Chương 4 xác định giá trị Tài liệu điện tử

Mô hình này chỉ ra rằng trong quãng đời của mình, tài liệu cũng như một cơ thể sống, trải qua một số giai đoạn khác nhau, gồm: - giai đoạn tạo lập tài liệu; - giai đoạn tích cực; -

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS Nguyễn Văn Thoả

ĐT 0908 588 179

Email: nguyenthoa.nv@gmail.com

Chương 4 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Chương 4 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

4.1 Đặc điểm vòng đời và tính liên tục của tài liệu điện tử

4.2 Tạo lập tài liệu điện tử và lập

hồ sơ điện tử

4.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

Đặc điểm vòng đời TLLT

Đê quản lý TLLT truyền thống (TL giấy), người ta dựa trên mô hình vòng đời của tài liệu

Vòng đời của TLLT là khái niệm dùng để chỉ các giai đoạn mà một TLLT sẽ trải qua kể từ thời điểm TL được sản sinh

ra cho đến khi bị tiêu huỷ/ tiếp tục được duy trì - bảo quản và sử dụng vĩnh viễn

4.1 Đặc điểm vòng đời và tính liên tục của tài liệu

điện tử

Theo Anh/ chị vòng đời của tài liệu giấy

có thể chia thành những giai đoạn

4.1 Đặc điểm vòng đời và tính liên tục của tài liệu điện tử

Từ trước đến nay, về lý luận đối với tài

liệu truyền thống (tài liệu ghi trên giấy), đa số người làm công tác lưu

trữ vẫn đang thực hiện nghiệp vụ trên

cơ sở lý thuyết về "mô hình vòng đời

Mô hình này chỉ ra rằng trong quãng đời của mình, tài liệu cũng như một cơ thể sống, trải qua một số giai đoạn khác nhau, gồm:

- giai đoạn tạo lập tài liệu;

- giai đoạn tích cực;

- giai đoạn bán tích cực (bảo quản trong lưu trữ cơ quan);

- giai đoạn tài liệu không tích cực (hết giá trị hiện hành mà chỉ còn giá trị lưu trữ lâu dài, bảo quản trong lưu trữ lịch sử)

Mô hình vòng đời của tài liệu đã tạo cơ sở khoa học để xác định rõ ràng trách nhiệm về chuyên môn giữa những người

tạo lập, sử dụng tài liệu và những người làm công tác lưu trữ

Điều đó dẫn đến xu hướng phân chia vòng đời tài liệu thành:

vòng đời trước lưu trữ và vòng đời lưu trữ,

và kết quả là những người làm công tác lưu trữ chỉ chú ý tới những tài liệu ở giai đoạn lưu trữ

Với sự xuất hiện của TLĐT, mô hình vòng đời tài liệu đã không còn phù hợp và gây nên những tranh luận gay gắt, dẫn đến việc các nhà lưu trữ Úc thiết lập một mô

hình lý thuyết đối lập có tên gọi "mô

hình tính liên tục của tài liệu" để

quản lý TLĐT

Mô hình này xem xét quản lý hệ thống văn bản, tài liệu là một quá trình liên tục từ thời điểm tạo lập và thậm chí trước hơn nữa (thời điểm thiết kế hệ thống quản lý tài liệu) là một quá trình không có sự đứt quãng và không phân chia giai đoạn rõ ràng

Trong môi trường điện tử, vòng đời tài liệu phải được nhìn nhận ở khía cạnh rộng hơn hay bắt đầu sớm hơn, từ giai đoạn trước giai đoạn tạo lập tài liệu

Giai đoạn trước đó được xem là giai đoạn “chuẩn bị (nhận thức)”

trì và sử dụng)

Mỗi giai đoạn này bao gồm những công việc gì?

Các khâu nghiệp vụ được sắp xếp theo vòng đời này như thế nào?

