Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” 4.3 Xác định giá trị tài liệu điện tử Nguyên tắc thứ khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là: “Lưu trữ quản lý trình xác định giá trị thực kiểm soát tri thức tài liệu lưu trữ điện tử” Xác định giá trị nghĩa xem xét giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản chúng; tức là, xác định tài liệu cần bảo quản sau chúng thoả mãn nhu cầu sử dụng hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu Hiểu biết ý kiến tư vấn quan sản sinh tài liệu, quan, tổ chức cấp bên liên quan khác hiểu rõ hoạt động quan sản sinh tài liệu có giá trị trình xác định giá trị Tuy nhiên, riêng lưu trữ có kiến thức toàn diện quản lý tài liệu toàn CQ/TC am hiểu lý luận phương pháp xác định giá trị để đưa định chuẩn xác việc lựa chọn tài liệu lưu trữ Như đề cập chương 2, môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải tiến hành từ giai đoạn đầu vòng đời tài liệu, thường trước tài liệu tạo lập Tiếp theo, lưu trữ cần phải áp dụng phương pháp xác định giá trị dựa kiến thức toàn diện nguồn sản sinh tài liệu, chức quy trình công việc quan đó; việc chức giao thể quy chế chức năng, nhiệm vụ quan nào? chức thực thông qua trình công việc hoạt động quan Do trọng tâm phương pháp dựa vào chức hoạt động mà tài liệu sản sinh sử dụng nên phương pháp gọi xác định giá trị theo chức (đánh giá chức năng) Giai đoạn chuẩn bị thời điểm thích hợp cho việc đánh giá, lẽ tạo hội tốt cho việc đảm bảo định đánh giá thực thi cách hữu hiệu giai đoạn này, tổ chức đưa thông tin mà họ cần để tiến hành hoạt động định làm cách để tổ chức xử lý thông tin cách có hệ thống để hỗ trợ cho sứ mạng chức năng, nhiệm vụ Đánh giá chức làm cho việc xác định hệ thống quản lý tài liệu chứa đựng tài liệu lưu trữ tài liệu TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 28 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” hệ thống có giá trị lưu trữ trở thành thực Những yêu cầu việc bảo quản tài liệu kết hợp vào việc thiết kế hệ thống cách dễ dàng bớt khó khăn nhiều buộc phải chỉnh sửa hệ thống tồn tại, điều cần thiết việc đánh giá bắt đầu giai đoạn muộn Đánh giá giá trị giai đoạn chuẩn bị giúp cho quan tránh khỏi chi phí không cần thiết việc áp dụng tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ cho tài liệu giá trị lưu trữ Đánh giá giá trị giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc xác định chức hoạt động sản sinh tài liệu lưu trữ; xác định hệ thống thông tin hỗ trợ cho chức hoạt động đó; nhận diện tài liệu lưu trữ nắm bắt, ghi lại hệ thống; việc thiết kế hệ thống để hỗ trợ cho việc giữ lại, bảo quản bảo toàn khả tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ Giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc thiết kế, cài đặt thử nghiệm hệ thống Việc thử nghiệm hệ thống cần phải bao gồm thử nghiệm để kiểm định yêu cầu quản lý tài liệu đưa vào hệ thống cho quy định đánh giá, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu phát huy tác dụng Khi việc đánh giá triển khai giai đoạn chuẩn bị cần tiếp tục giai đoạn sau vòng đời tài liệu Trong nhiều trường hợp, hệ thống tự động áp dụng khác nhiều so với thiết kế hệ thống Trong trường hợp khác, hệ thống áp dụng không sử dụng cách hữu hiệu Do đó, tài liệu mà người ta chờ đợi sản sinh lại không tạo Vì vậy, tài liệu cần xem xét thực tế để đánh giá chúng có đáp ứng kỳ vọng mà người ta đặt giai đoạn chuẩn bị hay không Việc đánh giá giai đoạn chuẩn bị mở đầu cho tham gia lưu trữ vào toàn vòng đời tài liệu Sau xác định tài liệu có giá trị lưu trữ lưu trữ cần phải giám sát trình tạo lập tài liệu để bảo đảm CQ/TC hay cá nhân sản sinh tài liệu thực làm tài liệu dự kiến lưu trữ cần phải giám sát việc giữ gìn tài liệu Khi tài liệu sản sinh trước lưu trữ có khả tiến hành đánh giá việc đánh giá giai đoạn tạo lập cho phép lưu trữ đưa nhận xét/khuyến nghị việc quan, tổ chức hay TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 29 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” cá nhân sản sinh tài liệu chỉnh sửa hệ thống hay quy trình để bảo đảm tốt cho việc nhận diện, bảo quản tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ Các hệ thống tác nghiệp thường chỉnh sửa để thích ứng với thay đổi hoàn cảnh hay yêu cầu công tác Nếu cần thiết phải chỉnh sửa hệ thống để thoả mãn đòi hỏi lưu trữ việc thực điều chỉnh vào thời điểm tiến hành chỉnh sửa hệ thống xuất phát từ yêu cầu riêng quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu chắn thuận lợi Đánh giá giai đoạn bảo trì điều không mong muốn Thứ nhất, có nguy không tạo lập tài liệu đạt yêu cầu; tính xác thực tài liệu minh chứng được; tài liệu không hoàn chỉnh, không đáng tin cậy hiểu được; thông tin lưu giữ lại phản ánh việc quan, tổ chức hay cá nhân thực việc quản lý tài liệu mà không phản ánh việc quan, tổ chức thực thi chức hoạt động Thứ hai, thay đổi hệ thống làm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu cũ trở nên thực thay đổi huỷ hoại độ tin cậy tính xác thực tài liệu Thứ ba, việc điều chỉnh hệ thống quản lý tài liệu hành để đáp ứng yêu cầu lưu trữ tốn phức tạp chí thực Để đảm bảo tài liệu lưu trữ điện tử bảo quản dạng xác thực lưu trữ cần phải trì kiểm soát tri thức tài liệu Cũng tất loại tài liệu khác, kiểm soát tri thức đòi hỏi phải mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn lưu trữ Việc mô tả phải bao gồm thông tin bối cảnh đủ để xác định rõ nguồn gốc xuất xứ, bối cảnh cấu trúc tài liệu chúng không rõ tài liệu Những thông tin bối cảnh để đạo hành động tiến hành thời điểm chuyển giao hay ranh giới vòng đời tài liệu, chẳng hạn hay chuyển giao tài liệu, để bảo đảm tính xác thực tài liệu giữ gìn xuyên suốt ranh giới Đối với tài liệu điện tử, điều có nghĩa phải áp dụng kiểm soát hoạt động di trú hay chuyển đổi công nghệ nhằm bảo tồn tính xác thực tài liệu TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 30 ... đời tài liệu Sau xác định tài liệu có giá trị lưu trữ lưu trữ cần phải giám sát trình tạo lập tài liệu để bảo đảm CQ/TC hay cá nhân sản sinh tài liệu thực làm tài liệu dự kiến lưu trữ cần phải giám... đánh giá bắt đầu giai đoạn muộn Đánh giá giá trị giai đoạn chuẩn bị giúp cho quan tránh khỏi chi phí không cần thiết việc áp dụng tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ cho tài liệu giá trị lưu trữ Đánh giá. .. lưu trữ Đánh giá giá trị giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc xác định chức hoạt động sản sinh tài liệu lưu trữ; xác định hệ thống thông tin hỗ trợ cho chức hoạt động đó; nhận diện tài liệu lưu trữ nắm