1 Chuyên đề 4 Chuyên đề 4 KỸ NĂNG TRAO QUYỀN - ỦY QUYỀN Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên. Uỷ ề íh ihiệ àáh Giao việc , Ủy quyền và Trao quyền ? Uỷ quy ề n mang t í n h sự vụ, g i ao n hiệ m vụ v à tr á c h nhiệm quyền hạn. Trao quyền ? 1. Người lãnh đạo không thể tự làm tất cả các công việc 2. Sự trao quyền tạo cơ hội cho các cá nhân phát triển ề ả ả ằ ể Trao quyền là quan trọng vì: 3. Trao quy ề n đ ả m b ả o r ằ ng các bộ phận có th ể duy trì sự hiệu quả trong công việc ngay cả khi trưởng nhóm vắng mặt. 2 MỤC TIÊU 1. Quyền lực, quyền hạn, trách nhiệm 2. Trao quyền Trao quyền? Quy trình trao quyền Những tình huống trao quyền sai 3. Ủy quyền 1. QUYỀN LỰC & TRÁCH NHIỆM Fayol định nghĩa: Quyền lực là có quyền được ra lệnh và có quyền năng để buộc những người khác phải tuân theo Quyền năng là khả năng gây ảnh hưởng tới hành động của những người khác. Trách nhiệm là bổn phận của một người trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nguồn gốc của QUYỀN LỰC ► Quyền lực nằm trong tay người nắm giữ chủ chốt ► 3 nguồn quyền lực chính: Chính thức : đi cùng với công việcchức danh Chính thức : đi cùng với công việc , chức danh nghề nghiệp, các mối quan hệ Kỹ thuật : có được nhờ kỹ năng học vấn Cá nhân, không chính thức : do được chấp nhận, được kính trọng hoặc là do nổi tiếng 3 2. TRAO QUYỀN ► Trao quyền là sự chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm được lập kế hoạch và tiến hành một cách cẩn trọng để thực hiện công việc trong giới hạn đã được thỏa thuận thuận ► Trách nhiệm: Công việc hoặc nhiệm vụ được trao quyền ► Quyền hạn: Quyền lực để đưa ra các quyết định và thi hành các quyết định đó Xác định rõ những kết quả mong đợi Giao vệc cho những người dưới quyền Trao cho họ quyền hạn để thực hiện tốt nhiệm vụ Bắthọ chịu trách nhiệm đốivớiviệc hoàn thành công Bảnchất của trao quyền Bắt họ chịu trách nhiệm đối với việc hoàn thành công việc và đạt được kết quả mong muốn Trao quyềnlàquátrìnhcấptrêntraochocấpdưới mộtphầnquyềnlựccủamìnhđể họ có thểđưara các quyết định và thi hành các quyết định đó Tự lập kế hoạch thực hiện công việc Ra quyết định về những việc cần làm ỉ ể Bị kiểm soát chặt chẽ Phải trình báo toàn bộ các quyết định Trao quyền hay Giao việc Ch ỉ bị ki ể m tra tại các điểm đã thống nhất Có được những ý kiến giúp đỡ khi cần Không bắt buộc phải hỏi ý kiến cấp trên 4 Cung cấp đủ những nguồn lực cần thiết Kiểm tra công việc tại các điểm quan trọng ẵ ấ Không được chỉ dẫn hướng dẫn đầy đủ Có thể bị căng thẳng khi công việc phức tạp Trao quyền hay Phó mặc S ẵ n sàng cung c ấ p, hướng dẫn và giúp đỡ Tạo nên các thách thức trong công việc Không được đào tạo đầy đủ Không có sự giúp đỡ đúng lúc Cân bằng giữa “quyềnhạn và trách nhiệm” Trao quyền theo “kếtquả mong đợi” Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả Quyềnlực đượctraođủ để đảmbảo nhiệmvụ có thể hoàn thành đúng yêu cầu đặtra Nguyên tắc “thống nhất trong mệnh lệnh” N g ười được trao q u yề n chỉ ch ị u trách nhi ệ m Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả g qy ị ệ trước người trao quyền Người duy nhất đưa ra các quyết định 5 Nguyên tắc theo “mức độ quyền hạn” Người được trao quyền có quyềnracác Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả Người được trao quyền có quyền ra các quyết định trong các lĩnh vực được trao quyền mà không cần xin ý kiến cấp trên MÔ HÌNH TRAO QUYỀN 1. Định rõ kết quả mong đợi: Mục tiêu công việc, những giới hạn, chỉ tiêu và tiêu chuẩn, kiểm tra sự hiểu biết 2. Chính thức giao việc cho người dưới quyền: Trách nhiệm, phạm vi quyền hạn, đạt được sự thống nhất 3. Giao nguồn lực và quyền hạn cần thiết cho người dưới quyền 4. Ủng hộ và lùi về phía sau, cho phép người dưới quyền chủ động thực hiện công việc được giao 5. Duy trì sự ủng hộ, kiểm tra và phản hồi theo lịch trình đã thỏa thuận (ghi nhận) Quy trình trao quyền GIAI ĐOẠN 1 GIAI ĐOẠN 2 GIAI ĐOẠN 3 GIAI ĐOẠN 4 GIAI ĐOẠN 5 Đào tạo họ Để họ phê phán bạn Tóm tắt cho họ và họ có thể hỏi Họ tự phê bình bản thân, bạn nhận xét và Báo cáo về sự thà h CÔNG VIỆC CỦA Bạn làm họ quan sát chỉ dẫn Họ làm Bạn hướng dẫn Tóm tắt cho họ thà n h công hoặc khác Họ làm ( Bạn hỏi) Trao việc cho họ Báo cáo lại nếu họ muốn Họ làm ( Bạn không thể hỏi) Thu xếp để họ làm trực tiếp (bạn có quyền kiểm tra) BẠN CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI HỌC 6 Giai đoạn1: Áp dụng vớitrường hợpngườitraoquyềncóđầy đủ kiếnthứcvàkỹ năng, trong khi đóngười đượctraoquyềncórấtít kiếnthức, kỹ năng Giai đoạn2: Ở giai đoạnnàybắt đầucósự tham gia củangười đượctraoquyền–người đóchỉđơngiảnlàmmộtsố việcdướisự chỉ dẫncủabạn Giai đoạn 3 : Ở giai đoạn này có sự phân quyền nhiệm vụ không Quy trình trao quyền Giai đoạn 3 : Ở giai đoạn này , có sự phân quyền nhiệm vụ không ngừng cho người đượctraoquyền. Bạnsẽđặtcâuhỏi, chủ yếulà loạicâuhỏimở và người đượctraoquyềnsẽ báo cáo cho bạn những việchọ làm Giai đoạn4: Vẫntrongthờikỳ phân quyền nhiệmvụ không ngừng nhưng bạnsẽ ít đặtcâuhỏivàyêucầungười đượctraoquyền báo cáo. Họ sẽ kiểm soát việc báo cáo và thựchiệnviệchọ muốn Giai đoạn5: Đây là trường hợp trao quyền hoàn toàn. Khi nhiệmvụ đượcgiaotrựctiếpchongười đượctraoquyền, ngườitraoquyềncó quyềnkiểmtrabởivìhọ có bổnphậnvới công việc Người trao quyền hay can thiệp Một người trao quyền h khô ừ thiệ àô iệ đó Trao quyền sai n h ưng khô ng ng ừ ng can thiệ p v à o c ô ng v iệ c đó . Người trao quyền trao những phần không tốt đẹp cho nhân viên Chỉ những công việc không quan trọng thì mới được trao Người trao quyền giữ lại phần tốt đẹp Trao quyền sai được trao . Người trao quyền giữ lại phần tốt đẹp chomìnhvàtraonhững công việc nhàm chán cho nhân vi Người được trao quyềnsẽ kết thúc công việcmột cách kém cỏi, thành tích nghèo nàn. 7 Người trao quyền “đánh và chạy” Bạncómặt ở mộtnơi không thích hợp vào mộtthời điểm không thích hợp.Bạn vào thang Trao quyền sai máy cùng mộtngườigiámsátngười mà nói với bạnrằng: anh chính là ngườitôicần. Thựcsự,bấtkỳ ai cũng muốn đùn đẩy trách nhiệm công việcchomộtaiđó Ủyquyềnlàgiaomộtphần công việc cho ngườidưới quyềnchịutráchnhiệm thi hành và đồng thờigiaocho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm đượcgiao 3. Ủy quyền “Ủyquyềnlànghệ thuật hoàn thành công việcthông qua nỗ lựccủangườikhác.Điều này thể hiệnlòngtin củabạnvàongười khác để giao phó công việcmà, nếu không,chính bạnphảilàm” Dickinson 1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phảicho tấtcả các điểm bán hàng biếtlàsắpcómộtmặt hàng văn phòng phẩmmới.Ôngtagửimộtmẫutin:“Anhhãylo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”. 2. Ông Đạobảomộtnhânviênrằng anh ta cầnphảithông báo cho tấtcả các nhà phân phốilàsắpcómộtmặthàng văn phòng phẩm mới . Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ Phân biệt giao việc, trao quyền và ủy quyền? văn phòng phẩm mới . Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và mộtsố tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụpcáctài liệusảnxuất và bán hàng (đảmbảo chúng phảirõnét)và gửi2bảnchomỗi điểm bán hàng trướcthứ nămtuần tới”. 3. Ông Đạogiảithíchchomột nhân viên cầnphải làm gì (thông báo cho tấtcả các điểm bán hàng về mộtmặt hàng văn phòng phẩmmới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thựchiệnsaochotốtnhấtvàtrở lại báo cáo cho ôngtasaumộttuầnlễ . Khi anh nhân viên đãthảoxong kế hoạch, anh ta sẽ thảoluậnvới ông Đạo. 8 Ủy quyền không không phảilàgiaoviệc. Ủyquyền không phảilàchỗđểbạn“tống khứ” những công việcmàbạn không thích làm. Ủy quyền ? Ủy quyền không phảilàtừ bỏ trách nhiệm. Ủyquyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyềnhạnvàtráchnhiệmcuối cùng. Ủy quyềnlàgiải phóng thờigiancủabạn. Ủy quyềnlàphương tiện để phát triển nhân viên. Ủy q u y ềnbi ể uhi ệ nlòn g tin củab ạ n vào nhân viên. Lợi ích của ủy quyền y qy ệ g ạ Ủy quyền giúp gia tăng chấtlượng các quyết định. Ủyquyềngiúpnângcaoquyếttâm,tinhthầnhăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên. Một số giả định của bạn : -Họ không đáng được như vậy -Họ không thích có thêm việc … Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ? Sự sợ hãi : - Tôi không muốn họ biết nhiều quá ! -Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách ! 9 Niềm tin cá nhân : •Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều •Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều • Tôi thích lúc nào cũng bận rộn. Bạn ủy quyền những gì ? Nh iệ àb hí h là à đồ hời Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ? • Nh ững v iệ c m à b ạn t hí c h là m v à cũng đồ ng t hời giúp người khác phát triển. • Các công việc thường nhật. • Các công việc cần thiết. •Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác. • Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển. Đánh giá thành tích công tác Định hướng hoạt động của đơn vị Động viên nhân viên Những công việc bạn không nên ủy quyền Động viên nhân viên Giao tiếp với nhân viên Xây dựng ê kíp • Bước 1: Lựa chọn công việc để ủy quyền • Bước 2: Lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền • Bước 3: Giao nghĩa vụ, quyền hành và trách nhiệmthựchiện công việc cho ngườicấpdưới đã Quy trình ủy quyền nhiệm thực hiện công việc cho người cấp dưới đã được lựa chọn • Bước 4: Theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện công việc và trợ giúp khi cần thiết • Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện công việc