Nước ta đang trong quá trình đổi mới cơ cấu quản lý kinh tế cụ thể là chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế quản lý thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. Theo nghị định 217/HĐBT thì các đơn vị kinh doanh phải đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi trong cơ chế thị trường. Cơ chế mới đó đòi hỏi đơn vị phải tổ chức quản lý chặt chẽ, năng động trong kinh doanh, một mặt phải tiết kiệm chi phí hơn trong khuôn khổ định mức chi phí cho phép, đảm bảo cho đơn vị đạt được hiệu quả cao nhất. Chính vì vậy, để tiếp tục thể chế hoá các chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước nhằm đáp ứng quá trình hội nhập và phát triển nền kinh tế nước ta. Từ đầu năm 1994 dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài chính đã nghiên cứu xây dựng hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, trên nguyên tắc thoả mãn các yêu cầu kinh tế thị trường ở nước ta, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực quốc tế về kế toán phù hợp các nguyên tắc và thông lệ có tính phổ biến của kế toán các nước có nền kinh tế thị trường phát triển. Đồng thời hệ thống kế toán doanh nghiệp được xây dựng cũng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp nước ta hiện nay và các năm sắp tới.
Lời nói đầu ****** Nước ta đang trong quá trình đổi mới cơ cấu quản lý kinh tế cụ thể là chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế quản lý thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. Theo nghị định 217/HĐBT thì các đơn vị kinh doanh phải đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi trong cơ chế thị trường. Cơ chế mới đó đòi hỏi đơn vị phải tổ chức quản lý chặt chẽ, năng động trong kinh doanh, một mặt phải tiết kiệm chi phí hơn trong khuôn khổ định mức chi phí cho phép, đảm bảo cho đơn vị đạt được hiệu quả cao nhất. Chính vì vậy, để tiếp tục thể chế hoá các chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước nhằm đáp ứng quá trình hội nhập và phát triển nền kinh tế nước ta. Từ đầu năm 1994 dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài chính đã nghiên cứu xây dựng hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, trên nguyên tắc thoả mãn các yêu cầu kinh tế thị trường ở nước ta, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực quốc tế về kế toán phù hợp các nguyên tắc và thông lệ có tính phổ biến của kế toán các nước có nền kinh tế thị trường phát triển. Đồng thời hệ thống kế toán doanh nghiệp được xây dựng cũng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp nước ta hiện nay và các năm sắp tới. Với tư cách là công cụ, quản lý, điều hành và kiểm soát nền kinh tế một cách chặt chẽ. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ đối với hoạt động tài chính Nhà nước mà còn vô cùng cần thiết và quan trọng với hoạt động tài chính của các loại hình doanh nghiệp. Nó phản ánh toàn diện tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị và tình hình thực hiện kế hoạch của Nhà nước. Những số liệu do hạch toán kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và có hệ thống là phương tiện để quản lý, là nhân tố quan trọng để thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh. 1 Với việc nhận thức trên, sau khi đã được trang bị kiến thức cơ bản ở trường kết hợp với việc nghiên cứu khảo sát ở Công ty Phát hành biểu mẫu thống kê cùng với sự hướng dẫn tận tình của các Thày, Cô giáo, Tôi đã thu được tình hình cụ thể của đơn vị như sau: - Phần I : Tổng quan về chức năng, đặc điểm hoạt động KD của Công ty. - Phần II: Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính của Công ty - Phần III: Mô hình tổ chức hạch toán kế toán của Công ty. Kế toán các nghiệp vụ cơ bản - Phần IV: Phân tích hoạt động kinh tế của Công ty. 2 Phần thứ nhất ****** TỔNG QUAN VỀ CHỨC NĂNG, ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY PHÁT HÀNH BIỂU MẪU THỐNG KÊ I/ Quá trình hình thành phát triển của Công ty Phát hành biểu mẫu thống kê: Sau khi hoàn toàn giải phóng, để góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước ngày càng ổn định và phát triển.Trong đó phát triển kinh tế đóng vai trò rất quan trọng. Vì vậy, ngày 10 tháng 10 năm 1977, theo quyết định của Tổng cục thống kê, quốc doanh phát hành biểu mẫu thống kê ra đời. Buổi đầu thành lập, tuy là doanh nghiệp Nhà nước, có đủ tư cách pháp nhân nhưng xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn: thiết bị nhà xưởng cũ nát, máy móc thủ công, phương tiện hạn hẹp . Trước những khó khăn đó, Xí nghiệp với sự ủng hộ của cấp trên đã từng bước khắc phục khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ. Khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, Tổng cục thống kê đã quyết định chuyển Quốc doanh phát hành biểu mẫu thống kê thành Công ty Sản xuất và dịch vụ tổng hợp. Công ty được phép mở tài khoản tại các Ngân hàng, được phép liên doanh liên kết, hợp tác sản xuất kinh doanh với mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Đến năm 1990, Công ty Sản xuất và dịch vụ tổng hợp đã chuyển thành Công ty Phát hành biểu mẫu thống kê. II/ Chức năng, nhiệm vụ của Công ty: Chức năng chủ yếu của Công ty là phát hành biểu mẫu thống kê, cụ thể là các pháp lệnh thống kê, các mẫu bảng biểu như hoá đơn bán hàng, thẻ kho, phiếu thu, bảng kê, phiếu chi, sổ quỹ phục vụ cho công tác kế toán thống kê. 3 III/ Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty: Công ty gồm bốn phòng ban: - Phòng tổ chức hành chính - Phòng kế toán tài vụ - Phòng kinh doanh 1 - Phòng kinh doanh 2 Được thể hiện qua sơ đồ sau Chức năng hoạt động: - Phòng tổ chức hành chính: gồm 02 người và có nhiệm vụ: Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt trên phương diện: Điện thoại, fax, thư tín và lưu trữ công văn, hồ sơ theo quy định của Công ty và Nhà nước. Cho nghỉ việc CB-CNV thông qua Ban giám đốc Công ty xem xét quyết định. Quản lý theo dõi hồ sơ CB-CNV. Hoàn tất thủ tục cử cán bộ đi công tác, đi học theo quyết định của Công ty. - Phòng tài chính kế toán (TCKT): gồm 04 người và có các nhiệm vụ: Đảm bảo các hoạt động tài chính kế toán thu chi của Công ty đúng theo quy định của luật pháp Nhà nước. Xây dựng quy trình quản lý theo dõi công nợ một cách khoa học chính xác, theo dõi và luân chuyển nguồn tiền kịp thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Cung cấp kịp thời 4 GI M Á ĐỐC PHÒNG KTTV PHÒNG KD2PHÒNG KD1PHÒNG TCHC và nhanh chóng các số liệu sản xuất kinh doanh và tham mưu cho Lãnh đạo Công ty các biện pháp thích hợp. - Phòng Kinh doanh 1 và 2: Gồm 06 người và có nhiệm vụ: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của Ban Giám đốc Công ty, báo cáo kịp thời tình hình biến động của thị trường để điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp IV/ Một số thành tựu của Công ty: (Đơn vị tính: nghìn đồng) Stt Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 ± 2001/2000 Số tiền TL(%) I. Tổng thu nhập 3.559.800 3.817.700 257.900 7,2 1. Doanh thu 3.500.000 3.750.000 250.000 7,1 2. Thu nhập hoạt động tài chính 40.300 45.700 5.400 13,4 3. Thu nhập hoạt động bất thường 19.500 22.000 2.500 12,8 II. Tổng chi phí 3.172.000 3.423.700 251.700 7,9 1. Chi phí sản xuất 3.053.000 3.293.000 240.000 7,8 - Chi phí NVL TT 2.862.000 3.088.000 226.000 7,8 - Chi phí nhân công TT 157.000 160.000 3.000 1,9 - Chi phí sản xuất chung 34.000 45.000 10.000 3,4 2. Chi phí kinh doanh 71.500 74.000 2.500 3,5 - Chi phí bán hàng 28.500 29.500 1.000 2,85 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 43.000 44.500 1.500 3,48 3. Chi phí hoạt động tài chính 30.500 33.700 3.200 10,5 4. Chi phí bất thường 17.000 23.000 5.000 29,4 III. Nộp ngân sách 182.200 186.340 4.140 2,2 IV. Lợi nhuận 205.600 207.660 2.060 1 5 V. Thu nhập bình quân người lao động 500 550 50 10 Qua bảng trên: Về tổng thu nhập, do 3 yếu tố doanh thu tăng 250 triệu tương ứng với tăng 7,1%, thu nhập hoạt động tài chính tăng 5,4 triệu tương ứng với tăng 13,4%, thu nhập bất thường tăng 2,5 triệu tương ứng với tăng 12,8% nên tổng thu nhập năm 2001 tăng 207,9 triệu đồng tương ứng với tăng 7,2% so với năm 2000. Về chi phí, tổng chi phí năm 2001 tăng 251,7 triệu đồng tương ứng vơi tăng 7,9% so với năm 2000. Đó là do các chi phí kinh doanh, chi phí sản xuất, chi phí bất thường, chi phí hoạt động tài chính đều tăng lên so với năm trước. Nhìn chung, năm 2001 quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty tăng lên so với năm 2000. Điều đó làm cho việc nộp ngân sách tăng 4,4 triệu tương ứng với tăng 2,2% và điều quan trọng là lợi nhuận tăng 2,06 triệu đồng tương ứng với tăng 1%, làm cho thu nhập bình quân của người lao động tăng 50.000 đồng/ tháng tương ứng với 10%. Như vậy có thể thấy rằng Công ty sản xuất kinh doanh có hiệu quả. 6 Phần thứ hai ****** TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY PHÁT HÀNH BIỂU MẪU THỐNG KÊ I/ Phân cấp quản lý tài chính: Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty Phát hành biểu mẫu thống kê đã tiến hành tổ chức phân cấp quản lý tài chính theo hình thức tập trung. Công ty có một phòng kế toán tài vụ thực hiện mọi công việc liên quan đến lĩnh vực kế toán tài chính từ việc xử lý, thu thập thông tin, luân chuyển chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo tài chinh . theo đúng quy định của Nhà nước cho đến việc thông báo số liệu kế toán cho các đối tượng quan tâm nhằm giúp cho Ban giám đốc Công ty theo dõi và kiểm tra tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng kế toán tài vụ của Công ty hiện nay có bốn thành viên: - Kế toán trưởng: đảm nhận toàn bộ công việc kiểm tra kiểm soát tình hình chấp hành các chính sách tài chính kế toán của Nhà nước, tổ chức bộ máy kế toán, thực hiện đầy đủ và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về việc hạch toán kế toán tại Công ty. - Kế toán thanh toán: phụ trách việc lập chứng từ thanh toán, thanh toán và thu hồi công nợ. - Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình biến động của tài sản tại Công ty 7 - Thủ quỹ: phụ trách việc thu, chi, nhập xuất tiền của Công ty. II/ Công tác kế hoạch hoá tài chính của Công ty: Là một Công ty hạch toán kinh doanh độc lập, nguồn vốn được Tổng cục thống kê điều động. Căn cứ vào sự biến động của thị trường mà Công ty xây dựng kế hoạch tài chính như sau: - Kế hoạch chi phí sản xuất theo yếu tố - Kế hoạch trích khấu hao tài sản cố định - Kế hoạch các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước - Kế hoạch biên chế, tiền lương, thu nhập - Kế hoạch đầu tư - Kế hoạch doanh thu, giá bán - Kế hoạch lợi nhuận và trích lập các quỹ. Niên độ tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 đến hết ngày 31/12 hàng năm. Công ty quyết toán với cơ quan chủ quản cấp trên vào tháng 2 hàng năm. III/ Tình hình vốn và nguồn vốn của Công ty: 1. Tài sản: (Đơn vị tính: nghìn đồng) Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 ± 2001/2000 ST TT (%) ST TT (%) ST TL (%) TT (%) 1. TSLĐ và ĐTNH 1.130.000 64,35 1.273.000 65,5 143.000 12,65 1,15 - Vốn bằng tiền 355.000 31,5 323.000 25,4 -32.000 9 -6,1 - Các khoản phải thu 160.000 14,1 175.000 13,7 17.000 10,6 -0,4 - Đầu tư ngắn hạn 135.000 11,9 150.000 11,9 15.000 11,1 0 - Khoản tạm ứng 50.000 4,4 75.000 5,9 25.000 50 1,5 - Hàng tồn kho 430.000 38,1 550.000 43,1 120.000 27,9 5 2. Tài sản cố định và ĐTDH 626.000 35,65 670.500 34,5 44.500 7,1 -1,15 - Tài sản cố định 406.000 64,8 415.500 61,9 9.500 2,3 -2,9 - Chi phí XDCB dở dang 0 0 0 0 0 0 0 8 - Đầu tư dài hạn khác 220.000 35,2 255.000 38,1 35.000 15,9 2,9 Tổng tài sản 1.756.000 100 1.943.500 100 187.000 10,6 0 Nhìn vào bảng trên ta thấy sự phân bố cơ cấu tài sản của Công ty tập trung nhiều vào tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Trong cả hai năm 2000 và 2001 nó đều chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng tài sản. Cụ thể là năm 2000 chiếm tỷ trọng 64,35% còn năm 2001 chiếm tỷ trọng 65,5%. Về tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn năm 2001 tăng 143 triệu đồng tương ứng với tỷ trọng tăng 1,15% so với năm 2000 chiếm tỷ lệ là 12,65%. Đó là do các khoản tạm ứng tăng 25 triệu tương ứng với tỷ lệ tăng 50%, hàng tồn kho tăng 120 triệu tương ứng với tăng 27,9% và các khoản phải thu tăng 17 triệu tương ứng với tăng 10,6% mặc dù vốn bằng tiền giảm 32 triệu tương ứng với giảm 9%. Về tài sản cố định và đầu tư dài hạn, năm 2001 tăng 44,5 triệu mặc dù tỷ trọng của nó so với năm 2000 giảm 1,15% so chiếm tỷ lệ 7,1%. Kết quả trên cho ta thấy việc quản lý và sử dụng vốn của công ty đạt kết quả cao 2. Nguồn vốn: (Đơn vị tính: nghìn đồng) Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 ± 2001/2000 ST TT (%) ST TT (%) ST TL (%) TT (%) 1. Nợ phải trả 1.171.000 66,68 1.336.000 68,7 165.000 14,09 2,02 - Nợ ngắn hạn 981.000 83,8 1.135.000 84,9 154.000 15,7 1,1 - Nợ dài hạn 138.000 11,8 143.000 10,7 5.000 3,6 0,9 - Nợ khác 52.000 6,4 58.000 4,4 6.000 11,5 -2 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 585.000 33,32 607.500 31,3 22.500 3,84 -2,02 Tổng nguồn vốn 1.756.000 100 1.943.500 100 187.000 10,6 0 Xét bảng trên ta thấy nợ phải trả của Công ty khá cao chiếm tỷ trọng 66,68% năm 2000 và 68,7% năm 2001 trong tổng nguồn vốn. Trong khi đó nguồn vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng 33,32% năm 2000 và 31,3% năm 2001. Sở dĩ nợ phải trả cao hơn so với năm 2000 như vậy là do lượng hàng dự trữ tồn kho tăng lên khá cao. 9 Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2001 tăng 22,5 triệu đồng tương ứng với tăng 3,84% nhưng tỷ trọng giảm 2,02% cho thấy rằng công ty có thể chủ động về vốn chủ sở hữu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. * Hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh: Tổng doanh thu thuần - Số vòng quay vốn kinh doanh = ----------------------------------- Vốn kinh doanh bình quân 3.559.800.000 + Năm 2000 = --------------------- = 6,08 vòng 585.000.000 3.817.700.000 + Năm 2001 = --------------------- = 6,28 vòng 607.500.000 Qua số liệu trên cho thấy số vòng quay vốn kinh doanh năm 2000 là 6,08 vòng, năm 2001 là 6,28 vòng nghĩa là năm 2001 Công ty đã quay vòng vốn nhanh hơn, tăng 0,2 vòng bằng 3,2% so với năm 2000. Tổng doanh thu - Hệ số phục vụ của vốn kinh doanh = --------------------------------- Vốn kinh doanh bình quân Do chức năng hoạt động của Công ty là không có giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại nên hệ số phục vụ của vốn kinh doanh năm 2000 bằng 6,08 và năm 2001 bằng 6,28, cho thấy năm 2000 cứ 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra 6,08 đồng doanh thu. Năm 2001 cứ 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra 6,28 đồng doanh thu. * Hiệu quả về chi phí kinh doanh Tổng doanh thu thực hiện trong kỳ - Hệ số phục vụ chi phí kinh doanh = ------------------------------------------- Tổng chi phí thực hiện trong kỳ 3.559.800.000 + Năm 2000 = -------------------- = 1,12 3.172.000.000 3.817.700.000 + Năm 2001 = --------------------- = 1,11 3.423.000.000 Hệ số phục vụ chi phí kinh doanh năm 2001 so với năm 2000 giảm 0,01 cho thấy cứ 1 đồng chi phí năm 2000 bỏ ra thu được 1,12 đồng doanh thu và 1 đồng chi phí năm 2001 bỏ ra thu được 1,11 đồng doanh thu. 10