Bài tập Quản lý dự án: Dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI

Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh theo hướng xã hội chủ nghĩa và tiến tới một nền kinh tế tri thức, do vậy có sự đòi hỏi cao hơn về văn hóa, xã hội, tri thức, con người … Hà Nội là trung tâm văn hóa, chính trị, giáo dục của đất nước. Đây tập trung rất nhiều các trường Đại học, sinh viên các tỉnh, thành phố trong cả nước lên Hà Nội học với số lượng ngày một đông đảo hơn. Do vậy, nhu cầu về nhà ở cho sinh viên xa nhà đang học tập và nghiên cứu tại Hà Nội là rất lớn. Theo điều tra của Bộ Xây dựng vào tháng 3 năm 2009, hiện có 22% sinh viên có nhu cầu được ở trong ký túc xá, số còn lại phải tự thuê nhà trong hoàn cảnh chật chội, không đảm bảo tiêu chuẩn tối thiểu. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để đáp ứng nhu cầu bức thiết về nơi ăn chốn ở của sinh viên ngoại tỉnh đang học tại Hà Nội? Khu nhà trọ sinh viên đang thuê có đảm bảo chất lượng hay không, môi trường xung quanh đó có lành mạnh hay không? Để giải quyết vấn đề này, nhóm 1 môn chuyên đề quản trị dự án trường Đại học Thăng Long đã nảy ra ý tưởng về quản trị dự án khu ký túc xá sinh viên hiện đại, đáp ứng nhu cầu đặt ra cho sinh viên về việc tìm chỗ ăn ở, học hành... Với ý tưởng trên, chúng tôi nghĩ đến địa bàn quận Thanh Xuân, Hoàng Mai… của thành phố Hà Nội, nơi có rất nhiều các trường Đại học như trường Đại học Kiến trúc, trường Đại học Khoa học Tự nhiên, trường Đại học Xã hội nhân văn, trường Đại học Thăng Long, trường Đại học Hà Nội… Khu ký túc xá sinh viên SIVIKI đặt tại khu vực Đại Kim- Hoàng Mai- Hà Nội sẽ có những khách hàng là sinh viên thuộc khối trường này. Đây là một địa điểm thích hợp và thuận tiện. Sự hiện diện một tòa nhà cho sinh viên khang trang bề thế, kiến trúc đẹp, khép kín, khuôn viên rộng rãi, chuẩn mực… là một điểm nhấn khiến sinh viên và phụ huynh không thể bỏ qua. Hơn thế nữa đó là một môi trường lành mạnh, an toàn, đáp ứng mọi nhu cầu sinh viên với các dịch vụ đi kèm như internet, nhà ăn,quán bar nhỏ, sân vui chơi. Khu ký túc xá SIVIKI thực sự đem lại một cái nhìn mới khác với những khu ký túc xá lụp xụp, thiếu điện nước sinh hoạt trước kia…thay vào đó là một "khu chung cư sinh viên" hoàn toàn hiện đại, lịch sự. Với sự dẫn dắt, chỉ bảo tận tình của giảng viên- TS. Phạm Văn Hùng, chúng tôi tin tưởng dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI sẽ được thầy giáo và các bạn ủng hộ và đạt kết quả cao.

 LỜI NÓI ĐẦU  - -

Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, nền kinh tế thị trường đang phát triểnmạnh theo hướng xã hội chủ nghĩa và tiến tới một nền kinh tế tri thức, do vậy có sựđòi hỏi cao hơn về văn hóa, xã hội, tri thức, con người… Hà Nội là trung tâm văn hóa,chính trị, giáo dục của đất nước Đây tập trung rất nhiều các trường Đại học, sinh viêncác tỉnh, thành phố trong cả nước lên Hà Nội học với số lượng ngày một đông đảohơn Do vậy, nhu cầu về nhà ở cho sinh viên xa nhà đang học tập và nghiên cứu tại HàNội là rất lớn Theo điều tra của Bộ Xây dựng vào tháng 3 năm 2009, hiện có 22%sinh viên có nhu cầu được ở trong ký túc xá, số còn lại phải tự thuê nhà trong hoàncảnh chật chội, không đảm bảo tiêu chuẩn tối thiểu

