Bài giảng Quản lý dự án

Trọng tâm của môn học là về quản lý thực hiện dự án giáo dục. Phần đầu tiên giới thiệu tổng quan về quản lý dự án, lập kế hoạchthực hiện dự án. Tiếp theo là quản lý các thay đổi dự án, từ kích thích các hành động ban đầu để theo dõi và kiểm soát tiến độ của dự án để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã định. Cách làm tăng động lực và để giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện dự án. Đồng thời phát triển các kỹ năng hỗ trợ quản lý dự án như giao tiếp, truyền thông tốt đóng góp rất nhiều cho quá trình thực hiện dự án, giúp đỡ nhân viên, xây dựng nhóm làm việc, hỗ trợ tất cả các bên liên quan trong việc phát triển một sự hiểu biết chung về các hoạt động và tiến triển cũng như kết quả dự án.

BÀI GIẢNG MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN GIÁO DỤC

1 Thông tin về giảng viên:

2 Thông tin về môn học:

- Tên môn học: Quản lý dự án giáo dục

- Môn học (bắt buộc hoặc tự chọn): bắt buộc

- Môn học thuộc khối kiến thức:

- Môn học tiên quyết: Quản lý Nhà trường (HVQT 532), Chính sách và

Kế hoạch phát triển giáo dục (HVCS 533)

- Quản lý dự án, góp phần thực hiện các hoạt động dự án;

- Theo dõi, và đề nghị điều chỉnh, các hoạt động, nguồn lực và kế hoạch;

- Duy trì thông tin liên lạc với các bên tham gia dự án;

- góp phần phát triển giải pháp cho các vấn đề của dự án

4 Tóm tắt nội dung môn học

Trọng tâm của môn học là về quản lý thực hiện dự án giáo dục Phần đầu tiên giới thiệu tổng quan về quản lý dự án, lập kế hoạchthực hiện dự án Tiếp theo làquản lý các thay đổi dự án, từ kích thích các hành động ban đầu để theo dõi và kiểm soát tiến độ của dự án để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã định Cách làm tăng động lực và để giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện dự án Đồng thời phát triển các kỹ năng hỗ trợ quản lý dự án như giao tiếp, truyền thông tốt đóng góp rất nhiều cho quá trình thực hiện dự án, giúp đỡ nhân viên, xây dựng nhóm làm việc, hỗ trợ tất cả các bên liên quan trong việc phát triển một sự hiểu biết chung về các hoạt động và tiến triển cũng như kết quả dự án

5 Nội dung chi tiết môn học:

Chương 1 Tổng quan về quản lý dự án và dự án giáo dục

Chương 2 Quá trình quản lý dự án

Chương 3 Người cán bộ quản lý dự án

6 Tài liệu:

Tài liệu bắt buộc:

Đặng Thị Thanh Huyền, Giáo trình Quản lý dự án giáo dục

Tài liệu tham khảo

1 Walmsley, S (1996) ‘Project Management as a tool in implementing

major organisational change: a case study’, Local Government Policy Making.

2 Trường Đại học kinh tế quốc dân, Giáo trình Quản lý dự án, NXB ĐHKTQD, Hà Nội, 2009

3 Wyckoff, D.D (1992) ‘New tools for achieving service quality’ in

4 Young, T.L (1998) The Handbook of Project Management, Kogan

Tự học,

tự nghiêncứu

Lý thuyết Bài tập Thảo luận

8 Yêu cầu của giảng viên đối với môn học:

• Yêu cầu về điều kiện giảng dạy: giảng đường có trang bị máy chiếu, máy tính,…

• Yêu cầu đối với sinh viên: tham gia học tập trên lớp ít nhất 80% thời gian học, chuẩn bị bài ở nhà theo quy định

9 Phương pháp và hình thức kiểm tra đánh giá môn học:

+ Điểm chuyên cần và kiểm tra thường xuyên: Điều kiện thi kết thúc học phần: Đảm bảo đủ 2/3 thời lượng học trên lớp và có bài báo cáo thu hoạch giữa

MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN GIÁO DỤC

CÂU HỎI KIỂM TRA TRƯỚC KHÓA HỌC

Thời gian: 20 phút

1 Dự án giáo dục là gì? Các đặc điểm của một dự án thành công ?

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

2 Quản lý Dự án giáo dục là gì? ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

3 Nêu các bên tham gia quan trọng nhất, phân tích nhiệm vụ các bên trong 1 dự án

TT Bên tham gia Nhiệm vụ trong dự án

4 Nêu các giai đoạn của quản lý dự án giáo dục

………

………

………

………

………

………

………

………

5 Nêu các công việc cơ bản nhất trong quản lý dự án giáo dục ………

………

………

………

………

………

………

………

6 Liệt kê một số vấn đề bạn gặp phải khi quản lý hoặc tham gia dự án: - Sự rõ ràng : ………

- Cam kết : ……….

