Silde bài giảng môn Kỹ năng tác phong làm việc chuyên nghiệp: Phan 2 KN lam viec chuyen nghiep

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên• Chuẩn bị sẵn sàng: tinh thần, trang phục, vệ sinh… • KHÔNG được đi làm muộn • NÊN làm quen và lịch sự với lễ tân và phòng hành chính nhân sự • Tự tin

CHUẨN BỊ BẮT ĐẦU LÀM VIỆC TRONG MÔI

TRƯỜNG MỚI

Soạn thảo: Ths Huỳnh Hạnh Phúc

TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Nội dung môn học

• Buổi 1: Chuẩn bị bắt đầu làm việc trong môi trường mới

• Buổi 2: Hướng dẫn cách thức xử lý các tình huống mâu thuẫn phát

sinh trong quá trình làm việc

• Buổi 3: Thực hành báo cáo dự án và cho lời khuyên về toàn bộ tác

phong, kỹ năng, thái độ của học viên trong quá trình làm việc

N ội dung phần 1

1 Giới thiệu các kiến thức, kỹ năng mềm cần phải

chuẩn bị đối với 1 nhân viên mới

2 Chuẩn bị cho công việc mới

3 Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên

HOẠT ĐỘNG CÁ NHÂN

• Bạn hãy trả lời câu hỏi sau:

▫ Lý do vì sao công ty cần phải thuê bạn?

 Kiến thức

 Kỹ năng

 Thái độ

 Kiến thức chuyên môn vững vàng

 Tinh thần làm việc cao

 Thái độ tích cực

 Kỹ năng giao tiếp tốt

Kiến thức, kỹ năng mềm cần thiết

 Kỹ năng quản lý thời gian

 Kỹ năng phân tích và giải quyết

vấn đề

 Có tinh thần đồng đội

 Tự tin

Kiến thức, kỹ năng mềm cần thiết

Chuẩn bị cho công việc mới

Tìm hiểu rõ về công việc mình sắp

phải đảm nhận

Tìm hiểu rõ về công ty và bộ phận

mình sẽ làm việc Chủ động tìm kiếm thông tin, xây

dựng quan hệ

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên

• Chuẩn bị sẵn sàng: tinh thần, trang phục, vệ sinh…

• KHÔNG được đi làm muộn

• NÊN làm quen và lịch sự với lễ tân và phòng hành chính

nhân sự

• Tự tin và vui vẻ khi gặp sếp mới – chú ý bắt tay

NHƯNG đừng tỏ ra tự tin thái quá hay tỏ vẻ tự mãn

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên

• Hãy CƯỜI THẬT NHIỀU để tạo ấn tượng đầu tiên tốt

đẹp với mọi người

• Nên hỏi và nhớ tên của mọi người (nên ghi chú lại)

• HÃY nói “Xin chào” và hỏi thăm mọi người bạn gặp

• TRÁNH nói nhiều về bản thân, NÊN hỏi nhiều hơn

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên

• HÃY để đôi tai bạn làm việc thật nhiều

• Nhanh chóng xây dựng mối quan hệ mới

• Tìm hiểu về SẾP

• ĐỪNG tỏ ra khó gần và thích ở 1 mình

• HÃY tỏ ra luôn hào hứng và tràn đầy năng lượng

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên

• Điều chỉnh cảm xúc, đừng quá lo lắng

• Đừng để “lỡ mồm” hay nói xấu ai đó

• HÃY đi ăn trưa (ăn tối) cùng đồng nghiệp mới

• Pha trà và cà phê cho mọi người

• Hãy chào tạm biệt mọi người trước khi ra về

MÔN HỌC:

TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Hướng dẫn cách thức xử lý các công việc phát

sinh trong quá trình làm việc tại công ty.

Soạn thảo: Ths Huỳnh Hạnh Phúc

N ội dung phần 2

1 Giải quyết vấn đề khi làm việc nhóm

2 Giải quyết vấn đề khi lập kế hoạch và quản lý

công việc được giao

 Lập danh sách công việc cần làm

 Quản lý thời gian

 Cách từ chối việc phát sinh đột ngột

 Cách xử lý nhiều việc cùng 1 lúc

2 NHÓM HÃY THẢO LUẬN VÀ TỔNG HỢP NHỮNG KHÓ

KHĂN, MÂU THUẪN NÀO ĐÃ / THƯỜNG PHÁT SINH KHI

BẠN LÀM VIỆC NHÓM TRONG THỜI GIAN CÁC BẠN LÀM

DỰ ÁN NÀY HOẶC TRONG KHI CÁC BẠN ĐI HỌC

Những lỗi thường mắc phải và cách khắc phục

1 Đối xử với mọi người theo cách

“trăm người như một”

 Bị mọi người xem là giả tạo, khó

tin tưởng được

2 Tự cảm thấy mọi người không

Hãy nhớ:

Hãy đối xử với người khác theo cách

mà bạn muốn họ đối xử với bạn

Những lỗi thường mắc phải và cách khắc phục

3 Có tâm lý tự làm mọi việc vì cho

rằng có nhờ cũng không ai giúp

 Thờ ơ, không hứng thú với công

việc của cả nhóm, bị cô lập

4 Ngại chia sẻ quan điểm bản thân

 Bị cho là không có khả năng, vô

dụng

3. Chủ động tham gia vào toàn

bộ công việc của nhóm Tránh thụ động, đứng ngoài Tình nguyện làm việc cùng mọi người

4. Hãy chia sẻ quan điểm, kinh nghiệm và hiểu biết của bạn

“ĐÚNG LÚC, ĐÚNG CHỖ”

5 Quá nhiệt tình, thể hiện quá

Những lỗi thường mắc phải

7 Quá chú ý đến lỗi của đồng nghiệp

 Bị cho là hay để bụng, thù dai,

8 Hãy quan tâm đến những

gì nhóm bạn quan tâm

Hãy nhớ:

Một người hy sinh vì mọi

người

1 quyển sổ ghi

chú

Danh sách việc tổng hợp theo

Nên làm danh sách vào cuối tuần và cuối ngày hôm trước

Danh sách các vi ệc cần làm

Có thứ tự ưu

tiên

Vị trí đặt các đầu công việc (ở trên hay ở dưới)

Mức độ quan trọng và khẩn

cấp

Nên ưu tiên việc quan trọng và chú ý việc khẩn

cấp

Gạch bỏ những việc đã hoàn thành

“Chần chừ là kẻ cướp thời gian” – Edward Young

Chú ý những việc có thời hạn trong danh sách

việc cần làm

Hãy nói “KHÔNG” khi bị giao quá nhiều việc

việc phát sinh

Hãy giải thích lý do từ chối ngay sau khi nói

Không – ĐỪNG nói XIN LỖI

TEAM ROLE

• Các bạn hãy đóng 1 đoạn kịch nhỏ (5-7 phút) về 1 nhân viên mới bị sếp và

đồng nghiệp giao cho quá nhiều việc phải xử lý trong những ngày đầu đi

làm ở 1 công ty mới.

• Nhân viên này sẽ phải tìm cách chấp nhận hay từ chối các công việc được

giao mà không làm mất lòng ai và cũng không nhận hết việc về mình Chú

ý đến việc phân cấp độ công việc quan trọng, khẩn cấp

▫ Vai chính: nhân viên mới (1)

▫ Sếp trực tiếp (1)

▫ Sếp tổng (1)

▫ Đồng nghiệp (2-3)

• Thực sự tôi không thể đảm nhận thêm nhiệm vụ này Tôi còn

một đống việc phải hoàn thành đúng hạn

• Vì còn nhiều việc phải hoàn thành, nên tôi nghĩ hiện tại mình

không phải là người phù hợp nhất cho nhiệm vụ này Anh nên

chọn anh A hay chị B xem sao

• Tôi e là sẽ phải mất khá lâu tôi mới làm được việc này, vì tôi

còn nhiều việc khác gấp hơn

• Tôi rất muốn giúp anh nhưng tôi phải hoàn thành công việc

dang dở này trước ngày mai đã Anh thấy đó, nó gấp lắm rồi

• Rủi nếu tôi làm việc này thì dự án sếp giao tôi đang làm dở

dang sẽ trễ mất.

• Được, nhưng mà tháng tới tôi mới bắt đầu việc này được

Tháng này tôi chẳng còn chút thời gian rảnh rỗi nào cả.

MỘT VÀI CÁCH TỪ CHỐI VIỆC PHÁT SINH

ĐỘT NGỘT

Làm nhiều việc một lúc sẽ đạt hiệu quả cao trong công việc

Làm nhiều việc một lúc thể hiện tôi quản

Nói đồngnghiệp chờ đểbạn ghi chú lạiviệc đang làm

dở

Tập trung lắngnghe, ghi chúlại trên giấy vàđưa ra danhsách làm việc

Cách kh ắc phục

TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Buổi 3: Hướng dẫn cách thức xử lý các tình huống

mâu thuẫn phát sinh trong quá trình làm việc.

Soạn thảo: Ths Huỳnh Hạnh Phúc

N ội dung buổi 3

1 Tổ chức buổi họp hiệu quả

2 Giải quyết áp lực – căng thẳng

3 Đối phó với những chiêu trò công sở

2 NHÓM HÃY THẢO LUẬN VÀ TỔNG HỢP NHỮNG KHÓ

KHĂN, MÂU THUẪN NÀO ĐÃ PHÁT SINH TRONG

NHỮNG BUỔI HỌP CÁC BẠN ĐÃ LÀM HOẶC TRONG

NHỮNG CUỘC HỌP XẢY RA TRONG THỜI GIAN CÁC BẠN

ĐI HỌC

Đặt mục

tiêu cho

cuộc họp

Sử dụng thời gian họp hiệu quả

Xử lý vấn đề phát sinh trong cuộc họp

Những công việc sau buổi họp

Hãy trả lời những câu hỏi sau để đặt mục tiêu cuộc họp:

• Bạn muốn thông qua một quyết định?

• Bạn muốn tổng hợp và đóng góp ý kiến?

• Bạn muốn báo cáo tiến độ?

• Bạn muốn thông báo hay truyền tải một thông điệp?

• Bạn muốn lập kế hoạch?

Khi phiên họp kết thúc, tôi muốn những người tham dự sẽ…

Họp đúng giờ, ngắn gọnBắt đầu họp bằng mục tiêu chính

Yêu cầu mọi người đóng góp xoay quanh mục

tiêu chính

Đưa ra chương trình họp cụ thể

• Ưu tiên – Điều gì cần phải được bàn thảo?

• Kết quả – Điều gì cần phải hoàn thành và quyết định?

• Người tham dự – ai cần phải tham dự để cuộc họp thành công?

• Trình tự – Bạn sẽ trình bày các chủ đề chính theo thứ tự nào?

• Thời gian – Mỗi chủ đề sẽ tốn bao nhiêu thời gian?

• Ngày và giờ họp – Hội nghị sẽ diễn ra khi nào?

• Nơi chốn – Cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu?

Khuyến khích người khác đóng góp

Cuối mỗi chủ đề chính, cần tóm tắt đã đạt được gì

Lưu ý ngôn ngữ và cử chỉ của mọi người trong khi họp

Ghi chú những nhiệm vụ đã được giao và người phụ trách, hạn

chót…

Điều chỉnh, xem lại và gửi bảng báo cáo tổng kết

cuộc họp (meeting minute)

Đánh giá hiệu quả cuộc họp

Nếu muốn nhận phản hồi sau cuộc họp, đưa ra yêu

cầu và thời gian cụ thể

1 Thay đổi lối sống

2 Sắp xếp lại công việc

3 Cân bằng cuộc sống và công việc

Cách chơi

• Đọc và cho điểm những câu sau

• Với mỗi câu trả lời:

▫ Hoàn toàn không: 1 điểm

▫ Hoàn toàn đúng: 5 điểm

Cân bằng cuộc sống và công việc

1 Tôi thấy tôi có quá ít thời gian rảnh rỗi cho gia đình và bạn bè

2 Tôi thấy phiền khi gia đình và bạn bè nghĩ tôi nghiện công việc

3 Tôi như phải hy sinh bản thân mỗi ngày vì công việc

4 Chồng/vợ/người yêu/con cái dường như nghĩ tôi kết hôn với công

việc

5 Có quá nhiều thứ tôi muốn làm như không đủ sức để làm

6 Tôi liên tục hối hận về những việc tôi không có thời gian để làm

những việc PHẢI LÀM, chứ không phải những việc tôi MUỐN

LÀM

8 Tôi nằm trên giường nghĩ về công việc, ngủ chập chờn và thường

mơ mình đang làm việc/ở nơi làm việc

9 Tôi cảm thấy khó xả hơi và chẳng làm gì cả, thậm chí tôi đang

trong kỳ nghỉ

10.Tôi không có đủ thời gian để tập thể dục, ăn uống khoa học và

giữ cơ thể khỏe mạnh

Cân bằng cuộc sống và công việc

11.Từng giây, từng phút, mỗi ngày tôi đều phải làm việc, tôi không

có chút thời gian rảnh rỗi nào

12.Tôi không thể nhớ lần cuối tôi “lãng phí” cả một ngày không làm

gì cả mà chỉ xả hơi là khi nào

13.Tôi cảm thấy mệt mỏi, kiệt quệ và không thể cống hiến toàn bộ

con người mình cho bất cứ phần nào trong cuộc sống

14.Nhà cửa/giấy tờ/xe hơi/chó mèo…tất cả thật là lộn xộn Tôi

không thể kiểm soát mọi thứ

15.Tôi cảm thấy mình như bị “giam cầm” trong công việc mỗi ngày

Tôi muốn được tự do!!!

• Dưới 25 điểm: bạn đang dành quá nhiều thời gian để hưởng thụ hoặc cho

gia đình, bạn bè của mình Bạn cần phải tập trung thật nhiều vào công việc

• Từ 26-49 điểm: bạn cần làm việc nhiều hơn một chút

• Trên 50 điểm: bạn cần có những hành động nghiêm túc để giải tỏa căng

thẳng đối với cuộc sống chỉ có công việc của mình Hãy tạm đặt công việc

qua 1 bên và dành thời gian cho chính mình, cho gia đình, người thân, bạn

bè của bạn

• Nếu bạn trả lời “Hoàn toàn đúng” cho bất cứ câu nào: đây là 1 vấn đề lớn,

bạn cần suy nghĩ nghiêm túc về những gì bạn đang làm và những thay đổi

bạn cần có để cuộc sống cân bằng hơn

• Nói xấu hoặc tung tin đồn không tốt về bạn

• Cố gắng nhờ vả bạn thật nhiều để bạn làm không hoàn thành công

việc chính đúng hạn

• Ăn cắp ý tưởng và chiếm lấy mọi sự khen thưởng

• Khen ngợi quá mức thành tích của bạn để gia tăng lòng tin, làm giảm

sự đề phòng và sau đó sẽ hãm hại bạn khi có cơ hội

• Công khai hỗ trợ bạn trong khi ngấm ngầm phá hoại từ phía sau

Nh ững chiêu trò hay gặp phải

 Che giấu ý kiến của bản thân bằng cách nói vu vơ gì đó để bạn tiết lộ

toàn bộ quan điểm của mình và họ dùng nó chống lại bạn

 Cố tình che giấu những thông tin có liên quan và quan trọng để bạn

đưa ra quyết định sai

 Loại bỏ tên bạn khỏi danh sách thông báo qua email hoặc các cuộc

họp để bạn bị lỡ những thông tin quan trọng

 Yêu cầu bạn làm việc gì đó bằng miệng, sau đó bạn hoàn thành hoặc

làm “không đúng ý” họ, họ sẽ lấy đó làm cớ và hãm hại bạn

 Tránh bị bắt gặp khi đang “buôn” chuyện, đùa cợt hay đấu đá

tại nơi làm việc trong ngày đầu tiên

 Lên danh sách tất cả những người ở công sở có thể giúp đỡ

hay gây khó khăn cho bạn

 Tự hỏi: điều gì sẽ giúp bạn trở nên đáng mến hơn với họ: Giúp họ xinh

đẹp hơn? Giúp đỡ để công việc của họ tốt hơn? Giúp họ thăng tiến? Nghe

họ phàn nàn? Nói chuyện về chủ đề họ thích? Giúp họ giải quyết những

rắc rối riêng? Tán tỉnh họ?

Bi ện pháp phòng thủ

 Tự hỏi mình làm thế nào để bạn có thể tạo dựng mối

quan hệ tốt hơn.

• Hãy khen ngợi họ và đề nghị được làm việc chung với họ

• Mời họ đi ăn trưa, chơi bóng với nhau, đi mua sắm

hay dự tiệc cùng

 Bình thản trước các chiêu trò

 Cảnh giác khi làm việc

việc

Bi ện pháp đương đầu

 Đưa ra lời cảnh báo

 Không nên tức giận, cãi nhau

 Cũng không nên im lặng, chịu đựng

 Hãy nói chuyện thẳn thắng, đưa ra ý kiến bản thân và đưa

ra lời cảnh báo có trọng lượng

 Thực hiện biện pháp đối phó như đã cảnh báo trước