Quản lí dự án quy hoạch khu vui chơi thể thao và văn hóa dân gian

Luận văn : Quản lí dự án quy hoạch khu vui chơi thể thao và văn hóa dân gian

KHOA QUẢN LÝ

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ DỰ ÁNTỔNG QUAN:

QUY HOẠCH KHU VUI CHƠI THỂ THAO VÀ VĂN HÓA DÂN GIAN VỚI TÊN GỌI “SỨC SỐNG MỚI” TIỂU DỰ ÁN:

DỰ ÁN XÂY DỰNG KHU SÂN TENNIS VÀ SÂN BÓNG RỔ

Giáo viên hướng dẫn : TS Từ Quang Phương Sinh viên thực hiện : Phan Thị Lan

Hà Nội: 2010

LỜI NÓI ĐẦU

Mỗi năm có rất nhiều dự án thuộc mọi ngành nghề, lĩnh vực được phê duyệt, vàchỉ 50% trong số những dự án này được coi là khả thi khi tiến hành thực hiện Tuy nhiên,bên cạnh những dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt được mục đích và mục tiêu của nhàđầu tư, lại có không ít dự án bị dừng lại giữa chừng vô thời hạn hoặc “chết yểu” ngay từkhi còn trong “trứng nước” Từ đó có thể thấy rằng, quản lý dự án – với 4 hoạt động cơbản được lặp lại theo chu kỳ Plan – Do – Check - Act là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kỹthuật và công cụ vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn yêu cầu về thời gian, chi phí vàchất lượng đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định chủ yếu đến sự thành bại của dựán

Chính vì những lý do trên, dựa vào bài thảo luận 1, 2 của nhóm 6 về tổng thể dựán: xây dựng khu “Quy hoạch khu vui chơi thể thao và văn hóa dân gian” với tên gọi

“SỨC SỐNG MỚI” và 9 tuần học dưới sự định hướng, chỉ bảo tận tình của Ts TừQuang Phương mà tôi đã hoàn thành bài tiểu luận về “Dự án xây dựng khu sân Tennis vàsân bóng rổ”

Phần 1 Tổng quan về dự án

- Sau một ngày làm việc bận rộn và đầy áp lực khiến họ cảm thấy căng thẳng

và mệt mỏi Mong muốn được thư giãn, vận động để quên đi sự mệt mỏi căng thẳngtrong công việc cũng như tăng cường sức khỏe Nhưng giữa Hà Nội chật chội vàđông đúc thế, điều đó thật khó thực hiện Hiểu được nhu cầu cấp thiết đó, ý tưởng vềmột khu thể thao giải trí cao cấp để cho thuê đã ra đời với sự tán thành nhiệt liệt củatất cả thành viên trong nhóm

5 Mục tiêu, mục đích và lợi ích của dự án

Mục tiêu

- Mang lại sức khỏe và vẻ đẹp cho mọi người

- Nâng cao chất lượng cuộc sống

- Tạo cơ hội việc làm cho hàng ngàn lao động trong khu vực

- Sở quy hoạch Thành phố.

- Các đơn vị đấu thầu

- Ban thẩm định kiểm tra

7 Tài nguyên của dự án

- Thành viên thuộc ban quản lý dự án

- Nhóm chuyên gia tư vấn

- Các thiết bị máy móc, sử dụng trong dự án

9 Thời gian thực hiện dự án

- Thời gian thực hiện: 12 tháng

- Hoàn thành vào: tháng 05ăm 2011

HÌNH ẢNH SÂN TENNIS

Kích thước sân

Toàn cảnh sân Tennis

HÌNH ẢNH SÂN BÓNG RỔ

Kích thước sân

Toàn cảnh

 Các qui trình quản lý và kỹ thuật dùng trong dự án.

 Thông tin về các việc phải làm, lịch biểu, và ngân sách

2 Thực thi kế hoạch dự án

- Các bước thực thi dự án

 Giám sát quá trình thực thi dự án

 So sánh và đánh giá kết quả dự án với mục tiêu kế hoach đặt ra

 Điều chỉnh những nội dung do có biến cố phát sinh

3 Kiểm soát những thay đổi về tổng thể dự án

Thực tế cho thấy: Kế hoạch và thực tế không bao giờ giống nhau

a) Phân loại thay đổi:

- Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì

được xem là quan trọng cho dự án Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án

- Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án nhưng có

thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án

- Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào

đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục

b) Xem xét tác động của thay đổi:

- Ảnh hưởng tới công việc, thời gian

- Ảnh hưởng tới kinh phí

- Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc à phản ứng tiêu cực

- Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án

II QUẢN TRỊ PHẠM VI(Project scope management)

Quản trị phạm vi dự án bao gồm quá trình xác định và kiểm soát các công việc thuộc

về dự án và phải thực hiện để đảm bảo dự án kết thúc thành công

1 Lập kế hoạch phạm vi

- Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian chi phí và tài nguyên

- Mô tả quy trình lập kế hoạch chiến lược, lựa chọn dự án phân tích NPV…

- Giải thích quy trình lập kế hoạch phạm vi và nội dung của tuyên bố về dự án

- Thảo luận quy trình phạm vi và xây dựng WBS

- Hiểu tầm quan trọng của phạm vi và điều khiển thay đổi phạm vi để tránh vượtquá phạm vi

- Mô tả sự hỗ trợ phần mềm trong quản lý dự án, các tiếp cận phát triển WBS

2 Xác định phạm vi

a) Phạm vi sản phẩm

- Công việc của ban quản lý dự án bắt đầu từ khi ký kết hợp đồng với chủ đầu tư

và sẽ kết thúc khi dự án được hoàn tất

CƠ CẤU PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN - PROJECT WBS

1 1 KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI CHỦ ĐẦU TƯ Ban điều hành chịu

6 2.2 Họp toàn bộ các bên liên quan

7 2.3 Khảo sát lại địa hình

8 2.4 Thống nhất ý tưởng thiết kế và nhiệm vụ thiết kế

Ban kỹ thuật, banthông tin, ban tư vấntrình lên ban điều hành

13 3.1 Chuẩn bị mời thầu

16 3.4 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng

nhiệm vụ của mình dưới sự giám sát Ban kiểm tra và giám sát

18 4.1 Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc

BQL phối hợp với nhà thầu thiết kế để lựa chọn,chỉnh sửa phương án thiết kế

thiết kế, tư vấn, thôngtin và tài chính chịutrách nhiệm

21 5.1 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế

Trình chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiết kế

24 7 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THI CÔNG Trưởng các ban tiến

hành họp tiểu ban,kiểm tra nhiệm vụ chotừng thành viên

25 7.1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thi công các hạng mục

công trình

26 7.2 Phát hành hồ sơ mời thầu và chấm thầu

28 8 TRIỂN KHAI THI CÔNG XÂY DỰNG

công trình là công việccủa nhà thầu thi công

29 8.1 Thi công xây dựng toà nhà chính

30 8.2 Thi công XD các sân chơi thể thao ngoài trời

31 8.3 Thi công xây dựng khu văn hóa

32 8.4 Thi công xây dựng khu cung cấp điện nước

33 8.5 Kiểm tra và giám sát công việc của các nhà thầu

34 8.6 Lập kế hoạch tài chính và giải ngân cho nhà thầu

35 8.7 Kiểm soát chất lượng và tiến độ công trình

trình và quyết toán vớichủ đầu tư

- Ban QLDA họp tổngkết dự án

37 9.1 Nghiệm thu, bàn giao và quyết toán công trình

Tổng kết thành quả dự án

và kết thúc dự án

3 Kiểm soát phạm vi

- Tính chất của việc kiểm soát thay đổi phạm vi

 Rất khó tạo được tuyên bố phạm vi tốt và WBS tốt cho một dự án

 Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là điều khó hơn

 Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu.

4 Nhiều dự án phải chịu tình trạng “scope creep” :

- Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu:

 Tuân thủ qui trình quản lý yêu cầu

 Dùng các kỹ thuật prototyping, use case modeling và JAD để làm cho ngườidùng dính líu nhiều hơn

 Các yêu cầu phải được viết ra và giữ chúng luôn hiện hành

 Phải có thử nghiệm thỏa đáng và phải thử nghiệm trong suốt chu trình sống của

dự án

 Xem xét những thay đổi từ góc nhìn hệ thống

 Nhấn mạnh những ngày hoàn tất để giúp tập trung vào những gì quan trọngnhất

 Phân bổ tài nguyên đặc thù để xử lý các yêu cầu thay đổi hoặc nâng cấp

III QUẢN TRỊ THỜI GIAN DỰ ÁN (Project time management)

1 Xác định công việc cần thực hiện

- Do đây là một dự án lớn nên được thực hiện theo tiến trình sau:

