Trang bị cho học viên những kiến thức chung về thiết bị văn phòng tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng theo các quy trình kỹ thuật và nguyên tắc quản lý tài sản

Chuyên đề 15 KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG I YÊU CẦU VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) Yêu cầu chung quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng a) Yêu cầu quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển quan, đơn vị; - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý; Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng nội đơn vị; bố trí, phân cơng người quản lý sử dụng, theo dõi trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ hồ sơ biên giao nhận trang thiết bị theo dõi toàn trang thiết bị văn phòng đơn vị; thơng báo đề nghị Văn phòng (Phòng Hành – Quản trị) điều chuyển trang thiết bị văn phòng khơng nhu cầu sử dụng lý trang thiết bị khơng sử dụng được; đạo cơng tác bàn giao tài sản công hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị quản lý có thay đổi tổ chức thay đổi Thủ trưởng đơn vị - Phải đáp ứng yêu cầu công khai b) Yêu cầu sử dụng Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục 188 đích Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền Yêu cầu người sử dụng Người sử dụng có trách nhiệm: - Bảo quản, giữ gìn sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; - Thơng báo kịp thời tình trạng hư hỏng trang thiết bị giao đề nghị Văn phòng (Phòng Hành - Quản trị) sửa chữa; - Báo cáo Thủ trưởng đơn vị xảy mát biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị giao; - Bảo quản tem kiểm kê dán thiết bị trình sử dụng bàn giao biên trang thiết bị giao chuyển công tác, nghỉ hưu II CÁC LOẠI TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG Thiết bị truyền thơng a) Máy ghi âm văn phòng - Dùng để ghi lại lời nói Hiện máy ghi âm văn phòng sử dụng rộng rãi nhiều quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây: - Ghi lại âm theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, giảng, định thông qua mà không cần phải ghi tốc ký - Ghi lại thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn - Khi sử dụng máy ghi âm, xuất lao động người đánh máy tăng 25 - 45%, mức thời gian tiết kiệm người đọc lên tới 20% Thời gian thảo văn giảm - lần Cán quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm - phút cho trang viết tài liệu cần soạn thảo b) Điện thoại Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Ngày có nhiều loại điện thoại khác như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi, thiết bị dùng phổ biến cơng sở, văn phòng Vì vậy, đòi hỏi người làm cơng tác văn phòng nói riêng 189 cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại c) Máy fax - Là thiết bị có khả nhận diện ký tự theo màu trắng đen, màu đen màu có ký tự, màu trắng khơng có ký tự (hay khoảng trống) vẽ lại y gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax) - Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính này) d) Máy tính nối mạng Được thiết lập có từ máy vi tính trở lên kết nối với để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, liệu Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mức độ đại hóa văn phòng ngành, lĩnh vực, địa phương, quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) mạng nội (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin e) Máy chụp ảnh Máy chụp ảnh sử dụng công tác văn phòng để ghi lưu lại hình ảnh hội nghị, họp, hội thảo kiện trọng đại quan, đơn vị Hiện nay, máy chụp ảnh tự động thiết bị văn phòng thơng dụng, bên cạnh có loại máy cơ, máy bán tự động… Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu Để có in, để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng nhóm: - Các phương tiện chụp nhân bản: Để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ…) xa dùng máy Fax truyền qua mạng - Các phương tiện in ấn: Theo cách làm văn chia loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng văn phòng bao gồm nhiều thể loại công nghệ khác Thông dụng chiếm phần nhiều giới máy in giấy sử dụng công nghệ laze Đa phần máy in sử dụng cho văn phòng nối với máy tính máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in nối với thiết 190 bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác chất liệu riêng Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) máy in dùng in giấy, hoạt động dựa nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên trống từ, trống từ quay qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống mực bám vào giấy, công đoạn cuối sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước ngồi Máy in laze có tốc độ in thường cao loại máy in khác, chi phí cho in thường tương đối thấp Máy in laze in đơn sắc (đen trắng) có màu sắc - Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành dải nhỏ đến mức khơi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật Các trang thiết bị văn phòng khác Ngồi nhóm thiết bị truyền thơng, thiết bị sao, in, hủy tài liệu có thiết bị đồ dùng văn phòng khác như: - Máy qt hình ảnh hay gọi máy scan (scanner) Đây thiết bị có khả số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu xử lý chúng Thiết bị dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thơng thường Cấu tạo máy Scan gồm ba phận chính: thấu kính nhạy quang, cấu đẩy giấy mạch logic điện tử - Máy chiếu đa (projector) Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động, nhờ làm tăng sức thu hút buổi họp, hội nghị, hội thảo, thuyết trình Đây loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên chiếu ánh sáng xun qua hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên hình bên ngồi Nói cách đơn giản đóng vai trò hình vi tính to để người xem từ xa - Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày người làm cơng tác văn phòng đa dạng, phong phú ngày cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện cặp, kẹp, ghim, bút… 191 III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Tổ chức quản lý trang thiết bị Trang thiết bị văn phòng quan nhà nước tổ chức quản lý theo khâu: a) Quản lý trình hình thành trang thiết bị Khi quan, đơn vị thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy cấp số tài sản ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… Những trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Ngồi ra, hàng năm quan mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm b) Quản lý trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng - Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức c) Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật: - Thành lập ban lý - Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị trang thiết bị để lựa chọn phương thức lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức phải công bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài 192 Tổ chức sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” cơng đại hóa văn phòng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú giá thành rẻ Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ, máy tính tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra tìm liệu Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn fax cao Internet thiết bị viễn thông sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thơng tin cục bộ, tồn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thơng thường văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ ngày tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp Tuy nhiên, trang thiết bị mơi trường văn phòng cải thiện phần lớn nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi hoạt động văn phòng Do khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cần quan tâm, cụ thể: - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: + Sử dụng mục đích; + Bảo quản theo yêu cầu; + Bảo dưỡng theo định kỳ; + Thay thế, sửa chữa cần thiết 193 Tóm lại, với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng phát triển theo hướng đại đòi hỏi người làm cơng tác văn phòng ngồi kỹ nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thơng tin cách khoa học Đây vấn đề đặt công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ người làm cơng tác văn phòng quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/chị trình bày yêu cầu quản lý trang thiết bị văn phòng? Anh/chị trình bày u cầu người sử dụng trang thiết bị văn phòng? Anh/chị trình bày tác dụng số trang thiết bị văn phòng mà quan, đơn vị anh/chị sử dụng? Anh/chị cho biết phương hướng đại hóa văn phòng nay? TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu bồi dưỡng Quản lý hành nhà nước chương trình chun viên Phần III Học viện Hành NXB KH&KT, 2011 Nguyễn Hữu Thân Quản trị Hành văn phòng NXB Thống kê, 2007 GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Lao động - Xã hội, HN 2005 Học viện Hành Quốc gia Hành văn phòng quan nhà nước NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004 Nguyễn Văn Thâm Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003 194 ... III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Tổ chức quản lý trang thiết bị Trang thiết bị văn phòng quan nhà nước tổ chức quản lý theo khâu: a) Quản lý trình hình thành trang thiết bị. .. tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài 192 Tổ chức sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” cơng đại hóa văn phòng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế... quan, tổ chức c) Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật: - Thành lập ban lý -