Đề cương và bài giảng môn học Lưu trữ tài liệu điện tử

Các đơn vị 1B MB GB TB TB Pb KB MB, Gb MB Đây đơn vị để tính dung lượng nhớ như: ổ cứng, USB, thẻ nhớ, RAM Thơng thường người sử dụng máy tính sử dụng đơn vị là: byte, Kilobyte, Megabyte, Gigabyte, Terabyte Còn đơn vị lại sử dụng lớn nhỏ 10 1Byte=8 bit 1Kb(Kilobyte) = 1024 B 1Mb(Megabyte) =1024Kb 1Gb(Gigabyte) =1024Mb 1Tb(Terabyte) =1024Gb 1Pb(Petabyte) =1024Tb 1Eb(Exabyte) =1024Pb 1Zb(Zettabyte) =1024Eb 1Yb(Yottabyte) =1024Zb Có thể xếp theo thứ tự từ bé tới lớn sau: b B KB MB GB TB PB EB ZB YB Và đơn vị sau 2^10 = 1024 lần đơn vị trước, trừ đơn vị Bytes = 8bits Tổng hợp: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC Ngành đào tạo: Lưu trữ học Quản trị văn phòng Khối kiến thức: Giáo dục chuyên nghiệp ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MÔN HỌC Tên môn học: Lưu trữ tài liệu điện tư Số tín chỉ: (30 tiết) Trình độ: Dành cho sinh viên năm thứ 4, thuộc khối kiến thức chuyên ngành Phân bổ thời gian: Lên lớp: 30 tiết (Giảng viên giảng 25 tiết; Sinh viên thảo luận, thuyết trình lớp: 05 tiết) Điều kiện tiên quyết: học xong môn nghiệp vụ công tác lưu trữ Tính chất mơn học: bắt buộc Mục tiêu môn học: 7.1 Mục tiêu kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức khái niệm, tiêu chuẩn, đặc điểm ngun tắc, phương pháp, quy trình chun mơn nghiệp vụ tài liệu lưu trữ điện tử 7.2 Mục tiêu kỹ năng: Học xong môn Lưu trữ tài liệu điện tử, sinh viên thực nghiệp vụ công tác lưu trữ tài liệu điện tử: xác định giá trị, thu thập, bổ sung, phân loại, hệ thống hoá, biên mục, thống kê, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Nhiệm vụ sinh viên: - Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học - Đọc giáo trình tài liệu tham khảo - Viết tiểu luận, thuyết minh thảo luận Tài liệu học tập Giáo trình/ tài liệu học tập Tập giảng Lưu trữ tài liệu điện tử Tài liệu tham khảo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Nghị định Chính phủ số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 giao dịch điện tử hoạt động tài quan nhà nước Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 4/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ mội trường mạng; (ICA Studies/études CIA 8) - Uỷ ban Tài liệu Điện tử thuộc Hội đồng lưu trữ Quốc tế, Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ, xuất tháng 2/1997 (bản dịch từ tiếng Anh 2005) 10 Mơ hình Chính phủ điện tử - Sự thách thức ngành lưu trữ/ Dương Văn Khảm// Lưu trữ Việt Nam số 1/2002, tr.306 11 Luật Giao dịch điện tử với công tác văn thư – lưu trữ/ Dương Văn Khảm// Văn thư Lưu trữ Việt Nam 6/2006, tr.28 12 Luật Giao dịch điện tử - vấn đề đặt với công tác văn thư – lưu trữ, Nguyễn Hồng Duy, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 04/2007, tr 11-12 13 Những tác động pháp luật về văn điện tử, chữ ký số tài liệu điện tử công tác văn thư lưu trữ, Văn Lưu, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 10/2010 14 Văn điện tử, chữ ký số dự án ứng dụng tin học quan, tổ chức thành phố Hồ Chí Minh, Nguyễn Phương Nam,Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 10/2010 15 Văn điện tử hay số hóa với "hồ sơ cơng việc" mạng diện rộng, Nguyễn Phương Nam,Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 17-21 16 Ứng dụng chữ ký số thủ tục hải quan điện tử, Nguyễn Trần Hiệu, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 12-25 17 Quy định về định dang tài liệu điện tử, Trần Đức Mạnh, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 25 18 Vài nét về đặc điểm tài liệu điện tử, Nguyễn Thị Chinh, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 11/2007 19 Những quy định về chữ ký số, điện tử chứng thư điện tử - Vấn đề đặt công tác văn thư, lưu trữ, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2010, tr 23 20 Văn điện tử, chữ ký số, - Bước đột phá hoạt động giao dịch điện tử công tác văn thư, lưu trữ, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 11/2010, tr 21 Tổ chức quản lý văn mạng diện rộng với văn điện tử, số hóa, Nguyễn Lê Hà Thảo Hà, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 03/2011 22 Quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử lĩnh vực thuế, Trần Đức Mạnh, Hồng Hải Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 03/2011, tr 12 23 Tổng hợp số ý kiến phản hồi về chuyên đề "Văn điện tử Chữ ký số lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử với cơng tác văn thư, lưu trữ", Nguyễn Phương Nam, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2011, tr 20 24 Nhìn lại tháng triển khai Chuyên đề Văn điện tử Chữ ký số Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 07/2011, tr 24 25 Khái niệm về tài liệu điện tử số kinh nghiệm về quản lý tài liệu điện tử Lưu trữ Quốc gia Canada/ Nguyễn Trọng Biên// Lưu trữ Việt Nam; số 1/2003; tr.25-27 26 Lưu trữ điện tử, Lê Thị Mùi// Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01 – 02/2002 27 Lưu trữ tài liệu điện tử môn học trường đại học, cao đẳng/ Lê Thị Mùi// Văn thư Lưu trữ Việt Nam 2/2006; tr4-6 28 Bàn về phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử/ Lê Thị Mùi// Văn thư Lưu trữ Việt Nam 2/2007; tr.8 29 Siêu liệu vai trò lưu trữ điện tử, Lê Thị Mùi// Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 