Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty phát hành biểu mẫu thống kê

Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty phát hành biểu mẫu thống kê

Lời nói đầu

Trong các doanh nghiệp nhà nớc và các tổ chức kinh tế thuộc sở hữu nhà nớc,phân phối theo lao động dợc thực hiện dơi hinh thức tiền lơng.Với t cách một phạmtrù kinh tế, tiền lơng là sự biểu hiện bằng tiền của sản phẩm cần thiết dợc tạo ratrong các doanh nghiệp nhà nớc đợc phân phối cho những ngời lao động dựa vào sốlợng và chất lợng lao động mà họ đã hao phí trong quá trìnhsản xuất xã hội

Đối với doanh nghiêp sản xuất, viêc thanh toán chi trả tiền lơng cho côngnhân viên đóng một vai trò rất quan trọng: Nó dảm bảo cho mức thu nhập trongsinh hoạt hàng ngày của ngời lao động đầy đủ và phần nào thoả mãn nhu cầu giảitrí cua họ trong xã hội.Việc trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo lơng củadoanh nghiệp vừa thực hiện theo đúng chế độc lại va biểu hiện sự quan tâm, chăm

lo đến đời sống,sức khoẻ của ngời lao động mõi khi họ bị ôm đau tai nạn…ChínhChínhnhững khoản tền lơng, tiền thởng, phụ cấp…Chính ợc nhận kịp thời và sự quan tam nhiệtđtình của Doanh nghiệp là sợi dây gắn chặt hơn ngời lao động với Doanh nghiệp tạo

động lực cho họ tích cực làm việc, làm ra nhiều sản phẩm hơn.Từ việc nhận thứctrên các Doang nghiệp đã không ngng nghiên cứu để xây dựng nên các phơng pháptính lơng và hình thức trả lơng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn

vị mình

Mặt khác công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích lơng cũng có v ị tríquan trọng vì tiền lơng cũng là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm.Trongnền kinh tế thị trơng đòi hỏi Doanh nghiệp phản ánh đúng chính xác chi phí nhâncông trong kỳ đồng thời không ngừng hoàn thiện đổi mới công tác kế toán để phùhợp với xu thế vận động và phát triển của đất nớc

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của tiền lơng cũng nh hạch toán tiền

l-ơng đối với hoat động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, em đã đi sâu nghiêncứu nhữngd vấn đề có liên quan đến đè tài này qua đợt thực tập tại Công ty pháthanh biểu mẫu thống kê Qua đề tài này em hiểu rõ hơn về thực tiễn công việc kếtoán tiền lơng và các khoản trich theo lơng ở công ty.Do trình độ còn hạn chế nênbài viết của em không tránh khỏi nhng thiếu sót Rất mong đợc sự góp ý, bổ sungcủa các thầy cô giáo để bài viết đợc hoàn thiện hơn

Nội dung báo cáo nghiêp vụ gồm các phần chính sau:

ChơngI: Một số vấn đè cơ bản về hạch toán lao động tiền lơng và các khoản trích

l-ơng trong doanh nghiệp sản xuất

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tạicông ty phát hành biểu mẫu thống kê

Chơng III: Một số ý kiến đánh giá về công tác kế toán tiền lơng và các khoản tríchtheo lơng tại công ty phát hành biểu mẫu thống kê

Chơng I Một số vấn đề cơ bản về hạch toán lao động tiền lơng

và các khoản trích lơng trong doanh nghiệp sản xuất

I Bản chất và ý nghĩa của tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong Doanh nghiệp

1 Khái niệm bản chất và chức năng của tiền lơng trong Doanh nghiệp

1.1 Khái niệm tiền lơng

Tiền lơng (tiền công) là thù lao lao động, thể hiện hao phí đã bỏ ra cả về thểlực và trí lực của ngời lao động nay đợc lấy lại dới hình thức thu nhập Tiền lơngcủa ngời lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và đợc trả theonăng suất lao động, chất lợng và hiệu quả công việc Mức lơng của ngời lao độngkhông đợc thấp hơn mức lơng tối thiểu do nhà nớc quy định (Điều 55, Bộ luật lao

động 2002) Nh vậy tiền lơng là kết quả cuối cùng của quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh

1.2 Bản chất tiền lơng

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu haocác yếu tố cơ bản (lao động, đối tợng lao động và t liệu lao động) Trong đó, lao

động với t cách là hoạt động chân tay và trí óc của con ngời sử dụng các t liệu lao

động nhằm tác động, biến đổi các đối tợng lao động thành các vật phẩm có íchphục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình Theo Mác thì giá trị hàng hoá đợc tạo ratrong quá trình sản xuất chứ không phải trong quá trình lu thông Giá trị hàng hoá

đợc công nhận bao gồm: giá trị của lao động sống + giá trị của lao động vật hoá +giá trị thặng d Trong đó, giá trị thặng d là giá trị dôi ra (tăng thêm) còn giá trị củalao động vật hoá là chi phí về t liệu sản xuất mà đầu vào của quá trình sản xuấtcần phải có để tiến hành đợc quá trình sản xuất Yếu tố lao động trong quá trìnhsản xuất lại thay đổi về lợng, nó tăng lên do giá trị của hàng hoá Mặt khác, sứclao động có đặc điểm là khi đợc tiêu dùng thì nó tạo ra một giá trị mới lớn hơn

Nh vậy, nguồn gốc duy nhất để tạo ra giá trị thặng d là sức lao động

Do đó có thể khẳng định rằng: Lao động là một yếu tố giữ vai trò cực kỳ quantrọng trong quá trình sản xuất

Với vai trò nh vậy, chi phí cho lao động sống đang ngày đợc nâng cao, điềunày đợc biểu hiện ở trong toàn bộ chi phí sản xuất thì chi phí tiền l ơng và cáckhoản trích theo lơng ngày càng chiếm một tỷ lệ lớn dần Về phía ngời sử dụnglao động có xu hớng tiết kiệm chi phí lao động bằng cách tăng năng suất lao độngvới việc đổi mới t liệu sản xuất cho phù hợp và hiệu quả nhất Để đảm bảo tiếnhành liên tục quá trình tái sản xuất trớc hết cần phải tái sản xuất sức lao động,

nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra trong quá trình sản xuất phải đợc bồihoàn dới dạng thù lao lao động.

Tiền lơng (tiền công) chính là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động và

là giá của yếu tố sức lao động mà ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời cungứng sức lao động Tiền lơng tuân theo các nguyên tắc cung, cầu, giá cả thị trờng vàpháp luật hiện hành của Nhà nớc

Đối với ngời chủ Doanh nghiệp thì tiền lơng là một yếu tố chi phí đầu vàocủa một quá trính sản xuất, còn đối với ngời cung ứng sức lao động thì đó lànguồn thu nhập chủ yếu của họ Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, cònmục đích lợi ích của ngời lao động là tiền lơng Do vậy tiền lơng không chỉ mangbản chất là chi phí, mà nó đã trở thành phơng tiện tạo ra giá trị mới, hay nói cáchkhác tiền lơng là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức lao động, năng lực của ngời lao

động trong quá trình sản xuất

Đối với ngời lao động, tiền lơng nhận đợc thoả đáng sẽ là động lực kích thíchnăng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động Khi năng suất lao động tăng thìlợi nhuận của Doanh nghiệp cũng tăng Do đó, nguồn phúc lợi của Doanh nghiệp

mà ngời lao động đợc nhận lại cũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung thêm cho tiềnlơng, làm tăng thu nhập và tăng lợi ích của ngời cung ứng sức lao động

Hơn nữa, khi lợi ích của ngời lao động đợc bảo đảm bằng các mức lơng thoả

đáng sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng những ngời lao động với mục tiêu và lợi íchcủa Doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa chủ Doanh nghiệp với ngời cung ứngsức lao động làm cho ngời lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt

động của Doanh nghiệp

1.2 Chức năng của tiền lơng

Tiền lơng có 3 chức năng chủ yếu

+ Chức năng tái sản xuất sức lao động:

Chúng ta biết rằng quá trình tái sản xuất sức lao động đợc thực hiện bởi việctrả công cho ngơì lao động thông qua lơng Bản chất của sức lao động là sản phẩmlịch sử luôn đợc hoàn thiện, nâng cao nhờ thờng xuyên đợc khôi phục và pháttriển Còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có một tiền lơng sinh hoạt nhất

định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dỡng, giáo dục thế

hệ sau ) tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ và hoàn thành kỹ năng lao động.+ Chức năng là công cụ quản lý của Doanh nghiệp

Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị đó là lợi nhuận cao nhất Để đạt đợcmục tiêu đó họ phải kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách nghệ thuật các yếu tốtrong sản xuất kinh doanh, ngời sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo

dõi và quan sát ngời lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình thông quaviệc trả lơng cho họ, phải đảm bảo chi phí tiền lơng mà mình bỏ ra đem lại kết quả

và hiệu quả cao Qua đó, ngời sử dụng lao động sẽ quản lý một cách chặt chẽ về sốlợng và chất lợng lao động của mình để trả công xứng đáng cho ngời lao động + Chức năng kích thích sức lao động

Với một mức lơng thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăngnăng suất lao động Khi đợc trả công xứng đáng ngời lao động sẽ say mê, tích cựclàm việc, họ sẽ gắn chặt trách nhiệm của mình với lợi ích của Doanh nghiệp

Do vậy tiền lơng là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích ngời lao

động làm việc thực sự có hiệu quả cao

2.Các hình thức trả lơng trong Doanh nghiệp

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất công việc vàtrình độ quản lý của từng Doanh nghiệp mà việc tính và trả lơng cho ngơì lao động

có thể đợc thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau Tuy nhiên, trên thực tế thờng

áp dụng 3 hình thức:

+Tiền lơng theo thời gian

+Tiền lơng theo sản phẩm

+Tiền lơng khoán

2.1 Tiền lơng theo thời gian

Hình thức này thờng áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng nh: tổchức lao động, thống kê, tài vụ Việc trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào thờigian lao động thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật,chuyên môn của ngời lao động Tùy theo tính chất lao động khác nhau mà mỗingành nghề, nghiệp vụ có thể có một thang lơng riêng Trong mỗi thang lơng lạituỳ theo trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lơng,mỗi bậc lơng lại có một mức tiền lơng nhất định Tiền lơng theo thời gian có thểchia theo các loại sau:

-Trả lơng theo tháng (lơng tháng): Số tiền lơng trả trong tháng đợc tính bằng mức

lơng theo thang bảng lơng do Nhà nớc quy định + tiền phụ cấp (nếu có)

Tiền phụ cấp ở đây có thể là: Phụ cấp chức năng, phụ cấp ngành nghề, phụ cấp độchại

-Mức lơng một ngày (ngày công): Theo quy định số 188-1999 QĐTTCP ng yày17/9/1999 của Thủ tớng Chính phủ quy định tuần làm việc 40 giờ, ngày công làmviệc trong tháng đợc quy định trung bình là 22 ngày công

Mức lơng 1 ngày =

22

tháng trong trả

phả

ng

ơ

l số

tháng trong

trả

i phả

ng

ơ

l tiền

Số

= số ngày làm việc x mức lơng một ngàyLơng ngày thờng đợc áp dụng để tính lơng trong những ngày hội họp, họctập, ngày làm nhiệm vụ khác nhau hoặc để trả lơng cho ngời lao động làm theohợp đồng

-Mức lơng một giờ: Là tiền lơng trả cho một giờ làm việc, đợc xác định bằng cách

lấy tiền lơng ngày chia cho số giờ chuẩn theo quy định của luật lao động (khôngquá 8 giờ một ngày)

Mức lơng1 giờ (lơng giờ) =

8

ngày 1 ng

ơ

l mức

tháng

trong

trả

i phả

việc làm giờ số

x mức lơng 1 giờMức lơng 1 giờ còn đợc sử dụng để tính ra đơn giá tiền lơng cho 1 sản phẩm.Mức lơng1 sản phẩm =

phẩm n sả

số

giờ 1 ng

ơ

l mức

-Mức lơng 1 tuần: Là tiền lơng trả cho một tuần làm việc đợc xác định trên cơ sở

tiền lơng tháng nhân với 12 tháng chia cho 52 tuần

Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lơng theo thời gian (mang tính bìnhquân, cha thực sự gắn với quá trình sản xuất), để khắc phục phần nào hạn chế đótrả lơng theo thời gian có thể kết hợp với chế độ tiền thởng để khuyến khích ngờilao động hăng hái làm việc

Khi đó:

ộng

đ lao

ng

ơ

l tiền

+ tiền thởng

2.2 Tiền lơng theo sản phẩm

Tiền lơng theo sản phẩm là hình thức trả lơng theo số lợng và chất lợng côngviệc đã hoàn thành Hình thức này đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phốitheo lao động, gắn chặt số lợng lao động với chất lợng lao động, động viên vàkhuyến khích ngời lao động nhiệt tình, say mê làm việc, tạo ra nhiều sản phẩmcho xã hội Tiền lơng theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lơng của một sảnphẩm, công đoạn chế biến sản phẩm và số lợng sản phẩm công việc mà ngời lao

động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định Để thực hiện tính lơng theo sản phẩmcần phải có các điều kiện sau:

- Xây dựng đợc đơn giá tiền lơng

- Phải tổ chức hạch toán ban đầu sao cho xác định đợc chính xác kết quả củatừng ngời hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt)

- Doanh nghiệp phải tổ chức, bố trí đầy đủ công việc cho ngời lao động

- Phải có hệ thống kiểm tra chất lợng chặt chẽ

Việc trả lơng theo sản phẩm có thể tiến hành theo những hình thức sau:

+Tiền lơng trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Theo hình thức này, tiền

l-ơng phải trả cho ngời lao động còn đợc tính:

tháng

trong

trả

i phả

n sả

l ợng số

x

phẩm n sả

1 cho

ng

ơ

l tiền giá

Tiền lơng = i% x tiền lơng của ngời lao động sản xuất trực tiếp

Trong đó: i% là tỷ lệ tiền lơng của công nhân phụ với tiền lơng của công nhân sảnxuất trực tiếp

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm có thởng, có phạt: Là tiền lơng trả theo sản phẩm cógắn với chế độ tiền thởng trong sản xuất nh: thởng tiết kiệm vật t, thởng nâng caochất lợng sản phẩm, thởng giảm tỷ lệ hàng hỏng, hao phí vật t, không đảm bảongày công quy định, không hoàn thành kế hoạch đợc giao

Cách tính nh sau:

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm luỹ tiến: Cách tính lơng theo hình thức này gồm 2phần:

Phần thứ1: Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động tính ra tiền

l-ơng phải trả theo sản phẩm trong định mức

Phần thứ 2: Căn cứ vào mức độ vợt định mức để tính tiền lơng phải trả theo

tỷ lệ luỹ tiến, tỷ lệ hoàn thành vợt định mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều.Hình thức này khuyến khích ngời lao động tăng năng suất lao động và cờng

độ lao động đến mức tối đa Do vậy, hình thức này thờng áp dụng để trả lơng chongời làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi Doanh nghiệp phải hoàn thànhgấp một đơn đặt hàng

2.3 Tiền lơng khoán

Là hình thức trả lơng cho ngời lao động theo khối lợng và chất lợng công việc

mà họ hoàn thành Hình thức này áp dụng cho những công việc nếu giao cho từngchi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi, phải giao tất cả khối lợng công việc cho cảnhóm hoàn thành trong thời gian nhất định

-Trả lơng khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lơng theo sản

phẩm nhng tiền lơng đợc tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến

Tiền lơng theo sản phẩmtrực tiếp (gián tiếp)

công việc cuối cùng Hình thức này áp dụng cho những Doanh nghiệp mà quátrình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích ngời lao

động quan tâm đến chất lợng sản phẩm

-Trả lơng khoán quỹ lơng: Theo hình thức này Doanh nghiệp tính toán và giao

khoán quỹ lơng cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành kếhoạch công tác hay không hoàn thành kế hoạch

-Trả lơng khoán thu nhập: Tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của Doanh

nghiệp mà hình thành quỹ lơng để phân chia cho ngời lao động Khi tiền lơngkhông thể hạch toán riêng cho từng lao động thì phải trả lơng cho cả tập thể đó,sau đó mới chia cho từng ngời Tiền công có thể chia dựa vào các yếu tố sau:+Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc (phơng pháp này đợc áp dụng khicấp bậc công việc đợc giao phù hợp với cấp bậc kỹ thuật)

+Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc kết hợp với bình cộng điểm (ápdụng khi công việc đợc giao không phù hợp với cấp bậc kỹ thuật)

+Dựa trên cơ sở số điểm để tính mức lơng tơng ứng (áp dụng khi không thực hiệnviệc trả lơng theo sản phẩm vì khối lợng công việc hoàn thành thờng không phụthuộc vào chất lợng tay nghề mà phụ thuộc vào sức khoẻ và thái độ lao động củatừng ngời Khi áp dụng hình thức này, tiền lơng thực tế của ngời lao động chỉ xác

định khi kết thúc kỳ hạch toán Vì vậy, việc trả lơng cho ngời lao động thực chất làtạm phân phối thu nhập

2.4 Một số chế độ khác khi tính lơng

*Chế độ thởng: Ngoài chế độ tiền lơng các Doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng

chế độ tiền thởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong sản xuất kinh doanh.Tiền thởng thực chất là khoản tiền lơng bổ xung nhằm quán triệt đầy đủnguyên tắc phân phối theo lao động Trong cơ cấu thu nhập của ngời lao động thìtiền lơng có tính ổn định, thờng xuyên còn tiền thởng chỉ là phần thu nhập thêm vàphụ thuộc vào các chỉ tiêu thởng, phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh.Nguyên tắc thực hiện chế độ thởng:

-Đối tợng xét thởng:

+Lao động có thời gian làm việc tại Doanh nghiệp từ 1 năm trở lên

+Có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

-Mức thởng: Mức thởng của 1 năm không thấp hơn 1 tháng lơng theo nguyên tắc

sau:

+Căn cứ vào kết quả đóng góp của ngời lao động đối với Doanh nghiệp thể hiệnqua năng suất, chất lợng công việc

+Căn cứ vào thời gian làm việc tại Doanh nghiệp, ngời có thời gian làm việc nhiều

sẽ đợc hởng nhiều

+Chấp hành nội quy kỷ luật của Doanh nghiệp

-Các loại tiền thởng: Tiền thởng bao gồm tiền thởng thi đua (lấy từ quỹ khen

th-ởng) và tiền thởng trong sản xuất kinh doanh (thởng nâng cao chất lợng sản phẩm,thởng tiết kiệm vật t, thởng phát minh sáng kiến )

+Tiền thởng trong sản xuất kinh doanh: Đây thực chất là một phần của quỹ

l-ơng đợc trích ra để trả cho ngời lao động dới hình thức tiền thởng theo một tiêuchí nhất định

Tiền thởng về chất lợng sản phẩm: Khoản tiền này đợc tính trên cơ sở tỷ lệ quy

định chung (không quá 40%) và phần chênh lệch giá giữa sản phẩm cấp cao so vớisản phẩm có phẩm cấp thấp

Tiền thởng về tiết kiệm vật t: Là khoản tiền thởng tính trên cơ sở giá trị tiết kiệm

đợc so với định mức và tỷ lệ quy định không quá 40%

+Tiền thởng thi đua: Loại tiền thởng này đợc lấy ra từ quỹ tiền thởng của Doanh

nghiệp, quỹ tiền thởng trích từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanhtoán các khoản tiền phạt, công nợ

Để tiền thởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất phải kết hợp chặt chẽ cáchình thức và các chế độ thởng Đồng thời trớc khi chi trả phải xác định rõ quỹ tiềnthởng hiện có của Doanh nghiệp

*Chế độ phụ cấp:

Theo điều 4 thông t liên bộ số20/LB-TT ngày2/6/1993 của liên bộ Liên đoàn

Th-ơng binh xã hội - Tài chính có 7 loại phụ cấp sau:

-Phụ cấp làm đêm: Nếu ngời lao động làm việc vào ban đêm (22h - 6h sáng) thìngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm ngời lao động còn đợc hởng phụ cấp làm

đêm

việc) công cấp phụ

cả

kể ( tháng vụ chức

hoặc bậc cấp ng

ơ

l tiền

đ làm

giờ số

-Phụ cấp lu động: Nhằm bù đắp cho những ngời làm một hoặc một số nghề hoặc

công việc phải thờng xuyên thay đổi nơi ở và nơi làm việc, điều kiện sinh hoạt

không ổn định và khó khăn Loại phụ cấp này chỉ áp dụng với nghề và công việc

mà tính chất lu động cha xác định trong mức lơng Nghề hoặc công việc lu độngnhiều, phạm vi lu động rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thì đợc hởng phụ cấpcao, loại phụ cấp này đợc trả theo số ngày thực tế lao động và đợc tính cùng kỳ vớitrả lơng Trong Doanh nghiệp phụ cấp lu động đợc tính vào đơn giá tiền lơng vàhạch toán vào giá thành hoặc chi phí lu động

-Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những ngời vừa trực tiếp sản xuất hoặc

làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm nghiệm công tác quản lý khôngthuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những ngời làm những công việc đòi hỏitrách nhiệm cao cha đợc xác định trong mức lơng, phụ cấp trách nhiệm đợc tínhtrả cùng kỳ lơng hàng tháng Đối với Doanh nghiệp, loại phụ cấp này đợc tính vào

đơn giá tiền lơng và hạch toán vào chi phí giá thành hoặc chi phí lu động

-Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc ở những

vùng kinh tế mới và các hải đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khókhăn do cha có cơ sở hạ tầng ảnh hởng đến đời sống vật chất và tinh thần của ngờilao động

Cách tính:

Phụ cấp thu hút =

việc) công cấp cả phụ (kể

việc công bậc cấp ng

ơ l

x % phụ cấp đợc hởng

% phụ cấp đợc hởng có các mức: 20%, 30%, 50%, 70% tính trên lơng cấp bậc,chức vụ, lơng chuyên môn nghiệp vụ Thời gian hởng phụ cấp từ 3- 5 năm tuỳthuộc vào điều kiện sinh hoạt khó khăn, dài hoặc ngắn của từng vùng kinh tế mới,cơ sở kinh tế và đảo xa đất liền

-Phụ cấp đắt đỏ: áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt cao hơn chỉ số

giá sinh hoạt bình quân chung của cả nớc là 19% trở lên

-Phụ cấp khu vực: áp dụng đối với những nơi xa xôi, hẻo lánh gặp nhiều điều

kiện khó khăn

-Phụ cấp độc hại: áp dụng cho những Doanh nghiệp có điều kiện độc hại hoặc

nguy hiểm cha xác định trong mức lơng

3 Quỹ lơng và các khoản trích theo lơng

3.1 Quỹ lơng

Quỹ tiền lơng của Doanh nghiệp là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loạilao động mà Doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả lao động trong và ngoài danhsách

- Quỹ tiền lơng của Doanh nghiệp bao gồm những khoản sau:

+Tiền lơng tính theo thời gian, tiền lơng tính theo sản phẩm và tiền lơng khoán

+Tiền lơng trả cho ngời lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy

định

+Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhânkhách quan, trong thời gian điều động công tác, làm nghĩa vụ theo chế độ quy

định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học

+Các khoản tiền thởng có tính chất thờng xuyên

Ngoài ra, trong tiền lơng kế hoạch còn đợc tính cả các khoản tiền trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao

động

- Về phơng diện hạch toán, tiền lơng trong Doanh nghiệp sản xuất chia làm 2 loại

+Tiền lơng chính: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm nhiệm vụchính đã quy định cho họ bao gồm: lơng cấp bậc, các khoản phụ cấp thờng xuyên

và tiền thởng trong hoạt động sản xuất

+Tiền lơng phụ: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian không làm việcchính nhng vẫn đợc hởng lơng theo chế độ quy định nh tiền lơng trong thời giannghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, thời gian ngừng sản xuất Quản lý chi tiêu quỹ lơng phải trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm vừa chi tiêu hợp lý tiết kiệm tiền lơng vừa

đảm bảo hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

3.2 Các khoản trích theo lơng

3.2.1 Quỹ Bảo hiểm xã hội

Quỹ Bảo hiểm xã hội đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trêntổng số quỹ tiền lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ,thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Theo chế độhiện hành, tỷ lệ trích Bảo hiểm xã hội là 20%, trong đó:

+15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, đợc tính vào chi phí kinh doanh+5% do ngời lao động đóng góp và đợc trừ vào lơng tháng

Theo công ớc 102 về Bảo hiểm xã hội của tổ chức lao động quốc tế, Bảo hiểm xãhội bao gồm:

- Chăm sóc y tế

- Trợ cấp ốm đau

- Trợ cấp thất nghiệp

- Trợ cấp tuổi già

-Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp

-Trợ cấp gia đình

-Trợ cấp thai sản, tàn tật, mất ngời nuôi dỡng

Hiện nay ở Việt Nam Bảo hiểm xã hội đang thực hiện các nghĩa vụ sau:

- Trợ cấp ốm đau

- Trợ cấp thai sản

- Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp

- Trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp tàn tật

Trong các Doanh nghiệp đi đôi với quỹ tiền lơng là quỹ Bảo hiểm xã hội Quỹ nàydùng để đài thọ cho công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong các trờng hợp:

- Ngời lao động mất khả năng lao động: Hu trí, trợ cấp thôi việc, tử tuất

- Ngời lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, tai nạn lao

động, bệnh nghề nghiệp

Quỹ Bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm thống nhất quản lý Khi cácDoanh nghiệp trích đợc Bảo hiểm xã hội thì phải nộp hết cho cơ quan Bảo hiểm xãhội Sau khi nộp, đợc cơ quan bảo hiểm ứng trớc 3% để chi tiêu Bảo hiểm xã hộitrong Doanh nghiệp Cuối kỳ, kế toán tổng hợp chi tiêu Bảo hiểm xã hội, lập báocáo gửi cơ quan bảo hiểm cấp trên duyệt

3.2.2 Quỹ Bảo hiểm y tế

Mục đích của Bảo hiểm y tế là tập hợp một mạng lới bảo vệ sức khoẻ cho toàncộng đồng bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp Quỹ này đợc hìnhthành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng của công nhân viênchức thực tế phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3% trong

đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của ngời lao động

3.2.3 Quỹ kinh phí công đoàn

Là quỹ tài trợ cho hoạt động Công đoàn ở các cấp Quỹ này đợc hình thành

do việc trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp hàngtháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng của công nhân viên trong Doanhnghiệp là 2% Kinh phí công đoàn cũng đợc phân cấp quản lý và chi tiêu theo cấp

độ quy định Một phần đợc nộp cho cơ quan cấp trên là 1%, còn lại để chi tiêu chohoạt động công đoàn của Doanh nghiệp Toàn bộ số tiền trích theo quỹ này đợchạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm

II Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

1 Thủ tục, chứng từ hạch toán:

Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao

động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập "Bảng thanh toán tiền lơng" chotừng tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơngcho từng ngời Trên bảng tính lơng cần phải ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng sản

phẩm, lơng thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiềnngời lao động còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng đợclập tơng tự Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt, "Bảngthanh toán lơng và Bảo hiểm xã hội" sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và Bảohiểm xã hội cho ngời lao động Thông thờng, tại các Doanh nghiệp, việc thanhtoán lơng và các khoản khác cho ngời lao động đợc chia làm 2 kỳ: kỳ 1 tạm ứng và

kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập Các khoảnthanh toán lơng, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh cùngvới các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kếtoán để kiểm tra, ghi sổ

Mẫu: bảng thanh toán tiền lơng và phụ cấp

Khấutrừ

Còn đợc lĩnhThời

gian

Sảnphẩm

Nghỉ ốm Con ốm Thai sản Tai nạn lao

Số lợng lao động của Doanh nghiệp đợc phản ánh trên sổ sách dựa vào số lao

động hiện có của Doanh nghiệp bao gồm: Số lợng từng loại lao động theo nghềnghiệp công việc, theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả số lao động

dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lợng lao động trực tiếp, gián tiếp và lao

động thuộc khu vực khác ngoài sản xuất

Hạch toán số lợng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến

đổi tăng, giảm số lợng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứcho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động Việc hạch toán

số lợng lao động đợc hạch toán trên sổ " Danh sách lao động" của Doanh nghiệp

và sổ "Danh sách lao động" của từng bộ phận Sổ này do phòng tổ chức lao độnglập theo mẫu quy định và đợc lập thành 2 bản: 1 bản do phòng tổ chức lao động,1bản do phòng kế toán quản lý

Căn cứ để ghi vào sổ sách này là các hợp đồng lao động và các quy định củacác cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của Doanh nghiệp (khi chuyển côngtác và thôi việc)

Khi nhận đợc chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịpthời đầy đủ vào sổ danh sách lao động của Doanh nghiệp đến từng phòng ban, tổsản xuất đơn vị Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động vàphân tích tình hình biến động về lao động trong Doanh nghiệp vào cuối tháng,cuối quý tuỳ theo yêu cầu của quản lý cấp trên

2.1.2 Hạch toán thời gian lao động

Là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng ngời lao

động, trên cơ sở đó tính tiền lơng phải trả cho ngời lao động đợc chính xác Hạchtoán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, số giờngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòngban trong Doanh nghiệp

Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm: Bảng chấm công, phiếu làm thêmgiờ, phiếu nghỉ hởng BHXH

* Bảng chấm công đợc lập hàng tháng, theo dõi thời gian hàng ngày trong thángcủa từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận Tổ trởng sản xuất, tổ công táchoặc những ngời đợc uỷ quyền theo lao động Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao

động thực tế (số ngày công), số ngày nghỉ để tính lơng, thởng và tổng hợp thờigian lao động của từng ngời trong từng bộ phận Bảng chấm công phải đợc treocông khai để mọi ngời kiểm tra và giám sát

* Phiếu làm thêm giờ: Hạch toán chi tiết cho từng ngời

* Phiếu nghỉ hởng BHXH: Dùng cho trờng hợp ốm đau, con ốm, thai sản, nghỉ tainạn lao động Chứng từ này do cơ quan y tế (nếu đợc phép) hoặc do bệnh viện cấp

và đợc ghi vào bảng chấm công

2.1.3 Hạch toán kết quả lao động

Là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lợng và chất lợng sản phẩm của từngcông nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lơng, tính thởng và kiểm tra

sự phù hợp của tiền lơng phải trả với kết quả lao động thực tế, kiểm tra tình hình

định mức lao động của từng ngời, từng bộ phận và của Doanh nghiệp Tuỳ thuộcvào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng Doanh nghiệp mà sử dụng các chứng

từ ban đầu khác nhau Các chứng từ có thể sử dụng là "Phiếu khoán", "Bảng kêkhối lợng công việc hoàn thành", "Bảng giao nhận sản phẩm", "Giấy giao ca",

"Hợp đồng giao khoán", "Bảng kê sản lợng từng ngời" Chứng từ kết quả lao độngphải do ngời lập (tổ trởng) ký, cán bộ kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo kýduyệt (quản đốc phân xởng, trởng bộ phận) Sau đó chứng từ đợc chuyển cho nhânviên hạch toán để tổng hợp kết quả của ngời lao động của toàn đơn vị, rồi lại đợcchuyển lên phòng lao động tiền lơng xác nhận Cuối cùng đợc chuyển về phòng kếtoán của Doanh nghiệp làm căn cứ tính lơng, tính thởng

Để tổng hợp kết quả lao động tại mỗi phân xởng, bộ phận sản xuất, nhân viênhạch toán phân xởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động Trên cơ sở các chứng

từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến hàng ngày (hoặc định kỳ) nhânviên hạch toán phân xởng ghi kết quả lao động của từng ngời, từng bộ phận vào sổ

và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho bộ phận quản lý liên quan Phòng

kế toán Doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kếtquả chung của toàn Doanh nghiệp

Nh vậy, để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho cán bộ công nhân viên hàngtháng kế toán lập "Bảng thanh toán tiền lơng" cho từng đối tợng, từng tổ sản xuất,

từng bộ phận sản xuất dựa trên kết quả tính lơng đã có.

2.2 Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lơng

Theo chế độ hiện hành các khoản trích theo lơng đợc tính với một tỷ lệ quy

định nh sau: 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 6% trừ vào lơng

Mức trích các khoản =

tháng trong trả

phả

ng

ơ

l tiền số tổng

x

ng

ơ

l theo n khoả

các trích lệ tỷ

Tỷ lệ trích các khoản theo lơng nh sau:

-BHXH 20% trong đó: 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào lơng

-BHYT 3% trong đó: 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% trừ vào lơng-KPCĐ 2% trong đó: 2% tính vào chi phí kinh doanh

Sau khi tính đợc các khoản trích theo lơng kế toán lập bảng phân bổ KPCĐ,BHXH, BHYT Bảng phân bổ này dùng chung cho phân bổ tiền lơng Trên cơ sởcác chứng từ về lao động và tiền lơng liên quan, kế toán tiến hành phân loại, tổnghợp tiền lơng phản ánh cho từng đối tợng sử dụng (tiền lơng công nhân trực tiếp

sản xuất, tiền lơng nhân viên phân xởng, nhân viên quản lý cùng các khoản khác

để ghi vào cột tơng ứng thuộc Tài khoản 334) Sau đó, căn cứ vào tiền lơng thực tế(lơng chính, lơng phụ) và tỷ lệ quy định về các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đểtính trích và ghi vào cột tài khoản 338 ở các dòng thích hợp Số liệu về tổng hợpphân phối tiền lơng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ đợc kế toán tập hợp chi phí sảnxuất ghi vào bảng kê tập hợp chi phí"Bảng kê số 4".Căn cứ vào các chứng từ nghỉhởng BHXH do cơ quan y tế cấp, các phiếu chi liên quan đến chi cho BHYT, chicho hoạt động Công đoàn, kế toán tổng hợp lập báo cáo KPCĐ, BHXH, BHYT gửilên cấp trên

3 Hạch toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong Doanh nghiệp

3.1 Hạch toán tổng hợp tiền lơng

3.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán tiền lơng, kế toán sử dụng tài khoản 334 "phải trả công nhân viên".Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên củaDoanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thởng và các khoảnkhác thuộc thu nhập của họ

Kết cấu TK 334

Bên Nợ:

- Các khoản khấu trừ vào tiền lơng, tiền công của nhân viên

-Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên

-Kết chuyển tiền lơng công nhân viên chức cha lĩnh

-Trích BHXH,BHYT,KPCĐ theo tỷ lệ quy định

-Số tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên

+Nếu lấy từ quỹ phúc lợi, kế toán ghi:

+Nếu Doanh nghiệp thanh toán bằng vật t hàng hoá

Bút toán 1: Ghi nhận giá vốn vật t hàng hoá

-Chi tiêu KPCĐ để lại Doanh nghiệp

Khái quát cách hạch toán trên qua sơ đồ sau:

và các khoản khác cho CNVC

TK 338.3 BHXH phải trả

Trực tiếp

Sơ đồ hạch toán trích trớc tiền lơng phép kế hoạch của công nhân sản xuất

Tiền lơng phép thực tế Trích trớc tiền lơng phép phải trả CNSX trong kỳ theo kế hoạch của CNTTSX

TK 338 phần chênh lệch giữa tiền

CNTTSX lớn hơn kế hoạch ghi tăng chi phí

Trích KPCĐ, BHXH, BHYT trên tiền lơng Phép phải trả CNTTSX trong kỳ

3.2 Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lơng

3.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng:

Để hạch toán các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng tài khoản 338 "phảitrả và phải nộp khác" dùng để phản ánh tình hình thanh toán, trích lập, sử dụng cácquỹ BHYT, BHXH, KPCĐ

Kết cấu TK 338

Bên Nợ:

-Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ

-Các khoản chi về kinh phí công đoàn

-Xử lý giá trị tài sản thừa

-Kết chuyển doanh thu nhận trớc của khách hàng vào doanh thu bán hàng tơng ứngtừng kỳ kế toán

-Các khoản đã trả, đã nộp khác

Bên Có:

-Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định

-Tổng số doanh thu nhận trớc phát sinh trong kỳ

-Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ

-Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

-Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đợc hoàn lại

D Có:

- Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý

D Nợ (nếu có):

-Số trả thừa, nộp thừa, vợt chi cha đợc thanh toán

TK 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản:

+338.1: Tài sản thừa chờ giải quyết

Trờng hợp về số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH lớn hơn số phải trả, phải nộp

đợc cấp bù, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 338(338.2, 338.3)

Khái quát hạch toán các khoản trích theo lơng qua sơ đồ:

Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ

BHXH phải trả trực tiếp Trích BHXH, BHYT, KPCĐ

cho công nhân viên theo tỷ lệ quy định

III Hệ thống sổ áp dụng trong kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Tuỳ theo quy mô, loại hình và điều kiện hoạt động mà các Doanh nghiệp lựachọn cho mình một hình thức sổ kế toán phù hợp Trên thực tế, các doanh nghiệpthờng lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ sau để áp dụng trong công tác kế toán:

1 Hình thức nhật ký chung

Các loại sổ kế toán thuộc hình thức nhật ký chung

- Sổ nhật ký chung

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng theo hình thức nhật kýchung:

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu

Sổ, thẻ kế toán chi

tiết

Tk 334; TK 338

Chứng từgốc

Sổ nhật kýchung

Sổ các tàikhoản

tổng hợp chi tiết phát sinh

Báo cáctài chính

2.Hình thức nhật ký sổ cái:

Các loại sổ kế toán thuộc hình thức nhật ký sổ cái:

- Sổ nhật ký sổ cái

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự hạch toán tiền lơng lơng và các khoản trích theo lơng theo hình thứcnhật ký sổ cái:

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu

Số thẻ kế toán chi tiết

TK 334; TK 338

Bảng tổng hợp chi tiết TK 334

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng theo hình thức nhật ký chứng từ:

Ghi chú :

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu

Số, thẻ kế toán chi tiết TK334,

TK 338

Bảng tổng hợp chi tiết

Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 1

4 Hình thức chứng từ ghi sổ

Các loại sổ kế toán thuộc hình thức chứng từ ghi sổ:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự hoạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng theo hình thức chứng

từ ghi sổ:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Số thẻ kế toán chi tiết TK 334

TK 338

Số đăng ký chứng từ ghi sổ gốc Chứng từ ghi

sổ

Sổ cái TK

334, 338

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết TK

334 TK 338

Ch¬ng II Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l¬ng t¹i c«ng ty in tµi chÝnh

I Kh¸i qu¸t chung vÒ C«ng ty in Tµi ChÝnh

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty

Công ty In Tài Chính được thành lập và phát triển trên cơ sở Nhà In Tài Chính

cũ Nhà in tài chính được thành lập vào 5/3/1985 và trực thuộc Bộ tài chính Banđầu, số vốn của Nhà in còn rất nhỏ, 5 triệu đồng cùng với 5 cỗ máy cũ của Bộ Tàichính cấp, 13 gian nhà cấp 4 được cấp làm nhà kho, nhà làm việc và xưởng sảnxuất, một vài bộ bàn ghế cũ, bộ phận quản lý có 11 người kể cả giám đốc, có 8 họcsinh trung cấp kỹ thuật vừa ra trường Hoạt động của Nhà in lúc đó chỉ là in ấn tàiliệu, báo chí, biểu mẫu, sổ sách, chứng từ và các ấn phẩm khác theo giấy phép của

cơ quan nhà nước Trong 4 năm đầu hoạt động (1985 – 1989) với số vốn ít ỏi, độingũ cán bộ công nhân viên chưa lành nghề, máy móc ít và cũ lại được Nhà nướcbao cấp hoàn toàn nên kết quả sản xuất không cao, Nhà in không có quyền chủđộng trong sản xuất kinh doanh Bước sang năm 1990, do chính sách kinh tế đổimới của Nhà nước, Nhà In đã chủ động đề nghị với Bộ Tài chính giao quyền tựchủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập, tự trang trải và đảmbảo đời sống cho cán bộ công nhân viên, có nghĩa vụ đóng góp đầy đủ các khoảnphải nộp vào ngân sách nhà nước và cũng chính thời điểm này, Nhà In tự đặt mìnhvào guồng máy của nền kinh tế thị trường, không còn được bao cấp mọi thứ nhưtrước nữa Với những thử thách tưởng như khó vượt qua nổi thì thật đáng mừngkhi năm đầu thực hiện quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, số lượng trang inchỉ tiêu tài chính đạt 186 triệu trang, cao nhất từ khi thành lập đến nay và bằng381% so với năm trước, doanh thu đạt một tỷ đồng, bằng 685% so với năm trước.Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đó Nhà in cũng còn những yếu kém như: chấtlượng hµng in chưa đạt mong muốn của khách hàng, giá thành sản phẩm còn cao,giao hàng chậm trễ quá thời hạn hợp đồng kí kết …

Để khắc phục được tình trạng trên, trong những năm tiếp theo, việc đầu tư muasắm máy móc thiết bị hiện đại được nhà in coi trọng hàng đầu

- Năm 1991 : Mua máy tính điện tử thay việc sắp đặt ch÷ chì

- Năm 1992 : Mua máy in ốp set 4 trang hiện đại nhất của Đức giá 600 trđ

- Năm 1993 : Mua máy in ốp set 8 trang 2 màu của Đức giá 2 tỷ 200 trđ

- Năm 1994 : Mua máy in ốp set 16 trang 2 màu của Nhật có vận tốc rất lớnThêm vào đó, Nhà in đã thực hiện đúng đắn các hợp đồng kí kết, hàng làm tốtđúng màu, trả hàng đủ số lượng, đúng thời gian nên qua nhiều năm phục vụ, mỗinăm số lượng khách hàng đều tăng Kết quả năm năm thực hiện quyền làm chủ sảnxuất kinh doanh, liên tục năm nào Nhà in cũng thực hiện vượt mức chỉ tiêu kếhoạch, năm sau cao hơn năm trước, lợi nhuận tăng, đời sống cán bộ công nhân viênđược cải thiện rõ rệt

Qua thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh, Nhà in đã thực hiện tốt các chứcnăng và nhiệm vụ của mình, thực hiện nghiêm chỉnh mọi chính sách của Đảng vàNhµ níc, thực hiện đúng các hợp đồng kí kết giữ được chữ tín với khách hàng, thựchiện phân phối theo lao động, công khai và công bằng, cải thiện điều kiện làmviệc, đời sống vật chất và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộcông nhân viên, nộp đủ các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước, thực hiệnhạch toán trong xí nghiệp theo pháp lệnh kế toán, nộp đầy đủ báo cáo lên cấp trênđúng hạn, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí, bảo vệ an toàn tài sản của xínghiệp Với quyền hạn của mình Nhà in đã chủ động hoàn toàn trong hoạt độngsản xuất kinh doanh, làm cho sản xuất không ngừng phát triển cả chiều rộng lẫnchiều sâu, kinh doanh luôn có lãi, bảo toàn và phát huy được nguồn vốn, thu hútngày càng đông lao động có tay nghề cao

Từ thực tế đó , ngày 17/8/1995 Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính số 925/ TC- QĐ -TCCB đã quyết định đổi tên Nhà in tài chính trực thuộc Bộ Tài chínhthành Công ty In Tài chính Từ quyết định trên, Công ty In Tài chính được bổ sungthêm các nghề như sau:

+ Kinh doanh vật tư ngành in

+ Làm đại lí phát hành các ấn phẩm vầ tài chính kế toán

Trải qua 18 năm hình thành và phát triển Công ty đã không ngừng lớn mạnh

cả về số lượng cũng như chất lượng, quan trọng hơn, Công ty đã tồn tại và đứng

vững trong cuộn cạnh tranh khốc liệt của kinh tế thị trường , tạo được uy tín lớnđối với khách hàng gần xa.

Dưới đây là một số chỉ tiêu kinh tế quan trọng mà Công ty In Tài chính đã đạtđược trong 3 năm gần nhất (2000 – 2001 – 2002)

4.44667.0494.2561.81

4.98078.5825.61.96

Để đạt được kết quả cao hơn nữa trong thời gian tới, Công ty In tài chính đề raphương hướng mục tiêu phát triển

- Đầu tư 14 tỷ đồng vào xây dựng cơ sở vật chất

- Đầu tư 21 tỷ đồng vào mua sắm máy móc thiết bị mới

- Dự kiến sản xuất kinh doanh của công ty năm 2003 cần đạt:

tỷ trang

tỷ đồng

tỷ đồng

tỷ đồngngườitriệu đồng

5,5805,61,73502,1

- Thực hiện tốt các chế độ đối với người lao động, làm tốt các nghĩa vụ với ngânsách nhà nước, duy trì phong trào thi đua liên tục trên mọi lĩnh vực

2 C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty

Để quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả và phù hợp với quy mô hoạtđộng của công ty vì thế bộ máy quản lý của Công ty in Tài chính khá gọn nhẹ,được quản lý theo chế độ một thủ trưởng Người đứng đầu công ty là giám đốc -người có quyền cao nhất và chịu mọi trách nhiệm về điều hành Công ty với các cơ

quan chức năng, với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong Công ty Giúpviệc, tham mưu cho Giám Đốc là một phó Giám đốc kỹ thuật và 1 phó giám đốckinh doanh Tiếp đến là các bộ phận phòng ban chức năng như: Phòng kế toán sảnxuất vật tư, phòng kế toán tài vụ và phòng tổ chức hành chính.

Sơ đồ bộ máy tổ chức ở công ty in Tài chính như sau:

a) Cơ cấu bộ máy quản lý

- Đứng đầu công ty là Giám đốc Giám đốc có trách nhiệm :

+ Điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty + Quyết định các phương án sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và pháttriển năng lực sản xuất của Công ty

+ Quyết định các vấn đề về cán bộ, lao động tiền lương, bồi dưỡng chuyênmôn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức

+ Xây dựng quy chế lao động, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật áp dụngcho Công ty theo quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính

+ Tạo điều kiện cần thiết để kế toán trưởng thực hiện chức năng nhiệm vụcủa mình theo đúng chế độ tài chính kế toán do Nhà nước quy định

- Dưới Giám đốc là 2 Phó Giám đốc

Phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt độngtiêu chuẩn hóa, đo lường và kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghiên cứu, đề xuất cácphương án kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm đổi mới nâng cao chất lượng sảnphẩm

Phân xưởngng ty-pô

Phân xưởngng

p sétốc

Tổ vi tính

chế bản

Phó giám đốc kinh doanh giúp giám đốc giải quyết các vấn đề chất lượng ,giá cả, phương thức thanh toán với các khách hàng và điều hành hoạt động củaCông ty tại chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

- Dưới là các phòng giúp việc cho giám đốc và phó giám đốc Nhiệm vụ cụ thểcủa các phòng này như sau:

+ Phòng kế hoạch kỹ thuật sản xuất: Nhận và triển khai sản xuất ở tất cả cácphân xưởng, cung cấp đầy đủ vật tư, đúng chủng loại, đảm bảo chất lượng, giấy,mực, phim, kẻ, hoá chất cho các bộ phận sản xuất, Ngiên cứu thiết kế công nghệsản xuất, cung cấp mẫu, bản thảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cho các bộ phận sảnxuất, cung cấp lịch điều độ sản xuất cho giám đốc và các phân xưởng; kết hợp vớiphòng tài vụ tính toán giá thành sản phẩm sao cho hợp lý; Soạn thảo các nội dung

ký kết hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm và theodõi việc thực hiện và thanh lý hợp đồng ký kết; Quản lý vật tư kho tàng, phươngtiện vận tải, xuất nhập khẩu hàng hóa; xây dựng kế hoạch đầu tư đổi mới máy mócthiết bị nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

+ Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu và giúp việc cho giám đốc quản lý về mặt

kế toán, thống kê tài chính Nhiệm vụ của phòng là lập và tổ chức thực hiện các kếhoạch về kế toán, thống kê tài chính, theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống, các sốliệu về sản lượng, tài sản về tiền vốn và các quỹ hiện có của công ty, tính toán cácchi phí sản xuất để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanhtoán với ngân sách theo chế độ kế toán và thông tin kinh tế của nhà nước, phân tíchhoạt động kinh tế trong từng thời kỳ, lập kế hoạch giao dịch với ngân hàng để cungứng các khoản thanh toán kịp thời, thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toánkinh tế quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quý theo quy định của nhà nước;thực hiện về kế hoạch vốn cho sản xuất, hạch toán kế toán; thực hiện và hạch toánnghiệp vụ đầy đủ quá trình vận động về vật tư tiền vốn tài sản của Công ty ; lậpbáo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quảkinh doanh, làm cơ sở cho ban giám đốc ra quyết định kinh doanh

+ Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về mặt tổ chức cán bộ

và nhân sự, công tác lao động tiền lương, tổ chức các phong trào thi đua khen

thưởng, kỷ luật, công tác bảo vệ tự vệ Nhiệm vụ của phòng là nghiên cứu xâydựng cơ chế bộ máy quản lý phù hợp với từng thời kỳ sản xuất Nghiên cứu đánhgiá năng lực cán bộ, đề xuất với giám đốc điều động, đề bạt cán bộ phù hợp vớinăng lực và trình độ của mọi người Xây dựng kế hoạch quy hoạch cán bộ ngắnhạn và dài hạn Quản lý tình hình sử dụng số lao động, ngày công và giờ công Xâydựng kế hoạch số lượng và chất lượng lao động dựa vào mức tiêu hao lao động vànhiệm vụ sản xuất, đánh giá chất lượng lao động theo tháng, quý, năm Giải quyếtkịp thời những mất cân đối về tổ chức lao động và điều động, chuyển vị trí hợp lýcho những lao động tạm thời sản xuất, cân đối lao động chung trong toàn công ty

để có kế hoạch bổ sung thêm người làm khi cần thiết, xây dựng các phương án trảlương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian và hướng dẫn kiểm tra duyệt chilương của Công ty, theo dõi lập danh s¸ch c¸n bé khoa học kỹ thuật, chuyên mônnghiệp vụ và công nhân kỹ thuật, phục vụ cho công tác đào tạo sắp xếp cán bộcông nhân viên, thường xuyên đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể làm cơ sở

để phân loại A,B,C để tính lương hàng tháng, Xây dựng, tố chức thực hiện kếhoạch bảo vệ bí mật, bảo vệ tài sản và trật tự an ninh trong công ty, thực hiện cáccông việc hành chính như : Văn thư, y tế, quản trị, hội nghị, tiếp khách… sắp xếpnơi làm việc hội họp và các hoạt động đối nội, đối ngoại của công ty, lo ăn trưacho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức bồi dưỡng bằng hiện vật cho côngnhân làm ca

+ Phòng Kinh doanh: Làm nhiệm vụ tiếp thị, tiếp nhận các hợp đồng sản xuất,

đề ra kế hoạch về tiền vốn cũng như kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

b) Tæ chức cơ cấu sản xuất

Bộ phận sản xuất của Công ty In Tài chính được phân thành 3 phân xưởng và 1

tổ Đó là tổ vi tính và chế bản, phân xưởng ốp-sét, phân xưởng ty-pô và phânxưởng sách Chức năng nhiệm vụ của từng tổ, phân xưởng như sau:

+ Đảm bảo sản xuất đúng với quy trình quản lý sản xuất giao nhận

+ Mọi sai hỏng, ách tắc, gây ảnh hưởng tới các bộ phận khác, tæ đều phảichịu trách nhiệm trước phòng kế hoạch sản xuất, trước giám đốc công ty

- Phân xưởng ốp-sét-typô có trách nhiệm:

+ Nhận nhiệm vụ hoặc phiếu sản xuất, đọc kỹ phiếu sản xuất trước khi giaonhiệm vụ cho máy sản xuất đồng thời phải tổ chức sản xuất hợp lý đảm bảo yêucầu cả về chất lượng, số lượng và thời gian làm ra sản phẩm

+ Nhận giấy in và ký nhận giấy theo quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng,

số lượng, quản lý và chịu trách nhiệm số giấy đã nhận, những sản phẩm dïng giấyđặc chủng, nguyên liệu đặc biệt thì phải theo quy địng của công ty

+ In theo đúng lệnh sản xuất, màu bong bài, ma-két và tiêu chuẩn kỹ thuật đãban hành

+ KiÓm tra và phân loại sản phẩm A,B,C của các loại sản phẩm in

+ Giao ®ủ số lượng, đúng thời gian, đạt chất lượng, chuyển phiếu giao nộpsản phẩm cho phân xưởng sách

- Phân xưởng sách:

Phân xưởng sách với chức năng giải quyết vật tư chính cho sản xuất, đồng thời

là nơi hoàn chỉnh cho các công đoạn tiếp theo và sản phẩm được kết thúc, giaohàng

Trong phân xưởng sách có các bộ phận

* Bộ phận sách và biên lai hoá đơn

+ Nhận sản phẩm từ các phân xưởng sản xuất khác về phân xưởngmình ,tổ chức kiểm điểm, ký nhận với các phân xưởng in

+ Thực hiện quy trình sản xuất làm mẫu sản phẩm, khi sản phẩm đã đảmbảo tính mỹ thuật, kỹ thuật đạt tiêu chuẩn theo quy định thì sản xuất đồng loạt + Bó gói sản phẩm đúng đủ số lượng, có bao bì, ghi tên ngày tháng đónggói sản phẩm giao nhận, ký nhận đầy đủ với kho và khách hàng, giao hàng khi cólệnh xuất kho

* Bộ phận vận chuyển bốc vác

+ Vận chuyển theo kế hoạch của Công ty trên cơ sở lệnh bốc hàng

+ Giao hàng đầy đủ, ký nhận với khách hàng về số giao hàng, báo cáo vớiphòng kế hoạch sản xuất và nộp hóa đơn cho phòng kế toán của công ty

3 §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty

a Bộ máy kế toán : Công ty có cơ cấu bộ máy kế toán theo hình thức tổ chứccông tác kế toán tập trung

Sơ đồ cơ cấu bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty In Tài chớnh như sau:

Toàn bộ phũng kế toỏn cú 5 người, trong đú cú 1 kế toỏn trưởng, 1 thủ quỹ và

3 kế toỏn viờn Chức năng nhiệm vụ cụng việc của từng người như sau:

-Kế toỏn trưởng: Là người giỳp việc cho giỏm đốc trong cụng việc chuyờnmụn do mỡnh đảm nhận, chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo về chấp hành thể lệ, chế

độ tài chớnh hiện hành, là người kiểm tra tỡnh hỡnh hạch toỏn, kiểm tra tỡnh hỡnh vềhuy động vốn và sử dụng vốn, cú trỏch nhiệm tổ chức sử dụng vốn cú hiệu quả,khai thỏc những khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp cỏc thụng tin về tỡnh hỡnhtài chớnh một cỏch chớnh xỏc, kịp thời và đầy đủ để lónh đạo ra quyết định kinhdoanh Kế toỏn trưởng cũn tham gia kớ kết cỏc hợp đồng kinh tế, xõy dựng cỏc kếhoạch tài chớnh cho cụng ty

- Kế toỏn tổng hợp: Tiến hành tập hợp cỏc chi phớ sản xuất từ cỏc bộ phận kếtoỏn liờn quan, tiến hành phõn bổ chi phớ sản xuất cho từng đối tượng sử dụng,tớnh giỏ thành từng loại sản phẩm và xỏc định chi phớ dở dang cuối kỳ Đồng thời

kế toỏn tổng hợp cũn kiờm kế toỏn tài sản cố định và theo dừi tỡnh hỡnh tăng, giảm,khấu hao tài sản cố định

-Kế toỏn vật liệu, cụng cụ dụng cụ: Là người theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất cỏcloại vật liệu cụng cụ dụng cụ trong kỳ Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toỏn vật liệucụng cụ dụng cụ phải ghi cỏc số liệu chứng từ vào sổ chi tiết vật tư, tớnh giỏ thực

tế xuất kho Cuối thỏng lập bảng tổng hợp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn vật liệu vàcụng cụ dụng cụ

K toỏn trế ưởngng

K toỏn v t li u ế ật ệu

cụng c , d ng cụ ụ ụ K toỏn ti n lkho n trớch theo lế ản xuất ền lương, cỏc ương, cỏc ng, cỏc ương, cỏc ng,

tiờu th , thanh toỏnụ

Thư Quỹ

K toỏn t ng h pế ổng hợp ợp