Slide bài giảng môn Kỹ năng quản trị: Tổng quan và kỹ năng làm việc nhóm

8/23/2013 1 CHUYÊN ĐỀ 1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ ThS. Nguyễn Thị Nguyệt Anh Giảng viên Khoa Quảntrị kinh doanh ĐT: 0904749893 E.Mail: anhnn27@gmail.com DOANH NGHIỆP ĐẦU VÀO ĐẦU RA CẤP QUẢN TRỊ QTV Cấ p cao p QTV Cấp trung gian QTV cấpcơ sở 8/23/2013 2 CH Ứ C NĂNG QU Ả N TRỊ Đ Ố I V Ớ I T Ừ NG CẤ P Quảntrị viên cấp cao Quảntrị viên cấp trung i g i an Quản trị viên cấp cơ sở Hoạch định Tổ chức Điều hành Kiểmtra Thực hiện công việc thông qua người khác Những tác động do sự thay đổi củamôi Những tác động do sự thay đổi ủ ôi THỰC HIỆN MỤC TIÊU Sử dụng hợp lý các nguồn tài nguyên hạnchế Cân bằng giữakếtquả và hiệuquả của môi trường c ủ a m ôi trường CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Kỹ năng chuyên môn  Kỹ năng giao tiếp  Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng tư duy 8/23/2013 3 MỐI QUAN HỆ GIỮA CẤP QUẢN TRỊ VÀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ KỸ NĂNG TƯ DUY KỸ NĂNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP KỸ NĂNG TƯ DUY KỸ NĂNG TƯ DUY QTV cấpcao QTV cấp trung gian QTV cấpcơ sở KỸ NĂNG GIAO TIẾP KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN GIAO TIẾP KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Kỹ năng cứng  Kỹ năng mềm  Kỹ năng mềm CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Kỹ năng cá nhân  Kỹ năng quan hệ con người  Kỹ năng quan hệ con người Kỹ năng chuyên biệt 8/23/2013 4 Chuyên đề 2 Kỹ ă là iệ hó Kỹ n ă ng là mv iệ cn hó m Ths. NguyễnThị NguyệtAnh Khoa Quảntrị kinh doanh M: 0904 749 893 E: anhnn27@gmail.com Mục đích  Là 1 cá nhân  Bạncósẵn sàng tham gia làm việc nhóm hay không?  1 Nhóm hiệuquả ?  Các giai đoạn phát triển nhóm  Các giai đoạn phát triển nhóm  Phát triểnnăng lựclãnhđạo cá nhân  Truyền thông nhóm  Giải quyếtvấn đề 8/23/2013 5 TEAMWORK Nhóm là gì? • Nhóm (team) là 1 số nhỏ các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cam kếtthựchiệnmột mục đích mục tiêu hoạt động chung theo cách mục đích , mục tiêu hoạt động chung theo cách họ cùng chịu trách nhiệm ▫ Cam kết chung ▫ Quy mô nhóm ▫ Sự bổ sung các kỹ năng ▫ Trách nhiệm chung Nghĩ về nhóm Chia sẻ trách nhiệm Môi trường làm việchợptác Phụ thuộclẫn nhau để đạtmụctiêu Quan tâm lớnnhất đếntổ chức Phảnhồi thân thiện Họp có ý nghĩa 8/23/2013 6 Nghĩ về nhóm… Giao tiếp thân thiện Quan điểm đadạng hóa Đầutư thờigian Thúc đẩylúccầnthiết Giải quyết xung đột Niềmtin đủ để có thể mắcsailầm Ý nghĩacủa nhóm • Nhóm gồm nhiềungườido đóluôndồidàonguồn nhân lực, ý tưởng và động lựchơn cá nhân đơnlẻ. • Có khả năng tối đahóatiềmnăng lãnh đạovàtốithiểuhóanhược điểm của từng thành viên điểm của từng thành viên • Có nhiềuý tưởng để giảiquyếtvấn đề/ đạtmục tiêu do đócónhiều giải pháp, cách nhìn vấn đề bao quát và sâu sắc • Chia sẻ kinh nghiệm thành công và thấtbạiqua đó các thành viên trưởng thành hơn • Trách nhiệmvớimụctiêuđề ra • Làm được nhiềuviệchơn 1 cá nhân Nhóm hiệuquả Theo Stephen Robbins (2005) • Bốicảnh: nguồnlực, lãnh đạovàcấutrúc, môitrường tạodựng niềmtin, đánh giá kếtquả và hệ thống lương thưởng Yế tố ấ thà h hó ă lự ủ thà h iê hẩ hất á • Yế u tố c ấ u thà n h n hó m: n ă n g lự cc ủ a thà n h v iê n, p hẩ mc hất c á nhân, quy mô, phân bổ vai trò, sựđadạng, sự linh hoạtvàmối quan tâm của thành viên đốivớitinhthần đồng đội • Thiếtkế công việc: tự chủ, đadạng về kỹ năng, bảnchất nhiệmvụ, tầmquantrọng của nhiệmvụ • Quá trình: mục đích chung, mụctiêu, năng lực nhóm, mức độ xung đột, tính ỷ lạitậpthể • Stephin Robbins (2005) Organizational Behaviour, Prentice Hall 8/23/2013 7 Nhóm hiệuquả • Sự phụ thuộclẫn nhau ở mứccao • Lãnh đạocókỹ năng giao tiếptốt • Từng thành viên mong muốn đóng góp • Từng thành viên mong muốn đóng góp • Môi trường thoảimáichogiaotiếp • Các thành viên phát triểnsự tin tưởng lẫn nhau • Nhóm sẵnsàngchấpnhậnrủiro • Nhóm hiểurõvề mục tiêu và nhiệmvụ PHƯƠNG CHÂM LÀM VIỆC NHÓM  Không thoái thác nhiệm vụ;  Không đổ lỗi cho người khác;  Không vi phạmcamkết  Không vi phạm cam kết  Khuyến khích mọi thành viên cùng tích cực  Luận đề, chứng cứ rõ ràng  Kiên định theo đuổi mục tiêu nhóm Vai trò của đội Theo Belbin, đội thành công phải có sự phối hợp cân bằng của các kỹ năng cá nhân và các loại tính cách khác nhau để tạo nên một loạt những vai trò của nhóm 1.Người gieo hạt Sáng tạo, giàu tưởng tượng không chính thống 4. Người định hình Thích thử thách, năng động mạnh mẽ Có kỷ luật cao, tin cậy, thậntrọng và hiệuquả 7. Người thực hiện VAI TRÒ CÁ NHÂN TRONG NHÓM tượng , không chính thống 2. Người điều tra Thích hoạt động xã hội, nhiệt tình, cởi mở 3. Người làm chủ tịch Chín chắn, tự tin, biết cách điều khiển 5. Người đánh giá (phê phán) Điềm đạm, có chiến lược, sâu sắc năng động , mạnh mẽ Hợp tác, hòa đồng, dễ cảm thông, có tài ngoại giao 6. Người trung hòa thận trọng và hiệu quả Cần mẫn, chu đáo, hay lo lắng 8. Người hoàn thiện 9. Chuyên gia Chỉ có một mục đích, độc lập, có chuyên môn 8/23/2013 8 22 Các giai đoạn phát triểncủa nhóm Bướctiềnđề Giaiđoạn1 Hìnhthành Giaiđoạn2 Xungđột GiaiđoạnIII Bìnhthườnghóa GiaiđoạnIV Vậnhành Giai đoạnV Thoái trào Các giai đoạn phát triển của nhóm (tiếp) Giai đoạnvậnhành: Các t hành viên cùng cộng tác,thựchiệncôngviệc chung Ngườilãnhđạo:: Hỗ trợ các thành viên hoàn thành ô iệ Giai đoạn thoái trào: Công việc đã hoàn thành Ngườilãnhđạo: Thông báo kết thúc Giai đoạn hình thành: Định hướng,phá vỡ khoảng cách Ngườilãnhđạo: Khuyến khích các thành viên giới thiệuvề mình Giaiđoạnxungđột: Mâuthuẫnnảysinh Ngườilãnhđạo: Khuyếnkhíchsựthamgiacủa mọingười Bìnhthườnghoá: Đưaracácquyđịnh,điềulệ,dầnphânchiaquyềnlực Ngườilãnhđạo:Giúpcácthànhviênhiểurõquy định,luậtlệvàgiátrịcủanhóm c ô ng v iệ c Mô hình lãnh đạo nhóm - Hill (1) Quyết định lãnh đạo: - Giám sát (chuẩn đoán, phân tích và dự báo) hoặc hành động -Nhiệm vụ hoặc quan hệ - Bên trong hoặc bên ngoài Bên trong nhóm Bên ngoài nhóm nhóm Hill (team leadership) (2) Nhiệm vụ -Tập trung vào mục tiêu -Cấu trúc để đạt kết quả -Thúc đẩy quá trình quyết định - Đào tạo - Duy trì tiêu chuẩn (3) Quan hệ -Huấn luyện -Phối hợp -Quản lý xung đột -Xây dựng cam kết -Thỏa mãn nhu cầu - Mô hình hóa nguyên tắc (4) Môi trường -Kết nối mạng lưới - Đại diện nhóm -Tạo vùng đệm cho nhóm trước các cú sốc bên ngoài -Thương lượng để có hỗ trợ - Đánh giá -Chia sẻ thông tin (5) Đạt mục tiêu của nhóm -Kết quả -Sự phát triển 8/23/2013 9 Vai trò củalãnhđạo nhóm • Theo Vadim Kotelnikov: ▫ Đưaramục đích. ▫ Xây dựng nhóm nổibật, không phải nhóm củacácngôisao Đả bả kết ả ủ hó đượ hi ẻ iữ á thà h ▫ Đả m bả o kết qu ả c ủ an hó m đượ cc hi as ẻ giữ ac á c thà n h viên. ▫ Phát triểntiềmnăng của các thành viên ở mứccaonhất. ▫ Làm công việcthúvị và thu hút sự tham gia của các thành viên. ▫ Phát triển nhóm tự quản ▫ Tạo động lực và thúc đẩy các thành viên ▫ Dẫndắt và khuyến khích truyền thông mang tính xây dựng. ▫ Giám sát nhưng không soi xét, “sămsoi”. Vai trò củalãnhđạo nhóm • Theo Stephen Robbins và Mary Coulter BÀI TẬP XÂY DỰNG NHÓM • Noel sắp đến, nhóm của bạn được giao nhiệm vụ phát triển sản phẩm và dịch vụ mới để phục vụ nhu cầu mua sắm trong dịp này. Yêu cầu: sản phẩm/dịch vụ mang tính mới lạ và hấp dẫn, khả thi; doanh số bán hàng và ROI đạt mức cao; xây dựng nhóm gắn kết, thànhviêncónăng lực để phụcvụ cho các dự án kế tiếpcủacông thành viên có năng lực để phục vụ cho các dự án kế tiếp của công ty. 1. Nhóm hãy xác định các tiêu chuẩn cần có của trưởng nhóm. Xác định trọng số (tầm quan trọng tương đối) của các tiêu chuẩn 2. Cho điểm các thành viên theo các tiêu chuẩn trên để chọn trưởng nhóm 3. Hãy viết team charter( tuyên bố của nhóm) bằng cách trả lời 3 câu hỏi: -mục đích của nhóm là gì ( lý do tồn tại)? - nhiệm vụ của nhóm là gì? - nhóm sẽ thành công vì? 8/23/2013 10 TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM Ths. NguyễnThị NguyệtAnh Bộ môn QTDN – Khoa QTKD E: anhnn27@gmail.com M: 0904 749 893 Truyền thông nhóm Khái niệm Vai trò củatru y ềnthôn g nhóm y g Các phương diện TT nhóm Những cảntrở của TT nhóm Khuyến khích TT hiệuquả Tổ chứchọphiệuquả Khái niệmtruyền thông nhóm • Truyền thông: quá trình chia sẻ thông tin, mộtkiểu tương tác xã hội, trong đócóítnhất hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các quy tắcvàtínhiệu chung chung . • Truyền thông nhóm: là hình thứctruyền thông được thựchiện trong nhóm. • Truyền thông giữa các cá nhân thường xuấthiện theo cặphoặctừng nhóm với quy mô khác nhau  Quy mô nhóm tác động tớibảnchấtcủacuộchội thoại [...]... truyền thông nhóm • Quá trình truyền thông ▫ Quá trình gửi và nhận thông tin ▫ Liên tục ▫ Sự phát triển của TT gắn với tiến bộ công nghệ Vai trò của TT nhóm • Làm việc nhóm hiệu quả hơn làm việc cá nhân • Khai thác ý tưởng của nhiều người • Tạo khả năng dự phòng về trao đổi lưu giữ đổi, thông tin • Tăng khả năng kiểm tra, giám sát • Tăng năng suất, hiệu quả làm việc 11 8/23/2013 Vai trò của TT nhóm • Thông... bày Thư ký cuộc họp 1 Tại lần họp đầu tiên • Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến • Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ • Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau Thông báo phần thưởng,... ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người người • Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung 16 8/23/2013 3 Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc • Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên • Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp • Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số... chương trình làm việc ngay • Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề • Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng Truyền thông nhóm hiệu quả • Truyền thông trong nhóm không hề dễ dàng • Truyền thông nhóm hiệu quả là: g ị ▫ Chia sẻ tầm nhìn mà không bị các thành viên hiểu sai ▫ Khai thác vốn từ riêng của từng nhóm nhỏ ▫ Xác định và tạo đòn... của nhóm Tăng cường thông tin phản hồi Lắng nghe cẩn thận Không cắt ngang khi người khác nói Đưa ra thông tin phản hồi Nói từ tốn và rõ ràng Nếu quan điểm rõ ràng, logic Quan tâm đến các sự kiện, chi tiết Không nói chuyện phiếm, trình bày ngắn gọn, trực tiếp 13 8/23/2013 Khuyến khích truyền thông hiệu quả • Đảm bảo thành viên có cơ hội nói và tham gia ý kiến • Hãy cởi mở • Chịu trách nhiệm với công việc. .. buổi họp • Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin tin • Cần xác định mục tiêu buổi họp • Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm 5 Tần số hội họp • Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được... được chia sẻ • Các thành viên phải có trách nhiệm với mục tiêu chung của nhóm và vai trò của họ trong nhóm g • Chia sẻ, bổ sung kỹ năng, kiến thức nhất định cho các thành viên khác • Truyền đạt các quyết định • Truyền thông cởi mở, hiệu quả  tin tưởng giữa các thành viên, nhấn mạnh vai trò của mỗi thành viên Các phương diện TT nhóm • Lãnh đạo - thành viên ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ Xây dựng tiêu chuẩn cho hành động... Một nhóm thống nhất làm việc hiệu quả theo mục tiêu chung Truyền thông • Hoạt động truyền đạt thông tin • Thông tin rõ ràng, biểu lộ ý nghĩa g g g • Sự trao đổi ý tưởng • Bộc lộ bản thân theo cách mà mọi thành viên khác có thể hiểu được một cách dễ dàng 18 8/23/2013 Nhóm • • • • • • • • • Báo cáo trực tiếp Báo cáo gián tiếp Các bên hỗ trợ Các bên bị ảnh hưởng Nội bộ Bên ngòai Quản lý trực tiếp Quản. .. Các đôid tượng hữu Tầm nhìn • Bắt đầu từ hình dung/viễn cảnh cuối cùng mà nhóm muốn đạt được • Thực tế khả thi tế, • Hòan thiện nhưng cần tránh sa lầy vào tiểu tiết • Tóm lược những lợi ích mang lại cho các đối tượng hữu quan • Tóm lược lợi ích mang lại cho các thành viên nhóm Ngôn ngữ riêng của nhóm nhỏ • Bán hàng • Tài chính • Kỹ thuật h ậ • Sự điều tiết • Sản xuất • Nhà cung ứng • Người lao động •... thức • Các kỹ năng cao • Sự tự do Nỗi sợ • Bỏ lỡ cơ hội • Không được để ý • Bị lã quên lãng ê • Bị thay thế • Bị điều chuyển • Sự chậm trễ hay bị cắt giảm thu nhập • Bị chế nhạo • Mất việc 20 8/23/2013 Động lực cơ bản nhất về tâm lý tham gia nhóm • Cảm giác thuộc về • Cảm giác được cần đến • Cảm giác cạnh tranh • Khai thác các yếu tố này Ghi nhớ PPC Quá trình (Progress), Kế hoạch (Plans), và (Sự lo . năng tư duy 8/ 23/ 20 13 3 MỐI QUAN HỆ GIỮA CẤP QUẢN TRỊ VÀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ KỸ NĂNG TƯ DUY KỸ NĂNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP KỸ NĂNG TƯ DUY KỸ NĂNG TƯ DUY QTV cấpcao QTV cấp trung gian QTV cấpcơ sở KỸ. 09047498 93 E.Mail: anhnn27@gmail.com DOANH NGHIỆP ĐẦU VÀO ĐẦU RA CẤP QUẢN TRỊ QTV Cấ p cao p QTV Cấp trung gian QTV cấpcơ sở 8/ 23/ 20 13 2 CH Ứ C NĂNG QU Ả N TRỊ Đ Ố I V Ớ I T Ừ NG CẤ P Quảntrị viên cấp. trưởng nhóm 3. Hãy viết team charter( tuyên bố của nhóm) bằng cách trả lời 3 câu hỏi: -mục đích của nhóm là gì ( lý do tồn tại)? - nhiệm vụ của nhóm là gì? - nhóm sẽ thành công vì? 8/ 23/ 20 13 10 TRUYỀN