08 - 8/2005 30 Nguyễn Lệ Nhung, Các siêu liệu tài liệu điện tử góc nhìn Tiêu chuẩn Nga Tiêu chuẩn quốc tế, Nguồn:http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu%20trao %20i/DispForm.aspx?ID=20 31 Nguyễn Lệ Nhung, Khái niệm về tài liệu tài liệu điện tử, Nguồn:http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu%20trao %20i/DispForm.aspx?ID=17 32 Nguyễn Lệ Nhung, Các vấn đề pháp lý hệ thống luật pháp liên quan đến tài liệu điện tư, Nguồn:http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx? itemid=3&listId=28a16f14-e4a7-495c-9010-4b6f6d9fb79c&ws=content 33 Nguyễn Lệ Nhung, Định dạng files tài liệu điện tư, Nguồn: Website - http://my.opera.com 34 Nguyễn Lệ Nhung, Khai thác, sử dụng tài liệu điện tử Nguồn: http://www.archives.gov.vn/ 35 Phần mềm quản lý tài liệu, văn điện tư K-EDMS, Saturday, 25 December 2007 Nguồn: Website - http://my.opera.com 36 Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế (SARBICA), Cục văn thư lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam), Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, (Kỷ yếu Hội thảo khoa học, 01-02/10/2009) 37 Lê Văn Năng, Danh mục thuật ngữ liên quan đến tài liệu điện tử, giao dịch điện tử, công nghệ thông tin Nguồn: http://www.archive.gov.vn 38 Một số vấn đề xâu dựng phần mềm dùng chung để áp dụng thống nhất công tác văn thư quan nhà nước (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cục văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005), Thạc sĩ Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm tin học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 39 Tài liệu điện tử vai trò ngành lưu trữ việc quản lý tài liệu điện tử, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cục văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) Hồng Quốc Tuấn, Ban chỉ đạo Cơng nghệ thơng tin quan Đảng 40 Triển khai thực Chính phủ điện tử Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cục văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) TS Trịnh Đức Huy - Trung tâm Tin học Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 41 Một số giải pháp công nghệ để thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam nay, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cục văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) PGS, TS Vũ Duy Lợi - Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng trung ương Đảng 42 Tìm hiểu số kinh nghiệm nước về quản lý tài liệu điện tử, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cục văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) ThS Tiết Hồng Nga - Trung tâm Nghiên cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 43 Tình hình quản lý tài liệu điện tử Singapore, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cục văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005), Knew Chew Kim Gek - Phó trưởng phòng Quản lý văn thư, lưu trữ Quốc gia Singapore 44 http://www.archive.gov.vn; * * * 10 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: - Đánh giá trình học: + Dự lớp: 80% tổng số tiết + Thảo luận theo nhóm + Thuyết trình trước lớp - Đánh giá thi hết học phần 11 Thang điểm đánh giá: 10 (mười), điểm đạt từ trở lên 12 Nội dung môn học Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử a Khái niệm tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ Trong Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử góc độ lưu trữ Uỷ ban tài liệu điện tử thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế đưa khái niệm tài liệu sau: Một tài liệu thông tin được ghi lại, được làm hay nhận được trình triển khai (bắt đầu), thực hay hoàn tất hoạt động cá nhân hay quan, tổ chức bao gồm nội dung, bối cảnh cấu trúc đủ để cung cấp chứng về hoạt động Khi xem xét khái niệm tài liệu cần quan tâm đến bối cảnh được gắn với môi trường tài liệu đó, chẳng hạn giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức đã tạo tài liệu Ở có khía cạnh khái niệm bối cảnh tài liệu: Thứ thơng tin bối cảnh có chứa tài liệu (chẳng hạn thời gian tạo lập tài liệu, chữ ký quan chức thừa hành); Thứ hai mối quan hệ tài liệu tài liệu khác fond; Thứ ba hoạt động mà tài liệu được tạo Quan niệm cấu trúc được gắn với câu hỏi tài liệu được ghi lại nào, bao gồm việc sử dụng ký hiệu, cách xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v Đối với tài liệu điện tử việc phân định rõ ràng cấu trúc vật lý cấu trúc lô gic điều cần thiết Khái niệm tài liệu được dùng không lệ thuộc vào thể loại (format) hay phương tiện ghi tin Theo quan điểm đó, tài liệu buộc phải gắn với hành động hay hoạt động được thực bởi pháp nhân (một tổ chức, quan, công ty ) hay cá nhân Hoạt động chức mà hoạt động hỗ trợ định nguồn gốc xuất xứ (provenance) tài liệu, còn tài liệu cung cấp chứng hoạt động Tất quan, tổ chức cần đến tài liệu chức hoạt động để tiếp tục thực hoạt động/công việc, để phục vụ nhu cầu chương trình để đáp ứng yêu cầu pháp lý hành Trong bối cảnh đó, mục đích việc tạo lập lưu giữ tài liệu để cung cấp chứng Bằng chứng hoạt động tác nghiệp cần thiết để minh chứng cho trách nhiệm pháp nhân hay cá nhân Theo Luật Lưu trữ năm 2011 nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: Tài liệu thông tin được ghi vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, liệu điện tử; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, bao gồm gốc, hoặc hợp pháp Phân tích định nghĩa cho thấy TLLT nột khái niệm phát sinh từ khái niệm “Tài liệu” thuộc nội hàm khái niệm “tài liệu” hiểu theo định nghĩa được ghi khoản Điều Luật Lưu trữ Ngồi có đặc điểm như: Có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; được lựa chọn để lưu trữ; gốc, hợp pháp trường hợp không còn gốc, Phân tích tổng hợp định nghĩa nêu văn nước ta cũng cơng trình tác giả nước nhà cho phép đến nhận xét chung là: định nghĩa kể trên, có khác xác định đặc điểm TLLT thống ở hai điểm khái niệm Đó là: Thứ nhất, TLLT phải có “nguồn gốc xuất xứ - quan, tổ chức, doanh nghiệp cá nhân sản sinh trình giải quyết, quản lý công việc theo qui định hợp pháp”; Thứ hai, phải “là chính, gốc, chỉ được phép thay hợp pháp trường hợp khơng còn chính, gốc tài liệu” Sự thống có ý nghĩa quan trọng bàn khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử b Khái niệm tài liệu điện tử (TLĐT), Văn điện tử (VBĐT) Khái niệm TLĐT được sử dụng nhiều vào cuối năm 1990 Trước thời gian đó, tài liệu nước nước người ta chỉ sử dụng cách rộng rãi thuật ngữ như: “Tài liệu đọc máy”, “Tài liệu vật mang từ tính”, “Tài liệu máy định hướng” thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ” Đơn cử định nghĩa thuật ngữ “Tài liệu đọc máy” - thuật ngữ được ghi tiêu chuẩn hành Nga TCNN P 51141-98 đã ghi sau: “Đó tài liệu được lập có sử dụng vật mang tin phương thức ghi ký bảo đảm việc xử lý thông tin tài liệu máy tính điện tử” Hiện cơng trình nghiên cứu cũng văn pháp lý nước có nhiều định nghĩa khác TLĐT Trước hết, ở Liên bang Nga, luật pháp nước Nga, định nghĩa (Đn) TLĐT lần đầu tiên được xuất Luật liên bang “Về chữ ký số điện tử” Đn.01: “TLĐT - tài liệu mà thơng tin được thể dạng số điện tử” Phân tích định nghĩa ta thấy không gắn kết khái niệm “TLĐT” với vật mang tin đặc biệt (ví dụ máy tính) cũng khơng gắn kết với phương tiện bảo vệ thơng tin chứng thực tác giả tài liệu (ví dụ chữ ký số điện tử) mà chỉ trọng tới phương thức biểu diễn thông tin Hệ thống thuật ngữ trao đổi điện tử thông tin được qui phạm hóa tiêu chuẩn TCNN quốc gia Nga 552292-2004 “Trao đổi điện tử thông tin Thuật ngữ định nghĩa” Bộ Công nghệ thông tin Liên lạc Liên bang Nga biên soạn, tiêu chuẩn thuộc Bộ tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin” Tiêu chuẩn dựa tiêu chuẩn quốc tế thuật ngữ lĩnh vực công nghệ thông tin, trao đổi điện tử liệu, xử lý thông tin hệ thống thông tin phân nhiệm Các tiêu chuẩn quốc tế qui định qui tắc bảo đảm phối hợp giải vấn đề liên quan tới khía cạnh xã hội vòng chu chuyển tài liệu điện tử (thông tin vụ việc, hợp đồng, giao ước qui tắc được tổ chức phê duyệt, có vấn đề tính bí mật riêng, tính chứng thực ) vấn đề thuần túy công nghệ thông tin (khả chức năng, dịch vụ chung, biên ) Chính vậy, phương pháp được tiêu chuẩn chấp thuận được TCNN 52292 phản ánh phương pháp tiếp cận đại việc phân biệt hai phương diện khác tượng: phương diện xã hội (trong trường hợp cụ thể chức năng, thơng tin, tài liệu ) phương diện công nghệ (trong trường hợp vật mang, dạng, liệu ) Phương pháp tiếp cận xuất phát từ luận điểm cho tài liệu tồn chỉ xã hội chủ thể có tư duy, thơng báo cố định thật Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm TLĐT được định nghĩa sau: Đn.02: “TLĐT hình thức biểu diễn tài liệu dạng tập hợp thực ở dạng điện tử thực liên quan qua lại tương ứng với chúng môi trường số” Sự thực TLĐT yếu tố đơn lẻ thuộc tập hợp mà tập hợp biểu diễn TLĐT, được xác định (nghĩa tồn hay tồn tại) phận môi trường điện tử số Tiêu chuẩn quốc gia có nêu thuật ngữ định nghĩa sau: “Môi trường số môi trường đối tượng lôgic được sử dụng để mơ tả (mơ hình hóa) môi trường khác (đơn cử, môi trường điện tử môi trường xã hội) sở qui luật tốn học; Mơi trường điện tử mơi trường thiết bị kỹ thuật (máy móc, phương tiện) hoạt động sở qui luật vật lý được sử dụng công nghệ thông tin xử lý, bảo quản truyền liệu” Rõ ràng định nghĩa coi điều kiện “môi trường điện tử số” điều kiện để xác định tài liệu tài liệu điện tử Quan điểm cũng được thể định nghĩa Lưu trữ quốc gia Mỹ Theo đó, Đn.03: “TLĐT tài liệu chứa thơng tin số, biểu đồ văn mà thơng tin được ghi lại vật mang máy (tức chứa thông tin được ghi ký lại ở dạng chỉ xử lý với trợ giúp máy điện toán)” Đn.04: “Tài liệu điện tử toàn tài liệu quan, tổ chức tạo định dạng điện tử, chúng được xem hệ thống thông tin điện tử được hỗ trợ phương tiện kỹ thuật điện tử” Đn.05: “Tài liệu điện tử tài liệu được tạo ra, gửi, truyền nhận được lưu trữ phương tiện điện tử” Đây khái niệm TLĐT được chấp thuận nhiều ở Mỹ Một TLĐT bao gồm thành phần: nội dung thông tin thực tế tài liệu phản ánh hoạt động quan, tổ chức; bối cảnh thông tin chỉ mối liên hệ tài liệu hoạt động quan tài liệu khác cấu trúc đặc trưng kỹ thuật tài liệu (định dạng tập tin, tổ chức liệu, cách dàn trang, siêu liên kết, tiêu đề, ghi chú) Đn.06: “Tài liệu điện tử phiên máy tính tài liệu truyền thống được tạo lưu trữ bởi quan, tổ chức” Trong văn qui phạm pháp luật Việt Nam có đề cập đến TLĐT Cụ thể, khoản 2, Điều Luật Lưu trữ đã nêu qui định “Tài liệu bao gồm văn bản, liệu điện tử” Song chưa