- Con người: ……….

- Thời gian: ……….

- Nguồn lực: ……….

Khác: ………

………

………

7 Sơ đồ mạng PERT là gì? PERT có ý nghĩa gì trong quản lý dự án? ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

8 Sơ đồ mạng GANTT là gì? Sơ đồ GANTT có ý nghĩa gì trong quản lý dự án? ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

9 Bạn được yêu cầu chọn một lãnh đạo cho 1 dự án rất quan trọng Có 4 người trong danh sách ngắn Những phẩm chất nào bạn muốn có ở người lãnh đạo dự án này? ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

10 Liệt kê 5 dự án giáo dục và đào tạo (cấp quốc gia hoặc cấp cơ sở) đang triển khai 1 ………

2 ………

3 ………

4 ………

5 ………

HƯỚNG DẪN VIẾT BÁO CÁO THU HOẠCH GIỮA KỲ

Anh/ Chị được chỉ định thiết kế 1 dự án giáo dục mới ở cơ quan/tổ chức/ địa

phương nơi anh/chị đang công tác Xác định ý tưởng dự án này và viết Báo cáo đềxuất Dự án (khoảng 7-10 trang), nêu rõ:

8. Tiến độ thực hiện hoạt động dự án (Lập bảng Kế hoạch Thời gian của dự án – Phụ lục 2);

9. Các báo cáo cần thiết và thời điểm báo cáo

10. Lựa chọn những vị trí chủ chốt trong dự án của mình, mô tả các năng lực cần thiết của những người ở các vị trí này (1 điểm)

11.Xác định các rủi ro có thể xảy ra trong dự án này

Ghi chú: Các báo cáo thu hoạch sẽ không được công nhận nếu:

- Các Báo cáo thu hoạch sao chép của nhau hoặc của các khóa trước

- Sao chép kết quả của các dự án đã triển khai

NỘI DUNG CHI TIẾT

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN GIÁO DỤC

1.1 Khái niệm Quản lý dự án và các khái niệm liên quan

Dự án:

Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm đem lại một sự thay đổi về lợi ích hoặc tạo ra một sản phẩm mới Dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng, xác định để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới để tạo

ra giá trị gia tăng

• "Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặt theo lịch trình, có thời

hạn, trong phạm vi ngân sách nhất định và không phải là hoạt động thường xuyên" (Lewis, 2001 )

• Dự án mini: do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bước phát kiến ý

tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với các đối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.

Một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coi là một dự án -

Đặc điểm của Dự án:

- Dự án có mục đích, kết quả rõ ràng, thự chiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất

các chỉ tiêu về nguồn lực, thời gian và chất lượng

- Thời gian tồn tại của Dự án luôn xác định.

- Sản phẩm/dịch vụ của dự án đem lại mang tính khác biệt

- Dự án liên quan đến nhiều bên

- Dự án thường không chắc chắn, có nhiều rủi ro tiềm ẩn.

- Môi trường tổ chức thực hiện dự án thường phức tạp, năng động.

Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ

Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án Đôi khi

về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng đồng nghĩa với dự án

Dự án (Project) là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với

nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc

về thời gian, nguồn lực và ngân sách

Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện

bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án

Quản lý theo kết quả

là một phương pháp (công cụ) quản lý hướng đến KẾT QUẢ (tính hiệu quả,

hiệu lực) thông qua các mục tiêu chiến lược và phải thường xuyên theo dõi, giámsát, đánh giá các kết quả hoạt động để chuyển các dữ liệu này tới các cấp quản lý,tạo kênh thông tin phản hồi cho quá trình ra quyết định

Bản chất: Cốt lõi của QLTKQ là cách thức xác định các mục tiêu, chỉ tiêu,

các tiêu chí đánh giá, cách thức đo lường đánh giá hiệu quả và kết quả thực hiện

Các đặc điểm của Quản lý theo kết quả

1 Định hướng theo mục đích:Việc đặt ra mục đích và kết quả rõ ràng sẽ

đưa ra mục tiêu cho sự thay đổi và làm căn cứ để đánh giá về sự thay đổi

có diễn ra hay không

2 Quan hệ nhân quả: Nhiều đầu vào của hoạt động sẽ cho ta đầu ra, kết quả và tác động một cách logic hay còn gọi là “chuỗi kết quả”

3 Liên tục cải tiến: Việc đánh giá kết quả thường kỳ sẽ giúp chúngta có cơ

sở để điều chình (điều chỉnh chiến lược, chiến thuật) nhằm đảm bảochương trình đi đúng hướng cũng như có thể tối đa hóa kết quả cácchương trình thực hiện

Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng

3 Dự án có thể kết thúc đột

ngột khi không đạt mục tiêu

3 Tồn tại liên tục

4 Do tính độc đáo của dự án,

công việc không bị lặp lại

4 Thực hiện các công việc và chức năng đã biết

6 Việc dự báo thời gian hoàn

thành và chi phí gặp khó khăn

6 Tương đối đơn giản

7 Liên quan đến nhiều kỹ năng

và kỷ luật trong nhiều tổ chức và

thay đổi theo giai đoạn dự án

7 Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng và kỷ luật trong một tổ chức

8 Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi

thường xuyên của lĩnh vực GD &ĐT

Ví dụ: Dự án phát triển giáo dục Trung học cơ sở (Dự án ODA, Vốn vay ADB)

Dự án có nguồn vốn ODA:

Nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (Official Development Asistance - ODA)

là nguồn vốn hợp tác phát triển giữa Nhà nước hoặc Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ ngĩa Việt Nam với các nhà tài trợ bao gồm Chính phủ nước ngoài và các tổchức liên chính phủ hoặc liên quốc gia

Nguồn vốn OAD được coi là nguồn thu của Ngân sách Nhà nước, được hạch toán

và quản lý theo các quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật này

Ví dụ về một số dự án vốn vay ODA về giáo dục:

• Dự án giáo dục Tiểu học cho trẻ em có hoàn cảng khó khăn (WB)

• Dự án đào tạo giáo viên Tiểu học (WB)

• Dự án Giáo dục Trung học cơ sở (ADB)

• DA đào tạo giáo viên THCS

• Dự án Giáo dục THCS vùng khó khăn nhất (ADB)

Henri Fayol L đưa ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõiliên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình.

Gantt và Fayol đều theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học, củaFrederick Winslow Taylor

Tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một nền tảngđặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹthuật và các công cụ phi chính thức Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lậptiến độ của dự án đã được phát triển "Phương pháp đường găng" (tiếng Anh làCritical Path Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont

và công ty Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu Và

"Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (dự án)" (Program Evaluation andReview Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen &Hamilton thuộc thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công tyLockheed) trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm Nhữngthuật toán này đã lan rộng một cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tưnhân

Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại Quản

lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngànhkhoa học quản lý

Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi íchcủa kỹ nghệ quản lý dự án Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là nhữngcông cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổbiến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành côngnghiệp xây dựng Trong năm 1981, ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho

phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức

cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide) Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn

và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản

lý dự án chuyên nghiệp

1.3 Quản lý dự án giáo dục

- Quản lý dự án giáo dục là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ

và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án đạt được các mục tiêu phát triểngiáo dục đã đề ra

- Quản lý dự án giáo dục là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức và quản lý

điều phối thời gian, nguồn lực, giám sát quá trình phát triển của dự ángiáo dụcnhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm

vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụthể của dự án và các mục đích đề ra.

Những thách thức chính của quản lý dự án là để đạt được tất cả các mục tiêu cụ thểcủa dự án và các mục đích đề ra, dưới những sự thúc ép thực hiện dự án đúng hạn Các mối thúc ép tiêu biểu là phạm vi, thời gian (đạt tiến độ yêu cầu) và ngân sách (chi phí trong vòng ngân sách)

Mục tiêu của quản lý dự án giáo dục

- Là hoàn thành các công việc dự án giáo dục (tiếp cận, chất lượng, hiệu quả

giáo dục) theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sáchđược duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép

- Liên kết tất cả các công việc, hoạt động của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các

nhóm quản lý dự án với các nhóm thụ hưởng lợi ích của dự án, khách hàng

và các nhà cung cấp

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, chỉ rõ trách nhiệm các bên tham

gia dự án

- Tạo điều kiện tháo gỡ những vướng mắc phát sinh để điều chỉnh kịp thời

trước những thay đổi khó dự đoán trước.Tạo điều kiện cho đàm phán giữa các bên liên quan trong giải quyết bất đồng nội bộ

- Tạo ra sản phẩm, dịch vụ giáo dục chất lượng cao

Nhân tố quyết định sự thành công của dự án giáo dục:

Thời gian: gồm thời gian đế hoàn thành từng công việc trong mỗi một giai

đoạn

Tài chính: gồm các nguồn tử ngân sách hoặc tài trợ quốc tế, trong nước chi phí

cho: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc

Mục đích của các công việc luôn hướng đến mở rộng cơ hội tiếp cận giáo dục,

chất lượng và hiệu quả GD và kế hoạch để hoàn thành chúng

Mỗi dự án giáo dục gồm các đặc điểm như sau :

a Mỗi dự án giáo dục phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng, các mục

tiêu được lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể, hướng tới đảm

bảo cơ hội tiếp cận giáo dục, nâng cao chất lượng giáo dục và hiệu quả đầu tư cho giáo dục

Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối

cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án

Yêu cầu viết mục tiêu:

4 Định hướng kết quả (Result- oriented)

5 Có hạn định thời gian hợp lý (Timely)

Triển khai Chương trình ngoại ngữ 10 năm đối với 20% học sinh lớp 3 vào năm học

2010-2011, 20% học sinh lớp 6 vào năm học 2013-2014 và 20% học sinh lớp 10 vào năm học

2017-2018, 70% học sinh lớp 3, 40% học sinh lớp 6 vào năm học 2015-2016, 100% học sinh lớp 3 vào năm 2018-2019, 90% học sinh lớp 6 và 50% học sinh lớp 10 vào năm học 2020-2021.

b Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định

Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời Tổ chức của dự án mang

tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mụctiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới

Chi phí của dự án (Cost of project)

Ở giai đoạn khởi đầu —> chi phí thấp

Ở giai đoạn triển khai —> chi phí tăng

Càng về sau thì chi phí càng tăng

+ Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên rất nhiều.

+ Theo thời gian tính chất bất định của chi phí sẽ tăng dần lên

c Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế

Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách Thế giới của dự án là thế

giới của các mâu thuẫn Bất kỳ một dự án nào cũng tồn tại trong một thế giới đầy

mâu thuẫn

+ Giữa các bộ phận trong dự án

+ Giữa các dự án trong tổ chức mẹ

+ Giữa dự án và khách hàng

d Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương

thức thực hiện dự án Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

1.4 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

Một dự án thành công có các đặc điểm sau :

- Hoàn thành trong thời hạn quy định (Within Time)

- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)

- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)

- Sử dụng nguồn lực được giao một cách : Hiệu quả (Effective) + Hữu hiệu (Efficiency)

Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management)

- Định phương hướng chiến lược

- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động

Chức năng tổ chức

Quyết định công việc được tiến hành như thế nào ?

Là cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch

- Làm việc gì ?

- Ai làm ?

- Phối hợp công việc ra sao ?

- Ai báo cáo cho ai ?

- Chỗ nào cần ra quyết định ?

Chức năng lãnh đạo

- Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên

- Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả

- Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức

Chức năng kiểm soát

Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục

tiêu

Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai

1.5 Các bên tham gia trong một dự án

2 Giám đốc dự án Làm việc với các bên liên quan để khởi tạo dự án

- Lập kế hoạch, dự thảo ngân sách.

- Chỉ huy nhóm dự án thực thi kế hoạch

- Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động chính

- Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các liên quan về tình hình thực hiện dự án, đưa ra các yêu cầu và trình bày những thay đổi của DA.

- Hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Thanh toán cho đần ra

- Xác định nhu cầu đầu ra cho DA

5 Nhà cung cấp - Cung cấp thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ để

phục vụ DA dưới dạng hợp đồng để đạt mục tiêu đề ra

CHƯƠNG 2 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

2.1 Các giai đoạn của một dự án

Giai đoạn 1: Xây dựng ý tưởng- Khởi tạo dự án: Lập dự án khả thi

Câu hỏi cần trả lời: Dự án có đáp ứngđược lĩnh vực cần ưu tiên không?

