BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

42 BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƢƠNG ĐẢNG ThS Bùi Công Cư ng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1 Bối cảnh và thực trạng quản lý tài liệu điện tử Bối cảnh Dưới gó.

BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƢƠNG ĐẢNG ThS Bùi Công Cư ng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Bối cảnh thực trạng quản lý tài liệu điện tử Bối cảnh: Dưới góc độ quản lý nhà nước, hình thành tài liệu điện tử (tài liệu số) làm cho hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm Đó ưu vượt trội hình thành văn điện tử mơi trường điện tử; kết nối quan, tổ chức quan nhà nước với cách xa địa lý đảm bảo trình giải văn bản, tìm kiếm, xử lý thơng tin diễn nhanh chóng, thuận lợi hiệu Việc ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ tạo sở pháp lý cho việc sử dụng tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử quan, tổ chức Trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử xem có tính tất yếu, khách quan hoạt động quản lý quan, tổ chức Điều đặt yêu cầu trách nhiệm quan, tổ chức phối hợp chặt chẽ nhà quản lý, chuyên gia công nghệ thông tin, người làm công tác hành cơng tác lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận tài liệu điện tử theo phương thức mới, đại Lưu trữ bảo quản tài liệu số phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan nhiệm vụ đặt để giải quốc gia, trực tiếp trung tâm lưu trữ Bảo quản, lưu trữ tài liệu điện tử liên quan tới hoạt động như: quản lý nguồn thông tin số lâu dài; trì tồn cơng cụ máy tính đọc tập tin (file) bảo vệ chúng khỏi lỗi thời công nghệ; lưu giữ lâu dài, nguyên vẹn nguồn tài liệu số theo thời gian với phương tiện có khả phục hồi sử dụng 42 Phổ biến trung tâm lưu trữ giới phát triển giải pháp lưu trữ tài liệu số bối cảnh lượng thông tin số ngày tăng nhanh qua năm, cơng nghệ lưu trữ mang tính định cho việc thu thập, bảo quản xử lý số thơng tin cho hiệu Những thay đổi xu hướng phát triển kho tài liệu diễn đồng thời với việc áp dụng công nghệ thông tin Các trung tâm lưu trữ giới phổ biến xây dựng chiến lược phát triển dài hạn (Strategy Plan) sách (Preservation Policy) phát triển kho tài liệu theo hướng chuyển đổi số bảo quản lâu dài tài liệu số cho sử dụng tương lai Thực trạng: Chuyển đổi số xu chung thư viện, lưu trữ giới, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông tin cho người dùng lúc, nơi, không phân định không gian, thời gian Quá trình xây dựng thư viện số, thư viện ảo, thư viện điện tử …đã phát triển nước phương Tây từ năm 90 kỷ XX Tại Việt Nam, vấn đề thư viện số, lưu trữ số quan tâm từ 10 năm trở lại Và nhiều quan, tổ chức, thư viện, lưu trữ triển khai đề án, dự án, chương trình số hóa tài liệu nhằm hướng đến mục tiêu sử dụng, phục vụ thông tin thuận lợi bước đầu hình thành kho thơng tin số Tuy nhiên, vấn đề bảo quản lâu dài nguồn tài nguyên số chưa xác định rõ mục tiêu số hóa Tại Lưu trữ Lịch sử Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương triển khai xây dựng hệ thống sở liệu để quản lý tài liệu điện tử số hoá tài liệu lưu trữ, bước đầu hình thành kho lưu trữ số Trong năm 1999 - 2002, Cục Lưu trữ triển khai thí điểm số hóa tài liệu cho mục đích bảo hiểm CD-ROM với khoảng 11.000 trang tài liệu, sử dụng định dạng chuẩn BMP (dung lượng 5MB/file) Trong giai đoạn 2001 - 2010, Cục Lưu trữ triển khai xây dựng sở liệu quản lý tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, đánh máy 60.000 trang tài liệu (.doc) số hoá khoảng 35.000 trang tài liệu định dạng JPG (dung lượng 200KB/file) gắn sở liệu cho mục đích khai thác 43 Trong giai đoạn 2009 - 2013, Cục Lưu trữ nghiên cứu trình Văn phịng