được định nghĩa chưa được giải thích Trong văn qui phạm hành nước ta chỉ định nghĩa khái niệm văn điện tử Đn.07: “Văn điện tử văn được thể dạng thông điệp liệu” (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP) Ở khái niệm được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp liệu” với giải thích “thơng tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận được lưu trữ phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005) Tiếp tục khái niệm lại được giải thích thơng qua khái niệm “Phương tiện điện tử” với nghĩa “phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005) Trong có hai khái niệm có nội hàm rộng lại khơng được giải thích cụ thể Đó khái niệm “Thông điệp” khái niệm 10 được chuyển tải - Bổ sung mô tả lưu trữ nguồn gốc xuất xứ tài liệu bối cảnh lịch sử tài liệu được tạo sử dụng 6.4.4 Bảo quản qua giai đoạn vòng đời tài liệu Bảo quản cần được xem xét sớm tốt vòng đời tài liệu, từ giai đoạn chuẩn bị hành động thích hợp cũng phải được tiến hành giai đoạn tạo lập trì a Giai đoạn nhận thức (chuẩn bị) Bảo quản tài liệu điện tử giai đoạn chuẩn bị vấn đề quan trọng đảm bảo cho hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) thực thi (áp dụng) Quá trình bao gồm việc phân tích yêu cầu thông tin cũng việc xử lý thơng tin phục vụ cho mục đích hoạt động Q trình còn bao gồm việc lựa chọn, mua sắm cài đặt thiết bị cơng nghệ thích hợp Các u cầu chức việc quản lý tài liệu điện tử cần phải được xem xét tính đến thiết kế xác định yêu cầu kỹ thuật hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm nội dung, bối cảnh cấu trúc tài liệu được sản sinh hay giữ lại cung cấp chứng đáng tin cậy hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân - nguồn sản sinh tài liệu tài liệu lưu trữ điện tử được nhận diện bảo quản b Giai đoạn tạo lập tài liệu Đảm bảo cho tài liệu được tạo lập được nắm bắt quản lý cách thống hệ thống Nếu tài liệu hồn chỉnh đáng tin cậy khơng được nắm bắt cách thống hệ thống việc thiết kế khơng có ý nghĩa Những tài liệu thích hợp đáng tin cậy phải được tạo lập người ta cần đến chúng phải được nắm bắt, ghi lại hệ thống tài liệu được thiết kế cách hoàn chỉnh Do bảo quản tài liệu ở giai đoạn tạo lập đòi hỏi người có trách nhiệm phải thúc đẩy đơn vị, cá nhân thực tạo lập tài liệu c Giai đoạn bảo trì Giai đoạn bảo trì bao gồm phần còn lại vòng đời tài liệu lưu trữ Những hành động được thực liên quan tới tài liệu suốt giai đoạn hành chúng cần phải xác định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì tiếp cận khai thác tài liệu sau chúng đã thoả mãn nhu cầu hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng Tương tự vậy, bước được áp dụng để bảo quản lưu trữ phải đảm bảo tài liệu phải có đủ khả tiếp tục cung cấp chứng đáng tin cậy xác thực hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng 83 Chương CÔNG CỤ TRA CỨU THÔNG TIN TRONG LƯU TRỮ TLĐT VA CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLĐT 7.1 Công cụ tra cứu thông tin tự động lưu trữ TLĐT Khái niệm: Cơng cụ tìm kiếm thơng tin số chương trình máy tính tiếp nhận u cầu tìm kiếm thơng tin số, thực việc tìm kiếm thơng tin số gửi lại thơng tin số tìm kiếm được 7.1.1 Cơng cụ tra cứu thơng tin tự động Công cụ truy vấn liệu, tên ngắn cơng cụ tìm kiếm (search tool), loại chương trình tiện ích được nhiều trang web hay phần mềm ứng dụng hỗ trợ nhằm giúp cho người dùng tìm kiếm cụm từ, viết, đề tài, tập tin, hay liệu được cung cấp bởi trang web hay bởi phần mềm ứng dụng cách nhanh chóng đầy đủ Do khác chức mục đích cơng cụ truy tìm Cơ chế hoạt động cơng cụ tìm kiếm khác nhiều Tuy nhiên, ngun tắc chung là: • Cơng cụ tìm kiếm dựa sở liệu • Cơ sở liệu được thiết lập từ tất từ có mặt tệp hay văn cách chỉ số hoá (indexing) từ • Khi có u cầu (request) cơng cụ tìm kiếm dựa chỉ số tương ứng truy ngược văn nguồn Đồng thời máy dùng thêm thuật toán chuyên biệt để phân định số lần xuất từ hay cụm từ văn để dùng cho phân loại, xếp hạng hay hỗ trợ phép tốn Về hình thức thường cơng cụ tìm kiếm thường được đặt chung với GUI (giao diện đồ họa) khung riêng hay menu Phần cơng cụ khung chữ (hay hộp chữ, tiếng Anh: text box) Để kiếm cụm từ, đề tài, viết, hay liệu người dùng chỉ cần gõ vào từ hay cụm từ liên quan Cụm từ được gọi từ khoá (keyword) 84 Sau nhấn nút lệnh (search) phần mềm trả danh sách văn hay trang nội dung có chứa từ khố Nếu khơng tìm báo lỗi hiển thơng báo khơng tìm thấy u cầu người dùng thực bước khác Công cụ tìm kiếm chỉ đơn giản tìm cụm từ tựa viết hay phức tạp được hỗ trợ máy truy tìm Tuỳ theo phát triển phần mềm công cụ tìm kiếm, có hỗ trợ đặc biệt Một số cơng cụ tìm kiếm có khả truy tìm lần nhiều cụm từ hay tìm cụm từ thoả mãn điều kiện khác Trong trường hợp hỗ trợ thường được tăng cường bởi phép tốn Chẳng hạn, người ta kiếm viết phải có mặt hai cụm từ lúc qua phép tốn lơgic AND (còn được biết phép tốn lơgic +) 7.1.2 Chức tra cứu, khai thác thông tin hệ thống thông tin  Khả tìm kiếm tồn văn (full-text search) tìm kiếm sâu nội dung tài liệu 85  Tìm kiếm theo tiêu chí lựa chọn 86 7.2 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLĐT Sư dụng tài liệu lưu trữ điện tư (Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP) Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử được thực tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thơng tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trang tin điện tử quan, tổ chức Khuyến khích việc thực dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối sử dụng mạng diện rộng 7.2.1 Đặc điểm công tác tổ chức sử dụng TLĐT Ưu điểm việc sử dụng tài liệu điện tử - Vào thời gian nào, nhân viên chức tiếp cận được thơng tin; - Dễ dàng thực kiểm tra tiếp cận; - Phân phát thông tin được thực tức thì, dễ dàng kiểm tra in tài liệu giấy; - Có khả tiếp cận tài liệu ở cách xa lãnh thổ; - Có thể đơn giản hiệu loại bỏ tài liệu đã hết hạn sử dụng Môi trường điện tử đem lại hội cũng thách thức việc 87 thực hợp phần chức lưu trữ liên quan tới vấn đề tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu Xét hội, nay, có nhiều loại cơng cụ khác để xác định tiếp cận khai thác tài liệu điện tử từ xa Vì vậy, người làm lưu trữ cũng người nghiên cứu không thiết phải có mặt nơi bảo quản tài liệu Do đó, nhiều trường hợp, việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho (nơi bảo quản) tập trung để phục vụ khai thác sử dụng quản lý việc sử dụng tài liệu khơng còn thực cần thiết (tuy nhiên, cũng có vấn đề khác cần phải tính tới việc bảo đảm an tồn tài liệu buộc phải làm theo phương pháp cũ) Điều có tác động định xét khía cạnh tranh luận vấn đề có trực tiếp bảo quản tài liệu kho lưu trữ hay khơng đã được trình bày ở chắn dẫn tới phát triển quan điểm phương pháp luận tốt lĩnh vực tiếp cận khai thác sử dụng chức lưu trữ Xét thách thức, chúng xuất phát từ vấn đề phức tạp liên quan tới việc bảo quản tài liệu điện tử đã được trình bày ở trên, cũng tác động nhà lưu trữ tổ chức lưu trữ tri thức mà hai cần phải nắm bắt Có thể thấy rằng, cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu công tác tổ chức tồn cơng việc liên quan đến việc đáp ứng cách kịp thời, đầy đủ, xác nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ quan, cá nhân13 Công tác khai thác phần việc cuối công tác lưu trữ, phản ánh kết khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng sở liệu, Mục đích cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, ; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác; cung cấp nguồn tư liệu xác để nghiên cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động cấp, ngành Với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin thực tiễn đã sản sinh loại hình tài liệu Đó tài liệu điện tử Nội dung thông tin mà tài liệu điện tử phản ánh đa 13 TS Nguyên Lệ Nhung, Khai thác sử dụng tài liệu điện tử, nguồn: http://www.luutruvn.gov.vn 88 dạng phong phú hoạt động đa dạng phong phú quan, tổ chức nhà nước Cũng giống tài liệu ghi chất liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng thông tin hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin hoạt động nghiên cứu, thông tin hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống thông tin được ghi giấy đọc được mắt thường tài liệu điện tử, thơng tin được ghi ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, thiết bị lưu trữ chỉ khai thác, sử dụng được thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Cùng với phát triển công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày tăng Để đưa được ý kiến ban đầu nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, sau thông tin khả phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử cũng nguyên tắc tiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù Thực trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm hai phía cung cầu Tài liệu lưu trữ tạo nên phần cung còn yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu phần cầu Cơng nghệ máy tính phương tiện để cung cấp tài liệu cho người có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Phía cung chức tiếp cận khai thác tài liệu có tính chất xác định cố định Tài liệu lưu trữ phải được giữ lại nguyên trạng được sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân giá trị chúng được quan lưu trữ lựa chọn, đánh giá Việc cung cấp bị giới hạn bởi nhu cầu hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu, đồng thời mơ hình tổ chức, quy trình hoạt động quan để thực chức nhiệm vụ cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến việc cung cấp tài liệu cho nhu cầu khai thác, sử dụng Nhu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử đa dạng, phong phú Vào thời điểm xác định cũng có nhiều loại yêu cầu tính chất u cầu cũng thay đổi theo thời gian Những yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử quan, tổ chức nảy sinh từ trình hình thành tài liệu; nhiên, cũng phải nói thực chất, đa số yêu cầu độc lập với mục đích ban hành bảo quản tài liệu điện tử Mục tiêu cụ thể yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu điện tử nhằm khai thác, sử dụng thông tin chứa đựng tài liệu Tính chất chứng tài liệu yếu tố định trường hợp vậy, bởi lẽ việc hiểu xác thông tin 89 chứa đựng tài liệu điều khơng thể thực được khơng hiểu được tính chất thơng tin tài liệu tài liệu đích thực Cơng nghệ thông tin - phương tiện để tiếp cận khai thác tài liệu thay đổi theo thời gian thay đổi công nghệ thông tin tác động tới khả tiếp cận khai thác được tài liệu cũng nhu cầu khai thác Tài liệu điện tử trở nên tiếp cận khai thác được chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời Hơn nữa, công nghệ thông tin cung cấp phương tiện tiếp cận khai thác nhanh linh hoạt người nghiên cứu muốn sử dụng cơng cụ để khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Có thể tin số lượng nhà nghiên cứu tăng công nghệ làm cho khả tiếp cận khai thác tài liệu từ xa ngày trở nên phổ biến hiệu mặt chi phí Cuối cùng, hy vọng yêu cầu ngày cao nhà nghiên cứu muốn tận dụng hội mà công nghệ thông tin đem lại việc tiếp cận khai thác tài liệu làm cho lưu trữ có vai trò trung gian cho việc tiếp cận khai thác tài liệu Như vậy, chức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử được nhìn nhận chức cung ứng đối tượng cố định cho thị trường thay đổi đa dạng Để đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu cách hữu hiệu, chức tiếp cận khai thác phải thích ứng với thay đổi nhu cầu tận dụng được ưu điểm lợi tiến khoa học công nghệ Đồng thời, chức còn phải có khả bảo đảm tính xác thực sản phẩm mà cung cấp Để giải tình trạng trên, đòi hỏi phải có kiểm sốt tri thức thích hợp tài liệu, phương pháp bảo đảm tiếp cận khai thác thích ứng kịp thời trước thay đổi nhu cầu công nghệ Tiền đề cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm tài liệu ln ở tình trạng sẵn sàng tiếp cận hiểu được Ngoài ra, phương pháp được áp dụng, xét khía cạnh nội dung, cấu trúc bối cảnh tài liệu phải bảo đảm chúng được cung cấp ở dạng xác thực Kiểm soát tri thức Sự kiểm soát tri thức bảo đảm khả tiếp cận khai thác tài liệu thông qua việc xác định mơ tả tài liệu Bằng cách đó, kiểm soát tri thức xác định rõ yêu cầu việc tiếp cận khai thác tài liệu xác thực (Thông tin còn được sử dụng cơng cụ kiểm sốt định việc lưu giữ chuyển đổi tài liệu điện tử qua hệ công nghệ) Việc mô tả tài liệu điện tử, cũng tài liệu nói chung, cần phải bao gồm 90 thông tin bối cảnh metadata Thông tin bối cảnh, tài liệu được tạo lập bao gồm mục đích việc tạo lập tài liệu, tác giả tài liệu, chức hoạt động mà qua q trình tài liệu được hình thành; hồn cảnh/điều kiện lịch sử có ảnh hưởng đến việc tạo lập hay trì tài liệu Metadata liệu kỹ thuật tài liệu điện tử, chẳng hạn liệu mô tả tổ chức cấu trúc bên tài liệu quy tắc điều chỉnh việc bổ sung, xoá bỏ hay thay đổi tài liệu việc diễn giải nội dung tài liệu Việc nhận diện hay xác định tài liệu bắt đầu việc xác định phương tiện vật lý mà tài liệu được lưu trữ tệp cụ thể được ghi đơn vị vật mang tin Đối với tài liệu điện tử, việc nhận diện còn đòi hỏi phải chỉ được mối quan hệ tài liệu tệp vật lý (thực thể) được ghi vật mang tin Đó mối quan hệ đơn giản, 1-1 (chẳng hạn thư được lưu dạng tệp xử lý văn riêng biệt) Nhưng mối quan hệ cũng phức tạp (ví dụ, báo cáo văn phức hợp được lưu nhiều tệp thực thể khác nhau) Mức độ xác định cần thiết, chưa đủ chưa phù hợp với mục tiêu kiểm soát tri thức Để hỗ trợ cho người sử dụng xác định được tài liệu có, tài liệu có đáp ứng được yêu cầu họ hay khơng đòi hỏi phải có kiểm sốt tri thức mô tả nội dung, bối cảnh cấu trúc tài liệu Việc mô tả tài liệu điện tử đòi hỏi phải xác định cách đầy đủ xác cấu trúc bên tài liệu mối quan hệ tài liệu Trong trường hợp văn ở dạng ASCII đơn giản việc mơ tả cấu trúc bên chỉ cần mơ tả thể loại văn (như thư tín, kế hoạch, báo cáo ) Trong trường hợp phức tạp việc mơ tả cấu trúc bên bao gồm thông tin kỹ thuật cấu trúc được thể tệp thực thể hoạt động xử lý cần có để thực cấu trúc tài liệu được tiếp cận khai thác (chẳng hạn văn mà cấu trúc bên theo mã SGML (Standard Generalired Mark up Language) điều cần thiết phải có định nghĩa mã được sử dụng thực tế thông tin chỉ dẫn để tiếp cận khai thác văn phải có phần mềm dịch mã cho văn hiển thị vốn có) Còn trường hợp phức tạp cấu trúc bên khơng được thể tệp có chứa nội dung tài liệu Thay vào đó, cấu trúc được đưa vào thời điểm tiếp cận khai thác (chẳng hạn tệp CSDL chứa đựng chuỗi liên tiếp liệu khơng có mã để chỉ dẫn nơi tài liệu 91 liệu hay phần tử liệu bắt đầu tài liệu/phần tử liệu khác kết thúc Cấu trúc lơ gíc tệp liệu được mơ tả tệp khác tệp xác định sơ đồ xếp tài liệu lơ gíc) Trong trường hợp vậy, việc mô tả cần phải xác định được loại liệu cấu trúc cần phải có, tìm thấy chúng ở đâu cần phải xử lý để áp dụng cấu trúc mà tài liệu được tiếp cận khai thác Một số thông tin cần thiết để xác định mơ tả tài liệu điện tử được tìm thấy tài liệu quan sản sinh tài liệu Các thông tin mô tả khác phải được tạo lập theo tiêu chuẩn lưu trữ, trường hợp mà hệ thống hay nhóm tài liệu liên quan vượt ngồi ranh giới quan, tổ chức Mỗi lưu trữ có đòi hỏi riêng việc kiểm soát tri thức tài liệu Tuy nhiên, tất trường hợp, kiểm soát tri thức vấn đề thiết yếu tài liệu điện tử Kiểm soát tri thức tài liệu điện tử còn đòi hỏi việc xác định giới hạn pháp lý liên quan đến tài liệu Khả thích ứng trước thay đổi Cũng giống công nghệ được dùng để tạo lập lưu trữ tài liệu, hệ thống được xây dựng để cung cấp việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ trở nên lạc hậu Tốc độ lạc hậu nhanh chóng hệ thống tiếp cận khai thác chắn phụ thuộc vào áp lực kỳ vọng ngày cao người sử dụng Cùng với phát triển công nghệ, người sử dụng ln muốn nhận được nhiều tiện ích từ khả ngày được cải tiến nâng cao việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử Để đáp ứng được đòi hỏi người sử dụng hệ thống tiếp cận khai thác tài liệu phải được nghiên cứu xây dựng với tính tốn linh hoạt Việc thiết kế hệ thống tiếp cận khai thác có khả thích nghi còn tạo điều kiện cho lưu trữ đáp ứng kịp thời yêu cầu thay đổi người nghiên cứu Để thích ứng với đòi hỏi thay đổi theo thời gian người sử dụng việc sử dụng cơng cụ chung phần mềm tra tìm tồn văn tài liệu văn phần mềm tra tìm liệu mạnh sở liệu thay chương trình tra tìm chỉ hướng tới seri tài liệu riêng lẻ làm cho việc điều chỉnh hệ thống tiếp cận khai thác trở nên dễ dàng Những công việc liên quan đến tiếp cận khai thác xuyên suốt vòng đời tài liệu a Giai đoạn chuẩn bị Việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử, cũng hoạt động khác 92 chức lưu trữ, cần được xem xét giải sớm tốt vòng đời tài liệu Lý tưởng nên bắt đầu từ giai đoạn chuẩn bị Các phương pháp xác định hay nhận diện tiếp cận tài liệu lưu trữ cần phải được xác định rõ sớm tốt đưa vào thiết kế hệ thống Việc thiết kế cần phải xác định rõ tất loại tài liệu lưu trữ, kể metadata thông tin kỹ thuật cần thiết khác để tra tìm diễn giải tài liệu cũng tài liệu ghi lại hoạt động tác nghiệp cơng việc Hệ thống được thiết kế để tiêu chuẩn hoá tự động hoá việc tạo metadata thông tin bối cảnh Những hạn chế tiếp cận khai thác tài liệu cũng cần được chỉ rõ việc thiết kế hệ thống cần có biện pháp thiết thực hiệu khắc phục hạn chế Việc lập kế hoạch cho toàn vòng đời hệ thống cũng cần phải tính đến việc xố bỏ hạn chế chúng không còn cần thiết Khi mà tài liệu lưu trữ được đánh giá ở giai đoạn chuẩn bị hệ thống được thiết kế cho yêu cầu tiếp cận khai thác lâu dài chỉ được áp dụng tài liệu cần phải được giữ lại bảo quản, nhu cầu công việc thực tiễn trước mắt quan b Giai đoạn hình thành tài liệu Cũng việc đánh giá bảo quản, mà yêu cầu lưu trữ được xem xét giải ở giai đoạn chuẩn bị, việc hình thành trì bảo quản tài liệu cần phải được giám sát cho tác nghiệp cụ thể phải tuân theo định được đưa ở giai đoạn chuẩn bị còn để nhận biết cải tiến đòi hỏi định phải được xem xét, đánh giá lại Điều đặc biệt quan trọng tài liệu lưu trữ phải được nhận diện, xác định chúng được hình thành; thông tin bối cảnh metadata cần thiết phù hợp phải được nắm bắt, gắn kết với tài liệu c Giai đoạn trì, bảo quản Khi mà yêu cầu lưu trữ được xem xét giải giai đoạn chuẩn bị được gắn kết vào việc thiết kế hệ thống, tác nghiệp bảo đảm khả tiếp cận lâu dài suốt giai đoạn trì bảo quản việc thực thi thiết kế làm theo kế hoạch đã được xây dựng từ trước Cần phải tiến hành bước tích cực để bảo đảm rằng, thông tin bối cảnh metadata cần thiết được cung cấp việc thiết kế hệ thống được giữ lại suốt thời gian tồn tài liệu Nếu trước tài liệu chưa được đánh giá tồn tài liệu hệ thống phải được trì bảo quản tồn Tương tự vậy, phương pháp nhận 93 diện, xác định mô tả tài liệu không được gắn kết vào thiết kế hệ thống chúng phải được xây dựng sau Thông tin bối cảnh metadata cần thiết để tra tìm diễn giải tài liệu khó khơng thể thiết lập được yêu cầu không được quan tâm ý tới từ đầu Việc tiếp cận khai thác được thực giai đoạn trì bảo quản vòng đời tài liệu Một tài liệu được trì, bảo quản để phục vụ cho mục đích hành hệ thống quản lý tài liệu quan việc tiếp cận khai thác được bảo đảm bởi hệ thống Tuy nhiên, điều mong muốn việc thực tiếp cận khai thác tài liệu bên hệ thống hành nhằm bảo đảm hiệu hoạt động hệ thống, bảo vệ hệ thống khỏi nguy phát sinh từ việc cho phép cá nhân bên quan sử dụng tài liệu Điều thực được cách tách biệt tài liệu lưu trữ khỏi hệ thống hành, tạo tài liệu tài liệu lưu trữ còn giá trị hành Việc kiểm soát tri thức tài liệu điện tử đã được chuyển giao vào kho lưu trữ cần phải kết hợp việc kiểm soát tri thức tài liệu liên quan khác lưu trữ Những thông tin bối cảnh metadata liên quan mà quan sản sinh tài liệu tạo cũng cần phải được chuyển giao cho lưu trữ với tài liệu Khi tài liệu điện tử chưa được chuyển giao vào lưu trữ cần phải thiết lập trì việc kiểm soát tri thức ở mức cần thiết, để giám sát việc bảo quản khả tiếp cận khai thác tài liệu cách liên tục Lưu trữ cần phải nỗ lực để tạo lập trì hệ thống thống thơng tin toàn tài liệu lưu trữ cho dù chúng được bảo quản ở đâu, cho người sử dụng có đủ điều kiện để khai thác, sử dụng được tất tài liệu mà họ cần 7.2.2 Các hình thức tổ chức sử dụng TLĐT Cần xem xét phương thức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử không còn được tiếp tục bảo quản hệ thống quản lý tài liệu - mà quan sản sinh đã lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu công việc Để đáp ứng nhu cầu tiếp cận khai thác quan sản sinh tài liệu tài liệu được lưu giữ hệ thống quản lý tài liệu ban đầu tiếp cận khai thác được thơng qua phương tiện mà hệ thống đã cung cấp Có phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử không còn được bảo quản hệ thống quản lý tài liệu ban đầu: (1) dùng phương tiện mang tin thực thể; (2) được cung cấp qua phương tiện truyền thông, (3) trực tuyến hệ thống máy tính a Sư dụng phương tiện mang tin thực thể 94 Có thể cung cấp tài liệu điện tử cho nhà nghiên cứu phương tiện mang tin kỹ thuật số Các phương tiện được sử dụng cho mục đích cần phải thuận tiện