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để đáp ứng nhu cầu bức thiết về nơi ăn chốn ở củasinh viên ngoại tỉnh đang học tại Hà Nội? Khu nhà trọ sinh viên đang thuê có đảm bảochất lượng hay không, môi trường xung quanh đó có lành mạnh hay không? Để giảiquyết vấn đề này, nhóm 1 môn chuyên đề quản trị dự án trường Đại học Thăng Long

đã nảy ra ý tưởng về quản trị dự án khu ký túc xá sinh viên hiện đại, đáp ứng nhu cầuđặt ra cho sinh viên về việc tìm chỗ ăn ở, học hành

Với ý tưởng trên, chúng tôi nghĩ đến địa bàn quận Thanh Xuân, Hoàng Mai…của thành phố Hà Nội, nơi có rất nhiều các trường Đại học như trường Đại học Kiếntrúc, trường Đại học Khoa học Tự nhiên, trường Đại học Xã hội nhân văn, trườngĐại học Thăng Long, trường Đại học Hà Nội… Khu ký túc xá sinh viên SIVIKI đặttại khu vực Đại Kim- Hoàng Mai- Hà Nội sẽ có những khách hàng là sinh viên thuộckhối trường này Đây là một địa điểm thích hợp và thuận tiện Sự hiện diện một tòanhà cho sinh viên khang trang bề thế, kiến trúc đẹp, khép kín, khuôn viên rộng rãi,chuẩn mực… là một điểm nhấn khiến sinh viên và phụ huynh không thể bỏ qua Hơn

thế nữa đó là một môi trường lành mạnh, an toàn, đáp ứng mọi nhu cầu sinh viên vớicác dịch vụ đi kèm như internet, nhà ăn,quán bar nhỏ, sân vui chơi Khu ký túc xáSIVIKI thực sự đem lại một cái nhìn mới khác với những khu ký túc xá lụp xụp, thiếuđiện nước sinh hoạt trước kia…thay vào đó là một "khu chung cư sinh viên" hoàntoàn hiện đại, lịch sự.

Với sự dẫn dắt, chỉ bảo tận tình của giảng viên- TS Phạm Văn Hùng, chúng tôitin tưởng dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI sẽ được thầy giáo và cácbạn ủng hộ và đạt kết quả cao

1 Mục tiêu :

Mục tiêu của bài thảo luận số 2 này là đưa ra những giới thiệu về dự án và cácbước tiến hành trong quản lý dự án một cách đầy đủ hơn bài thảo luận 1 Từ nhữngđúc kết rút ra được từ bài thảo luận số 1, bài thảo luận 2 muốn đạt được mục tiêuđem lại cái nhìn toàn cảnh, thiết kế, mô hình của dự án, các bước quản trị, gần vớithực tiễn hơn

Để có thể đạt được những mục tiêu đó bài thảo luận 2 phải có nhiệm vụ:

- Đưa ra những giới thiệu sơ bộ và cơ bản về dự án và các bước lý luận đểdẫn dắt tới một quan điểm quản lý dự án thích hợp, rồi đưa ra các bước tiếnhành dự án đó

- Định hướng cho dự án và đưa ra các bước phân tích quản trị thời gian,quản trị chi phí, quản trị nhân lực, quản trị đấu thầu

- Đưa ra thêm các lựa chon thực hiện khác trong trường hợp có xảy ra rủi ro,gặp trở ngại, hướng đi cũ không thực hiện được

2 Đối tượng và phạm vi quản trị:

Đối tượng đó là dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI

Phạm vi của bài thảo luận 2 là việc quản lý xoay quanh các vấn đề chính củaquá trình thực hiện quy hoạch dự án khu ký túc xá sinh viên SIVIKI như thời gian,rủi ro, chi phí, đầu thầu bổ sung cho thảo luận 1.