đoạn

khởi đầu

1 Tiếp nhận và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư Tháng 5/2010

2 Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan Tháng 5/2010

Giai

đoạn

5 Lập bản thiết kế quy hoạch khu sân tennis và sân bóng rổ Tháng 7/2010

hiện

9 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Tháng 9/2010

12 Thương thảo, ký kết hợp đồng với đơn vị trúng thầu Tháng 11/2010

13 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc

Giai

đoạn

kết thúc

14 Hoàn thiện và trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch Tháng 03/2011

16 Sửa chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Tháng 04/2011

17 Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án Tháng 05/2011

V U Nghiệm thu và bàn giao toàn bộ bản quy hoạch W

3 Ước tính thời gian thực hiện

BẢNG ƯỚC TÍNH THỜI GIAN Ký

hiệu

CV

Công Việc

Thời gian lạc quan

Thời gian thường gặp

Thời gian bi quan

Thời gian dự tính

Q

S Trình chủ đầu tư, nghiệm thu, thanh toán,

V Nghiệm thu và bàn giao toàn bộ bản quy

- Thời gian ngắn nhất hoàn thành dự án là: 245 ngày

- Thời gian hoàn thành dự án thường gặp là: 357 ngày

- Thời gian dài nhất hoàn thành dự án là: 484 ngày

- Thời gian dự tính thực hiện dự án là: 352 ngày tương đương 1 năm

Phương pháp sơ đồ Pert

L(7)

M(2) O (86) Q(15) R(7)

11

121

2122

23

24

161

4

Xong giai đoạn mở đầu

Bắt đầu giai đoạn thực hiện

Xong giai đoạn thực hiện

5/2011 5/2010

15

5 Kiểm soát tiến độ dự án:

IV QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN (Project cost management)

1 Lập kế hoạch chi phí

a) Cơ sở lập dự toán

- Thông tư 99/2007/N Đ_CP ngày 13/6/2007 của chính phủ về quản lý chi phíđấu thầu

- Thông tư 116/2007/TT_BTC hướng dẫn quản lý chi phí QLDA

- Chi phí lập quy hoạch xây dựng áp dụng theo quy định tại Quyết định số06/2005/QĐ-BXD ngày 03/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Địnhmức chi phí quy hoạch xây dựng

- Chủ đầu tư lập dự toán chi phí trên cơ sở nội dung công việc quy hoạch phảithực hiện, sản phẩm đồ án quy hoạch các chế độ chính sách có liên quan

b) Phần mền quản lý chi phí

- SARA Financials 2007 - giải pháp tài chính kế toán hoàn thiện cho các doanhnghiệp, được xây dựng dựa trên những nghiệp vụ phát sinh trong thực tế kết hợp vớinhững chuẩn mực kế toán mới nhất do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Chi tiết trang thiết bị

STT Tên hạng mục thiết bị Số lượng Đơn giá ĐVT Thành tiền

b) Chi phí xây 2 sân bóng rổ

Chi tiết trang thiết bị

STT Tên hạng mục thiết bị Số lượng Đơn giá ĐVT Thành tiền

3 Kiểm soát chi phí

a) Quản lý tổng mức đầu tư

- Khi lập dự án chúng tôi đã xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư

từ đó đưa ra số vốn dự trù yêu cầu chủ đầu tư

- Nếu có sự thay đổi từ phía chủ đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhàthầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp

b) Quản lý tổng dự toán, dự toán công trình

- Tổng dự toán dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải qua Hội đồngthẩm định Nội dung thẩm định cụ thể như sau:

- Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán

- Lên kế hoạch lập dự phòng chi phí cho dự án với 10% tổng chi phí

c) Quản lý định mức dự toán

- Căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật biện pháp thi công tiến độ chúng tôi sẽ có địnhmức tương tự đã sử dụng ở các công trình khác làm cơ sở xác định gói thầu

d) Quản lý tổng mức đầu tư thiết kế

- Khi lập dự án chúng tôi xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư

Từ đó đưa ra số vốn dự trữ yêu cầu của chủ đầu tư

- Nếu có sự thay đổi từ phía nhà đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhàthầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp

- Tổng dự toán dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải thông qua Hộiđồng thẩm định

V QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG (Project quality management)

1 Lập kế hoạch chất lượng

1.1 Phạm vi chất lượng

- Quản trị chất lượng trong phạm vi dự án, không vượt qua mức phạm vi của dựán

1.2 Quy định chất lượng

- Thành viên ban quản lý dự án không được bớt xén thời gian, kinh phí làm ảnhhưởng tới chất lượng của công trình Các tiêu chuẩn phải được đề cao và tuân thủ chặtchẽ

- Ban quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng của công trình xây dựng,lãnh đạo Ban quản lý dự án phải có đầy đủ điều kiện năng lực theo quy định Chỉ được

ký hợp đồng giao nhận thầu đối với những doanh nghiệp xây dựng có đủ điều kiệnnăng lực theo quy định hiện hành

- Quy trình quản lý chất lượng dự án phải tuân theo Luật xây dựng và các văn bảnluật liên quan:

1.3 Tiêu chuẩn chất lượng

- “Quy chế đánh giá và công nhận công trình, sản phẩm xây dựng đạt chất lượngcao của ngành xây dựng.”

- Nghị định số 08/2005/NĐ-CP,ngày 24 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ vềQuy hoạch xây dựng

- Thông tư số 15/2005/TT-BXD ngày 19 tháng 8 năm 2005 của Bộ xây dựng,hướng dẫn lập, thẩm định và phê duyệt dự án xây dựng

- Các quy định của bản “Quyết định về Quy Chuẩn kỹ thuật Quốc gia về xây dựng.

Số 04/2004/QĐ-BXD.”

2 Thực hiện đảm bảo chất lượng – Biện pháp giám sát

- Ban điều hành phải thường xuyên nắm rõ tình hình chất lượng các bản thiết kếthông qua báo cáo của ban thông tin

- Dự tính được các sai sót có thể xảy ra và đưa ra được các phương án khắc phụctrong thời gian sớm nhất

- Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dự án, áp dụng công nghệ quản lý tiêntiến như phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thông tin hiện đại Ở dự án này chúngtôi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 làm cơ sở đánh giá hoạt động của

dự án

Các tiêu chuẩn của bộ ISO 9000:1994

3 Kiểm soát chất lượng

- Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:1994, lập kế hoạch chất lượng

cụ thể cho thiết kế

VI QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ( Project human management)

- Bước 3: Phỏng vấn lần 1 để xác định năng lực, trình độ chuyên môn cũng nhưkinh nghiệm mà các ứng viên đã có Các ứng viên được phỏng vấn do trực tiếp trưởngphòng nhân sự phụ trách

- Bước 4: Những ứng viên đạt yêu cầu trong phần phỏng vấn 1, tiếp tục phỏngvấn lần 2 do Giám đốc dự án hoặc Phó Giám đốc dự án thực hiện Lần này sẽ đưa raquyết định lựa chọn các ứng viên tham dự án

3 Kế hoạch quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ

a) Ban điều hành quản lý dự án

- Giám đốc dự án

- Phó giám đốc chuyên môn

- Phó giám đốc tài chính

- Yêu cầu:

Có khả năng lãnh đạo, quản lý

Biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý

Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tinchính xác

b) Ban môi trường:

- Ban môi trường gồm 3 người: có nhiệm vụ kiểm tra quy trình xử lý rác thải,thiết kế sạch sẽ, đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng của môi trường

c) Ban thiết kế và thi công

- Số lượng: gồm 7 người (1 trưởng phòng, 3 kiến trúc sư và 3 kỹ sư xây dựng)

 Tư vấn cho chủ đầu tư về các giấy tờ pháp lý để thực hiện dự án

 Tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thông qua

 Ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trìnhdựa trên các tiêu chí đã đưa ra

- Yêu cầu:

 Có kinh nghiệm, chuyên môn

 Xử lý nhanh nhạy các vấn đề về pháp lý cũng như kinh tế

e) Ban tài chính

- Nhiệm vụ:

 Quản lý điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch vốn

 Kiểm tra dự toán, quá trình thanh quyết toán

 Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ vàchất lượng công trình

 Thanh toán và lập các báo cáo tài chính cho Ban điều hành và chủ đầu tư

 Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báocáo đề xuất liên quan đến tài chính với Ban điều hành dự án

- Yêu cầu:

 Trung thực, có trình độ và kinh nghiệm trong quản lý tài chính

 Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra

f) Ban thông tin

- Nhiệm vụ:

 Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mậtcho những thông tin nội bộ

 Đảm bảo thông suốt về thông tin giữa các bộ phận

 Ghi chép đầy đủ các biên bản họp của Ban điều hành

 Lập báo cáo thường xuyên lên Ban điều hành

- Yêu cầu:

 Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin

 Ngoại giao và truyền tải thông tin tốt

 Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án và quản trị TT

g) Ban kiểm tra và giám sát:

- Nhiệm vụ:

 Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót

 Kiểm tra chất lượng từng bộ phận

 Theo dõi tiến độ thi công các hạng mục

 Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành

- Yêu cầu:

 Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn về thiết kế cũng như kỹ thuật xây dựng

 Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận

 Làm việc có trách nhiệm, trung thực, hiệu quả