Qui trình mua sắm các trang thiết bị và tài sản của tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí việt nam

QUI TRÌNH MUA SẮM CÁC TRANG THIẾT BỊ VÀ TÀI SẢN CỦA TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM Để chuẩn hóa hoạt động, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều rất quan tâm chú trọng v

QUI TRÌNH MUA SẮM CÁC TRANG THIẾT BỊ VÀ TÀI SẢN CỦA TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM

Để chuẩn hóa hoạt động, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều rất quan tâm chú trọng việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống Qui trình Vậy qui trình là gì? Và tại sao nó lại cần thiết cho hoạt động của các doanh nghiệp

Qui trình chuẩn - tiếng Anh là Standard Operating Procedure, viết tắt là

SOP, là công cụ giúp cho hoạt động của mỗi nhân viên, của cả Phòng Ban, và

toàn bộ doanh nghiệp đi vào hệ thống, nền nếp, chuẩn hóa SOP vạch ra các bước cụ thể cần thực hiện tuần tự khi tiến hành một công việc, qua đó giảm thiểu các sai phạm, đồng thời doanh nghiệp cũng không bị lệ thuộc vào một (vài) cá nhân tìm cách giữ “bí quyết riêng” khi thực hiện công việc Chất lượng công việc cũng đồng đều và ổn định hơn

Nhìn chung, sự hiện diện của SOP buộc người lao động phải có những nhận thức, suy nghĩ và hành xử thông qua các bước, các quy định cụ thể và tuân thủ các quy định này Từ đó, những vi phạm sẽ dễ dàng bị phát hiện và người lao động sẽ có ý thức trách nhiệm khi làm việc

Trong một doanh nghiệp, có thể có từ vài cho đến vài trăm SOP Những công ty đa quốc gia sẽ có rất nhiều SOP, thậm chí tới vài chục nghìn SOP các loại SOP được coi là tài liệu phải kiểm soát, chỉ sử dụng trong nội bộ, và đối với một số bộ phận trong doanh nghiệp thì có khi SOP thuộc loại tài liệu mật

Có thể nói, SOP là tài sản của doanh nghiệp và là một trong những yếu tố đảm bảo lợi thế trong kinh doanh trước các đối thủ

SOP được viết ra để áp dụng thực hiện, chứ không phải để cất trong hồ sơ hay làm tài liệu trưng bày hay lưu trữ SOP giúp cho công việc hàng ngày được chuẩn hóa, giảm bớt ảnh hưởng bởi những người thực hiện khác nhau, đảm bảo đầu ra công việc có chất lượng cao Về bản chất, SOP chính là những gì thường làm, được đúc kết, tổng hợp, hệ thống hóa và chuẩn hóa, nghĩa là cách tốt nhất

mà ta có thể làm Một khi SOP đã được ban hành thì có tính bắt buộc, tất cả mọi người trong doanh nghiệp cần phải tôn trọng và tuân thủ Không có ngoại lệ khi

áp dụng SOP

Khi tình hình đã thay đổi, cung cách thực hiện trong SOP không còn phù hợp nữa thì cần sửa đổi, bổ sung nội dung để có SOP mới Thông thường việc này được thực hiện hàng năm, và có thể đột xuất ngay trong trường hợp cần thiết

SOP cần tạo sự thuận tiện cho người sử dụng, do đó nên để chính những người thực hiện một công việc tham gia viết hoặc đóng góp ý kiến đối với SOP của công việc đó

Trong khuôn khổ bài luận này tôi xin được trình bày phần nội dung chính của Qui trình mua sắm các trang thiết bị và tài sản của Tổng Công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam

I/ Lưu đồ qui trình mua sắm TTB-TS

Thứ

tự

Trách

Tham chiếu

Biểu mẫu

Phòng

2

Lãnh đạo

T.công ty

3

Phòng

5

Lãnh đạo

6

Phòng

7 Tổ pháp

chế ( VP)

06

8

Lãnh đạo

T.công ty

9 Phòng

HCQT

10 Phòng

HCQT &

07

11 Phòng

HCQT

08 (CCDC: Theo BM

12

Phòng

13 Tổ pháp

chế

Trình phương án triển khai mua sắm

Đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp

Tiến hành chào hàng các nhà cung cấp

Ký phê duyệt p án

Thương thảo & chuẩn bị HĐ

Ký HĐ Kiểm tra tính pháp lý của HĐ

Nghiệm thu TTB&TS

Bàn giao TTB cho đơn vị sử dụng

Lập BB thanh lý HĐ

Kiểm tra pháp lý các điều khoản của Biên bản

thanh lý HĐ

Thục hiện mua sắm TTB&TS

Ký chọn nhà cung

cấp

( VP

)

14

Lãnh đạo

T.cô

ng

ty

15

Phuong

HCQT

16 Phòng

HCQT

II/ Mô tả các bước thực hiện trong lưu đồ

Bước 1: Căn cứ quyết định mua sắm TTB-TS đã được Lãnh đạo TCT phê duyệt,

Phòng HCQT phối hợp với đơn vị quản lý kĩ thuật ( nếu cần) lập đầu bài kỹ thuật và làm Tờ trình Lãnh đạo đề nghị triển khai việc mua sắm Giá trị mua sắm không được vượt đơn giá và số lượng so với kế hoạc quí đã được phê duyệt Trong trường hợp phát sinh phải nêu rõ trong Tờ trình

Bước 2: Lãnh đạo xem xét và phê duyệt phương án.

Bước 3: Phòng HCQT tiến hành gọi chào hàng các đơn vị cung cấp theo Thư mời chào hàng ( BM – HD –QC 03-09-03) đối với trường hợp chào hàng cạnh

tranh Trường hợp đấu thầu được thực hiện đúng theo qui chế đấu thầu của TCT

Ký BB thanh lý HĐ

Chuyển hồ sơ cho P KT thanh toán

Kết thúc thời hạn bảo hành, hoàn tất thủ

tục thanh toán HĐ

Bước 4: Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có giá chào thấp nhất trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và chủng loại thiết bị, và lập Tờ trình lãnh đạo về việc Đánh giá và kết quả lựa chọn nhà cung cấp theo BM-HD-QC-03-09-04 để đặt hàng.

Trong trường hợp đấu thầu phải báo cáo TGĐ hoặc người được ủy quyền về quá trình lựa chọn nhà thầu theo đúng hướng dẫn của Qui chế đấu thầu

Bước5: Lãnh đạo ký phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp.

Bước 6: Phòng HCQT tiến hành đàm phán và soạn thảo Hợp đồng theo BM –

HĐ- 03-09-05 Điều khoản bắt buộc phải có trong điều khoản thanh toán là giữ lại từ 5% đến 10% giá trị HĐ trong thời hạn bảo hành hoặc nhà cung cấp phải

mở bảo lãnh bảo hành

Bước 7: Bộ phận pháp chế thuộc Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra tính pháp

lý các điều khoản của HĐ.Ý kiến pháp chế được ghi theo biểu mẫu BM-HD-QC-03-09-06

Bước : HĐ được trình Lãnh đạo TCT và đối tác ký kết, đóng dấu.

Bước 9: Sau khi HĐ được ký, Phòng HCQT tiến hành mua sắm.

Bước 10: Theo đúng các điều kiện của HĐ đã ký, khi nhà cung cấp giao hàng,

Phòng HCQT phối hợp đơn vị quản lí Kỹ thuật tiến hành nghiệm thu TTB-TS theo biểu mẫu BM-HD-QC-03-09-07

Bước 11: Phòng HCQT phối hợp đơn vị quản lý KT bàn giao TTB-TS cho các

đơn vị sử dụng theo biểu mẫu BM-HD-QC-03-09-08, nếu là công cụ dụng cụ thì theo biểu mẫu của Phòng TC-KT

Bước 12: Sau khi kết thúc bàn giao TTB-TS, Phòng HCQT lập Biên bản thanh

lý hợp đồng theo biểu mẫu BM- HD-QC-03-09-09.