3 Phương pháp nghiên cứu và quản trị:

Ngoài phương pháp quản trị chiều dọc, chúng tôi còn tiến hành đưa ra các địnhhướng quản trị chiều ngang, chia nhỏ dự án để tiến hành được kỹ lưỡng và tỉ mỉ hơn

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn:

Những kết quả nghiên cứu và trình bày trong bài thảo luận 2 này có thể đượcdùng để tham khảo cho việc thực hiện các bước quản lý các dự án nói chung và dự

án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI nói riêng Ngoài ra còn có thể làm dẫnchứng trong phương pháp giảng dạy các môn học học tương tự thuộc chuyên ngànhkinh tế

Phần 1:

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

I Giới thiệu chung về dự án

Tên dự án: Dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI.

Địa điểm: Đại Kim- Hoàng Mai- Hà Nội.

Tổng diện tích: 27500m 2

1 Bản quản lý dự án : Nhóm 1- Lớp chuyên đề Quản trị dự án- Khoa Quản

lý-trường Đại học Thăng Long.

2 Chủ đầu tư: Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội.

3 Thời gian thực hiên dự án: 11 tháng 6 ngày.

4 Ý tưởng:

- Hoàn cảnh và thực trạng: Hiện nay trên địa bàn Hà Nội nói chung vàquận Thanh Xuân, quận Hoàng Mai nói riêng có rất nhiều trường Đạihọc như trường đại học Kiến trúc, Khoa học Tự nhiên, Xã hội Nhân văn,trường đại học Thăng Long… Số lượng sinh viên tương đối lớn, do vậyphát sinh nhu cầu lớn về nhà ở, ăn uống phục vụ cho việc học tập Vớimức sống như hiện nay cùng với lạm pat gia tăng của nền kinh tế, chi phíthuê nhà là đáng kể đối với túi tiền sinh viên xa nhà Ngoài ra, để tìmđược nhà trọ cho sinh viên đáp ứng được các tiêu chí: sạch sẽ, rộng rãi,thoải mái, môi trường an sinh xã hội lành mạnh… cũng tương đối phứctạp và mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc Do đó, khu ký túc xá sinhviên SIVIKI là một giải pháp cho thực trạng này, giải quyết vấn đề nhà ởcho sinh viên xa nhà lên Hà Nội học

- Lý do chọn ý tưởng: Với hiện trạng trên, để đáp ứng nhu cầu còn thiếu

về nhà ở của sinh viên ngoại tỉnh, ý tưởng về khu ký túc xá tiện nghi,sạch sẽ, ổn định lâu dài được quy hoạch

- Đem lại cái nhìn mới về ký túc xá sinh viên, không còn hiện tượng chậtchội, bẩn thỉu, thiếu điện, nước như trước kia… mà là một " khu chung cưsinh viên" đảm bảo các tiêu chí như đã nêu

6 Phạm vi của dự án:

- Thuê đội khảo sát địa chất, thủy văn

- Thuê công ty thiết kế tạo mô hình và thiết kế từng sản phẩm của dựán

- Thuê các nhóm chuyên gia tư vấn, hợp tác

- Tổ chức đấu thầu lựa chọn các đơn vị thiết kế

7 Các bên có liên quan trong dự án

- Sở quy hoạch thành phố Hà Nội

- Chủ đầu tư: Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội

- Các đơn vị đấu thầu

- Ban thẩm định, kiểm tra dự án

- Công ty thiết kế

8 Các điểm mốc thời gian quan trọng

- Khởi động dự án: tháng 4/2009

- Thuê khảo sát địa hình: Tháng 5/2009

- Thống nhất ý tưởng thiết kế sơ bộ: Tháng 7/2009

- Lập dự toán: Tháng 7/2009

- Lập kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu: Tháng 8/2009

- Đánh giá hồ sơ dự thầu và xét duyệt trúng thầu:Tháng 10/2009

- Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc: Tháng 1/2010

- Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế: Tháng 2/2010

- Hoàn thiện bản quy hoạch và nghiệm thu cho chủ đầu tư: Tháng 3/2010

- Tổng kết dự án: Tháng 3/2010

10 Thời gian hoàn thành dự án: 11 tháng 6 ngày

II Sơ đồ tổng quan của dự án:

Khu ký túc xá sinh viên SIVIKI được xây dựng trên quy mô đất là … ha, với

2 khu nhà 15 tầng, 6 khu nhà 5 tầng, bao quanh là khuôn viên cây xanh và sân chơichung

Mô hình khu kí túc xá SIVIKI

MÔ HÌNH 1

MÔ HÌNH 2

BẢN VẼ KĨ THUẬT

Figure 1

Figure 2

Figure 3

Figure 4

Figure 5

 Quản trị đấu thầu

Do tính chất và quy mô của dự án : nên các hạng mục có thể có được thực hiênsong song, xem kẽ, hoặc nối tiếp nhau Để phù hợp nhất ban quản lý dự án chúng tôilựa chọn sơ đồ quản trị này để thực hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa các nội dungquản trị nói trên

I Quản trị tích hợp dự án

Quản trị phạm vi

Quản trị chi phí

Quản trị thông tin

Quản trị rủi ro Quản trị đấu

Kiểm soát thay đổi về tổng thể

Thực thi kế hoạch dự án

Lập kế hoạch

tổng thể cho

dự án

Kết thúc dự án

1.1 Xác định mục tiêu của Dự án:

Mục tiêu Tiêu chí đánh giá Yếu tố thành

công

Hoàn thành khu tổ

hợp kí túc xá

Công nghệ kỹthuật, tính an toàn

và quy mô

Đúng so với bản thiết

kế, quy hoạch ban

đầu và đạtTCXDVN

Đạt tiêu chuẩn về

khu kí túc xá, an

toàn&tiện nghi

nhằm mục tiêu

đem lại thoải mái

cho sinh viên

Thời gian, chi phí,chất lợng của dụ ánphải đúng theo yêucầu, dự kiến ban

đầu

Đợc UBND tành phố

và các cơ quan banngành liên quanchấp nhận

Sự yên tâm của cácbạn sinh viên cũng

nh sự hài lòng khi

đợc phục vụ cùng vớinhững tiện ích màcác dịch vụ gia tăngmang lại

1.2 Lập kế hoạch tổng thể

Dự án sẽ bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch thực hiện dự áncho đến giai đoạn kết thúc

Cụ thể bao gồm các công việc sau:

 Quản trị toàn bộ phạm vi, thời gian, nhân lực, chi phí, thôngtin, chất lợng, rủi ro của dự án

 Lựa chọn nhà thầu

 Qu¶n lý vµ gi¸m s¸t quy trình thực hiện dự án.

 Bàn giao b¶n thiÕt kÕ quy ho¹ch

* Đầu vào :

- ý tởng quy hoạch khu kí túc xá sinh viên

- Sự t vấn của các chuyên gia

- Bảng thiết kế kỹ thuật

- Bản dự toán (trình bày cụ thể ở phần quản lý chi phí)

- Các kế hoạch quản trị về nhân lực, chi phí, rủi ro của dự

án

* Công cụ và kỹ thuật

- Bản kế hoạch tổng thể dự án quy hoạch khu kí túc xá sinh viên

từ khâu lựa chọn nhà thầu tới giai đoạn bàn giao bản quy hoạch

- Các tài liệu hớng dẫn chi tiết của cơ quan ban ngành và đơn vị

Việc lập kế hoạch tổng thể dự án sử dụng kết quả từ các kếhoạch chi tiết khác để tổng hợp thành kế hoạch chung rõ ràng vànhất quán trong quá trình thực thi và giám sát dự án.

