Quản lý dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI

Đểgiải quyết vấn đề này, nhóm 1 môn chuyên đề quản trị dự án trường Đại học ThăngLong đã nảy ra ý tưởng về quản trị dự án khu ký túc xá sinh viên hiện đại, đáp ứngnhu cầu đặt ra cho sinh

 LỜI NÓI ĐẦU 

-

-Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, nền kinh tế thị trường đang phát triểnmạnh theo hướng xã hội chủ nghĩa và tiến tới một nền kinh tế tri thức, do vậy có sựđòi hỏi cao hơn về văn hóa, xã hội, tri thức, con người… Hà Nội là trung tâm vănhóa, chính trị, giáo dục của đất nước Đây tập trung rất nhiều các trường Đại học, sinhviên các tỉnh, thành phố trong cả nước lên Hà Nội học với số lượng ngày một đôngđảo hơn Do vậy, nhu cầu về nhà ở cho sinh viên xa nhà đang học tập và nghiên cứutại Hà Nội là rất lớn Theo điều tra của Bộ Xây dựng vào tháng 3 năm 2009, hiện có22% sinh viên có nhu cầu được ở trong ký túc xá, số còn lại phải tự thuê nhà tronghoàn cảnh chật chội, không đảm bảo tiêu chuẩn tối thiểu

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để đáp ứng nhu cầu bức thiết về nơi ăn chốn ở củasinh viên ngoại tỉnh đang học tại Hà Nội? Khu nhà trọ sinh viên đang thuê có đảmbảo chất lượng hay không, môi trường xung quanh đó có lành mạnh hay không? Đểgiải quyết vấn đề này, nhóm 1 môn chuyên đề quản trị dự án trường Đại học ThăngLong đã nảy ra ý tưởng về quản trị dự án khu ký túc xá sinh viên hiện đại, đáp ứngnhu cầu đặt ra cho sinh viên về việc tìm chỗ ăn ở, học hành

Với ý tưởng trên, chúng tôi nghĩ đến địa bàn quận Thanh Xuân, Hoàng Mai…của thành phố Hà Nội, nơi có rất nhiều các trường Đại học như trường Đại học Kiếntrúc, trường Đại học Khoa học Tự nhiên, trường Đại học Xã hội nhân văn, trườngĐại học Thăng Long, trường Đại học Hà Nội… Khu ký túc xá sinh viên SIVIKI đặttại khu vực Đại Kim- Hoàng Mai- Hà Nội sẽ có những khách hàng là sinh viên thuộckhối trường này Đây là một địa điểm thích hợp và thuận tiện Sự hiện diện một tòanhà cho sinh viên khang trang bề thế, kiến trúc đẹp, khép kín, khuôn viên rộng rãi,chuẩn mực… là một điểm nhấn khiến sinh viên và phụ huynh không thể bỏ qua Hơn

thế nữa đó là một môi trường lành mạnh, an toàn, đáp ứng mọi nhu cầu sinh viên vớicác dịch vụ đi kèm như internet, nhà ăn,quán bar nhỏ, sân vui chơi Khu ký túc xáSIVIKI thực sự đem lại một cái nhìn mới khác với những khu ký túc xá lụp xụp, thiếuđiện nước sinh hoạt trước kia…thay vào đó là một "khu chung cư sinh viên" hoàntoàn hiện đại, lịch sự.

Với sự dẫn dắt, chỉ bảo tận tình của giảng viên- TS Phạm Văn Hùng, chúng tôitin tưởng dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI sẽ được thầy giáo và cácbạn ủng hộ và đạt kết quả cao

1 Mục tiêu :

Mục tiêu của bài thảo luận số 2 này là đưa ra những giới thiệu về dự án và cácbước tiến hành trong quản lý dự án một cách đầy đủ hơn bài thảo luận 1 Từ nhữngđúc kết rút ra được từ bài thảo luận số 1, bài thảo luận 2 muốn đạt được mục tiêuđem lại cái nhìn toàn cảnh, thiết kế, mô hình của dự án, các bước quản trị, gần vớithực tiễn hơn

Để có thể đạt được những mục tiêu đó bài thảo luận 2 phải có nhiệm vụ:

- Đưa ra những giới thiệu sơ bộ và cơ bản về dự án và các bước lý luận đểdẫn dắt tới một quan điểm quản lý dự án thích hợp, rồi đưa ra các bước tiếnhành dự án đó

- Định hướng cho dự án và đưa ra các bước phân tích quản trị thời gian,quản trị chi phí, quản trị nhân lực, quản trị đấu thầu

- Đưa ra thêm các lựa chon thực hiện khác trong trường hợp có xảy ra rủi ro,gặp trở ngại, hướng đi cũ không thực hiện được

2 Đối tượng và phạm vi quản trị:

Đối tượng đó là dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI

Phạm vi của bài thảo luận 2 là việc quản lý xoay quanh các vấn đề chính củaquá trình thực hiện quy hoạch dự án khu ký túc xá sinh viên SIVIKI như thời gian,rủi ro, chi phí, đầu thầu bổ sung cho thảo luận 1.

3 Phương pháp nghiên cứu và quản trị:

Ngoài phương pháp quản trị chiều dọc, chúng tôi còn tiến hành đưa ra các địnhhướng quản trị chiều ngang, chia nhỏ dự án để tiến hành được kỹ lưỡng và tỉ mỉ hơn

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn:

Những kết quả nghiên cứu và trình bày trong bài thảo luận 2 này có thể đượcdựng để tham khảo cho việc thực hiện các bước quản lý các dự án nói chung và dự

án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI nói riêng Ngoài ra còn có thể làm dẫnchứng trong phương pháp giảng dạy các môn học học tương tự thuộc chuyên ngànhkinh tế

Phần 1:

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

I Giới thiệu chung về dự án

Tên dự án: Dự án quy hoạch khu ký túc xá sinh viên SIVIKI.

Địa điểm: Đại Kim- Hoàng Mai- Hà Nội.

Tổng diện tích: 27500m 2

1 Bản quản lý dự án : Nhóm 1- Lớp chuyên đề Quản trị dự án- Khoa Quản

lý-trường Đại học Thăng Long.

2 Chủ đầu tư: Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội.

3 Thời gian thực hiên dự án: 11 tháng 6 ngày.

4 Ý tưởng:

- Hoàn cảnh và thực trạng: Hiện nay trên địa bàn Hà Nội nói chung vàquận Thanh Xuân, quận Hoàng Mai nói riêng có rất nhiều trường Đạihọc như trường đại học Kiến trúc, Khoa học Tự nhiên, Xã hội Nhân văn,trường đại học Thăng Long… Số lượng sinh viên tương đối lớn, do vậyphát sinh nhu cầu lớn về nhà ở, ăn uống phục vụ cho việc học tập Vớimức sống như hiện nay cùng với lạm pat gia tăng của nền kinh tế, chi phíthuê nhà là đáng kể đối với túi tiền sinh viên xa nhà Ngoài ra, để tìmđược nhà trọ cho sinh viên đáp ứng được các tiêu chí: sạch sẽ, rộng rãi,thoải mái, môi trường an sinh xã hội lành mạnh… cũng tương đối phứctạp và mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc Do đó, khu ký túc xá sinhviên SIVIKI là một giải pháp cho thực trạng này, giải quyết vấn đề nhà ởcho sinh viên xa nhà lên Hà Nội học

- Lý do chọn ý tưởng: Với hiện trạng trên, để đáp ứng nhu cầu còn thiếu

về nhà ở của sinh viên ngoại tỉnh, ý tưởng về khu ký túc xá tiện nghi,sạch sẽ, ổn định lâu dài được quy hoạch

- Đem lại cái nhìn mới về ký túc xá sinh viên, không còn hiện tượng chậtchội, bẩn thỉu, thiếu điện, nước như trước kia… mà là một " khu chung cưsinh viên" đảm bảo các tiêu chí như đã nêu

6 Phạm vi của dự án:

- Thuê đội khảo sát địa chất, thủy văn

- Thuê công ty thiết kế tạo mô hình và thiết kế từng sản phẩm của dự án

- Thuê các nhóm chuyên gia tư vấn, hợp tác

- Tổ chức đấu thầu lựa chọn các đơn vị thiết kế

7 Các bên có liên quan trong dự án

- Sở quy hoạch thành phố Hà Nội

- Chủ đầu tư: Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội

- Các đơn vị đấu thầu

- Ban thẩm định, kiểm tra dự án

- Công ty thiết kế

8 Các điểm mốc thời gian quan trọng

- Khởi động dự án: tháng 4/2009

- Thuê khảo sát địa hình: Tháng 5/2009

- Thống nhất ý tưởng thiết kế sơ bộ: Tháng 7/2009

- Lập dự toán: Tháng 7/2009

- Lập kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu: Tháng 8/2009

- Đánh giá hồ sơ dự thầu và xét duyệt trúng thầu:Tháng 10/2009

- Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc: Tháng 1/2010

- Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế: Tháng 2/2010

- Hoàn thiện bản quy hoạch và nghiệm thu cho chủ đầu tư: Tháng 3/2010

- Tổng kết dự án: Tháng 3/2010

9 Chi phí của dự án: 2.107.000.000 VND

10 Thời gian hoàn thành dự án: 11 tháng 6 ngày

II Sơ đồ tổng quan của dự án:

Khu ký túc xá sinh viên SIVIKI được xây dựng trên quy mô đất là … ha, với

2 khu nhà 15 tầng, 6 khu nhà 5 tầng, bao quanh là khuôn viên cây xanh và sân chơichung

Mô hình khu kí túc xá SIVIKI

MÔ HÌNH 1

MÔ HÌNH 2

BẢN VẼ KĨ THUẬT

Figure 1

Figure2

Figure 3

Figure4

Figure 5

Quản trị đấu thầ

Do tính chất và quy mô của dự án : nên các hạng mục có thể có được thực hiênsong song, xem kẽ, hoặc nối tiếp nhau Để phù hợp nhất ban quản lý dự án chúng tôilựa chọn sơ đồ quản trị này để thực hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa các nội dungquản trị nói trên

I.

Quản trị tích hợp dự á

Quản trị phạm vi

Quản trị chi phí

Quản trị thông tin

Quản trị rủi ro Quản trị đấu

thầu

Quản trị chất lượng Quản trị thời

gian Quản trị tích hợp

Quản trị tích hợp dự án

Kiểm soát thay đổi về tổng thể

Thực thi kế hoạch dự án

Lập kế hoạch

tổng thể cho

dự án

Kết thúc dự án

Đạt tiêu chuẩn về khu

kÝ túc xá, an toàn&tiện

nghi nhằm mục tiêu đem

lại thoải mái cho sinh

viên

Thời gian, chi phí, chấtlượng của dụ án phảiđúng theo yêu cầu, dựkiến ban đầu

Được UBND tành phố vàcác cơ quan ban ngànhliên quan chấp nhận

Giải quyết những bức

xúc về việc thiếu chỗ ở

của sinh viên

Đáp ứng đầy đủ chỗ ởcho 1 bộ phận các bạnsinh viên có nhu cầu vềnhà ở

Sự yên tâm của các bạnsinh viên cũng như sự hàilòng khi được phục vụcùng với những tiện ích

mà các dịch vụ gia tăngmang lại

* Đầu và

- ý tưởng quy hoạch khu kÝ túc xá sinh viê

- Sự tư vấn của các chuyên gia

- ảng thiết kế kỹ thuật

- ản dự toán (trình bày cụ thể ở phần quản lý chi phí)

- Các kế hoạch quản trị về nhân lực, chi phí, rủi ro của dự án

* Đầu vào

- Tài liệu, bản vẽ kỹ thuật

- Các kế hoạch đã được thẩm định và phê duyệ

- Các kế hoạch lựa chọn và đào tạo nhân viê

- Các chính sách môi trường và xây dựng của thành phố

* Công cụ và kỹ thuật:

- Hệ thống phân cấp công việc cụ thể cho từng thành viên trong đội dự án

- Phần mềm quản lý dự án P oject Manage System (PMS)

- Các lớp đào tạo nhân viên

- Sự tư vấn của các chuyên gia trong quá trình đào tạo nhân viên

* Đầu ra

- Hoàn thành các thủ tục, lựa chọn được các p ương thức tiến hành dự , thống nhấtđược cách thức trong uản lý dự

- Có đội ngũ, nhân viên chuyên nghiệp sẵn sàng đưa dự án đi vào hoạt động

KÕt thóc giai ®o¹n, khu kÝ tóc x¸ sinh viªn sẽ được bàn giao trên bản vẽ quyhoạch một cách chính xác

1.4 Kiểm soát những thay đổi tổng th

* Đầu vào

- Kế hoạch ổng thể dự á

- Các báo cáo hoạt độn

- Trong quá trình hoạt động không thể tránh khỏi những tác động kháh quan, nhưviệc thay đổi chính quy oạc , có sự thay đổi về quản lý khu vực quy hoạch,

- Để kiểm soát những thay đổi tổng thể không mong muốn ban quản lý đã phâncông trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong trong tổ dự án

Do kế hoạch và thực hiện luôn có sự sai lệch Sự sai lệch này dẫn đến nhiều thayđổ

+ Thay đổi quan trọn : lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách và những gì đượcxem là quan trọng trong dự án Thay đổi này làm thay đổi kết quả cơ bản của dự án

+ Thay đổi nh : không làm thay đổi kết quả chung của dự án nhưng có thể làmảnh hưởng tới sự thành công của dự án

+ Thay đổi mang tính sửa chữ : đã coi nhẹ hoặc bỏ qua một điểm nào đó, phải

bổ sung hoặc khắc phục

Xem xét tác động của thay đổi

+ ảnh hưởng tới công việc, thời gia

+ ảnh hưởng tới kinh ph

+ ảnh hưởng tới con ngườ

+ ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án

Tiếp cận từ dưới lên: bắt đầu từ các công việc chi tiết và kết hợp dần thành côngviệc lớ

phẩm chính: Bản thiết kế quy hoạch tổng thể khu ký túc xá dành cho sinh v

Mô tả chi tiết sản phẩm

giỏ

Yếu tố thành công Khu

canteen, siêu thị, quán

café, phòng kỹ thuật điện

canteen, khu quản lý nhà

ở, khu kỹ thuật điện

Thiết kế 2tầng ngầm với

độ sâu an toànnhằm mục đểxe

Siêu thị,canteen, quáncafe đượcthiết kế nhằm

những nhucầu thiết yếunhư ăn, uống,sinh hoạt củasinh viên

Có nhiều loạiphòng để sinhviên có thể tự

do lựa chọntheo đúng nhucầu của mình

Lấy chuẩnViệt Nam vềquy hoạch làmtiêu chí

Thời gian, chấtlượng và chiphí đúng theo

dự kiến banđầu

An toàn vàđảm bảo cơ sởvật chất, trangthiết bị tốt,đúng thiết kế

Quy hoạchphù hợp vớithực tế mặtbằng

Thiết kếđúng yêucầu của nhàđầu tư

Tạo khônggian ấmcúng, tiệnlợi, thoảimái cho việcsinh hoạtcũng nhưhọc tập củasinh viên

do lựa chọntheo đúng nhucầu của mình.

Tạo điều kiện

để sinh viênđược phục vụtốt nhất vàđảm bảo mọihoạt độngđược điềuhành chặt chẽ

Thời gian, chấtlượng, chi phítheo đúng dựkiến ban đầu

Cơ sở vật chất

và trang thiết

bị tốt, đúngthiết kế đểđảm bảo hệthống thôngtin hỗ trợ sinhviên đượcthông suốt

Thiết kếđúng yêucầu của nhàđầu tư

Tạo sự thoảimái, hài lòngcho sinhviên

vụ sinh hoạt và vui chơi

của sinh viên, tổng diện

nhau bởi 1 làn đường

Khu thể thao, vui chơi

nằm giữa các khu nhà và

đường đi bao quanh

Khu công viên cây xanh

Bố trí hợp lýkhoảng cáchcủa của hệthống dịch vụnày nhằmđảm bảo sựtiện lợi chosinh viên

không gianvui chơi, thưgiãn, nghỉngơi để sinhviên có thể xảstress, gặp gỡbạn bè, họpnhóm

Thời gian, chấtlượng, chi phítheo đúng dựkiến ban đầu

An toàn vàđảm bảo cơ sởvật chất , trangthiết bị tốt,đúng thiểt kế

Thiết kế mới

mẻ, và hấpdẫn

Có được sựyêu thích vàthoải máicủa sinhviên

Đáp ứngđúng nhucầu của sinhviên - nhữngngười yêuthích thểthao, thiênnhiên vànghệ thuật

on

2.2 Phạm vi dự

n:

Sau khi hình thành ý tưởng và xác định mục tiêu chung của toàn bộ dự án Để dự ánđạt kết quả tốt nhất, ban quản lý dự án sẽ phải quyết định và chịu trách nhiệm về tất

cả các vấn đề liên quan đến quy hoạch tổng

qun lý

2.3 Cơ cấu phân tách thành quả dự án DBS (Deliverables Breakdown

Hoàn thiện bản quy hoạch và nghiệm t

 cho chủ đầu tư

Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí quy hoạch, an

 oàn và vệ sinh môi trường

Nghiệm thu và

n giao toàn bộ công

rìn.Họp tổng kết dự án.

2.4 Cơ cấu phân tách công việc (WBS –

ork Cơ cấu phân tách công việc sẽ trình bày rõ ràng hơn các công việc cụ thể trongphạm vi của dự án để quản lý và kiểm soát những thay đổi phạm vi dự án dễ dàng hơn

1 1.0 Họp toàn bộ các bên có liên quan Văn bản hoá

Ban điều hành (Giám đốcĐH) tiến hành họp tổng thểcác ban, phân công nhiệm vụcho từng ban, cụ thể hóa bằng

2 2.0 Tiếp nhận mặt bằng và chuẩn bị mặt

bằng quy hoạch

3 2.1 Thuê khảo sát địa hình

4 2.2 Các công việc khác phục vụ cho việc

quy hoạch.

văn bản.Các bạn phân côngcông việc cho từng ban thànhviên

Thu thập và xử lý thông tin(tránh tình trạng bỏ sót thông

10 5.2 Tham khảo các bảng báo giá

11 5.3 Lập dự toán các gói thầu

13 6.0 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thiết kế

Ban thiết kế, ban thông tin,ban tư vấn trình lên ban điều

hành

16 6.3 Khuôn viên và khu vui chơi giải trí.

17 6.4 Thông báo mời thầu trên phương tiện

thông tin đại chúng

18 7.0 Phát hành hồ sơ mời thầu

19 7.1 Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu

24 9.3 Khuôn viên và khu vui chơi giải trí.

26 10.1 Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu

27 10.2 Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu

Ban điều hành tu vấn thiết

kế, tư vấn thông tin chịutrách nhiệm

35 13.2 Trình chủ đầu tư giải ngân chi phí

thiết kế

36 13.3 Sửa chữa bản thiết kế và thẩm định

37 14.0 Xây bản đồ và mô hình quy hoạch Trưởng các ban tiến hành

họp tiểu ban, kiểm tra nhiệm

vụ cho từng thành viên, phảichụi trách nhiệm hoàn thànhcông việc được giao

38 14.1 Hoàn thiện bản quy hoạch dự án

39 14.2 Kết hợp với chủ đầu tư duyệt bản quy

hoạch

40 15.0 Nghiệm thu, quyết toán và bàn giao

bản quy hoạch cho chủ đầu tư.

41 15.1 Các ban nhóm họp rút kinh nghiệm

Ban quản lý dư án họp tổngkết thành quae dự án Quantâm phân tích các sai sót, rútkinh nghiệm, tổng kết thànhquả công việc của các ban vàrút kinh nghiệm trong các dự

Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thy

ổi phạm vi là điều khó hơn

Nhiều dự án phải

ịu ình trạng “scope creep”.

Điềkiện thay đổi phạm vi

3.2.1 Các đề xuất giảm các yêu cầu khôn

đầy đủ và thay đổi yêu cầu

Tuân thu

qui trình quản lý yêu cầu

Dùng các kỹ thuật prototyping, use case modeling và JAD để làm cho

ười dùng dính líu nhiều hơn

Các yêu cầu phải được viết r

và giữ chúng luôn hiện hành

Phải có thử nghiệm thỏa đáng và phải thử nghiệm trong su

Phân bổ tài nguyên đặc thù để xử lý các

êu câu thay đổihoặc nâng cấp

3.2.2 Dùng phần mê

 để quản trị phạm vi dự án

Phần mềm xử lý văn bản giúp tạo các tài liê

 liên quan đến phạm vi dự án

Các bảng tính giúp thực hiện các tính tóan tài chính, tạo mô hình tính điểm cótrọng số và pha

 triển các biểu đồ, đồ thị

Phần mềm giao tiếp như email và web giúp làm rõ hơn và truyền đạt tốt

n thông tin về phạm vi dự án

Phần mềm quản trị dự ángiúp tạo WBS, nền tảng cho cá

công việc trong biểu đồ Gantt

Có thể dùng các phần mềm chuyên dùng để áp dụng các phương pháp bảng điểm cân đối (balanced scoreca

), mind maps, quản lý yêu cầu

Những thay đổi trong phạm vi có thể được kiểm

Mô tả thay

đổi

Phân tích tác động Mức ưu tiên Trách nhiệm Cách xử lý

Họp điều chỉnhthống nhất lạiphạm vi sản phẩm

Trung bình Các phòng

ban liên quan

Ban quản lý cần cónhững điều chỉnhhợp lý cơ cấu hoạtđộng cũng nhưhọat động cụ thểtừng phòng ban