CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ CÁCH THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI ĐIỀU TRA

CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ CÁCH THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI ĐIỀU TRA

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian học tập vừa qua, được sự dạy dỗ và hướng dẫn tận tình củacác thầy cô giáo, em đã tích lũy được một số kiến thức cơ bản để phục vụ cho việc họctập của mình Thực tập tốt nghiệp là cơ hội tốt nhất để em có thể vận dụng và kiểm tralại những kiến thức bổ ích mà mình đã học được, đồng thời rút ra những kinh nghiệmquý báu cho bản thân Sau thời gian thực tập em xin cảm ơn cô Phan Thị Dung- giáoviên hướng dẫn đề tài thực tập cho em, các thầy cô trong khoa Kinh tế trường Đại họcNha Trang cùng các bạn đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài thực tập của mình và đạtđược một số kết quả mong muốn

Em xin chân thành cảm ơn các anh, chị, cô, chú kế toán viên tại các doanhnghiệp trong mẫu điều tra đã giúp đỡ tận tình để em đạt được kết quả như hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn!

Nha Trang, tháng 11 năm 2007

Sinh viên

Phạm Thị Hiền

I MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN……… i

LỜI CẢM ƠN …ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ ix

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT x

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ CÁCH THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI ĐIỀU TRA 4

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán 6

1.1.2.1 Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý 6

1.1.2.2 Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán trong đơn vị 7

1.1.2.3 Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật quản lý chuyên sâu 7

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 7

1.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 11

1.2.2.1 Những vấn đề chung 11

1.2.2.2 Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán 12

1.2.2.3 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 12

1.2.2.4 Nội dung của tổ chức chứng từ 12

1.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán 15

1.2.3.1 Ý nghĩa nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 15

1.2.3.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán 15

1.2.4 Tổ chức các loại sổ kế toán 16

1.2.4.1 Khái niệm 16

1.2.4.2 Nhiệm vụ 16

1.2.4.3 Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ: 17

1.2.4.4 Các hình thức ghi sổ kế toán 19

1.2.5 Tổ chức các phần hành kế toán 22

1.2.5.1 Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 22

1.2.5.2 Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thanh toán 24

1.2.5.3 Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 24

1.2.6 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 25

1.2.6.1 Hệ thống Báo cáo tài chính: 25

1.2.6.2 Hệ thống báo cáo quản trị: 26

1.2.7 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập và xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp 26

1.3 LÝ THUYẾT VỀ CÁCH THIẾT KẾ CÂU HỎI 27

1.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi 27

1.3.1.1 Xác định các dữ liệu cần tìm 27

1.3.1.2 Xác định quy trình phỏng vấn 27

1.3.1.3 Đánh giá nội dung câu hỏi 28

1.3.1.4 Quyết định về dạng câu hỏi và câu trả lời 28

1.3.1.5 Xác định các từ ngữ trong câu hỏi 29

1.3.1.6 Xác định cấu trúc của bảng câu hỏi 29

1.3.1.7 Xác định các đặc tính mẫu của bảng câu hỏi 30

1.3.1.8 Kiểm tra, sửa và viết nháp lần cuối 30

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ ĐIỀU TRA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 31

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÀNH XÂY DỰNG 32

2.1.1 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức hạch toán kế toán 32

2.1.1.1 Sản xuất xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặt hàng Sản phẩm mang tính chất đơn chiếc riêng lẻ 32

2.1.1.2 Đối tượng xây dựng cơ bản thường có khối lượng lớn, giá trị lớn và thời gian thi công tương đối dài 32

2.1.1.3 Sản xuất xây dựng cơ bản thường diễn ra ngoài trời chịu tác động trực tiếp của các yếu tố thuộc về điều kiện tự nhiên và do vậy việc thi công xây lắp ở một mức nào đó mang tính thời vụ 33

2.1.1.4 Sản xuất xây dựng cơ bản được thực hiện trên các địa điểm biến động Sản phẩm xây dựng cơ bản mang tính chất ổn định gắn liền với địa điểm xây dựng, khi hoàn thành không nhập kho như các ngành sản xuất vật chất khác 33

2.1.1.5 Sản phẩm xây lắp được tạo nên theo hình thức tự làm và giao thầu 33

2.1.2 Giới thiệu về ngành xây dựng Khánh Hòa 34

2.1.2.1 Hoạt động xây dựng ở Khánh Hòa từ 30/4/1975 đến nay 34

2.1.2.2 Vị trí ngành xây dựng trong cơ cấu kinh tế tỉnh Khánh Hòa qua các năm 35

2.1.2.3 Các thành tích của sở xây dựng đạt được trong năm 2006 35

2.1.3 Danh sách các công ty trong mẫu phân 36

2.2 CÁCH THỨC THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI VÀ THU THẬP SỐ LIỆU THỰC TẾ 39

2.2.1 Cách thức thiết kế bảng câu hỏi 39

2.2.2 Phương thức tiến hành điều tra 41

2.2.3 Tổng hợp số liệu, thống kê, phân tích 41

2.3 KẾT QUẢ ĐIỀU TRA 41

2.3.1 Tổng quan 41

2.3.2 Tổ chức nhân sự và trang thiết bị phòng kế toán 49

2.3.2.1 Tổ chức nhân sự phòng kế toán 49

2.3.2.2 Trang thiết bị phòng kế toán 56

2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 59

2.2.4 Tổ chức hệ thống tài khoản 64

2.2.5 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 67

2.2.6 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo 71

2.2.7 Tổ chức phần hành kế toán vốn bằng tiền 76

2.2.7.1 Khái quát 76

2.2.7.2 Kế toán tiền mặt 78

2.2.7.3 Tiền gửi ngân hàng 89

2.2.8 Tổ chức phần hành kế toán các khoản thanh toán 94

2.2.8.1 Nợ phải thu, dự phòng phải thu khó đòi và tạm ứng 94

2.2.8.2 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 102

2.2.8 3 Các khoản vay 105

2.2.9 Tổ chức phần hành kế toán tiền lương 108

2.2.9.1 Khái quát 108

2.2.9.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 112

2.2.9.3 Chế độ lương nghỉ phép và quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 117

2.2.9.4 Chế độ thưởng cho nhân viên 119

2.2.9.5 Các chứng từ sử dụng ở phần hành tiền lương 123

2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG 127

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG CƠ BẢN 129

KẾT LUẬN 134

PHỤ LỤC 135

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Tổng sản phẩm trên địa bàn (giá hiện hành) 35

Bảng 2: Cơ cấu tổng sản phẩm trên địa bàn (giá hiện hành chia theo khu vực kinh tế) 35

Bảng 3: DANH SÁCH CÁC CÔNG TY TRONG MẪU PHÂN TÍCH 37

Bảng 4: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – ĐỊA BÀN 42

Bảng 5: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – PHẠM VI HOẠT ĐỘNG 42

