Chương 4 xác định giá trị Tài liệu điện tử

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ThS Nguyễn Văn Thoả ĐT 0908 588 179 Email: nguyenthoa.nv@gmail.com Chương XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Chương XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 4.1 Đặc điểm vòng đời tính liên tục tài liệu điện tử 4.2 Tạo lập tài liệu điện tử lập hồ sơ điện tử 4.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử Đặc điểm vòng đời TLLT Đê quản lý TLLT truyền thống (TL giấy), người ta dựa mơ hình vòng đời tài liệu Vòng đời TLLT khái niệm dùng để giai đoạn mà TLLT trải qua kể từ thời điểm TL sản sinh bị tiêu huỷ/ tiếp tục trì - bảo quản sử dụng vĩnh viễn 4.1 Đặc điểm vòng đời tính liên tục tài liệu điện tử Theo Anh/ chị vòng đời tài liệu giấy chia thành giai đoạn nào? Giai đoạn Giai đoạn tạo lập văn thư Giai đoạn tích cực Giai đoạn bán tích cực Giai đoạn khơng tích cực Giai đoạn lưu trữ quan Giai đoạn lưu trữ lịch sử 4.1 Đặc điểm vòng đời tính liên tục tài liệu điện tử Từ trước đến nay, lý luận đối với tài liệu truyền thống (tài liệu ghi giấy), đa số người làm công tác lưu trữ vẫn thực nghiệp vụ sở lý thuyết "mô hình vòng đời tài liệu" Mơ hình vòng đời tài liệu mơ hình nởi tiếng nhà lưu trữ Bắc Mỹ Nó tờn từ năm 60 kỷ XX đến Mơ hình rằng quãng đời mình, tài liệu cũng thể sống, trải qua số giai đoạn khác nhau, gồm: - giai đoạn tạo lập tài liệu; - giai đoạn tích cực; - giai đoạn bán tích cực (bảo quản lưu trữ quan); - giai đoạn tài liệu không tích cực (hết giá trị hành mà giá trị lưu trữ lâu dài, bảo quản lưu trữ lịch Mơ hình vòng đời tài liệu đã tạo sở khoa học để xác định rõ ràng trách nhiệm chuyên môn người tạo lập, sử dụng tài liệu người làm cơng tác lưu trư Điều dẫn đến xu hướng phân chia vòng đời tài liệu thành: vòng đời trước lưu trư vòng đời lưu trư, kết người làm công tác lưu trữ chú ý tới tài liệu ở giai đoạn lưu trữ Với xuất TLĐT, mơ hình vòng đời tài liệu đã khơng phù hợp gây nên tranh luận gay gắt, dẫn đến việc nhà lưu trữ Úc thiết lập mơ hình lý thuyết đối lập có tên gọi "mô hình tính liên tục của tài liệu" để quản lý TLĐT Mơ hình xem xét quản lý hệ thống văn bản, tài liệu trình liên tục từ thời điểm tạo lập thậm chí trước (thời điểm thiết kế hệ thống quản lý tài liệu) q trình khơng có đứt Trong mơi trường điện tử, vòng đời tài liệu phải nhìn nhận ở khía cạnh rộng hay bắt đầu sớm hơn, từ giai đoạn trước giai đoạn tạo lập tài liệu Giai đoạn trước xem giai đoạn “chuẩn bị (nhận thức)” Đối với tài liệu lưu trữ nói chung, xác định giá trị tài liệu phải cứ vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nội dung tài liệu; b) Vị trí quan, tở chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ tồn vẹn phơng lưu trữ điện tử: chú ý đến liệu đặc tả TLĐT đ) Hình thức tài liệu; Như vậy, ngồi tiêu chuẩn nói trên, xác định giá trị TLĐT cần chú ý đặc điểm riêng loại tài liệu để đánh giá tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa tài liệu điện tử kể từ tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dạng một thông điệp liệu hoàn chỉnh - Đây tiêu chuẩn quan trọng TLĐT muốn trở thành ng̀n thơng tin, tư liệu tin cậy phải có đầy đủ yếu tố thông tin để đảm bảo cho nội dung thông tin bên tài liệu Một tài liệu điện tử có độ tin cậy phải đáp ứng yêu cầu gì? Độ tin cậy thông tin TLĐT thể hiện nguồn gốc xuất xứ tài liệu Một tài liệu buộc phải gắn với hành động hay hoạt động thực bởi tổ chức, quan, cá nhân -> TLĐT phải hồn chỉnh thể thức, có chữ ký số, phải xác định tác giả tài liệu nguồn sản sinh/ gửi TLĐT Hoạt động chức mà hoạt động hỗ trợ định ng̀n gốc xuất xứ tài liệu, tài liệu cung cấp bằng chứng hoạt động Độ tin cậy tài liệu chính khả tài liệu để làm bằng chứng đáng tin cậy Về chất, tài liệu tin cậy so với thân tài liệu ở vào thời điểm tạo Vì vậy, trách nhiệm trực tiếp để có tài liệu đáng tin cậy thuộc quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu Tuy nhiên, lưu trữ cần cung cấp thông tin hướng dẫn cho quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu thực tiễn tốt để họ tạo tài liệu đáng tin cậy Tính tồn vẹn thơng tin tài liệu lưu trữ điện tử là thông tin không bị chỉnh sửa, không dư liệu, giư tính nguyên ban đầu Tính xác thực tài liệu điện tử dùng để bền vưng qua thời gian các đặc điểm ban đầu tài liệu xét khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung Xác thực: là với thực Một tài liệu xác thực tài liệu giữ lại độ tin cậy ban đầu (tính ngun bản) Những thơng tin tài liệu cần thu thập bao gồm thông tin bối cảnh tạo lập bối cảnh công nghệ - thông tin làm sở cứ vào đó, tài liệu xem xác thực Việc xác định giá trị đòi hỏi phải xác định giá trị cần tiếp tục bảo quản tài liệu điện tử tính xác thực chúng Thông tin chứa tài liệu lưu trữ điện tử truy cập, sử dụng được dạng hoàn chỉnh cần thiết Một tài liệu điện tử lựa chọn phải đảm bảo đảm khả trì tính xác thực khả truy cập suốt trình bảo quản sau Để đánh giá tiêu chuẩn cần phải có tham gia chuyên ngành công nghệ thông tin kinh nghiệm người làm công tác lưu trữ tài liệu điện tử Để tài liệu lưu trữ điện tử có khả sử dụng lâu dài mặt cơng nghệ hiển thị, cần có đánh giá áp dụng tiêu chuẩn định dạng tạo lập tài liệu từ thiết kế hệ thống quản lý TLĐT lựa chọn phần mềm tạo lập tài liệu Tài liệu điện tử phải bảo quản an tồn, khơng bị virus Truy cập thơng tin TLĐT phụ thuộc vào phương pháp liên kết TL HSĐT… Đặc điểm công tác xác định giá trị TLĐT Về bản, ta nhận thấy việc xác định giá trị TLĐT bao gồm vấn đề nổi bật cần phải quan tâm: Thứ nhất, phải xem xét, xác định tính xác thực tài liệu; Thứ hai, phải xác định tính khả thi việc bảo toàn tính xác thực tài liệu suốt trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này; Thứ ba, tiêu chuẩn đánh giá việc đánh giá phải thực từ đầu vòng đời tài liệu; Thứ tư, phải liên tục giám sát tài liệu quan/tổ chức sản sinh tài liệu Một văn đã đóng dấu đỏ (đã hồn chỉnh thể thức) Scan (số hố) có đáp ứng tiêu chuẩn TLLTĐT? Vì sao? Xác định giá trị cho HSĐT sau: Hồ sơ ĐHĐCĐ thường niên năm 2013 - C TCP Kho Vận miền Nam Hồ sơ họp ĐHĐCĐ thường niên năm 2013 CTCP Kho Vận miền Nam - Vận dụng ngun tắc: tồn diện tởng hợp - Phương pháp: Phân tích chức năng, thông tin, phương pháp hệ thống - Tiêu chuẩn: + Nội dung: Phản ánh hoạt động Cty, TL có nội dung quan trọng: báo cáo hoạt động HĐQT, BKS, báo cáo kết kinh doanh, KH kinh doanh, nghị ĐHĐCĐ => HS có giá trị lưu trữ v/v + Ý nghĩa CQ, ĐV sản sinh tài liệu: + Ý nghĩa kiện hình thành tài liệu: họp ĐHĐCĐ thường niên công việc quan trọng Cty => HS có giá trị + Mức độ tồn vẹn phơng lưu trữ điện tử cơng ty: liệu đặc tả TLĐT + Hình thức tài liệu: Bản (scan), khơng có chữ ký số/ chứng thực số => độ tin cậy không cao => Chưa đảm bảo tính xác thực => .. .Chương XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Chương XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 4. 1 Đặc điểm vòng đời tính liên tục tài liệu điện tử 4. 2 Tạo lập tài liệu điện tử lập hồ sơ điện. .. sử dụng TLLTĐT 4. 2 Tạo lập tài liệu điện tử lập hồ sơ điện tử 4. 2.1 Tạo lập tài liệu điện tử 4. 2.2 Lập hồ sơ điện tử 4. 2.1 Tạo lập tài liệu điện tử Việc tạo lập tài liệu điện tử gắn liền với... lý tài liệu Ví dụ sử dụng phần mềm Ms.Word, PDF, Access…để tạo tài liệu điện tử, văn điện tử, sở liệu máy vi tính Chúng thông điệp liệu ở dạng số, để trở thành tài liệu lưu trữ điện tử