Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HOÀNG THỊ THANH THỦY HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS TS LÊ HUY TRỌNG Đà Nẵng – Năm 2010 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình ñược hoàn thành Đại học Kinh Tế ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Lê Huy Trọng Phản biện 1: TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: PGS.TS Nguyễn Minh Phương Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kinh tế họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 25 tháng 09 năm 2010 Có thể tìm thấy luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài Tổng Công ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam TCTD phi ngân hàng, thành lập ngày 19/6/2000 với phương châm hoạt ñộng “Vì phát triển vững mạnh Tập ñoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam” Trải qua chặng ñường xây dựng phát triển, ñến nay, PVFC ñã trở thành ñịnh chế tài mạnh Tập ñoàn TCTD có tốc ñộ phát triển nhanh Với tốc ñộ ñó, kể từ thành lập từ ñến PVFC ñã lần tăng vốn ñiều lệ, ñến 30/06/2009 vốn ñiều lệ PVFC ñã 5.000 tỷ ñồng tăng 50 lần so với thành lập; ñội ngũ lao ñộng tăng lên 1.200 người so với số người ban ñầu Đồng thời tiêu tài PVFC tăng trưởng mạnh qua năm, năm 2006 tổng tài sản PVFC 18 nghìn tỷ ñến 31/12/2009 ñã tăng lên 64,6 nghìn tỷ; số dư nợ tín dụng năm 2004 2,3 nghìn tỷ ñến 31/12/2009 26,9 nghìn tỷ Việc tăng trưởng mạnh chứa ñựng nhiều yếu tố rủi ro xuất phát từ ñặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh ngành tài chính, ngân hàng phức tạp, chứa ñựng nhiều rủi ro, nhạy cảm với biến ñộng kinh tế, liên quan ñến nhiều tác nhân Do ñó, ñối với PVFC, vấn ñề an toàn hoạt ñộng ñược ñặt lên hàng ñầu, hoạt ñộng tín dụng Song, thực tế, HTKSNB PVFC ñược tăng cường, việc phòng ngừa, phát ngăn chặn loại rủi ro chưa ñạt hiệu cao Việc hoàn thiện HTKSNB ñể nâng cao hiệu hoạt ñộng KSNB, ñáp ứng yêu cầu công cụ phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro cho PVFC vấn ñề cấp thiết ñối với PVFC Từ thực tế ñó, ñề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Tài cổ phần Dầu khí Việt Nam” ñược lựa chọn Footer Page of 126 Header Page of 126 nghiên cứu thực luận văn thạc sĩ, nhằm tìm hiểu sâu hoạt ñộng KSNB, ñóng góp ý kiến vào lĩnh vực này, ñồng thời phục vụ công tác quản lý hệ thống PVFC Mục ñích nghiên cứu Trên sở nghiên cứu cách có hệ thống KSNB nói chung KSNB PVFC nói riêng, góp phần làm sáng tỏ vấn ñề lý luận thực tiễn, qua ñó ñề xuất giải pháp hoàn thiện HTKSNB phục vụ cho công tác quản lý PVFC Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: HTKSNB PVFC Phạm vi nghiên cứu: Hoạt ñộng tín dụng, ñầu tư, huy ñộng vốn, kế toán PVFC Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp luận khoa học vật biện chứng, vật lịch sử, liên hệ thực tiễn, tổng hợp, phân tích so sánh Tìm hiểu thực tế: Trực tiếp công tác phận KTKSNB PVFC, quan sát phân tích suốt thời gian làm việc Ý nghĩa khoa học thực tiễn ñề tài Luận văn ñã góp phần làm rõ lý luận HTKSNB TCTD Đánh giá thực tế HTKSNB PVFC, ưu nhược ñiểm hệ thống môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát hệ thống thông tin Qua ñó, luận văn ñã ñưa số giải pháp hoàn thiện HTKSNB PVFC tảng có sẵn, nhằm bảo ñảm Tổng công ty hoạt ñộng hiệu quả, an toàn ñạt ñược mục tiêu ñề Cấu trúc luận văn Ngoài Lời mở ñầu Kết luận, Luận văn gồm chương: Chương 1: Lý luận chung HTKSNB hoạt ñộng TCTD; Chương 2: Thực trạng HTKSNB PVFC; Chương 3: Phương hướng giải pháp hoàn thiện HTKSNB PVFC Footer Page of 126 Header Page of 126 Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNG 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội Khái niệm Có nhiều khái niệm HTKSNB hiểu cách chung HTKSNB tích hợp loạt hoạt ñộng, biện pháp, quan ñiểm, nội quy, quy ñịnh nỗ lực thành viên tổ chức ñể ñảm bảo tổ chức ñó hoạt ñộng có hiệu ñạt ñược mục tiêu ñặt cách hợp lý Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội quản lý Bảo vệ, quản lý sử dụng tài sản nguồn lực ñơn vị cách kinh tế, an toàn hiệu quả; Bảo ñảm ñộ tin cậy thông tin, bảo ñảm thông tin tài thông tin quản lý trung thực, hợp lý, ñầy ñủ kịp thời; Bảo ñảm việc thực chế ñộ pháp lý, tuân thủ pháp luật quy trình, quy ñịnh nội bộ; Bảo ñảm hiệu an toàn hoạt ñộng lực quản lý 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý: Đặc thù quản lý quan ñiểm, triết lý phong cách ñiều hành khác nhà quản lý cấp cao tổ chức Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phù hợp sở thuận lợi cho việc lập kế hoạch, ñiều hành, kiểm soát giám sát hoạt ñộng Chính sách nhân sự: Khi thiếu yếu tố người thủ tục kiểm soát dù ñược thiết kế chặt chẽ ñến ñâu thực ñược thực tế Công tác kế hoạch: Một hệ thống kế hoạch phù hợp với tình hình hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ñơn vị công cụ ñể kiểm soát trình thực ñơn vị ñó Footer Page of 126 Header Page of 126 Bộ phận Kiểm toán nội bộ: KTNB hoạt ñộng ñánh giá ñược lập tổ chức loại dịch vụ cho tổ chức ñó, có chức kiểm tra, ñánh giá giám sát thích hợp hiệu hệ thống kế toán KSNB Các nhân tố bên bao gồm: Sự kiểm soát quan chức nhà nước, môi trường pháp lý, ñường lối phát triển ñất nước,… Các thủ tục kiểm soát nội Thủ tục kiểm soát quy chế thủ tục Ban lãnh ñạo ñơn vị thiết lập ñạo thực ñơn vị nhằm ñạt ñược mục tiêu quản lý cụ thể Việc xây dựng thủ tục kiểm soát phải dựa ba nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm;Nguyên tắc bất kiêm nhiệm;Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Hệ thống thông tin Sự phát triển nhanh chóng công nghệ thông tin ngày có vị trí quan trọng lĩnh vực kinh tế, ñặc biệt ngành tài ngân hàng TCTD có sở vật chất kỹ thuật, hệ thống thông tin quản lý ñại ñem lại nhiều hiệu mặt hoạt ñộng tổ chức ñặc biệt công tác KSNB Hệ thống thông tin tốt làm giảm thiểu sai sót trình thực nghiệp vụ, giúp cho nhà quản lý dễ dàng kiểm soát hơn, quản lý từ xa lúc nhiều hoạt ñộng khác ñảm bảo hiệu 1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG 1.2.1 Các khái niệm liên quan TCTD doanh nghiệp ñược thành lập theo quy ñịnh Luật TCTD quy ñịnh khác pháp luật ñể hoạt ñộng ngân hàng Footer Page of 126 Header Page of 126 Ngân hàng loại hình TCTD ñược thực toàn hoạt ñộng ngân hàng hoạt ñộng kinh doanh khác có liên quan TCTD phi ngân hàng loại hình TCTD ñược thực số hoạt ñộng ngân hàng nội dung kinh doanh thường xuyên, không ñược nhận tiền gửi không kỳ hạn, không làm dịch vụ toán Hoạt ñộng ngân hàng hoạt ñộng kinh doanh tiền tệ dịch vụ ngân hàng với nội dung thường xuyên nhận tiền gửi, sử dụng số tiền ñể cấp tín dụng cung ứng dịch vụ toán 1.2.2 Đặc ñiểm hoạt ñộng tổ chức tín dụng ảnh hưởng ñến tổ chức kiểm soát nội Các hoạt ñộng kinh doanh chủ yếu TCTD Huy ñộng vốn: Là hoạt ñộng tạo nguồn vốn cho TCTD, ñóng vai trò quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng hoạt ñộng TCTD Các hình thức huy ñộng vốn: Nhận tiền gửi; Phát hành giấy tờ có giá; Vay vốn TCTD; nhận UTĐT, nhận UTQLV, nhận ủy thác cho vay, nhận ủy thác giải ngân, Hoạt ñộng tín dụng: Là việc TCTD sử dụng nguồn vốn tự có, nguồn vốn huy ñộng ñể cho khách hàng sử dụng khoản tiền với nguyên tắc có hoàn trả nghiệp vụ cho vay, chiết khấu, cho thuê tài chính, bảo lãnh ngân hàng nghiệp vụ khác Dịch vụ toán ngân quỹ: TCTD ngân hàng ñược thực dịch vụ toán ñược thực dịch vụ thu, phát tiền mặt cho khách hàng Các hoạt ñộng khác: Góp vốn, mua cổ phần; Nghiệp vụ ủy thác ñại lý; Dịch vụ tư vấn; Các nhân tố rủi ro