Giai đoạn

“chuẩn bị” -

nhận thức

Giai đoạn

tạo lập tài liệu

Giai đoạn bảo

-Xác định vị trí (theo hồ sơ, DMHS) và giá trị (thời hạn) bảo quản cho TLĐT chuẩn

bị tạo lập;

-Sử dụng các phần mềm để tạo lập tài liệu điện tử đáp ứng những tiêu chuẩn;

- Mô tả TLĐT (tạo dữ liệu đặc tả), trong

- Chuyển đổi TLĐT sang những dạng khác (nếu cần)’

- Bảo trì hệ thống QLTLĐT;

Mô hình quản lý theo

vòng đời của TLLTĐT

Như vậy quản lý TLĐT là một quá trình liên tục

Sự phân chia các nội dung theo từng giai đoạn chỉ mang tính tương đối Vì có những khâu nghiệp vụ phải tiến hành trong suốt các giai đoạn vòng đời của TLĐT

Ví dụ xác định giá trị TLĐT phải được tiến hành ngay trong giai đoạn chuẩn bị, đây là giai đoạn quan trọng nhất, ở các giai đoạn tiếp theo việc xác định giá trị TLLTĐT chủ yếu mang tính kỹ thuật (ví dụ mô tả dữ liệu đặc

tả, ở khâu lập HSĐT cũng dựa vào công đoạn xác định giá trị ở giai đoạn chuẩn bị)

Các khâu nghiệp vụ theo

Xác định giá trị TLLTĐT

Phân loại TLĐT Thu thập, bổ sung TLĐT vào LTCQ và LTLS

Thống kê, Bảo quản TLLTĐT

Tổ chức sử dụng TLLTĐT

Chú thích:

: trình tự trước sau của các nghiệp vụ;

: Mối liên quan giữa các g/đ vòng đời

và các khâu nghiệp vụ LTĐT.

4.2 Tạo lập tài liệu điện tử

và lập hồ sơ điện tử

4.2.1 Tạo lập tài liệu điện tử

4.2.2 Lập hồ sơ điện tử

4.2.1 Tạo lập tài liệu điện

tử

Việc tạo lập tài liệu điện tử gắn liền với hệ thống phần mềm được thiết kế để tạo lập và quản lý tài liệu

Ví dụ sử dụng các phần mềm Ms.Word, PDF, Access…để tạo các tài liệu điện tử, văn bản điện tử, cơ sở dữ liệu… trên máy vi tính

Chúng là những thông điệp dữ liệu ở dạng số,

và để trở thành tài liệu lưu trữ điện tử thì chúng phải đảm bảo tính xác thực, nguyên vẹn, hoàn chỉnh và đảm bảo giá trị pháp lý (ví dụ như phải có chữ ký số đối với các văn bản, tài liệu khi giao dịch với các cơ quan khác).

Theo quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử (Điều 3 Nghị định 64/2007/NĐ-CP), về thông điệp dữ liệu (Điều 4 Luật GDĐT

số 51/2005/QH11), các loại văn bản điện tử hiện nay hầu hết được:

+ Tạo lập trên máy vi tính (một loại phương tiện điện tử), bằng các phần mềm tin học, tiêu biểu và phổ biến nhất là Ms Word với phần mở rộng DOC (document, tập tin có đuôi:

*.doc)

khi văn bản được tạo lập hoàn chỉnh, người ta có thể dùng ngay chức năng Print trong Ms Word chuyển sang thông qua chương trình chuyển đổi (convert) thành tập tin số dạng PDF (tập tin chuyển từ giấy sang bằng Scan)

Hiện phần mềm phổ biến, dễ dùng và miễn phí là chương trình do PDF (cài đặt vào windows và là một máy in giả định, kết xuất ra file PDF qua chức năng in của Ms.Word) Như vậy dang tập tin PDF không phải chỉ có thể tạo lập từ việc thực hiện thông qua máy quét (scanner)

+ Những tập tin này được gửi đi, tiếp nhận và lưu trữ hoàn toàn trên mạng tin học diện rộng thông qua phần mền quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Vì vậy những văn bản được tạo lập dưới dạng DOC hay PDF (chuyển đổi từ DOC) hoàn toàn được coi là văn bản điện tử

Sau khi tạo lập tài liệu điện tử bằng các phần mền khác nhau thì phải có hệ thống cơ sở dữ liệu để đăng ký thông tin về các tài liệu đã được tạo lập

Các cơ sở dữ liệu này có thể là các phần mềm quản lý văn bản - tài liệu, phần mềm quản lý hồ sơ công việc Ví dụ phầm mềm Edocmen, Vdoc, 1C…

Phần mền tạo lập tài liệu bản thân nó cũng có thể là một cơ sở dữ liệu: Ms Access, phần mềm hỗ trợ kê khai thuế, Phần mềm cơ sở dữ liệu SQL…

Ngày nay ở Việt Nam trong hoạt động của các

cơ quan hành chính, tài chính, thuế, hải quản thuộc hệ thống bộ máy nhà nước đã ứng dụng nhiều phần mềm tạo lập tài liệu điện

tử

Ví dụ phần mềm khai báo thuế Sử dụng các phần mềm khai báo thuế đã tạo ra những tài liệu điện tử, các loại tài liệu này được hình thành trên cơ sở các dạng biểu mẫu, để giao dịch được với cơ quan quản lý nhà nước, các doanh nghiệp, các nhân phải đăng ký chữ ký số.

4.2.2 Lập hồ sơ điện tử

Lập hồ sơ điện tử: kể từ khi các ứng dụng

công nghệ mạng diện rộng phát triển, việc lập, quản lý và sử dụng hồ sơ công việc trên mạng với nhiều dạng thức tồn tại mới của văn bản: văn bản điện tử, văn bản số hóa

Từ đó hình thành một hình thức tồn tại mới của hồ sơ: Hồ sơ điện tử - hồ sơ công việc được lập và lưu trữ trên môi trường mạng diện rộng

Việc tìm hiểu để lập và sử dụng loại hồ sơ này đặt ra như một yêu cầu mới, có tính cấp thiết của công tác văn thư, lưu trữ hiện nay.

Hồ sơ điện tử, được lập và lưu trữ trên môi trường mạng diện rộng, văn bản được thu thập và xử lý của hồ sơ này

là văn bản điện tử (có hoặc không có chữ ký số) hay văn bản đã được ban hành như cách thông thường, được số hóa (scan)

Việc thu thập văn bản vào hồ sơ điện tử

có thể bằng một trong 2 loại: văn bản điện tử hoặc văn bản số hóa

Để loại hồ sơ này có giá trị như hồ sơ

"truyền thống", vấn đề đặt ra là phải xác định giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của các văn bản này trong hồ sơ

Về hình thức chuyển giao văn bản:

Văn bản đi, đến là nguồn cung cấp dữ liệu "chính thống" để lập hồ sơ công việc thông qua các hình thức chuyển giao

Văn bản điện tử được chuyển giao qua môi trường mạng tồn tại với hai dang chủ yếu là dạng PDF (scan) hay dạng DOC (có hoặc không có chữ ký số) với một trong hai cách:

- Đăng tài file văn bản trên Cổng thông

tin điện tử của cơ quan ban hành và có

quy định với các đơn vị trực thuộc lịch truy cập để download về sử dụng

- Thực hiện theo cách này chỉ lấy được toàn văn của văn bản mà không có phần nội dung đăng ký những thông tin chính của văn bản (số ký hiệu, ngày tháng ban hành và trích yếu nội dung

…) khi đưa văn bản vào hồ sơ, người lập hồ sơ phải nhập những thông tin chính của văn bản vào "mục lục văn bản hồ sơ" trong hồ sơ

- Gửi văn bản qua mạng diện rộng của

cơ quan (ngành) bằng file toàn văn kèm nội dung đăng ký (như nội dung đăng ký trong văn bản đi, đến), cách này người lập hồ sơ chỉ cần xác định 2 nội dung: số/ký hiệu của hồ sơ (mục lục hồ sơ) và số thứ tự sắp xếp văn bản trong "mục lục văn bản" là có thể đưa văn bản vào quản lý hồ sơ đã lập (hay mới lập)

Tuy nhiên, không giống như việc lập hồ sơ truyền thống, văn bản được kẹp vào bìa hồ sơ, với hồ

sơ điện tử, về mặt vật lý, files văn bản vẫn lưu trong một thư mục của văn thư cơ quan

Khi tiếp nhận, người lập hồ sơ chỉ thực hiện động tác: gán số và ký hiệu của hồ sơ cho văn bản được thu thập

Khi chuyển giao văn bản trên mạng diện rộng, việc sử dụng "luồng chuyển giao" và "phân quyền" cũng là công cụ góp phần giúp xác định đối tượng tiếp nhận văn bản và quyền sử dụng (xem, xử lý…) văn bản được chuyển giao đưa vào hồ sơ.

