Trang bị cho học viên những kiến thức cần thiết về soạn thảo các loại văn bản quản lý hành chính nhà nước được sử dụng thường xuyên trong cơ quan, đơn vị cung cấp một số mẫu thông dụng của các loại văn bản thường gặp trong

Chuyên đề 10 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn tổng thể quy tắc phương pháp sử dụng hoạt động xây dựng ban hành văn Yêu cầu nội dung văn - Văn phải có tính mục đích Văn quản lý hành nhà nước ban hành với danh nghĩa quan Nhà nước nhằm đề chủ trương, sách hay giải vấn đề việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Do đó, soạn thảo tiến tới ban hành văn đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng u cầu đòi hỏi văn ban hành phải thể mục tiêu giới hạn nó, trước soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn ban hành để làm gì? nhằm giải vấn đề gì? giới hạn vấn đề đến đâu? kết việc thực văn gì? - Văn phải có tính khoa học Văn có tính khoa học phải viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định Nhà nước nội dung phải quán Một văn có tính khoa học phải đảm bảo: + Có đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải xử lý đảm bảo xác + Lơ gíc nội dung, bố cục chặt chẽ, quán chủ đề + Thể thức văn theo quy định Nhà nước + Đảm bảo tính hệ thống văn - Văn phải có tính đại chúng Văn phải viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn nắm hiểu nội dung văn đầy đủ Đặc biệt lưu ý đối tượng trình độ khác tiếp nhận Văn quản lý hành nhà nước 133 có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song khơng ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ khoa học văn - Văn phải có tính bắt buộc thực (tính cơng quyền) Nhà nước quản lý xã hội pháp luật, thông qua văn đề truyền đạt chủ trương, sách Nhà nước Vì vậy, văn phải có tính bắt buộc thực (quyền lực đơn phương) Tùy theo tính chất nội dung, văn phản ánh thể quyền lực nhà nước mức độ khác nhau, đảm bảo sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác Để đảm bảo tính cơng quyền, văn phải ban hành thẩm quyền, ban hành trái thẩm quyền coi văn bất hợp pháp Vì vậy, văn phải có nội dung hợp pháp, ban hành theo hình thức trình tự pháp luật quy định - Văn phải có tính khả thi Đây u cầu văn bản, đồng thời kết kết hợp đắn hợp lý yêu cầu tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính cơng quyền Ngồi ra, để nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng, văn phải có đủ điều kiện sau: + Nội dung văn phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phù hợp với trình độ, lực, khả vật chất chủ thể thi hành + Khi quy định quyền cho chủ thể phải kèm theo điều kiện bảo đảm thực quyền + Phải nắm vững điều kiện, khả mặt đối tượng thực văn nhằm xác lập trách nhiệm họ văn cụ thể Khi ban hành văn người soạn thảo phải tự đặt vào vị trí, hồn cảnh người thi hành văn có khả thực thi Có nghĩa văn ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian thời gian Yêu cầu thể thức văn 134 Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể Văn hành phải soạn theo thể thức kỹ thuật trình bày quy định Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư theo quy định chung Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (gọi tắt Thông tư 01) đảm bảo tiêu chí: * Khổ giấy * Định lề trang văn * Kiểu trình bày * Phơng chữ Về văn bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc với yếu tố sau đây: - Quốc hiệu tiêu ngữ - Tên quan, tổ chức ban hành văn - Số, ký hiệu văn - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn - Tên loại trích yếu nội dung văn - Nội dung văn - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Dấu quan, tổ chức - Nơi nhận Ngồi có thành phần khác: Dấu mức độ mật: Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 135 Dấu mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Đối với cơng văn, ngồi thành phần quy định bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa trang thông tin điện tử (Website) Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã Yêu cầu ngôn ngữ văn - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Cần lưu ý số điểm sau: - Sử dụng thời tại, khứ tương lai với nội dung mà văn muốn thể 136 - Các hành vi chủ thể pháp luật xảy thời điểm khác - Các quy phạm pháp luật phần lớn áp dụng hành vi xảy sau quy phạm pháp luật ban hành có hiệu lực, trừ quy phạm có hiệu lực hồi tố - Khi diễn đạt quy phạm pháp luật cần ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định cần soạn thảo điều chỉnh Điều thực cách xác sử dụng thời khứ, tại, tương lai Khơng văn khơng ý đến vấn đề nên dễ dẫn đến hiểu sai áp dụng sai quy định ban hành - Bảo đảm độ xác cao tả thuật ngữ - Cách diễn đạt quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ xác tả thuật ngữ Sai sót tả xử lý dễ dàng đội ngũ biên tập, sai sót thuật ngữ có nhà soạn thảo khắc phục - Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có tư tưởng riêng nên họ biết cần dùng thuật ngữ cho phù hợp, phản ánh nội dung quy định cần soạn thảo Quy trình soạn thảo ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan quản lý nhà nước thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng trình tự ban hành tương ứng Quy trình soạn thảo ban hành văn nói chung phải đảm bảo nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn lưu văn Trong trình tự này, cơng đoạn sửa chữa, chỉnh lý đánh máy thực nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua Riêng công đoạn đánh máy văn mang tính kỹ thuật túy khơng có ý nghĩa định trình tự ban hành Cũng thấy cơng đoạn có tiểu cơng đoạn định Ví dụ, cơng đoạn soạn thảo phải trải qua bước: - Xác định vấn đề, nội dung cần văn hóa; 137 - Lựa chọn thông tin, tài liệu; - Lựa chọn tên loại, xác định thể thức; - Xây dựng đề cương thảo; - Viết dự thảo; - Biên tập dự thảo; - Trao đổi ý kiến sửa chữa dự thảo; - Hồn thiện văn Tóm lại, cơng đoạn trình tự ban hành văn cụ thể chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung văn cụ thể II KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG Soạn thảo định cá biệt Bố cục nội dung định cá biệt gồm phần: phần mở đầu nêu ban hành định; phần nội dung chính: trình bày nội dung quy định định * Căn ban hành - Bắt đầu việc nêu tên quan, tổ chức chức danh thủ trưởng quan, tổ chức ban hành định (trình bày canh chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm) - Tiếp theo, trình bày ban hành định (QĐ) Trong phần này, cần nêu pháp lý VB pháp luật hiệu lực (vào thời điểm ban hành) sở thực tiễn để ban hành định + Căn pháp lý gồm có nhóm: Căn pháp lý thẩm quyền ban hành: Viện dẫn VB pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức ban hành VB Căn pháp lý cho nội dung VB: Viện dẫn VB pháp luật quy định điều chỉnh trực tiếp đến nội dung QĐ Thường dẫn theo thứ tự từ cao đến thấp tính chất pháp lý loại hình VB, VB có tính chất pháp lý ngang xếp theo thứ tự thời gian + Căn thực tiễn: Để ban hành QĐ phải dựa sở thực tiễn Căn thực tế nhằm khẳng định việc ban hành QĐ xuất phát từ yêu cầu thực tế 138 phù hợp với thực tế Điều có nghĩa đảm bảo cho văn có tính khả thi Căn gồm: Các thông tin phản ánh thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, lực cán bộ…) phản ánh văn như: biên bản, kế hoạch, tờ trình, đơn đề nghị … Căn vào đề nghị, đề xuất đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc phụ trách vấn đề văn đề cập * Néi dung c¸c quy định - Bắt đầu từ “quyết định” trình bày canh chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, sau có dấu hai chấm - Tiếp theo trình bày quy định QĐ theo trật tự lơgíc: nội dung quy định có tầm quan trọng, khái qt trình bày trước Nội dung quy định QĐ trình bày thành điều Nếu nội dung QĐ trực tiếp có nội dung phức tạp chia thành khoản, điểm nằm điều Còn QĐ gián tiếp nội dung văn kèm theo (Quy định, Quy chế…) chia thành chương, điều, khoản, điểm QĐ thường có từ 2-3 điều, nhiều không điều Trong đó: Điều quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh QĐ (là nội dung phản ánh trích yếu nội dung QĐ cần ghi chi tiết, cụ thể hơn) Điều Điều quy định hệ pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh QĐ Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành Có trường hợp: Quy định hiệu lực VB: QĐ có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn (một số cụ thể ghi VB) Trường hợp cần thiết quy định hiệu lực sớm so với ngày ban hành (hiệu lực trở trước) phải đảm bảo hai nguyên tắc: thứ nhất, không quy định trách nhiệm pháp lý hành vi mà vào thời điểm xảy hành vi luật pháp khơng quy định trách nhiệm pháp lý; thứ hai, không quy định trách nhiệm pháp lý nặng Quy định xử lý VB: Bãi bỏ VB trước có nội dung mâu thuẫn với định (nếu có) 139 Quy định đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quy định VB (các đối tượng chịu trách nhiệm thực chính, đối tượng có trách nhiệm phối hợp thực hiện) Soạn thảo cơng văn Cơng văn hành có bố cục nội dung gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc * Phần mở đầu Cần trình bày mục đích, lý sở để ban hành văn Tuy nhiên, vận dụng vào thực tiễn phần mở đầu cơng văn theo mục đích ban hành lại trình bày khác - Cơng văn trao đổi: Trình bày mục đích, lý trao đổi (trình bày thực trạng tình hình thực nhiệm vụ, thuận lợi, khó khăn để làm sở trao đổi) - Cơng văn trả lời: Trình bày mục đích, lý trả lời (cần nhắc lại việc văn nhận sở trả lời) - Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý đơn đốc, nhắc nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ giao đạo cấp dưới; ưu tiên nhược điểm; đặc biệt nhấn mạnh nhược điểm cần khắc phục) - Cơng văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý tổ chức hội nghị (lý mời) * Phần nội dung Phần nội dung cơng văn phần quan trọng để trình bày mục đích ban hành văn Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung cơng văn có khác nội dung, ngôn ngữ diễn đạt Khi soạn thảo phần cần vào mục đích, tính chất loại cơng văn; vào đối tượng nhận văn yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày: - Nếu cơng văn trao đổi, đề nghị nội dung phải hợp lý có tính khả thi, xác đáng, lập luận chắt chẽ logic Lời lẽ thể tính khiêm tốn cầu thị, khơng mang tính áp đặt u cầu khó thực - Cơng văn trả lời nội dung phải rõ ràng, mạch lạc; sử dụng luận để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã nhặn 140 - Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ nhiệm vụ giao cho cấp dưới, biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm cá nhân, tổ chức - Công văn mời họp, nội dung phải nêu tóm tắt nội dung (nếu cần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu có) - Cơng văn hướng dẫn nội dung phải cụ thể, dễ hiểu mạch lạc để đối tượng dễ thực Khi trình bày nội dung cơng văn, nội dung có nhiều ý phân thành tiểu mục để trình bày Những nội dung đơn giản ý trình bày đoạn văn * Phần kết thúc Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực yêu cầu, đề nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt thực hiện, đề nghị giúp đỡ, cảm ơn đối tượng nhận văn bản), Soạn thảo tờ trình Tờ trình có bố cục nội dung gồm phần: * Phần mở đầu Trình bày ngắn gọn rõ mục đích, lý trình pháp lý vấn đề cần trình, duyệt Trong đó, cần phân tích thực tế làm bật nhu cầu cấp thiết vấn đề đề nghị * Phần nội dung - Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch công tác, dự thảo văn …) Đối với nội dung đơn giản, trình bày trực tiếp tờ trình; nội dung phức tạp, cần trình bày cách tóm tắt nội dung nội dung cụ thể chi tiết trình bày văn kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …) - Nêu phương án thực hiện: Phương án phải khả thi cần trình bày cụ thể, rõ ràng với luận kèm theo tài liệu, thơng tin có độ tin cậy cao - Phân tích ý nghĩa, lợi ích hiệu vấn đề trình duyệt để có sức thuyết phục cho tờ trình phê duyệt 141 - Có thể dự kiến trước vấn đề gặp (khó khăn, vướng mắc) để đề xuất ln giải pháp khắc phục tiến độ thực - Đề xuất kiến nghị với cấp * Phần kết - Bày tỏ mong muốn tờ trình phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt” - Thể nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.” Soạn thảo thông báo * Phần đặt vấn