0112 TT tiep nhan bao quan tai san khach hang

… - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … THỦ TỤC TIẾP NHẬN VÀ BẢO QUẢN TÀI SẢN KHÁCH HÀNG Mục đích: Đảm bảo tài sản khách hàng ln bảo quản cách tốt theo qui định Công ty theo yêu cầu khách hàng Qui định cách thức tiếp nhận bảo quản tài sản khách hàng Yêu cầu tiếp nhận tài sản khách hàng Phạm vi: - Kiểm nhậnphụ hàng Áp dụng chotra cáchồ loạisơ nguyên liệu, máy móc thiết bị khách hàng chuyển giao cho Công ty Đối với loại tài liệu áp dụng theo qui định bảo mật tài liệu Nhận Công ty hàng Định nghĩa: Chuẩn bị vị trí, báo KCS 3.1 Các thuật ngữ thủ tục áp dụng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO Kiểm tra số lượng chất 9001:2000 lượng Báo BP Kế hoạch 3.2 Các từ viết tắt: - Ban Tổng Giám Đốc : BTGĐ Nhập kho xếp Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ hàng hoá Nội dung: Lưu HS, ghi thẻ bài, thẻ kho 4.1 Nguyên phụ liệu: Báo cáo số lượng hàng nhập Người thực Nhân viên kho Nhân viên kho Qui trình Xuất hàng Thanh lý Lưu kho Lưu hồ sơ Kết thúc Khách xử lý Tài liệu Packing list HDCV xuất nhập … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … kho , Packing list Nhân viên kho KCS Hướng dẫn kỹ thưật, bảng màu Nhân viên kho HDCV xuất nhập kho , bảng lưu kho nhân viên kho HDCV xuất nhập kho Nhân viên kho Thẻ kho Thủ kho HDCV xuất nhập kho Nhân viên kho Thủ kho, nhân viên kho Nhân viên kho Phiếu xuất hàng Bản lý nguyên phụ liệu 4.1 Nhận kiểm tra Packing list: Kho tiến hành xếp lại khu vực để hàng hoá, dự kiến khu vực để hàng chuẩn bị nhập Tiến hành kiểm tra Packing list, trường hợp thấy số liệu Packing list không rõ ràng sai so với thông tin mà kho nhận tiến hành báo cho Bộ phận Kế hoạch biết 4.2 Nhập hàng: Khi nhận thông báo khách hàng việc hàng hoá nhập cảng, Bộ phận Xuất nhập tiến hành nhận hàng theo hướng dẫn công việc xuất nhập 4.3 Kiểm tra hàng hoá: … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … - Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm lô, kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng - Kiểm tra chất lượng: theo hướng dẫn Bộ phận kỹ thuật, khách hàng, theo bảng màu gốc bảng màu Bộ phận kỹ thuật xác nhận - Kiểm tra qui cách: xác định khổ, chiều dài theo tài liệu kỹ thuật, bảng màu - Việc kiểm tra nguyên phụ liệu KCS thực hiện, nhiên trình nhập xuất hàng phát lỗi nhân viên kho phải để nguyên phụ liệu bị lỗi riêng, báo cho Thủ kho với KCS xử lý Khi có kết kiểm tra phải báo cho Bộ phận kế hoạch để báo khách hàng xử lý kịp thời 4.4 Nhập kho xếp hàng hoá: - Hàng hoá xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho - Phải có thẻ treo kệ để hàng hoá mã hàng, loại nguyên phụ liệu, màu, size; giá ghi rõ: tên mã hàng, màu, size, ngày nhập kho, tên nguyên phụ liệu - Thủ kho phải bảo đảm công cụ cách thức xếp dỡ sử dụng phù hợp không làm tổn hại đến sản phẩm xếp dở - Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm soát việc xếp dỡ - Thủ kho chịu trách nhiệm làm thủ tục nhập kho, xếp NVL, TP vào nơi qui định theo sơ đồ kho NVL, TP lưu kho phải đánh số mã hiệu bao bì sản phẩm hộp carton vị trí thích hợp - Chỉ có thủ kho có quyền đưa hàng hố vào hay chuyển dịch chúng từ vị trí kho bãi … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … - Việc kiểm tra kho định 06 Tháng lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói) Việc kiểm tra ban kiểm kê thực - Kết kiểm tra phải ghi lại biên kiểm kho - Mọi sản phẩm không phù hợp phát phải cách ly, đánh dấu xử lý theo thủ tục kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp - Việc xuất nhập kho tuân theo qui định việc xuất nhập nguyên liệu vật tư hàng - Hàng hoá lưu kho phải theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO) cách đánh số thứ tự ghi ngày nhập kho hóa 4.5 Lưu hồ sơ, ghi thẻ bài, ghi thẻ kho: - Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm - Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ đầy đủ cho mã hàng bao gồm mã hàng, màu, size, kích thước, khách hàng Thẻ gắn vào nơi để hàng hoá - Nhân viên kho tiến hành nhập số lượng vào thẻ kho, mã hàng có thẻ kho riêng, Thẻ kho phải thể yếu tố: mã hàng, khách hàng, tên hàng, màu, size, số lượng cho màu, size - Thẻ kho để file riêng ghi rõ ràng tiện cho việc tìm kiếm 4.5 Báo cáo số lượng: - Kho tiến hành báo số lượng cho Bộ phận Kế hoạch, Kế toán phiếu nhập kho, giao phiếu nhập kho phải yêu cầu Bộ phận Kế hoạch, Kế toán ký nhận nhận phiếu - Phiếu nhập kho phải thể số lượng Packing list số lượng thực tế, số lượng hư, lưu ý … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - - Fax: … - Email: … Phiếu nhập kho phải lập chuyển chậm 02 ngày kể từ lúc hàng bắt đầu nhập kho 4.7: Xuất hàng: - Dựa theo phiếu xuất kho,kho tiến hành kiểm tra nội dung phiếu xuất kho so với bảng màu, số lượng, định mức (nếu cần), kích cỡ, size … Nếu phát thấy có sai sót khơng xuất kho báo cho Bộ phận phát hành phiếu biết - Nhân viên kho phát nguyên phụ liệu có phiếu xuất kho 4.8 Thanh lý lưu kho: - Nguyên phụ liệu , bán thành phẩm hư… chưa lý chưa bán chuyển giao nơi khác - Bộ phận kế hoạch có trách nhiệm làm lý chuyển phần nguyên phụ liệu, bán thành phẩm… cho khách hàng cách nhanh sau đơn hàng sản xuất xong - Dựa bảng lý nguyên phụ liệu, kho tiến hành xuất trả lại cho khách hàng phần nguyên phụ liệu khách hàng theo phiếu xuất kho - Phần nguyên phụ liệu, bán thành phẩm lại thuộc cơng ty, kho xếp vào khu vực riêng, có thẻ đánh dấu rõ ràng chờ định xử lý Bộ phận kế hoạch 4.2 Máy móc thiết bị: - Bộ phận có nhu cầu máy móc, thiết bị (gọi chung Bộ phận có nhu cầu) tiến hành nhập kiểm tra máy móc, thiết bị Trường hợp phát có sai sót giữ ngun trạng báo cho khách hàng xử lý - Sau kiểm tra xong, Bộ phận có nhu cầu Bộ phận bảo trì lập biên kiểm tra máy móc Biên kiểm tra chuyển cho khách hàng 01 … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … - Bộ phận bảo trì tiến hành lắp đặt máy móc hướng dẫn cách sử dụng cho công nhân - Trong trình sử dụng, Bộ phận bảo trì tiến hành kiểm tra, bảo trì theo Thủ tục bảo trì thiết bị Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu kiểm tra, bảo trì cao thực theo yêu cầu khách hàng - Trong trường hợp phát máy móc thiết bị bị hư hỏng Bộ phận sử dụng phải thông báo cho khách hàng biết - Khi sử dụng xong máy móc thiết bị Bộ phận sử dụng báo cho khách hàng, lập biên tình trạng máy móc, tiến hành thủ tục lý với khách hàng Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lượng Thủ tục nhận biết xác định nguồn gốc sản phẩm Thẻ kho Hướng dẫn công việc kho Phụ lục: ... tục nhập kho, xếp NVL, TP vào nơi qui định theo sơ đồ kho NVL, TP lưu kho phải đánh số mã hiệu bao bì sản phẩm hộp carton vị trí thích hợp - Chỉ có thủ kho có quyền đưa hàng hố vào hay chuyển... nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói) Việc kiểm tra ban kiểm kê thực - Kết kiểm tra phải ghi lại biên kiểm kho - Mọi sản phẩm... ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm - Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ đầy đủ cho mã hàng bao gồm mã hàng, màu, size, kích thước, khách hàng Thẻ gắn vào nơi để hàng hoá - Nhân viên kho tiến