PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KONA
Công ty TNHH KONA bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 4 năm 2002. Sau gần 6 năm hoạt động công ty đã tìm được chỗ đứng trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Cùng với đó công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống các bạn hàng, đối tác đáng tin cậy. Tuy nhíên để có thể làm được điều đó công ty đã phải trải qua quá trình không ngừng hoàn thiên hệ thống chính sách thanh toán nói chung cũng như việc quản lý hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng. Và cho đến hiện tại công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại đơn vị đã đạt được một số thành tựu cũng như còn tồn tại một số hạn chế sau:
3.1 Ưu điểm
Về mặt tổ chức chứng từ: Với việc coi chứng từ là cơ sở, là nền tảng của công tác hạch toán nói chung và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng công ty đã rất chú trọng công tác tổ chức chứng từ. Và trên thực tế công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống chứng từ phục vụ cho việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán một cách khá đầy đủ. Các mẫu chứng từ mà công ty sử dụng đều được thiết kế theo đúng quy định của nhà nước. Việc tổ chức luân chuyển và lưu trữ chứng từ tại công ty TNHH KONA một mặt vùa tuân thủ các quy định của nhà nước đồng thời cũng có được sự hợp lý so với điều kiện của công ty. Nhờ vậy công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán diễn ra rất thuận lợi, phục vụ tốt cho công tác quản lý.
Về tài khoản sử dụng: Công ty đã sử dụng đúng các tài khoản thanh toán cấp 1 theo quy định tại quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm
2006 của Bộ Tài Chính. Việc chi tiết các tài khoản thanh toán cấp 2 đã phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý các đối tượng thanh toán.
Về sổ sách kế toán: Công ty đã thiết kế cho mình một hệ thống sổ sách kế toán về thanh toán khá đầy đủ, bao gồm cả các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Bên cạnh đó việc công ty lựa chọn hình thức ghi sổ Kế Toán Chung kết hợp với việc sử dụng kế toán máy đã góp phần vào việc giảm bớt số lượng nhân viên kế toán, giảm chi phí nhân công, đồng thời tạo điều kiện thuân lợi trong công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng.
3.2 Nhược điểm
Bên cạnh những thành tựu đạt được thì công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA còn tồn tại một số hạn chế sau:
Về mặt tổ chức chứng từ: Các mẫu chứng từ mà công ty sử dụng tuy đã tuân thủ đúng quy định của nhà nước, tuy nhiên công ty lại chưa chú trọng tới công tác kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các nội dung trong chứng từ. Cụ thể như trong một số Phiếu Thu, Phiếu Chi thường thiếu phần tài khoản hạch toán, thiếu chữ ký của Giám Đốc, người nộp tiền. Các Giấy Đề Nghị Thanh Toán phần xác nhận của Giám Đốc thường chỉ có chữ ký của Phó Giám Đốc và không có đóng dấu xác nhận.
Về sổ sách kế toán: Nhìn chung hệ thống sổ sách của công ty TNHH KONA là tương đối tốt tuy nhiên còn tồn tại một số hạn chế trong thiêt kế của sổ chi tiết thanh toán với người mua và thanh toán với người bán. Cụ thể, tác dụng của sổ chi tiết này là theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả với người bán và người mua nhưng trên thiêt kế của sổ chi tiết lại không thể hiện được điều kiện được hưởng chiết khấu thanh toán, thời hạn của từng khoản thanh toán, khi muốn xem xét thời hạn nợ người sử dụng phải mất công tìm lại các chứng từ công nợ liên quan. Do đó để có thể khai thác tốt hơn nữa tác
dụng quản lý của hệ thống sổ sách thì công ty nên có một số thay đổi trong thiết kế của mẫu sổ chi tiết thanh toán với người mua và người bán.
Về phương pháp hạch toán:
-Công ty không tiến hành hạch toán các khoản chiết khấu thương mại mà công ty áp dụng đối với các khách hàng mua sản phẩm của công ty với khối lượng nhiều, trên thực tế kế toán tiến hành trừ thẳng phần chiêt khấu thương mại mà khách hàng được hưởng vào giá thanh toán trên hoá đơn, đồng thời hạch toán giảm trực tiếp vào tài khoản 511 trong cả hai trường hợp khách hàng mua khối lượng lớn trong một lần và mua khối lượng lớn trong nhiều lần.