* Đầu vào:

- Tài liệu, bản vẽ kỹ thuật

- Các kế hoạch đã đợc thẩm định và phờ duyệt

- Các kế hoạch lựa chọn và đào tạo nhân viên

- Các chính sách môi trờng và xây dựng của thành phố

* Công cụ và kỹ thuật:

- Hệ thống phân cấp công việc cụ thể cho từng thành viêntrong đội dự án

- Phần mềm quản lý dự án Project Manage System (PMS)

- Các lớp đào tạo nhân viên

- Sự t vấn của các chuyên gia trong quá trình đào tạo nhân viên

* Đầu ra:

- Hoàn thành các thủ tục, lựa chọn đợc các phương thức tiến hành dự

an, thống nhất đợc cách thức trong quản lý dự án

- Có đội ngũ, nhân viên chuyên nghiệp sẵn sàng đa dự án đivào hoạt động

Kết thúc giai đoạn, khu kí túc xá sinh viên sẽ được bàn giao trờn bản

- Trong quá trình hoạt động không thể tránh khỏi những tác

động khách quan, nh việc thay đổi chính quy hoạch, cú sự thay đổi vềquản lý khu vực quy hoạch,

- Để kiểm soát những thay đổi tổng thể không mong muốnban quản lý đã phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viêntrong trong tổ dự án

Do kế hoạch và thực hiện luôn có sự sai lệch Sự sai lệch này dẫn

đến nhiều thay đổi :

+ Thay đổi quan trọng : lịch biểu, đặc tính sản phẩm,ngân sách và những gì đợc xem là quan trọng trong dự án Thay

đổi này làm thay đổi kết quả cơ bản của dự án

+ Thay đổi nhỏ : không làm thay đổi kết quả chung của dự

án nhng có thể làm ảnh hởng tới sự thành công của dự án

+ Thay đổi mang tính sửa chữa : đã coi nhẹ hoặc bỏ quamột điểm nào đó, phải bổ sung hoặc khắc phục

Xem xét tác động của thay đổi

+ ảnh hởng tới công việc, thời gian

+ ảnh hởng tới kinh phí

+ ảnh hởng tới con ngời

+ ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm của dự án

* Đầu ra :

Bản kế hoạch tổng thể mới

Các biện pháp điều chỉnh và sửa chữa

Kết luận:

Đây chỉ là sơ bộ về quá trình phối hợp và thực hiện quản lý

dự án trong từng giai đoạn Chi tiết cụ thể của các phần nằm trongtừng giai đoạn chúng tôi sẽ trình bày ở các nội dung quản trị sau

II Quản trị phạm vi dự án

1 Lập kế hoạch phạm vi

Mục tiêu của việc xác định phạm vi:

 Cải tiến đến mức chính xác về thời gian, chi phí dự toán và nguồn tàinguyên

 Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành của mỗi công việc được phântách

 Giúp truyền đạt rõ tính chất, yêu cầu của mỗi phần công việc được phântách

Dự án được lập ra nhằm giải quyết nhu cầu cấp thiết về nhà ở cho sinh viên hiệnnay

Cấu trúc phân rã công việc WBS

Là phân nhóm các công việc cần thực hiện trong dự án, những công việc nàyxác định tổng thể của dự án Đây là tài liệu nền tảng trong quản lý dự án vì nó cungcấp cơ sở để lập kế hoạch và quản lý các lịch biểu, chi phí và những thay đổi

Các tiếp cận phát triển WBS

liệu hướng dẫn để chuẩn bị WBS

• Tiếp cận tương tự: xem lại các WBS của dự án tương tự vàsửa đổi cho phù hợp với dự án hiện hành

• Triếp cận từ trên xuống: bắt đầu với thành phần lớn nhất

• Tiếp cận từ dưới lên: bắt đầu từ các công việc chi tiết vàkết hợp dần thành công việc lớn hơn

• Tiếp cận Mind-mapping: ghi ra các công việc dưới dạng phituyến và sau đó tạo WBS

Các nguyên lý cơ bản tạo WBS:

công việc dưới nó

có nhiều người thực hiện công việc này

hết nó phải phục vụ nhóm dự án và các mục đích khác nếu thực tế cho phép

• Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển WBS đểbảm bảo tính nhất quán