Bảng 6: LOẠI HÌNH SỞ HỮU –VỐN CHỦ SỞ HỮU 44

Bảng 7: VỐN CHỦ SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM 44

Bảng 8: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM 45

Bảng 9: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – PHẠM VI KINH DOANH 45

Bảng 10: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – MÔ HÌNH HẠCH TOÁN 47

Bảng 11: CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG CƠ BẢN 47

Bảng 12: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN 50

Bảng 13: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN – MỨC ĐỘ KIÊM NHIỆM 50

Bảng 14: TRÌNH ĐỘ NHÂN VIÊN - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 51

Bảng 15: LOẠI HÌNH SỞ HỮU- THỜI GIAN CÔNG TÁC CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG 51

Bảng 16: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN – SỐ LƯỢNG MÁY TÍNH 56

Bảng 17: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG MÁY TÍNH 56

Bảng 18: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỬ DỤNG PHẦN MỀM 57

Bảng 19: PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI DOANH NGHIỆP 57

Bảng 20: SỐ LƯỢNG MÁY VI TÍNH – THỜI ĐIỂM GHI SỔ 57

Bảng 21: CÁCH ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ TẠI DOANH NGHIỆP 60

Bảng 22: CÁCH GHI CHỨNG TỪ TẠI DOANH NGHIỆP 60

Bảng 23: PHƯƠNG PHÁP XỬ LÝ CHỨNG TỪ GHI SAI 61

Bảng 24: THỜI ĐIỂM ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ 61

Bảng 25: CÁCH GHI CHỨNG TỪ - THỜI ĐIỂM ĐÁNH SỐ 62

Bảng 26: BỘ PHẬN KIỂM TRA CHỨNG TỪ TRƯỚC KHI VÀO SỔ 62

Bảng 27: CẤP TÀI KHOẢN - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 65

Bảng 28: CÁCH MỞ TÀI KHOẢN CHI TIẾT 65

Bảng 29: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN – MỨC ĐỘ CHI TIẾT CỦA TÀI KHOẢN 66

Bảng 30: SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM - MỨC ĐỘ CHI TIẾT CỦA TÀI KHOẢN 66

Bảng 31: HÌNH THỨC SỔ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 68

Bảng 32: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN 68

Bảng 33: SỬA SAI SỔ KẾ TOÁN 68

Bảng 34: THỜI ĐIỂM GHI SỔ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 69

Bảng 35: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN – THỜI ĐIỂM GHI SỔ 69

Bảng 36: BÁO CÁO KẾ TOÁN – LOẠI HÌNH SỞ HỮU 72

Bảng 37: KỲ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 72

Bảng 38: THỜI GIAN HOÀN THÀNH BÁO CÁO TÀI CHÍNH 72

Bảng 39: LẬP BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ 73

Bảng 40: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 73

Bảng 41: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – BỘ PHẬN QUẢN LÝ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 73

Bảng 42: VỐN BẰNG TIỀN – LOẠI HÌNH SỞ HỮU 77

Bảng 43: ĐƠN VỊ TIỀN TỆ KẾ TOÁN 77

Bảng 44: TỶ GIÁ QUY ĐỔI NGOẠI TỆ 77

Bảng 45: SỔ SÁCH BÁO CÁO TIỀN MẶT – LOẠI HÌNH SỞ HỮU 79

Bảng 46: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN- THỜI ĐIỂM GHI SỔ KT TIỀN MẶT 79

Bảng 47: THỜI ĐIỂM TÍNH TỒN QUỸ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 81

Bảng 48: ĐỐI CHIẾU SỔ QUỸ VÀ SỔ KẾ TOÁN TIỀN MẶT 81

Bảng 49: MỨC TỒN QUỸ TỐI THIỂU 82

Bảng 50: DỰ TOÁN TIỀN MẶT- LOẠI HÌNH SỞ HỮU 82

Bảng 51: QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TIỀN MẶT 84

Bảng 52: MỨC ĐỘ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TIỀN MẶT .84

Bảng 53: NGƯỜI LẬP PHIẾU THU VÀ PHIẾU CHI 85

Bảng 54: SỐ LIÊN PHIẾU THU 86

Bảng 55: SỐ LIÊN PHIẾU CHI 86

Bảng 56: NGƯỜI KÝ PHIẾU THU 87

Bảng 57: NGƯỜI KÝ PHIẾU CHI 87

Bảng 58: CHỨNG TỪ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 90

Bảng 59: THEO DÕI CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 90

Bảng 60: MỨC ĐỘ ĐỐI CHIẾU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG VỚI NGÂN HÀNG .91

Bảng 61: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 91

Bảng 62: NGUỜI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 92

Bảng 63: MỨC ĐỘ THỰC HIỆN QUY TRÌNH 92

Bảng 64: CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 95

Bảng 65: THEO DÕI CHI TIẾT NỢ PHẢI THU 95

Bảng 66: MỤC ĐÍCH PHÂN LOẠI NỢ PHẢI THU 96

Bảng 67: CHÍNH SÁCH CHIẾT KHẤU – ĐỊA BÀN 96

Bảng 68: NỢ QUÁ HẠN 98

Bảng 69: DỰ PHÒNG NỢ PHẢI THU KHÓ ĐÒI 98

Bảng 70:CÁC TRƯỜNG HỢP LẬP DỰ PHÒNG 98

Bảng 71: MỨC TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG CHO TỪNG KHOẢN NỢ - LOẠI HÌNH 99

Bảng 72: THỜI ĐIỂM TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG 99

Bảng 73: TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI TẠM ỨNG 101

Bảng 74: CHỨNG TỪ THANH TOÁN TẠM ỨNG 101

Bảng 75: THEO DÕI CHI TIẾT TẠM ỨNG 101

Bảng 76: PHƯƠNG PHÁP TÍNH THUẾ GTGT 103

Bảng 77: THỜI GIAN HOÀN THÀNH TỜ KHAI THUẾ - ĐỊA BÀN 103

Bảng 78: THEO DÕI CHI TIẾT THUẾ 103

Bảng 79: THỜI GIAN XÁC ĐỊNH THUẾ TNDN TẠM PHẢI NỘP 104

Bảng 80: THỜI ĐIỂM GHI NHẬN THUẾ TNDN 104

Bảng 81: VỐN VAY 106

Bảng 82: CÁC LOẠI VỐN VAY 106

Bảng 83: THEO DÕI CHI TIẾT TIỀN VAY 106

Bảng 84: CHỨNG TỪ SỬ DỤNG KHI VAY 107

Bảng 85: MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG VỐN VAY NGẮN HẠN 107

Bảng 86: MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG VỐN VAY DÀI HẠN 107

Bảng 87: SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 109

Bảng 88: THỜI GIAN LAO ĐỘNG 109

Bảng 89: MỨC LƯƠNG TỐI THIỂU – ĐỊA BÀN 111

Bảng 90: THU NHẬP BÌNH QUÂN – ĐỊA BÀN 111

Bảng 91: THỜI GIAN PHÁT LƯƠNG 111

Bảng 92: BỘ PHẬN TÍNH LƯƠNG 113

Bảng 93: CƠ SỞ XÂY DỰNG QUỸ LƯƠNG 113

Bảng 94: HÌNH THỨC LƯƠNG 114

Bảng 95: CHIA LƯƠNG 114

Bảng 96: CĂN CỨ CHIA LƯƠNG 115

Bảng 97: CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 115

Bảng 98: CHẾ ĐỘ LƯƠNG NGHỈ PHÉP 118

Bảng 99: QUỸ DỰ PHÒNG TRỢ CẤP MẤT VIỆC LÀM 118

Bảng 100: MỨC TRÍCH LẬP QUỸ DỰ PHÒNG TRỢ CẤP MẤT VIỆC LÀM .118

Bảng 101: NGUỒN THUỞNG 120

Bảng 102: THỜI GIAN TÍNH THƯỞNG 120

Bảng 103: CHỨNG TỪ TIỀN LƯƠNG 124

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung 8

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán 8

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 20

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 20

Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 21

Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 22

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CR: Cam Ranh

CT TNHH: Công ty trách nhiệm hữu hạn

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường với sự góp mặt đa dạng của nhiều thành

phần kinh tế khác nhau thì sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên khốc liệt

hơn Việc doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường, phát triển ổn định và lâu dàiđược hay không phụ thuộc vào việc tối ưu hóa các hoạt động của mình từ khâu tổ chứcquản lý đến hoạt động sản xuất kinh doanh Trong đó công tác tổ chức hạch toán kếtoán là một hoạt động có tính chất quan trọng, liên quan rất nhiều đến hoạt động và kếtquả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công tác tổ chức hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công

cụ quản lý kinh tế tài chính, không những chỉ là công cụ dùng để quản lý mà còn ảnhhưởng đến cả quy trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp và liên quan đến cácđối tượng ngoài doanh nghiệp như cơ quan thuế, tài chính, ngân hàng, các chính sáchđối với khách hàng, đối tác…

Để tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào quy

mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động, đặc thù quản lý, trang thiết

bị của doanh nghiệp mà còn căn cứ vào các chính sách, chế độ chính sách và hướngdẫn mà Nhà nước ban hành

Hiện nay khi nước ta đã trở thành một thành viên của tổ chức kinh tế thế giớiWTO thì sự hợp tác, trao đổi với các nước trên thế giới ngày càng được đẩy mạnh.Nước ta là nước đang phát triển, đông dân, dân số trẻ, tay nghề lao động giỏi trong khi

đó nhiều ngành nghề lại chưa phát triển theo đúng tiền năng sẵn có Đây là một trongnhững yếu tố thu hút đầu tư nước ngoài vào Việt Nam Song một trong những yếu tốcũng không kém phần quan trọng để thu hút đầu tư là cơ sở hạ tầng Vì vậy lĩnh vựcxây lắp hiện nay đang chiếm một vị trí quan trọng trong nền kinh tế Mà một trongnhững nhân tố giúp doanh nghiệp xây dựng cơ bản hoạt động có hiệu quả chính làcông tác tổ chức hạch toán kế toán Nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toántrong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản nhằm hệ thống được toàn bộ công tác kếtoán, từ đó tìm ra được các điểm hoàn thiện, chưa hoàn thiện, nguyên nhân và cáchkhắc phục, xử lý là một việc cần thiết Và trên thực tế có rất ít tài liệu thực hiện việc

điều tra cụ thể về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơbản, vì vậy em chọn đề tài: “Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanhnghiệp xây dựng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa”.

2 Mục tiêu của đề tài

Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tiễn nhằm củng cố, bổ sung, trang bịthêm cho bản thân vốn kiến thức thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại cácdoanh nghiệp xây dựng cơ bản

Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xâydựng cơ bản, trên cơ sở đó thống kê cách thức tổ chức công tác hạch toán, đánh giánhững việc đã làm được, chưa làm được trong công tác tổ chức hạch toán kế toán củacác doanh nghiệp này Đồng thời qua đó đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác

tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệpxây dựng cơ bản trên địa bàn Nha Trang, Diên Khánh, Cam Ranh, Ninh Hòa

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụngchứng từ, tổ chức vận dụng tài khoản, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức ba phần hành

kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản bao gồm:

- Phần hành kế toán vốn bằng tiền

- Phần hành kế toán các khoản thanh toán

- Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Địa bàn: Thành phố Nha Trang, Diên Khánh, Cam Ranh, Ninh Hòa

Thời gian tiến hành điều tra từ ngày: 10/9/2007 đến 15/10/2007

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu: lập bảng câu hỏi

Phương pháp thống kê, phỏng vấn

Điều tra lấy mẫu

Sử dụng phần mềm thống kê SPSS để thống kê Cụ thể là các chức năng: CustomTable, Frequencies, Multi Responset

Hệ thống được những vấn đề lý luận về mặt tổ chức hạch toán kế toán.

Thống kê được thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán trên một số lĩnh vực:

tổ chức nhân sự phòng kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tàikhoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức báo cáo kế toán, tổ chức các phầnhành kế toán: Vốn bằng tiền, các khoản thanh toán, tiền lương

Đề tài đã đưa ra một số nhận xét về kết quả thống kê công tác tổ chức hạch toán

kế toán cho tác doanh nghiệp xây dựng cơ bản

Với thời gian thực tập có hạn, chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu hết các hoạtđộng sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp, bên cạnh đó do kiến thức của bản thâncòn hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em kính mong

sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn Phan Thị Dung, các thầy cô trong khoa, các anh chị

kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản và các bạn sinh viên để đề tài được hoànthiện hơn

Nha Trang, tháng 11 năm 2007Sinh viên thực hiệnPhạm Thị Hiền

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

VÀ CÁCH THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI ĐIỀU TRA

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm

Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố cấuthành bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tínhgiá, tổng hợp cân đối kế toán Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toánbao gồm:

kế toán và tạo thành một hình thức vật chất hay một nghề hoặc hệ thống tác nghiệpriêng của hạch toán kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra,luân chuyển và lưu giữ chúng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xáccủa thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán

Tổ chức hệ thống tài khoản là xây dựng mô hình thông tin nhằm cung cấp thôngtin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế (tình hình tài sản,nguồn vốn, kế toán kết quả kinh doanh) Những nhu cầu quản lý trong nội bộ doanhnghiệp và các đơn vị kinh tế cũng đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hìnhthông tin này được xác định trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kếtoán phải có trách nhiệm xây dựng

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kếtoán Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từngđơn vị phải được căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất

kinh doanh, vào yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán,vào khả năng trang bị phương tiện kế toán của đơn vị.

