Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ văn phòng chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẬU MINH NGUYỆT NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chun ngành: Lƣu trữ Hà Nội- 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẬU MINH NGUYỆT NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 62320301 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội- 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu sử dụng luận văn trung thực Luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học, số thông tin từ văn Nhà nƣớc có thích rõ ràng, đầy đủ BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BT, CN: Bộ trƣởng, Chủ nhiệm CP: Chính phủ NĐ: Nghị định QĐ: Quyết định TTgCP: Thủ tƣớng Chính phủ VPCP: Văn phịng Chính phủ MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo 11 Đóng góp đề tài 12 Kết cấu đề tài 12 CHƢƠNG 1: KHÁI QT VỀ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ VÀ CƠNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 13 1.1 Khái quát VPCP 13 1.1.1 Sơ lƣợc lịch sử hình thành phát triển VPCP 13 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn VPCP 15 1.1.2.1 Vị trí chức 15 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 15 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 19 1.2 Khái quát Lƣu trữ VPCP 24 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 24 1.2.2 Đội ngũ cán 26 1.2.3 Cơ sở vật chất 27 1.3 Nguồn thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP 28 1.4 Thành phần tài liệu hình thành q trình hoạt động CP, Thủ tƣớng Chính phủ VPCP 29 Tiểu kết Chƣơng 43 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 45 2.1 Cơ sở lý luận, pháp lý việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ 45 2.1.1 Khái niệm công tác thu thập, bổ sung tài liệu 45 2.1.2 Ý nghĩa công tác thu thập, bổ sung tài liệu 49 2.1.3 Những quy định Nhà nƣớc công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ 50 2.1.4 Những quy định VPCP thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ quan 56 2.2 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP 59 2.2.1 Những kết đạt đƣợc công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP 59 2.2.2 Chất lƣợng tài liệu, hồ sơ đƣợc thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP 63 2.3 Một số nhận xét, đánh giá công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP 64 2.3.1 Những thuận lợi công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP 65 2.3.2 Khó khăn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP 65 Tiểu kết Chƣơng 68 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 69 3.1 Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức công tác thu thập, bổ sung tài liệu 69 3.2 Bổ sung, hoàn thiện quy định thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ 70 3.3 Nâng cao trách nhiệm Lƣu trữ VPCP công tác thu thập, bổ sung tài liệu 76 3.4 Tăng cƣờng số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ 81 3.5 Tập huấn, hƣớng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu 83 3.6 Đầu tƣ kinh phí, sở vật chất cho công tác lƣu trữ quan 86 Tiếu kết Chƣơng 88 KẾT LUẬN 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC 94 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tài liệu lƣu trữ có vai trị giá trị to lớn đối đời sống xã hội trình phát triển kinh tế đất nƣớc Điều đƣợc khẳng định Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia năm 2001 nhƣ sau: “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” [29, tr.01] Tài liệu lƣu trữ ghi lại khứ hào hùng, phản ánh chiến đấu anh dũng nhân dân ta nghiệp đấu tranh dân tộc, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thơng tin q khứ có giá trị tất lĩnh vực nhƣ trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng, ngoại giao…Vì vậy, giá trị tài liệu lƣu trữ vô giá, đƣợc đƣa khai thác, sử dụng mục đích góp phần tạo cải vật chất cho toàn xã hội, đem lại giá trị tinh thần to lớn cho nhân dân ta Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công mở thời kỳ cho dân tộc Việt Nam, thời kỳ độc lập, tự tiến lên xây dựng xã hội Chiến tranh qua nhƣng mát, tổn thất để lại cho nhân dân ta vô to lớn, số mát, hủy hoại nghiêm trọng tài liệu lƣu trữ Đây tổn thất mà mãi khắc phục đƣợc Ý thức đƣợc tầm quan trọng tài liệu lƣu trữ, từ ngày đầu nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đời, Nhà nƣớc ta ban hành nhiều văn đạo, điều hành hoạt động đất nƣớc có việc ban hành văn đạo cơng tác lƣu trữ Ngày 03/01/1946, Hồ Chủ tịch Thơng đạt Số 1C/VP gửi Bộ trƣởng Chính phủ Thông đạt nêu rõ công văn hồ sơ cũ tài liệu “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” “cấm không hủy công văn, tài liệu ấy, khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ” “những hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị” [07, tr.01] Những nội dung Thông đạt cho thấy Chủ tịch Hồ Chí Minh- ngƣời đứng đầu Nhà nƣớc ý thức đƣợc giá trị to lớn tài liệu lƣu trữ Ngƣời khẳng định sách Nhà nƣớc phải thu thập tồn tài liệu vào quan lƣu trữ, cấm tuyệt đối việc tiêu hủy tài liệu nhằm tạo điều kiện để Nhà nƣớc bảo vệ quản lý thống tài liệu lƣu trữ Nhà nƣớc đời đồng nghĩa với đời máy để phục vụ cho nhà nƣớc Trong trình hoạt động, quan, tổ chức sản sinh khối lƣợng văn bản, hồ sơ định để giải cơng việc Tùy thuộc vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, tổ chức mà tài liệu lƣu trữ có giá trị khác Để tài liệu lƣu trữ phát huy hết vai trò giá trị đời sống xã hội trƣớc hết ngƣời làm công tác lƣu trữ phải thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu cách khoa học Nếu không làm tốt công tác này, nhiều tài liệu có giá trị Do vậy, nội dung nghiệp vụ quan trọng nhiệm vụ thiếu công tác lƣu trữ nƣớc ta VPCP quan ngang bộ, máy giúp việc CP TTgCP Đây quan có chức tham mƣu, tổng hợp giúp CP tổ chức hoạt động chung CP; tham mƣu, tổng hợp giúp TTgCP (bao gồm Phó TTgCP) lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động CP hệ thống hành nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác đạo, điều hành CP, TTgCP cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động CP TTgCP Nhƣ vậy, VPCP quan có vị trí quan trọng máy nhà nƣớc Chính nhờ cơng tác tham mƣu, tổng hợp VPCP, công tác đạo, điều hành CP TTgCP (bao gồm Phó TTgCP) mặt đời sống xã hội đƣợc nhanh chóng, xác, hiệu Tại VPCP, hàng ngày có số lƣợng lớn văn bản, hồ sơ đƣợc sản sinh để giải công việc bộ, quan ngang bộ, quan thuộc CP, Ủy ban nhân dân cấp, quan có liên quan, tổ chức cá nhân trình đến CP, TTgCP xem xét, định Vì vậy, văn bản, hồ sơ VPCP đa dạng loại hình phong phú nội dung đòi hỏi lƣu trữ quan phải thu thập, bổ sung đƣợc toàn tài liệu Nếu cơng tác đƣợc thực tốt đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu chuyên viên VPCP quan có liên quan Qua góp phần nâng cao chất lƣợng công tác tham mƣu, tổng hợp VPCP, giúp CP TTgCP đƣa đƣợc định đạo, điều hành đắn, đƣa đất nƣớc ta ngày phát triển hội nhập nhanh với bạn bè quốc tế Hiện nay, công tác lƣu trữ VPCP đạt đƣợc thành tựu định Bên cạnh cịn tồn hạn chế có cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Những hạn chế thể số mặt nhƣ: hệ thống văn cơng tác lƣu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ nói riêng VPCP chƣa hoàn chỉnh; hàng năm, nhiều chuyên viên chƣa tự giác giao nộp tài liệu vào lƣu trữ quan; thành phần tài liệu giao nộp thiếu; nhiều hồ sơ giao nộp không đầy đủ ý thức lập hồ sơ chuyên viên chƣa cao làm mát tài liệu hồ sơ…gây khó khăn cho việc thực nội dung nghiệp vụ khác công tác lƣu trữ Năm 2012, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải công việc, tất chuyên viên VPCP phải lập hồ sơ điện tử, việc thu thập loại hình hồ sơ nhƣ cho hiệu vấn đề cần quan tâm Xuất phát từ thực trạng trên, lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn phịng Chính phủ” để làm luận văn cao học Thông qua đề tài này, mong muốn giúp cơng tác thu thập, bổ sung nói riêng cơng tác lƣu trữ VPCP nói chung đƣợc hồn thiện + Về chất lƣợng: - Tại VPCP, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thƣ nhìn chung chƣa đƣợc đào tạo chun mơn nghiệp vụ Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lƣu trữ đƣợc đào tạo chuyên môn song lại đƣợc tham gia lớp tập huấn, bồi dƣỡng để trao đổi kinh nghiệm, nâng cao kiến thức…Điều gây khó khăn khơng nhỏ cho cơng tác lƣu trữ đặc biệt công tác thu thập, bổ sung tài liệu Để thời gian tới công tác lƣu trữ VPCP đƣợc thực tốt quan cần quan tâm đến việc nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán làm công tác văn thƣ lƣu trữ cách cử cán bộ, công chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ quan tham gia lớp bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ ngồi nƣớc cơng tác lƣu trữ Ngoài quan cần quan tâm đến số vấn đề khác nhƣ: - Chú ý đến công tác tuyển dụng cán bộ, công chức Tại VPCP, việc tuyển dụng cán bộ, công chức nội dung quan trọng quản lý công chức, định đến chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức thực thi cơng vụ Vì vậy, muốn nâng cao lực cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ, thu hút ngƣời có phẩm chất, lực vào làm công việc quan cơng tác tuyển dụng cơng chức phải đƣợc quan tâm mức Để làm tốt công tác tuyển dụng nay, cần phải thực số giải pháp nhƣ: cần trao cho quan quyền tự chủ việc xác định nhu cầu tuyển dụng để đảm bảo hồn thành khối lƣợng cơng việc với số lƣợng ngƣời nhất; xác định tiêu chuẩn, điều kiện dự tuyển rõ ràng, bao gồm tiêu chuẩn cứng (trình độ, lực chun mơn, phẩm chất đạo đức, độ tuổi sức khỏe) tiêu chuẩn mềm (do quan sử dụng công chức quy định phù hợp với đặc thù cơng việc ngành tình hình thực tế quan thơng qua mơ tả cơng việc cho vị trí cụ thể); việc tuyển dụng theo quy trình cơng khai, minh bạch theo bƣớc: thông báo tuyển 82 dụng công khai phƣơng tiện thông tin đại chúng; nhận hồ sơ; tiến hành sơ tuyển; tổ chức thi tuyển (thành lập Hội đồng tuyển dụng gồm thành phần quy định chuyên môn tổ chức để xem xét tuyển dụng xác) Việc thi tuyển theo hình thức cạnh tranh để chọn ngƣời cho vị trí trống; công bố kết tuyển dụng định tuyển dụng Việc tuyển dụng phải đƣợc thực theo nguyên tắc đảm bảo khách quan, công chọn đƣợc ngƣời tốt cho công việc - Quan tâm đến chế độ, sách cho ngƣời làm công tác lƣu trữ để cán bộ, công chức làm công tác lƣu trữ quan yên tâm công tác Hiện nay, chế độ tiền lƣơng yếu tố quan trọng trình xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức quy Tiền lƣơng phải đảm bảo cho ngƣời cán bộ, cơng chức nói chung, cán bộ, cơng chức làm cơng tác lƣu trữ nói riêng có sống đầy đủ mức tối thiểu yếu tố ràng buộc ngƣời công chức với chế độ cơng vụ Vì vậy, tiền lƣơng cán bộ, công chức vấn đề cần đƣợc đặc biệt quan tâm ý Nhà nƣớc cần đổi sách tiền lƣơng mà cụ thể đổi sách tiền lƣơng tối thiểu nhằm góp phần nâng cao đời sống của cán bộ, công chức nói chung cán bộ, cơng chức làm cơng tác lƣu trữ nói riêng Nghiên cứu, trình TTgCP ban hành chế độ phụ cấp ngành nghề cho ngƣời làm công tác lƣu trữ, chế độ bồi dƣỡng vật cho phù hợp với tình hình thực tế 3.5 Tập huấn, hƣớng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trong công tác lƣu trữ, thu thập bổ sung tài liệu nội dung quan trọng, định đến số lƣợng nhƣ chất lƣợng cơng tác lƣu trữ Chính vậy, việc tổ chức buổi tập huấn, hƣớng dẫn công tác thu thập, bổ sung cho cán bộ, công chức, viên chức quan việc làm cần 83 thiết Để làm tốt công tác này, quan quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cần thực số việc sau: + Phổ biến, hƣớng dẫn văn Nhà nƣớc liên quan đến công tác lƣu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ nói riêng Hiện nay, nƣớc ta có hệ thống văn liên quan đến công tác lƣu trữ nhƣ: Luật Lƣu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP; Thông tƣ ban hành quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ…Vì vậy, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc nên tổ chức lớp tập huấn, hƣớng dẫn để phổ biến văn có liên quan đến cơng tác lƣu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng tới cán bộ, cơng chức Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc cử cán đến khảo sát thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu số quan cụ thể Trên sở đánh giá đƣợc ƣu điểm hạn chế để rút học kinh nghiệm, đƣa mơ hình chuẩn để quan khác tới tham khảo, học tập, giúp công tác quan đƣợc thực tốt Thời gian qua, công tác tập huấn, hƣớng dẫn cho cán bộ, công chức VPCP tổ chức đạt đƣợc kết quan trọng, góp phần nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, cơng chức, giúp họ nâng cao trình chuyên môn Tuy nhiên, công tác lƣu trữ, vấn đề tập huấn, hƣớng dẫn chƣa đƣợc quan quan tâm mức, chƣa tổ chức đƣợc lớp tập huấn, hƣớng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu Vì thời gian tới, quan nên tổ chức lớp tập huấn, hƣớng dẫn công tác để phổ biến văn nhƣ mục đích, quy trình, ý nghĩa việc giao nộp tài liệu vào lƣu trữ quan Có nhƣ đội ngũ cán bộ, công chức quan hiểu đƣợc ý nghĩa tầm quan trọng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ 84 Từ giúp nhận thức cán bộ, cơng chƣc đƣợc nâng cao hơn, giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu đƣợc tốt Đối với công tác lập hồ sơ: Đầu năm 2013, quan tổ chức đƣợc lớp tập huấn việc lập hồ sơ hành Tuy buổi tập huấn số hạn chế nhƣ: thời gian tập huấn ngắn; nhiều cán bộ, công chức đăng ký nhƣng không tham gia Cũng năm này, VPCP ban hành đƣợc văn hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ, xây dựng Danh mục hồ sơ Trong thời gian tới, để công tác đƣợc thực tốt, cán lƣu trữ nên tổ chức buổi hƣớng dẫn cụ thể văn tới toàn cán bộ, công chức quan nhằm giúp họ hiểu rõ, thực tất nội dung văn hƣớng dẫn, qua góp phần giúp cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ ngày đƣợc tốt + Xác định đƣợc đối tƣợng đƣa đƣợc chế tài đối tƣợng tham gia lớp tập huấn, hƣớng dẫn Trƣớc tiến hành buổi tập huấn, hƣớng dẫn, ngƣời làm công tác tổ chức buổi buổi tập huấn, hƣớng dẫn phải xác định đƣợc đối tƣợng tham gia buổi tập huấn, hƣớng dẫn để đem lại hiệu cao Nếu buổi tập huấn, hƣớng dẫn Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức đối tƣợng lãnh đạo Văn phịng Trƣởng phịng Hành Tổ chức cán làm công tác lƣu trữ quan Đây ngƣời có vai trị quan trọng cơng tác lƣu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ quan nói riêng Nếu đƣợc tập huấn, hƣớng dẫn, họ có thêm nhận thức sâu sắc cơng tác này, từ tham mƣu với thủ trƣởng quan xây dựng, ban hành quy định, hƣớng dẫn tổ chức thực công tác quan đƣợc xác, khoa học Nếu buổi tập huấn, hƣớng dẫn quan tổ chức đối tƣợng tham gia lớp tập 85 huấn, hƣớng dẫn tồn cán bộ, cơng chức quan Đây ngƣời sản sinh tài liệu nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ quan Xác định đƣợc xác đối tƣợng tham gia lớp tập huấn, hƣớng dẫn góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lƣợng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ quan, tránh đƣợc tình trạng mát, thất lạc tài liệu Đối với cán bộ, công chức đăng ký tham gia tập huấn, hƣớng dẫn nhƣng vắng khơng có lý do, quan cần có chế tài xử lý cụ thể để tránh tình trạng đăng ký nhƣng khơng học Sau tập huấn, hƣớng dẫn cần tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu buổi tập huấn, hƣớng dẫn nhằm rút kinh nghiệm cho lần 3.6 Đầu tƣ kinh phí, sở vật chất cho cơng tác lƣu trữ quan Kinh phí cơng tác lƣu trữ vấn đề đƣợc Nhà nƣớc ta quan tâm Ý thức đƣợc tầm quan trọng tài liệu lƣu trữ, Nhà nƣớc ta đầu tƣ kinh phí cho nhiều Đề án nhƣ sƣu tầm, thu thập tài liệu lƣu trữ quý hiếm, tu bổ phục chế, số hóa tài liệu….Nhờ đó, đạt đƣợc kết quan trọng, góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả, giữ gìn bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan nói chung VPCP nói riêng việc đầu tƣ kinh phí vấn đề cần đƣợc quan tâm Tại VPCP, việc đầu tƣ kinh phí cho kho tàng phải đƣợc lãnh đạo quan quan tâm Hàng năm, số lƣợng tài liệu đƣợc thu nhiều mà diện tích kho nhỏ gây ảnh hƣởng lớn đến cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Tài liệu đƣợc thu khơng có chỗ để, phải phải tận dụng sàn kho, gây ảnh hƣởng đến tuổi thọ tài liệu Để giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đƣợc khoa học, quan cần bố trí thêm kho đồng thời đầu tƣ kinh phí mua 86 sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu nhƣ: hệ thống giá phù hợp với diện tích kho, điều hịa, máy hút ẩm, thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm… để kéo dài tuổi thọ tài liệu Hiện nay, kho lƣu trữ VPCP bị bố trí phân tán chƣa hợp lý, lãnh đạo quan cần quan tâm tạo điều kiện giúp Phịng Lƣu trữ bố trí cho kho lƣu trữ đƣợc tập trung nhằm tạo thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung nhƣ công tác khai thác, sử dụng tài liệu, giúp cán bộ, công chức làm công tác lƣu trữ đỡ nhiều thời gian, công sức Mặt khác, kho lƣu trữ VPCP đƣợc tận dụng từ phịng làm việc nên khơng đạt tiêu chuẩn kho lƣu trữ chuyên dụng, trang thiết bị bảo quản so với diện tích kho chƣa tƣơng xứng Vì điều kiện bảo quản tài liệu kho chƣa đƣợc đảm bảo Trong tƣơng lai, Nhà làm việc quan đƣợc xây dựng, kho lƣu trữ cần đƣợc bố trí hợp lý, có diện tích phù hợp với số lƣợng tài liệu thu hàng năm phải đƣợc xây dựng theo tiêu chuẩn kho lƣu trữ chun dụng Khi đó, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ quan thực đạt hiệu cao Ngoài tài liệu hành chính, Lƣu trữ VPCP bảo quản loại hình tài liệu nghe nhìn (chủ yếu băng ghi âm họp CP họp TTgCP, Phó TTgCP chủ trì cịn tài liệu ảnh có nhƣng thu thập đƣợc ít) Hiện nay, quan chƣa có kho tiêu chuẩn để bảo quản loại hình tài liệu này, chúng đƣợc bảo quản với tài liệu hành Trong thời gian tới, quan nên quan tâm đầu tƣ kinh phí xây dựng bố trí thêm kho tiêu chuẩn để tạo thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung nhƣ bảo quản tài liệu nghe nhìn Cơ quan nên đầu tƣ kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập, bảo quản loại hình tài liệu điện tử Trong tƣơng lai loại hình tài liệu trở nên phổ biến chiến ƣu thế, 87 việc cần có nơi lƣu giữ, thiết bị lƣu giữ tiêu chuẩn phải đƣợc quan quan tâm từ Ngoài ra, để công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ VPCP đƣợc thực tốt việc đầu tƣ kinh phí cho ngƣời vấn đề cần quan tâm Cơ quan nên đầu tƣ kinh phí để nâng cao lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lƣu trữ nhƣ: đầu tƣ kinh phí để cử cán bộ, cơng chức lƣu trữ tham gia lớp đào tạo, bồi dƣỡng trong, ngồi nƣớc; đầu tƣ kinh phí để tổ chức buổi tập huấn, hƣớng dẫn dành riêng cho cán bộ, công chức lƣu trữ để cập nhật vấn đề mới, quan trọng, cần thiết công tác lƣu trữ nay; đầu tƣ kinh phí để cử cán lƣu trữ học tập, tham quan quan bạn công tác lƣu trữ để học hỏi kinh nghiệm nhằm áp dụng tiến vào công tác lƣu trữ quan; đầu tƣ kinh phí dành cho cơng tác khen thƣởng ngƣời làm công tác lƣu trữ quan để cán bộ, cơng chức lƣu trữ đƣợc động viên, khích lệ, hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao Tiếu kết Chƣơng Trong thời gian tới, để công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP đƣợc thực tốt hơn, quan nghiên cứu tham khảo giải pháp nêu Xuất phát từ thực trạng công tác thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ tồn hạn chế định, tác giả đƣa giải pháp nhƣ: nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ, cơng chức quan; hồn thiện quy định liên quan đến vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu; xác định đƣợc trách nhiệm Lƣu trữ quan; tập huấn, hƣớng dẫn cho đội ngũ cán bộ, công chức; tăng cƣờng số lƣợng nhƣ chất lƣợng cho đội ngũ cán làm văn thƣ- lƣu trữ; đầu tƣ kinh phí, sở vật chất cho cơng tác lƣu trữ Các giải pháp góp phần giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ quan nói riêng, cơng tác lƣu trữ quan nói chung đƣợc hồn thiện 88 KẾT LUẬN Cơng tác lƣu trữ nói chung, cơng tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng VPCP thời gian qua đạt đƣợc thành tựu định Những kết đạt đƣợc góp phần khơng nhỏ vào phát triển quan, giúp cho công tác tham mƣu, tổng hợp VPCP ln xác, nhanh chóng, hiệu Điều cho thấy giá trị tài liệu lƣu trữ không giải công việc mà cịn có giá trị lịch sử hệ mai sau Để có đƣợc kết nhƣ vậy, quan phải thực tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu Qua việc thực nghiên cứu đề tài này, mong muốn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP đƣợc hoàn thiện Trong Chƣơng 1: Luận văn vào tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức VPCP đồng thời tìm hiểu vấn đề liên quan đến Lƣu trữ VPCP, sở vật chất, đội ngũ cán làm cơng tác văn thƣ lƣu trữ Sau tiến hành nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu cần giao nộp vào Lƣu trữ VPCP Việc tìm hiểu vấn đề giúp đƣa nhìn tổng thể nét chung, từ nghiên cứu sâu vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ Trong Chƣơng 2: Luận văn vào tìm hiểu khái niệm nhƣ ý nghĩa cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu, tìm hiểu quy định Nhà nƣớc nhƣ quan cơng tác Trên sở tìm hiểu thực trạng, kết công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP thời gian qua, tác giả đƣa đƣợc nhận xét, đánh giá thành tựu nhƣ hạn chế nhằm đƣa đƣợc giải pháp để hồn thiện cơng tác Trong Chƣơng 3: Trên sở thực trạng đƣợc nghiên cứu, tác giả đƣa đƣợc giải pháp phân tích cụ thể đối giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP Trong thời gian tới, quan tham khảo áp dụng giải pháp cách đồng bộ, thực tốt giúp công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP ngày khoa học, xác 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ****** 01 Bộ Nội vụ: Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư- Lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp, Kho Lƣu trữ VPCP 02 Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 176/BT ngày 29/5/1995 quy định Danh mục tài liệu, thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ chế độ bảo quản, sử dụng tài liệu Văn phịng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP 03 Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 03/2000/QĐVPCP ngày 24/3/2000 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc Văn phịng Chính phủ quản lý, Kho lƣu trữ VPCP 04 Bộ trƣởng Bộ Tài chính: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, Kho Lƣu trữ VPCP 05 Chính phủ: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Kho Lƣu trữ VPCP 06 Chính phủ: Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP 07 Chủ tịch Chính phủ lâm thời Nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hịa: Thơng đạt Số 1C/VP ngày 03/01/1946 giữ gìn cơng văn hồ sơ cũ, Kho Lƣu trữ VPCP 08 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 90 09 Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tƣớng: Quyết định số 32/BT ngày 27/02/1979 việc thành lập Phòng Lưu trữ thuộc Vụ Hành chính, Kho Lƣu trữ VPCP 10 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Kỷ yếu hội thảo SARBICA: Các sách thực tiễn xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử, Hà Nội 11 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc: Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 hướng dẫn thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp, Kho Lƣu trữ VPCP 12 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội 13 Nguyễn Thị Chinh (2011), Một vài quan niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 01), tr.09 14 Nguyễn Hữu Danh (2009), Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính- thực trạng giải pháp, Tƣ liệu Khoa lƣu trữ Quản trị văn phòng, LV71 15 Nguyễn Kim Dung (2006), Thu thập, bổ sung vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải-thực trạng giải pháp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ Quản trị Văn phịng, LV41 16 Vũ Dƣơng Hoan (2002), Cơng tác sƣu tầm, thu thập tài liệu lƣu trữ bổ sung cho Phông lƣu trữ Quốc gia cần đƣợc đầu tƣ thích đáng, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (số 01) 17 Hội đồng Bộ trƣởng: Thông tư số 38-BT ngày 10/5/1983 việc thi hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Kho Lƣu trữ VPCP 18 Trần Quang Hồng (2001), Bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh- thực trạng giải pháp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, LV10 