Quy trình thu hồi sản phẩm May product recall procedure Garment

Quy trình thu hồi sản phẩm May product recall procedure Garment Biểu mẫu thu hồi sản phẩm May product recall procedure Garment Quy trình thu hồi sản phẩm May product recall procedure Garment Biểu mẫu thu hồi sản phẩm May product recall procedure Garment Quy trình thu hồi sản phẩm May product recall procedure Garment Biểu mẫu thu hồi sản phẩm May product recall procedure Garment

Phân phối tới bộ phận:

☒ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL) ☒ Phòng/BP Hành chính & Nhân sự

☒ Phòng/BP Sản xuất (Nhà cắt) ☒ Phòng/BP Tài chính & kế toán & Cung ứng

☒ Phòng/BP Sản xuất (Xưởng may) ☒ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn

☒ Phòng/BP Sản xuất (Hoàn thiện & kho hàng) ☒ Phòng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng

☒ Phòng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & cơ điện & IT) ☒ Phòng/BP An ninh

☒ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC ☒ Ban Giám đốc

Bảng Theo Dõi Sửa Đổi Tài Liệu

Ngày sửa

Người sửa

(ký & ghi rõ họ tên)

Người duyệt

(ký & ghi rõ họ tên)

Ghi chú

Chữ ký

Họ và tên

Ngày lập

Ngày

kiểm tra

Ngày

hiệu lực

1 Mục đích:

1.1 Thực hành tình huống phải thu hồi các sản phẩm có các chỉ tiêu không an toàn ảnh hưởng đến sức khỏe người sử dụng, đã được giao cho khách hàng hoặc đã đưa ra thị trường

Practise recovery produce situation have unsafety for healthy, have been delivered to

customers or to the market

1.2 Sau khi giao hàng phát hiện có vật bén nhọn hoặc các nhân tố gây ảnh hưởng đến an toàn cho khách hàng hoặc người sử dụng

After delivering found have sharps tool or factprt that are effected to safety for customers

2 Phạm vi:

2.1 (Tổng) công ty, các nhà thầu phụ, và các công ty/nhà máy thành viên;

3 Định nghĩa, viết tắt và yêu cầu / luật liên quan:

Không có

4 Trách nhiệm

4.1 Phòng Compliance (COC/ISO) thiết lập, định kỳ xem xét, sửa đổi, đánh giá, đào tạo ban đầu các quy trình liên quan đến COC và ISO

4.2 Phòng NS/ISO đào tạo đến các bộ phận liên quan

5 Nội dung

CONTET

NGƯỜI THỰC

HIỆN/ PERSON

NGÀY

DATE

BIỂU MẪU GHI CHÉP/

FORM

1

Nhận thông tin sản phẩm không an

toàn/ không đạt:

Receipt unsafety information

- Do công ty tự phát hiện sản

phẩm không an toàn

The company itself discovered unsafe products

- Nhận được thông báo từ

khách hàng hoặc của cơ quan

có thẩm quyền về việc sản phẩm của Công ty có chưa mối nguy hiểm ảnh hưởng đến sức khỏe người sử dụng

Receipt information from customets or competent authority about products of company have threat that are effect to healthy users.

Merchandise

F-COM-13-01 Phiếu xử lý khiếu nại của khách hàng

Kiểm tra xác nhận/ Check confirm

QA:

- Đến khách hàng kiểm tra, xử

lý tại chỗ hoặc kiểm tra, truy

xuất thông tin đến lô hàng để

tìm nguyên nhân theo “Hướng

dẫn truy xuất nguồn gốc”

Check in customers place,

processed on site, traceability

information of shipment to

found cause according

“Traceability tracking”

- Cần thu hồi, báo phòng

Merchandise quyết định thu

hồi sản phẩm,

Need tracebilit report to MR

decide tracebility product

QA

F-COM-13-01 Phiếu xử lý khiếu nại của khách hàng

Solving of customer complaint sheet

Theo dõi truy xuất nguồn gốc

Traceability tracking

3

Merchandise lập “Quyết định thu hồi

sản phẩm không phù hợp”

MR make “decided for

non-conforming product recovery”

Quyết định thu hồi sản phẩm không phù hợp

“decided for

non-conforming product recovery””

4

Phê duyệt/ Approved

Quyết định thu hồi sản phẩm không

phù hợp

“decided for non-conforming

product recovery”

Tổng Giám đốc

General director

5

Lập kế hoạch thu hồi sản phẩm

Make product recovery plan

Merchandise Kế hoạch thu

hồi sản phẩm

Make product recovery plan

6

Phê duyệt “Kế hoạch thu hồi sản

phẩm”

Approved “product recovery plan”

Tổng Giám đốc

7 Chuyển kế hoạch đã được duyệt cho

các bộ phận có liên quan

Sent approved plan for related

Merchandise

Thông báo “Kế hoạch thu hồi sản

phẩm” cho khách hàng hoặc các địa

điểm cần thu hồi

Noitice “ product recovery plan” for

customers or place need recorvery

8 Thực hiện việc thu hồi/ recovery

Implementation:

- Tiến hành tập hợp hồ sơ có

liên quan đến sản phẩm không

phù hợp trong thời gian không

quá 4h

Make file have recovery

non-confirming product recovery

in 4hours

- Khi cần, có thể nhờ các

phương tiện truyền thông

hoặc cơ quan có thẩm quyền

để hỗ trợ giúp thu hồi nhanh

và hoàn toàn, nhằm ngăn chặn

sự lưu thông của sản phẩm

- If need, use media or

competent authority help

product recovery quickly to

prevent to prevent the

circulation of products.

- Thực hiện thu hồi theo kế

hoạch đã được duyệt

recovery

- Lập biên hản thu hồi có xác

nhận của người thu hồi và

khách hàng

Make recovery record has

confirm by withdraw and

customers

- Hằng ngày, báo cáo số lượng

thu hồi cho Ban Giám đốc

Report for BOD everyday

- Khi cần thiết, thông báo cho

Nhân viên lưu trữ

hồ sơ phòng quản

lý chất lượng

Phòng Compliance

Ban Giám đốc/

BOD

Đơn vị được phân

công

Assigned department

Đơn vị được phân

công

Assigned department

Phó Tổng Giám đốc

Vice-General director

Thông báo thu hồi sản phẩm không phù hợp

Báo cáo thu hồi

không phù hợp

các cơ quan có liên quan về

việc thu hồi đã kết thúc

If need, when finished to

notice for related authority

- Mọi công bố có liên quan đến

việc thu hồi sản phẩm phải

được Ban Giám đốc phê

duyệt

All notice related to product

recovery must be approved by

BOD

9

Xử lý sản phẩm thu hồi: Thực hiện

xử lý sản phẩm không phù hợp theo

“P-QC-18 Quy trình kiểm soát sản

phẩm không phù hợp” và

“P-BGĐ-04 Quy trình quản lý thực hiện hành

động khắc phục/ phòng ngừa”

Treatment product recovery:

Implementation treatment product

recovery according “ O-QC-18 fail

product treatment procedure” and “

P-BGĐ-04 corective prevent action

procedure”

Đơn vị được phân

công

Assigned department

10

Đánh giá các sản phẩm (được sản

xuất trong cùng một điều kiện với

sản phẩm bị thu hồi) còn tồn đọng

trong kho hoặc đã đưa ra thị trường

để xác định mức độ an toàn của sản

phẩm Nếu phát hiện sản phẩm có

mối nguy, thực hiện theo mục 2

Product assessment (production in

the same condition with fail product)

in the warehouse or in the market to

determind safety level If found have

risk make according step 2

Quản lý QA

QA manager

11 Thực hiện khắc phục hậu quả đối với

người tiêu dung bằng các biện pháp

thích hợp (bồi thường, thương

lượng…)

Overcome the consequences with

customers by appropriate measures

Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc

General director and vice-general director

Biên bản khắc phục hậu quả

Corective action plan record

(compensation, negotiation ).

12

Tần suất thực tập thu hồi:1 năm/lần

Frequency of practice recovery: 1

year / time.

QA, QC và các đơn vị có liên quan

QA, QC and related depatment

13 Lưu đồ theo thủ tục kiểm soát hồ sơ.

Flowchart inspection file

QA

6.

7 Tài liệu và biểu mẫu liên quan:

1

8 Lưu đồ (hoặc file excel đính kèm)

1 Mục đích:

Quy định cách thực nhận dạng và truy tìm nguồn gốc sản phẩm để nhận dạng được sản phẩm trong quá trình sản xuất và truy tìm được xuất xứ sản phẩm khi cĩ yêu cầu từ khách hàng

2 Phạm vi:

a (Tổng) cơng ty, các nhà thầu phụ, và các cơng ty/nhà máy thành viên;

b Áp dụng đối với tất cả các nguyên phụ liệu đầu vào, bán thành phẩm và sản phẩm cuối cùng

3 Định nghĩa, viết tắt và yêu cầu / luật liên quan:

Tập: Gồm các chi tiết giống nhau buộc lại thành bĩ với số lượng thường từ 10-20 chiếc, cĩ số thứ tự nhận diện theo thẻ bài

4 Trách nhiệm

a Phịng Compliance (COC/ISO) thiết lập, định kỳ xem xét, sửa đổi, đánh giá, đào tạo ban đầu các quy trình liên quan đến COC và ISO

b Phịng NS/ISO đào tạo đến các bộ phận liên quan

5 Nội dung

- Đối với các nguyên phụ liệu khi nhập về, Công ty sắp xếp các nguyên phụ liệu này theo từng khách hàng, từng đơn hàng và được nhận dạng bằng các ký mã hiệu sau: + Đối với kho nguyên liệu:

Tên khách hàng (hoặc tên NTP)

Mã hàng/Style (nếu có):

Số đơn hàng/PO (nếu có) Art (màu):

Số lượng:

Ngày nhập kho:

+ Đối với kho phụ liệu:

Khách hàng:

Mã hàng/Style (nếu có):

Số đơn hàng/PO (nếu có) Tên vật tư :

Ngày nhập kho:

+ Đối với kho thành phẩm :

Khách hàng :

Mã hàng (nếu có):

- Ngoài bảng nhận dạng trên công ty còn căn cứ vào các tem, nhãn gắn vào đầu mỗi cây vải (đối với nguyên liệu), các ký hiệu trên bao bì (đối với phụ liệu) cùng với thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để nhận dạng nguyên phụ liệu

- Trường hợp mất tem, nhãn hay các ký mã hiệu thì nhân viên phụ trách kho có trách nhiệm phục hồi lại nội dung của khách hàng

- Trường hợp nhiều loại phụ liệu được dồn vào cùng một pallet/kệ hàng thì nhân viên phụ trách kho phải tách riêng các loại phụ liệu này bằng các thùng giấy nhỏ, và dán tờ giấy A4 để bổ sung thêm thông tin cho từng loại phụ liệu Trên đó ghi khách hàng, đơn hàng và tên các loại phụ liệu, ngày nhập

5.2 Qui định cách thức nhận dạng bán thành phẩm

 Đối tượng nhận dạng: Các bán thành phẩm bàn cắt

 Phương pháp nhận dạng:

- Dùng thẻ bài gắn trực tiếp lên các bó bán thành phẩm của một bàn cắt Trên đó ghi nội dung :

+ Ghi số thứ tự bàn cắt (ký hiệu số )

+ Ghi tên lô hàng ( ký hiệu chữ và số )

+ Ghi đơn hàng / Order (ký hiệu số hoặc chữ )

+ Ghi màu (ký hiệu chữ hoặc số )

+ Ghi size (ký hiệu chữ hoặc số )

+ Ghi số lượng áo của 1 bàn (ký hiệu số )

- Ngoài các ký mã hiệu trên để truy tìm nguồn gốc Cơng ty còn căn cứ vào các hồ sơ

ghi chép lại trong quá trình triển khai cắt như phiếu theo dõi bàn cắt bán thành phẩm, sổ giao nhận bán thành phẩm

5.3 Nhận dạng sản phẩm trên dây chuyền sản xuất.

- Khi các công đoạn lắp ráp vào nhau thì từng người ở công đoạn lắp ráp đó phải kiểm tra các chi tiết lắp ráp với nhau phải cùng cỡ, cùng số thứ tự chi tiết

- Khi cần truy tìm tổ trưởng căn cứ vào sổ theo dõi bán thành phẩm trên chuyền, qui trình đánh số, phiếu theo dõi năng suất công đoạn và các tài liệu sản xuất khác

- Đối với các sản phẩm cuối chuyền dùng thẻ bài làm cơ sở cho việc nhận dạng

Trên đó ghi:

+ Mã hàng

+ Màu

+ Số lượng…

5.5 Thành phẩm đóng thùng, treo trên sào

- Phương pháp nhận dạng:

+ Các thành phẩm sau khi hoàn chỉnh được đóng thùng theo yêu cầu và tiến hành nhập kho Trong kho các sản phẩm được để theo khu vực có bảng nhận dạng Bảng nhận dạng gồm các thông tin sau: Tên khách hàng, mã hàng, số lượng …

+ Dựa vào các thông tin trên thùng Các thông tin này được ghi theo tài liệu hướng dẫn của khách hàng

1 NHẬN DẠNG TÌNH TRẠNG KIỂM TRA

A Nhận dạng đối với nguyên phụ liệu

- Đối với nguyên phụ liệu mới nhập về thủ kho có trách nhiệm để vào khu tạm nhập

Trong khu vực này có treo bảng, trên bảng có ghi “HÀNG CHỜ KIỂM”

- Nguyên liệu hàng FOB và phụ liệu sau khi các nhân viên KCS kiểm tra, phân loại hàng đạt và không đạt sẽ được tiến hành sắp xếp theo khu vực riêng Đối với hàng đạt chất lượng sẽ được xếp lên kệ cho từng khách hàng Với hàng không đạt chất lượng

trên bảng có ghi “HÀNG LỖI” Riêng đối với các phụ liệu không đạt chất lượng được

khách hàng chấp nhận cũng được sắp xếp vào khu vực hàng đạt

B Nhận dạng trong quá trình sản xuất

1) Nhận dạng nguyên liệu.

- Tại kho Nguyên liệu của Cơng ty sau khi nhận nguyên liệu về sẽ tiến hành sắp xếp vào khu vực “ HÀNG CHỜ KIỂM”

- Hàng sau khi kiểm tra trên máy đạt hoặc được nhân nhượng được sắp xếp vào khu vực

có treo bảng “HÀNG ĐÃ KIỂM”.

- Hàng kiểm tra không đạt nhân viên kiểm vải tiến hành sắp xếp vào khu vực “HÀNG LỖI”.

2) Nhận dạng mẫu đối

- Các mẫu đối chờ duyệt nhân viên làm mẫu sau khi may mẫu xong có trách nhiệm treo

sản phẩm lên sào có bảng nhận dạng “MẪU ĐỐI CHỜ DUYỆT”.

- Các mẫu đối đã được duyệt được treo lên sào có treo bảng “MẪU ĐỐI CHẤP NHẬN” và trên sản phẩm được may mảnh vải màu sáng nội dung ghi: tên khách hàng, mã hàng, size…

3) Nhận dạng các bán thành phẩm bàn cắt

- Đối với các bán thành phẩm bàn cắt khi chưa được kiểm tra sẽ đuợc để vào khu vực qui

định Trên khu vực này có treo bảng, trên bảng có ghi “HÀNG CHỜ KIỂM”.

- Các bán thành phẩm sau khi được nhân viên KCS kiểm tra sẽ được phân loại:

+ Các bán thành phẩm đạt chất lượng được đặt vào khu vực có treo bảng ghi “BTP CHỜ CẤP PHÁT”

+ Các bán thành phẩm không đạt chất lượng để vào khu vực treo bảng ghi “HÀNG LỖI”.

4) Nhận dạng các thành phẩm sau may, là

- Đối với các sản phẩm sau khi đã hoàn tất công đoạn may, là sẽ được QC cuối mỗi chuyền may kiểm tra

- Nhân viên KCS tiến hành kiểm tra:

+ Đối với các thành phẩm sau may đạt chất lượng, nhân viên QC sẽ bĩ thành từng bĩ theo

số lượng ghi trên phiếu để bộ phận nhập hàng nhập vào khu vực QA kiểm tra theo được

+ Đối với sản phẩm đạt chất lượng thì các thành phẩm sẽ để vào khu vực “HÀNG ĐÃ

KIỂM”

+ Đối với các thành phẩm không đạt chất lượng được để vào khu vực “HÀNG KHƠNG PHÙ HỢP”.

6 Tài liệu và biểu mẫu liên quan:

1

7 Lưu đồ (hoặc file excel đính kèm)

PHIẾU YÊU CẦU TRUY TÌM NGUỒN GỐC SẢN PHẨM

YÊU CẦU NHẬN DẠNG VÀ TRUY TÌM

[ ] Tên chủng loại sản phẩm

[ ] Lô sản phẩm

[ ] Nguyên vật liệu sản xuất

[ ] Nhà cung ứng nguyên vật liệu

[ ] Ngày nhập nguyên vật liệu

[ ] Thời gian sản xuất [ ] Nơi sản xuất [ ] Số lượng [ ] Tổ sản xuất [ ] Yêu cầu khác, ghi rõ:

……….

LÝ DO CẦN TRUY TÌM NGUỒN GỐC SẢN PHẨM MÔ TẢ THÔNG TIN ĐÃ BIẾT Tên, chủng loại sản phẩm:

Lô sản phẩm:

Thời gian sản xuất:

Nơi sản xuất:

Số lượng:

Ca sản xuất:………

Yêu cầu khác:………

Ý kiến của lãnh đạo / Gđ xí nghiệp / TP kế hoạch / TP kinh doanh: [ ] Đồng ý truy tìm [ ] Đồng ý cần bổ sung thêm thông tin [ ]

Không đồng ý Đơn vị / người truy tìm: Thời gian hoàn thành: Kết quả truy tìm [ ] Đạt kết quả [ ] Không đạt kết quả Kết quả:

Ngày tháng năm

Ký tên