cho nhà nghiên cứu sử dụng Khi mà yêu cầu tài liệu nhận được từ quan, tổ chức hay công ty phương tiện phù hợp tài liệu được dùng máy tính lớn hệ thống máy tính lớn khác, thường ở dạng băng từ Đối với nhà nghiên cứu, người sử dụng máy tính cá nhân đĩa mềm phù hợp lượng nhỏ tài liệu CD-ROM lượng tài liệu lớn Khi mà được cung cấp phương tiện kỹ thuật số phần cứng phần mềm cần thiết để truy nhập sử dụng tài liệu thường nhà nghiên cứu tự chịu trách nhiệm Lưu trữ cung cấp dịch vụ khác việc chụp theo cách 1-1 tệp kỹ thuật số có chứa nhiều tài liệu điện tử Những dịch vụ bao gồm việc cho phép yêu cầu chỉ chọn lọc phần toàn tệp sau tạo riêng phần đã được chọn Các dịch vụ khác cần đến để tạo tài liệu được lưu giữ tệp Một số nhà nghiên cứu khơng có điều kiện tiếp cận tới máy tính hay phần mềm phù hợp để truy nhập tài liệu điện tử Đối với khách hàng việc cung cấp vật mang tin giấy hay microfilm thực tế Phương pháp có tất nhược điểm vốn có việc sử dụng phương tiện mang tin “cứng” đó; nữa, còn có số loại tài liệu điện tử sở liệu phức tạp biểu diễn chúng cách xác thực ở dạng (format) tuần tự theo chiều dọc Mặc dù vậy, việc tạo cách in phù hợp số loại yêu cầu định trường hợp lượng định liệu từ sở liệu hay tài liệu dạng văn Việc cung cấp ở dạng vi hay cách in đòi hỏi khả định dạng đầu tài liệu điện tử ở dạng mà người đọc được b Cung cấp thông qua phương tiện truyền thơng Sự phát triển nhanh chóng Internet đã làm cho việc sử dụng mạng điện tử để cung cấp tài liệu điện tử trở thành phương pháp ngày hấp dẫn Nếu lưu trữ hay nhà cung cấp tài liệu khác tiếp cận được tới Internet hay phương tiện truyền thơng kỹ thuật số dạng quay số đó, phương pháp giống với phương pháp cung cấp phương tiện mang tin kỹ thuật số Việc sử dụng phương tiện truyền thơng có điểm ưu việt 95 định so với phương tiện mang tin kỹ thuật số Người ta không cần phải mua hay lưu trữ phương tiện mang tin Ngồi ra, cũng khơng cần phải đóng gói chuyển gửi phương tiện tới nhà nghiên cứu, kiểm tra việc thất lạc thứ đã gửi hay giải vấn đề liên quan tới hư hỏng trình vận chuyển Việc cung cấp thông tin qua mạng thường nhanh chóng đáng tin cậy c Tiếp cận sư dụng trực tuyến Tiếp cận sử dụng trực tiếp tài liệu điện tử được thực qua hệ thống máy tính đặt sở lưu trữ hay sở nghiên cứu khác thông qua phương tiện viễn thông, qua Internet hay phương tiện truyền thông kỹ thuật số khác Phương pháp đòi hỏi quan lưu trữ hay nhà cung cấp khác phải có nguồn lực máy tính đầy đủ thích hợp cho việc tra tìm, xử lý hiển thị tài liệu Ngoài ra, phương pháp còn đòi hỏi cung cấp trợ giúp kỹ thuật cho nhà nghiên cứu sử dụng hệ thống Việc sử dụng hệ thống nơi mà việc tiếp cận khai thác được cung cấp có sẵn phương tiện thiết bị được bố trí lưu trữ hay sở nghiên cứu chắn dễ quản lý cung cấp, bảo đảm việc tiếp cận hệ thống qua phương tiện truyền thông Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện truyền thông cho phép nhà nghiên cứu tiếp cận với tài liệu mà khơng bị lệ thuộc vào nơi tài liệu được lưu trữ không thiết phải tới sở lưu trữ Các phương tiện truyền thông còn mở khả nhiều nhà nghiên cứu đồng thời tiếp cận sử dụng tài liệu trường hợp hệ thống đóng Tuy nhiên, việc thực hoá khả phụ thuộc vào nguồn lực máy tính có sẵn cho việc tiếp cận khai thác từ xa Tiếp cận sử dụng trực tuyến, cho dù được thực chỗ hay thông qua phương tiện truyền thông, không thiết tài liệu phải được trì bảo quản mạng Các yêu cầu tiếp cận khai thác tới seri tài liệu lưu trữ thường xuyên nên việc lưu trữ trực tuyến mạng lãng phí khơng cần thiết Chỉ trì mạng thông tin cấp mô tả tài liệu có tạo điều kiện cho họ cân nhắc đưa định việc họ cần khai thác tài liệu Như đã trình bày, có phương pháp bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử: (1) dùng phương tiện mang tin thực thể; (2) được cung cấp qua phương tiện truyền thông, (3) trực tuyến hệ thống máy tính Các phương pháp được sử dụng kết hợp theo nhiều nguyên tắc khác tuỳ thuộc vào đặc tính tài liệu, chất nhu cầu khai thác nguồn lực quan lưu trữ chịu trách nhiệm khai thác sử dụng 96 tài liệu Tuy nhiên, cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử cho khai thác sử dụng chứa đựng nhiều rủi ro như: Cơ sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa… Chính vậy, cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thông tin quan phải có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử bởi hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín đảm bảo cho tài liệu được quản lý an toàn với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc 97 ... CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử a Khái niệm tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ Trong Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử góc độ lưu. .. hệ môn học lưu trữ TLĐT với môn khoa học liên quan - Với Lưu trữ học: Lưu trữ học môn tổng quan chung khâu chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ, khâu nghiệp vụ sở để vận dụng công 20 tác lưu. .. CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC Ngành đào tạo: Lưu trữ học Quản trị văn phòng Khối kiến thức: Giáo dục chuyên nghiệp ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MƠN HỌC Tên mơn học: Lưu trữ tài liệu điện tư Số tín chỉ: (30