hoạt ñộng TCTD Rủi ro tín dụng khả xảy tổn thất dự kiến cho TCTD khách hàng vay không trả ñúng hạn, không trả không trả ñầy ñủ vốn lãi Footer Page of 126 Header Page of 126 Rủi ro lãi suất khả xảy tổn thất cho TCTD lãi suất thay ñổi dự tính Rủi ro hoạt ñộng ñầu tư hội, giảm tài sản, vốn hay nguồn thu từ việc ñầu tư vào dự án, ñầu tư tài thị trường biến ñộng xấu dự án không hiệu Rủi ro hối ñoái khả xảy tổn thất dự kiến cho TCTD tỷ giá hối ñoái thay ñổi vượt mức thay ñổi dự tính Rủi ro khoản khả xảy tổn thất dự kiến cho TCTD nhu cầu khoản thực tế vượt khả khoản dự kiến gia tăng chi phí ñể ñáp ứng nhu cầu khoản làm cho TCTD khả toán Rủi ro hoạt ñộng bao gồm: quản trị không tốt quy trình hoạt ñộng, cán quản lý có thẩm quyền lợi dụng chức vụ thực hoạt ñộng kinh doanh không ñúng với chức nhiệm vụ thu lợi cá nhân Rủi ro khác: rủi ro khác rủi ro ngành nghề, ñối tượng cấp tín dụng, ñầu tư khủng hoảng kinh tế hay sách thay ñổi; rủi ro liên quan ñến trường hợp bất khả kháng thiên tai, hỏa hoạn, cháy nổ, lụt lội 1.2.3 Hệ thống kiểm soát nội với việc tăng cường kiểm soát hoạt ñộng tín dụng tổ chức tín dụng Môi trường kiểm soát: Quan ñiểm lãnh ñạo TCTD theo chiều hướng mục tiêu kiểm soát ñược triển khai theo chiều hướng ñó Nếu ban lãnh ñạo quan tâm ñến lợi nhuận TCTD ñó sẵn sàng nới lỏng sách tín dụng ñể làm gia tăng dư nợ, doanh thu lợi nhuận Song song với việc thủ tục kiểm soát bị bỏ qua, khả nhận diện cảnh báo rủi ro xuống thấp, ñó xác Footer Page of 126 Header Page of 126 suất xảy rủi ro tín dụng cao Rủi ro tín dụng dẫn ñến rủi ro khoản với việc hàng loạt người gửi tiền rút tiền khỏi TCTD, buộc TCTD phải ñóng cửa tuyên bố phá sản Cơ cấu tổ chức máy TCTD không ngừng thay ñổi trước thay ñổi môi trường kinh doanh Sự ñời sản phẩm ngân hàng, thay ñổi nhu cầu tiết kiệm hay vay mượn, phát triển công nghệ, trình ña dạng hóa, toàn cầu hóa tạo mối liên kết ñều dẫn ñến thay ñổi máy TCTD Chính sách nhân vấn ñề quan trọng môi trường kiểm soát Chất lượng cán kém, không ñủ trình ñộ ñánh giá khách hàng ñánh giá không tốt, cố tình làm sai nguyên nhân rủi ro tín dụng Các thủ tục kiểm soát nội bộ: Thủ tục kiểm soát TCTD phải ñược thiết lập dựa nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin TCTD phải ñảm bảo tính xác, kịp thời, ñầy ñủ, dễ nắm bắt cung cấp ñúng với người có trách nhiệm Việc truyền ñạt thông tin cấp phải ñảm bảo nhanh chóng xác Hệ thống kế toán phận quan trọng thiếu HTKSNB, ñây khâu quan trọng hệ thống thông tin TCTD, phản ánh toàn vấn ñề phát sinh hoạt ñộng TCTD Sự kiểm soát thực tốt thông tin nắm bắt trung thực, ñáng tin cậy, kịp thời xác Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 Chương THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty tài cổ phần Dầu khí Việt Nam Tổng Công ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam tiền thân Công ty Tài Dầu khí, TCTD phi ngân hàng ñơn vị thành viên Tập ñoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam, ñược thành lập theo ñịnh số 04/2000/QĐ-VPCP ngày 30/03/2000 Bộ trưởng, Chủ nhiệm văn phòng Chính phủ Từ thành lập ñến nay, PVFC ñã lần tăng vốn ñiều lệ Lần ñầu tiên vào ngày 01/01/2005, vốn ñiều lệ ñược tăng từ 100 tỷ ñồng lên 300 tỷ ñồng Lần thứ vào ngày 26/4/2006, vốn ñiều lệ tăng lên 1.000 tỷ ñồng Đánh dấu bước ngoặt quan trọng trình hoạt ñộng phát triển mình, ngày 14/02/2007, PVFC tiếp tục tăng vốn ñiều lệ lên 3.000 tỷ ñồng Ngày 18/03/2008, PVFC thức chuyển thành Tổng công ty Tài cổ phần Dầu khí Việt Nam vốn ñiều lệ tăng lên 5.000 tỷ ñồng, ñó Mogan Stanley trở thành cổ ñông chiến lược nắm giữ 10% vốn ñiều lệ PVFC Sơ ñồ cấu tổ chức (tóm tắt): Đại hội ñồng cổ ñông Ban kiểm soát Hội ñồng quản trị Ban Tổng giám ñốc Khối quản lý Khối