Về quản lý và sử dụng tài liệu trong hồ sơ: Để phản ánh chính xác quá trình giải quyết công việc hay thực hiện nhiệm vụ, thành phần tài liệu trong hồ sơ có thể bao gồm nhiều loại khác nhau: văn bản, phim ảnh, băng từ giây ghi âm…

Với hồ sơ truyền thống, ngoài loại tài liệu là văn bản bằng giấy được đưa vào cất giữ ngay trong bìa hồ sơ, các tài liệu khác nhất là băng

từ, phim điện ảnh… cũng sẽ có trong hồ sơ nhưng phải lưu trữ ở phương tiện khác và thậm chí ở những nơi có điều kiện bảo quản khác

Còn hồ sơ được lập và quản lý trên môi trường mạng diện rộng thì khác hẳn Bằng phương pháp liên kết (link) hay đính kèm files (attachments), tất cả các loại tài liệu kể cả phim, ảnh, băng từ và ghi âm…

đều có thể đăng ký, quản lý ngay trong

"mục lục văn bản" của hồ sơ, tất cả các loại tài liệu đều có thể được mở ra phục

vụ cho việc nghiên cứu hồ sơ một cách nhanh chóng và dễ dàng

Đây là thế mạnh mà hồ sơ "truyền thống" không thể có được

Từ những điều kiện thuận lợi này, việc thiết lập môi trường làm việc điện tử với hồ sơ điện tử, chứa đựng văn bản điện tử hay số hóa và các loại hình khác của tài liệu… trong hồ sơ là điều không khó, ít tốn kém, tiện lợi và góp phần rất lớn trong việc tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm

Đây cũng là một biện pháp quan trọng nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng

Giá trị và tính chứng cứ pháp lý của hồ sơ được lập, quản lý và sử dụng, lưu trữ trên mạng diện rộng.

Với hồ sơ điện tử do được lập, quản lý, sử dụng

và lưu trữ trên môi trường mạng, văn bản được thu thập vào hồ sơ phải tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu (files của các phần mềm tin học - bản mềm) hoặc được số hóa từ văn bản đã ban hành

Vì thế để có giá trị và tính chứng cứ pháp lý như hồ sơ truyền thống, hồ sơ điện tử phải giải quyết vấn đề pháp lý và hiệu lực thi hành của các văn bản được thu thập vào hồ sơ

Khi nói đến giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành VB thường nói đến hai thành phần chính:

chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu "thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước

Như vậy các loại văn bản điện tử hay số hóa thu thập vào hồ sơ điện tử phải giải quyết được yêu cầu này

Với văn bản điện tử, các văn bản luật quy định về công nghệ thông tin, giao dịch điện tử và chữ ký số đều quy định khá rõ, đủ để dạng văn bản này có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành:

Văn bản điện tử (thông điệp dữ liệu) có giá trị như bản gốc, có giá trị làm chứng cứ;

Chữ ký số của người có thẩm quyền khi

ký trên văn bản được xem là đáp ứng nếu văn bản cần đóng dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật về quản lý con dấu

Khác với văn bản điện tử, văn bản số hóa là loại văn bản đã được ban hành (bản cứng), đã có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu, hoàn toàn có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

Khi văn bản đó được số hóa, con dấu và chữ ký không còn giá trị pháp lý như trong bản gốc, bản chính hay bản sao y giải pháp cho văn bản số hóa là sử dụng chữ ký số để ký lên văn bản

Hiện nay một số cơ quan đã áp dụng giải pháp này đối với văn bản số hóa như: văn bản trên website của Bộ giao thông vận tải, Cổng thông tin điện tử của UBND TP Hà Nội và UBND TP HCM.

4.3 Xác định giá trị TLĐT

4.3.1 Nguyên tắc xác định giá trị TLĐT

4.3.2 Phương pháp xác định giá trị TLĐT

4.3.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị TLĐT

4.3 Xác định giá trị TLĐT

Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP:

1 Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định

giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác…

Quy định này được hiểu như thế nào?

Vì sao khi XĐGT TLLTĐT lại vận dụng

nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn như TLLT trên vật mang tin

khác?

Quy định này được hiểu như sau?

Về nguyên tắc: Vận dụng/ áp dụng

- Nguyên tắc chính trị;

Quy định này

có thể hiểu như sau?

Các tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung của TLLTĐT cũng bao gồm:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu