Đề cương và bài giảng môn học Lưu trữ tài liệu điện tử

Khái niệm tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới góc độ lưu trữ của Uỷ bantài liệu điện tử thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế đưa ra khái niệ

Các đơn vị 1B MB GB TB TB Pb bằng bao nhiêu KB MB, 1 Gb bằng bao nhiêu MB

Đây là những đơn vị để tính dung lượng của bộ nhớ như: ổ cứng, USB, thẻ nhớ, RAM Thông thường người sử dụng máy tính sử dụng các đơn vị là: byte, Kilobyte, Megabyte, Gigabyte, Terabyte Còn các đơn vị còn lại thì ít khi sử dụng vì nó quá lớn hoặc quá nhỏ 10

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC

Ngành đào tạo: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Khối kiến thức: Giáo dục chuyên nghiệp

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MÔN HỌC

1 Tên môn học: Lưu trữ tài liệu điện tử

2 Số tín chỉ: 2 (30 tiết)

3 Trình độ: Dành cho sinh viên năm thứ 4, thuộc khối kiến thức chuyên ngành

4 Phân bổ thời gian:

Lên lớp: 30 tiết (Giảng viên giảng bài 25 tiết; Sinh viên thảo luận, thuyết trìnhtại lớp: 05 tiết)

5 Điều kiện tiên quyết: học xong các môn về nghiệp vụ công tác lưu trữ.

7.2 Mục tiêu về kỹ năng:

Học xong môn Lưu trữ tài liệu điện tử, sinh viên có thể thực hiện các nghiệp

vụ công tác lưu trữ tài liệu điện tử: xác định giá trị, thu thập, bổ sung, phân loại, hệthống hoá, biên mục, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữđiện tử

8 Nhiệm vụ của sinh viên:

- Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học

- Đọc giáo trình và tài liệu tham khảo

- Viết tiểu luận, thuyết minh và thảo luận

9 Tài liệu học tập

Giáo trình/ tài liệu học tập

Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu điện tử

Tài liệu tham khảo

1 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết

thi hành một số điều của Luật lưu trữ

3 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006

4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006

5 Nghị định của Chính phủ số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007.Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thựcchữ ký số

6 Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 về giao dịch điện tử tronghoạt động tài chính của cơ quan nhà nước

7 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về Ứng dụng công nghệ thôngtin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

8 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 4/3/2009 của Cục Văn thư Lưu trữNhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mội trườngmạng;

9 (ICA Studies/études CIA 8) - Uỷ ban Tài liệu Điện tử thuộc

Hội đồng lưu trữ Quốc tế, Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ,

xuất bản tháng 2/1997 (bản dịch từ tiếng Anh 2005)

10 Mô hình Chính phủ điện tử - Sự thách thức đối với ngành lưu trữ/ Dương

Văn Khảm// Lưu trữ Việt Nam số 1/2002, tr.306

11 Luật Giao dịch điện tử với công tác văn thư – lưu trữ/ Dương Văn Khảm//

Văn thư Lưu trữ Việt Nam 6/2006, tr.28

12 Luật Giao dịch điện tử - những vấn đề đặt ra với công tác văn thư – lưu trữ,

Nguyễn Hồng Duy, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 04/2007, tr 11-12

13 Những tác động cơ bản của pháp luật về văn bản điện tử, chữ ký số và tài liệu điện tử đối với công tác văn thư lưu trữ, Văn Lưu, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt

Nguyễn Phương Nam,Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 17-21.

16 Ứng dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, Nguyễn Trần Hiệu, Tạp

chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 12-25

17 Quy định về định dang tài liệu điện tử, Trần Đức Mạnh, Tạp chí Văn thư lưu

trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 25

18 Vài nét về đặc điểm của tài liệu điện tử, Nguyễn Thị Chinh, Tạp chí Văn thư

lưu trữ Việt Nam, số 11/2007

19 Những quy định về chữ ký số, điện tử và chứng thư điện tử - Vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư, lưu trữ, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt

Nam, số 07/2010, tr 23

20 Văn bản điện tử, chữ ký số, - Bước đột phá trong hoạt động giao dịch điện

tử và công tác văn thư, lưu trữ, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam,

số 11/2010, tr 6

21 Tổ chức quản lý văn bản trên mạng diện rộng với văn bản điện tử, số hóa,

Nguyễn Lê Hà Thảo Hà, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 03/2011

22 Quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử trong lĩnh vực thuế, Trần Đức Mạnh, Hoàng

Hải Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 03/2011, tr 12

23 Tổng hợp một số ý kiến phản hồi về chuyên đề "Văn bản điện tử và Chữ ký số trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử với công tác văn thư, lưu trữ", Nguyễn

Phương Nam, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2011, tr 20

24 Nhìn lại 9 tháng triển khai Chuyên đề Văn bản điện tử và Chữ ký số trên Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt

Nam số 07/2011, tr 24

25 Khái niệm về tài liệu điện tử và một số kinh nghiệm về quản lý tài liệu điện

tử ở Lưu trữ Quốc gia Canada/ Nguyễn Trọng Biên// Lưu trữ Việt Nam; số 1/2003;

tr.25-27

26 Lưu trữ điện tử, Lê Thị Mùi// Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01 –

02/2002

27 Lưu trữ tài liệu điện tử một môn học trong các trường đại học, cao đẳng/ Lê

Thị Mùi// Văn thư Lưu trữ Việt Nam 2/2006; tr4-6

28 Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử/ Lê Thị Mùi// Văn thư Lưu trữ Việt Nam 2/2007; tr.8.

29 Siêu dữ liệu và vai trò của nó trong lưu trữ điện tử, Lê Thị Mùi// Tạp chí

Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 08 - 8/2005

30 Nguyễn Lệ Nhung, Các siêu dữ liệu của tài liệu điện tử dưới góc nhìn Tiêu chuẩn Nga và Tiêu chuẩn quốc tế,

37 Lê Văn Năng, Danh mục thuật ngữ liên quan đến tài liệu điện tử, giao

dịch điện tử, công nghệ thông tin Nguồn: http://www.archive.gov.vn

38 Một số vấn đề trong xâu dựng phần mềm dùng chung để áp dụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan nhà nước (Kỷ yếu hội thảo: Công tác

văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước

tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005), Thạc sĩ Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm tinhọc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

39 Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước

do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) Hoàng QuốcTuấn, Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin các cơ quan Đảng

40 Triển khai thực hiện Chính phủ điện tử ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà

nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) TS.Trịnh Đức Huy - Trung tâm Tin học Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

41 Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở

Việt Nam hiện nay, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính

nhà nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005)PGS, TS Vũ Duy Lợi - Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng trung ương Đảng

42 Tìm hiểu một số kinh nghiệm của nước ngoài về quản lý tài liệu điện tử,

(Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước do Cụcvăn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) ThS Tiết Hồng Nga

- Trung tâm Nghiên cứu khoa học Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

43 Tình hình quản lý tài liệu điện tử ở Singapore, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác

văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước

tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005), Knew Chew Kim Gek - Phó trưởng phòng Quản

lý văn thư, lưu trữ Quốc gia Singapore

44 http://www.archive.gov.vn;

* * *

10 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:

- Đánh giá trong quá trình học:

+ Dự lớp: 80% tổng số tiết

+ Thảo luận theo nhóm

+ Thuyết trình trước lớp

- Đánh giá khi thi hết học phần

11 Thang điểm đánh giá: 10 (mười), điểm đạt là từ 5 trở lên

12 Nội dung môn học

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG

VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

a Khái niệm tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ

Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới góc độ lưu trữ của Uỷ bantài liệu điện tử thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế đưa ra khái niệm về tài liệu như sau:

Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai (bắt đầu), thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của

cơ quan, tổ chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng

chứng về hoạt động đó.

Khi xem xét về khái niệm tài liệu cần quan tâm đến bối cảnh được gắn với môitrường của tài liệu đó, chẳng hạn như giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức năng đã

tạo ra tài liệu Ở đây có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài liệu:

Thứ nhất là những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chẳng hạn nhưthời gian tạo lập tài liệu, chữ ký của quan chức thừa hành);

Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác trong fond;

Thứ ba là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra

Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được ghi lại như thế

nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format),phương tiện vật lý v.v Đối với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấutrúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết

Khái niệm về tài liệu như vậy được dùng không hề lệ thuộc vào thể loại(format) hay phương tiện ghi tin

Theo quan điểm đó, một tài liệu buộc phải gắn với một hành động hay hoạtđộng được thực hiện bởi một pháp nhân (một tổ chức, cơ quan, công ty ) hay một cánhân Hoạt động và chức năng mà hoạt động đó hỗ trợ sẽ quyết định nguồn gốc xuất

xứ (provenance) của tài liệu, còn tài liệu sẽ cung cấp bằng chứng về hoạt động đó

Tất cả các cơ quan, tổ chức đều cần đến tài liệu về các chức năng hoạt độngcủa mình để tiếp tục thực hiện các hoạt động/công việc, để phục vụ các nhu cầu củachương trình và để đáp ứng những yêu cầu về pháp lý và hành chính Trong bối cảnh

đó, mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài liệu là để cung cấp bằng chứng.Bằng chứng về các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh chứng cho tráchnhiệm của một pháp nhân hay cá nhân

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:

Tài liệu là thông tin được ghi trên vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên

cứu, sổ sách, biểu thống kê, dữ liệu điện tử; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;

băng, đĩa ghi âm, ghi hình; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật

ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tinkhác

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp.

