Chương 1 khái quát chung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử

Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới góc độ lưu trữ của Uỷ ban TLĐT thuộc Hội đồng LTQT đưa ra khái niệm về tài liệu như sau:... Có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bố

Bài giảng:

LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS Nguyễn Văn Thoả

Giới thiệu môn học

1 Tên môn học:

Lưu trữ tài liệu điện tử

2 Số tín chỉ: 2 (30 tiết)

3 Trình độ: Sinh viên năm thứ 4,

thuộc khối kiến thức chuyên ngành

Giới thiệu môn học

4 Phân bổ thời gian:

Lên lớp: 30 tiết

- Giảng viên giảng bài 20 tiết;

- SV thảo luận, thuyết trình tại lớp: 10 tiết

5 Điều kiện tiên quyết: SV đã học

xong các môn về nghiệp vụ công tác lưu trữ

7 Nhiệm vụ của sinh viên:

- Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học

- Đọc tập bài giảng và tài liệu tham khảo

- Viết tiểu luận nhóm, thuyết trình và thảo luận

8 Tài liệu học tập

Tài liệu học tập

Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu điện tử

Tài liệu tham khảo

1 Luật số 01/2011/QH13 – Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011

2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày

03 tháng 01 năm 2013 của CP quy

định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

3 Luật số 51/2005/QH11 – Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005

Tài liệu tham khảo

4 Luật số 67/2006/QH11 – Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006

5 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện

tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Tài liệu tham khảo

6 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của CP về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

7 Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục VT và LTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng

Tài liệu tham khảo

8 Tài liệu phục vụ Toạ đàm khoa học

“Quản lý văn bản điện tử và chứng thực tài liệu điện tử”

9 Cục VT&LTNN – Chi nhánh khu vực ĐNA thuộc HĐ Lưu trữ quốc tế (SARBICA),

Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử - Kỷ yếu hội thảo khoa học

(9/2014)

Tài liệu tham khảo

10 Cục Lưu trữ Nhà nước – Trung tâm

Nghiên cứu Khoa học lưu trữ, Kỷ yếu

hội thảo Lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội,

12/1998

11 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Kỷ

yếu hội thảo khoa học quốc tế: Tính

xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử, Hà

Nội, 9/2014

12 Bộ Quốc phòng Australia, Cải tiến

công tác quản lý tài liệu điện tử,

Canberrra, 1995

Tài liệu tham khảo

13 M.V Larin, O.I Rưskốp (Viện nghiên cứu khoa học văn kiện học và công

tác lưu trữ toàn Nga), Quản lý tài liệu

điện tử, Matxcơva, 2005 (người dịch

TS Nguyễn Cảnh Đương)

14 Nguyễn Thị Chinh (Chủ nhiệm),

Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý tài liệu điện tử, Đề tài Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Mã số 2009-98-02, Hà Nội, 2010

9 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:

- Đánh giá trong quá trình học:

+ Dự lớp: tối thiểu 80% tổng số tiết; + Thuyết trình, thảo luận theo nhóm;

- Đánh giá khi thi giữa kỳ và thi cuối kỳ

10 Thang điểm đánh giá: 10 (mười),

điểm đạt là từ 5 trở lên

TiỂU LUẬN NHÓM

1 Số hoá tài liệu lưu trữ: khái niệm,

đặc điểm, yêu cầu của tài liệu số hoá; quản lý tài liệu số hoá

2 Lập hồ sơ điện tử: khái niệm; tiêu

chuẩn yêu cầu đối với HSĐT; phương pháp - quy trình lập HSĐT

3 Các nguyên tắc riêng, tiêu chuẩn riêng trong xác định giá trị TLLTĐT; đặc điểm của nghiệp vụ xác định giá trị TLLTĐT.

4 Phương pháp bảo quản TLLTĐT.

11 Nội dung môn học

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

ĐIỆN TỬ

Chương 2 SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH

THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Chương 3 CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TLĐT

Chương 4 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Chương 5 THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ

Chương 6 BẢO QUẢN TLLTĐT

Chương 7 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLTĐT

11 Nội dung môn học

Vì sao phải học môn

Lưu trữ TLĐT?

- Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và thực tế quá trình ƯDCNTT trong công tác VP, VT,LT đã sản sinh ra TLĐT.

- TLĐT là một loại tài liệu đặc biệt của tài liệu lưu trữ, có ý nghĩa về các mặt TT, KH, LS

- TLĐT có những đặc điểm riêng, đòi hỏi phải

có phương pháp nghiên cứu, tiếp cận phù hợp.

- Đối với SV ngành LTH-QTVP được trang bị những kiến thức, kỹ năng về quản lý TLĐT sẽ giúp SV vận dụng vào thực tiễn quản lý hiệu quả loại TL đặc biệt này.

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

ĐIỆN TỬ

1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử 1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

điện tử

1.3 Đối tượng và nhiệm vụ nghiên

cứu của môn LTTLĐT

1.4 Mối quan hệ giữa môn LTTLĐT

với các môn khoa học liên quan

1.5 Phương pháp nghiên cứu môn

LTTLĐT

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG

VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

a Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu là gì? Những yếu tố cấu thành một tài liệu?

Tài liệu là vật mang tin được hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân (Điều 2, Luật Lưu trữ)

a Khái niệm tài liệu

Tài

liệu

Là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai (bắt đầu), quá trình thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của CQ,TC.

và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu

trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt

động đó.

So sánh khái niệm này với khái niệm tài liệu của VN?

Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới

góc độ lưu trữ của Uỷ ban TLĐT thuộc Hội đồng

LTQT đưa ra khái niệm về tài liệu như sau:

a Khái niệm tài liệu

Khi xem xét về khái niệm tài liệu cần quan tâm

đến bối cảnh được gắn với môi trường của

tài liệu đó, chẳng hạn như chức năng đã tạo

ra tài liệu

Có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối

cảnh của tài liệu:Thứ nhất, là những thông tin bối cảnh có

chứa trong tài liệu (chẳng hạn như thời gian tạo lập tài liệu, chữ ký của người có thẩm quyền);

Thứ hai, là mối quan hệ giữa một tài liệu

và các tài liệu khác trong fond;

Thứ ba, là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra.

Bối

cảnh

Quan niệm về cấu trúc tài

liệu

Tài liệu được ghi lại như thế nào

Nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout)

Thể loại (format), phương tiện vật lý v.v

cấu

trúc

a Khái niệm tài liệu

Theo quan điểm về tài liệu được nêu ra trên đây, một tài liệu buộc phải gắn với một hành động hay hoạt động được thực hiện bởi một pháp nhân (một TC, CQ, công ty ) hay một cá nhân

Hoạt động và chức năng tạo ra tài liệu

sẽ quyết định nguồn gốc xuất xứ (provenance) của TL

Còn tài liệu sẽ cung cấp bằng chứng về hoạt động đó

a Khái niệm tài liệu

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam:

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách,

biểu thống kê, dữ liệu điện tử; âm bản,

dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi

âm, ghi hình; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Khái niệm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ

hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp.

Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau

về TLĐT

Trước hết, ở Liên bang Nga, trong luật pháp của nước Nga, định nghĩa (Đn) về TLĐT lần đầu tiên được xuất hiện trong Luật liên bang

“Về chữ ký số điện tử”

Đn.01: “TLĐT - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số - điện tử”

Đây là một khái niệm chung nhất về TLĐT Nó được tạo ra từ việc sử dụng hệ thống số nhị phân để biểu diễn thông tin của TLĐT.

b Khái niệm tài liệu điện

tử

b Khái niệm tài liệu điện

tử

Đn.02: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo

ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (Hướng dẫn

quản lý tài liệu điện tử của tiển bang Minnesota, Mỹ, 2004.)

Đây là khái niệm TLĐT được chấp thuận nhiều nhất ở Mỹ Một TLĐT bao gồm các thành phần:

Nội dung thông tin thực tế trong tài liệu phản

ánh các hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Bối cảnh thông tin chỉ ra các mối liên hệ giữa

các tài liệu và các hoạt động của cơ quan và những tài liệu khác ;

Cấu trúc đặc trưng kỹ thuật của tài liệu (định

dạng tập tin, tổ chức dữ liệu, cách dàn trang, siêu liên kết, tiêu đề, ghi chú).

b Khái niệm tài liệu điện

gồm văn bản, dữ liệu điện tử”

Song chưa được định nghĩa và chưa được giải thích Trong các văn bản qui phạm hiện hành của nước ta chỉ định nghĩa

về khái niệm văn bản điện tử.

b Khái niệm tài liệu điện tử

“Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” (NĐ số

64/2007/NĐ-CP)

Ở đây khái niệm này được giải thích thông

qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” -

thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật GDĐT, 2005)

“Phương tiện điện tử” là phương tiện

hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện

tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật GDĐT, 2005).

Tổng hợp kết quả phân tích các định nghĩa nêu trên kết hợp với những đề xuất được đưa ra về tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ trên đây, cũng như xuất phát từ thực tiễn quản lý TLĐT hiện nay, TS Nguyễn Cảnh Đương đưa ra định nghĩa sau đây về khái niệm TLĐT.

Đn 04 “TLĐT: là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và sử dụng)” phụ thuộc vào phương tiện điện tử dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự”

Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về các đặc điểm cơ bản của TLĐT.

Theo kết quả khảo sát thực tiễn cũng như nghiên cứu phân tích lý luận về TLĐT và quản lý TLĐT, bước đầu có thể nêu những đặc điểm của TLĐT như sau:

1/ Trong tài liệu điện tử, thông tin được

mã hóa dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu,

âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử

2/ Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử, trong môi trường điện tử

- số

3/ Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thông tin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khác nhau rất đa dạng, phong phú

c Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu lưu trữ điện

tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh

Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống là thông tin được ghi trên giấy và con người có thể đọc được trực tiếp thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng  được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích.

c Khái niệm tài liệu lưu trữ

điện tử

Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở

dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong

quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá

nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin

Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

Giải thích khái niệm

TLLTĐT

Phân tích định nghĩa này ta thấy: căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ và phương thức tạo lập, TLLTĐT có hai loại:

Thứ nhất, là thông điệp dữ liệu được tạo lập trực tiếp - hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,

cá nhân được lựa chọn để lưu trữ;

Thứ hai, là được số hóa từ tài liệu lưu trữ sang các vật mang tin khác

“Thông điệp dữ liệu” - thông tin được

tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật

GDĐT, 2005)

“Phương tiện điện tử” là phương tiện

hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật GDĐT, 2005)

Một số câu hỏi thảo luận

1 Giải thích khái niệm TLLTĐT?

- Đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào?

- Bảo đảm tính kế thừa?

- Tính thống nhất, độ xác thực?

- An toàn và khả năng truy cập?

2 Tài liệu số hoá: ví dụ một văn bản được Scan từ VB giấy hay trên những vật mang tin khác có được gọi là

TLLTĐT?

Giải thích khái niệm

TLLTĐT

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào:

Một tài liệu điện tử khi được tạo lập và đưa vào trong hệ thống QL TLĐT phải đăng ký thông tin mô tả:

Nội dung, tác giả, thời gian, điều kiện, chất lượng TL…

=> dữ liệu thông tin đầu vào, dữ liệu đặc tả

Giải thích khái niệm

TLLTĐT

Dữ liệu thông tin đầu vào:

Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như: nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu

Khi tạo lập và mô tả tài liệu LTĐT phải đáp ứng những tiêu chuẩn được quy định.

Giải thích khái niệm

TLLTĐT

Bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất:

Đảm bảo khả năng duy trì các thuộc tính của TLĐT

và có thể chuyển đổi tài liệu sang những dạng khác mà con người có thể đọc và hiểu được, hoặc di trú TL sang vật mang tin khác…

 Đây cũng là yêu cầu nhằm tạo ra sự

phù hợp của TL với công nghệ ở tương lai…nhưng phải đảm bảo tính nhất quán, thống nhất nội dung của TLĐT

Giải thích khái niệm

Giải thích khái niệm

TLLTĐT

an toàn và khả năng truy cập;

TLĐT phải được bảo mật, phân quyền truy cập, sử dụng, tránh sự xâm hại của hacker, virus máy tính, phải được sao lưu dự phòng, không kết nối mạng internet với máy tính chứa TLLTĐT thuộc danh mục TL hạn chế sử dụng … Luôn sẵn sàng để có thể truy cập được khi cần thiết.

được bảo quản và sử dụng theo các phương pháp chuyên môn, nghiệp

vụ riêng biệt: Sử dụng hệ thống quản

lý TLĐT

1.2 Đặc điểm của TLLTĐT

Đặc điểm của TLĐT được nhiều nhà nghiên cứu tổng hợp và đưa ra những nhận định khác nhau, tuy nhiên có thể nêu khái quát các đặc điểm cơ bản của TLĐT như sau:

1.2 Đặc điểm của TLĐT

1 Đặc điểm về việc ghi tin và sử

dụng các ký hiệu:

Nội dung của một tài liệu truyền thống

được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy ) và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v ) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được