Quy trình tác nghiệp này nhằm xác định trình tự, trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác cấp tín dụng cho các Dự án từ giai đoạn tiếp xúc khách hàng/ Dự án đến khi ký
Trang 1QUY TRÌNH CHO VAY DỰ ÁN TẠI PHÒNG TÍN DỤNG - TỔNG CÔNG
TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM
- Chi nhánh Thăng Long (PVFC Thăng Long) mỗi chuyên viên đều phải tham gia vào rất nhiều quy trình tác nghiệp, một trong những quy trình tác nghiệp đó là Quy trình cho vay Dự án Quy trình tác nghiệp này nhằm xác định trình tự, trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác cấp tín dụng cho các Dự án từ giai đoạn tiếp xúc khách hàng/ Dự án đến khi ký được hợp đồng cấp tín dụng, giải ngân, theo dõi khoản vay và thu hồi nợ Các bước thực hiện này được thể hiện cụ
thể theo sơ đồ công việc và diễn giải dưới đây :
Sơ đồ quá trình thực hiện
Ghi chú
Chuyên viên khách
Bước 2
Bước 4
Hướng dẫn KH lập hồ sơ
Lập tờ trình/Phương án cấp tín
dụng/ Đề xuất
Tiếp xúc khách
hàng
Thẩm định hồ sơ khách hàng
Ký chấp thuận TT
Trang 2Chuyên viên quản lý
tín dụng
Giám đốc
Bước 7
Bước 8
Chuyên viên quản lý
tín dụng
Bước 9
Các phòng liên quan
Diễn giải
Các từ viết tắt:
- Hợp đồng tín dụng (HĐTD)
- Hợp đồng (HĐ)
- Tờ trình (TT)
- Khách hàng (KH)
1.1 Tiếp xúc khách hàng
Chuyên viên khách hàng sẽ là người thực hiện nhiệm vụ tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu và khai thác nhu cầu của khách hàng
1.2 Hướng dân khách hàng lập hồ sơ
Sau khi chuyên viên khách hàng tìm hiểu và đánh giá được nhu cầu của khách hàng, tiến hành hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn theo đúng quy định
về cho vay Dự án của PVFC Đồng thời, lập biên bản giao nhận hồ sơ có ký giữa
Phê duyệt TT
Lập HĐTD, HĐ thế chấp/bảo
đảm nếu có
Ký kết HĐTD Giải ngân/ Theo dõi khoản
vay/ Thu nợ/Thanh lý HĐ
Trang 3hai bên (nêu rõ ngày, giờ giao nhận) Trường hợp khách hàng còn thiếu hồ sơ, yêu cầu bổ sung đủ Chỉ xử lý hồ sơ khi đã đảm bảo yêu cầu theo danh mục
Sau khi nhận đủ hồ sơ, chuyển hồ sơ khách hàng sang bộ phận tín dụng Dự
án để chuyên viên tín dụng tiếp tục thực hiện
1.3 Chuyên viên tín dụng:
Tiếp nhận hồ sơ từ chuyên viên khách hàng (theo biên bản giao nhận)
Tiến hành thẩm định hồ sơ Dự án, tính toán và đánh giá hiệu quả và khả năng trả nợ cũng như thời gian hoàn vốn của Dự án
Lập tờ trình cấp tín dụng theo mẫu của PVFC trong đó nêu rõ ý kiến đề xuất: Cho vay/ Không cho vay
Trường hợp không cho vay, chuyển hồ sơ cấp cao hơn xem xét và cho ý kiến
xử lý
Trường hợp đồng ý cấp tín dụng, chuyển hồ sơ Trưởng phòng tín dụng
1.4 Trưởng phòng tín dụng:
Sau khi nhận hồ sơ từ chuyên viên tín dụng, xem xét và nghiên cứu
Trường hợp đồng ý với đề xuất của chuyên viên tín dụng, ký chấp thuận trên
tờ trình và chuyển Giám đốc
Trường hợp không đồng ý, chuyển lên cấp cao hơn xin ý kiến xử lý
1.5 Trình duyệt tờ trình cấp tín dụng
Trong phạm vi thẩm quyền phán quyết, Giám đốc chi nhánh là người xét duyệt cuối cùng về đề xuất của chuyên viên tín dụng và Trưởng phòng tín dụng
Đồng ý: Phê duyệt tờ trình đồng thời chuyển chuyên viên tín dụng để phối hợp chuyên viên quản lý tín dụng lập HĐTD
Không đồng ý: Yêu cầu chuyên viên tín dụng phối hợp chuyên viên khách hàng trả hồ sơ lại cho khách hàng đồng thời có công văn giải thích rõ lý do không chấp thuận cấp tín dụng cho Dự án
Trang 4Trường hơp vượt hạn mức phán quyết, chuyển hồ sơ lên cấp cao hơn thuộc Tổng Công ty theo quy định về phân quyền phê duyệt
1.6 Chuyên viên quản lý tín dụng:
Sau khi có ý kiến phê duyệt của Giám đốc tại tờ trình cấp tín dụng, soạn thảo các Hợp đồng (tuỳ theo tính chất và yêu cầu từng khoản vay có thể có Hợp đồng bảo đảm, thế chấp công chứng….)
Chuyển Trưởng phòng Tín dụng xem xét, sau khi thống nhất chuyển Giám đốc
ký HĐTD và chuyển cho khách hàng
1.7 Giám đốc:
Nếu không có ý kiến sửa đổi các nội dung và điều khoản trong Hợp đồng tín dụng và các Hợp đồng khác theo quy định, tiến hành ký kết hợp đồng với Bên vay
1.8 Chuyên viên quản lý tín dụng:
Căn cứ tất cả các thoả thuận, thống nhất giữa Bên vay và Bên cho vay trên HĐTD, các HĐ khác có lien quan đến khoản vay thực hiện giải ngân cho khách hàng, theo dõi, quản lý khoản vay, thực hiện kiểm tra sau cho vay định kỳ theo quy định và thu nợ đúng kỳ hạn đã thoả thuận trong hợp đồng
Sau khi khách hàng hoàn thành các nghĩa vụ theo HĐTD, thanh lý Hợp đồng Lưu hồ sơ
1.9 Các phòng ban liên quan:
+ Phòng Thẩm định: Cùng phối hợp phòng Tín dụng thẩm định hồ sơ khách hàng đồng thời có báo cáo thẩm định nêu rõ ý kiến chấp thuận hay không chấp thuận đề xuất của Phòng Tín dụng
Trường hợp không chấp thuận: Nêu rõ lý do và cùng bàn phương hướng giải quyết
để đi đến thống nhất
Trang 5+ Phòng kế toán: Phối hợp phòng tín dụng giải ngân, thu hồi nợ và theo dõi khiản vay
+ Phòng tổng hợp: Bộ phận pháp chế của phòng tổng hợp sẽ phối hợp phòng Tín dụng trong khâu soạn thảo các Hợp đồng, chịu trách nhiệm chính về tính pháp lý của Hợp đồng
2 Những bất cập và hướng giải quyết:
- Sức ép về lượng khách hàng phải tiếp xúc trong tháng/ quý/năm khiến bộ phận khách hàng đôi khi làm việc thiếu sâu xát, quan tâm nhiều đến lượng, ít quan tâm đến chất
- Bộ phận tín dụng dựa trên khách hàng của bộ phận khách hàng chuyển sang đôi khi cũng vì sự tin tưởng ở khâu trước có thể sẽ bỏ qua những thiếu xót rất có thể dẫn đến rủi ro lớn cho khoản vay
Để khắc phục bất cập này: Yêu cầu mọi bộ phận (Dù là chỉ thực hiện tiếp xúc cũng phải có những đánh giá, nhận định nhất định về đối tượng khách hàng, lý lịch và sự
uy tín của khách hàng trên thị trường
- Việc chia tách thành nhiều bộ phận thực hiện các khâu trong quy trình cấp tín dụng Dự án giúp chuyên môn hoá công viêc và tăng năng suất lao động tuy nhiên đối với cán bộ tín dụng, chỉ dừng lại ở khâu hoàn thiện trình cấp tín dụng sau đó chuyển giao toàn bộ cho bộ phận quản lý tín dụng theo dõi và quản lý khách hàng., Khi phát sinh rủi ro, rất khó quy kết trách nhiệm do bộ phận nào gây ra
Để khắc phục bất cập này, yêu cầu tất cả các bộ phận cùng phối hợp thực hiện quản
lý một khách hàng, rủi ro phát sinh ở khâu nào trách nhiệm sẽ thuộc về khâu đó Không đứt đoạn những giai đoạn xử lý hồ sơ ở từng bộ phận nghiệp vụ
3 Theo anh/ chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp này là
có thể áp dụng vào công việc của anh/ chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện
Trang 6nay? Anh / chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì
và sẽ áp dụng như thế nào?
Hầu hết các nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp tôi nhận thấy có thể
áp dụng vào hầu hết các công việc quản lý khoản vay của phòng tôi hiện nay, cụ thể là đã tạo ra những quy trình tác nghiệp cụ thể cho các công việc ở tất cả các bộ phận chuyên môn ở dạng những quy trình ISO, phổ biến cho tất cả các bộ phận có liên quan, thực hiện công tác theo dõi đánh giá và cải tiến không ngừng để các quy trình ngày càng hoàn thiện đáp ứng cho yêu cầu công việc của cơ quan
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình " Quản trị Hoạt động" - Trường Đai học Griggs.
2 Bải giảng " Quản trị Sản xuất và Tác nghiệp" – GV: TS Nguyễn Danh Nguyên.
3 Hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của PVFC
4 Quy trình nghiệp vụ cho vay Dự án của PVFC