- Xác định các vấn đề và lĩnh vực cần ưu tiên của tổ chức

- Sáng kiến, ý tưởng dự án

- Xác định các khó khăn gặp phải khi giải thực hiện ý tưởng

- Xây dựng kịch bản dự án

- Tìm kiếm/Xác định nhà tài trợ

Giai đoạn 2: Phát triển dự án

Là giai đoạn xem xét cách thức thực hiện dự án một cách cụ thể, tập trung thiết

kế và lập kế hoạch thực hiện dự án

Các công việc cụ thể của giai đoạn này:

- Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức: Lựa chọn người tham gia dự án: Đánh giá kỹ năng,Tuyển chọn; Xây dựng nhóm làm việc;Phân loại các nhóm làm việc theo hiệu quả hoạt động; xây dựng quy tắc nhóm;Đánh giá sự khác biệt

- Lập kế hoạch tổng thể (BBP): Xác định mục tiêu của dự án; Xác định cáchoạt động; Xác định yêu cầu tài chính, khách hàng, nhân viên, quy trình; Khung logic của dự án

Giai đoạn 3:

Thực hiện dự án

Giai đoạn 4: Kết thúc dự án

Giám sát, đánh giá/Kiểm soát dự án

- Xây dựng các kế hoạch quản lý chi tiết: Kế hoạch thực hiện kế hoạch tổng thể; Kế hoạch giám sát, điều khiển việc thực thi kế hoạch tổng thể;

Kế hoạch kiểm soát thay đổi; Kế hoạch kết thúc dự án; Kế hoạch quản lý phạm vi; Kế hoạch quản lý chi phí

Khung Logic Khung Logic là công cụ hữu hiệu để thể hiện các thành tố cơ bản của một kế

hoạch/dự án xuyên suốt thời kỳ hoạch định Khung Logic được sử dụng để xây dựng cấu trúc tổng thể cho một kế hoạch/dự án nhằm cải thiện chất lượng giám sát và đánh giá định kỳ của kế hoạch Bản chất của Khung Logic là một mô hình “nhân-quả” của các hoạt động, thể hiện những tác động mong muốn của một kế hoạch đối với những người hưởng lợi).

Bảng 2 Khung Logic

Mô tả vắn tắt Các chỉ số có

thể kiểm chứng khách quan

Phương thức kiểm chứng

Các rủi ro và các giả định

Mục tiêu chung - Các chỉ số

đánh giá việc thực hiện mục tiêu chung Các mục tiêu tổng

thể

…… Các chỉ số

đánh giá việc thực hiện các mục tiêu tổng thể

Mục tiêu tổng thể đến mục tiêu chung

Mục tiêu /kết

quả

…… Các thước đo

cho việc hoàn thành mục tiêu

Sự kiện, nguồn

dữ liệu, con người

Mục tiêu đến mục tiêu tổng thể

đánh giá các đầu ra

Sự kiện, nguồn

dữ liệu, con người

Đầu ra đến mục tiêu

nhân lực

Sự kiện, nguồn

dữ liệu, con người

Hoạt động đến đầu ra

Năm hàng trong bảng biểu thị sự phân biệt rõ ràng giữa mục tiêu chung, mục tiêutổng thể, mục tiêu/kết quả, đầu ra và hoạt động/đầu vào

•Mục tiêu chung và mục tiêu tổng thể là mục tiêu ở cấp cao hơn mà kế hoạch

đó, cùng với các kế hoạch khác, sẽ phải góp phần thực hiện

•Mục tiêu là kết quả của kế hoạch, nói cách khác là những thay đổi trong đời sống

người hưởng lợi hoặc hoạt động của tổ chức hưởng lợi nhờ vào việc kết hợp cácđầu ra và các giả định chủ chốt

•Đầu ra là các tác động được thực hiện thông qua kế hoạch Kế hoạch phải có tác

dụng tạo ra các đầu ra

•Các hoạt động là những động thái/hành động chính phải được tiến hành để tạo ra

các đầu ra

Ở mỗi hàng của bảng, có ba loại thông tin được cung cấp, đó là:

• Các chỉ số có thể kiểm chứng khách quan cho để đánh giá những thay đổiđược mô tả

• Phương thức kiểm chứng các chỉ số đó

• Các rủi ro và các giả định, phần này đưa ra những giả định cần thiết để từhoạt động có thể dẫn tới đầu ra, từ đầu ra có thể dẫn tới mục tiêu và từ mụctiêu có thể dẫn tới mục tiêu tổng thể

- Khung lô gích

- Khung lô gích giúp cho các nhà hoạch định chính sách xác định rõ các đầu vào, đầu ra, kết quả và tác động của dự án và những rủi ro có thể xảy

ra Tuy nhiên, sử dụng khung lô gích cũng có hạn chế như:

- - Việc mô tả chi tiết dự án dẫn đến thiết kế dự án không được linh hoạt

- - Việc mô tả chính xác dự án phụ thuộc vào việc sử dụng các chỉ số có thể kiểm chứng khách quan Thu nhập dữ liệu về các chỉ số này từ các nguồn “chính thức” dễ hơn từ người dân Vì vậy, các nhà thiết kế dự án

có xu hướng chú trọng các chỉ báo đo lường kinh tế hơn là kinh nghiệm của người dân, và họ có xu thế bỏ qua các dữ liệu định tính và thiên về định lượng Điều này có thể làm cho thiết kế dự án không chính xác

- - Khung dự án thường trung tính vì không khuyến khích được các nhà thiết kế dự án chú trọng đến quan điểm của mọi đối tượng có liên quan Một lần nữa, điều này lại có thể làm cho thiết kế dự án trở nên không chính xác vì đã bỏ qua ý kiến của một số đối tượng có liên quan

- - Các nhà thiết kế dự án có xu hướng hoàn thành khung lô gích vào bước cuối cùng trong quy trình thẩm định dự án (sau khi dự án đã thiết kế xong)

- - Một số nhà thiết kế dự án đưa ra các giả thiết rất không thực tế Do vậy,

họ thường không đưa ra kế hoạch dự phòng khắc phục các vấn đề nảy sinh trong thực hiện dự án

- - Các ô Mục tiêu và Mục đích của dự án có thể được mô tả quá chi tiết

- Để khắc phục các vấn đề trên có thể có một số giải pháp sau:

- - Khuyến khích tư vấn dự án vận dụng ý kiến của các đối tượng có liên quan làm giả thiết để làm rõ thực tế là thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào sự tham gia của các đối tượng có liên quan

- - Lập dự án nên theo định hướng quy trình hơn là mô tả chi tiết Điều nàyđòi hỏi phải dành thời gian xem xét định kỳ dự án trong kế hoạch thực hiện dự án Điều này cũng đòi hỏi phải xây dựng được một loạt các khung dự án thể hiện các bối cảnh khác nhau có thể xảy ra khi thực hiện

dự án

- Khung lô gích phải được xây dựng theo mẫu sau đây và tóm lược được thiết kế của dự án Khung lô gích thường gồm 16 ô với 4 cột như dưới đây:

- - Tóm lược thiết kế: cung cấp thông tin cơ bản về dự án và trình bày các thông tin này dưới dạng chuỗi nguyên nhân - hậu quả rút ra từ phân tích nguyên nhân - hậu quả Đầu vào dự kiến sẽ dẫn đến đầu ra, từ đó dự kiến

sẽ đạt được các mục tiêu trực tiếp của dự án Các mục tiêu này sẽ góp phần đạt được mục tiêu dài hạn hay mục tiêu tổng thể của dự án Một số khung lô gích đưa ra khái niệm hoạt động Đó là các nhiệm vụ chi tiết để

sử dụng đầu vào nhằm đạt được đầu ra

- - Các chỉ báo đo lường kết quả hoạt động có thể kiểm chứng: là những yêu cầu hoạt động cho mỗi cấu phần của dự án Các chỉ số này bao gồm các biện pháp cụ thể có thể cảm nhận và lượng hóa được để đạt mục tiêu

ở mỗi cấp thiết kế dự án Các chỉ số này rất quan trọng cho việc theo dõi

thiết (giả thiết) - và đầu ra sẽ tạo ra các tác động dự kiến - giả sử không

có thiên tai lớn (giả thiết về rủi ro)

KHUNG LOGIC

Tóm lược thiết kế dự án Các chỉ báo đo

lường kết quả thực hiện có thể kiểm chứng

Cơ chế theo dõi Giả thiết và rủi ro

Cột này xác định nguồn thông tin để kiểm chứng các chỉ

số và quy trình thu thập thông tin

Các giả thiết này thường liên quan đến các điều kiện, hành động và phản ứng từ bên ngoài dự án và ngoài ngành Mục tiêu cụ thể:

các tổ chức hưởng lợi của dự

án sau khi dự án được hoàn

thành

Nêu các chỉ báo đo lường dự kiến sẽ đạt được khi hoàn thành chương trình

Các chỉ báo đo lường gắn với chương trình sẽ được theo dõi và ghi vào các báo cáo của dự án, các báo cáo đánh giá dự án

và báo cáo của các đoàn giám sát dự án

Giả sử rằng mục tiêu của chương trình đạt được về lâu dài, hãy liệt

kê các giả thiết cần thiết gắn với quá trình thực hiện mục tiêu Khi cần thu thập dữ liệu, phải nên cụ thể về các phương pháp điều tra và trách nhiệm của các đối tượng hưởng lợi Sản phẩm của dự án