Phân tích định nghĩa này cho thấy TLLT là nột khái niệm phát sinh từ kháiniệm “Tài liệu” cho nên nó thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu” hiểu theo địnhnghĩa được ghi tại khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ Ngoài ra nó có các đặc điểm như: Cógiá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; được lựa chọn đểlưu trữ; là bản gốc, bản chính hoặc là bản sao hợp pháp trong trường hợp không cònbản gốc, bản chính

Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng nhưtrong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là: cácđịnh nghĩa kể trên, mặc dù có sự khác nhau khi xác định các đặc điểm của TLLTnhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này Đó là:

Thứ nhất, TLLT phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việctheo qui định hợp pháp”;

Thứ hai, phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao

hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu”

Sự thống nhất này có ý nghĩa rất quan trọng khi bàn về khái niệm tài liệu lưutrữ điện tử

b Khái niệm tài liệu điện tử (TLĐT), Văn bản điện tử (VBĐT)

Khái niệm TLĐT được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990 Trước thờigian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cáchrộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”,

“Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ” Đơn cử về địnhnghĩa thuật ngữ “Tài liệu đọc bằng máy” - một thuật ngữ được ghi trong bản tiêuchuẩn hiện hành của Nga TCNN P 51141-98 đã ghi như sau: “Đó là tài liệu được lập

ra có sử dụng vật mang tin và các phương thức ghi ký bảo đảm việc xử lý thông tin

của tài liệu đó bằng máy tính điện tử”

Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lýtrong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau về TLĐT

Trước hết, ở Liên bang Nga, trong luật pháp của nước Nga, định nghĩa (Đn) vềTLĐT lần đầu tiên được xuất hiện trong Luật liên bang “Về chữ ký số điện tử”Đn.01: “TLĐT - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số điệntử” Phân tích định nghĩa này ta thấy nó không gắn kết khái niệm “TLĐT” với cả vậtmang tin đặc biệt (ví dụ máy tính) cũng như không gắn kết nó với các phương tiệnbảo vệ thông tin và sự chứng thực về tác giả của tài liệu (ví dụ chữ ký số điện tử) màchỉ chú trọng tới phương thức biểu diễn thông tin

Hệ thống thuật ngữ trao đổi điện tử bằng thông tin được qui phạm hóa trongbản tiêu chuẩn TCNN quốc gia Nga 552292-2004 “Trao đổi điện tử thông tin Thuậtngữ và định nghĩa” do Bộ Công nghệ thông tin và Liên lạc Liên bang Nga biên soạn,đây là một trong những tiêu chuẩn thuộc Bộ tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin” Tiêuchuẩn này dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế về thuật ngữ trong lĩnh vực công nghệthông tin, trao đổi điện tử các dữ liệu, xử lý thông tin trong các hệ thống thông tinphân nhiệm Các tiêu chuẩn quốc tế qui định các qui tắc bảo đảm sự phối hợp khi giảiquyết các vấn đề liên quan tới các khía cạnh xã hội của vòng chu chuyển tài liệu điệntử (thông tin vụ việc, các hợp đồng, các giao ước và các qui tắc được các tổ chức phêduyệt, trong đó có những vấn đề tính bí mật riêng, tính chứng thực ) và các vấn đềthuần túy công nghệ thông tin (khả năng chức năng, các dịch vụ chung, các biênbản ) Chính vì vậy, một phương pháp được các bản tiêu chuẩn này chấp thuận đượcTCNN 52292 phản ánh là phương pháp tiếp cận hiện đại trong việc phân biệt haiphương diện khác nhau của các hiện tượng: phương diện xã hội (trong trường hợp cụthể này đó là chức năng, thông tin, tài liệu ) và phương diện công nghệ (trong trườnghợp này là vật mang, dạng, dữ liệu ) Phương pháp tiếp cận này xuất phát từ luậnđiểm cho rằng tài liệu tồn tại chỉ trong xã hội các chủ thể có tư duy, là bản thông báo

cố định một sự thật nào đó

Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm TLĐT được định nghĩa như sau:Đn.02: “TLĐT là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thựchiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúngtrong môi trường số”

Sự thực hiện của TLĐT là yếu tố đơn lẻ thuộc một tập hợp mà tập hợp đó biểudiễn TLĐT, được xác định (nghĩa là tồn tại hay có thể tồn tại) trong một bộ phận củamôi trường điện tử hoặc số Tiêu chuẩn quốc gia này có nêu những thuật ngữ và địnhnghĩa như sau:

“Môi trường số là môi trường của các đối tượng lôgic được sử dụng để mô tả

(mô hình hóa) các môi trường khác (đơn cử, môi trường điện tử và môi trường xã hội)

trên cơ sở các qui luật toán học; Môi trường điện tử là môi trường các thiết bị kỹ thuật

(máy móc, phương tiện) hoạt động trên cơ sở các qui luật vật lý và được sử dụngtrong công nghệ thông tin khi xử lý, bảo quản và truyền dữ liệu”

Rõ ràng là định nghĩa này coi điều kiện “môi trường điện tử hoặc số” là mộttrong những điều kiện cơ bản để xác định một tài liệu nào đó là tài liệu điện tử

Quan điểm này cũng được thể hiện trong định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ.Theo đó, Đn.03: “TLĐT là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn màthông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào (tức là chứa thôngtin bất kỳ được ghi ký lại ở dạng chỉ có thể xử lý với sự trợ giúp của máy điện toán)”

Đn.04: “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dướiđịnh dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợbằng các phương tiện kỹ thuật điện tử”

Đn.05: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặclưu trữ bằng phương tiện điện tử” Đây là khái niệm TLĐT được chấp thuận nhiềunhất ở Mỹ Một TLĐT bao gồm các thành phần: nội dung thông tin thực tế trong tàiliệu phản ánh các hoạt động của các cơ quan, tổ chức; bối cảnh thông tin chỉ ra cácmối liên hệ giữa các tài liệu và các hoạt động của cơ quan và những tài liệu khác cấutrúc đặc trưng kỹ thuật của tài liệu (định dạng tập tin, tổ chức dữ liệu, cách dàn trang,siêu liên kết, tiêu đề, ghi chú)

Đn.06: “Tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính của các tài liệutruyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức”

Trong các văn bản qui phạm pháp luật của Việt Nam có đề cập đến TLĐT Cụthể, tại khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ đã nêu trên qui định “Tài liệu bao gồm vănbản, dữ liệu điện tử” Song chưa được định nghĩa và chưa được giải thích Trong cácvăn bản qui phạm hiện hành của nước ta chỉ định nghĩa về khái niệm văn bản điện tử

Đn.07: “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữliệu” (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP) Ở đây khái niệm này được định nghĩa thôngqua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thông tin được tạo ra, đượcgửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tửnăm 2005) Tiếp tục khái niệm này lại được giải thích thông qua khái niệm “Phươngtiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹthuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự(Luật giao dịch điện tử năm 2005) Trong khi đó có hai khái niệm cơ bản có nội hàmrất rộng lại không được giải thích cụ thể Đó là khái niệm “Thông điệp” và khái niệm

“Thông tin” Cũng vì vậy, trong thực tiễn cũng như trong lý luận chưa có một địnhnghĩa chuẩn xác nào về khái niệm VBĐT và TLĐT được nêu ra Tuy nhiên, địnhnghĩa này đã qui định rằng điều kiện để xác định một tài liệu hoặc văn bản nào đó làdạng điện tử phải “được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phươngtiện điện tử” Quan niệm này được khẳng định trong kết quả nghiên cứu đề tài “Xâydựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử”.

Đn.08: “Tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạngđiện tử, được tạo ra, chuyển giao và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoặc trongmôi trường điện tử”

Đn.09: “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tintrong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạtđộng dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây,quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lậpbằng việc biến đổi các loại hình thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi cáloại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” (ThS

Lê Văn Năng – Giám đốc Trung tâm Tin học – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

Tổng hợp kết quả phân tích các định nghĩa nêu trên kết hợp với những đề xuấtđược đưa ra về tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ trên đây, cũng như xuất phát từ thựctiễn quản lý văn bản điện tử hiện nay, có thể đưa ra định nghĩa sau đây về khái niệm

“TLĐT: là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận,duy trì và sử dụng)” phụ thuộc vào phương tiện điện tử dựa trên công nghệ điện, điệntử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệtương tự”1

Về khái niệm VBĐT có thể phát biểu như sau: VBĐT là TLĐT được lập rađảm bảo đúng thể thức theo qui định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành cáccông việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản - được duy trìbởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tươnglai”

Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về các đặc điểm

cơ bản của TLĐT

Theo kết quả khảo sát thực tiễn cũng như nghiên cứu phân tích lý luận vềTLĐT và quản lý TLĐT, bước đầu có thể nêu những đặc điểm của TLĐT như sau:

1/ Trong tài liệu điện tử, thông tin được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu,

1 TS Nguyễn Cảnh Đương, Bàn về khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử.

âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.

2/ Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phươngtiện điện tử, trong môi trường điện tử - số

3/ Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thôngtin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khácnhau rất đa dạng, phong phú

Riêng đối với VBĐT còn có những đặc điểm khác nhau như:

4/Nguồn gốc xuất xứ;

5/Phải có các thể thức cơ bản để có thể nhận dạng nó là chính nó – bản gốc,bản chính hay bản sao hợp pháp Nghĩa là phải đảm bảo được tính toàn vẹn, tính xácthực – độ tin cậy, tính không thể chối từ và tính luôn luôn sẵn sàng để tiếp cận được

Vài nét về kỹ thuật số, điện tử:

Một hệ thống kỹ thuật số sử dụng các giá trị rời rạc (không liên tục) để đại diệncho thông tin cho đầu vào, xử lý, truyền đi, lữu trữ… Ngược lại, các hệ thống phi số(hay kỹ thuật tương tự analog) sử dụng dải các giá trị liên tục để đại diện cho thôngtin Dù các hệ thống kỹ thuật số là rời rạc, thông tin được đại diện có thể rời rạc nhưcon số, chữ, hình tượng hay liên tục như âm thanh, hình ảnh

Kỹ thuật số - kiểu tín hiệu và định dạng dữ liệu trong ngành điện tử, sử dụngcác trạng thái rời rạc (khác với tương tự, dùng những thay đổi liên tục của tín hiệu)

Các tín hiệu số tồn tại như các chuỗi số theo thời gian Thường sử dụng các bit(số) "0" và "1"

Từ số còn dùng để chỉ phương pháp lưu trữ dữ liệu ở dạng số (nhị phân) Ví

dụ hình ảnh kỹ thuật số - nghĩa là hình được lưu trữ ở dạng số, tức các màu được mô

tả bằng các bit Hệ thống số với cơ số bằng 2 được gọi là hệ thống số nhị phận Hai

ký hiệu duy nhất được dùng để trình bày các số trong hệ thống số này là 0 và 1.Chúng còn được gọi là các bít Hệ thống này có cơ số cực tiểu Nó là một hệ thống vịtrí, có nghĩa rằng mỗi vị trí được gán cho một trọng lượng đặc biệt

Vật liệu để tạo nên sự suy nghĩ của con người chính là ngôn ngữ, còn các máy

tính điện tử “nhớ” và “suy luận” được chính là nhờ một loại ngôn ngữ khác, đó là số.

Ngôn ngữ số của máy chính là hệ thống đếm nhị phân Hệ đếm này chỉ có hai ký hiệu

là 0 và 1, tuy nhiên nó cũng đảm nhận được tất cả công việc như hệ số đếm thậpphân

Tóm lại, thông tin số là dạng thông tin được ứng dụng trong ngành điện tử - kỹ

thuật số Trong đó thông tin được biểu diễn dưới dạng hệ số nhị phân (gồm số 0 và1), các dữ liệu chúng ta tạo ra trên máy tính được gọi là các bite thông tin trong ổcứng máy tính hay trong dung lượng các thẻ nhớ Kết quả của những bite dữ liễu đóđược phần mềm máy tính giải mã và hiển thị ra những thông tin, hình ảnh mà chúng

ta có thể nhận dạng được trên màn hình máy tính

c Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu lưu trữ điện tử được hiểu là một tài liệu được tạo ra, nhận được và đượclưu giữ lại để phục vụ cho công việc tiếp theo ở dạng điện tử, vấn đề khó khăn, phức tạpcần nghiên cứu là loại tài liệu này được sinh ra bằng phương tiện điện tử, lưu trữ và khaithác sử dụng ở dạng điện tử

Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phongphú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạtđộng sản xuất, kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống là thông tin đượcghi trên giấy và con người có thể đọc được trực tiếp thì đối với tài liệu điện tử, thông tinđược ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác vàchỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích

Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề nhưthu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng đối với tài liệu lưutrữ điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ cácnước, cần phải được đầu tư nghiên cứu

Khái niệm TLLTĐT được định nghĩa tại Khoản 1, Điều 13 của Luật Lưu trữViệt Nam như sau:

Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác 2

Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

Phân tích định nghĩa này ta thấy: căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ và phươngthức tạo lập, TLLTĐT có hai loại: thứ nhất là thông điệp dữ liệu được hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ; thứhai là được số hóa từ tài liệu lưu trữ sang các vật mang tin khác

2 Điều 13 Luật số 01/2011/QH11 - Luật Lưu trữ Việt Nam.

