật chất (dịch vụ vận chuyển …) Nhà cung ứng: Tổ chức cá nhân cung cấp hàng hoá dịch vụ cho công ty Sản phẩm không phù hợp: Là sản phẩm mua không với yêu cầu mua sản phẩm quy định hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng hay nhu cầu sử dụng NỘI DUNG A./ Mua sắm tài sản, thiết bị văn phòng: Lưu đồ (xem trang bên): Bước Trách Nội dung Thời gian BM đính Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 nhiệm Bước Các đơn vị có Đề xuất mua Yêu cầu mua sắm Khi có nhu cầu nhu cầu Phịng QTTH Bước kèm Tổng Giám hàng hoá BM05-01 Kiểm tra phê duyệt Ko phù hợp Tối đa ngày Đốc Phù hợp Bước Bước Phòng QTTH Tổng Giám Đốc Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng Phê duyệt Sau duyệt Ko đạt Báo giá, hồ sơ liên quan Tối đa ngày Đơn đặt hàng, Bước Phòng QTTH Sau duyệt Lập, đàm phán ký hợp đồng thực mua hàng Hợp đồng Kinh tế Khi hàng hoá Bước Bước Phịng QTTH Phịng QTTH Tiếp nhận hàng hố Kiểm tra Công ty Đổi, trả hàng Trước nhập kho Biên nghiệm thu BM-05-02 Sổ theo dõi Bước Phòng QTTH Nhập kho, bảo quản, bàn giao tài sản Sau kiểm bàn giao tài tra sản 5.1 Diễn giải lưu đồ: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 5.1.1 Nhu cầu mua sắm tài sản, thiết bị văn phịng: Khi có nhu cầu mua sắm tài sản trang thiết bị, văn phịng phẩm cán phịng/ban, cơng trình, nhà máy có nhu cầu lập phiếu đề xuất hàng hóa dịch vụ BM-05-01 chuyển phịng QTTH xem xét trình Tổng Giám đốc phê duyệt 5.1.2 Xem xét: Phịng QT TH có trách nhiệm cân đối số lượng tài sản Cơng ty kiểm tra tính hợp lý Phiếu đề xuất đơn vị: + Nếu thấy đề nghị khơng cần thiết, Phịng QTTH có ý kiến trả lời gửi lại phiếu đề nghị cho đơn vị + Nếu thấy đề nghị thực cần thiết thời điểm Cơng ty có đủ số lượng tài sản, thiết bị đáp ứng yêu cầu công tác đơn vị, phòng QTTH làm lệnh thuyên chuyển tài sản nội Công ty cho đơn vị đề nghị (cụ thể Quy trình thuyên chuyển tài sản đây) + Nếu thấy đề nghị thực cần thiết thời điểm Cơng ty khơng có loại vật tư-tài sản phục vụ cơng tác theo đề nghị, Phịng QTTH có ý kiến đề nghị mua loại tài sản đó, trình Tổng Giám đốc xin ý kiến phê duyệt 5.1.3 Phê duyệt: Đề xuất mua Phòng QTTH báo cáo trực tiếp Tổng Giám đốc Công ty: Trường hợp đề xuất đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh, Tổng Giám đốc Cơng ty phê duyệt, Phịng QTTH tổ chức triển khai bước Trường hợp đề xuất không phù hợp, Tổng Giám đốc không phê duyệt điều chỉnh Nếu không cho ý kiến chuyển lại phịng có nhu cầu điều chỉnh lại đề xuất 5.1.4 Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng: Tổng Giám đốc chuyển Phòng QTTH chịu trách nhiệm mua hàng theo phiếu đề xuất hàng hóa dịch vụ duyệt Đối với tài sản, thiết bị văn phịng, phịng QTTH tìm kiếm, đánh giá nhà cung ứng thu thập báo giá từ nhà cung cấp thông tin việc cung cấp hàng liên quan đến tài sản : Chất lượng, thông số kỹ thuật, giá cả, thời hạn giao hàng phương thức toán Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 5.1.5 Phê duyệt Phịng QTTH trình báo giá, đề nghị danh sách nhà cung ứng lên Tổng Giám đốc Công ty xem xét phê duyệt 5.1.6 Lập hợp đồng (đơn hàng) đàm phán điều kiện hợp đồng, thực mua hàng: Sau nhà cung ứng phê duyệt, tài sản có giá trị < 10 triệu, P.QTTH trực tiếp mua hàng không cần phải lập hợp đồng Đối với tài sản >10 triệu, P.QTTH tiến hành đàm phán, soạn thảo đơn hàng, hợp đồng mua bán (theo mẫu hợp đồng kinh tế) Những điều kiện quan trọng hợp đồng giá cả, hình thức tốn, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, chứng từ cần thiết phải quy định rõ ràng, cụ thể hợp đồng Sau thống điều khoản hợp đồng phịng QTTH trình Tổng Giám đốc ký Hợp đồng sau ký, Tổng Giám đốc uỷ quyền văn cho P.QTTH chủ động giao dịch với nhà cung ứng nhằm thực hợp đồng kế hoạch Kết thúc Hợp đồng phịng QTTH chuyển lý hợp đồng chứng từ có liên quan chuyển tới Phịng TC-KT để thực việc toán theo điều khoản toán hợp đồng 5.1.7 Tiếp nhận kiểm tra P.QTTH chịu trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tài sản Khi tài sản đến công ty, P.QTTH kết hợp với phận liên quan phịng có nhu cầu chịu trách nhiệm tiếp nhận, phận sử dụng kiểm tra hàng hóa tài sản lập biên nghiệm thu bàn giao tài sản theo BM-05-02 Đối với thiết bị máy móc cần phải chạy thử (ví dụ máy tính, máy photo, máy fax ), sau 5-10 ngày chạy tốt phòng/cán mua hàng ký biên nghiệm thu, không thông báo với nhà cung cấp đổi, trả hàng 5.1.8 Nhập kho, bảo quản, bàn giao tài sản P.QTTH cập nhật tài sản vào sổ theo dõi, làm thủ tục nhập kho bảo quản hợp lý loại tài sản Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 6/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Bàn giao tài sản: Căn phiếu đề xuất, phòng QTTH tiến hành làm thủ tục xuất kho bàn giao tài sản cho đơn vị yêu cầu Đơn vị nhận tài sản ký vào sổ theo dõi tài sản B./ Sửa chữa, thay tài sản, thiết bị: Lưu đồ (xem trang bên) Bước Trách nhiệm Nội dung Thời gian BM đính kèm Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHỊNG Bước Bước Phịng QTTH, đơn vị Phòng QTTH, đơn vị Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Theo dõi tình trạng trang thiết bị Hàng ngày Quý IV Lập kế hoạch thay thế/sửa chữa, đề xuất sửa chữa năm trước có phát sinh BM-05-03 BM-05-04 Tổng Giám Đốc Bước người Phê duyệt Ko đạt Tối đa ngày uỷ quyền Bước Phịng QTTH Tìm nhà cung cấp dịch vụ bảo hành, sửa chữa Phòng QTTH, Bước nhà cung cấp dịch vụ Bước Phòng QTTH, đơn vị Bước Phòng QTTH Bước Phòng QTTH Sau duyệt Hợp đồng Kinh tế Theo kế hoạch Thực bảo dưỡng, sửa chữa/thay Kiểm tra nghiệm thu Bàn giao sử dụng Lưu hồ sơ Đổi, trảSau bảo dưỡng, hàng sửa chữa BM-05-05 Sau nghiệm thu Theo quy định Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 8/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 5.2 Diễn giải lưu đồ: 5.2.1 Theo dõi trang thiết bị: P.QTTH, đơn vị có nhiệm vụ phải theo dõi thường xuyên điều kiện trang thiết bị phận (các thiết bị sử dụng cho nghiệp vụ, thiết bị vệ sinh, trang thiết bị văn phịng máy tính, máy in, photo ) để kịp thời đưa biện pháp xử lý đảm bảo an toàn, điều kiện sở tốt phục vụ sản xuất, kinh doanh Đối với trang thiết bị thường xuyên sử dụng (như máy photo, máy fax, máy tính…) phải định kỳ bảo dưỡng, sửa chữa Đối với trang thiết bị nhỏ lẻ, phải thường xuyên theo dõi, phát kịp thời cố để thay thế, sửa chữa 5.2.2 Lập kế hoạch sửa chữa, thay trang thiết bị, đề xuất sửa chữa: Lập kế hoạch: Căn nguồn kinh phí phục vụ sửa chữa, thay trang thiết bị hàng năm Căn tình trạng trang thiết bị đơn vị P.QTTH triển khai tổng hợp thiết lập kế hoạch sửa chữa/thay trang thiết bị theo BM-05-03 trình Tổng Giám đốc người uỷ quyền phê duyệt tổ chức thực Đề xuất sửa chữa: Các phịng/bộ phân có phát sinh hỏng thiết bị đột xuất có trách nhiệm thiết lập giấy yêu cầu sửa chữa theo BM-05-04 chuyển P.QTTH xem xét trình Tổng Giám đốc người uỷ quyền phê duyệt 5.2.3 Phê duyệt Sau lập xong kế hoạch/giấy yêu cầu, P.QTTH trình phê duyệt, nhiên tuỳ theo tính chất việc bảo dưỡng sửa chữa thay mà Ban Giám đốc cân nhắc Trường hợp đạt yêu cầu, Tổng Giám đốc (hoặc người ủy quyền) phê duyệt, P.QTTH tiến hành bước thực Trường hợp không đạt yêu cầu Tổng Giám đốc đưa ý kiến chuyển lại P.QTTH đơn vị có nhu cầu phải cân nhắc, lập lại điều chỉnh cho hợp lý 5.2.4 Tìm nhà cung cấp dịch vụ Sau Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch/đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, P QTTH có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ thông tin liên quan đến Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 9/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 việc bảo dưỡng, sửa chữa tài sản: Uy tín Nhà cung cấp dịch vụ, báo giá, thời gian bảo dưỡng, sửa chữa phương thức tốn … Sau có đủ tồn thông tin liên quan P QTTH phải xin ý kiến phê duyệt Tổng Giám đốc trước tiến hành cho bảo dưỡng, sửa chữa tài sản 5.2.5 Thực bảo dưỡng, sửa chữa/thay thế: Sau Tổng Giám đốc phê duyệt chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ, P QTTH kết hợp nhà cung cấp tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, đảm bảo chất lượng, thời gian, giá cả… theo yêu cầu Tổng Giám đốc phòng ban sử dụng tài sản 5.2.6 Kiểm tra, nghiệm thu: Các hoạt động thay thế, sửa chữa sau triển khai thực hiện, P.QTTH đơn vị sử dụng quản lý trực tiếp có trách nhiệm nghiệm thu chặt chẽ theo biên nghiệm thu tài sản, máy móc, thiết bị BM-05-05 5.2.7 Bàn giao, sử dụng: Các thiết bị sau thay thế, sửa chữa P.QTTH, nhóm kỹ thuật bàn giao lại cho đơn vị (trước tiếp nhận thiết bị sau sửa chữa, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra lại), đồng thời yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận bên C./ Thuyên chuyển tài sản Lưu đồ (xem trang bên) Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 10/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Bước Trách nhiệm Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Đề nghị cung cấp/thuyên chuyển tài sản đơn vị Bước QT-05 Thời gian BM đính kèm Khi có nhu cầu BM-05-01 Nội dung Phòng QTTH, Bước Mã số Sau tiếp Kiểm tra tổng hợp Phòng QTTH nhận nhu cầu Tổng Giám Đốc Bước Phê duyệt người Ko đạt Tối đa ngày uỷ quyền Phòng QTTH, Bước Sau bàn Thuyên chuyển, bàn giao nhập sổ theo dõi đơn vị giao BM-05-06 Theo quy định Bước Lưu hồ sơ Phòng QTTH 5.3 Diễn giải lưu đồ: 5.3.1 Đề nghị cung cấp/thuyên chuyển tài sản Khi có nhu cầu cung cấp tài sản, đơn vị lập phiếu đề xuất BM-05-01 trình trưởng đơn vị xem xét gửi lên P.QTTH Các đội thi cơng kết thúc cơng trình, tập hợp thiết bị, tài sản thông báo với P.QTTH 5.3.2 Kiểm tra, tổng hợp P.QTTH kiểm tra phiếu đề xuất đơn vị Nếu thấy đề nghị thực cần thiết thời điểm Cơng ty có đủ số lượng tài sản, thiết bị đáp ứng yêu cầu công tác đơn vị, phòng QTTH làm lệnh thuyên chuyển tài sản nội Công ty cho đơn vị đề nghị P.QTTH kiểm tra thiết bị cịn có khả sử dụng, lập danh sách tài sản cần thuyên chuyển đội thi công làm lệnh thuyên chuyển tài sản Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 11/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã số QT-05 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 5.3.3 Phê duyệt Ban Giám đốc nhận Phiếu đề xuất có ý kiến xin điều động tài sản P.QTTH tổ chức xem xét, phê duyệt Trường hợp không đảm bảo chuyển trả đơn vị, đề nghị chỉnh sửa lại theo yêu cầu, sau tái trình duyệt (nếu cần) 5.3.4 Thuyên chuyển, bàn giao, nhập sổ theo dõi P.QTTH cập nhật sổ theo dõi tài sản thuyên chuyển P.QTTH tiến hành điều động thuyên chuyển tài sản, bàn giao cho đơn vị có yêu cầu lập biên bàn giao BM-05-06 LƯU HỒ SƠ: TT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu 01 Đề xuất tài sản, dịch vụ, phiếu đánh giá nhà cung ứng P.QTTH năm 02 Các kế hoạch sửa chữa thay thế, biên bàn giao P.QTTH năm 03 Hóa đơn chứng từ sửa chữa thay P.TCKT Theo quy định PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG: Đề xuất mua hàng hóa dịch vụ BM-05-01 Biên nghiệm thu BM-05-02 Kế hoạch sửa chữa trang thiết bị BM-05-03 Giấy đề nghị sửa chữa, thay tài sản, thiết bị BM-05-04 Biên nghiệm thu sửa chữa/thay BM-05-05 Biên bàn giao nội BM-05-06 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 12/12 ... BM -05- 01 Bi? ?n nghiệm thu BM -05- 02 Kế hoạch sửa chữa trang thiết bị BM -05- 03 Giấy đề nghị sửa chữa, thay tài sản, thiết bị BM -05- 04 Bi? ?n nghiệm thu sửa chữa/thay BM -05- 05 Bi? ?n bàn giao nội BM -05- 06... tài liệu Mã số: QT- 05 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHỊNG Bước Bước Phịng QTTH, đơn vị Phòng QTTH, đơn vị Mã số QT- 05 Ngày ban hành... cấp/thuyên chuyển tài sản đơn vị Bước QT- 05 Thời gian BM đính kèm Khi có nhu cầu BM -05- 01 Nội dung Phòng QTTH, Bước Mã số Sau tiếp Kiểm tra tổng hợp Phòng QTTH nhận nhu cầu Tổng Giám Đốc Bước