Nêu rõ giá trị có thể tạo ra khi

hoàn thành từng cấu phần của

dự án

Các chỉ số đầu ra mang giá trị chất lượng và thời gian

Nếu không nêu rõ thời gian, mọi người

sẽ hiểu đó là khi kết thúc dự án Các chỉ

số đầu ra thường bao gồm các biện pháp hiệu quả chi phí

Các chỉ số đầu ra thường được theo dõi và đánh giá trong các báo cáo khác nhau của dự án: báo cáo đánh giá (giữa kỳ, cuối kỳ) dự án và báo cáo của các đoàn giám sát dự án;

Nguồn dữ liệu để TDĐG các chỉ số này thường bao gồm trong các sổ sách hành chính và quản lý

Giả sử đến khi kết thúc

dự án đạt được các đầu

ra, hãy liệt kê các giả thiết bổ sung (điều kiện, thay đổi chính sách, các hành vi của các nhóm hoặc các tổ chức hưởng lợi của dự án) cần thiết

để thực hiện mục tiêu

Đầu vào/Các hoạt động Phải liệt kê các đầu - Đầu vào được theo Giả sử các hoạt động và

cả chi phí dự phòng

dõi thông qua các báo cáo tiến độ, báo cáo giải ngân (quý).

- Đầu vào được đánh giá thông qua các báo cáo của các đoàn giám sát dự án (6 tháng) và báo cáo kiểm toán (báo cáo năm)

các cấu phần của dự án được thực hiện thành công hãy liệt kê các giả thiết cần thiết để đạt được các đầu ra đã nêu

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án

Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực bao gồm các công việc:

- Xây dựng/thuê văn phòng, cơ sở làm việc

- Lựa chọn công cụ, thiết bị, lắp đặt

- Lập kế hoạch ngân sách

- Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết

- Phân bổ nguồn lực, thực hiện các hoạt động theo kế hoạch: Lập kế hoạch hoạt động; Cấu trúc hoạt động/công việc thực thi dự án; Các mối quan hệphục thuộc trong thực hiện dự án; Xây dựng lịch biểu hoạt động dự án,

lập kế hoạch tiến độ thời gian, Sơ đồn Gantt; Phân tầng ưu tiên và nguồn lực cho các sự kiện quan trọng; Giám sát, theo dõi các hoạt động của dự

án; Giám sát đánh giá

- Giao tiếp, truyền thông, quảng bá dự án: Lập kế hoạch truyền thông, quảng bá

dự án; Phương pháp truyền thông, quảng bá trong quản lý dự án; Giao tiếp với

các nhóm dự án và các bên liên quan khác; Quản trị xung đột

- Quản lý rủi ro: Xác định rủi ro, các rủi ro thường gặp trong dự án giáo dục;

Đánh giá rủi ro; Tận dụng cơ hội để giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án giáo

dục

Ví dụ về kế hoạch hoạt động

Khung 2 KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN

“Tăng cường năng lực dạy và học ngoại ngữ trong giáo dục phổ thông tỉnh A”

tính

Thời gian thực hiện

Kết quả đạt được Ghi

2 Đào tạo - bồi dưỡng giáo viên

Đào tạo mới giáo viên TH

Đào tạo mới giáo viên THCS

Đào tạo mới giáo viên THPT

Bồi dưỡng giáo viên Tiểu học

Bồi dưỡng giáo viên THCS

Bồi dưỡng giáo viên THPT

2.2 Quản lý tài chính dự án giáo dục

Quản lý tài chính bảo đảm cho dự án hoàn thành công việc trong khoản kinhphí cho phép Ngoài việc xem xét chi phí cho nguồn lực thực hiện các tiến trình dự

án, quản lý chi phí còn xem xét tín hiệu của các quyết định trong việc sử dụng kinhphí, hoạch định kế hoạch thực hiện và đưa ra các dự báo về kết quả

Quản lý tài chính dự án giáo dục gồm:

Bước 1: Lập kế hoạch tài chính dự án

Ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án Ướctính kinh phí cần phải cân đối giữa chi phí cho dự án và giá trị (lợi ích) mà dự ánmang lại cho tổ chức để cho dự án có sức thuyết phục các nhà tài trợ

* Xác định giá trị của dự án đối với tổ chức: MOV (Measurable Organizational

Value) là giá trị hữu ích mà dự án cung cấp cho tổ chức để góp phần thực hiện mụctiêu chiến lược của tổ chức MOV có các tính chât sau:

+ Đo lường được: Đo kết quả của dự án sẽ hướng các hoạt động của dự án vàođúng mục tiêu Độ đo của MOV được thiết lập trên giá trị của các chuyển giaođối với mục tiêu chiến lược của tổ chức, được thực hiện trên các Indicators

+ Có giá trị đối với tổ chức: dự án phải hữu ích đối với tổ chức, thường đượcxem xét về thời gian và giá trị thu về

+ Được chấp nhận: MOV phải được các stackeholders chấp nhận trước khi tiếnhành các cam kết Giá trị của MOV thường được tổ chức xem xét dựa trên 4 tiêuchí: Tài chính, sản xuất, khách hàng, học hỏi và cải tiến.

+ Kiểm chứng được: Đây là các đặc tính cố hữu rất quan trọng của MOV đểnhằm đánh giá kết quả thực tế của dự án đối với các mục tiêu/ mục đich của tổchức, thể hiện trên số liệu đo thực hiện trên các Indicators đã thiết lập

+ Tính toán chi phí cho các công việc và dự án

+ Cân đối nguồn lực qua các xem xét lại để nguồn lực không bị sử dụng quámức, một nguồn lực không thể cấp phát cho nhiều công việc cùng lúc

- Chi phí gián tiếp: là các hoạt động quản lý, như số giờ viết báo cáo mỗi tuần, sốgiờ họp mỗi tháng

- Chi phí tồn đọng trước dự án

- Chi phí để thử nghiệm (thường gắn liền với chi phí làm mẫu thử)

- Chi phí dự phòng (cho các rủi ro nhằm cung cấp sự linh động cần thiết cho dự

án để khắc phục rủi ro khi nó xảy ra)

Căn cứ lập kế hoạch tài chính dự án giáo dục:

- Văn bản hướng dẫn của Bộ tài chính (đối với các dự án thụ hưởng nguồn NSNN)

- Hiệp định ký kết giữa Nhà tài trợ và Chính phủ Việt Nam

- Quy định của Nhà tài trợ

Nội dung kế hoạch tài chính dự án giáo dục

Nội dung kế hoạch tài chính dự án GD được phân theo nguồn vốn hoặc theo chi tiêu cho các hoạt động

- Theo nguồn vốn: Chính Phủ, Nhà tài trợ, Vốn đối ứng tư ngân sách Trung ương/địa phương…

- Theo các nội dung hoạt động: Gồm:

+/ Chi thường xuyên: Gồm các chi phí đầu tư cho các hoạt động đào tạo, nâng cao năng lực cán bộ, giáo viên, biên soạn giáo trình, xây dựng cơ chế kiểm định chất lượng đào tạo, hoạt động

tư vấn thực hiện dự án.

+/ Chi đầu tư XDCB gồm các chi phí cho hoạt động XDCB, mua sắm trang thiết bị, XD phòng học, thư viện….

Kiểm soát chi tiêu dự án giáo dục

Đối với các dự án ODA/ dự án có nguồn vốn từ NSNN, Căn cứ hồ sơ chi tiêu của dự án, Kho bạc Nhà nước sẽ thực hiện các hoạt động sau để kiểm soát chi tiêu:

- Các khoản chi tiêu của dự án chỉ được thực hiện cho các hoạt động/công việc được quy định trong văn kiện dự án đã được phê duyệt (Báo cáo khả thi và Hiệp định vay)

- Tuân thủ đúng quy định của Nhà tài trợ và quy định của NN về đấu thầu, mua sắm và được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với dự toán và năm trong dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với các hạn mức kinh phí được

cơ quan tài chính ủy quyền thông báo, đảm bảo các khoản chi phải được có hạn mức khinh phí được phân bổ.

- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp của hồ sơ và chứng từ cho từng khoản chi.

- Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo chấp hành đúng định mức, chế độ chi tiêu tài chính NN hoặc được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Kiểm tra việc hạch toán, đảm bảo thực hiện đúng quy định

- Kiểm tra dấu, chữ kỹ của người chuẩn chi, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền dảm bảo khớp với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại cơ quan KBNN

Kế toán, kiểm toán và quyết toán dự án

- Đối với Dự án có nguồn vốn NSNN: kế toán theo quy định của Bộ Tài chính/Hiệp định vay/quy định của Nhà tài trợ

- Dự án sẽ được Kiểm toán bởi Kiểm toán NN hoặc Kiểm toán độc lập