Bước 13: Bộ phận pháp chế kiểm tra, xem xét tính pháp lý của các điều khoản trong Biên bản thanh lý HĐ.

Bước 14: Lãnh đạo TCT ký Biên bản thanh lý HĐ.

Bước 15: Phòng HCQT chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để thực hiện các thủ

tục thanh toán cho nhà cung cấp

Bước 16: Khi kết thúc thời hạn bảo hành, đơn vị quản lý KT kiểm tra và cho ý

kiến về hiện trạng TTB-TS, nếu không có sự cố gì về chất lượng, Phòng HCQT làm thủ tục đề nghị Phòng TC-KT thanh toán hết tiền bảo hành còn giữ lại cho nhà cung cấp

II, NHỮNG BẤT CẬP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ:

- Qui trình thực hiện gồm nhiều bước và liên quan đến nhiều đơn vị tham gia nên có thể gây mất nhiều thời gian

- Khi ban hành quy trình và đưa vào áp dụng, nếu không tổ chức tập huấn cho các bộ phận thừa hành dẫn tới có những hiểu sai hoặc hiểu không hết nên không

áp dụng quy trình một cách triệt để

III, NHỮNG GIẢI PHÁP CÔNG TY CẦN ÁP DỤNG ĐỂ CẢI THIỆN ĐỂ VIỆC THỰC HIỆN ĐƯỢC TỐT HƠN:

-Yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong mọi quá trình, vì vậy cần

tổ chức huấn luyện, đào tạo cho cán bộ trước khi áp dụng qui trình

- Cần thực hiện triệt để công tác phân cấp ủy quyền để dòng thực hiện công việc được trôi chảy, không bị mất thời gian, ách tắc do phải chờ đợi việc phê duyệt, ký kết

- Cần có qui định chặt chẽ trong công tác phối hợp đảm bảo dòng chảy công việc không bị chậm chạp do việc phối hợp không nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan

Câu 2: Các nội dung trong môn học có thể áp dụng vào công việc của tôi hiện nay:

Quản trị hoạt động thật sự là môn học vô cùng bổ ích đối với các cán bộ

làm công tác quản lý Bản thân tôi thấy rất nhiều điều có thể áp dụng được cho công việc của tôi hiện nay Với đặc trưng hoạt động của công ty là cung cấp dịch

vụ, nên tôi thấy việc áp dụng phương pháp JIT, phương pháp LEAN, hay nguyên tắc 5S đều cần thiết và chắc chắn sẽ mang lại năng suất và hiệu quả lao động cao

Hiện tại, toàn Tổng công ty chúng tôi đang tích cực triển khai và áp dụng nguyên tắc 5S trong hoạt động, do 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống

quản lý chất lượng hiệu quả hơn 5S theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”,

“SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”,

“SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SẴN SÀNG” và “SĂN SÓC” và theo tiếng Anh là:

“ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SELF-DISCIPLINE”

và “SUSTAINT”

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ

không cần thiết tại nơi làm việc, chống xu hướng của con người muốn giữ mọi

thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại

SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp

lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian

SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn sạch sẽ tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị

để đảm bảo vệ sinh môi trường, mỹ quan Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có các phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

SEIKETSU (Sẵn sàng): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải

tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

SHITSUKE (Săn sóc): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự

giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để

khuyết khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị

Theo tôi 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp Tôi nhận thấy khi xây dựng 5S sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn Nhân viên tự hào

về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh

có hiệu quả hơn

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái

độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc

Theo tôi biết hiện nay ngày càng có nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S, vì:

- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp

- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ

- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó

- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc

Tài liệu tham khảo

1 Hệ thống quy trình HACCP, Chương trình hành động 5S của PVFC

2 Tài liệu học tập “Quản trị hoạt động và sản xuất ” – Global Advanced

3 Operations Management – Barry Render Jay Heizer

4 http://www.saga.vn/

5 http://www.quantri.com.vn