hỗ trợ kinh doanh Footer Page 10 of 126 Kiểm toán nội Khối kinh Khối chi Các BQL Công ty dự án thành viên doanh nhánh Header Page 12 of 126 10 ñiều hành thông suốt, an toàn ñúng pháp luật hoạt ñộng nghiệp vụ PVFC KTNB có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát ñánh giá cách ñộc lập, khách quan ñối với tất ñơn vị, phận, hoạt ñộng PVFC dựa mức ñộ rủi ro mức ñộ ảnh hưởng ñến hoạt ñộng PVFC Bộ phận KTKSNB chuyên trách có trách nhiệm kiểm tra, giám sát công tác quản lý ñiều hành, tuân thủ quy ñịnh pháp luật hoạt ñộng ngân hàng quy ñịnh nội Bộ phận KTKSNB chi nhánh trực thuộc phòng Tổng hợp Giám ñốc chi nhánh ñịnh: xếp lương chức danh, bố trí xếp nhân sự, ñã làm ảnh hưởng ñến tính ñộc lập khách quan kết kiểm tra phận 2.2.2 Hoạt ñộng hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty tài cổ phần Dầu khí Việt Nam 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý: Là công ty kinh doanh tài tiền tệ hoạt ñộng với với tôn "Tầm nhìn tăng trưởng - Cam kết vững Thành công tài chính" năm qua Ban lãnh ñạo PVFC xác ñịnh công tác quản lý rủi ro bảo toàn vốn công tác trọng yếu Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức PVFC ñược phân thành khối kinh doanh, khối quản lý, khối hỗ trợ quản lý, khối chi nhánh công ty Đồng thời, mô hình hoạt ñộng chi nhánh ñược thiết lập lại cho phù hợp với quy mô thị trường, mục tiêu hoạt ñộng chi nhánh Công tác kế hoạch: Kế hoạch PVFC bao gồm kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng Nội dung kế hoạch bao gồm nhiệm vụ tiêu kinh tế cần ñạt ñược kỳ kế hoạch PVFC Kế hoạch PVFC ñược lập, giao ñánh giá thực cho ñơn vị Tổng công ty Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 Công tác nhân sự: Ưu tiên tuyển dụng chuyên gia có trình ñộ cao lĩnh vực tài ngân hàng, quản lý kinh tế, công nghệ thông tin, em cán công nhân viên có ñóng góp nghiệp phát triển PVFC ngành Dầu khí Đồng thời PVFC thường xuyên tổ chức chương trình huấn luyện ñào tạo tập trung vào kỹ quản trị ñại, ngoại ngữ, kỹ chuyên môn, kỹ xử lý tình Ban kiểm soát: Ban kiểm soát PVFC bao gồm 03 người ñó có thành viên chuyên trách Kiểm toán nội bộ: KTNB ñơn vị chuyên trách thực chức kiểm toán nội hoạt ñộng nghiệp vụ PVFC Các nhân tố bên ngoài: Quy ñịnh NHNN hoạt ñộng TCTD mục tiêu phát triển Tập ñoàn 2.2.2.2 Thủ tục kiểm soát nội Tại PVFC thủ tục kiểm soát ñược thiết lập sở nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mỗi cá nhân làm việc PVFC ñều có chức danh ñịnh ứng với chức danh ñó mô tả công việc trách nhiệm, quyền hạn nội dung chi tiết công việc phải thực Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Đối với nghiệp vụ phát sinh PVFC, luôn có ñộc lập người ñề xuất, phê duyệt, thực hiện, quản lý ghi sổ Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Việc giao thẩm quyền ký kết văn liên quan ñến hoạt ñộng PVFC ñược quy ñịnh rõ văn Nội dung cụ thể thủ tục kiểm soát việc thực số nghiệp vụ PVFC: Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 12 Hoạt ñộng tài kế toán: Các nghiệp vụ phát sinh PVFC ñều có văn hướng dẫn cụ thể cách thức hạch toán lưu chứng từ Mỗi chứng từ hạch toán PVFC ñều có 03 người kiểm soát: chuyên viên kế toán, kiểm soát viên kế toán trưởng Hoạt ñộng tín dụng: Hiện tại, Quy chế Tín dụng ban hành kèm ñịnh số 4679/QĐ-TCDK-QTRR ngày 06/07/2009 quy ñịnh chung nhất ñiều tiết hoạt ñộng tín dụng PVFC Tín dụng cá nhân: PVFC thực cho vay bảo ñảm lương với số ñối tượng thuộc diện ưu tiên cho vay ñối với hình thức cho vay cá nhân khác khách hàng có phương án sử dụng tiền vay, có kế hoạch trả nợ có tài sản ñảm bảo tiền Tín dụng doanh nghiệp: PVFC thực cho vay khách hàng ñáp ứng ñược yêu cầu PVFC Để quản lý khoản tín dụng ñã cấp cho khách hàng, PVFC ñề biện