được chính xác phạm vi công việc

WBS phải là công cụ linh họat để đáp ứng những thay đổi không thể tránh được,điều khiển nội dung công việc theo đúng tuyên bố về phạm

2 Xác định phạm vi

2.1 Phạm vi sản phẩm:

Sản phẩm chính: Bản thiết kế quy hoạch tổng thể khu ký túc xá dành cho sinh viên

Mô tả chi tiết sản phẩm con

giá

Yếu tố thành công Khu

canteen, siêu thị, quán

café, phòng kỹ thuật điện

nước, nơi xử lý rác,

canteen, khu quản lý nhà

ở, khu kỹ thuật điện

nước, khu xử lý rác và

khu nhà sinh viên

Từ tầng 2 đến tầng 15 là

Thiết kế 2tầng ngầm với

độ sâu an toànnhằm mục đểxe

canteen, quáncafe đượcthiết kế nhằm

những nhucầu thiết yếunhư ăn, uống,sinh hoạt củasinh viên

Có nhiều loạiphòng để sinhviên có thể tự

do lựa chọntheo đúng nhucầu của mình

Lấy chuẩn ViệtNam về quyhoạch làm tiêuchí

Thời gian, chấtlượng và chiphí đúng theo

dự kiến banđầu

An toàn vàđảm bảo cơ sởvật chất, trangthiết bị tốt,đúng thiết kế

Quy hoạchphù hợp vớithực tế mặtbằng

Thiết kếđúng yêucầu của nhàđầu tư

Tạo khônggian ấmcúng, tiệnlợi, thoảimái cho việcsinh hoạtcũng nhưhọc tập củasinh viên

các căn hộ để cho thuê

do lựa chọntheo đúng nhucầu của mình

Tạo điều kiện

để sinh viênđược phục vụtốt nhất vàđảm bảo mọihoạt độngđược điềuhành chặt chẽ

Thời gian, chấtlượng, chi phítheo đúng dựkiến ban đầu

Cơ sở vật chất

và trang thiết

bị tốt, đúngthiết kế đểđảm bảo hệthống thôngtin hỗ trợ sinhviên đượcthông suốt

Thiết kếđúng yêucầu của nhàđầu tư

Tạo sự thoảimái, hài lòngcho sinhviên

vụ sinh hoạt và vui chơi

của sinh viên, tổng diện

nhau bởi 1 làn đường

Khu thể thao, vui chơi

nằm giữa các khu nhà và

đường đi bao quanh

Khu công viên cây xanh

Bố trí hợp lýkhoảng cáchcủa của hệthống dịch vụnày nhằmđảm bảo sựtiện lợi chosinh viên

không gianvui chơi, thưgiãn, nghỉngơi để sinhviên có thể xảstress, gặp gỡbạn bè, họpnhóm

Thời gian, chấtlượng, chi phítheo đúng dựkiến ban đầu

An toàn vàđảm bảo cơ sởvật chất , trangthiết bị tốt,đúng thiểt kế

Thiết kế mới

mẻ, và hấpdẫn

Có được sựyêu thích vàthoải máicủa sinhviên

Đáp ứngđúng nhucầu của sinhviên - nhữngngười yêuthích thểthao, thiênnhiên vànghệ thuật

2.2 Phạm vi dự án:

Sau khi hình thành ý tưởng và xác định mục tiêu chung của toàn bộ dự án

Để dự án đạt kết quả tốt nhất, ban quản lý dự án sẽ phải quyết định và chịu tráchnhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến quy hoạch tổng thể:

 Tiếp xúc và thông báo trực tiếp mọi kết quả hoạt động cho chủ đầu tư

 Thuê đội khảo sát địa chất, thuỷ văn

 Thuê công ty thiết kế kiến tạo mô hình và thiết kế từng sản phẩm của dự án(ngoài các sản phẩm quy hoạch còn cả hệ thống đèn, đường, hệ thống điện, hệthống cấp thoát nước và xử lý rác thải)

 Thiết kế phần thô và khu nhà ban quản lý.