Tổ chức bộ máy kế toán là một vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhằm đảm bảo vai tròchức năng nhiệm vụ của kế toán Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm xác định

số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa các

bộ phận kế toán, quan hệ gữa phòng kế toán với các phòng ban khác trong doanhnghiệp… Thông qua sự vận dụng những quy định chung về hệ thống chứng từ ghichép ban đầu, hệ thống tài khoản kế toán và hình thức kế toán đã lựa chọn phù hợp vớiđặc điểm sản xuất của doanh nghiệp và trình độ quản lý của đơn vị

Báo cáo kế toán là phương thức kế toán tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉtiêu kinh tế tài chính một cách tổng quát toàn diện, có hệ thống tình hình tài sản, nguồnvốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình sử dụng vốn tạidoanh nghiệp sau một kỳ hạch toán Báo cáo kế toán có ý nghĩa rất quan trọng đối vớicông tác lãnh đạo chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn bộ nềnkinh tế quốc dân, cũng như từng ngành, từng doanh nghiệp, đối với cơ quan quản lýNhà nước, cơ quan chủ quản

1.1.2.1 Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý

Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểmtra về hoạt động tài chính của đơn vị hạch toán.Vì vậy nguyên tắc tổ chức hạch toán

kế toán phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản lý, thể hiện:

- Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý

- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý

- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanhvà tổchức quản lý (trước hết cần đi sát hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu thông tincho các bộ phận quản lý khác)

- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dầnquy mô thông tin và sự hài hoà giữa kế toán và quản lý

- Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán, không được tách rời hoạtđộng kế toán và doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán

1.1.2.2 Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán trong đơn vị

Các tính thống nhất được thể hiện :

- Trong mỗi phần hành cần tổ chức khép kín quy trình kế toán Lúc đó cácphương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hoá thích hợp với từngphần hành cụ thể

- Tùy tính phức tạp của đối tượng mà định các bước của quy trình kế toán vàchọn hình thức kế toán thích hợp

- Tuỳ tính phức tạp của đối tượng, phuơng pháp kế toán để lựa chọn hình thức

kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao cóthể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán

1.1.2.3 Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật quản lý chuyên sâu

- Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phảihướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế

- Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế: Đơn vị hạch toán, giáhạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục…

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trongcông tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp Suy cho cùng thì chất lượng công tác tổchức bộ máy kế toán phụ thuộc trực tiếp vào khả năng thành thạo, đạo đức nghềnghiệp và sự phân công hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện thu thập, xử lý vàcung cấp thông tin cho các đối tượng thông tin khác nhau Nội dung tổ chức bộ máy kếtoán bao gồm xác định số lượng nhân viên cần phải có: Yêu cầu về trình độ nghiệp vụ

bố trí và phân công các nhân viên thực hiện các công việc cụ thể kế toán với các bộphận quản lý có liên quan Nói chung để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy

mô của doanh nghiệp, trình độ nghiệp vụ và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sảnxuất, quản lý và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lýcung cấp thông tin

1.2.1.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán:

* Hình thức tập trung:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

Hình thức tập trung thường được áp dụng ở những đơn vị có qui mô vừa vànhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhấtđịnh, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinhdoanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng, kịp thời

* Hình thức phân tán

Hình thức phân tán thường áp dụng cho những đơn vị mà qui mô sản xuất kinhdoanh lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động của các đơn vị nàylại xa trung tâm chỉ huy, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất kinh doanh ở

cơ sở, mặt khác bảo đảm được việc cập nhật sổ sách kế toán trong toàn doanh nghiệp

Sự cần thiết khách quan là tại các đơn vị sản xuất kinh doanh cấp dưới của doanhnghiệp phải hình thành tổ chức kế toán cho các đơn vị kinh doanh phụ thuộc Tức làchứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự hạch toán không phải gửi chứng

từ về phòng kế toán doanh nghiệp như những đơn vị chưa được phân cấp hạch toán kếtoán

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán

Phòng kế toán doanh nghiệp

Chứng từ kế toán các đơn vị không tổ chức

kế toán riêng

Báo cáo kế toán đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán

Chứng từ kế toán các kho hàng trại, trạm

Chứng từ kế toán toán các

bộ phận kĩ thuật nghiệp

vụ khác

* Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Đây là hình thức tổ chức kế toán kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên Tổchức kế toán thì tập trung tại phòng kế toán của đơn vị Các đơn vị cơ sở trong nội bộdoanh nghiệp thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việckhác ví dụ: Hạch toán chi phí tiền lưong, chi phí quản lý… phát sinh tại đơn vị Mức

độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tếcủa doanh nghiệp

1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận sau đây:

- Bộ phận kế toán lao động và tiền lương

- Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định

- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

- Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản

- Bộ phận kế toán tổng hợp

Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng nhưđội ngành sản xuất…thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng Các nhân viênnày thuộc biên chế phòng kế toán- thống kê của doanh nghiệp được phân công côngtác chuyên trách công tác kế toán thống kê ở phân xưởng

Tuỳ theo đặc điểm chủa từng doanh nghiệp mà các phần hành được tổ chức chophù hợp Nhiệm vụ của từng phần hành:

* Bộ phận kế toán lao động và tiền lương:

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian laođộng và kết quả lao động; tính lương bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp,phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động

- Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán toán phân xưởng, các phòng bantrực thuộc đầy đủ các chúng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổsách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao dộng tiền lương đúng chế độ, phương pháp

- Lập báo cáo về lao động tiền lương,…

* Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định:

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển,nhập xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu thu mua và kiểm tra

tình hình thực hiện kế toán hoạch về cung ứng vật liệu, về số lượng, chất lượng mặthàng…

- Kiểm tra việc thực hiện chế độ nhập xuất, bảo quản các định mức dự trữ, địnhmức tiêu hao, phát hiện và đề xuất các biện pháp xử lý vật liệu thừa thiếu, ứ đọng,kém phẩm chẩt…

- Tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu, TSCĐ về số lượng hiện trạng, giá trị, tìnhhình tăng giảm TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng TSCĐ…

- Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửachữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ…

* Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:

- Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sảnphẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợpvới đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của doanh nghiệp

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sảnxuất, từng phân xưởng, theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành, theo sản phẩm vàcông việc

- Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sảnphẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kế toán hoạch kế toán toán kinh tế của các phânxưởng tổ sản xuất …

- Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán phân loại các chi phínhằm phục vụ việc tập hợp các chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng

và khoa học, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng phấn đấu để hạ thấp giá thành…

* Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản:

- Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sửdụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng

- Tính toán chi phí xây dựng mua sắm tài sản cố định

- Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản

- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư

* Bộ phận kế toán tổng hợp:

- Tổ chức việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thànhphẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp, xác định kết quả lỗ lãi, cáckhoản thanh toán với nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ doanh nghiệp

- Ghi chép sổ cái lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc domình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận kểtrên, kể cả báo cáo điều tra ước tính Kiểm tra lại chính xác, trung thực của các báo cáocủa doanh nghiệp trước khi giám đốc kí duyệt.

- Tổ chức thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế,kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế- tàichính trong doanh nghiệp, kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm

- Giúp kế toán trưởng làm các báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanhnghiệp

- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán…

* Nhân viên hạch toán phân xưởng:

- Ghi chép thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng lao động, vật tư trangthiết bị máy móc, số lượng và chất lượng sản xuẩt trong phạm vi phân xưởng để phục

vụ cho việc chỉ đạo sản xuất của các quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất và phục

vụ sự chỉ đạo toàn diện thống nhất, tập trung công tác thống kê của kế toán trưởng

- Tham gia kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra có liênquan

- Cung cấp tài liệu thuộc về phần việc của mình phụ trách cho quản đốc phânxưởng, cho tổ trưởng sản xuất, cho phòng kế toán doanh nghiệp và các phòng ban cóliên quan

- Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạchsản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng

1.2.2.2 Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán

Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cungcấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra các quyết định hợp lý

Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng choquản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là tạo điều kiện tốt chohoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ hợppháp mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mãhóa thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán

Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở chứng minh trách nhiệm pháp lý của những người

có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ đểtrọng tài kinh tế kiểm tra các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh Vì vậy tổ chứctốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin

kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán

1.2.2.3 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản

lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp Thông thường nó tỷ lệ thuậnvới quy mô trình độ quản lý

Căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tàisản, nguồn hình thành và các quá trình

Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phảiquản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau

Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫuchứng từ

Căn cứ vào trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán

Căn cứ vào số lượng và trình độ nhân viên làm công tác kế toán, thống kê

1.2.2.4 Nội dung của tổ chức chứng từ

* Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ:

Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ kế toán

Do vậy phải lựa chọn chứng từ phù hợp để ghi chép đáp ứng nhu cầu quản lý tài sản.Khi lựa chọn chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu:

Phải đảm bảo các yếu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ

Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này.Phải dựa trên biểu mẫu do nhà nước ban hành Nếu đơn vị sử dụng chứng từchưa có trong biểu mẫu của nhà nước thì phải có văn bản Nhà nước cho phép sử dụng Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tùy theo yêu cầu củađơn vị.

* Tổ chức lập chứng từ:

Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lượng người cótrách nhiệm đến việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần phảigiảm bớt tối đa số lượng người tham gia lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứngtừ

Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế

Tùy theo yêu cầu quản lý mà chứng từ kế toán có thể là một liên hoặc nhiều liên.Khi chứng từ lập xong phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan đếnnghiệp vụ kinh tế

* Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ:

Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và cóthể phát hiện các sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ Nội dung của quá trìnhkiểm tra chứng từ cần xem xét các khía cạnh sau:

Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và tuân thủ cácyêu cầu do nhà nước ban hành, đặc biệt các yếu tố: Nội dung của nghiệp vụ kinh tế,chữ ký của những người có liên quan, con dấu, chữ số… Nếu là chứng từ tổng hợpphải kiểm tra các chứng từ gốc đính kèm

Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật hoặc có hợppháp hay không Cần đối chiếu kiểm tra nội dung của nghiệp vụ với chế độ thể lệ tàichính hiện hành Nếu không phù hợp thì nghiệp vụ kinh tế đó sẽ không được thựchiện Đây là nội dung quan trọng nhất trong quá trình kiểm tra chứng từ, bởi vì sau khi

đã được kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ thì đó sẽ là căn cứ để ghi sổ kế toán vàcung cấp thông tin cho lãnh đạo

Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế độ thể lệ hiệnhành để phát hiện sai sót Việc kiểm tra định khoản sẽ là căn cứ quan trọng cho việcphân loại tổng hợp các thông tin kế toán ở các giai đoạn sau

Bên cạnh đó chứng từ còn được kiểm tra bởi kiểm toán nội bộ và kiểm toán nhànước, kiểm toán độc lập.

* Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán:

Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản củađơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hoặc theo đốitượng được chi phí Dựa vào sự phân loại này để xác định hoặc ghi sổ kế toán cho phùhợp

Ghi kịp thời chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của tài khoản tổnghợp hoặc phân tích, đồng thời có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ hoặctích lũy nghiệp vụ để tạo ra thông tin tổng hợp cho lãnh đạo của doanh nghiệp

Kết hợp việc ghi sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán

Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán của đơn vị nhằm làm giảmthời gian luân chuyển chứng từ và tăng nhanh tính tổng hợp của số liệu kế toán

* Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ:

Trong năm kế toán, chứng từ sử dụng do người ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tựtheo thời gian Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu có sựthay đổi về nhân sự thì phải có biên bản bàn giao

Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu giữ:Trước hết phải phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế để lưu giữ các chứng từ cùngloại được đánh số theo thời gian năm, tháng, loại chứng từ Căn cứ vào phương tiệnlưu trữ có thể để trong hòm tủ có đánh số thứ tự, loại nghiệp vụ, năm tháng hoặc ghivào đĩa và lưu trữ đĩa Cuối cùng phải giao cho người có trách nhiệm bảo quản vàthường xuyên kiểm tra việc bảo quản chứng từ Nếu điều kiện cho phép có thể gửi vàobảo quản của Nhà nước

Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ nếu cần sử dụng phải có sự đồng ý của kế toántrưởng Nếu đem tài liệu ra bên ngoài đơn vị phải được kế toán trưởng và thủ trưởngđơn vị ký giấy cho phép

1.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán

1.2.3.1 Ý nghĩa nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

* Ý nghĩa:

Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cáchthường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại vốn kinhdoanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh

Khi phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp bằng các tàikhoản, chúng ta thu được một cách thường xuyên các thông tin về sự diễn biến củachúng thông qua các giai đoạn tuần hoàn và tính chất các mối quan hệ đang phát sinhtrong nội bộ doanh nghiệp cũng như đối với bên ngoài Sự phản ánh thông tin thôngqua phương pháp tài khoản thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp với nhucầu quản lý nhất định Do vậy tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây dựng một

mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ởmỗi đơn vị kinh tế Những nhu cầu quản lý trong nội bộ doanh nghiệp và các đơn vịkinh tế cũng đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xácđịnh trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có tráchnhiệm xây dựng

* Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản:

Hệ thống tài khoản phải cung cấp thông tin khách quan về quá trình tái sản xuấtvới những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên cũng như quản lýdoanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp

Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lýgián tiếp của nhà nước cũng như hệ thống các khoản nộp, chính sách giá cả, chínhsách thuế, chính sách tài chính tín dụng

Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, kiểm tra phân tíchhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.3.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Nguyên tắc 1: Phải đảm bảo phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên cácphương tiện số lượng, phân bố để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của việc sử dụngvốn

Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quảnlý

Nguyên tắc 3: Đảm bảo được tính phản ánh liên hoàn của các quá trình kinhdoanh chủ yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì cácnghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau:

- Mở tài khoản: Các tài khoản được mô tả trên cơ sở của việc chuyển số liệu từbảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan

- Ghi chép trong năm: Số liệu các chứng từ được ghi chép vào các bên của các tàikhoản đối ứng trên cơ sở của các định khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến độngtăng, giảm của tài sản và nguồn vốn kinh doanh cho phép theo dõi một cách liên tục và

có hệ thống sự vận động của chúng

- Kết thúc tài khoản: Cuối niên độ kế toán cần phải khóa sổ kế toán

Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng doanh nghiệp Hệthống tài khoản chi tiết chính là sự cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợpphù hợp với nhu cầu thông tin cần thiết thu thập ở mỗi đơn vị kinh tế Sự thống nhấtgiữa hệ thống tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết là cơ sở cho viêc kiểm tra đốichiếu lẫn nhau

1.2.4 Tổ chức các loại sổ kế toán

1.2.4.1 Khái niệm

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kếtoán Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từngđơn vị phải được căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuấtkinh doanh, vào yêu cầu trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán,vào khả năng trang bị phương tiện tính toán của đợn vị

Trong hình thức sổ kế toán đã xác định, cần nắm vững được nội dung công việcghi chép, phản ánh hàng ngày hoặc định kỳ, công việc phải làm cuối tháng, cuối quý,

cuối năm sao cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin được nhanh nhạy, kịpthời, chính xác và tiết kiệm.

1.2.4.3 Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đếndoanh nghiệp

Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán Tất cả các nghiệp vụkinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có

hệ thống chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiện toàn bộ quátrình sản xuất kinh doanh khi được ghi chép một cách liên tục và những tờ sổ theonhiều phương thức khác nhau đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạtđộng kinh tế cụ thể Những tờ sổ dùng để ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phátsinh theo một phương thức nhất định nào đó gọi là sổ kế toán

Sổ kế toán là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán

* Các loại sổ kế toán :

Để thuận tiện cho viêc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân lọai cácloại các loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như nội dung kinh tế,hình thức cấu trúc, hình thức bên ngoài, công dụng của sổ, trình độ khái quát của nộidung phản ánh

a Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh

- Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ kế toán chi tiết

b Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ:

Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách đểđảm bảo cho báo cáo kế toán được kịp thời, chính xác.

Sổ sách phải được giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng, ngaythẳng, không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng kẻ trong

sổ sách, không chữa thêm móc thêm trên những trang giấy trắng giữa hai dòng kẻhoặc những khoảng giấy trắng ở đầu trang, cuối trang sổ Mỗi dòng gạch cuối trang sổphải nằm trên dòng kẻ Cuối trang phải cộng đuôi, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi

“chuyển trang sau” và đóng dấu Đầu trang sau sẽ ghi “chuyển sang”

b Chữa sổ:

* Ghi sổ bằng tay:

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thìkhông được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theomột trong những phương pháp sau:

- Phương pháp cải chính: Dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch mộtđường thẳng xóa bỏ chỗ sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị gạch

bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kếtoán trưởng hoặc người phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa

- Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ): Điều chỉnh sai sót bằng cách ghi lại bằng mực

đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai, ghi lại búttoán đúng bằng mực thường để thay thế

- Phương pháp ghi bổ sung: Áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứngtài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc bỏ sót không cộng đủ

số tiền trên chứng từ Sửa chữa theo phương pháp này phải lập chứng từ ghi sổ bổsung để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu

* Ghi sổ kế toán bằng máy:

Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quannhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trênmáy vi tính

Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quannhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sóttrên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót

Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiệntheo “phương háp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung”

1.2.4.4 Các hình thức ghi sổ kế toán

* Nhật ký - sổ cái:

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thờigian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toántổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái Căn cứ để ghi vào Nhật ký - Sổ cái là các chứng

từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Các loại sổ:

- Nhật ký – Sổ cái

- Các sổ thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái.

* Nhật ký chung:

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký

mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dungkinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cáitheo từng nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

- Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc

cùng loại

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtNHẬT KÝ-SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Các loại sổ:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

* Nhật ký chứng từ:

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ có các nguyên tắc: mở sổ kế toán theo vế có củacác tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ phát sinh bên có của mỗi tàikhoản theo các tài khoản đối ứng nợ có liên quan Kết hợp chặt chẽ việc ghi chépnghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian vói việc hệ thống hóa các nghiệp vụ đó theonội dung kinh tế Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng

từ gốc cùng lọaiCHỨNG TỪ GHI SỔ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ cái

Bảng cân đối

số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ

ghi sổ

Sổ quỹ

của đại bô phận các tài khoản trên cùng một sổ sách kế toán và cùng trong một quátrình ghi chép Kết hợp việc ghi chép hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh

tế cần thiết cho công tác quản lý và lập báo biểu Dùng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đốiứng tiêu chuẩn của tài khoản và chỉ tiêu hạch toán chi tiết, các chỉ tiêu, báo biếu đãquy định

- Biên lai thu tiền

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợpchi tiết

Sổ cáiBảng kê

- Bảng kê vàng bạc, đá quý

- Bản kiểm kê quỹ

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng

- Giấy đề nghị thanh toán

- Bảng kê chi tiền

- Giấy báo nợ

- Giấy báo có

- Bảng sao kê ngân hàng

- Ủy nhiệm thu

- Ủy nhiệm chi

- Sec…

* Quy trình hạch toán:

Tăng vốn bằng tiền: hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vàocác chứng từ có liên quan: Hóa đơn, hợp đồng, bảng khấu trừ, bảng trừ tạm ứng, bảngkê… kế toán tiến hành lập phiếu thu, trình cho kế toán trưởng xét duyệt sau đó phiếuthu được chuyển sang cho thủ quỹ Thủ quỹ tiến hành kiểm tra lại một lần nữa rồinhận tiền Sau khi đã nhận đủ số tiền theo như chứng từ, thủ quỹ ký và đóng dấu đãthu vào chứng từ Người nộp tiền ký nhận vào chứng từ Trong các liên của chứng từthì một liên giao cho người nộp tiền, một liên thủ quỹ dùng làm căn cứ ghi sổ quỹ sau

đó chuyển sang cho kế toán thanh toán vào các sổ chi tiết tiền mặt và sổ chi tiết thanhtoán (nếu có) rồi liên đó lại được chuyển cho các kế toán có liên quan khác để vào các

sổ chi tiết có liên quan Cuối cùng kế toán tổng hợp dùng nó để vào sổ tổng hợp

Giảm vốn bằng tiền: Căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Giấy đề nghị tạmứng, hóa đơn, hợp đồng, bảng thanh toán lương, biên bản bồi thường… kế toán tiếnhành lập phiếu chi rồi xin xét duyệt Đối với những khoản chi thường xuyên thì chỉcần kế toán trưởng xét duyệt còn với những khoản chi không có trong dự trù, đột xuấtkhông có chứng từ mệnh lệnh thì trình giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau khi được kýduyệt thì chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ tiến hành kiểm tra lại, đưa cho người nhận tiền

ký, ghi rõ họ tên rồi chi tiền và ký vào phiếu chi Một liên của phiếu chi được giao chongười nhận tiền, liên còn lại thủ quỹ dùng làm căn cứ ghi sổ quỹ định kỳ lập báo cáoquỹ và chuyển cho kế toán thanh toán vào các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết thanh toán

(nếu có) và chuyển cho kế toán liên quan ghi các sổ chi tiết khác Cuối cùng kế toántổng hợp dùng làm căn cứ để vào các sổ tổng hợp.

1.2.5.2 Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thanh toán

1.2.5.3 Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

* Tài khoản sử dụng:

- 334, 335, 338

* Chứng từ sử dụng:

- Bảng chấm công

- Bảng chấm công làm thêm giờ

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Giấy đi đường

- Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

- Hợp đồng giao khoán

- Bảng kê các khoản trích nộp theo lương

- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương

- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán…

* Quy trình hạch toán:

Hàng ngày, các bộ phận sử dụng lao động lập các chứng từ gốc hạch toán laođộng theo dõi số lượng và thời gian, kết quả lao động như: Bảng chấm công, phiếu báosản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ…, cuối kỳ các chứng từ gốc này đượcchuyển lên bộ phận tổ chức lao động tiền lương để ghi sổ lao động và lập báo cáo laođộng, theo dõi về cơ cấu lao động, tăng giảm lao động, sau đó các chứng từ này đượcchuyển cho phòng kế toán Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra phân loại, lập cácchứng từ gốc về lương, BHXH như bảng thanh toán lương, thưởng, bảng thanh toánBHXH… Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được và căn cứ vào các văn bản quy địnhchế độ lương, phụ cấp hiện hành của Nhà nước để tính lương Sau đó các chứng từ nàyđược chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng duyệt để lập phiếu chi lương Kế toánlập các bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT cho các đối tượng chịu chi phí sảnxuất kinh doanh để làm căn cứ cho kế toán tổng hợp ghi sổ tổng hợp

1.2.6 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân cũng nhưtrong từng ngành, từng doanh nghiệp, đối với cơ quan Nhà nước, cơ quan chủ quản.Thông qua báo cáo lãnh đạo có thể biết được một cách toàn diện, hệ thống tình hìnhhoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình chi phí và kết quả, đồng thời báo cáo cungcấp số liệu cần thiết để phân tích hoạt động kinh doanh đánh giá hiệu quả hoạt độngkinh doanh, phát hiện các tiềm năng chưa được sử dụng, đề xuất các biện pháp thíchhợp nhằm động viên khả năng tiềm tàng, cải tiến công tác quản lý

Hệ thống báo cáo kế toán được phân làm 2 loại:

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo quản trị

1.2.6.1 Hệ thống Báo cáo tài chính:

Báo cáo tài chính bao gồm những báo cáo được nhà nước quy địng thống nhấtdoanh nghiệp phải có trách nhiệm lập đúng theo mẫu quy định, đúng phương pháp vàphải gửi, nộp cho các nơi theo quy định đúng thời hạn Hệ thống báo cáo tài chínhgồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

1.2.6.2 Hệ thống báo cáo quản trị:

Báo cáo quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra nhằm phục vụ cho yêu cầuquản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau Báo cáo quản trị không bắt buộcphải công khai

Báo cáo quản trị là những báo cáo chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý điều hànhsản xuất kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp Việc lập bao nhiêu báo cáo, cách xâydựng như thế nào, chứa đựng những nội dung thông tin gì và phương pháp lập, sửdụng tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanhnghiệp Nói chung báo cáo quản trị rất đa dạng và mang tính linh hoạt cao để khôngngừng thích ứng với những yêu cầu mới cao hơn về quản lý và điều hành doanhnghiệp

1.2.7 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập và

xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật để xử lý thông tin kế toán trong điều kiệncông nghệ thông tin phát triển cao sẽ tạo ra được phững buớc đột phá quan trọngtrong việc đảm bảo tính nhanh nhạy kịp thời và hữu ích của thông tin kế toán chonhiều đối tượng khác nhau

Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đã được thực hiện ở hầu hếtcác doanh nghiệp và đang từng ngày khẳng định được tiện ích, hiệu quả cao mà nóđem lại Tuy nhiên vấn đề đặt ra là các doanh nghiệp đã đầu tư cho nó như thế nào, đãthực sự khoa học mang lại hiệu quả tối ưu nhất, phù hợp với điều kiện của doanhnghiệp hay chưa?

Tổ chức trang bị phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin bao gồmphần cứng (hệ thống máy tính) và phần mềm (chương trình kế toán máy) Các phươngtiện này cần phải phù hợp tránh lãng phí phô trương nhưng cũng phải mạnh dạn đầu tư

để có đủ điều kiện khai thác được thế mạnh của tin học Kế toán trưởng cần phải bố tríhợp lý để không ngừng nâng cao chất lượng của thông tin kế toán và khẳng định đượcvai trò vị trí của kế toán đối với công tác quản lý

1.3 LÝ THUYẾT VỀ CÁCH THIẾT KẾ CÂU HỎI

1.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi

Việc thiết kế bảng câu hỏi được xem như là nghệ thuật hơn là khoa học Mọi sự pháttriển theo thứ tự sẽ tuân theo một chuỗi những bước thực hành để cho ra một bảng câuhỏi có hiệu quả

Các bước xây dựng bảng câu hỏi:

1.3.1.1 Xác định các dữ liệu cần tìm

Một điều kiện tiên quyết để lập bảng câu hỏi có hiệu quả là xác định chính xáccái gì cần phải được đo lường

Liệt kê những gì cần đo lường

Dự thảo về kế hoạch cần phân tích: Xác đinh lựa chọn hình thức phân tích đơngiản là tóm tắt hay sử dụng những thủ tục thống kê

Những cuộc khảo sát do người được hỏi tự thực hiện (tự trả lời theo mẫu câuhỏi): Người được phỏng vấn sẽ được trao bảng câu hỏi để tự điền câu trả lời Dạngbảng câu hỏi giống như hình thức trả lời trắc nghiệm, người được phỏng vấn sẽ cungcấp tất cả câu trả lời, người được phỏng vấn chỉ việc chọn câu trả lời nào mà mìnhthấy phù hợp

Những cuộc phỏng vấn không chính thức: Đây giống như hình thức trò chuyệnnên không có bảng câu hỏi chuẩn Người phỏng vấn sẽ cung cấp cho người đượcphỏng vấn đề tài cho người được phỏng vấn thảo luận, khuyến khích họ cho nhữngthông tin đầy đủ hơn và tiến hành ghi chép lại cho có hệ thống

- Phỏng vấn bằng điện thoại:

Phỏng vấn bằng điện thoại có yêu cầu khác biệt về công việc vì nó bị giới hạnbởi một cơ quan duy nhất là thính giác, vì vậy phỏng vấn bằng điện thoại cần phải cónhững biểu mẫu có thể đọc và thảo luận nhanh, vì nhịp độ nhanh là điều cần thiết đểgiữ được sự chú tâm trong điện thoại Ở đây người phỏng vấn phải đọc cho ngườiđược phỏng vấn nghe những câu hỏi lẫn câu trả lời.