pháp: Quản lý hồ sơ khách hàng; Đánh giá lại tài sản ñảm bảo; Đối chiếu số liệu ñịnh kỳ kế toán tín dụng; Kiểm tra sau cấp tín dụng; Thu hồi nợ xử lý nợ xấu Hoạt ñộng ñầu tư: PVFC xem xét tham gia ñầu tư khoản ñầu tư phù hợp với quy ñịnh lĩnh vực, ngành nghề theo quy ñịnh PVFC ñáp ứng ñiều kiện: Giá trị ròng dự kiến (NPV) ≥ 0; Tỷ suất hoàn vốn nội (IRR) ≥ Lãi suất UTQLV + a% (a = 3% khoản ñầu tư ñồng Việt Nam vàa = 2% ñồng ñôla Mỹ) Để quản lý phần vốn góp, PVFC ñề biện pháp quản lý sau ñây: Phân công cán quản lý phần vốn góp; Cử cán ñại diện tham gia quản lý vốn góp doanh nghiệp góp vốn, mua cổ phần, ñầu tư dự án, doanh nghiệp mua lại; Thực ñánh giá danh mục ñầu tư theo quy ñịnh PVFC Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 Công tác huy ñộng quản lý nguồn vốn: Quy trình nhận ủy thác quản lý vốn PVFC Trách nhiệm Tiến trình Chuyên viên Tìm kiếm tiếp xúc khách hàng huy ñộng vốn Chuyên viên huy ñộng vốn Tổng giám ñốc/ người ñược ủy quyền Chuyên viên huy ñộng vốn Ban tài kế toán Chuyên viên huy ñộng vốn Chuyên viên huy ñộng vốn Chuyên viên huy ñộng vốn Ban tài kế toán Đàm phán, soạn thảo hợp ñồng thỏa thuận chuyển vốn (-) Phê duyệt Diễn giải Bước Bước Bước (+) Tiếp nhận sử dụng vốn ủy thác Bước Tính doanh thu, chi phí, theo dõi quản lý khách hàng hợp ñồng Bước Thực thủ tục trước tất toán hợp ñồng Bước Tất toán hợp ñồng Bước Việc huy ñộng vốn hình thức nhận UTĐT ñược thực theo Quy chế Đầu tư ban hành kèm ñịnh số 3812/QĐ-TCDKQTRR ngày 04/06/2009 Hiện hoạt ñộng nhận UTĐT PVFC có quy ñịnh chung mà chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể Đối với tất mặt hoạt ñộng PVFC ñều có kiểm tra lại phận KTKSNB chuyên trách KTNB Nội dung kiểm tra, thời gian kiểm tra tần suất kiểm tra hai phận ñối Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 14 với nghiệp vụ tùy thuộc vào mức ñộ rủi ro, tính phức tạp ảnh hưởng hoạt ñộng ñó ñối hoạt ñộng chung PVFC Tuy nhiên, hoạt ñộng ñều ñược kiểm tra tuân theo quy trình kiểm tra ñịnh Hệ thống thông tin Phần mềm nghiệp vụ ñang ñược sử dụng PVFC phần mềm bank2000, nhiên phần mềm có số hạn chế sau: Việc khóa liệu ngày cũ tạo liệu ngày phần mềm Bank2000 chưa thực ñồng toàn hệ thống Việc phân cấp, phân quyền sử dụng phần mềm Bank2000 chưa thực rõ ràng chưa có quy ñịnh cụ thể ñể xác ñịnh trách nhiệm cá nhân việc cập nhật sử dụng thông tin Giữa phận kinh doanh phận kế toán chưa có ràng buộc việc nhập liệu Không có khả cảnh báo tự ñộng chuyển nợ hạn ñối với khoản nợ hạn theo quy ñịnh NHNN Việc quản lý khách hàng phần mềm bank2000 chưa có tính ñồng tập trung Hệ thống báo cáo chiết xuất từ phần mềm bank2000 nhiều hạn chế, khả chiết xuất báo cáo theo yêu cầu quản lý thực chưa ñáp ứng ñược Hệ thống phần mềm UTĐT chưa hỗ trợ phòng giao dịch thực nghiệp vụ, quản lý các giao dịch số cổ phần uỷ thác khách hàng Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 15 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 2.3.1 Những kết ñạt ñược hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty tài cổ phần Dầu khí Việt Nam PVFC ñã ban hành hàng loạt quy chế, quy ñịnh, quy trình hướng dẫn nhằm phù hợp với mục tiêu hoạt ñộng mới, ñồng thời không ngừng cải cách, sửa ñổi cho phù hợp với tình hình hoạt ñộng thực tế PVFC quy ñịnh quan nhà nước Ban lãnh ñạo PVFC ñã cố gắng việc tạo lập trì môi trường kiểm soát lành mạnh làm tiền ñề thuận lợi cho hoạt ñộng KSNB ñã trọng xây dựng môi trường kiểm soát tốt làm nhân tố ảnh hưởng trực tiếp ñến hiệu HTKSNB 2.3.2 Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty tài cổ phần Dầu khí Việt Nam - Chưa có thống phối hợp lẫn ñơn vị việc ban hành quy trình, quy chế - Còn có chồng chéo việc phân chia, quản lý thị trường Hà Nội nơi ñặt trụ sở chi nhánh Thăng Long, thành phố Hồ Chí Minh có chi nhánh song song hoạt ñộng - Việc song song tồn phận KTKSNB chuyên trách KTNB có chức nhiệm vụ trùng dễ bị chồng chéo gây lãng phí nguồn lực, hiệu quả; Khi ñã thiết lập trì ñược HTKSNB tốt PVFC quản lý tốt hoạt ñộng rủi ro liên quan, ñó, không cần thiết phải thành lập phận chuyên trách; Bộ phận KTKSNB chuyên trách không ñảm bảo tính ñộc lập, khách quan nên kết bị hạn chế Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 - Ban kiểm soát thực chất chưa có ñược ñộc lập tương ñối với phận ñược kiểm tra - Một phận lớn nhân viên chưa thực ñáp ứng ñược yêu cầu công việc Ý thức cán thực chưa cao nên công tác kiểm soát PVFC chưa thực phát huy hiệu - Sự phân cấp, phân quyền cấp ñã có trình thực thường xuyên có thay ñổi làm cho cấp nhiều bị ñộng việc thực - Phần mềm Bank chưa thực ñáp ứng ñược nhu cầu phát triển PVFC - Chưa lập ñược báo cáo tài hợp cho toàn tổng công ty (bao gồm công ty mẹ công ty con) Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 3.1 TÍNH TẤT YẾU PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM Việc gia nhập WTO ñã làm gia tăng TCTD thị trường Việt Nam tạo áp lực cạnh tranh ñối với TCTD nước Chính sách cải cách, mở cửa hội nhập nhà nước ñã tạo lực cho phát triển kinh tế ñất nước nói chung lĩnh vực tài – ngân hàng nói riêng Trong bối cảnh ñó, PVFC cần phải thể cách ñầy ñủ vai trò ñịnh chế tài hàng ñầu Tập ñoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam Hoàn thiện HTKSNB xuất phát từ chiến lược phát triển PVFC ñến năm 2015, PVFC trở thành tập ñoàn tài hàng ñầu Việt Nam tập ñoàn tài quan trọng nhất, xương sống ñịnh chế tài khác Tập ñoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam, ñáp ứng ñược tối ña nhu cầu vốn cho dự án Tập ñoàn 3.2 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM Một hoàn thiện HTKSNB nhằm mục ñích triển khai thực có hiệu quả, phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ PVFC giai ñoạn Thứ hai việc hoàn thiện HTKSNB phải mang tính ñồng tất hoạt ñộng Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 Thứ ba cần xây dựng hệ thống giám sát quản trị rủi ro phù hợp với chuẩn mực quốc tế Thứ tư vừa hoàn thiện HTKSNB vừa ñảm bảo hoạt ñộng PVFC ổn ñịnh hiệu Cuối trình hoàn thiện HTKSNB, cần phải quan tâm ñảm bảo yếu tố nhân lực 3.3 NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 3.3.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát Về ñặc thù quản lý Để hoàn thiện môi trường KSNB, không riêng ban lãnh ñạo PVFC có quan ñiểm ñiều hành ñúng ñắn, nhận thức, quán triệt tầm quan trọng công tác KSNB mà cần phải có biện pháp ñể nâng cao tầm quan trọng công tác KSNB ý thức thực thi cán nhân viên Tăng cường nhận thức kiểm soát nội nội PVFC PVFC ngày phát triển, mức ñộ phân cấp, phân quyền ngày cao, kể phân quyền ñến nhân viên giao dịch Vai trò kiểm soát quản lý trở nên quan trọng ñể ngăn chặn phát sai sót tiêu cực, ñảm bảo an toàn hoạt ñộng PVFC Hoàn thiện cấu tổ chức quản lý PVFC cần có quy ñịnh rõ ràng trách nhiệm, nghĩa vụ quyền lợi Phó Tổng giám ñốc hoạt ñộng chi nhánh phụ trách, cung cấp kịp thời thông tin tham mưu cho Tổng Giám ñốc việc ñiều hành hoạt ñộng ñơn vị, ñưa ý kiến, biện pháp quản lý nhằm kiểm soát rủi ro xảy hoạt ñộng ñơn vị phụ trách, ñảm bảo thúc ñẩy phát triển bền vững, an toàn chi nhánh, phận Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 PVFC cần nghiên cứu ñể sáp nhập chi nhánh Thăng Long chung vào Hội sở chi nhánh Sài Gòn chung vào với chi nhánh Hồ Chí Minh ñể hoạt ñộng PVFC hai khu vực chuyên nghiệp giảm thiểu cồng kềnh máy lãnh ñạo PVFC cần nghiên cứu ban hành văn hướng dẫn nhằm chuẩn hóa hoạt ñộng phòng giao dịch ñể hoạt ñộng phận ngày chuyên