Qui trình mua sắm các trang thiết bị và tài sản của tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí việt nam

QUI TRÌNH MUA SẮM CÁC TRANG THIẾT BỊ VÀ TÀI SẢN CỦA TỔNG CƠNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM Qui trình chuẩn - tiếng Anh Standard Operating Procedure, viết tắt SOP, công cụ giúp cho hoạt động nhân viên, Phòng Ban, tồn doanh nghiệp vào hệ thống, nếp, chuẩn hóa SOP vạch bước cụ thể cần thực tiến hành cơng việc, qua giảm thiểu sai phạm, đồng thời doanh nghiệp không bị lệ thuộc vào (vài) cá nhân tìm cách giữ “bí riêng” thực công việc Chất lượng công việc đồng ổn định Nhìn chung, diện SOP buộc người lao động phải có nhận thức, suy nghĩ hành xử thông qua bước, quy định cụ thể tuân thủ quy định Từ đó, vi phạm dễ dàng bị phát người lao động có ý thức trách nhiệm làm việc SOP cần tạo thuận tiện cho người sử dụng, nên để người thực cơng việc tham gia viết đóng góp ý kiến SOP cơng việc Tổng Cơng ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam (PVFC) tổ chức tín dụng phi ngân hàng, tiền thân Cơng ty Tài Dầu khí, thành lập ngày 19/6/2000 với phương châm hoạt động “Vì phát triển vững mạnh Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam” Qua 10 năm xây dựng phát triển, đến nay, PVFC trở thành định chế tài mạnh Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (PVN) tổ chức tín dụng có tốc độ phát triển nhanh Thương hiệu Tài Dầu khí Việt Nam khẳng định thị trường tài nước bước đầu vươn giới Năm 2008, PVFC thức chuyển thành Tổng cơng ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam Đây bước chuyển từ cơng ty 100% vốn Nhà nước lên Tổng Cơng ty cổ phần Theo mơ hình cơng ty đại chúng, PVFC có vốn điều lệ 5.000 tỷ đồng, đó, PVN nắm giữ 78% cổ phần, cổ đơng chiến lược nước Morgan Stanley (MSIHI) nắm giữ 10% cổ phần, lại cổ đơng pháp nhân thể nhân nước Với việc tham gia cổ đơng MSIHI, PVFC tổ chức tín dụng Việt Nam sau cổ phần hoá lựa chọn cổ đơng chiến lược nước ngồi Đây thành cơng khẳng định tín nhiệm thương hiệu Tài Dầu khí Quy mơ phát triển PVFC ngày lớn, đội ngũ CBNV đào tạo chuyên môn nghiệp vụ; động, sáng tạo nhiệt huyết công việc Mạng lưới hoạt động PVFC bước củng cố mở rộng; PVFC có 10 chi nhánh 16 phòng giao dịch tỉnh, thành phố lớn nước, công ty thành viên hoạt động lĩnh vực tư vấn đầu tư tài chính, quản lý quỹ, kinh doanh chứng khoán, du lịch Một dịch vụ đối tác, khách hàng tín nhiệm lựa chọn PVFC, tư vấn cổ phần hoá doanh nghiệp Thời gian qua, PVFC tham gia với tư cách đơn vị tư vấn cổ phần hóa thành cơng cho đơn vị lớn ngồi ngành Dầu khí Bên cạnh đó, nhiều sản phẩm mang tính sáng tạo PVFC đời, trở thành sản phẩm đặc trưng, góp phần tạo nên nét riêng PVFC thị trường như: đồng tài trợ, uỷ thác cho vay, uỷ thác đầu tư, tư vấn môi giới đầu tư PVFC tập trung phát triển sản phẩm trọn gói cho khách hàng tín dụng, đầu tư dịch vụ tài Hai sản phẩm mũi nhọn mà PVFC trọng sau cổ phần hoá đầu tư tài tư vấn tài Xu hội nhập phát triển mang đến cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung, PVFC nói riêng nhiều hội thách thức, với niềm tin, khát vọng hướng đắn, PVFC sớm trở thành định chế tài hùng mạnh, có thương hiệu khu vực quốc tế Đây khát vọng, niềm hãnh diện thành viên “Ngôi nhà chung PVFC” Để chuẩn hóa hoạt động, hầu hết doanh nghiệp quan tâm trọng việc xây dựng hồn thiện hệ thống Qui trình Bài tập đề cập đến hệ thống quy trình PVFC Qui trình mua sắm trang thiết bị tài sản Tổng Cơng ty Tài cổ phần Dầu khí Việt Nam 1.1 Lưu đồ qui trình mua sắm TTB-TS Thứ Trách tự nhiệm Tham Các bước thực