Cán bộ kiểm soát và phê duyệt giao dịch - Thực hiện kiểm soát tính hợp lệ của giao dịch và các chứng từ liên quan - Phê duyệt các giao dịch do GDV thực hiện trong phạm vi và hạn mức đư
Trang 1Quy trình dịch vụ thanh toán quốc tế tại ngân hang Vietinbank
Tuỳ theo sự đánh giá và cách nhìn nhận nhưng theo quan niệm phổ biến trên thế giới
hiện nay sản xuất là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ Theo quan điểm truyền thống, người ta thường cho rằng chỉ có những doanh nghiệp chế tạo, sản xuất sản phẩm
có hình thái vật chất cụ thể mới gọi là các doanh nghiệp sản xuất, còn những doanh nghiệp không sản xuất các sản phẩm vật chất đều xếp vào loại các đơn vị phi sản xuất Giờ đây trong xu thế mới và điều kiện mới của thị trường, quan niệm như vậy không còn phù hợp nữa Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm bất kì hoạt động nào nhằm thỏa mãn nhu cầu của con người Nó có thể phân thành sản xuất bậc 1, bậc 2, bậc 3 Trong đó, nền sản xuất bậc 3( công nghiệp dịch vụ): dịch vụ được sản xuất ra nhiều hơn các hàng hóa hữu hình, các nhà sản xuất được cung cấp những điều kiện thuận lợi và dịch vụ trong phạm vi rộng lớn Ngân hàng là một doanh nghiệp hoạt động trong nền sản xuất đó Các Ngân hàng hiện đại ngày nay cung cấp đa dạng các sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng Ngân hàng TMCP(thương mại cổ phần) Công thương hoạt động cũng không nằm ngoài mục tiêu đó Với xu thế hội nhập hiện nay thì các dịch vụ thanh toán quốc tế đang được chú trọng
Trách nhiệm của các cá nhân liên quan:
Giao dịch viên:
- Căn cứ nhu cầu MBNT(mua bán ngoại tệ) của khách hàng, tư vấn, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục hồ sơ MBNT phù hợp Kiểm tra đảm bảo khả năng thanh toán của từng giao dịch MBNT Chỉ được phép giao dịch MBNT trong phạm vi hạn mức quy định cho GDV(giao dịch viên) và giới hạn giao dịch quy định cho từng khách hàng/ đối tác Trường hợp vượt hạn mức phải trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
Trang 2
- Kiểm tra chứng từ đảm bảo hợp lệ, phù hợp với quy định QLNH(quản lý ngoại hối) hiện hành Thực hiện giao dịch MBNT, lập xác nhận/ chứng từ giao dịch MBNT theo mẫu thích hợp, trình Giám đốc phê duyệt và chuyển chứng từ sang bộ phận liên quan theo quy định
- Thường xuyên theo dõi trạng thái ngoại tệ của đơn vị mình, chủ động cân đối nguồn ngoại tệ mua bán
- Định kì, GDV chuyên trách làm các báo cáo theo quy định
Cán bộ kiểm soát và phê duyệt giao dịch
- Thực hiện kiểm soát tính hợp lệ của giao dịch và các chứng từ liên quan
- Phê duyệt các giao dịch do GDV thực hiện trong phạm vi và hạn mức được phép
Thanh toán viên
- Thực hiện kiểm soát tính hợp lệ của giao dịch và các chứng từ liên quan Xác nhận, tạo thư/ điện xác nhận giao dịch., điện thanh toán, thanh toán và hạch toán đầy đủ các giao dịch MBNT, theo dõi các khoản tiền đi và đến phát sinh trong giao dịch MBNT
- Tính toán và hạch toán kết quả lỗ, lãi KDNT(kinh doanh ngoại tệ) tại đơn vị mình
- Chịu trách nhiệm theo dõi, đối chiếu, chấm sổ phụ, báo cáo kế toán, đảm bảo các giao dịch MBNT được hạch toán đầy đủ và chính xác Thực hiện điều chỉnh các bút toán sai sót liên quan đến MBNT
Cán bộ kiểm soát và phê duyệt thanh toán
- Thực hiện kiểm soát tính hợp lệ của giao dịch và các chứng từ liên quan
- Phê duyệt các giao dịch do TTV(thanh toán viên) thực hiện trong phạm vi và hạn mức được phép
Nội dung quy trình
Trang 3
Bước 1: Giao dịch với khách hàng.
- GDV yêu cầu khách hàng xuất trình các chứng từ cần thiết để chứng minh việc mua ngoại tệ là hợp lệ như: Hợp đồng nhập khẩu; hoá đơn nhập khẩu; Hóa đơn
thương mại; giấy báo thanh toán các khoản chi phí ngoại tệ ở nước ngoài; hợp đồng vay vốn của ngân hàng,
- GDV phải kiểm tra nguồn ngoại tệ của đơn vị và khả năng thanh toán của khách hàng Nếu đủ điều kiện để bán ngoại tệ cho khách, hướng dẫn khách hàng:
Đối với cá nhân: Lập" giấy đề nghị mua ngoại tệ dành cho cá nhân"
Đối với tổ chức: Lập" giấy đề nghị mua ngoại tệ dành cho tổ chức"
- Chuyển giấy đề nghị mua ngoại tệ trình Giám đốc duyệt, sau đó chuyển chứng từ cho Thanh toán viên
Bước 2: Nhập giao dịch.
TTV kiểm tra chứng từ nếu hợp lệ thì nhập giao dịch vào hệ thống INCAS
- Trường hợp ngày giá trị trùng với ngày giao dịch, nếu khách hàng mua ngoại tệ trả bằng tiền mặt VND thì hướng dẫn khách hàng lập thêm " bảng kê các loại tiền", TTV thu tiền mặt VND theo bảng kê, ký chứng từ và đóng dấu " đã thu tiền" Việc thanh toán chuyển tiền trong và ngoài nước thực hiện theo quy định hiện hành
- Trường hợp ngày giá trị khác ngày giao dịch như giao dịch TOM, FORWARD, SWAP: trong ngày giao dịch thực hiện hạch toán tài khoản cam kết mua/ bán ngoại tệ/ SWAP Việc thanh toán tiền MBNT được thực hiện tại ngày giá trị
- TTV chuyển chứng từ cho cán bộ kiểm soát, phê duyệt thanh toán
Bước 3: Kiểm soát và phê duyệt thanh toán.
Cán bộ KS_PD TT (kiểm soát –phê duyệt thanh toán)thực hiện kiểm soát chứng từ, nếu đúng thì phê duyệt thanh toán và ký chứng từ, nều sai chuyển trả lại cho TTV sửa lại cho đúng
Trang 4
Bước 4: In chứng từ và thanh toán.
TTV in và ký chứng từ, liên 1 các chứng từ thanh toán cùng chứng từ gốc lưu hồ sơ, liên 2 trả khách hàng
Trong quy trình này, việc theo dõi nguồn và duyệt bán ngoại tệ với việc thực hiện giao dịch trên hệ thống là chức năng của 2 phòng nghiệp vụ khác nhau, việc của bộ phận nào thì bộ phận đấy lo nên vẫn còn xảy ra tình trạng duyệt bán muộn, khi hồ sơ được chuyển xuống bộ phận kế toán chuyển tiền thì đã không kịp giờ, món tiền sẽ bị thanh toán chậm Do vậy, việc phối hợp công việc giữa 2 phòng là thực sự quan trọng và thời gian là vấn đề cần được quan tâm
Câu2: Trong tất cả các ngành nghề sản xuất trên mọi lĩnh vực(dịch vụ,công
nghiệp,nông nghiệp) , trong đó có ngân hàng thì lãng phí luôn là một vấn đề được quan tâm vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp Làm thế nào để hạn chế lãng phí một cách tối đa đang là một vấn đề cần được chú trọng Vì vậy, Quản lý sản xuất theo phương pháp Lean nếu có thể áp dụng trong ngành ngân hàng thì đây có thể là 1 giải pháp Để áp dụng phương pháp sản xuất của Lean, cần phải tuân thủ các nguyên tắc chính trong Lean manufacturing:
Nhận thức về sự lãng phí: Đây là nguyên tắc đầu tiên và căn bản chính là nhận thức lãng phí là yếu tố cần phải loại bỏ và bắt buộc phải loại bỏ bằng mọi giá Trong bất cứ một doanh nghiệp hay đơn vị sản xuất nào thì việc xác định được lãng phí sẽ là tiền đề cho việc tìm ra giải pháp tránh lãng phí
Chuẩn hóa công việc: Trong ngân hàng, việc tiêu chuẩn hóa công việc là việc rất khó khăn, các thao tác trong các sản phẩm dịch vụ cung cấp cho khách hàng tùy theo nhu cầu của từng khách hàng là khác nhau, tuy nhiên, việc định biên lao động cũng đang được áp dụng trong việc tính năng suất lao động
Trang 5
Quy trình liên tục: trong việc giao dịch với khách hàng việc thực hiện quy trình liên tục sẽ giúp giảm được những động tác thừa hay thời gian chờ đợi, làm tăng hiệu quả công việc cũng như sự hài lòng của khách hàng
Sản xuất " pull"
Chất lượng từ gốc
Liên tục cải tiến: Lean đòi hỏi sự cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng Nếu điều này được toàn thể nhân viên cùng thực hiện thì sẽ đạt được hiệu quả rất cao
Đối với nguyên tắc sản xuất kéo và chất lượng từ gốc thì chỉ phù hợp với hoạt động sản xuất sản phẩm hữu hình
Để việc giảm lãng phí có hiệu quả, ta cần thiết phải xác định được các loại lãng phí chính trong doanh nghiệp:
Sản xuất dư thừa, khuyết tật, dự trữ / Tồn kho là các loại lãng phí không xuất hiện trong ngành sản xuất dịch vụ
Di chuyển, chờ đợi: Do đặc thù của ngành ngân hàng là việc di chuyển để tiếp vốn hay nhận vốn giữa các đơn vị, hay thu tiền với khách hàng trên cùng địa bàn là rất thường xuyên nên từ đó sinh ra lãng phí về mặt thời gian là không thể tránh khỏi Tuy nhiên, việc lãng phí thời gian gây ra do thao tác thừa hay do kiến thức rời rạc là điều cần phải loại bỏ triệt để Với các đơn vị kinh doanh dịch vụ, đặc biệt là với ngân hàng thì đây là những nguyên nhân gây ra sự mất uy tín đối với khách hàng đồng thời làm giảm sức cạnh tranh với các ngân hàng khác trên địa bàn Từ đó có thể chọn ra các giải pháp để khắc phụ như: định biên lao động để giảm các thao tác dư thừa, yêu cầu đội ngũ cán bộ nắm chắc các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng cũng như cập nhật được đặc điểm của các sản phẩm mới Định kỳ tập huấn, kiểm tra kiến thức của nhân viên về sác sản phẩm mới Tăng cường đào tạo các kỹ năng giao tiếp với khách
hàng,