-Công ty có nhận gia công sản phẩm cho một số đơn vị khác. Tuy nhiên lại không sử dụng tài khoản 002_Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công để hạch toán. Mà khi nhận gia công sản phẩm công ty lại hạch toán tăng TK 156 đồng thời tăng khoản phải trả.
Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi: Tính đến thời điểm ngày 31/12/2007 công ty đang tồn tại một số khoản công nợ phải thu của khách hàng đã quá hạn trên 1 năm nhưng công ty không tiến hành trích lập dự phòng theo quy định của nhà nước. Cụ thể một số khoản công nợ phải thu khách hàng đã quá hạn thanh toán của công ty như sau:
+ Một số khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến 1 năm như:
Mã khách hàng Tên khách hàng Số dư Nợ Thời hạn nợ KH104 Khách hàng Blooming 13.257.200 06/3/2007
KH107 Công ty Đức Hiền 6.053.000 14/3/2007
KH116 Công ty CP may Hà Nam 9.726.400 08/6/2007 KH132 Công ty thêu Khương Trung 15.798.200 18/6/2007
+ Một số khoản nợ quá hạn từ 1 đến 2 năm, đồng thời trong năm cũng không thấy phát sinh thêm giao dịch như:
KH145 Công ty TNHH Tiến Anh 4.503.202 17/9/2006 KH212 Cửa hàng nội thất Duy Linh 916.056 26/9/2006
Bên cạnh đó công ty cũng chưa chú trọng tới công tác Phân tích tài chính nói chung cũng như phân tích tình hình, khả năng thanh toán nói riêng. Hiện nay trong bộ máy nhân sự của công ty TNHH KONA cũng chưa có nhân viên chuyên làm công tác kế toán quản trị, phân tích tình hình tài chính
3.3 Kiến nghị
Dựa trên những hạn chế trong công tác hạch toán thanh toán với người bán tại công ty TNHH KONA, em xin đưa ra một số kiến nghị nhỏ sau mong có thể góp phần vào việc hoàn thiện công tác hạch toán thanh toán với người bán và tăng cường khả năng quản lý tài chính tại đơn vị:
Thứ nhất: Về mặt tổ chức chứng từ, công ty nên chú trọng hơn nữa tới việc ghi chép nội dung chứng từ. Quản lý chứng từ một cách lỏng lẻo sẽ là nguyên nhân nảy sinh những sai phạm trong thanh toán, gây khó khăn cho công tác hạch toán. Do đó, việc ghi chép đầy đủ các nội dung của chứng từ một mặt vừa là tuân thủ quy định của nhà nước, mặt khác cũng là để tăng cường khả năng quản lý, kiểm soát đối với hoạt động thanh toán.
Thứ hai: Về mặt sổ sách kế toán, theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC: Nhà nước chỉ quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Do đó công ty có thể thay đổi thiết kế của mẫu sổ chi tiết thanh toán với người mua và thanh toán với người bán cho phù hợp với yêu cầu quản lý. Cụ thể trong trường hợp này là yêu cầu theo dõi thời hạn của các khoản công nợ. Để đáp ứng yêu cầu này sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán cần có thêm cột “Điều kiện thanh toán”, nội dung của cột này là để thời hạn thanh toán, điều kiện được hưởng chiết khấu thanh toán. Ví dụ điều kiện thanh toán là: 2/10_N.90 (Cho nợ 90 ngày, nếu thanh toán
trong 10 ngày đầu tiên thì được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%). Khi đó mẫu sổ mới sẽ có kết cấu như sau:
Công ty TNHH KONA Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)
Từ...Đến... Tài khoản: 131 (331) Chứng từ Số Ngày Diễn Giải Tài khoản đối ứng Điều kiện thanh toán Số PS Nợ Có Đối tượng Số dư đầu Cộng phát sinh Số dư cuối