nghiệp tăng cường khả kiểm soát cấp phòng giao dịch Cần có phối hợp nhịp nhàng Ban nghiệp vụ Hội sở Ban nghiệp vụ Hội sở với chi nhánh việc ban hành văn hướng dẫn hoạt ñộng PVFC việc thực nghiệp vụ phát sinh ñể ñảm bảo tính ñồng mặt hướng dẫn, tính chuyên nghiệp việc giải nghiệp vụ phát sinh PVFC PVFC cần xây dựng lộ trình sớm tốt ñể hình thành mô hình tổ chức phận KTKSNB chuyên trách, KTNB hợp lý nhất, ñó là: không phận KTKSNB chuyên trách mà tập trung sức mạnh cho KTNB thiết lập ñược HTKSNB hoàn thiện Trung tâm ñào tạo cần phải xây dựng ñược ñội ngũ giáo viên giảng dạy nội ñảm bảo ñược nhu cầu ñạo tạo PVFC Nhân viên ñược tuyển dụng vào PVFC cần phải gửi ñi học nghiệp vụ chuyên môn theo chức danh công việc Trung tâm ñào tạo trước nhận nhiệm vụ Nâng cao công tác kế hoạch PVFC Kế hoạch cần phải ñược xây dựng sở tình hình hoạt ñộng kinh doanh năm trước, tình hình thị trường tài nước, thực tế hoạt ñộng chi nhánh, phòng giao dịch Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 20 Củng cố tăng cường hiệu hoạt ñộng phận kiểm tra nội Cần trao cho phận KTNB nhiệm vụ quyền hạn ñịnh, cụ thể ñể thuận tiện việc triển khai, việc thực nhiệm vụ cần ñược ñộc lập, không bị lệ thuộc tiến hành cách khách quan, trung thực KTNB cần ñược tổ chức cách khoa học chuyên sâu, tập trung thành phần ưu tú, có lực tâm huyết Nghiệp vụ KSNB nên ñược quán triệt thực thi có nghiệp vụ phát sinh Từng cá nhân, ñơn vị thực thi nhiệm vụ chuyên môn cần phải thường xuyên tự kiểm tra, kiểm tra chéo lẫn Nên sáp nhập phận KSKSNB chuyên trách KTNB thành KTNB ñể tạo ñiều kiện cho HTKSNB hoạt ñộng có hiệu Lúc ñó, PVFC cần xây dựng ban hành ñiều lệ KTNB với yêu cầu bản: Chỉ mục tiêu phương pháp tiến hành KTNB; Xác ñịnh rõ nhiệm vụ KTNB; Xác ñịnh nguyên tắc tiến hành kiểm toán; Cho phép kiểm toán viên tiếp cận với tài liệu, người có liên quan ñến hoạt ñộng KTNB 3.3.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát Để thủ tục kiểm soát quy trình nghiệp vụ PVFC ñược tốt hơn, tác giả luận văn có số ñề xuất sau: - Chuẩn hóa hoạt ñộng PVFC cách ban hành ñầy ñủ quy trình thực nghiệp vụ sở quy chế, quy ñịnh hướng dẫn ñã có - Thủ tục kiểm soát cần thiết kế theo hướng, nội dung sau: Đánh giá rủi ro vấn ñề quan trọng nghiệp vụ KSNB hoạt ñộng PVFC Mọi rủi ro có nguy ảnh hưởng xấu ñến hiệu mục tiêu hoạt ñộng PVFC ñều phải ñược nhận dạng, ño lường, ñánh giá Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 cách thường xuyên, liên tục ñể kịp thời phát ngăn ngừa có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp Có thiết kế lựa chọn thủ tục kiểm soát hợp lý phù hợp với mặt nghiệp vụ, loại rủi ro Thủ tục kiểm soát phải ñảm bảo nghiệp vụ phát sinh ñều phải ñược thể chứng từ, ghi chép sổ sách ñầy ñủ ñồng thời phải quản lý ñược rủi ro 3.3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Trong thời gian tới PVFC cần xây dựng ñược phần mềm nghiệp vụ ñảm bảo yêu cầu sau: - Có khả online toàn hệ thống cách ñồng - Việc phân cấp, phân quyền sử dụng phần mềm phải ñơn vị ñầu mối thực - Có khả tự kiểm soát số liệu phận kế toán phận kinh doanh ñể phát chênh lệch có - Có khả cảnh báo tự ñộng chuyển nợ hạn ñối với khoản nợ hạn theo quy ñịnh NHNN PVFC - Hệ thống phần mềm với nghiệp vụ UTĐT phải hỗ trợ phòng giao dịch thực nghiệp vụ, quản lý các giao dịch số cổ phần uỷ thác khách hàng, ñồng thời kết nối ñược số liệu từ ñiểm Giao dịch phận tổng hợp quản lý Danh mục quản lý vốn UTĐT - Hệ thống mang tính mở rộng cao, dễ dàng tích hợp với hệ thống khác, thuận tiện việc nâng cấp, phát triển sản phẩm - Cơ sở liệu khách hàng tập trung, tránh ñược vấn ñề khách hàng rải rác hệ thống - Công tác báo báo phải ñáp ứng ñược yêu cầu quản trị ñại PVFC; kịp thời cung cấp thông