Trình phương án triển khai mua sắm chiếu Biểu mẫu BM-HDQC-03-09- Phòng HCQT Lãnh đạo Ký phê duyệt p án T.cơng ty Phòng Tiến hành chào hàng nhà cung cấp HCQT 03 Phòng Đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp HCQT Lãnh đạo T.cơng Phòngty 04 Ký chọn nhà cung cấp Thương thảo & chuẩn bị HĐ HCQT 05 Tổ pháp chế Kiểm tra tính pháp lý HĐ 06 ( VP) Lãnh đạo Ký HĐ T.công ty Phòng HCQT Thục mua sắm TTB&TS Phòng 10 11 HCQT & Nghiệm thu TTB&TS đ.v KT Phòng 08 HCQT (CCDC: Phòng Theo BM Bàn giao TTB cho đơn vị sử dụng 12 07 HCQT Lập BB lý HĐ 09 Tổ pháp 13 Kiểm tra pháp lý điều khoản Biên lý HĐ chế (V P) Lãnh đạo 14 T.c Ký BB lý HĐ ông ty Phuong Chuyển hồ sơ cho P KT toán 15 HCQT Kết thúc thời hạn bảo hành, hồn tất thủ tục tốn HĐ 16 Phòng HCQT 1.2 Mô tả bước thực lưu đồ 1.2.1 Bước 1: Căn định mua sắm TTB-TS Lãnh đạo TCT phê duyệt, Phòng HCQT phối hợp với đơn vị quản lý kĩ thuật ( cần) lập đầu kỹ thuật làm Tờ trình Lãnh đạo đề nghị triển khai việc mua sắm Giá trị mua sắm không vượt đơn giá số lượng so với kế hoạc quí phê duyệt Trong trường hợp phát sinh phải nêu rõ Tờ trình 1.2.2 Bước 2: Lãnh đạo xem xét phê duyệt phương án 1.2.3 Bước 3: Phòng HCQT tiến hành gọi chào hàng đơn vị cung cấp theo Thư mời chào hàng ( BM – HD –QC 03-09-03) trường hợp chào hàng cạnh tranh Trường hợp đấu thầu thực theo qui chế đấu thầu TCT 1.2.4 Bước 4: Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có giá chào thấp mặt kỹ thuật chủng loại thiết bị, lập Tờ trình lãnh đạo việc Đánh giá kết lựa chọn nhà cung cấp theo BM-HD-QC-03-09-04 để đặt hàng Trong trường hợp đấu thầu phải báo cáo TGĐ người ủy quyền trình lựa chọn nhà thầu theo hướng dẫn Qui chế đấu thầu 1.2.5 Bước5: Lãnh đạo ký phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp 1.2.6 Bước 6: Phòng HCQT tiến hành đàm phán soạn thảo Hợp đồng theo BM – HĐ- 0309-05 Điều khoản bắt buộc phải có điều khoản toán giữ lại từ 5% đến 10% giá trị HĐ thời hạn bảo hành nhà cung cấp phải mở bảo lãnh bảo hành 1.2.7 Bước 7: Bộ phận pháp chế thuộc Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý điều khoản HĐ.Ý kiến pháp chế ghi theo biểu mẫu BM-HDQC-03-09-06 1.2.8 Bước 8: HĐ trình Lãnh đạo TCT đối tác ký kết, đóng dấu 1.2.9 Bước 9: Sau HĐ ký, Phòng HCQT tiến hành mua sắm 1.2.10 Bước 10: Theo điều kiện HĐ ký, nhà cung cấp giao hàng, Phòng HCQT phối hợp đơn vị quản lí Kỹ thuật tiến hành nghiệm thu TTB-TS theo biểu mẫu BM-HD-QC-03-09-07 1.2.11 Bước 11: Phòng HCQT phối hợp đơn vị quản lý KT bàn giao TTB-TS cho đơn vị sử dụng theo biểu mẫu BM-HD-QC-03-09-08, công cụ dụng cụ theo biểu mẫu Phòng TC-KT 1.2.12 Bước 12: Sau kết thúc bàn giao TTB-TS, Phòng HCQT lập Biên lý hợp đồng theo biểu mẫu BM- HD-QC-03-09-09 1.2.13 Bước 13: Bộ phận pháp chế kiểm tra, xem xét tính pháp lý điều khoản Biên lý HĐ 1.2.14 Bước 14: Lãnh đạo TCT ký Biên lý HĐ 1.2.15 Bước 15: Phòng HCQT chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để thực thủ tục toán cho nhà cung cấp 1.2.16 Bước 16: Khi kết thúc thời hạn bảo hành, đơn vị quản lý KT kiểm tra cho ý kiến trạng TTB-TS, khơng có cố chất lượng, Phòng HCQT làm thủ tục đề nghị Phòng TC-KT tốn hết tiền bảo hành giữ lại cho nhà cung cấp 1.3 Những bất cập cơng tác quản lý - Qui trình thực gồm nhiều bước liên quan đến nhiều đơn vị tham gia nên gây nhiều thời gian - Khi ban hành quy trình đưa vào áp dụng, không tổ chức tập huấn cho phận thừa hành dẫn tới có hiểu sai hiểu không hết nên không áp dụng quy trình cách triệt để 1.4 Những giải pháp mà công ty cần áp dụng để cải thiện giúp cho việc thực