Trung ương Đảng ban hành Đề án xây dưng Kho lưu trữ điện tử Trung ương Đảng Giai đoạn đầu Đề án (2013 - 2016), Cục Lưu trữ triển khai Dự án xây dựng Phần mềm kho lưu trữ điện tử triển khai số hóa 60.000 trang tài liệu, đồng thời theo định dạng, định dạng TIFF (25MB/file) cho tệp chủ (Master files) để mục đích bảo hiểm lâu dài định dạng PDF (500KB/file) cho tệp giao dịch (Delivery files) cho sử dụng Hiện nay, Cục Lưu trữ triển khai Dự án số hóa giai đoạn 2019 2022 với triệu trang tài liệu Đồng thời, Cục Lưu trữ xây dựng trình Văn phịng Trung ương Đảng phê duyệt chủ trương Dự án nâng cấp Phần mềm kho lưu trữ điện tử giai đoạn 2020 - 2024 Về thu thập liệu tài liệu điện tử Trong giai đoạn 2015 - 2020, Cục Lưu trữ thu thập số lượng lớn liệu hồ sơ tài liệu điện tử từ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trung ương Đảng (ngoài dạng tài liệu truyền thống trước như: giấy, ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình) Ví dụ, Văn phịng Trung ương Đảng hàng năm giao nộp sở liệu quản lý công văn với bình quân khoảng 31.000 ghi tài liệu/năm, gắn kèm có tệp số hóa (PDF), tệp văn có chữ ký số (PDF, PDF/A) khoảng 500GB tài liệu ghi âm số họp Trung ương Ngồi ra, cịn nhiều loại tài liệu khác dạng như: ảnh số, ghi hình số… Đi theo loại hình tài liệu điện tử đa dạng kiểu tệp định dạng khác với nhiều phương tiện lưu trữ kèm như: đĩa quang CD, DVD, ổ cứng ngoài, USB… Các phương tiện lưu trữ dạng có tuổi thọ thiết bị thấp (bình qn 01 - 02 năm) nên khơng thể bảo quản lâu dài Hạn chế: Bên cạnh kết đạt được, Cục Lưu trữ gặp phải khó khăn việc lưu trữ tài liệu điện tử, cụ thể : - Qua giai đoạn triển khai ứng dụng quản lý tài liệu lưu trữ, Cục Lưu trữ chưa quán mục tiêu số hóa, chưa dung hịa mục đích sử dụng bảo quản,dẫn đến hình thành nhiều loại hình tài liệu điện tử (gồm nhiều loại định dạng với nhiều phiên bản, đặc tính ảnh khác nhau) tác động đến việc di trú, chuyển đổi định dạng cho mục đích sử dụng với cơng 44 nghệ bảo hiểm để trì sử dụng lâu dài Năm 2015, chuyển đổi định dạng cũ BMP, JPG sang định dạng TIF (cho bảo hiểm lâu dài) định dạng PDF (có tích hợp chữ kỹ số cho chứng thực để phục vụ khai thác) cho kết sau: Đối với định dạng BMP (dung lượng 5MB/file) đáp ứng yêu cầu chất lượng chuyển đổi; Đối với định dạng JPG (dung 200KB/file) cho chất lượng số hóa sử dụng kỹ thuật nén liệu, không sử dụng nên phải số hóa lại - Việc trì nhiều loại định dạng khác lâu dài gây chi phí phát sinh lớn vấn đề lưu giữ sử dụng Do đặc tính tài liệu số, định dạng thơng thường địi hỏi chương trình riêng biệt để hiển thị xử lý Hiện nay, việc trì phần mềm chun dụng cho trình diễn (hiển thị), xử lý ảnh cho định dạng với phiên cũ (BMP JPG) gây khó khăn lâu dài như: vấn đề kinh phí mua quyền phần mềm chuyên dụng lần mà diễn định kỳ; việc sử dụng phần mềm miễn phí khơng đảm bảo chất lượng sử dụng phần mềm miễn phí trực tuyến gây rủi ro bị chép… Ngồi ra, chi phí lưu giữ lớn, bao gồm chi phí phần cứng để trì nâng cấp định kỳ; chi phí nhân cơng cho việc bảo trì quản lý… Vì vậy, việc giảm thiểu số lượng định dạng kho lưu trữ có ý nghĩa giá trị kinh tế - Đối với tệp văn có chữ ký số (PDF/A), hình thành từ năm 2016 đến 2021 trở hết thời hạn xác thực chữ ký số, vấn đề đảm bảo tính xác thực, tồn vẹn lâu dài liệu số tác động trực tiếp tới Cục Lưu trữ (cơ quan lưu trữ) Ban Cơ yếu Chính phủ (cơ quan cung cấp giải pháp công nghệ) phải phối hợp giải Thách thức bảo quản tài liệu điện tử Hiện nay, thách thức việc bảo quản tài liệu điện tử là: công nghệ bị lạc hậu nhanh chóng mối đe doạ hay gây tổn hại vật lý Như vậy, công nghệ lạc hậu không bảo đảm cho nguồn tài liệu số sử dụng lâu dài phương tiện vật lý như: thiết bị hay phương