Một vấn đề đặt ra về nguyên tắc, TLLTĐT là một bộ phận của TLLT Có nghĩa

nó phải đảm bảo các thuộc tính của TLLT như chúng ta đã thống nhất ở trên Cần lưu

ý tới qui định của Luật Lưu trữ vừa nêu về tính duy nhất một loại bản được lựa chọn

để lưu trữ từ trong ba loại bản của một văn bản - bản chính, bản gốc hay bản sao hợppháp của văn bản Căn cứ vào đặc điểm này ta thấy loại thứ hai mà Luật đã nêu trongđịnh nghĩa không thể coi là TLLTĐT Vì đơn giản nó là bản sao bằng công nghệ “sốhóa” chưa đảm bảo các yêu cầu của một “bản sao hợp pháp” Cần chú ý là một tàiliệu nào đó trở thành TLLT phải là bản chính, bản gốc, chỉ trong trường hợp khôngcòn bản chính, bản gốc mới được thay thế bằng bản sao hợp pháp Ở đây, bản gốc –TLLT đang tồn tại thì không có cơ sở nào để gọi tài liệu được số hóa từ nó là tài liệulưu trữ điện tử Khẳng định này được minh chứng thêm bởi qui định khác được Luậtnày đề ra tại khoản 3 Điều 13 rằng: “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên cácvật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”

Siêu dữ liệu và vai trò của siêu dữ liệu trong quản lý tài liệu điện tử:

Tài liệu điện tử được coi là một đối tượng thông tin, gồm hai phần Phần thứ nhất

là phần thể thức, phần này chứa các đặc tính để nhận diện (tên, thời gian, địa điểm tạo lậptài liệu, dữ liệu về tác giả và chữ ký số) Phần thứ hai là phần nội dung, bao gồm văn bản,thông tin số, thông tin văn bản hoặc biểu đồ,… được xử lý với tư cách là một chỉnh thểđơn nhất Tất cả những đặc tính để nhận diện, quản lý và tra cứu nêu trên, theo thuật ngữhiện đại của khoa học thông tin – tư liệu được gọi là “siêu dữ liệu”3

Thuật ngữ siêu dữ liệu được định nghĩa là sự mô tả các nguồn thông tin điện tửnhằm mục đích nhận diện, quản lý, phân loại và tra cứu nguồn thông tin khi làm việc vớitập hợp các nguồn thông tin Siêu dữ liệu là những dữ liệu mô tả về ngữ cảnh, nội dung,cấu trúc và sự quản lý tài liệu theo dòng chảy của thời gian

Theo định nghĩa của tổ chức tiêu chuẩn quốc tế, siêu dữ liệu văn thư trước hếtđược dùng trước hết để mô tả những tính chất sau của tài liệu: nội dung, cấu trúc và ngữcảnh

Đối với tài liệu quản lý, nội dung - đó là thông tin phản ánh thực tại khách quancủa hoạt động quản lý Nội dung tài liệu có thể được thể hiện trong một số bản ghi trêngiấy hoặc điện tử Ngoài nội dung của một hoặc nhiều bản ghi tài liệu còn chứa trong nóthông tin về ngữ cảnh và cấu trúc của bản ghi

Cấu trúc, trước hết là cấu trúc vật lí Đó là dạng bên ngoài và sự bố trí các phầncủa nội dung Ví dụ, vật mang tin, dạng file, tổ chức dữ liệu, bố trí của các yếu tố thểthức, cỡ chữ, ghi chú, biểu bảng v.v…và các mối liên quan của tài liệu đó với các tài liệukhác Ngoài cấu trúc vật lý, tài liệu còn có cấu trúc logic (cấu trúc nội dung) Cấu trúc vật

lỳ và cấu trúc logic của tài liệu là hai loại cấu trúc khác nhau Ở đây cần lưu ý là, tài liệutruyền thống có thể xác định được một cách thông thường nhờ vào cấu trúc vật lý, còn

3 Nguyễn Cảnh Đương, Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của siêu dữ liệu trong quản lý tài liệu điện tử ,

Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 9/2008, tr1.

cấu trúc vật lý của tài liệu điện tử khi xác định phải phụ thuộc vào hệ thống phần mềm vàphần cứng Riêng về nội dung, tài liệu điện tử chỉ có thể xác đinh được nhờ cấu trúc logiccủa nó Đó chính là mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của nó.

Ngữ cảnh là thông tin chứa trong tài liệu hoặc đính kèm tài liệu cụ thể, chỉ ra mốiquan hệ qua lại của tài liệu với hoạt động quản lý của tổ chức và với các loại tài liệukhác Đó là thông tin về bản thân tài liệu (ví dụ: tiêu đề, tác giả, thời gian lập) về ngườilập ra và mục đích tạo lập tài liệu (ví dụ về chức năng quản lý, về tổ chức, đơn vị lập, aisử dụng, lúc nào, vì sao) Ngữ cảnh được hiểu là hoàn cảnh (người lập, mục đích của nó,hoạt động và bối cảnh của chúng) – nguyên nhân xảy ra sự kiện, nguyên nhân để lập vàbảo quản những tài liệu phản ánh những sự kiện đó Siêu dữ liệu là một phần quan trọngcủa thông tin ngữ cảnh

Để quản lý hệ thống tài liệu phải có siêu dữ liệu hoặc hệ thống tài liệu phải luônluôn liên quan hoặc liên kết với siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu được tạo ra không chỉ tại thời điểm lập (hoặc nhận và đăng ký) tàiliệu, mà còn được bổ sung theo tiến trình thời gian (ví dụ trong khi sử dụng tài liệu)

Nói tóm lại siêu dữ liệu là những dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu (dữ liệu về dữliệu) Đó là thông tin cho phép nhận diện, quản lý và tra cứu các nguồn thông tin

d Các khái niệm liên quan đến tài liệu điện tử

- Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh

hoặc dạng tương tự

- Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai

thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử

- Dữ liệu đặc tả (Metadata): là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu

như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu (Theo khoản 3 Điều 3 Nghị

định số: 64/2007/NĐ-CP, Nghị định của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động của cơ quan nhà nước)

- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được

lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Văn bản điện tử (Electronic document):

“Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu: Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác”4

Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu 5

"

Hồ sơ điện tử” là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá

4 Điều 10, Luật Giao dịch điện tử, số 51/2005/QH11.

5 Theo khoản 8 Điều 3 Nghị định số: 64/2007/NĐ-CP, Nghị định của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân

"

Lập hồ sơ điện tử" là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật của công nghệ thông

tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử

"

Dữ liệu thông tin đầu vào”là dữ liệu đặc tả bao gồm những thông tin mô tả

các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điềukiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìmkiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu

- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng

thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

- Chữ ký điện tử (Electronic Signature), chữ ký số (Digital Signature):

“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc cáchình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc vớithông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sựchấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”6

- Chữ ký số (Digital Signature): "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo

ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứngtheo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có

thể xác định được tính chính xác

“Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động

tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu

Hình 1 Chương trình ký điện tử

Hình 2 Chữ ký số của Bộ Giao thông Vận tải

6 Mục 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử, số 51/2005/QH11

Hình 3 Chương trình phần mềm ký điện tử

Hình 5 SƠ ĐỒ MÔ TẢ QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ ĐỂ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ

1.2 Đặc điểm của TLĐT

Tài liệu điện tử luôn tồn tại gắn liền với các thiết bị điện tử: Máy vi tính, máy

kỹ thuật số, các thiết bị lưu trữ dữ liệu (USB, đĩa CD-ROM )

Đặc điểm của tài liệu điện tử là ở chỗ, thông tin của nó được trình bày dướidạng “điện tử - số” và kết quả là chúng ta chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợgiúp của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích Mặc dù vậy, tài liệuđiện tử đang thực hiện chính các chức năng và có giá trị đích thực như tài liệu truyềnthống Chính vì vậy, trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, trong định nghĩacác khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành cho hình thức củacác tài liệu mà cho các chức năng của chúng

Tài liệu điện tử có những đặc điểm rất riêng và những đặc điểm này sẽ phânbiệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng truyền thống:

1.2.1 Đặc điểm về việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu: Nội dung của một tài

liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy ) và bằng cách sử dụngcác ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v ) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếpđược Tuy nhiên, nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo cách thức và trênmột phương tiện vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà

con người không thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu(ký tự nhị phân) bắt buộc phải được giải mã Nói chung, khi một tài liệu điện tử đượclàm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức (format)người đọc sang đọc bằng máy Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tinđược ghi lại cấu thành tài liệu.

Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi theo chiềungược lại Do con người không thể đọc được tài liệu điện tử như nó vốn có nên điềuquyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉtiêu kỹ thuật như chúng đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu Để đạt được điều đóđòi hỏi người ta không chỉ phải bảo quản an toàn tài liệu mà còn phải có các phươngtiện cần thiết (phần cứng và phần mềm) để đọc tài liệu và thực hiện việc chuyển đổimột cách chính xác cùng với những hoạt động kiểm soát nhằm bảo đảm rằng cái mà

ta nhìn thấy chính là cái đã được ghi lại

1.2.2 Đặc điểm về sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin: Nội

dung của một tài liệu truyền thống được ghi lại trên một vật mang tin (phương tiệnlưu trữ như một mẩu giấy chẳng hạn) và không thể tách rời được khỏi phương tiện

đó Nội dung của một tài liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện mangtin, nhưng đôi khi nội dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu (nguyêngốc) và chuyển sang các phương tiện lưu trữ khác (và thường là ở dạng khác) khiđược tiếp cận tra cứu tiếp hoặc do sự lạc hậu về công nghệ buộc người ta phải làmnhư vậy Không như các tài liệu truyền thống, một tài liệu điện tử không hề gắn kếtvĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào và do đó, khả năng xảy

ra hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể Điều đó đã đặt ra những vấn đề bổ sungtrong việc bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu

1.2.3 Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý): Cấu

trúc của một tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng Cấu trúc

là một bộ phận không thể tách rời của một văn bản bất kỳ trên nền giấy và là mộttrong những tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực của tài liệu Cấu trúc thực thể (vậtlý) của một tài liệu điện tử không hề hiện diện và thường là rất xa lạ đối với người sửdụng thông thường Tất nhiên, cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình củamình là một kết quả của cấu trúc nhưng nó còn phụ thuộc vào hệ thống máy tính(phần cứng và phần mềm) và vào các chỗ trống còn lại trong thiết bị lưu trữ (chẳnghạn như đĩa cứng, đĩa mềm) Mỗi lần tài liệu được chuyển sang một thiết bị khác thìcấu trúc vật lý có thể thay đổi Người sử dụng sẽ luôn phải cần đến một hệ thống máytính có đủ khả năng truy nhập, tra tìm tài liệu và do vậy, phải có đủ khả năng để