- Phỏng vấn qua thư:

Trong lĩnh vực khảo sát bằng thư tín, những yêu cầu của bảng câu hỏi là cao nhất

vì ở đây người phỏng vấn không thể giúp gì cho người trả lời Người phỏng vấn khigửi thư đến người được phỏng vấn cần kèm theo một lời giải thích để trình bày một lờimời gọi hưởng ứng Cần trình bày mục đích của cuộc khảo sát và những lợi ích củangười trả lời nếu họ chịu tham dự Cần phải cung cầp phương tiện để người trả lời dễdàng gửi lại các biểu mẫu đã trả lời xong

1.3.1.3 Đánh giá nội dung câu hỏi

Việc có được những thông tin thích đáng từ những câu trả lời phục thuộc rất lớnvào khả năng phác thảo bảng câu hỏi của nhà nghiên cứu Vì vậy khi lập bảng câu hỏi,nhà nghiên cứu phải tiên liệu được chúng có thể cung cấp được những dữ liệu có ýnghĩa hay không? Sự tiên liệu được dựa trên các tiêu chuẩn sau:

- Người trả lời có thể hiểu câu hỏi không?

- Người trả lời có được những thông tin cần thiết để trả lời các câu hỏi đó không?

- Người trả lời liệu có cung cấp những thông tin đó không?

1.3.1.4 Quyết định về dạng câu hỏi và câu trả lời

Có hai dạng câu hỏi:

a Câu hỏi mở: Câu hỏi có cấu trúc nhưng câu trả lời thì không Người ta phânchia câu hỏi mở thành ba loại:

- Câu hỏi tự do trả lời: Câu hỏi này người trả lời có thể trả lời tự do theo ý mìnhtrong phạm vi tự do mà người phỏng vấn dành cho họ

- Câu hỏi thăm dò

- Câu hỏi thuộc dạng kỹ thuật hiện hình

b Câu hỏi đóng: Câu hỏi và câu trả lời đều được cấu trúc Người ta chia dạngcâu hỏi này thành 5 loại chính:

- Câu hỏi phân đôi: Câu hỏi này chỉ cho phép hai khả năng trả lời, lựa chọn cáinày hoặc cái kia hoặc “có” hoặc “ không”

- Câu hỏi xếp hạng thứ tự: Câu hỏi xếp thứ tự sẽ dành cho người trả lời xếp thứ

tự tương đối của các đề mục được liệt kê ra

- Câu hỏi đánh dấu tình huống theo danh sách: Là hình thức câu hỏi đóng, ở đóngười ta sẽ đánh dấu một hay nhiều câu trả lời được liệt kê ra để chọn trả lời

- Câu hỏi nhiều lựa chọn: Những câu hỏi này liệt kê một số câu trả lời và cho biếtchủ đề để chọn ra câu trả lời thích hợp nhất cho chính nó

- Câu hỏi bậc thang: Người trả lời được cho một loạt các chọn lựa diễn tả ý kiếncủa họ

1.3.1.5 Xác định các từ ngữ trong câu hỏi

Bảng câu hỏi là phương tiện giao tiếp giữa nhà nghiên cứu và người trả lời Dùngtrong trường hợp người nghiên cứu trực tiếp trò chuyện với người trả lời hay do ngươikhác tiến hành thì bảng câu hỏi cũng là tài liệu để tiếp xúc lẫn nhau Để có được dữliệu cô đọng là tất cả những người trả lời và thu được số liệu có ý nghĩa, ta bắt buộcphải hiểu được những hiệu ứng tiềm ẩn do việc dùng từ đặc biệt có thể ảnh hưởng đếnkết quả Để tránh những lỗi thông thường khi soạn bảng câu hỏi, ta dựa vào một vàinguyên tắc sau:

- Dùng ngôn từ đơn giản: Soạn câu hỏi cho tất cả những người trả lời, bất luậntrình độ nào cũng có thể hiểu được

- Dùng những từ quen thuộc: Cần tránh sử dụng từ lóng và từ chuyên môn

- Tránh những câu hỏi dài

- Càng rõ ràng chính xác càng tốt

- Tránh hỏi lặp lại

- Tránh câu hỏi gợi ý

- Tránh câu hỏi định kiến

- Tránh những sự phỏng đoán

1.3.1.6 Xác định cấu trúc của bảng câu hỏi

Sắp xếp các câu hỏi trong bảng câu hỏi sao cho thuận tiện cho người phỏng vấn.Sắp xếp tuần tự các chủ đề

Người ta có khuynh hướng chia các câu hỏi ra làm năm loại, chia theo chức năngcủa chúng đóng góp vào sự thành công của cuộc phỏng vấn, chia theo độ dài hoặc tínhtổng quát, loại đầu tiên là tổng quát, bốn loại kế tiếp sẽ càng chi tiết và đi vào lĩnh vựchẹp hơn

1.3.1.7 Xác định các đặc tính mẫu của bảng câu hỏi

Nên thiết kế những đặc tính vật lý của mẫu câu hỏi làm sao cho nhiệm vụ củangười phỏng vấn cũng như người trả lời càng dễ dàng càng tốt Đối với những bảngcâu hỏi tự mình đi phỏng vấn nên theo những chỉ dẫn sau:

- Các đặc tính vật lý là quan trọng hơn cả bảng câu hỏi: Bởi vì người trả lờithường không thích thú lắm khi làm công việc này, bởi vậy hình dạng bên ngoài có thểảnh hưởng đến việc có được một sự hợp tác của người trả lời

- Phải đặt bảng câu hỏi sao cho nó có vẻ ngắn gọn và rõ ràng

- Nếu dùng câu hỏi mở, hãy chừa khoảng trống hay các dòng cho người trả lờighi câu trả lời Khoảng trống càng nhiều (hợp lý) thì câu trả lời càng xúc tích

- Bảng câu hỏi nên được thiết kế càng nhỏ và càng ngắn gọn càng tốt

- Nếu cần nhảy quãng câu hỏi trên bảng thì cần lưu ý sao cho bảng câu hỏi phảinêu thật rõ ràng là người trả lời phải làm gì

1.3.1.8 Kiểm tra, sửa và viết nháp lần cuối

Việc kiểm tra bảng câu hỏi nên được xem trọng, dù đã xem kỹ bảng nháp đếnđâu đôi khi vẫn có lỗi Để giảm lỗi chúng ta sẽ hỏng vấn thử một vài người để xem:Người được phỏng vấn có hiểu và trả lời được bảng câu hỏi không? Người phỏng vấn

có thực hiện tốt hay không? Thông tin có giữ đúng ý hay không? Thời gian cần thiết

và tỷ lệ chất luợng của người phỏng vấn những vấn đề đối chứng đặc biệt Việc phỏngvấn thử sẽ giúp cho nhà nghiên cứu tìm hiểu tại sao câu hỏi bị méo mó và sẽ sửachúng

Tóm lại, vấn đề chủ yếu để khảo sát đạt kết quả là phải chuẩn bị kỹ bảng câu hỏi