tiện lưu giữ bị thay phiên mới, phần cứng phần mềm để lưu giữ truy cập nguồn tài liệu điện tử không ngừng nâng cấp, định dạng tập tin phần mềm mã hố số ln thay đổi nâng cấp liên tục 45 tập tin cũ (nếu không di trú) đọc (sử dụng) phiên phần mềm Theo thống kê thực tế, hàng năm có nhiều phần cứng, phần mềm tạo biến cơng ty tạo chuyển sang cơng nghệ mà khơng tương thích với cơng nghệ cũ, cơng ty biến sản phẩm Một sản phẩm công nghệ thông tin thường lạc hậu sau 18 tháng, ví dụ định dạng tài liệu thời gian tồn ứng dụng phần mềm theo để tạo định dạng tập tin tài liệu đặc thù năm; với phần cứng phần mềm máy tính có thời gian tồn ngắn so với thời gian tồn cơng nghệ lưu trữ địi hỏi thường 10 năm lâu Mối đe doạ vật lý thách thức tài liệu điện tử Các tác động vật lý gây nguy hại phá huỷ khả đọc tài liệu điện tử như: thiết bị lưu giữ không phù hợp cho bảo quản lâu dài, môi trường lưu giữ (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi bẩn, …), thảm hoạ tự nhiên, sở hạ tầng lỗi, trì phần mềm khơng tương xứng, lỗi sử dụng… Việc bảo quản tài liệu điện tử thách thức đáng kể cho quan tổ chức lưu trữ Mục tiêu quan trọng lưu trữ số bảo quản lâu dài tài liệu điện tử cho sử dụng tương lai Vấn đề quản lý rủi ro tài liệu điện tử cần xem xét nhiều phương diện khác như: cơng nghệ, mơi trường, kiểm sốt chất lượng, qui trình nghiệp vụ quản lý… X t góc độ nguy đối tài liệu điện tử (tài liệu số): - Lỗi vật mang tin: Tất vật mang tin gặp vấn đề chất lượng xuống cấp theo thời gian, làm cho phục hồi bit thông tin lưu trữ, dẫn đến mát thơng tin khơng thể phục hồi, ví dụ hỏng đĩa từ Các tài liệu số dễ dàng bị hỏng hóc nhiều so với tài liệu truyền thống như: sách, giấy, in Điều chúng địi hỏi nhiều tầng cơng nghệ khác trước đọc/truy cập nội dung Các tài liệu số dễ bị hỏng hóc vật lý Chẳng hạn vết xước đĩa CD làm hỏng hàng trăm sách điện tử lưu đó, vết xước khó làm hỏng sách 46 Tài liệu số cần bảo trì tích cực để trì truy cập, ta cho sách vào hịm khóa lại sau 100 năm đọc - Lỗi thiết bị: Tất thiết bị phần cứng gặp cố phục hồi phục hồi - Lỗi phần mềm: Các phần mềm tiềm tàng khả có lỗi dẫn đến vấn đề liệu lưu giữ - Lỗi truyền tin: Hệ thống giả định đường truyền phục vụ trình thu thập khai thác không lỗi Một số thống kê cho thấy nói chung 16 triệu gói tin có gói tin có lỗi khơng phát chế checksum - Lỗi dịch vụ mạng: Hệ thống cần chấp nhận hệ thống mạng bên sử dụng dịch vụ DNS, gặp lỗi - Vật mang thiết bị lỗi thời: Tất vật mang tin thiết bị gặp lỗi Ngoài chưa gặp lỗi, chúng bị lỗi thời khơng cịn phần mềm truy xuất hay thiết bị khơng cịn kết nối Vấn đề đặc biệt vật mang di động, có khả lưu trữ thơng tin lâu dài cần phải có thiết bị đọc thích hợp để truy cập Với tiến cơng nghệ, thiết bị máy tính bị lỗi thời dẫn đến tài liệu lưu vật mang cũ khơng đọc tương lai Chẳng hạn việc tìm đầu đọc đĩa mềm 5.25inch khó - Lỗi thời phần mềm định dạng: Không phần cứng thiết bị, phần mềm định dạng file lưu trữ bị lạc hậu theo thời gian nhiều nguyên nhân Chẳng hạn phiên phần mềm không hỗ trợ định dạng cũ, hãng phát triển phần mềm bị mua lại sản phẩm không phát triển Điều dẫn đến bit thông tin nguyên vẹn không giải mã - Lỗi vận hành: Các thao tác vận hành hệ thống hồn tồn gây lỗi khôi phục không Điều không ảnh hưởng đến lưu trữ số mà hệ điều hành, ứng dụng phần mềm, thiết bị mạng - Thiên tai: Các thiên tai tự nhiên lụt lội, động đất, hỏa hoạn cần đề phòng 47 - Tấn cơng từ bên ngồi: Hệ thống kết nối mạng tiềm tàng nguy bị công từ bên ngồi, bị lây nhiễm virus hay sâu máy tính - Tấn công từ bên trong: Phần lớn hệ thống máy tính liến quan đến đối tượng bên trong, có quyền truy cập khác hệ thống - Rủi ro kinh tế: Các thông tin số bị ảnh hưởng gián đoạn nguồn đảm bảo tài lớn nhiều so với tài liệu giấy Để trì, hệ thống tiêu tốn chi phí lượng, truyền thơng, quản trị hệ thống, - Rủi ro tổ chức: Khung nhìn hệ thống lưu trữ số cần bao gồm không khía cạnh cơng nghệ, kỹ thuật mà cịn khía cạnh tổ chức Các tổ chức thay đổi chức nhiệm vụ X t khả tiếp cận tài liệu số theo thời gian có khác biệt đáng kể tài liệu số tài liệu tương tự, cụ thể: + Tính phụ thuộc vào máy móc - nguồn tài nguyên số tất yêu cầu phần cứng phần mềm cụ thể để truy cập chúng + Lỗi thời cơng nghệ - Với tốc độ thay đổi phần mềm, phần cứng hệ điều hành có nghĩa khung thời gian để hoạt động thực ngắn nhiều so với tài liệu giấy Khung thời gian có lẽ có 2-5 năm, trái ngược với hàng thập kỷ chí nhiều kỷ với việc bảo quản vật liệu truyền thống Công nghệ lỗi thời thường coi mối đe dọa lớn kỹ thuật việc bảo đảm trì khả tiếp cận tài liệu số + Mất tính tồn vẹn - Dễ dàng với thay đổi mà thực với tài nguyên số nhu cầu phải thực số thay đổi để quản lý tài liệu, điều có nghĩa có thách thức liên quan đến việc trì tiếp tục tính tồn vẹn, tính xác thực tính lịch sử tài liệu + Mong manh vật mang tin - Các phương tiện truyền thông mà tài liệu số lưu giữ (như CD, DVD, băng kỹ thuật số) vốn không ổn định khơng có điều kiện bảo quản phù hợp + Bảo quản thụ động không lựa chọn - việc định rõ ưu tiên cho bảo quản nguồn tài nguyên số cấp thiết nhiều so với lưu trữ tài liệu giấy Không giống tài liệu giấy, nguồn tài nguyên số mà không chọn cho hoạt động xử lý bảo quản giai đoạn đầu tồn bị khơng sử dụng thời gian vài năm 48 + Hành động bảo quản đòi hỏi trước tạo lập - chất cơng nghệ địi hỏi cách tiếp cận quản lý theo vòng đời để dân đến việc trì nguồn tài nguyên số Một chương trình liên tục quản lý hoạt động cần thiết từ thiết kế giai đoạn tạo lập hệ thống trở đi, bảo quản tài nguyên số hệ thống thành cơng Điều dẫn đến cần thiết phải hợp tác nhiều tổ chức, thay đổi công nghệ thông tin truyền thống ranh giới quản lý thông tin tổ chức Như vậy, tài liệu số bị nguy hiểm hai lý chính, thứ tính khơng bền vững vật mang tin, thứ hai liên quan đến việc trình diễn (đọc) tập tin số liên đới phụ thuộc vào ứng dụng phần mềm hay phần cứng có liên quan Vì vậy, vấn đề bảo quản tài liệu số gồm: tuổi thọ phương tiện lưu trữ, tuổi thọ phần cứng, phần mềm lạc hậu Bảo quản tài liệu điện tử Lƣu trữ lịch sử Trung ƣơng Đảng 3.1 Trách nhiệm quan quản lý nhà nước l nh v c lưu trữ Tài liệu số có nhiều thuận lợi sử dụng có nhiều nguy dẫn đến truy cập nội dung Vì thế, quan lưu trữ cần xác định có giải pháp, chiến lược quản trị rủi ro tài liệu số Để quản lý thống tài liệu điện tử, Cục Lưu trữ nghiên cứu, xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành ban hành theo thẩm quyền đề án, quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp quản lý tài liệu điện tử; trực tiếp triển khai xây dựng dự án phát triển kho kho tài liệu theo hướng tăng cường tài liệu số Cục Lưu trữ tham mưu trình lãnh đạo Văn phịng Trung ương Đảng ban hành Quyết định số 2094-QĐ/VPTW, ngày 19/12/2017 Đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ đảng tổ chức trị - xã hội giai đoạn 2018-2025, tầm nhìn đến năm 2035 Trong đó, đề án xác định mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ gồm: “Đến năm 2025 số hóa 30.000.000 trang tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử Đảng 80% mục lục thống kê tài liệu bên hồ sơ, đến năm 2035 số hóa 40.000.000 trang tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử Đảng 100% mục lục thống kê tài liệu bên 49 hồ sơ”; “Hoàn thiện, cập nhật thường xuyên sở liệu; Hoàn thiện việc xây dựng Kho lưu trữ điện tử đảm bảo điều kiện để:Tiếp nhận hồ sơ điện tử quan giao nộp quản lý hồ sơ tài liệu số hóa” Để thực mục tiêu đề án đề ra, Cục Lưu trữ nghiên cứu, soạn thảo trình Văn phịng Trung ương đảng ban hành Hướng dẫn số 40HD/VPTW ngày 7/11/2018 Văn phịng Trung ương Đảng số hóa tài liệu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội Đồng thời, Văn phịng Trung ương Đảng phê duyệt chủ trương dự án số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử Trung ương đoạn giai đoạn 2019 - 2022 (theo Quyết định số 385-QĐ/VPTW ngày 20/6/2019), dự án xác định mục tiêu đến năm 2022 số hóa 6.000.000 trang tài liệu cập nhật sở liệu 1.500.000 tài liệu Cục Lưu trữ triển khai thí điểm việc xử lý văn điện tử lập hồ sơ điện tử phần mềm Lotus Notes; q III/2020 có báo cáo đánh giá trình Văn phòng Trung ương Đảng ban hành văn bản: “Hướng dẫn xử lý văn điện tử lập hồ sơ điện tử mạng” Hiện nay, Cục Lưu trữ nghiên cứu, xây dựng trình ban hành văn về: “Dự án nâng cấp Phần mềm kho lưu trữ điện tử Trung ương Đảng”; “Hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng thiết kế mẫu Phần mềm kho lưu trữ điện tử cho Lưu trữ lịch sử Lưu trữ quan” Trong thời gian tới, Cục Lưu trữ tiếp tục đẩy mạnh cơng tác nghiên cứu khoa học để góp phần giải vấn đề vướng mắc lý luận thực tiễn quản lý tài liệu điện tử đáp ứng xu thếvà phát triển khoa học, cơng nghệ đại; Hồn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới quản lý tài liệu điện tử phù hợp với với phát triển Lưu trữ Việt Nam, lưu trữ quốc tế khoa học công nghệ 3.2 Một số mục tiêu, chi n lư c, giải pháp đư c ác định việc ây d ng Kho lưu trữ điện tử Việc xây dựng kho lưu trữ điện tử chẳng hồn chỉnh kết thúc, ln phát triển với cơng nghệ thơng tin số Thơng tin q trình hoạt động bình thường thiết bị hay ứng dụng đọc chúng khơng cịn Do đó, xây dựng 50 kho lưu trữ điện tử hoạt động liên tục, khơng kết thúc có trở thành hoạt động thường xuyên tổ chức Kho lưu trữ điện tử xây dựng với quy mô phát triển rộng dần, qua nhiều giai đoạn với nguồn đầu tư lớn bổ sung thường xuyên Việc đầu tư qua nhiều giai đoạn đảm bảo phát triển phù hợp với phát triển công nghệ, bảo đảm khả kế thừa, tính ổn định lâu dài nội dung đầu tư trước, hạn chế việc đầu tư lại a ) Tầm nhìn chiến lược Nguồn tài liệu điện tử phát triển trì tính xác thực khả tiếp cận tương lai mà không phụ thuộc vào phần mềm đặc thù b) Mục tiêu chung lâu dài việc xây dựng kho lưu trữ điện tử Xây dựng kho lƣu trữ điện tử Trung ương Đảng tổ chức Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, gồm người hệ thống phần mềm, phần cứng để thu thập, bảo quản lâu dài chuẩn bị sẵn sàng cho việc khai thác, sử dụng loại hồ sơ tài liệu điện tử thuộc thẩm quyền thu thập quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, đảm bảo tính tồn vẹn, tínhxác thực, tính tin cậy, tính khả dụng hồ sơ tài liệu điện tử lưu trữ, mà không bị phụ thuộcvào bất cứphần cứng phần mềm đặc thùnào; đồng thờilà giải pháp quan trọng bảo hiểm hồ sơ, tài liệu lƣu trữ truyền thống thuộc Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam: + Lộ trình: Đối với Kho lưu trữ điện tử Kho lưu trữ Trung ương Đảng giai đoạn đầu xây dựng theo qui mô phù hợp với việc ưu tiên đầu tư nội dung có tính bền vững khoảng thời gian dài, nội dung đầu tư có ổn định ngắn, tức chịu tác động thay đổi công nghệ, nên đầu tư qua nhiều giai đoạn với qui mô mở rộng phù hợp Trước hết, ưu tiên đầu tư giải pháp có tiêu chí mang đặc tính ổn định bền vững (sử dụng lâu dài) so với phát triển công nghệ, cụ thể: + Về giải pháp quản lý tài liệuáp dụng theo tiêu chuẩn mơ hình lưu trữ tài liệu điện tử để tự động hố qui trình nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, xử lý, khai thác ) đảm bảo đặc tính lưu trữ (tính xác thực, tin cậy, tồn vẹn, khả dụng); Các chuẩn thơng tin (mơ tả, giao tiếp, tích hợp ) để có sở cho 51 xây dựng giải pháp phần mềm quản lý tài liệu điện tử đạt tiêu chuẩn quốc tế, áp dụng hiệu ổn định thực tế, điều đảm bảo thống chung phát triển bền vững; + Về giải pháp bảo quản, trì lâu dài tài liệu điện tửlựa chọn chuẩn định dạng cho tài liệu liệu với yêu cầu khả sử dụng lâu dài như: định dạng vừa đáp ứng yêu cầu phổ dụng lại vừa đáp ứng yêu cầu sử dụng lâu dài công nghệ phát triển; đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cho việc lưu bảo hiểm phương tiện lưu trữ khác (băng từ, đĩa quang, microfilm, ); có khả chuyển đổi, di trú an toàn sang định dạng chuẩn khác công nghệ thay đổi +Về phương tiện lưu trữ, dự án nên đầu tư vào giải pháp phần cứng phần mềm lưu trữ để đảm bảo: bảo quản lâu dài tài liệu, đảm bảo tính nguyên vẹn tài liệu điện tử; tài liệu lưu giữ an toàn, bảo quản lâu dài, có giải pháp chuyển đổi kiểm tra an tồn; áp dụng biện pháp bảo mật; phương tiện phải có tính bền vững, có giải pháp lưu dự phịng phục hồi có cố + Về phát triển nguồn tài nguyên, dự án đầu tư phát triển nguồn tài liệu điện tử thông qua việc tiến hành số hoá lượng lớn tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ Trung ương Đảng, ưu tiên lựa chọn số hoá tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng nhiều, tài liệu quý, tài liệu đã, bị huỷ hoại Việc tạo nhiều nguồn tài liệu điện tử đáp ứng nhiều yêu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tiếp theo, nội dung đầu tư có ổn định ngắn nên đầu tư theo lộ trình tuỳ theo mức độ phát triển nhu cầu Ví dụ, hệ thống thiết bị lưu trữ nên xây dựng với qui mô nhỏ phù hợp với nhu cầu cho phát triển giai đoạn ngắn Trong giai đoạn tiếp theo, tiếp tục phát triển nâng cấp để hướng tới xây dựng kho lưu trữ số đại c) Chính sách bảo quản lâu dài tài liệu điện tử cho Kho lưu trữ điện tử - Mục tiêu bảo quản tài liệu điện tử bao gồm: Bảo quản loại tài liệu điện tử từ nguồn: Được tạo lập từ việc sử dụng loại ứng dụng nào; Được tạo tảng cơng nghệ điện tốn; Được chuyển đổi từ phương tiện truyền thông kỹ thuật số; Được thu nhận từ quan 52 tài liệu cá nhân theo qui định; Được thu thập bổ sung tương lai - Phạm vi: Kho lưu trữ điện tử có chức bảo quản tài liệu điện tử bao gồm tài liệu sinh tài liệu số số hóa từ gốc tương tự; Kho lưu trữ điện tử không bảo quản phương tiện sử dụng để tạo lập, quản lý trình diễn tài liệu điện tử nay, ví dụ phần mền quản lý tài liệu Nhưng Kho lưu trữ điện tử chấp nhận việc chuyển đổi tài liệu điện tử siêu liệu hệ thống quản lý tài liệu điện tử - Phương pháp bảo quản tài liệu điện tử Phương pháp "di chú" cho bảo quản tài liệu điện tử áp dụng cho loại tài liệu điện tử (định dạng) nhằm giảm thiểu nguy rủi ro làm thay đổi có nguy hại tới tài liệu điện tử Tài liệu điện tử chuyển đổi phải đảm bảo tính đầy đủ, định dạng theo tiêu chuẩn (có nghĩa là, định dạng xác định kỹ thuật phải đầy đủ theo tiêu chí lựa chọn) Việc giám sát, đánh giá chiến lược di trú cập nhật định kỳ vòng 03- 05 năm, phạm vi giám sát thay đổi công nghệ, điểm hạn chế định dạng thay đổi nghiệp vụ mà tác động với mức độ rủi ro cho bảo quản tài liệu tài liệu điện tử Để bảm bảo tính bền vững tính linh hoạt tài liệu điện tử thu thập, Kho lưu trữ điện tử giữ lại tài liệu điện tử gốc ban đầu chuyển tài liệu điện tử thành số định dạng lưu trữ xác định cho bảo quản lâu dài - Lựa chọn định dạng Tài liệu điện tử xác định kho lưu trữ điện tử gồm: Tập tin chủ (Master files) cho bảo quản lâu dài (hiện TIF, BMP); Tập tin giao dịch (Delivery files) cung cấp cho giao dịch trực tuyến (hiện PDF, PDF/A) + Các tiêu chí đánh giá cho tạo lập hay số hóa tài liệu theo nhu cầu cho mục đích sử dụng - Tập tin giao dịch (Delivery files): Phổ biến (Ubiquity); Hỗ trợ (Support); Công khai (Disclosure); Chứng minh chất lượng (Documentation quality); Tính ổn định (Stability); Dễ xác định 53 xác nhận (Ease of identification and validation); Quyền Sở Hữu trí (Intellectual Property Rights); Hỗ trợ siêu liệu (Metadata Support); Phức tạp (Complexity); Khả cộng tác (Interoperability); Khả (Viability); Khả tái sử dụng (Re-usability); Khả mạnh (Robustness) tuệ Độ tồn mẽ + Các tiêu chí đánh giá theo yếu tố bền vững cho mục đích bảo quản lâu dài, khả sử dụng tương lai - Tập tin chủ (Master files) : Công khai (Disclosure); Chấp nhận (Adoption) hay Phổ biến (Ubiquity); Tính minh bạch (Transparency); Tự ghi lại (Self-documentation) Hỗ trợ siêu liệu (Metadata Support); Tính phụ thuộc bên (External dependencies); Tác động Bản quyền sáng chế (Impact of patents) Quyền Sở Hữu trí tuệ (Intellectual Property Rights); Cơ chế bảo vệ kỹ thuật (Technical Protection mechanisms)  Công khai (Disclosure): mức độ tiếp cận với thông số kỹ thuật đầy đủ công cụ để xác nhận tính tồn vẹn kỹ thuật; định dạng tiêu chuẩn mở thường ghi đầy đủ nhiều khả hỗ trợ công cụ để xác nhận định dạng độc quyền  Chấp nhận (Adoption) hay Phổ biến (Ubiquity): mức độ mà định dạng sử dụng; sử dụng rộng rãi, có khả để trở lên lỗi thời cách nhanh chóng, cơng cụ thương mại cho việc di chuyển mô có nhiều khả xuất từ ngành cơng nghiệp máy tính mà tổ chức lưu trữ mua  Tính minh bạch (Transparency): mức độ mà biểu diễn dạng số mở cho phân tích trực tiếp với công cụ bản; vấn đề tăng cường nội dung văn sử dụng bảng mã ký tự chuẩn  Tự ghi lại (Self-documentation) Hỗ trợ siêu liệu (Metadata Support): Định dạng trở lên dễ dàng để quản lý đối tượng số mà có chứa siêu liệu mô tả, kỹ thuật quản trị  Tính phụ thuộc bên ngồi (External dependencies): mức độ mà định dạng phụ thuộc vào phần cứng , hệ điều hành phần mềm 54 đặc biệt để dựng lại sử dụng  Tác động quyền sáng chế (Impact of patents)hoặc Quyền Sở Hữu Trí Tuệ (Intellectual Property Rights): mức độ mà bảo quản số bị ức chế sáng chế  Cơ chế bảo vệ kỹ thuật (Technical Protection mechanisms): Việc thực chế mã hóa ngăn cản việc bảo quản nội dung kho lưu trữ kỹ thuật số d) Một số giải pháp kỹ thuật cho phòng ngừa rủi ro: - Nhân (replication) : Chiến lược để trì lưu trữ số, khác với tư liệu giấy, khả nhân bảo tồn thơng tin Các tài liệu điện tử chép thành nhiều bản, lưu trữ phương tiện, địa điểm khác - Di trú (migration) hay chuyển đổi định dạng Việc quản lý nhân tư liệu số thường liên quan đến trình chuyển đổi từ định dạng sang định dạng khác, từ vật mang sang vật mang khác, Ví dụ điển hình sử dụng lưu liệu Tiếp cận làm giảm rủi ro liên quan đến rủi ro hỏng hóc thiết bị, vật mang lạc hậu thiết bị, phần mềm Chuyển đổi sang định dạng phương án hiệu chống lại rủi ro lạc hậu định dạng Giải pháp thực chủ động trình thu thập, q trình lưu trữ, đơi q trình khai thác - Minh bạch, rõ ràng (transparency) Sử dụng tiêu chuẩn mở, giao tiếp mở cho phép tổ chức cá nhân xem xét, tin tưởng vào vận hành xác hệ thống lưu trữ Việc sử dụng định dạng mở cho phép thuận tiện trình xử lý, chuyển đổi định dạng - Tính đa dạng (diversity) Tính đơn lẻ hệ thống tiềm ẩn khả chống chịu tham họa Hệ thống cần có tính đa dạng nhiều cấp độ, đó: + Sử dụng vật mang tin ngoại tuyến để cung cấp đa dạng cách thức lưu sao, cho phép chống lại nguy sinh kết nối vào mạng (ví dụ truy cập bất hợp pháp) 55 + Lưu trữ vị trí địa lý cách xa để đề phòng thảm họa thiên nhiên - Kiểm soát (audit) Xây dựng chiến lược dự phịng rủi ro: + Thực cơng tác đánh giá định kỳ (trong vòng 3-5 năm) nhằm phát sớm, đánh giá rủi ro tiềm ẩn xảy tương lai Phạm vi đánh giá theo định kỳ: Tính tồn vẹn tin cậy thông tin (sử dụng kỹ thuật băm); vật mang tin kiểm tra khả truy cập (ổ cứng, băng từ); thủ tục chuyển đổi liệu sang định dạng mới, đồng thời lưu trữ định dạng cũ thu thập ban đầu + Ngay thu thập, số công tác kiểm tra cần tiến hành nhằm đảm bảo liệu thu thập tuân thủ yêu cầu tổ chức lưu trữ + Một số biện pháp đảm bảo tính tồn vẹn, tin cậy thơng tin: Duy trì nhiều gốc tài liệu; chuyển đổi định dạng nên thực sao; áp dụng chế đảm bảo, kiểm tra tính toàn vẹn CRC, Hash; hệ thống lưu trữ cần đảm bảo tính xác thực thơng tin cung cấp cho đối tượng khai thác hỗ trợ chữ ký số tư liệu trao đổi dựa tảng hạ tầng khóa cơng cộng Ví dụ, sử dụng cơng nghệ chữ ký số, tính giá trị băm (thuật tốn) để kiểm tra tính tồn vẹn liệu số: Trong q trình lưu trữ, tính tốn giá trị nhiều lần so sánh với giá trị ban đầu để kiểm tra xem tư liệu có bị thay đổi hay khơng Trong q trình khai thác, sử dụng để chắn người sử dụng có nội dung xác Khi chuyển đổi tài liệu số sang định dạng khác, giá trị xác thực thay đổi Vì thế, thường cần tính tốn lưu giá trị tính tốn mới, đồng thời lưu lại gốc với định dạng ban đầu - Bảo mật hệ thống thông tin Triển khai bảo mật cách có hệ thống quan tâm đến thành phần sau: Chính sách tổ chức; Con người; Ứng dụng; Hạ tầng; Mạng, truyền thông; Vật lý, môi trường, thiết bị… (tham khảo tiêu chuẩn bảo mật (ISO27001) Với thành phần, cần phân tích rủi ro đề xuất giải pháp tương ứng Cụ thể: 56 + Tích hợp giải pháp bảo mật Ban yếu phủ: Hệ thống tích hợp sử dụng giải pháp xác thực mã mật mà Ban yếu phủ triển khai : chữ ký số mã mật thông tin; tuân thủ quy định, tiêu chuẩn quốc gia an tồn bảo mật thơng tin + Phân quyền, kiếm sốt truy cập thơng tin: p dụng chế kiểm sốt truy cập theo vai trị (RBAC) Theo đó, thiết lập vai trò nghiệp vụ tương tác với hệ thống gán quyền truy cập hồ sơ tài liệu cho vai trị (thay gán quyền trực tiếp cho người sử dụng cuối) Người sử dụng gán vai trò thừa hưởng quyền từ vai trị Hệ thống cho phép kiểm sốt truy cập đến hồ sơ, trang tài liệu kiểm soát theo phạm vi tổ chức Hệ thống cho phép gán mức quyền thao tác liệu khác (chỉ đọc, ghi, xóa, ) + Nhật ký vận hành: Ghi nhật ký kiện hệ thống biện pháp hiệu để truy tìm nguyên nhân cố xảy hệ thống Nhờ tính kiểm sốt kết hợp với cơng cụ khác, người quản trị xác định lần truy cập, thao tác sửa đổi liệu, + Bảo mật sở liệu: Với kiến trúc nhiều lớp, CSDL nơi hồ sơ tài liệu lưu, cần có biện pháp bảo mật CSDL Trong giải pháp, chương trình khách khơng trực tiếp truy cập CSDL kho lưu trữ (SAN, ) Giải pháp đề xuất bảo mật CSDL, số tài khoản hệ thống ứng dụng truy cập CSDL, bên cạnh kiểm sốt máy chủ ứng dụng truy cập máy chủ CSDL Ngoài vấn đề đề cập trên, số biện pháp an toàn bảo mật khác cần quan tâm xem xét: + Xây dựng sách bảo mật, quy định khai thác vận hành hệ thống, chế tài, ; + Người sử dụng: đào tạo nội dung liên quan đến khai thác vận hành hệ thống cách an tồn + Kiểm sốt truy cập mạng: kiểm soát truy cập với tường lửa, thiết bị theo dõi kiểm soát truy cập mạng, + Đường truyền: p dụng cơng cụ mã hóa đường truyền với SSL… + Vật lý, mơi trường: kiểm sốt truy cập phòng máy chủ, thiết bị / 57 ... ro cho bảo quản tài liệu tài liệu điện tử Để bảm bảo tính bền vững tính linh hoạt tài liệu điện tử thu thập, Kho lưu trữ điện tử giữ lại tài liệu điện tử gốc ban đầu chuyển tài liệu điện tử thành... tới xây dựng kho lưu trữ số đại c) Chính sách bảo quản lâu dài tài liệu điện tử cho Kho lưu trữ điện tử - Mục tiêu bảo quản tài liệu điện tử bao gồm: Bảo quản loại tài liệu điện tử từ nguồn: Được... sung tương lai - Phạm vi: Kho lưu trữ điện tử có chức bảo quản tài liệu điện tử bao gồm tài liệu sinh tài liệu số số hóa từ gốc tương tự; Kho lưu trữ điện tử không bảo quản phương tiện sử dụng