 Thuê các nhóm chuyên gia tư vấn hợp tác trong từng sản phẩm con

 Tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị thiết kế

Công việc của ban quản lý bắt đầu khi nhận nhiệm vụ với chủ đầu tư và kết thúckhi bản quy hoạch khu nhà ở sinh viên hoàn tất Tất cả những gì phát sinh liên quancông việc khi công trình xây dựng, hoàn thành và sẵn sàng đi vào sử dung khôngthuộc phạm vi trách nhiêm của Ban quản lý

2.3 Cơ cấu phân tách thành quả dự án DBS (Deliverables Breakdown Structure)

 Tiếp nhận mặt bằng

 Thuê khảo sát địa hình

 Chuẩn bị mặt bằng để quy hoạch, các công việc khác phục vụ cho việc quyhoạch

 Thống nhất ý tưởng thiết kế sơ bộ

 Đánh giá hồ sơ dự thầu và xét duyệt trúng thầu

 Lựa chọn các nhà thầu thiết kế quy hoạch

 Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế của chủ đầu tư

 Giai đoạn sơ tuyển lựa chọn nhà thầu

 Lựa chọn nhà thầu xây dựng mô hình quy hoạch.

 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc

 Hoàn thiện bản quy hoạch dự án

 Tiếp nhận và thẩm định mẫu quy hoạch

 Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế

 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản quy hoạch

 Hoàn thiện bản quy hoạch và nghiệm thu cho chủ đầu tư

 Giám sát quá trình thực hiện các gói thầu:

 Nhóm quản trị dự án làm việc, phối hợp với nhà thầu giám sát các gói thầutrong quá trình thực hiện dự án

 Đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng dự án

 Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết:

 Giải ngân cho từng gói thầu theo đúng hợp đồng

 Nghiệm thu các hạng mục quy hoạch đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng

 Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí quy hoạch, an toàn và vệ sinhmôi trường

 Nghiệm thu và bàn giao toàn bộ công trình

 Họp tổng kết dự án

2.4 Cơ cấu phân tách công việc (WBS – Work breakdown structure)

Cơ cấu phân tách công việc sẽ trình bày rõ ràng hơn các công việc cụ thể trongphạm vi của dự án để quản lý và kiểm soát những thay đổi phạm vi dự án dễ dàng hơn

STT WBS CÔNG VIỆC CHÚ THÍCH

1 1.0 Họp toàn bộ các bên có liên quan.

Văn bản hoá

Ban điều hành (Giám đốcĐH) tiến hành họp tổng thểcác ban, phân công nhiệm vụcho từng ban, cụ thể hóa bằngvăn bản.Các bạn phân côngcông việc cho từng ban thànhviên

Thu thập và xử lý thông tin(tránh tình trạng bỏ sót thôngtin)

2 2.0 Tiếp nhận mặt bằng và chuẩn bị mặt

bằng quy hoạch

4 2.2 Các công việc khác phục vụ cho việc

10 5.2 Tham khảo các bảng báo giá

13 6.0 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thiết kế

Ban thiết kế, ban thông tin,ban tư vấn trình lên ban điều

hành

16 6.3 Khuôn viên và khu vui chơi giải trí.

17 6.4 Thông báo mời thầu trên phương tiện

thông tin đại chúng

19 7.1 Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu

20 8.0 Duyệt thầu sơ tuyển

26 10.1 Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu

27 10.2 Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu

Ban điều hành tu vấn thiết

kế, tư vấn thông tin chịutrách nhiệm

35 13.2 Trình chủ đầu tư giải ngân chi phí

thiết kế

36 13.3 Sửa chữa bản thiết kế và thẩm định

họp tiểu ban, kiểm tra nhiệm

vụ cho từng thành viên, phảichụi trách nhiệm hoàn thànhcông việc được giao

38 14.1 Hoàn thiện bản quy hoạch dự án

39 14.2 Kết hợp với chủ đầu tư duyệt bản quy

hoạch

40 15.0 Nghiệm thu, quyết toán và bàn giao

bản quy hoạch cho chủ đầu tư

41 15.1 Các ban nhóm họp rút kinh nghiệm

Ban quản lý dư án họp tổngkết thành quae dự án Quantâm phân tích các sai sót, rútkinh nghiệm, tổng kết thànhquả công việc của các ban vàrút kinh nghiệm trong các dự

án sau

3 Kiểm tra phạm vi và kiểm soát thay đổi phạm vi dự án:

3.1 Kiểm tra phạm vi

Rất khó tạo được phạm vi WBS tốt cho một dự án

Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là điều khó hơn

Nhiều dự án phải chịu tình trạng “scope creep”

3.2 Điều kiện thay đổi phạm vi

3.2.1 Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu.

Tuân thủ qui trình quản lý yêu cầu

Dùng các kỹ thuật prototyping, use case modeling và JAD để làm cho ngườidùng dính líu nhiều hơn

Các yêu cầu phải được viết ra và giữ chúng luôn hiện hành

Phải có thử nghiệm thỏa đáng và phải thử nghiệm trong suốt chu trình sống của

dự án

Xem xét những thay đổi từ góc nhìn hệ thống

Nhấn mạnh những ngày hòan tất để giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất

Phân bổ tài nguyên đặc thù để xử lý các yêu cầu thay đổihoặc nâng cấp

3.2.2 Dùng phần mềm để quản trị phạm vi dự án

Phần mềm xử lý văn bản giúp tạo các tài liệu liên quan đến phạm vi dự án

Các bảng tính giúp thực hiện các tính tóan tài chính, tạo mô hình tính điểm cótrọng số và phát triển các biểu đồ, đồ thị

Phần mềm giao tiếp như email và web giúp làm rõ hơn và truyền đạt tốt hơnthông tin về phạm vi dự án

Phần mềm quản trị dự ángiúp tạo WBS, nền tảng cho các công việc trong biểu đồGantt

Có thể dùng các phần mềm chuyên dùng để áp dụng các phương pháp bảng điểmcân đối (balanced scorecard), mind maps, quản lý yêu cầu

Những thay đổi trong phạm vi có thể được kiểm tra và kiểm soát theo biểu mẫusau:

Mô tả thay

đổi

Phân tích tác động Mức ưu tiên Trách nhiệm Cách xử lý

phẩm lệch

sang xây

dựng

động và chiphí thừa

thống nhất lạiphạm vi sản phẩm

Trung bình Các phòng

ban liên quan

Ban quản lý cần cónhững điều chỉnhhợp lý cơ cấu hoạtđộng cũng nhưhọat động cụ thểtừng phòng ban

III Quản trị thời gian

Quản trị thời gian dự án là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thờigian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án

Quản trị thời gian xác định rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu,khi nào kết thúc và thời gian hoàn thành dự án

1 Xác định công việc cần thực hiện

Do khối lượng công việc của dự án khá lớn, nên dự án được chia làm 3 giaiđoạn

Kế hoạch thời gian

Giai

đoạn 1

đoạn 2

4 Lập kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu Tháng 8/2009

5 Đánh giá hồ sơ dự thầu và xét duyệt trúng thầu Tháng 10/2009

6 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện

Giai

đoạn 3

7 Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế Tháng 2/2010

8 Hoàn thiện bản quy hoạch và nghiệm thu cho

2 Sắp xếp công việc :

Bảng sắp xếp công việc của dự án

G Phát hành hồ sơ mời thầu F

M Thẩm định bản thiết kế L

Q Nghiệm thu, quyết toán và bàn giao cho chủ đầu

3 Ưíc tÝnh thêi gian thùc hiÖn:

Công thức tính:

Thời gian trung bình: te = (t0 + 4tm + tp)/6

Trong đó: te: Thời gian trung bình tm: Thời gian nhiều khả năngnhất

t0: Thời gian lạc quan tp: Thời gian bi quan

Thời gian thường gặp

Thời gian bi quan

Thời gian trung bình

Phương sai

Q Nghiệm thu, quyết toán và bàn

4 Lập kế hoạch tiến độ