đề: Khơng trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông báo * Nội dung thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, sách, định, thị cần nhắc lại tên văn cần truyền đạt, tóm tắt nội dung văn yêu cầu quán triệt, triển khai thực Đối với thông báo kết hội nghị, họp, phải nêu ngày, họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, định, nghị (nếu có) hội nghị, họp Đối với thơng báo nhiệm vụ giao ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, yêu cầu thực nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để triển khai thực Văn phong thơng báo đòi hỏi phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết mà không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm số cơng văn hành khác * Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, nội dung có tính chất xã giao, cảm ơn xét thấy cần thiết Đối với việc soạn thảo số loại thông báo thường sử dụng: * Thông báo truyền đạt lại văn ban hành, chủ trương, sách mới…, ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng lương… Nội dung cần thể hiện: - Nhắc lại tên văn cần truyền đạt; - Tóm tắt nội dung văn cần truyền đạt; - Yêu cầu quán triệt, triển khai thực 142 * Thông báo việc, tin tức, ví dụ: thơng báo kết họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo) Nội dung cần thể hiện: - Nêu ngày, họp, thành phần tham dự, người chủ trì họp; - Tóm tắt định hội nghị, họp; - Nêu nghị hội nghị (nếu có) * Thơng báo nhiệm vụ giao Nội dung cần thể hiện: - Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ giao; - Nêu yêu cầu thực nhiệm vụ; - Nêu biện pháp cần áp dụng để triển khai thực * Thông báo quan hệ hoạt động máy quản lý lãnh đạo, ví dụ: thơng báo thay đổi quan chủ quản; thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành Nội dung cần thể hiện: - Ghi rõ, đầy đủ tên quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax; - Ngày, tháng, năm thay đổi * Thông báo thông tin hoạt động quản lý Nội dung cần thể hiện: - Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; - Lý phải tiến hành hoạt động quản lý; - Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc) Soạn thảo báo cáo Do đặc điểm báo cáo mang tính phản ánh tình hình nên tùy theo mục đích, nội dung loại báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung phù hợp: * Đối với loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ thời gian ngắn (tháng, quý) Nội dung loại BC thường bố cục gồm phần chủ yếu sau: - Phần nội dung kết thực nhiệm vụ, công tác, lĩnh vực hoạt động: Trình bày kết quả, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, 143 mặt hoạt động thực hiện; kiểm điểm ưu điểm, hạn chế trình thực Mỗi nội dung phản ánh chia thành mục, điểm, khoản Khi viết nội dung cần có tổng hợp, phân tích, so sánh với tiêu kế hoạch giao để đánh giá tiến độ thực hiện, kết thực Đồng thời, so sánh với kỳ tháng trước, quý trước Khi đưa số liệu phải có tổng hợp xử lý xác - Phần phương hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu cần tiếp tục thực thời gian tới để tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, tiêu kế hoạch đề Trong nêu phương hướng, nhiệm vụ chung phương hướng, nhiệm vụ tiêu cụ thể * Đối với báo cáo tổng kết Bố cục nội dung loại BC phải có phần: - Phần đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát nhiệm vụ giao đánh giá khái quát đặc điểm chung, đặc điểm riêng vấn đề, việc phản ánh; trình bày thuận lợi khó khăn - Phần tổng kết: Đánh giá nội dung kết thực nhiệm vụ công tác, lĩnh vực hoạt động Phương pháp trình bày phần nội dung bao cáo sơ kết, báo cáo định kỳ thơng tin phải mang tính khái qt, tổng hợp tồn vấn đề, việc Đồng thời, trình bày đánh giá chung ưu nhược điểm, nguyên nhân, học kinh nghiệm - Phần phương hướng nhiệm vụ báo cáo tổng kết phải dựa tiêu, kế hoạch giao chủ trương, sách Đảng, Nhà nước Đồng thời, dựa kết thực đánh giá chung trình bày phần trước để đưa phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Phần cần đưa phương hướng, nhiệm vụ chung, phương hướng, nhiệm