tốt - Yếu tố người ln đóng vai trò quan trọng q trình, cần tổ chức huấn luyện, đào tạo cho cán trước áp dụng qui trình - Cần thực triệt để công tác phân cấp ủy quyền để dòng thực cơng việc trơi chảy, không bị thời gian, ách tắc phải chờ đợi việc phê duyệt, ký kết - Cần có qui định chặt chẽ công tác phối hợp đảm bảo dòng chảy cơng việc khơng bị chậm chạp việc phối hợp không nhịp nhàng phận liên quan Các nội dung mơn học áp dụng vào công việc Với đặc trưng hoạt động công ty cung cấp dịch vụ, nên thấy việc áp dụng phương pháp JIT, phương pháp LEAN, hay nguyên tắc 5S cần thiết chắn mang lại suất hiệu lao động cao Hiện tại, toàn Tổng cơng ty chúng tơi tích cực triển khai áp dụng nguyên tắc 5S hoạt động, 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu 2.1 SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc, chống xu hướng người muốn giữ thứ cho trường hợp dự phòng, giữ loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào dụng cụ, thiết bị vật liệu cần thiết giữ lại 2.2 SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, để người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian 2.3 SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo vệ sinh môi trường, mỹ quan Tất thành viên đơn vị có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ thích hợp Công việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực 2.4 SEIKETSU (Sẵn sàng): Là trì thường xuyên việc làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt hiệu cao điều quan trọng cần thiết Xác lập hệ thống kiểm soát trực quan, dán nhãn đánh dấu màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để trì việc sàng lọc, xếp 2.5 SHITSUKE (Săn sóc): Giáo dục người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Hãy biến việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết đánh giá 5S nơi làm việc để khuyết khích việc tốt rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ nguyên tắc xác lập, xây dựng định hình văn hố đơn vị 5S phương pháp hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp Tôi nhận thấy xây dựng 5S xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội người; phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế; xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn Nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp, đem lại nhiều hội sản xuất, kinh doanh có hiệu Khi thực 5S thành công công ty, thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, tạo hoà đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm ý thức cơng việc Hiện ngày có nhiều đơn vị tham gia thực 5S, vì: - 5S áp dụng loại hình tổ chức qui mô doanh nghiệp - 5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ - Triết lý 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó - Bản chất người thích sẽ, thoải mái ngăn nắp nơi làm việc 10 Tài liệu tham khảo Hệ thống quy trình HACCP, Chương trình hành động 5S PVFC Slide Sách môn Quản trị hoạt động – Chương trình GaMBA 11 ... thiện hệ thống Qui trình Bài tập đề cập đến hệ thống quy trình PVFC Qui trình mua sắm trang thiết bị tài sản Tổng Cơng ty Tài cổ phần Dầu khí Việt Nam 1.1 Lưu đồ qui trình mua sắm TTB-TS Thứ... Stanley (MSIHI) nắm giữ 10% cổ phần, lại cổ đơng pháp nhân thể nhân nước Với việc tham gia cổ đơng MSIHI, PVFC tổ chức tín dụng Việt Nam sau cổ phần hoá lựa chọn cổ đơng chiến lược nước ngồi... tham gia với tư cách đơn vị tư vấn cổ phần hóa thành cơng cho đơn vị lớn ngồi ngành Dầu khí Bên cạnh đó, nhiều sản phẩm mang tính sáng tạo PVFC đời, trở thành sản phẩm đặc trưng, góp phần tạo nên