“đọc” cấu trúc vật lý Nhưng, ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật lý sẽ không có ý nghĩa

và không đáng quan tâm đối với người sử dụng Nói tóm lại, tài liệu không hề phụthuộc vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể nào

Khi mà cấu trúc vật lý của một tài liệu điện tử thay đổi và không hề hiện hữuthì nó không thể có cùng một vai trò như trong trường hợp tài liệu truyền thống Vì

vậy, cần phải có một cấu trúc lô gic để có thể nhận diện hoặc phân định ranh giớitừng tài liệu và trình diễn các phần tử cấu trúc nội tại (như các trường trong một sơ đồhay bảng biểu, lề, đoạn v.v ) Nói chung, cấu trúc lô gic như vậy của một tài liệuđiện tử thường là cấu trúc mà người tạo lập tài liệu tạo ra trên màn hình của mình Để

có thể được coi là hoàn chỉnh và xác thực thì tài liệu, bằng cách nào đó, phải giữ lạiđược cấu trúc đó và hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu trúc đó khi chuyển đổi tàiliệu trở lại dạng con người có thể đọc được Cấu trúc lô gic của một tài liệu điện tửđược biểu diễn bởi và được lưu lại dưới dạng các ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thậpphân) Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hoá đó phải luôn sẵn sàngcho bất kỳ lần truy nhập tài liệu nào

1.2.4 Gắn kết với Metadata: Metadata được định nghĩa là dữ liệu về dữ liệu.

Đó là một khái niệm quan trọng đối với tài liệu điện tử, bởi lẽ, metadata về bối cảnh

và cấu trúc của một tài liệu là yếu tố cần thiết để làm cho tài liệu có thể hiểu được vàsử dụng được Như đã được trình bày trong phần khái niệm về tài liệu, thông tin vềbối cảnh là một trong những phần tử cần thiết trong việc cung cấp bằng chứng về hoạtđộng mà tài liệu phản ánh Tài liệu điện tử thiếu những yếu tố nhất định của tài liệutruyền thống - những thành tố góp phần thiết lập, xác định mối quan hệ giữa một tàiliệu và bối cảnh hành chính và bối cảnh chức năng của tài liệu đó Như vậy, tài liệuđiện tử phụ thuộc rất lớn không chỉ vào việc bối cảnh hành chính có được ghi lại đầy

đủ hay không mà còn vào việc metadata mô tả về việc thông tin được ghi lại như thếnào Metadata mô tả về những mối quan hệ hành chính và quan hệ tài liệu giữa cácđơn vị riêng biệt trong phạm vi một hệ thống lưu giữ tài liệu cụ thể trong suốt vòngđời của tài liệu đó, sẽ là một phần của bối cảnh của tài liệu và nó phải được bảo toàn

1.2.5 Đặc điểm về xác định, nhận diện tài liệu: Một tài liệu điện tử không

thể nhận diện được bằng cách xem nó như là một thực thể vật lý mà thay vào đó nótạo nên một thực thể lô gic, vừa là kết quả vừa là bằng chứng về một hoạt động haytác nghiệp công việc Trong nhiều trường hợp, các thực thể như vậy (tức là tài liệuđiện tử) có một bản song song trên tài liệu giấy tương ứng như thư tín, hợp đồng, biênbản ghi nhớ, bản đăng ký v.v Trong những trường hợp khác, các bản song song vớitài liệu truyền thống tương ứng không hiển diện một cách rõ ràng hay có thể nói làkhông có (như trong trường hợp của một số loại cơ sở dữ liệu, hypertext, bảng tínhđiện tử, các hệ thống đa phương tiện) Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu(và đôi khi còn cả nguồn gốc xuất xứ của chúng) sẽ còn gặp những khó khăn, tháchthức lớn hơn

1.2.6 Đặc điểm về bảo quản tài liệu qua thời gian: Bảo quản tài liệu truyền

thống có nghĩa là giữ gìn các đơn vị vật lý (như các tờ giấy, tập/quyển tài liệu )trong những điều kiện tốt nhất có thể nhằm tránh những hư hại và sửa chữa những hưhại nếu có Bảo quản tài liệu điện tử là một vấn đề tương đối khác Các đơn vị vật lý(phương tiện lưu trữ) phải được giữ gìn trong những điều kiện tốt nhất có thể được.Nhưng cho dù điều kiện bảo quản có tốt đến đâu thì những thông tin điện tử vẫn sẽ

“bị mất dần” sau một thời gian tương đối ngắn (từ 5 - 30 năm tuỳ thuộc vào loại vậtmang tin) Hơn nữa, đa số các hệ thống máy tính đều sẽ trở nên lạc hậu trong một thờigian còn ngắn hơn Điều đó có nghĩa là thông tin mà các hệ thống máy tính tạo ra sẽkhông thể khai thác, sử dụng được bằng các hệ thống máy tính thế hệ kế tiếp Vì vậy,

để bảo quản an toàn, tài liệu điện tử phải được thường xuyên chuyển đổi/di trú sangcác nền công nghệ mới (tức là, sao chép sang các thiết bị bảo quản mới và trong một

số trường hợp, chuyển đổi sang một dạng phù hợp với các hệ thống máy tính mới)

Phần này đã minh họa những đặc tính chung nhất của tài liệu điện tử để phânbiệt tài liệu điện tử với những tài liệu trên nền giấy truyền thống Tuy nhiên, chínhcác môi trường rất đa dạng trong đó tài liệu điện tử được sản sinh đã tạo ra những loạitài liệu điện tử khác nhau và như vậy, đòi hỏi phải có những phương pháp quản lý vănthư và lưu trữ khác nhau

1.3 Khái niệm, đối tượng và nhiệm vụ của môn học lưu trữ TLĐT

- Khái niệm: Môn học Lưu trữ TLĐT là một bộ phận của môn lý luận và thực

tiễn công tác lưu trữ, có nhiệm vụ nghiên cứu và vạch ra những cơ sở lý luận và thựctiễn của việc tổ chức và quản lý TLĐT

- Đối tượng nghiên cứu là: tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử và các đối

tượng có liên quan: thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, chữ ký số, cơ sở dữ liệu, siêu

dữ liệu

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Vạch ra những cơ sở lý luận và thực tiễn về chuyên

môn nghiệp vụ của khoa học lưu trữ đối với TLĐT Đó là các vấn đề về xác định giátrị; phân loại; thu thập, bổ sung vào các kho lưu trữ; biên mục; thống kê; bảo quản; tổchức khai thác, sử dụng TLLTĐT

1.4 Mối quan hệ giữa môn học lưu trữ TLĐT với các môn khoa học liên quan

- Với Lưu trữ học:

Lưu trữ học là môn tổng quan chung về các khâu chuyên môn nghiệp vụ củacông tác lưu trữ, những khâu nghiệp vụ đó là cơ sở để chúng ta vận dụng đối với côngtác lưu trữ TLNN&TLĐT Tuy nhiên do đặc thù của các loại hình tài liệu này nên cầnvận dụng một cách linh hoạt

- Với khoa học Lịch sử

Sự hình thành và phát triển của công tác lưu trữ TLĐT cần được xác định vớicác giai đoạn lịch sử cụ thể của nó Trong quá trình quản lý, xử lý và sử dụng tài liệuđiện tử, các vấn đề về tiếp cận, chỉnh sửa, sao chép đều được ghi lại trong hệ thốngquản lý, vì vậy sẽ có lịch sử về bối cảnh của các tài liệu này

Vận dụng phương pháp lịch sử trong nghiên cứu tài liệu lưu trữ điện tử sẽ chochúng ta nắm được quá trình hình thành và phát triển của công tác lưu trữ tài liệu điện

tử: Tiền đề hình thành, quá trình phát triển qua các giai đoạn, vạch ra xu hướng pháttriển của tài liệu điện tử trong tương lai.

- TLĐT với môn Công tác văn thư

Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư, đặc biệt là công nghệthông tin đã làm cho công tác văn thư gắn chặt với công tác lưu trữ tài liệu điện tử.Công tác văn thư là giai đoạn đầu của công tác lưu trữ TLĐT, việc tạo lập, xử lý, tổchức quản lý, xác định giá trị TLĐT Với những phần mềm được sử dụng trong việcquản lý các tài liệu cơ sở dữ liệu, là cơ sở để nộp lưu các tài liệu điện tử vào lưu trữ

Công nghệ thông tin bao gồm: Công nghệ máy tính, các phần mềm ứng dụng

và mạng tin học diện rộng, mạng internet, đây là những tiền đề vật chất cho hoạt độnglưu trữ TLĐT Các hoạt động về giao dịch điện tử đều được thực hiện trên cơ sở củacông nghệ thông tin

1.5 Phương pháp nghiên cứu TLĐT

* Vận dụng lý luận và phương pháp lưu trữ học

Vận dụng một cách linh hoạt những kiến thức của khoa học lưu trữ để nghiêncứu đối với tài liệu lưu trữ điện tử, là phương pháp quan trọng hàng đầu, sẽ cho chúng

ta nắm bắt được những đặc điểm cơ bản của TLĐT, từ đó có quan niệm mới về loạihình TLĐT, những phương pháp tiếp cận mới và vạch ra quy trình chuyên mônnghiệp vụ phù hợp với loại hình tài liệu này

* Phương pháp lịch sử

Nghiên cứu những tiền đề hình thành công tác lưu trữ tài liệu điện tử và cácgiai đoạn phát triển của tài liệu điện tử trong lịch sử và vạch ra xu hướng phát triểncủa TLĐT trong tương lai

* Phương pháp liên ngành

Vận dụng kiến thức của các ngành khoa học khác nhau để nghiên cứu về mộtvấn đề là đặc điểm của khoa học hiện đại Đối với công tác lưu trữ tài liệu điện tử

ngoài việc vận dụng phương pháp lưu trữ và lịch sử, chúng ta cần vận dụng nhữngkiến thức của luật học, công nghệ thông tin Nghiên cứu những quy định của phápluật Việt Nam và quốc tế về công tác lưu trữ, về tài liệu điện tử, giao dịch điện tử,chữ ký số, đặc biệt là những quy định về tiêu chuẩn của tài liệu điện tử để đảm bảo độtin cậy và tính xác thực của TLĐT… là phương pháp quan trọng để nghiên cứu về tàiliệu lưu trữ điện tử Bên cạnh đó tài liệu điện tử là một sản phẩm của công nghệ thôngtin và công nghệ điện tử, để có những hiểu biết về đặc điểm, bản chất của tài liệu điệntử cần nghiên cứu về công nghệ thông tin, công nghệ điện tử - số Trong đó chú ý vềkết cấu (phương pháp ghi tin) và cấu trúc của tài liệu điện tử (hình thức thể hiệnthông tin), và những tiêu chuẩn được thiết kế trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử…

