Chương 5 thu thập bổ sung Tài liệu điện tử vào lưu trữ

Để công tác lưu trữ tài liệu điện tử được hình thành và đi vào nề nếp thì chúng ta phải có những cơ sở lý luận, phải có những văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn, chế độ nộp lưu đối vớ

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS Nguyễn Văn Thoả ĐT 0908 588 179

Email: nguyenthoa.nv@gmail.com

Chương 5 THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ

Chương 5 THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ

5.1 Nguồn và thành phần bổ sung TLĐT

5.2 Quy trình thu thập TLĐT vào lưu trữ

5.2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

5.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ điện

tử vào Lưu trữ lịch sử

Quy định pháp lý về thu thập

và bổ sung TLĐT vào lưu trữ

Điều 7 Nghị định số 01/2013 quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử:

1 Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài

liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Quy định pháp lý về thu thập

và bổ sung TLĐT vào lưu trữ

Điều 7 Nghị định số 01/2013 quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử:

2 Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ

Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

5.1 Nguồn và thành phần bổ sung TLĐT

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức là cơ sở để hình thành nên các loại tài liệu điện tử

Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ điện

tử cũng giống như đối với tài liệu lưu trữ truyền thống

Để công tác lưu trữ tài liệu điện tử được hình thành và đi vào nề nếp thì chúng

ta phải có những cơ sở lý luận,

phải có những văn bản quy định cụ thể

về tiêu chuẩn, chế độ nộp lưu đối với tài liệu điện tử;

Những yếu tố này hiện nay ở VN còn thiếu

Đặc biệt cần phải lưu ý đến việc triển khai trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan về áp dụng các phần mềm điện tử

để tạo lập, xử lý, xác định giá trị, quản

lý tài liệu điện tử

Tức là phải quan tâm tới việc thiết kế các

hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan tổ chức

Bởi cần phải có phần mềm và hệ thống quản lý các loại tài liệu điện tử được hình thành thì mới đáp ứng được tiêu chuẩn để giao nộp vào lưu trữ Nhà nước

- Thành phần TLĐT cần giao nộp đó là toàn bộ tài liệu điện tử phản ánh hoạt động của cơ quan/ tổ chức được quy định trong văn bản quy định của nhà nước đối với từng cơ quan/tổ chức (DMHS, TLĐT cần nộp lưu)

- Tài liệu giao nộp phải được lập thành hồ sơ điện tử, nộp kèm theo

dữ liệu đặc tả.

b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm

hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;

đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

5.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch

sử

a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ

sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;

d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch

sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện

tử vào Lưu trữ lịch sử.

* Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được huỷ

hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận

* Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện

tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch

sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn

về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật

Đánh giá một cách tổng hợp tính xác thực và giá trị, tính toàn vẹn của các khối tài liệu điện tử:

Công việc này đã được thực hiện ngay từ công đoạn xác định giá trị tài liệu điện

tử, song đến giai đoạn thu thập chúng

ta phải đánh giá một cách tổng hợp để đảm bảo tính khoa học và giá trị của các khối tài liệu điện tử được thu thập vào lưu trữ Nhà nước

Lựa chọn phương tiện thu thập - chuyển giao tài liệu điện tử:

Đối với công tác thu thập - chuyển giao

tài liệu điện tử có thể sử dụng vật mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức: ổ cứng di động, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến tiết kiệm được thời gian, kho tàng, nhân lực

Thực hiện việc sao chép dữ liệu, sao chép các khối tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu lưu trữ

phương tiện lưu trữ thông tin số như: băng tuyến tính số (DLT IV, không nén); băng tuyến tính - mở (LTO); băng

9 rãnh; đĩa CD ghi (CR-R); đĩa (lưu giữ trực tuyến hoặc gần tuyến tính)

Cùng với sự lựa chọn và thay đổi của các phương tiện lưu trữ này là sự nâng cấp nền tảng công nghệ

Các băng được thực hiện trong môi trường công nghệ này không thể sử dụng được trong môi trường công nghệ mới vì vậy phải có những biện pháp kịp thời để xử lý

Cơ hội đối với công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử là vật mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức: băng từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến tiết kiệm được thời gian, kho tàng, nhân lực

Bên cạnh đó là những thách thức như tốc độ thay đổi của công nghệ cho thấy bất kỳ sự lựa chọn về khuôn thức và phương tiện chuyển giao đều chỉ mang tính nhất thời

Vì không có yêu cầu cụ thể nào về phương tiện lưu trữ nên việc lựa chọn trách nhiệm chủ yếu ở đây dựa trên các nhân tố ảnh hưởng đến cơ quan lưu trữ

Vì nỗ lực của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản tài liệu mà yếu tố truy cập, khai thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng của công tác lưu trữ

Trong quá trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét những vấn đề: khuôn thức tệp dữ liệu chuyển giao được chấp nhận;

xác định cần phải làm gì khi tài liệu bị mất hoặc không hoàn chỉnh hoặc có vấn đề về tính xác thực của tài liệu;

xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao trên các phương tiện số như băng hoặc đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến

Chuyển giao trên băng là các thao tác sao chép các dữ liệu sang băng, thường được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm sao lưu, những phần mềm này thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt

Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện chuyển giao cần phải được cân nhắc và thoả thuận trước với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ lịch sử

Sau khi tài liệu được thu thập về các lưu trữ lịch sử, vấn đề quan trọng nhất và cũng là khó khăn nhất đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là: duy trì các thành phần của tài liệu điện tử

và các siêu dữ liệu liên quan; có thể tái tạo được tài liệu bảo đảm tính xác thực ban đầu

Tái tạo lại tài liệu điện tử là việc khôi phục lại nó, tức là sắp xếp lại các thành phần số hoá và trình bày nó dưới dạng ban đầu

Ví dụ thông tin trên một trang web, có thể ở các dạng văn bản, hình ảnh và nội dung của trang web này chỉ có thể đọc được thông qua một trình duyệt web

Thế nhưng, trang web thường không có tệp ảnh hoặc thành phần ảnh nhưng thay vào đó là các phần văn bản chỉ dẫn cách làm cho hình ảnh xuất hiện trên trang

Bản thân hình ảnh được lưu dưới dạng một thành phần tách rời khỏi trang web

Vì vậy, có ít nhất hai thành phần cần được sắp xếp lại để tạo thành trang web và sau khi khôi phục cũng chỉ đọc được nội dung của trang web này thông qua một trình duyệt web

Như vậy, thực tế phải bảo quản: nội dung trang web bao gồm cả các thành phần chỉ dẫn; các thành phần hình ảnh

đi kèm; trình duyệt web

Trong quá trình bảo quản mà chỉ cần một trong ba yếu tố này thay đổi là không thể tái tạo lại nội dung ban đầu của trang web

Đây thực sự là thách thức lớn đối với những người làm công tác lưu trữ trong thời đại công nghệ liên tục thay đổi mà dung lượng lưu trữ tài liệu điện tử ngày một lớn trong các cơ quan lưu trữ