vụ tiêu cụ thể theo mặt hoạt động, nhiệm vụ cơng tác Ngồi ra, phải đưa biện pháp thực - Phần kết luận cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp quan có thẩm quyền; đưa nhận định triển vọng tình hình 144 Soạn thảo biên Biên có nhiều loại, loại lại có cơng dụng khác việc xây dựng bố cục cho loại biên khác Những loại biên mẫu hóa phải tn theo mẫu có sẵn Tuy nhiên, loại biên phải trình bày theo trình tự định sau đây: - Phần mở đầu: Ghi thời gian địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự (cuộc họp, kiểm tra, chứng kiến có liên quan đến việc xảy ra) - Phần nội dung chính: Ghi diễn biến kiện - Phần kết thúc: Ghi tóm tắt kết luận lời phát biểu bế mạc chủ tọa biên hội nghị, nhận xét kết luận biên kiểm tra, tra + Thông qua biên bản: VD: Biên lập xong đọc cho người chứng kiến nghe, 100% trí Soạn thảo hợp đồng a) Hợp đồng dân Hợp đồng dân với hình thức giao kết (xác lập) hợp đồng văn bản: thực chủ yếu giao dịch phức tạp, đối tượng hợp đồng có giá trị lớn pháp luật quy định phải thực văn như: mua bán nhà ở, xe gắn máy, vay tiền tổ chức tín dụng, bảo hiểm (nhưng khơng có mục đích lợi nhuận) Về nội dung: Mọi hợp đồng dân phải bảo đảm có nội dung chủ yếu (Bộ luật Dân quy định Điều 402) mà thiếu khơng thể giao kết Tuy nhiên tùy loại hợp đồng, có loại hợp đồng có nội dung chủ yếu văn pháp luật quy định cụ thể (có khơng kèm theo mẫu hợp đồng), có loại hợp đồng pháp luật không quy định cụ thể nội dung chủ yếu loại hợp đồng bên thỏa thuận nội dung chủ yếu hợp đồng cần phải có tiêu chí sau đây: + Đối tượng hợp đồng (tài sản gì? cơng việc gì?); + Số lượng, chất lượng; + Giá cả, phương thức toán; + Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hợp đồng; + Quyền nghĩa vụ bên; 145 + Trách nhiệm vi phạm hợp đồng + Phạt vi phạm hợp đồng Ngoài bên thỏa thuận thêm nội dung khác (nhưng không trái pháp luật trái đạo đức xã hội) b) Hợp đồng thương mại Lưu ý: Các loại văn coi hợp đồng hai bên giao kết gián tiếp tài liệu giao dịch như: công văn, điện báo, đơn chào hàng, đơn đặt hàng đồng ý bên với nội dung phản ảnh đầy đủ nội dung chủ yếu cần có khơng trái pháp luật coi hợp lệ Soạn thảo hợp đồng thương mại cần dựa Bộ Luật dân Luật thương mại Về nội dung chủ yếu hợp đồng thương mại: Cơ giống hợp đồng dân sự; nhiên đặc thù hàng hóa dịch vụ có số lượng, khối lượng lớn nên tính chất phức tạp đòi hỏi ngồi nội dung việc cụ thể hóa, chi tiết hóa thỏa thuận thường hai bên thỏa thuận đưa vào nội dung hợp đồng nhiều hơn, đòi hỏi chặt chẽ, xác Ví dụ: Hợp đồng thương mại rõ thêm nội dung sau: + Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng sản phẩm, hàng hóa yêu cầu kỹ thuật công việc; + Các biện pháp bảo đảm thực hợp đồng; + Thời hạn có hiệu lực hợp đồng + Điều kiện nghiệm thu, giao nhận CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/Chị trình bày yêu cầu nội dung, thể thức văn phong ngôn ngữ văn bản? Anh/Chị trình bày quy trình xây dựng ban hành văn quan, đơn vị anh/chị? 146 BÀI TẬP THỰC HÀNH Soạn thảo định bổ nhiệm lãnh đạo chức vụ cấp phòng Soạn cơng văn trả lời khiếu nại liên quan đến nội dung hoạt động quan, đơn vị Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt đề án Soạn thảo biên việc xảy quan, đơn vị Soạn thảo thông báo kết hội nghị anh/chị chủ trì TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nguyễn Văn Thâm Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003 Lưu Kiếm Thanh Kỹ thuật xây dựng ban hành văn NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2003 147 ... định cần soạn thảo Quy trình soạn thảo ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan quản lý nhà nước thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy... Yêu cầu thể thức văn 134 Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể Văn hành phải soạn theo thể thức kỹ thuật... ban hành văn quan, đơn vị anh/chị? 146 BÀI TẬP THỰC HÀNH Soạn thảo định bổ nhiệm lãnh đạo chức vụ cấp phòng Soạn cơng văn trả lời khiếu nại liên quan đến nội dung hoạt động quan, đơn vị Soạn thảo