Từ thực tiễn công tác lưu trữ TLĐT ở Việt Nam và những nghiên cứu của quốc

tế về tài liệu điện tử, chúng ta có thể tổng kết lý luận và kinh nghiệm để vận dụng vàothực tiễn công tác lưu trữ TLĐT ở Việt Nam

Chương 2 SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Uỷ ban Tài liệu điện tử quốc tế đã xác định những cải tiến và khuynh hướngphát triển trong 3 lĩnh vực có tính quyết định đối với việc quản lý tài liệu điện tử: lĩnhvực công nghệ, tổ chức và pháp lý, phần này cung cấp một cái nhìn tổng quan lịch sửtóm tắt về các vấn đề đó Thứ nhất, phần này sẽ xem xét những thay đổi quan trọngtrong công nghệ thông tin và tác động của nó đối với việc lưu giữ và quản lý tài liệu.Tiếp theo là các khuynh hướng tổ chức hiện hành, các loại công nghệ thông tin hiện

có và tác động của chúng đối với lưu trữ Đặc biệt là việc xem xét các vấn đề pháp lýđã ảnh hưởng đến sự nhận thức, tạo lập và duy trì tài liệu điện tử

2.1 Quá trình hình thành công tác lưu trữ TLĐT

Từ giữa những năm 1950, khi có sự xuất hiện của máy tính, xã hội loài ngườiđã chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng về những khả năng của công nghệ máy tính

Sự tiến triển đó có những tác động quan trọng do các vấn đề: ai được tiếp cận côngnghệ máy tính, những loại thông tin nào có thể xử lý bởi các ứng dụng tự động hoá vànhững chức năng tổ chức nào hay quá trình nào có thể trợ giúp bởi các ứng dụng máytính Sự phát triển của các hệ thống thông tin có liên quan tới những vấn đề về quản

lý và bảo quản tài liệu điện tử bởi vì những khả năng và tác dụng ngày càng tăng củacác hệ thống thông tin đã có ảnh hưởng đến mục tiêu, tính toàn diện, độ tin cậy, tínhxác thực và giá trị của tài liệu điện tử Nhận thức được các xu hướng đó sẽ giúp chochúng ta xem xét các khái niệm về tài liệu, lưu trữ tài liệu và chức năng lưu trữ trongđúng bối cảnh của nó

Sự phát triển của công nghệ thông tin có thể nhìn nhận theo 3 giai đoạn giaothoa nhau:

- Giai đoạn máy tính lớn;

- Giai đoạn máy tính cá nhân (PC) và

- Giai đoạn nối mạng

Mỗi một cải cách kế tiếp trong công nghệ thông tin đã làm cho những tác dụngmới của công nghệ thông tin trở thành khả thi mà không nhất thiết cần phải thay thếcác hệ thống cũ Tuỳ thuộc vào khi nào máy tính được đưa vào sử dụng trong mộtCQ/TC mà người làm lưu trữ có thể phải đối diện với những tài liệu điện tử được tạo

ra hay lưu lại trong bất kỳ một giai đoạn nào của toàn bộ quá trình phát triển của côngnghệ thông tin được xem xét ở phần tiếp theo

a Những đặc trưng của thời kỳ tự động hoá ban đầu

Những máy tính lớn sơ khai nhất được giới thiệu ở các công ty tư nhân lớn và

một số tổ chức chính phủ trong những năm 1940 và 1950 đã được sử dụng để tự độnghoá các nhiệm vụ tính toán phức tạp như kế toán và thống kê tính toán Dữ liệu đượcnạp vào hệ thống máy tính, được xử lý theo các bó/đợt và sau đó sản phẩm đầu rađược sử dụng trong các bản tóm tắt, các bảng tính, bảng cân đối và các tài liệu kinhdoanh khác hay trong các báo cáo và tài liệu phân tích các công trình nghiên cứu khoahọc Việc mua sắm và vận hành máy tính lớn (mainframe) rất tốn kém và chúng đòihỏi những chương trình phần mềm rất phức tạp được xây dựng riêng cho mỗi mộtloại ứng dụng mới Đa số các tổ chức thiết lập các bộ phận máy tính riêng và thuê cácnhà phân tích hệ thống chuyên sâu, các nhà lập trình và vận hành máy tính để chạy vàgiám sát các thao tác máy tính Các chuyên gia đó quyết định loại phần cứng và phầnmềm nào sẽ được sử dụng, những nhiệm vụ công việc nào thì tự động hoá và các hệthống sẽ được thiết kế như thế nào.

Trong những năm 1960, các nhà sản xuất máy tính đã đưa ra quan điểm “chia

sẻ thời gian” cho phép nhiều người sử dụng cùng tiếp cận máy tính một lúc Chia sẻthời gian đã tạo tiền đề cho việc nối mạng và tiếp cận máy tính từ xa và nó thúc đẩy

sự phát triển của các phần mềm hỗ trợ cho các ứng dụng loại mới như hiệu đính vănbản, thiết kế mẫu, phân tích thống kê và thiết kế đồ hoạ Các loại phần mềm mới cùngvới việc các chi phí cho việc tính toán và lưu trữ giảm liên tục đã cho phép các cơquan tự động hoá ngày càng nhiều nhiệm vụ phức tạp Tuy nhiên, việc thiết kế các hệthống và vận hành các máy tính vẫn là một lĩnh vực kỹ thuật chuyên sâu và còn khá

xa vời đối với những người sử dụng cuối

Một số ít nhà lưu trữ có tầm nhìn xa đã nhận thức được một số tác động tiềmnăng của tự động hoá đối với việc quản lý tài liệu và lưu trữ Những người đi đầutrong lĩnh vực “tài liệu lưu trữ đọc bằng máy” khẳng định rằng các dữ liệu đọc bằngmáy có thể có giá trị lâu dài và có thể được tái sử dụng trong các công trình nghiêncứu thống kê và lịch sử Họ đã thúc giục giới lưu trữ tiến hành đánh giá tài liệu đọcbằng máy và xúc tiến các chương trình nhằm giữ gìn và bảo quản chúng Vào cuốinhững năm 1960 và đầu 1970, Lưu trữ quốc gia Mỹ, Canada và Thụy Điển đã bắt đầucác chương trình đặc biệt về tài liệu đọc bằng máy Vào giữa những năm 1970, ICAđã thiết lập một Uỷ ban tự động hoá và Uỷ ban này đã ban hành các hướng dẫn đểđánh giá và phát triển chương trình giảng dạy

Tác động của tự động hoá ban đầu (sơ khai) đối với quản lý văn thư chưa thực

sự rõ vì đa số các trung tâm máy tính thiết lập “các thư viện băng từ” và quản lý việclưu giữ, xử lý và tái sử dụng các phương tiện mang tin đọc bằng máy Đối với các nhàquản lý văn thư thì tác động nổi bật của thời kỳ tự động hoá ban đầu là sự gia tăngnhanh chóng sản phẩm in đầu ra từ các hệ thống máy tính và các sản phẩm đó đã bổsung thêm vào sự gia tăng lượng tài liệu giấy Quan điểm phổ biến về tài liệu điện tửvào thời điểm đó là chúng chỉ là tài liệu trên các phương tiện mang tin đặc biệt có giátrị trước hết bởi nội dung thông tin của chúng trong khi tài liệu mà người ta cần đến

để làm bằng chứng cho các hành vi và quyết định của mình đã được in ra trên giấy và

bảo quản trong các kho hồ sơ đã được thiết lập.

b Giai đoạn máy tính cá nhân

Thay đổi có tính bước ngoặt trong công nghệ máy tính xảy ra vào năm 1981khi mà IBM giới thiệu sản phẩm máy tính cá nhân (PC) của Hãng ra thị trường tiêuthụ Cho đến giữa những năm 1980, PC đã được trang bị các phần mềm “tiện lợi chongười sử dụng” phục vụ cho việc xử lý văn bản, các ứng dụng cơ sở dữ liệu, các bảngtính điện tử và đồ hoạ và nhiều PC đã có khả năng lưu trữ từ 20 - 40 MB thông tin

Việc giới thiệu PC đã có nhiều tác động quan trọng đến việc tạo lập, quản lý vàkiểm soát tài liệu điện tử Không như các máy tính lớn (mainframes) được điều hành

và kiểm soát bởi bộ xử lý dữ liệu trung tâm, PC rất phân tán Một cá nhân hay mộtnhóm nhỏ người sử dụng có PC sẽ quyết định khi nào thì sử dụng và sử dụng chúngnhư thế nào, đồng thời, họ cũng kiểm soát được thông tin lưu trữ trong máy Một tácđộng quan trọng khác là PC đã làm cho ngày càng nhiều người sử dụng có thể dễdàng tiếp cận được công nghệ máy tính Xét cụ thể hơn về mặt ngữ nghĩa thì “máytính cá nhân” có thể bị hiểu sai vì nhiều tổ chức nhỏ và doanh nghiệp nhỏ cũng đãmua PC để tự động hoá các ứng dụng (hoạt động) kinh doanh Các ứng dụng ban đầuthường gặp là xử lý văn bản nơi mà PC hay các bộ xử lý văn bản chuyên dụng thaythế cho máy chữ trong lĩnh vực đánh máy và các ứng dụng kinh doanh và tính toán(kế toán) khác nhau khác Một trạm làm việc gồm các máy tính độc lập cũng đượcthiết lập để hỗ trợ cho các hoạt động chuyên môn như thiết kế bằng máy tính (CAD -computer-aided design)

Tóm lại, sau khi PC trở nên sẵn có, các nhà lưu trữ bắt đầu bày tỏ sự lo ngạicủa mình về sự bùng nổ nhanh chóng của các tệp dữ liệu và tệp văn bản, về sự phứctạp của việc kiểm kê thống kê, xác định giá trị và bảo quản các tệp phân tán riêng rẽ

đó Các hệ thống PC thường thiếu các quy trình sao lưu có tính hệ thống và cácphương tiện lưu trữ thường rất dễ bị tổn hại Trong một thị trường cạnh tranh cao, cácloại khác nhau của các hệ thống PC (như IBM và Apple) đã hoàn toàn không tươngthích với nhau Mặc dù các nhà lưu trữ nhận thức được rằng những người sử dụngcuối các PC sẽ phải được đào tạo và khuyến khích để nhận lấy trách nhiệm quan tâmđến tài liệu được lưu trữ trên PC nhưng cả các chế độ, chính sách cũng như các hoạtđộng thực tiễn để giải quyết vấn đề đều không được triển khai thực hiện

c Giai đoạn nối mạng

Tiến bộ quan trọng tiếp theo trong lĩnh vực máy tính bắt đầu vào giữa nhữngnăm 1980 cùng với sự kết hợp một cách nhanh chóng giữa các phương tiện truyềnthông và máy tính thành các mạng máy tính khổng lồ Công nghệ nối mạng cho phépcác tổ chức liên kết một lượng nhỏ máy tính cá nhân thành một mạng cục bộ (LAN)sao cho các nhóm công tác có thể chia sẻ phần mềm và cơ sở dữ liệu, trao đổi tư liệu

và chuyển đi các tin nhắn (massages) Cho đến cuối những năm 1980, việc thông quaở diện rộng các tiêu chuẩn truyền thông như TCP/IP và Internet protocol đã làm cho

việc liên kết hàng trăm ngàn mạng cục bộ (LAN) và PC thành các mạng khu vực vàtoàn cầu trở thành hiện thực Mạng toàn cầu nổi tiếng nhất và lớn nhất là Internetđược ước tính là có tới 40 triệu người sử dụng ở 109 quốc gia vào năm 1996.

