2.3 Tài khoản sử dụng
2.3.1 Tài khoản trong thanh toán với người mua
Tài khoản được công ty sử dụng trong thanh toán với người mua là TK 131_Phải thu của khách hàng. Công ty TNHH KONA sử dụng tài khoản 131 để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng trong cả ba trường hợp mua hàng trả tiền trước, trả ngay và trả sau. Tài khoản này được công ty chi tiết theo từng khách hàng. Ví dụ:
TK131.102: Phải thu công ty Shinwoo
TK131.103: Phải thu công ty SX hàng thể thao JSC TK131.111: Phải thu công ty XNK Dệt may
TK131.114: Phải thu Spyder Active Inc ….
Riêng đối với nhóm khách lẻ thì công ty tiến hành theo dõi chung trên cùng một đầu tài khoản, đó là TK 131.100: Phải thu khách hàng mua lẻ.
Tài khoản 131_Phải thu của khách hàng của công ty tồn tại cả hai số dư: số dư Nợ là phần người mua chưa trả tiền sau khi đã nhận hàng, số dư Có là phần người mua ứng tiền trước nhưng công ty chưa giao hàng.
2.3.2 Tài khoản thanh toán với người bán
Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán là tài khoản 331_Phải trả cho người bán. Cũng giống như TK 131, TK 331 cũng được chi tiết theo đối tượng là các nhà cung cấp cụ thể. Ví dụ:
TK331.142: Phải trả công ty ONTAT TRADING TK331.311: Phải trả công ty Nhật Trang
TK331.100: Phải trả nhà cung cấp khác ….
2.3.3 Tài khoản sử dụng trong thanh toán với các đối tượng khác
- Thanh toán với người lao động: Tài khoản được kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người lao động là TK 334_Phải trả người lao động. Tài khoản này được sử dụng để hạch toán các khoản thanh toán liên quan tới người lao động như: Lương, thưởng, bồi thường trách nhiệm thiệt hại vật chất, hoàn tạm ứng thừa….
- Công ty sử dụng tài khoản 333_Thuế và các khoản phải nộp nhà nước để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà nước. Tài khoản này được chi tiết theo các loại thuế, phí và lệ phí mà công ty phải nộp cho nhà nước. cụ thể việc chi tiết này như sau:
+TK3331: Thuế GTGT đầu ra. Chi tiết thành hai tài khoản cấp 3 là: TK33311_Thuế GTGT đầu ra
TK33312_Thuế GTGT hàng nhập khẩu +TK3333: Thuế xuất, nhập khẩu
+TK3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp +TK3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất +TK3338: Các loại thuế khác
Ngoài ra trong hạch toán thuế GTGT công ty còn sử dụng TK 133_Thuế GTGT được khấu trừ để hạch toán thuế GTGT đầu vào. Tài khoản này được chi tiết thành hai tiểu khoản là:
+TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ +TK1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định
2.4 Trình tự hạch toán
2.4.1 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán
Hàng ngày khi phát sinh các nghịêp vụ kế toán tập hợp chứng từ rồi tiến hành nhập liệu theo các phần hành trên phần mềm kế toán. Máy sẽ tự động tiến hành tổng hợp số liệu ghi các bút toán định khoản và lên báo cáo
theo những quy ước đã định của mỗi phần hành. việc hạch toán này có thể được khái quát như sau
- Khi phát sinh nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ thuê ngoài dù thanh toán theo hình thức trả ngay hay trả chậm đều hạch toán:
Nợ TK 152, 153, 156, 211… Nợ TK 133
Có TK 331: chi tiết theo đối tượng
- Khi thanh toán, ứng trước tiền cho người bán: Nợ TK 331
Có TK 111, 112: thanh toán bằng tiền
Có TK 131: thanh toán bù trừ cùng đối tượng
2.4.2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
- Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng: Nợ TK 131: chi tiết theo đối tượng
Có TK 3331: Có TK 511:
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng đã mua, ứng trước tiền hàng: Nợ TK 111,112: thanh toán bằng tiền
Nợ TK 331: thanh toán bù trừ cùng đối tượng Có TK 131
- Giảm giá hàng bán nếu có: Nợ TK 532
Nợ TK 3331 Có TK 131
2.4.3 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với các đối tượng khác
- Thanh toán với công nhân viên: Kế toán tiền lương tính ra lương phải trả và các khoản trích theo lương để hạch toán vào tài khoản 334 - Phải trả
người lao động. Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên trong Công ty. Cuối tháng, từng phòng ban nộp “Bảng chấm công” cho Phòng hành chính nhân sự để nhập số liệu vào máy tính. Phòng tiêu thụ tổng hợp số liệu tiêu thụ trong tháng để lập ra “Phương án phân phối tiền lương” đối chiếu với số liệu theo dõi của kế toán bán hàng, từ đó chuyển số liệu cho Phòng hành chính nhân sự để tính ra tổng quỹ lương trong tháng. Phòng hành chính nhân sự in ra hai bản “Phương án chia lương”, một bản cung cấp cho kế toán tiền mặt để làm cơ sở lập Phiếu chi, một bản cung cấp cho kế toán tổng hợp để tính lương cho từng cán bộ công nhân viên, lập Bảng tổng hợp lương toàn công ty.
+ Khi tính ra lương thưởng và các khoản phải trả người lao động: Nợ TK 622, 627, 641, 642, 431
Có TK 334
+ Tính các khoản giảm trừ vào lương: Nợ TK 334
Có TK 141: số đã tạm ứng
Có TK 338: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Có TK 138: bồi thường trách nhiệm vật chất
- Thanh toán với nhà nước: Tuỳ theo từng loại thuế, hàng tháng hàng quý hàng năm kế toán tính ra lượng thuế phải nộp. Khi nộp tiền kế toán ghi:
Nợ TK 3331: thuế GTGT
Nợ TK 3333: thuế xuất, nhập khẩu
Nợ TK 3334: thuế thu nhập doanh nghiệp Nợ TK 3337: thuế nhà đất, tiền thuê đất Nợ TK 3338: thuế khác
2.5 Sơ đồ hạch toán
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán được khái quát theo sơ đồ sau: TK 511 TK 131 TK111, 112 (2) (1a) TK 532 TK 3331 (3a) (1b) TK3331 (3b) TK 111, 112 TK 331 TK152, 153,156,211 (5a) (4) TK133 (5b) TK 334 TK 622,627,641,642,431 (8) (6) TK 141,138,338 (7) TK333 (9)