Chương 2 lịch sử hình thành và phát triển của tài liệu điện tử

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ThS Nguyễn Văn Thoả ĐT 0908 588 179 – Email: nguyenthoa.nv@gmail.com Chương SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 2.1 Quá trình hình thành công tác lưu trữ TLĐT 2.2 Công tác lưu trữ điện tử Việt Nam 2.3 Vị trí tài liệu điện tử hoạt động quan, tổ chức 2.1 Q trình hình thành cơng tác lưu trữ TLĐT Từ năm 1950, có xuất máy tính, xã hội lồi người chứng kiến thay đổi nhanh chóng khả cơng nghệ máy tính Sự phát triển hệ thống thơng tin có liên quan tới vấn đề quản lý bảo quản tài liệu điện tử Nhận thức xu hướng giúp cho xem xét khái niệm tài liệu, lưu trữ tài liệu chức lưu trữ bối cảnh Sự phát triển cơng nghệ thơng tin nhìn nhận theo giai đoạn giao thoa nhau: - Giai đoạn máy tính lớn; - Giai đoạn máy tính cá nhân (PC) - Giai đoạn nối mạng Sự phát triển công nghệ thông tin tạo sở cho hình thành hồn thiện tài liệu điện tử hoạt động CQ/TC Khi hoạt động CQ/TC ứng dụng máy tính, người làm lưu trữ phải đối diện với tài liệu điện tử tạo hay lưu lại giai đoạn tồn q trình phát triển công nghệ thông tin a Những đặc trưng thời kỳ tự động hoá ban đầu Những máy tính lớn sơ khai giới thiệu công ty tư nhân lớn số tổ chức phủ năm 1940 1950 sử dụng để tự động hoá nhiệm vụ tính tốn phức tạp kế tốn thống kê Dữ liệu nạp vào hệ thống máy tính, xử lý theo nhóm/đợt sau sản phẩm đầu sử dụng tóm tắt, bảng tính, bảng cân đối tài liệu kinh doanh khác hay báo cáo tài liệu phân tích cơng trình nghiên cứu khoa học Việc mua sắm vận hành máy tính lớn (mainframe) tốn chúng đòi hỏi chương trình phần mềm phức tạp xây dựng riêng cho loại ứng dụng Trong năm 1960, nhà sản xuất máy tính đưa quan điểm “chia sẻ thời gian” cho phép nhiều người sử dụng tiếp cận máy tính lúc Chia sẻ thời gian tạo tiền đề cho việc nối mạng tiếp cận máy tính từ xa thúc đẩy phát triển phần mềm hỗ trợ cho ứng dụng loại hiệu đính văn bản, thiết kế mẫu, phân tích thống kê thiết kế đồ hoạ 2.2 Công tác lưu trữ TLĐT Việt Nam - Công tác lưu trữ TLĐT Việt Nam hình thành muộn so với nước phát triển giới Có thể khẳng định trước năm 2000, TLĐT khái niệm xa lạ đa số người làm công tác lưu trữ VN Trước năm 2000, văn pháp lý văn thư, lưu trữ hay văn pháp lý lĩnh vực khác chưa có đề cập đến tài liệu điện tử Báo cáo hội thảo “Các sách thực tiễn xác định giá trị bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử” chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế tổ chức Hà Nội (từ ngày 03 đến ngày 05/5/2004), Cục Văn thư lưu trữ nhà nước khẳng định tài liệu điện tử Việt Nam coi tài liệu lưu trữ quốc gia Những năm đầu kỷ 21 thực tiễn hoạt động quan tổ chức sản sinh khối lượng lớn văn bản, tài liệu điện tử, chưa đủ sở để trì tính xác thực độ tin cậy, văn tạo từ việc ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu sử dụng với mục đích in giấy Tài liệu điện tử thực trở thành phương tiện thơng tin thức hoạt động CQ, TC có đời Luật Giao dịch điện tử 2005 Đây văn quy phạm pháp luật đặt móng cho sở pháp lý tài liệu lưu trữ điện tử Luật Giao dịch điện tử đời có tác động quan trọng đến CT VT,LT bối cảnh việc sử dụng tài liệu, VBĐT để thực giao dịch quan, tổ chức, cá nhân thông qua phương tiện điện tử Công tác lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam hình thành từ thực tiễn ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động quản lý thông tin, văn bản, tài liệu quan, tổ chức Nhờ việc ứng dụng chữ ký số - chữ ký điện tử mạng diện rộng, "môi trường làm việc điện tử" hình thành ngày trở nên phổ biến hồn thiện Theo cơng tác văn thư, lưu trữ điện tử hình thành trở nên phổ biến hoạt động văn phòng Văn hành - cơng cụ giao tiếp thiết yếu hoạt động quan, tổ chức với cá nhân tồn dạng thức phù hợp với môi trường làm việc điện tử mạng diện rộng Hiện nay, văn điện tử chữ ký số, tài liệu điện tử trở thành phương tiện giao dịch hệ thống quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội,… trở thành phần quan trọng tài liệu lưu trữ quốc gia Đặc biệt với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin với môi trường mạng diện rộng, việc ứng dụng tin học cơng tác văn phịng nói chung, văn thư lưu trữ nói riêng năm đầu kỷ XXI bước sang giai đoạn Tất khâu nghiệp vụ: soạn thảo, ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký quản lý, xử lý văn lập hồ sơ thực môi trường mạng Nhà nước ban hành nhiều VB QPPL nhằm tạo hành lang pháp lý để đẩy mạnh việc ứng dụng VBĐT hoạt động quản lý quan hành nhà nước phát huy tính ưu việt đời sống xã hội Ở số quan việc triển khai ứng dụng văn điện tử, chữ ký số tổ chức đăng ký quản lý văn (đi, đến), lập hồ sơ mơi trường mạng có chuyển biến tích cực Thực tiễn đặt cho công tác văn thư, lưu trữ nhiều vấn đề cần giải mặt pháp lý, lý luận tác nghiệp nghiệp vụ Nhưng nhận thấy công tác ứng dụng CNTT vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa triển khai rộng rãi chưa có nhìn nhận cách chiến lược cấp quản lý Trong việc ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý nói chung cơng tác văn thư - lưu trữ nói riêng, trọng đến số lượng phần cứng, việc sử dụng phần mềm ứng dụng hạn chế 2.3 Vị trí, triển vọng TLĐT - Trong thời đại CNTT, xuất TLĐT tất yếu; Cùng với ưu mang tính vượt trội, TLĐT ngày đóng vai trị quan trọng: thay cho phần lớn tài liệu giấy, thực chức TL truyền thống ->NN xây dựng lộ trình phủ điện tử, KHCL phát triển CTVTLT đề tiêu khối lượng TLĐT tạo lập hoạt động CQ, TC Vị trí, triển vọng TLĐT - Độ tin cậy, giá trị pháp lý, giá trị chứng giá trị gốc TLĐT thừa nhận mặt pháp lý; điều kiện đảm bảo độ tin cậy, giá trị pháp lý TLĐT chữ ký số =>TLĐT làm thay đổi diện mạo công tác lưu trữ, tạo nên lưu trữ mang tính đại Thảo luận Vai trị người làm công tác lưu trữ thời đại công nghệ thơng tin - kỹ thuật số có thay đổi? - Họ tham gia sớm vào vòng đời TLĐT việc quản lý TLĐT: tư vấn thiết kế hệ thống lưu trữ điện tử; - Hướng dẫn CQ/TC việc tạo lập TLĐT đáp ứng tiêu chuẩn; - Xác định giá trị TLĐT thực từ giai đoạn chuẩn bị (trước TLĐT tạo lập) Đối với loại hình tài liệu điện tử, để bảo đảm tính xác thực tài liệu, yêu cầu quan trọng phải giải vấn đề thiết kế hệ thống thơng tin, tài liệu điện tử sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức phải kiểm soát cách chặt chẽ suốt vịng đời chúng Chính lẽ đó, vai trị quan lưu trữ cần xác định rõ ràng mối quan hệ với quan có chức quản lý nhà nước công nghệ thông tin, cung cấp quản lý chữ ký điện tử, xây dựng quy định pháp lý tài liệu điện tử việc bảo đảm yêu cầu kỹ thuật, chuẩn liệu, chuẩn trao đổi thơng tin có liên quan đến việc tạo lập bảo đảm tính tồn vẹn tài liệu điện tử Một khi, quan lưu trữ khơng có thẩm quyền sản sinh tài liệu điện tử, sớm nhận họ có phương án/giải pháp việc quản lý tài liệu điện tử .. .Chương SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 2. 1 Quá trình hình thành công tác lưu trữ TLĐT 2. 2 Công tác lưu trữ điện tử Việt Nam 2. 3 Vị trí tài liệu điện tử hoạt... Sự phát triển công nghệ thông tin tạo sở cho hình thành hồn thiện tài liệu điện tử hoạt động CQ/TC Khi hoạt động CQ/TC ứng dụng máy tính, người làm lưu trữ phải đối diện với tài liệu điện tử. .. Giao dịch điện tử 20 05 Đây văn quy phạm pháp luật đặt móng cho sở pháp lý tài liệu lưu trữ điện tử Luật Giao dịch điện tử đời có tác động quan trọng đến CT VT,LT bối cảnh việc sử dụng tài liệu, VBĐT