Các phương pháp tiếp cận lĩnh vực máy tính cũng đã thay đổi Mặc dù các máytính lớn vẫn còn được sử dụng để quản lý các cơ sở dữ liệu lớn và các hoạt động có

độ phức tạp cao, nhưng máy tính lớn đã mất dần ưu thế của mình trước các phươngpháp tiếp cận khác, đặc biệt là máy tính phân tán và các kiến trúc kiểu “khách - chủ”.Với phương pháp “khách - chủ”, mỗi một PC trong một mạng là một khách hàng vớikhả năng thực hiện nhiều hoạt động riêng biệt Việc lưu trữ các tệp và tiếp cận tới cácphần mềm ứng dụng có thể được quản lý tập trung tại một hay một loạt các “máy chủtệp” Phương pháp này kết hợp được tính độc lập mà các PC cho phép với một sốbiện pháp giám sát trung tâm của môi trường máy tính lớn

Sự kết nối giữa máy tính và truyền thông trong các mạng rộng lớn có nhữngtác động quan trọng đến cách thức mà tài liệu được tạo lập Kết nối mạng làm choviệc chuyển giao các tin nhắn, văn bản, và phần mềm một cách dễ dàng tới bất kỳ aikết nối với mạng Tình trạng công nghệ như vậy đã làm cho việc xử lý và trao đổitoàn bộ thông tin cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh trong các cơ quan,

tổ chức hiện đại trở nên khả thi về mặt kỹ thuật Với sự lớn mạnh của nối mạng và sựphát triển của các hoạt động tác nghiệp không giấy tờ, các nhà lưu trữ ngày càng tỏ raquan ngại về việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử Những mối quan ngại lưu trữ mớinày phát sinh ngoài cả những khả năng của các công nghệ mới và cách thức mà theo

đó các công nghệ đó đang được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức

2.2 Công tác lưu trữ TLĐT ở Việt Nam

Sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã đem lại nhiều thay đổi và là những thayđổi cơ bản đến mức người ta buộc phải xem xét lại những phương pháp mà theo đó,các hoạt động đã được thực hiện trước đây trên gần như tất cả các lĩnh vực của đờisống con người Khi phải đối mặt với những cơ hội và thách thức mà tài liệu điện tửđặt ra, các nhà lưu trữ phải hiểu rõ rằng yêu cầu của thực tế không phải là sự chuyểnbiến từ từ mà phải là những thay đổi cơ bản, sâu sắc - những thay đổi hướng tới mộttầm nhìn rộng hơn, những thay đổi về đào tạo, về kiến thức chuyên sâu và về cả khíacạnh vai trò và nhiệm vụ được giao Nếu như không có những thay đổi như vậy thìnghề lưu trữ sẽ dần dần trở nên lạc lõng, không thích ứng với thời đại và các tổ chứclưu trữ chỉ đơn thuần là các bảo tàng của những cổ vật thông tin

Vào những năm 1970, nhiều quốc gia đã bổ sung các thuật ngữ chuyên ngành đểghi nhận rằng tài liệu “đọc bằng máy” hay “điện tử” được đưa vào trong định nghĩa tàiliệu Ở một số quốc gia, luật pháp thường nhấn mạnh chức năng của tài liệu hơn là hìnhthức của chúng bằng cách khẳng định luật pháp về lưu trữ và về tài liệu áp dụng đối vớitất cả tài liệu “không lệ thuộc vào vật mang tin hay đặc điểm của chúng”

Đối với loại hình tài liệu điện tử, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầuquan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài liệuđiện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải đượckiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng Chính vì lẽ đó, vai trò của cơquan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các cơ quan có chức năngquản lý nhà nước về công nghệ thông tin, về cung cấp và quản lý chữ ký điện tử, về xâydựng các quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử trong việc bảo đảm các yêu cầu kỹthuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin có liên quan đến việc tạo lập và bảođảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử Một khi, cơ quan lưu trữ không có thẩm quyền đốivới sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/giảipháp trong việc quản lý tài liệu điện tử.

Báo cáo tại hội thảo “Các chính sách và thực tiễn xác định giá trị và bảo quảntài liệu lưu trữ điện tử” do chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữquốc tế tổ chức tại Hà Nội (từ ngày 03 đến ngày 05/5/2004), Cục Văn thư và lưu trữnhà nước khẳng định tài liệu điện tử được Việt Nam coi là tài liệu lưu trữ quốc gia

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam được hình thành từ thực tiễn ứngdụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý thông tin, văn bản, tài liệutrong các cơ quan, tổ chức Từ thực tế trong hoạt động công tác văn phòng nói chung,công tác văn thư - lưu trữ nói riêng, xu thế ứng dụng tin học trên mạng diện rộngđang phát triển mạnh Nhờ việc ứng dụng chữ ký số - chữ ký điện tử trên mạng diệnrộng, "môi trường làm việc điện tử" đã hình thành và ngày càng trở nên phổ biến vàhoàn thiện Theo đó công tác văn thư, lưu trữ điện tử đã hình thành và trở nên phổbiến trong hoạt động văn phòng Văn bản hành chính - công cụ giao tiếp thiết yếutrong hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức với cá nhân sẽ tồn tại những dạng thức mớiphù hợp với môi trường làm việc điện tử trên mạng diện rộng

Những năm trước đây trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan tổ chức đã sảnsinh ra một khối lượng lớn văn bản, tài liệu điện tử, nhưng về cơ bản nó vẫn chưa đủ

cơ sở để duy trì tính xác thực và độ tin cậy, các văn bản được tạo ra từ việc ứng dụngcông nghệ thông tin vẫn chủ yếu được sử dụng với mục đích in ra giấy Vì vậy tronggiai đoạn tới chúng ta cần quan tâm tới việc đảm bảo tính xác thực của tài liệu điệntử

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử chỉ thực sự trở thành một hoạt động chính thứckhi có sự ra đời của Luật Giao dịch điện tử 2005 và Luật Công nghệ thông tin năm2006

Luật Giao dịch điện tử ra đời đã đặt ra nhiều vấn đề cho công tác văn thư vàlưu trữ:

- Sự thay đổi về phương tiện giao dịch giữa các cơ quan tổ chức: từ văn bảngiấy chuyển sang văn bản điện tử;

- Thông điệp dữ liệu trở thành đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học

- Chữ ký điện tử hiện nay là một trong những yếu tố đảm bảo tính xác thực củatài liệu điện tử khi thực hiện giao dịch giữa các cơ quan

Hiện nay, văn bản điện tử và chữ ký số, tài liệu điện tử đã và đang trở thànhphương tiện giao dịch trong hệ thống các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội,

… và sẽ trở thành một phần quan trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia Đặc biệt với sựphát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin với môi trường mạng diện rộng, việc ứngdụng tin học trong công tác văn phòng nói chung, văn thư lưu trữ nói riêng trongnhững năm đầu thế kỷ XXI đã bước sang một giai đoạn mới Tất cả các khâu nghiệpvụ: soạn thảo, ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký quản lý, xử lý văn bản vàlập hồ sơ được thực hiện trên môi trường mạng

Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm tạo hành langpháp lý để đẩy mạnh việc ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý của các

cơ quan hành chính nhà nước và phát huy tính ưu việt của nó trong đời sống xã hội Ởmột số cơ quan trung ương và địa phương, nhất là trong ngành thương mại, tài chính,

và một số cơ quan tại các tỉnh phía Nam (các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thànhphố Hồ Chí Minh: Sở thông tin truyền thông, sở Tài nguyên Môi trường, Sở Giaothông Vận tài…) việc triển khai ứng dụng văn bản điện tử, chữ ký số và tổ chức đăng

ký quản lý văn bản (đi, đến), lập hồ sơ trên môi trường mạng đang có những chuyểnbiến tích cực Thực tiễn đó đã đặt ra cho công tác văn thư, lưu trữ nhiều vấn đề cầngiải quyết cả về mặt pháp lý, lý luận và tác nghiệp nghiệp vụ

Về vấn đề đào tạo nghiệp vụ văn thư - lưu trữ điện tử ở nước ta: hiện nay một

số trường đại học chuyên ngành đã nghiên cứu từng bước đưa môn học này vào giảngdạy; Mặt khác, các cơ quan chức năng đã có những chương trình phối hợp với cácquốc gia có hệ thống lưu trữ hiện đại và thư viện lớn trên thế giới tổ chức tập huấn,bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảoquản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Nhưng cũng dễ thấy công tác ứng dụngcông nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được triểnkhai rộng rãi và chưa có sự nhìn nhận một cách chiến lược các cấp quản lý Trongviệc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và công tác vănthư – lưu trữ nói riêng, chúng ta mới chỉ chú trọng đến số lượng phần cứng, việc sửdụng các phần mềm ứng dụng cũng còn rất hạn chế

2.3 Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT

Trong khi các công nghệ kỹ thuật số đã tạo tiền đề cho việc tạo lập và bảo quảntài liệu điện tử trở thành hiện thực thì những thay đổi về cấu trúc, quy trình và sự giaotiếp trong cơ quan, tổ chức lại định dạng cho mục đích, nội dung, nguồn gốc xuất xứ

và việc sử dụng tài liệu điện tử Nhiều xu hướng quan trọng trong các cơ quan, tổchức đang làm thay đổi các loại hình tài liệu được sản sinh, các mối quan hệ giữa tàiliệu điện tử và tài liệu ở những dạng truyền thống, những phương thức mà theo đó tàiliệu được kiểm soát và quản lý cũng như những phương thức tiếp cận và sử dụng Các

nhà lưu trữ cần phải nhận thức được rằng không chỉ riêng công nghệ mà điều quantrọng hơn là chính sự tương tác giữa công nghệ và các cơ quan, tổ chức mới là cáiđang tạo ra những thay đổi mạnh mẽ và sâu sắc trong xã hội

a Các xu hướng trong lưu trữ tài liệu

Các hệ thống ban đầu sử dụng công nghệ máy tính để trợ giúp một phần nào đóviệc lưu trữ tài liệu của cơ quan, tổ chức Những hệ thống sơ khai nhất đã sử dụngmáy tính vào các tính toán và chúng sau đó được tích hợp và tóm tắt với những kếtquả được in ra trên giấy