19 Nghiêm Kỳ Hồng (2008), Soạn thảo văn công tác văn thư- lưu trữ, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh 91 20 Hội nghị SABIRCA (2004), Xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử, tháng 21 Dƣơng Văn Khảm (1998), Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 22 Dƣơng Văn Khảm (2001), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội 23 Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 24 Quốc hội (2011), Luật lưu trữ, Kho Lƣu trữ VPCP 25 Thủ tƣớng Chính phủ: Chỉ thị số 726/CT-TTg ngày 04/9/1997 tăng cường đạo công tác lưu trữ thời gian tới, Kho Lƣu trữ VPCP 26 Thủ tƣớng Chính phủ: Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Kho Lƣu trữ VPCP 27 Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III (2001), Kỷ yếu Hội nghị thu thập tài liệu lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 28 Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lƣu trữ (1991), Kỷ yếu hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội 29 Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Kho Lƣu trữ VPCP 30 Văn phịng Chính phủ: Cơng văn số 5091/HC ngày 13/9/1994 việc quản lý văn Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gửi quan, Ủy ban nhân dân,Kho Lƣu trữ VPCP 31 Văn phịng Chính phủ: Công văn số 6043/HC ngày 26/11/1997 việc thu thập tiêu hủy tài liệu, Kho Lƣu trữ VPCP 32 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 03/8/2005 ban hành Quy định lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu Văn phịng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP 92 33 Văn phịng Chính phủ: Cơng văn số 455/VPCP-HC ngày 24/01/2006 lập, nộp, bảo quản hồ sơ tài liệu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ đơn vị phía Nam, Kho Lƣu trữ VPCP 34 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 36/QĐ-VPCP ngày 10/01/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục thuộc Văn phịng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP 35 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012 ban hành Quy chế làm việc Văn phịng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP 36 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 434/QĐ-VPCP ngày 24/5/2012 ban hành Quy định tổ chức phục vụ tiếp khách nước ngồi cơng tác nước ngồi Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP 37 Văn phịng Chính phủ: Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP 38 Văn phịng Chính phủ: Cơng văn số 9236/VPCP-HC ngày 01/11/2013 hướng dẫn công tác lưu trữ Cục Hành Quản trị II, Kho Lƣu trữ VPCP 93 PHỤ LỤC 01 Hình ảnh hồ sơ, tài liệu đƣợc thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP; 02 Sơ đồ máy tổ chức VPCP; 03 NĐ số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức VPCP; 04 QĐ số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012 VPCP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục, đơn vị thuộc VPCP; 05 QĐ số 104/QĐ-HC ngày 27/5/2013 Vụ Văn thƣ Hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nguyên tắc làm việc cán bộ, cơng chức thuộc Vụ Văn thƣ Hành chính; 06 QĐ số 716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013 VPCP ban hành quy định lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lƣu trữ VPCP; 07 NĐ số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lƣu trữ 94 HỒ SƠ, TÀI LIỆU KHI ĐƢỢC THU THẬP, BỔ SUNG VÀO LƢU TRỮ VPCP HỒ SƠ SAU KHI ĐÃ ĐƢỢC CHỈNH LÝ ... qt Văn phịng Chính phủ cơng tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ Chương 2: Cơ sở lý luận, pháp lý thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn phịng Chính phủ Chương 3: Các giải pháp. .. PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 2.1 Cơ sở lý luận, pháp lý việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ 2.1.1 Khái niệm công tác thu thập,. .. đề tài: ? ?Nghiên cứu giải pháp hồn thiện cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Văn phịng Chính phủ? ?? để làm luận văn cao học Thông qua đề tài này, mong muốn giúp cơng tác thu thập, bổ sung