tin cho yêu cầu ñịnh Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 nhanh chóng ñòi hỏi thiết ñịnh thành công công tác ñiều hành 3.4 KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Một số kiến nghị sau ñây ñược ñưa ñể NHNN giám sát hỗ trợ TCTD việc tổ chức thực HTKSNB: - Sớm ban hành hướng dẫn giúp TCTD giải vướng mắc trình thực thi ñịnh số 36/2006/QĐNHNN Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội ñịnh số 37/2006/QĐ-NHNN Quy chế kiểm toán nội TCTD - NHNN cần nghiên cứu mô hình tổ chức máy KSNB chuyên trách cho vừa phù hợp với ñiều kiện cụ thể vừa phù hợp với thông lệ tốt (tập trung mối KTNB, không phận KSNB chuyên trách) - Bổ sung quy ñịnh số năm công tác lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán số năm kinh nghiệm ngành Ngân hàng ñối với cán làm kiểm toán nội nói chung - Quy ñịnh số ñào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tối thiểu năm ñối với kiểm toán viên nội - Các quan giám sát NHNN cần tăng cường việc giám sát thực quy chế kiểm tra, kiểm soát nội kiểm toán nội - Bắt buộc TCTD phải gửi báo cáo kiểm toán kiểm toán nhà nước kiểm toán ñộc lập thực với nhận xét kiểm toán HTKSNB TCTD - NHNN cần quy ñịnh yêu cầu chặt chẽ hệ thống KSNB ñiều kiện thành lập TCTD chi nhánh Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 KẾT LUẬN Tổng công ty Tài cổ phần Dầu khí Việt Nam ñịnh chế tài ñầu tiên Tập ñoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam, thời gian qua PVFC ñã bước ñầu thể công cụ ñắc lực Tập ñoàn việc quản lý ñiều hành nguồn Tập ñoàn PVFC ñã vận hành thông suốt máy từ Hội sở ñến Chi nhánh, bước ñẩy mạnh hoạt ñộng kinh doanh, phục vụ tốt cho nhu cầu vốn ngành, ñảm bảo khả quản lý tốt nguồn vốn thực thi hiệu nhiệm vụ Tập ñoàn giao phó Với quy mô hoạt ñộng ñịa bàn quản lý tương ñối rộng, ñối tượng cho vay, ñầu tư ngày ña dạng nên yêu cầu quản lý ñặt việc ñảm bảo hiệu hoạt ñộng an toàn nguồn vốn ñối với PVFC vấn ñề cấp thiết; việc phát hiện, ngăn chặn hạn chế, khắc phục rủi ro ñược Ban lãnh ñạo PVFC quan tâm hàng ñầu ưu tiên tổ chức triển khai thực Trong ñiều kiện ñó, việc xây dựng hoàn thiện HTKSNB vấn ñề tiên có ảnh hưởng quan trọng ñến phát triển bền vững PVFC góp phần phấn ñấu thực thành công phương châm "Tầm nhìn tăng trưởng - Cam kết vững - Thành công tài chính" Qua tìm hiểu lý luận nghiên cứu thực tế hoạt ñộng HTKSNB PVFC, tác giả ñã hoàn thành Luận văn thạc sĩ với ñề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Tài cổ phần Dầu khí Việt Nam” Luận văn ñã khái quát ñược tổng quan hình thành phát triển PVFC, phân tích hệ thống hóa vấn ñề liên quan ñến KSNB, phòng ngừa xử lý rủi ro hoạt ñộng TCTD, ñề cập ñến lý luận hoạt ñộng HTKSNB PVFC Bên cạnh ñó luận văn ñã phân tích, ñánh giá tình hình triển khai hoạt Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 ñộng KSNB, nêu thành tựu hạn chế công tác KSNB ñây tìm nguyên nhân hạn chế phát sinh Trên sở ñó kết hợp với mục tiêu chiến lược hoạt ñộng PVFC ñề xuất giải pháp cụ thể ñể tăng cường hoàn thiện HTKSNB với mong muốn ñóng góp phần nhỏ nghiên cứu vào việc hoàn thiện hoạt ñộng KSNB phù hợp với chiến lược phát triển PVFC thời gian tới; thúc ñẩy tăng trưởng an toàn hoạt ñộng PVFC gắn liền với thực mục tiêu, nhiệm vụ PVFC./ Footer Page 26 of 126 ... PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 3.1 TÍNH TẤT YẾU PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ... TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tổng công. .. Tổng công ty tài cổ phần Dầu khí Việt Nam Tổng Công ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam tiền thân Công ty Tài Dầu khí, TCTD phi ngân hàng ñơn vị thành viên Tập ñoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam, ñược