Cho đến những năm 1970, các hệ thống sản xuất lớn đã được sử dụng để xử lýnhiều hoạt động tác nghiệp thường nhật Đa số các hệ thống đó còn tạo ra một bảnsao trên giấy và được cất giữ như là “bản sao tài liệu” Với những tiến bộ trong việcnối mạng và phần mềm hỗ trợ các dòng thông tin phức tạp cũng như quá trình hợp táclàm việc, ngày càng nhiều cơ quan, tổ chức đang triển khai ứng dụng các hệ thốngkhông chỉ xử lý và lưu trữ thông tin mà còn bảo quản những tài liệu của mình Chẳnghạn như các hệ thống thương mại điện tử và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) có thể chophép các cơ quan, tổ chức tiến hành các hoạt động tác nghiệp kinh doanh mà khôngcần tới bất kỳ một tài liệu giấy nào

Như là một hệ quả của những áp lực cạnh tranh và các công nghệ mới sẵn có,việc lưu trữ tài liệu điện tử đang vận động theo những hướng mới, khác xa với nhữngứng dụng máy tính ở giai đoạn ban đầu Ở một số cơ quan, tổ chức, tài liệu điện tử đãcung cấp bằng chứng về toàn bộ các quá trình làm việc hơn là một phần của quá trình

đó - chẳng hạn như các nhiệm vụ tính toán hay xử lý văn bản Một khi tất cả mọingười tham gia vào một quá trình hoạt động có thể giao tiếp thông qua phương tiệnđiện tử và chia sẻ các tệp điện tử thì cơ quan, tổ chức đã ở mức có thể loại bỏ hoàntoàn tài liệu giấy liên quan tới quá trình đó Khi mà sự thay đổi đã xảy ra, tài liệu điệntử sẽ trở thành bằng chứng hoàn chỉnh nhất về quá trình hoạt động (kinh doanh) và tàiliệu giấy bắt đầu có vai trò chỉ như các bản sao sử dụng tiện lợi

Tất nhiên là sự chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu thông thường sang lưu trữ tài liệuđiện tử rất hiếm khi được chuẩn bị tốt, có tính hệ thống hay diễn ra một cách trôichảy, thuận lợi Tài liệu điện tử và tài liệu giấy tồn tại bên cạnh nhau ở đa số các cơquan, tổ chức hiện nay và điều đó tạo nên một sự hỗn loạn đáng kể trong cả các hệthống lưu trữ tài liệu truyền thống cũng như các hệ thống mới

b Sự phát triển của các phương pháp và quy trình hữu hiệu để quản lý tài liệu điện tử

Một khi các cơ quan, tổ chức áp dụng các công nghệ và phương pháp mới đểthực hiện công việc của mình thì các phương pháp và quy trình cũ được sử dụng đểkiểm soát tài liệu không còn phù hợp và hiệu quả nữa Ở nhiều cơ quan, tổ chức,những tài liệu có giá trị được cất giữ trong các cơ sở dữ liệu tập trung hoặc chúngđược phân bố rộng rãi và được lưu giữ trên các ổ đĩa cứng phân tán trong các máytính PC của các cá nhân Trong viễn cảnh thứ nhất, một bộ phận quản lý các hệ thốngthông tin tập trung có thể kiểm soát sự tiếp cận tới tài liệu điện tử của cơ quan, tổ

chức Trong trường hợp thứ hai thì mỗi một người sử dụng cuối sẽ tự kiểm soát việctiếp cận tới phiên bản tài liệu của cơ quan, tổ chức của riêng mình.

Dù trong trường hợp nào thì cũng phải có các biện pháp bởi vì sự toàn vẹn vàtính xác thực của tài liệu điện tử có thể bị xem nhẹ và chúng có thể sẽ không còn,không thể hiểu được và sử dụng được đối với cơ quan, tổ chức hay đối với lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức đã dựa trên tài liệu điện tử để thực thi và ghi chép lại hoạtđộng của mình hoặc quan tâm đến việc loại bỏ tài liệu giấy khỏi các hệ thống củamình hiện đang tìm kiếm các giải pháp cho các vấn đề về tính xác thực, về quản lý vàđịnh thời hạn bảo quản cho tài liệu điện tử Các quyết định mà cơ quan, tổ chức đưa

ra ngày nay về khả năng của các hệ thống thông tin của họ, về tổ chức và cấu trúc củacác nguồn lực thông tin về các chính sách và thực tiễn đối với việc lưu giữ tài liệutrong môi trường kỹ thuật số sẽ có một tác động quan trọng đối với các kiểu chiếnlược và phương pháp mà các tổ chức lưu trữ có thể áp dụng để bảo đảm việc bảoquản lâu dài tài liệu có giá trị lưu trữ

Do các vấn đề về quản lý lưu trữ có quan hệ chặt chẽ tới việc thiết kế các hệthống và sự thiết lập các chính sách quản lý mới nên các nhà lưu trữ đã buộc phảixem xét một tập hợp lớn hơn các vấn đề quản lý văn thư nhằm thực thi chức năng lưutrữ trong môi trường kỹ thuật số

c Sự thay đổi liên tục của công nghệ và các ứng dụng

Cho dù đã có những cải tiến lớn lao về khả năng và tác dụng của các hệ thốngthông tin, công nghệ vẫn tiếp tục phát triển một cách nhanh chóng Sự xuất hiện củacác quy trình và hệ thống mới chủ yếu là do những đòi hỏi của thị trường và trong đónhững người tiêu dùng chỉ có một ảnh hưởng tương đối nhỏ Các nhà sản xuất phầncứng và phần mềm máy tính tìm cách tăng thị phần của mình bằng cách đưa ra cácsản phẩm mới với các đặc điểm mới và các tính năng được tăng cường Hệ quả là các

cơ quan, tổ chức có thể tiến hành nâng cấp các hệ thống của mình thường xuyên và

cứ vài năm một lần, thay đổi hoàn toàn hệ thống máy tính của mình

Tuổi thọ tương đối ngắn của phần mềm và phần cứng có những tác động quantrọng đối với việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử Các cơ quan, tổ chức thay thế các

hệ thống của mình khi mà các nhà cung cấp của họ ngừng cung cấp một hệ thống đãlạc hậu hay khi mà các sản phẩm mới hứa hẹn nhiều điểm ưu việt hơn phần mềm cũ

Để đảm bảo rằng tài liệu được tạo ra từ hệ thống cũ sẽ còn luôn sẵn sàng, có thể hiểu

và sử dụng được đối với những người sử dụng của hệ thống mới thì cơ quan, tổ chứcphải chuyển đổi tài liệu cũ sang hệ thống mới Đa số các hệ thống phần mềm ngàynay bảo đảm được sự “tương thích với trước đó” giữa phiên bản mới và cũ của cùngmột nhà cung cấp phần mềm, chẳng hạn như giữa 2 phiên bản của cùng một loại bộphần mềm xử lý văn bản Tuy nhiên, sự tương thích giữa các sản phẩm cạnh tranh thìkhông phải là điều thường gặp Các hệ thống phức tạp được phát triển cho một quátrình hoạt động riêng biệt hay được cải biên để đáp ứng những yêu cầu của một cơquan, tổ chức nào đó thì thường khó có thể di trú sang các hệ thống mới Việc chuyểngiao tài liệu từ các hệ thống mang tính độc quyền (proprietary) cũ - thường được gọi

là hệ thống di sản (legacy) - sang công nghệ hiện hành có thể đòi hỏi sự chuyển thể

và tái cấu trúc tài liệu về cơ bản Một quá trình như vậy không chỉ tốn kém mà cònđòi hỏi những thay đổi sâu sắc đối với cấu trúc và định dạng của tài liệu - những đặctính tạo nên sự toàn vẹn thống nhất của tài liệu với vai trò là bằng chứng Song songvới việc công nghệ thông tin tiếp tục phát triển và các cơ quan, tổ chức tìm kiếmnhững phương pháp mới để áp dụng máy tính vào việc xử lý thông tin và giao tiếp,lưu trữ sẽ buộc phải chuẩn bị sẵn sàng để đưa ra những khuyến nghị và hướng dẫntrong một môi trường cơ động.

d Nhu cầu của người sử dụng thay đổi và những kỳ vọng đối với việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử

Đa số người sử dụng của các hệ thống máy tính trước kia phải có những kỹnăng và sự tiếp cận kỹ thuật chuyên sâu tới các hệ thống máy tính “Các công việc”được chuyển tới trung tâm máy tính và kết quả được trả lại cho người sử dụng ở dướidạng các sản phẩm in ra từ máy tính (computer printouts) PC đã tạo khả năng chonhững người sử dụng tiếp cận các công cụ và thông tin được lưu giữ trên máy tínhriêng của họ Do ngày càng nhiều cá nhân có thể tiếp cận dễ dàng tới máy tính nên họcàng muốn nhận được thông tin ở dạng điện tử Mặc dù nhiều người sử dụng hiện nayvẫn còn in các bản sao từ các văn bản kỹ thuật số để xem xét và tóm lược, nhưng cácphiên bản in đang cần thay thế vai trò của “bản sao sử dụng tiện lợi” trong một số ứngdụng

Sự tiếp cận trực tiếp tới những thông tin kỹ thuật số có nhiều ưu điểm xét từphương diện người sử dụng Việc tra cứu và cung cấp được thực hiện rất nhanhchóng Người sử dụng có thể trích lược các phần của một văn bản, phân tích và xử lýchúng một cách dễ dàng hơn ở dạng kỹ thuật số Một số dạng mới mà trong đó tàiliệu điện tử được tạo lập chẳng hạn như văn bản hypertext trở nên vô nghĩa nếu nhưchúng không ở dạng điện tử Cùng với việc số lượng người sử dụng có máy tính và cókhả năng tiếp cận với các mạng gia tăng, các lưu trữ cần tính tới nhu cầu ngày càngtăng từ phía những người sử dụng đối với việc tiếp cận tài liệu lưu trữ ở dạng kỹ thuật

số Nhu cầu này chắc chắn là sẽ bao hàm cả những tài liệu bắt đầu sự tồn tại của mìnhở dạng điện tử cũng như ở các dạng các phương tiện mang tin truyền thống có thểchuyển đổi được sang dạng kỹ thuật số bằng phương pháp quét ảnh

e Sự xuất hiện của công tác lưu trữ tài liệu điện tử và sự phụ thuộc lẫn nhau ngày càng tăng giữa tổ chức và công nghệ

Người làm lưu trữ khi làm việc với tài liệu điện tử đã nhanh chóng phát hiện rarằng môi trường kỹ thuật số chứa đựng những mối quan hệ và điều phụ thuộc lẫnnhau phức tạp hơn nhiều so với môi trường truyền thống Mối liên hệ giữa cấu trúc tổchức và kiến trúc công nghệ là một lĩnh vực hiện đang đòi hỏi sự quan tâm Ở một số

cơ quan, tổ chức, mọi người sử dụng cùng một mạng, cùng các hệ thống và phầnmềm để thực thi công việc của mình Trong khi đó, các cơ quan, tổ chức khác có các

hệ thống chuyên sâu được thiết kế riêng cho một quá trình công việc hay nhiệm vụ cụthể Đôi khi, máy tính được sử dụng trước hết như là những công cụ sản xuất cá nhân

và mỗi một người sử dụng cuối có quyền kiểm soát đáng kể đối với việc khi nào vàcách thức mà họ tạo lập, quản lý và lưu giữ tài liệu điện tử

Các mô hình sắp xếp tổ chức đa dạng như vậy đòi hỏi phải có những cách tiếpcận và chiến lược khác nhau để quản lý tài liệu điện tử xét từ khía cạnh lưu trữ ởnhững nơi áp dụng các hệ thống sử dụng chung thì người điều hành các hệ thống cóthể là một điểm đầu mối để điều phối sự phát triển hệ thống và các mối quan tâm củalưu trữ ở những nơi áp dụng các hệ thống chuyên sâu thì người quản trị của mỗi một

hệ thống hay người quản trị dữ liệu có thể là đầu mối thích hợp cho việc liên hệ banđầu Các hệ thống phân tán hoàn toàn sẽ gặp phải thách thức lớn hơn bởi lẽ mỗi mộtngười sử dụng cuối có quyền kiểm soát đáng kể đối với việc tổ chức, lựa chọn vàquản lý những tài liệu mà họ tạo ra Trong bất kỳ trường hợp nào thì người làm lưutrữ không thể chờ đợi người khác gánh lấy trách nhiệm trong việc xem xét hay giảiquyết các vấn đề thuộc về lưu trữ Trong khi người làm lưu trữ phải làm việc vớinhững người khác thì đây chính là lĩnh vực mà các tổ chức lưu trữ được người ta kỳvọng là sẽ xúc tiến, thiết lập các mối quan hệ và nắm lấy vai trò chủ đạo

Trong môi trường kỹ thuật số, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các cá nhân và giữacác lĩnh vực chuyên môn khác nhau ngày càng tăng Những người thiết kế hệ thốngphụ thuộc vào người sử dụng cuối để xác định những yêu cầu đối với hệ thống mà họthiết kế Người sử dụng cuối thường tìm kiếm lời khuyên hay tham khảo ý kiến củacác chuyên gia công nghệ thông tin về khả năng của công nghệ và giá cả của chúng

và làm thế nào để thiết kế hệ thống Người sử dụng, người thiết kế và chuyên giacông nghệ thông tin tìm kiếm sự chỉ dẫn của lãnh đạo về việc làm cách nào để kếthợp công nghệ thông tin mới với các yêu cầu chung của cơ quan, tổ chức và làm thếnào để xác định những vai trò và trách nhiệm mới trong môi trường kỹ thuật số Cácnhà lưu trữ và quản lý văn thư cũng là một phần của tập hợp đó

Càng ngày, giới quản lý cấp cao càng kỳ vọng các lưu trữ có thể trợ giúp cơquan, tổ chức xác định những tài liệu nào cần giữ lại và đưa ra những tiêu chuẩn cũngnhư giải pháp thực tiễn nhằm bảo đảm tài liệu luôn ở trạng thái có sẵn, có thể hiểuđược và sử dụng được cho tới khi nào chúng còn cần thiết

Chương 3 CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA TLĐT VÀ TLLTĐT 3.1 Những văn bản quy định của Nhà nước

Về mặt pháp lý liên quan đến tài liệu điện tử, văn bản điện tử và chữ ký số và

tài liệu lưu trữ điện tử trong những năm qua, các cơ quan có thẩm quyền của ViệtNam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh những vấn đề liênquan đến sử dụng và lưu trữ tài liệu điện tử, trong đó có thể nêu một số văn bản quantrong như:

- Luật số 03/2003/QH11 Luật Kế toán ngày 17/6/2003: Luật Kế toán đã đề

cập tới chứng từ điện tử và lưu trữ chứng từ điện tử Tuy nhiên, những quy định đóchỉ giới hạn trong lĩnh vực kế toán và chưa có tác động lớn đến công tác văn thư, lưutrữ

Các văn bản có liên quan và quy định chi tiết đến Luật Kế toán:

Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;

Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh;

Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 31/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;

Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban

hành Quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã qua sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;

- Luật số 51/2005/QH11 Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005:

Đây là một văn bản quy phạm pháp luật đặt nền móng cho cơ sở pháp lý củatài liệu lưu trữ điện tử Luật Giao dịch điện tử ra đời đã có những tác động quan trọngđến công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh của việc sử dụng tài liệu, văn bản điện tử

để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua phương tiện điệntử

Để thi hành Luật Giao dịch điện tử trong các lĩnh vực khác nhau của đời sốngxã hội, các văn bản quy định chi tiết đã được các cơ quan quản lý nhà nước ban hành.Trong đó có thể kể đến:

Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thihành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịchđiện tử trong hoạt động tài chính;

Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mạiđiện tử;

Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08/3/2007 của Chính phủ về giao dịch điệntử trong hoạt động của ngân hàng;

Thông tư số 50/2009/TT-BTC ngày 16/3/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫngiao dịch điện tử trên thị trường chứng khoán;

Thông tư số 78/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thihành một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chínhphủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;

Thông tư số 222/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫnthí điểm thủ tục hải quan điện tử;

Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 07 năm 2010 của Bộ Nội vụhướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyêndùng phục vụ cho cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

- Luật số 67/2006/QH11 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006

Trước thực tế nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao trong hoạtđộng tổ chưc, quản lý, điều hành nội bộ cũng như trong giao dịch giữa cơ quan, tổchức cá nhân đã đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có một luật điều chỉnh về công nghệthông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.Trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin là mộtnhu cầu tất yếu và có tác động quan trọng đến hiệu quả của các lĩnh vực này Tài liệuđiện tử và tài liệu lưu trữ điện tử là sản phẩm của công nghệ thông tin và phần mềmmáy tính, vì vậy sự ra đời của Luật số 67/2006/QH11 Luật Công nghệ thông tin ngày29/6/2006 có tác động quan trọng đối với loại hình tài liệu này Đây là một cơ sởpháp lý quan trọng quy định những vấn đề cơ bản về hạ tầng công nghệ thông tin chocác giao dịch điện tử nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng, đưa tài liệu lưutrữ điện tử tiến thêm một bước xa cùng với sự phát triển nhanh qua khoa học côngnghệ hiện nay

Các văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công nghệ thông tinđược ban hành: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứngdụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; Quyết định số20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hànhDanh mục tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;…

- Luật số 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011:

Đây là một văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về lưu trữ ở nước ta hiện nay.Tiếp đó Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quyđịnh chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, đây cũng là một văn bản quan trọng nhấtcủa cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở nước ta trong giai đoạn hiệnnay

Như vậy, bằng một loạt văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan từ Quốchội, Chính phủ, đến các bộ, cơ quan ngang bộ được ban hành để điều chỉnh nhữngvấn đề liên quan tạo lập và sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan, tổchức Các văn bản luật, nghị định, thông tư, quyết định, chỉ thị đã được các cơ quan

có thẩm quyền ban hành có nội dung trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến văn bảnđiện tử, chữ ký số và tài liệu điện tử

3.2 Những tác động cơ bản về mặt pháp lý của các văn bản quy phạm pháp luật đối với công tác lưu trữ TLĐT

b Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005

Ngày 29/11/2005, Quốc hội đã thông qua Luật Giao dịch điện tử số51/2005/QH7 Đây là văn bản quy định về giao dịch điện tử giữa các cơ quan, tổchức Để cụ thể hóa những quy định này, ngày 15/02/2007, Chính phủ đã ban hànhNghị định số 26/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ

ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số Việc ban hành những văn bản này đặt ra một

số vấn đề liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ mà chúng ta cần phải quan tâm làmrõ

Luật gồm 8 chương, 54 điều quy định về thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử vàchứng thực chữ ký điện tử, giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, giao dịch điện tửcủa cơ quan nhà nước, an ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử, giảiquyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong giao dịch điện tử Được xây dựng dựa trêncấu trúc và nội dung Luật mẫu UNCITRAL về thương mại điện tử, Luật Giao dịchđiện tử đã thừa nhận thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý, có giá trịnhư văn bản, bản gốc và làm chứng cứ Luật cũng công nhận hợp đồng điện tử và các

loại thông báo được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu

Mặc dù khi chưa ban hành văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, trong lý luận

và thực tiễn công tác lưu trữ và quản lý công tác văn thư đã nhận thức được tài liệuđiện tử được coi là một đối tượng cần nghiên cứu Việc ban hành văn bản này đã đặt

ra cho công tác văn thư, lưu trữ những vấn đề sau:

- Phương tiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức sẽ có nhiều thay đổi

- Thông điệp dữ liệu - đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học

- Chữ ký điện tử - yếu tố quan trọng trong việc xác minh độ tin cậy và bảo mật thông tin.

Những khái niệm liên quan được đưa ra trong Luật giao dịch điện tử:

- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai

thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

- Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanhhoặc dạng tương tự

- Giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử

- Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thịhoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu

- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứngthực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứngthực là người ký chữ ký điện tử

- Chương trình ký điện tử là chương trình máy tính được thiết lập để hoạt độngđộc lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy tính khác nhằmtạo ra một chữ ký điện tử đặc trưng cho người ký thông điệp dữ liệu

- Giao dịch điện tử tự động là giao dịch điện tử được thực hiện tự động từng

phần hoặc toàn bộ thông qua hệ thống thông tin đã được thiết lập sẵn

- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử,

kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương

tự

- Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thôngtin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩnđã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin

- Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theoquy định của Luật Giao dịch điện tử

Về giá trị pháp lý của tài liệu điện tử - thông điệp dữ liệu, Luật Giao dịch điện tử quy định cụ thể như sau:

- Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu

Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng

từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác

- Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu

Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thôngtin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu

- Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản

Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thìthông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thôngđiệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết

- Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc

Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sauđây:

1 Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởitạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh

Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bịthay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặchiển thị thông điệp dữ liệu;

2 Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạnghoàn chỉnh khi cần thiết

- Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ

1 Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó làmột thông điệp dữ liệu

2 Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậycủa cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm

và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo vàcác yếu tố phù hợp khác

- Lưu trữ thông điệp dữ liệu

1 Trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin phải được lưutrữ thì chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữliệu khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để thamchiếu khi cần thiết;

b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nóđược khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung

Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứngthực chữ ký điện tử

Điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử (Điều 22)

1 Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng mộtquy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điềukiện sau đây:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữliệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểmký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều cóthể bị phát hiện

2 Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tửchứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn quy định trên đây

b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trườnghợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực

2 Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cungcấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

1 Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đóđối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng

để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng

tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp

dữ liệu được tạo ra và gửi đi

2 Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan,

tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thôngđiệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điềukiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật GDĐT và chữ ký điện tử đó có chứngthực

3 Chính phủ quy định cụ thể việc quản lý và sử dụng chữ ký điện tử của cơquan, tổ chức

Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử

1 Người ký chữ ký điện tử hoặc người đại diện hợp pháp của người đó là ngườikiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó để xác nhận ý chí củamình đối với thông điệp dữ liệu được ký

2 Người ký chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:

a) Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ kýđiện tử của mình;

b) Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình,phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhậnchữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong