Thực trạng tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA

Thanh toán là hoạt động quan trọng có liên quan mật thiết với các hoạt động khác cũng như ảnh hưởng tới hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan những điều em viết trong bài báo cáo này là do em tựtìm hiểu trong quá trình thực tập, có sự tham khảo một số tài liệu mà em đãliệt kê trong phần “Danh mục tài liệu tham khảo”, ngoài ra không có bất kỳ sựsao chép, photocopy bài viết của người khác Nếu sai em xin hoàn toàn chịutrách nhiệm.

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2008

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Trọng Huyên

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

TNHH: Trách nhiệm hữu hạnCP: Cổ phần

KCN: Khu công nghiệpLN: Lợi nhuận

TSCĐ: Tài sản cố địnhNVL: Nguyên vật liệuGTGT: Giá trị gia tăngXNK: Xuất, nhập khẩuTTĐB: Tiêu thụ đặc biệtPX: Phân xưởng

TC_KT: Tài chính_Kế toánTK: Tài khoản

CBCNV: Cán bộ công nhân viên

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những năm gần đây 8

1.2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhà nước 9

1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA 16

1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH KONA 19

2.1: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người bán 25

2.7: Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào……… 32

2.8: Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra……… 33

2.9: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ……….38

2.10: Sổ cái tài khoản 131……… 39

2.11: Sổ cái tài khoản 331……… 40

2.12: Sổ chi tiết tài khoản 131 ……… 41

2.13: Tờ khai thuế GTGT ……… 45

3.1: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) ……….50

3.2: Bảng phân tích các khoản phải thu ………54

3.3: Bảng phân tích các khoản phải trả ……… … …………56

LỜI MỞ ĐẦU

Thanh toán là hoạt động quan trọng có liên quan mật thiết với các hoạtđộng khác cũng như ảnh hưởng tới hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuấtkinh doanh Đồng thời các chính sách thanh toán còn ảnh hưởng tới tình hìnhvà khả năng thanh toán của doanh nghiệp một trong những vấn đề quyết địnhtới sự sống còn của doanh nghiệp Do đó nếu doanh nghiệp có những chínhsách thanh toán thích hợp, phương pháp hạch toán khoa học, chủ động tronghoạt động thanh toán thì sẽ đảm bảo cho uy tín, sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp Hoạt động thanh toán với người bán tốt sẽ đảm bảo các yếu tốđầu vào cho doanh nghiệp, hoạt động thanh toán với nhà nước tốt sẽ giúpdoanh nghiệp thuận lợi trong quan hệ với các cơ quan hành chính pháp luật,hoạt động thanh toán với người mua tốt sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệpvới các bạn hàng thuận lợi trong công tác tiêu thụ, đảm bảo thu hồi vốn phụcvụ cho quá trình tái sản xuất.

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nêncông ty TNHH KONA luôn phát sinh rất nhiều nghiệp vụ thanh toán với rấtnhiều đối tượng khác nhau như thanh toán với người bán, người mua, thanhtoán với nhà nước, thanh toán nội bộ Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải cóphương pháp hạch toán hợp lý, từ đó mới quản lý tốt các mối quan hệ vềthanh toán Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH KONA em đã có đượctìm hiểu thực tế hoạt động thanh toán tại đơn vị cũng như công tác hạch toáncác nghiệp vụ thanh toán, từ đó có điều kiện so sánh vơí những kiến thức đãđược học Trong bài báo cáo này em xin được trình bày thực tế hoạt độngthanh toán tại công ty TNHH KONA xét trên các khía cạnh như đặc điểm các

đối tượng thanh toán, tổ chức chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng, trình tựhạch toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình, khả năng thanh toáncủa doanh nghiệp từ đó đưa ra một số ý kiến nhằm tăng cường khả năng quảnlý tài chính tại đơn vị.

Bài báo cáo dưới đây của em sẽ có kết cấu bao gồm các phần cụ thể nhưsau:

PHẦN I: Tổng quan về công ty TNHH KONA

PHẦN II: Thực trạng tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tạicông ty TNHH KONA

PHẦN III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán cácnghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KONA

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH KONA

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH KONA với tên giao dịch quốc tế là KONA LIMITEDCOMPANY, viết tắt là KONA Ltd Co được thành lập vào tháng 4/2002.Công ty hoạt động trong lĩnh vực dệt may với ngành nghề kinh doanh chủ yếulà sản xuất và gia công bông tấm, ruột đệm từ sơ Polyester; sản xuất gia cônghàng may mặc; phân phôi các sản phẩm của công ty tại Việt Nam và xuấtkhẩu Sản phẩm chính của công ty là chăn, ga, gối, đệm Công ty được thànhlập theo hình thức liên doanh giữa một bên là nhà đầu tư Hàn Quốc (Ông OhKyu Hwan) và một bên là nhà đầu tư Việt Nam (Bà Nguyễn Kim Ngọc).Công ty có trụ sở chính cũng như nhà máy sản xuất tại KCN Bình Minh_ Địachỉ: Bình Minh- Thanh Oai - Hà Tây.

Khi mới thành lập công ty có số vốn điều lệ là 1,5 triệu USD trong đóphía Hàn Quốc góp 51% phía nhà đầu tư Việt Nam góp 49% Tuy mới chỉđược thành lập và đi vào hoạt động được vài năm nhưng công ty đã có nhữngbước phát triển và đóng góp đáng kể cho tình hình phát triển kinh tế, đặc biệttrong việc giải quyết công ăn việc làm cho người lao động Trong những nămgần đây công ty đã liên tục mở rông về quy mô, kèm theo đó số lượng côngnhân cũng ngày càng gia tăng Bên cạnh đó công ty cũng luôn chú trọng tớiviệc đào tạo phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao chất lượng của công nhân.Các cơ sở, phân xưởng sản xuất được bổ sung thêm về cả số lượng và chấtlượng sản phẩm không những đáp ứng được nhu cầu ở trong nước mà cònxuất khẩu mà còn xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài như: Mỹ, Nhật Bản,

nâng cao thu nhập cho người lao động Mục tiêu của công ty là đáp ứng mộtcách tốt nhất nhu cầu của thị trường trong nước, khu vực và các nước phươngtây.

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gầnđây cụ thể như sau (Đơn vị: VNĐ):

Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những năm gần đây

Thông qua các chỉ tiêu trên có thể thấy doanh nghiệp đã có sự tăngtrưởng cả về quy mô cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh cụ thể như sau:Tổng tài sản năm 2006 tăng 6.848.630.324 đồng với số tương đối tăng 15% sovới năm 2005 Trong đó tài sản ngắn hạn tăng 22,8% tài sản dài hạn tăng1,8% Về mặt hiệu quả kinh doanh thì: Tổng doanh thu năm 2006 tăng4.220.245.031 với số tương đối tăng 11,6% so với năm 2005 đồng thời lợinhuận sau thuế mà doanh nghiệp nhận dược cũng tăng lên 1 lượng là52.491.256 đồng Quy mô của doanh nghiệp được mở rộng số lượng lao độngnăm 2006 cũng tăng 69 người với số tương đối tăng 8,34% so với năm 2005.Doanh nghiệp kinh doanh ngày càng hiệu quả cho nên thu nhập bình quân củangười lao động ngày càng cao năm 2006 thu nhập bình quân của người laođộng là 1.452.870 đồng tăng 107.172 đồng so với năm 2005

Bên cạnh đó công ty cũng luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối vớingân sác nhà nước Cụ thể tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sắch nhànước trong năm 2006 như sau: (Đơn vị tính: đồng)

CHỈ TIÊU

Mã số

Số còn phảinộp đầu kì

Số phát sinh trong kìSố phải nộp Số đã nộp

Số còn phảinộp cuối kì

Tổng cộng40318.783.302 1.025.068.959 912.669.667 431.182.594

Biểu 1.2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhà nước

Tổng số lao động hiện tại trong Công ty là 982 người, trong đó:- Số lao động có trình độ Đại học, Cao đẳng là 49 người;- Số lao động có trình độ Trung cấp là 25 người;

- Số lao động có trình độ Sơ cấp và Công nhân kỹ thuật là 908 người.Công ty luôn chú trọng đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, nâng cao trình

bồi dưỡng tại chỗ Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tham gia các lớptập huấn nghiệp vụ chuyên ngành, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn…Những cán bộ công nhân viên được Công ty cử đi học tập được thanh toán chiphí học tập và hưởng lương theo kết quả học tập.

Công ty cũng đã thực hiện tốt các chính sách lương, thưởng, trợ cấp chongười lao động theo đúng các quy định của Nhà nước và của Ngành.

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập hoạt động trong lĩnh vực maymặc với sản phẩm chủ yếu là chăn, ga, gối, đệm công ty có những chức năngvà nhiệm vụ sau đây:

- Sản xuất tất cả các sản phẩm chăn, ga, gối, đệm theo nhu cầu của thịtrường trong nước cũng như xuấu khẩu Bao gồm tất các công đoạn từ chếbiến nguyên vật liệu đầu vào cho tới khâu hoàn thiện đóng gói và tiêu thụ sảnphẩm.

- Tiến hành kinh doanh và nhập khẩu trực tiếp, nhận gia công, chế biếncác sản phẩm có chất lượng cao theo yêu cầu của khách hàng.

- Chủ động trong công tác tiêu thụ và giới thiệu sản phẩm.

- Ngoài ra công ty còn có nhiệm vụ đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, bảotoàn được nguồn vốn, có tích luỹ mở rộng sản xuất, đảm bảo công ăn việc làmnâng cao đời sống cho đội ngũ nhân viên trong công ty và thực hiện đầy đủcác nghĩa vụ đối với nhà nước.

Công ty TNHH KONA phải tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trườngcó sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực may mặcnhất là trong tình hình hiện nay khi nước ta mới ra nhập tổ chức WTO tìnhhình kinh tế có nhiều biến động, giá cả thị trường không được ổn định Nhưngdo đã tạo được niềm tin, uy tín cho khách hàng và chính sách giá cả hợp lýnên doanh nghiệp không chịu ảnh hưởng lớn của những biến động đó và đang

trên đà phát triển Doanh nghiệp không ngừng thay đổi mẫu mã sản phẩm,không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng được nhu cầu của thịtrường và cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác Hiện nay doanh nghiệpđang có kế hoạch mở rộng thị trường sang các nước phương tây vì vậy quymô sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao được mở rộng Tình hình pháttriển của doanh nghiệp là rất khả quan.

1.1.3 Đặc điểm quy trình tổ chức sản xuất

1.1.3.1 Đặc điểm của sản phẩm sản xuất

Công ty TNHH KONA là công ty chuyên sản xuất và gia công bông tấm,ruột đệm từ sơ polyester, sản xuất và gia công hàng may mặc, phân phối cácsản phẩm của công ty tại Việt Nam và xuất khẩu Sản phẩm chủ yếu mà côngty đang sản xuất hiện nay bao gồm: chăn, ga, gối, đệm Đây là những sảnphẩm có sự khác biệt về kết cấu cũng như kiểu dáng, do đó đòi hỏi công typhải có những quy trình công nghệ thích hợp cho từng loại sản phẩm và pải cósự kết hợp trong khâu tổ chức quản lý để quá trình sản xuất tiết kiệm và đemlại hiệu quả cao.

Ngoài các ngành nghề kinh doanh kể trên công ty còn hoạt động trongmột số lĩnh vực khác như: Kinh doanh vận tải, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.

1.1.3.2 Đặc điểm quy trình công nghệ

Quá trình sản xuất của công ty được tiến hành theo một chu trình côngnghệ khép kín bao gồm rất nhiều công nghệ ở những giai đoạn khác nhau củaquá trình sản xuất như: sơ chế nguyên vật liệu, cắt, may, đóng đệm

Do sự đa dạng về chủng loại sản phẩm mà công ty tiến hành sản xuất đãlàm cho lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng rất đa dạng, các loại nguyên vậtliệu này tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như bông, sợi, vải, cao su, xơPolyester Để quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi và liên

tục thì các nguyên liệu này cần phải trải qua quá trình sơ chế trước khi đưavào sản xuất.

Bên cạnh đó, trong quá trình sản xuất mỗi loại sản phẩm cũng đòi hỏiquy trình công nghệ phải có những thay đổi cho phù hợp.

1.1.3.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất

Bộ máy sản xuất của công ty được tổ chức dưới dạng xưởng sản xuất.Trong đó bao gồm các phân xưởng, cụ thể ở đây có 2 phân xưởng là phânxưởng may và phân xưởng bông đệm Trong mỗi phân xưởng lại tiếp tục đượcchia nhỏ thành các khu vực sản xuất được chuyên môn hoá theo các giai đoancủa chu thình sản xuất Các khu vực này tuy tiến hành hoạt động độc lập,riêng rẽ nhưng lai có mối quan hệ mật thiết với nhau Sản phẩm đầu ra củakhu vực trước lại là yếu tố đầu vào của khu vực sau Do đó cần có sự phối kếthợp giữa các bộ phận để quá trình sản xuất được diễn ra một cách đồng bộ.Muốn vậy thì doanh nghiệp cần phải đề ra được kế hoạch sản xuất cho từngbộ phận làm sao cho mỗi bộ phận đều có thể hoàn thành đúng tiến độ từ đógóp phần vào việc hoàn thành kế hoặch sản xuất chung của toàn doanhnghiệp.

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, để đảm bảo cho hoạt đông quản lýkinh doanh có hiệu quả, bộ máy quản lý của Công ty TNHH KONA được tổchức phân cấp từ trên xuống Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phậnnhư sau:

- Giám đốc: Là người quyết định cao nhất tất cả các vấn đề liên quan đến

hoạt động hàng ngày của Công ty, chỉ đạo công ty theo chế độ thủ trưởng vàchịu mọi trách nhiệm cũng như đại diện cho quyền lợi của công ty trước phápluật và các cơ quan hữu quan

- Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm

trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết nhữngcông việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chínhsách của Nhà nước và điều lệ của Công ty.

-Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng

tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năngchuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty hiện có 5 phòng nghiệpvụ với chức năng được quy định như sau:

+Phòng Hành chính_ Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về côngtác quản lý lao động, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nguồn nhân lực đáp ứngnhu cầu phát triển của Công ty Thực hiện các nhiệm vụ về hành chính vănphòng đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo của Công ty và các phòngnghiệp vụ Nghiên cứu các chế độ chính sách của Nhà nước để áp dụng thựchiện trong Công ty Giải quyết các chế độ đối với người lao động Xây dựngcác nội quy, quy chế của Công ty theo luật lao động.

+Phòng kinh doanh: Có chức năng tham mưu phương án sản xuất kinhdoanh, tổ chức sản xuất, tiêu thụ hàng Tham mưu cho Ban Giám đốc chiếnlược thị trường trong tương lai, xác định mục tiêu, phương hướng hoạt độngsản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất Xây dựng kế hoạch sản xuấthàng tháng, quý, năm trên cơ sở năng lực hiện có Tổ chức tiếp nhận vật tư, tổchức sản xuất, tiến độ thực hiện, theo dõi thực hiện hợp đồng.

+Phòng Bán hàng: Phụ trách các vấn đề liên quan tới việc tiêu thụ sảnphẩm như xây dựng chiến lược bán hàng, lựa chọn khách hàng, thực hiện cácdịch vụ sau bán hàng Phòng bán hàng có trách nhiệm làm sao cho việc tiêuthụ hàng hoá là tối ưu nhất, đồng thời phải đảm bảo về khả năng thu hồi tiềnhàng đã bán.

+Phòng Kế toán – Tài chính: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sửdụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tếnhằm bảo toàn vốn của Công ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúngchế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý của Nhà nước Thực hiện công tácthanh quyết toán chi phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các chế độ quản lý tài chính tiềntệ, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm.

+Phòng quản lý chất lượng (KCS): Có chức năng tham mưu cho lãnh đạoCông ty về các giải pháp để thực hiện tốt công tác kỹ thuật trong từng côngđoạn sản xuất, quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu Xây dựng tiêuchuẩn kỹ thuật, tham mưu trong công tác lựa chọn khách hàng Xây dựng mụctiêu chiến lược chất lượng chung trong toàn Công ty.

+Phòng Kỹ thuật - Đầu tư: Có chức năng xây dựng triển khai chiến lượcđầu tư tổng thể và lâu dài, xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm, sửa chữa thiếtbị phụ tùng, lắp đặt thiết bị mới Xây dựng ban hành hệ thống định mức kinhtế kỹ thuật và theo dõi thực hiện, hiệu chỉnh ban hành định mức mới Tổ chứcnghiên cứu đề xuất các giải pháp kỹ thuật đảm bảo ổn định sản xuất và manglại hiệu quả.

+Ban bảo vệ: Giám sát nội quy ra vào Công ty, tổ chức đón tiếp kháchhàng đến giao dịch tại Công ty, kiểm tra giám sát ghi chép chi tiết khách hàngvà hàng hoá, vật tư ra vào Công ty, bảo vệ tài sản của Công ty, kiểm tra giámsát công tác Phòng cháy chữa cháy, công tác bảo vệ quân sự đáp ứng một cáchnhanh nhất khi tình huống xấu xảy ra.

+Trạm Y tế: Có chức năng chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân viêntrong Công ty.

+Ban Đời sống: Phụ trách công tác phục vụ bữa cơm công nghiệp chocán bộ, công nhân viên trong công ty

Bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA được khái quát theo sơ đồsau:

Phó Giám ĐốcGiám Đốc

Kỹ Thuật

PhòngKCS

Biểu 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và việc áp dụng chế độ kế toán tạiCông ty TNHH KONA

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều kiện quản lý, Công tyáp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung Với mô hình kế toán này kế toáncác nhà máy chịu sự giám sát, điều hành trực tiếp của kế toán trưởng, phòng

kế toán thu thập tài liệu, thông tin từ các bộ phận, sau đó tính toán, xử lý sốliệu để lập báo cáo.

Phòng Tài chính-Kế toán của công ty hiện nay gồm có 12 người, tất cảđều nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và nhiệt tình trong công tác Mỗi nhânviên kế toán được phân công một nhiệm vụ cụ thể như sau:

+Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính-Kế toán: Có nhiệm vụ

tổ chức bộ máy kế toán của công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả.Kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kếtoán thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về thông tinkinh tế cung cấp.

Kế toán trưởng là người tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu theo đúng chế độ,vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế tạicông ty.

+Một phó phòng phụ trách tài chính: Có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc cáccông việc do Tổ tài chính đảm nhiệm.

+Một phó phòng phụ trách công tác kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra đônđốc các công việc do Tổ kế toán thực hiện.

+Một kế toán vốn bằng tiền: về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Côngty, đồng thời theo dõi các khoản thuế mà Công ty có nghĩa vụ phải thực hiệnđối với ngân sách Nhà nước.

+Một kế toán chi phí xây dựng cơ bản và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõitình hình chi phí xây dựng cơ bản của Công ty, đồng thời phụ trách theo dõicác khoản công nợ phải thu, phải trả.

+Một kế toán bán hàng và xác định kết quả: Tiến hành theo dõi, tổng hợpcác hoạt động tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả bán hàng.

+Một kế toán nguồn vốn và tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tìnhhình hiện có, sự biến động của nguồn vốn và tài sản cố định, đảm bảo việctrích phân bổ khấu hao TSCĐ chính xác.

+Một kế toán vật tư, dụng cụ lao động: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánhđầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vậttư, dụng cụ lao động, đảm bảo cho kế hoạch sản xuất được liên tục.

+Một kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình lao động củacác nhà máy, tính lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.

+Một kế toán chi phí sản xuất và giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp chi phísản xuất và tính giá thành sản phẩm.

+Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng theo dõi cácchỉ tiêu còn lại, tổng hợp số liệu và lập báo cáo kế toán.

+Thủ quỹ: Có nhiệm vụ mở sổ quỹ theo dõi thu, chi hàng ngày, chịutrách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.

Bộ máy kế toán của công ty TNHH KONA được khái quát theo sơ đồdưới đây:

Biểu 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH KONA

TRƯỞNG PHÒNG TC-KT

Kế toán

vốn bằng

Kế toán

bán hàng

và XĐKQ

Kế toán XDCB

và công

Kế toán

chi phí và Z

Kế toán

tiền lương

Kế toán

NV và TSCĐ

Kế toán

vật tư và dụng cụ LĐTổ vật

tư, TSCĐ

: Mối quan hệ chức năng: Mối quan hệ trực tiếp

Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của Luật Kếtoán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, cácvăn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy địnhtrong chế độ này.

Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy

Chế độ sổ kế toán: Thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán trong LuậtKế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ.Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung.

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁCNGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

2.1 Đặc điểm hoạt động thanh toán tại công ty TNHH KONA

Như đã trình bày ở trên công ty TNHH KONA là đơn vị hoạt động tronglĩnh vực sản xuất kinh doanh các sản phẩm dệt may như chăn, ga, gối, đệm Do đó hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó hoạtđộng thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chiếm tỷ trọng và quy môlớn, ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời quyếtđịnh đến tình hình tài chính của công ty Bên cạnh đó hoạt động thanh toáncủa công ty còn liên quan tới rất nhiều đối tượng khác trong nền kinh tế như:thanh toán với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên

Về đối tượng thanh toán là khách hàng, công ty TNHH KONA là mộtdoanh nghiệp hoạt động trên thị trường dệt may, sản xuất kinh doanh rất nhiềuchủng loại sản phẩm với những mức giá khác nhau, do đó có rất nhiều bạnhàng phân phối hoạt động rộng khắp Các khách hàng này bao gồm cả nhữngngười bán buôn, bán lẻ, công ty phân phối, cửa hàng, đại lý Dựa trên mứcđộ quan hệ có thể chia các khách hàng này thành các nhóm sau:

+ Nhóm khách hàng thường xuyên: Đây là nhóm khách hàng chủ yếu, cómối quan hệ mật thiết với công ty, có ảnh hưởng nhiều tới kế hoạch tiêu thụsản phẩm của công ty Một số khách hàng thuộc nhóm nay như: Công tyShinewoo, công ty Spyder Active Inc, công ty may xuất khẩu Thanh Trì Đối với nhóm khách hàng này công ty thường áp dụng những chính sáchthanh toán, giao nhận hàng hoá khá ưu đãi.

+ Nhóm khách hàng không thường xuyên: Đây có thể coi là nhóm kháchhàng vãng lai của công ty, nhóm khách hàng này không mang tính chất ổnđịnh lâu dài mà thường xuyên biến động Tuy nhiên nhóm khách hàng nàycũng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng doanh số tiêu thụ của công ty.Đối với nhóm khách hàng này công ty thường sử dụng những hình thức thanhtoán khá an toàn.

+ Nhóm khách lẻ: Nhóm khách hàng này thường chỉ bao gồm những cánhân, tổ chức mua sản phẩm với số lượng ít để tiêu dùng (thường mua tại cácquầy giới thiệu sản phẩm của công ty) Nhóm khách này tuy chiếm tỷ trọngnhỏ trong tổng doanh số tiêu thụ nhưng lại có ý nghĩa về mặt quảng bá hìnhảnh sản phẩm, tăng uy tín của công ty Phương thức thanh toán của nhómkhách hàng này thường là thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Về đối tượng thanh toán là nhà cung cấp, giống như đối tượng thanh toánlà khách hàng công ty TNHH KONA cũng tiến hành chia các nhà cung cấpthành những nhóm khác nhau theo tính chất quan hệ:

+ Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên: Đây chủ yếu là cácnhà cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Một số nhà cung cấp thuộc nhóm này như: công ty CP nhuộm Hà Nội,công ty CP ONTAT TRADING, công ty CP kinh doanh vận tải Nhật Trang Nhóm các nhà cung cấp này nắm vai trò rất quan trọng tới tiến độ của quátrình sản xuất, quyết định tới hiệu quả của quá trình kinh doanh Do vậy doanhnghiệp thường rất mềm dẻo, linh hoạt trong thanh toán nhằm duy trì mối quanhệ tốt với nhóm đối tượng này.

+ Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ không thường xuyên: Đây là nhómcác nhà cung cấp quan hệ theo những nhu cầu có tính chất thời điểm củadoanh nghiệp Ví dụ như các nhà cung cấp TSCĐ, thiết bị quản lý, đồ dùngnội thất và một số dịch vụ thuê ngoài khác.

Một số đối tượng thanh toán khác của công ty TNHH KONA như thanhtoán với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên Mối quan hệ thanhtoán với nhà nước chủ yếu phát sinh dưới dạng nghĩa vụ phải nộp của công tyvới các cơ quan nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí Còn mối quan hệthanh toán với cán bộ công nhân viên lại liên quan tới các khoản tạm ứng,thanh toán lương, thưởng, bồi thường thiệt hại vật chất

Về phương thức thanh toán áp tại công ty Một trong những yếu tố gópphần làm nên thành công của công ty chính là chính sách thanh toán mềm dẻo,linh hoạt được áp dụng với các đối tác của mình Nếu căn cứ theo công cụthanh toán, các hình thức thanh toán tại công ty bao gồm thanh toán dùng tiềnmặt, trong đó có thanh toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặtngoại tệ, thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng thanh toán không dùng tiềnmặt chủ yếu dưới hình thức chuyển khoản và hình thức thanh toán bù trừ.Trong đó thanh toán thông qua chuyển khoản là phổ biến nhất vì nó đảm bảotính an toàn và thuận tiện nhất là đối với những hợp đồng lớn và những bạnhàng có quan hệ thường xuyên Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thườngchỉ phát sinh với những nghiệp vụ có khối lượng giao dịch nhỏ, không thườngxuyên

Về thời hạn thanh toán, hiên nay công ty đang áp dụng cả 3 hình thứcthanh toán thanh toán trước, thanh toán ngay và thanh toán sau Tuy nhiênhình thức thanh toán phổ biến nhất vẫn là trả chậm Trong phương thức trảchậm công ty cũng áp dụng nhiều hình thức khác nhau như thanh toán một lầnhay thanh toán trả góp và có chịu lãi Thời hạn của các khoản thanh toán cũngkhác nhau tuỳ thuộc vào quy mô nghiệp vụ và mối quan hệ giữa công ty vớitừng khách hàng hay nhà cung cấp Chính điều này đã thể hiện sự linh hoạtcủa công ty trong việc sử dụng các chính sách thanh toán.

2.2 Tổ chức chứng từ

Trên thực tế, theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam hiện nay chưacó một bộ chứng từ nào được dùng chuyên biệt cho hoạt động thanh toán cả,mà hầu hết chứng từ được sử dụng trong hoạt động thanh toán đều là cácchứng từ của các phần hành khác có liên quan Tại công ty TNHH KONAcũng vậy, các chứng từ được sử dụng trong thanh toán đều là chứng từ của cácphần hành có liên quan như: Tiền, hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng, tiềnlương

2.2.1 Chứng từ trong thanh toán với người bán

Nghiệp vụ thanh toán với người bán của công ty TNHH KONA phát sinhbao gồm thanh toán với các nhà cung nguyên vật liệu, các nhà cung cấp dịchvụ vận chuyển và một số nhà cung cấp khác Hệ thống chứng từ làm cơ sở choquá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứngtừ sau:

- Các chứng từ mua hàng gồm: Hoá đơn tài chính, Phiếu kiểm nghiệmchất lượng hàng hoá, Phiếu nhập kho, ngoài ra còn có Hợp đồng mua hàng,Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng

- Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán: Biên bản nhận nợ,Giấy báo Nợ của ngân hàng, Uỷ nhiệm chi, Phiếu chi

Trình tự luân chuyển chứng từ: Vật tư sau khi được kiểm nhận sẽ đượcbộ phận cung ứng viêt phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho, thủ kho căn cứvào số lượng vật tư thực tế nhập kho tiến hành ghi thẻ kho rồi chuyển cho bộphận kế toán Kế toán căn cứ vào hoá đơn và thẻ kho để vào sổ chi tiết vật tưvà thanh toán với người bán.

Một ví dụ cụ thể về nghiệp vụ mua hàng như sau: Ngày 12/1/2007 côngty TNHH KONA có mua của công ty CP ONTAT TRADING một lô hàng,các chứng từ đi kèm nghiệp vụ này gồm có:

Mẫu số: 01GTKT-3LL HOÁ ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: MV/2006B Liên 2: Giao khách hàng Số: 0006260

Ngày 12 tháng 01 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty CP ONTAT TRADING

Địa chỉ: KCN Khai Quang - Vĩnh Phúc Số tài khoản:Điện thoại: MS: 0500627524Họ tên người mua hàng: Công ty KONA

Tên đơn vị: Địa chỉ: KCN Bình Minh – Hà tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm 60 ngày MS: 0500415034

STT Tên hàng hoá, dịchvụ

Đơn vịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)

Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ, tên)

Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người bán

Công ty TNHH KONA

PHIẾU NHẬP KHO Số: NK12 Ngày 06 tháng 02 năm 2007

TK Nợ: 1521 133TK Có: 331Người giao hàng: Công ty CP ONTAT TRADING

Theo hoá đơn số: 0006260 ngày 12/02/2007Nhập kho: ô Hải

Đơn vị tính

số lượng

thực nhập

Đơn giá Thành tiền

Người giaohàng

PHIẾU CHI Số: 02.07_C_214 Ngày 18 tháng 02 năm 2007

TK Nợ: 331TK Có: 111Người nhận tiền: Trần Thị Dung

Địa chỉ: Công ty CP ONTAT TRADINGLý do chi: thanh toán hoá đơn số 6260

Số tiền: 17.542.020 đ (Viết bằng chữ: Mười bẩy triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn lẻ hai đồng)

Kèm theo: 01 chứng từ gốc

Ngày 18 tháng 02 năm 2007

Biểu 2.3: Phiếu chi

2.2.2 Chứng từ trong thanh toán với người mua

Các chứng từ sử dụng trong thanh toán với người mua tại công ty TNHH KONA gồm có:

+ Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ngoài ra còn Hợp đồng kinh tế, Thanh lý hợp đồng

+ Chứng từ thanh toán công nợ với người mua gồm có: Phiếu thu, Giấy báo có của ngân hàng

Quy trình luân chuyển chứng từ: Khách hàng tới mua hàng liên hệ tạiphòng Bán Hàng của Công ty, sau khi ký kết hợp đồng, nhân viên Phòng BánHàng sẽ nhập thông tin về đơn hàng vào máy tính và viết hoá đơn GTGT.Liên 1 lưu tại Phòng Bán Hàng, liên 2 giao cho khách hàng đi nhận hàng, liên3 chuyển cho Phòng Kế toán Tại Phòng Kế toán, kế toán công nợ nhập thôngtin từ phòng kinh doanh vào mục theo dõi công nợ của khách hàng đó trênmáy tính, và đối chiếu với số liệu trên hoá đơn chuyển về Kế toán bán hàngvà xác định kết quả lấy thông tin từ kế toán công nợ nhập số liệu và đối chiếuvới các kho sản phẩm để theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ của từng loại sảnphẩm.

Ví dụ cụ thể về một nghiệp vụ bán hàng cụ thể như sau: Ngày 07 tháng11 năm 2007 công ty TNHH KONA có bán cho công ty CP Hồng Phát một lôhàng, các chứng từ đi kèm nghiệp vụ này bao gồm:

Mẫu số: 01GTKT-3LL HOÁ ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: UB/2007B Liên 3: Nội bộ Số: 0003725

Ngày 07 tháng 11 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH KONA

Địa chỉ: KCN Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây Số tài khoản:Điện thoại: MS: 0500415034Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hằng

Tên đơn vị: Công ty CP Hồng Phát Địa chỉ: Thanh Xuân-Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm bằng tiền mặt MS: 0101184057

STT Tên hàng hoá, dịchvụ

Đơn vịtính

Số lượng Đơn giḠThành tiền

Cộng tiền hàng: 22.518.800Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 2.251.880Tổng cộng tiền thanh toán: 24.770.680Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu bẩy trăm bẩy mươi ngàn sáu trămtám mươi đồng chẵn

Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)

Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ, tên)

Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Biểu 2.4: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người mua

PHIẾU THU Số: 11.07_T_406 Ngày 31 tháng 11 năm 2007

TK Nợ: 111TK Có: 131Người nộp tiền: Nguyễn Thị Hằng

Địa chỉ: Công ty CP Hồng Phát

Lý do nộp tiền: thanh toán tiền hàng công ty CP Hồng Phát theo HĐ 3725Số tiền: 24.770.680 đ (Viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu bẩy trăm bẩy mươi ngàn sáu trăm tám mươi nghìn đồng chẵn)

Kèm theo: 01 chứng từ gốcĐã nhận đủ số tiền

Ngày 31 tháng 11 năm 2007

Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền

Biểu 2.5: Phiếu thu

2.2.3 Một số chứng từ trong thanh toán với các đối tượng khác

Ngoài các hoạt động thanh toán với người mua và người bán tại công tyTNHH KONA còn diễn ra hoạt đông thanh toán đối một số đối tượng khácnhư thanh toán với người lao động, thanh toán với nhà nước một số chứng từthuộc các hoạt động nay như sau:

CÔNG TY TNHH KONA BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 11 NĂM 2007

N V : PHÒNG K TOÁNĐƠN VỊ: PHÒNG KẾ TOÁN Ị: PHÒNG KẾ TOÁN Ế TOÁN