Xác định giá trị tài liệu điện tử

Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn nhữn

4.3 Xác định giá trị tài liệu điện tử

Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:

“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”

Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu Hiểu biết và ý kiến tư vấn của các cơ quan sản sinh tài liệu, của các cơ quan, tổ chức cấp trên và của các bên liên quan khác hiểu rõ các hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu là rất có giá trị trong quá trình xác định giá trị Tuy nhiên, chỉ riêng lưu trữ là có kiến thức toàn diện

về quản lý tài liệu trong toàn bộ CQ/TC và sự am hiểu về lý luận và các phương pháp xác định giá trị để có thể đưa ra quyết định chuẩn xác nhất trong việc lựa chọn tài liệu lưu trữ

Như đã được đề cập tại chương 2, trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo lập Tiếp theo, lưu trữ cần phải áp dụng một phương pháp xác định giá trị dựa trên những kiến thức toàn diện về nguồn sản sinh tài liệu, các chức năng và quy trình công việc của cơ quan đó; về việc các chức năng đó được giao và thể hiện trong các quy chế chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan như thế nào? và các chức năng đó được thực hiện ra sao thông qua các quá trình công việc và hoạt động của

cơ quan Do trọng tâm của phương pháp này dựa vào các chức năng

và hoạt động mà trong đó tài liệu được sản sinh và sử dụng nên phương pháp này còn được gọi là xác định giá trị theo chức năng (đánh giá chức năng)

Giai đoạn chuẩn bị là thời điểm thích hợp nhất cho việc đánh giá, bởi lẽ nó tạo cơ hội tốt nhất cho việc đảm bảo rằng các quyết định đánh giá được thực thi một cách hữu hiệu ở giai đoạn này, một tổ chức sẽ đưa ra những thông tin nào mà họ cần để tiến hành hoạt động của mình và quyết định làm cách nào để tổ chức và xử lý thông tin một cách có hệ thống để hỗ trợ cho sứ mạng và chức năng, nhiệm vụ của mình Đánh giá chức năng làm cho việc xác định các hệ thống quản lý tài liệu nào sẽ chứa đựng tài liệu lưu trữ và những tài liệu nào

trong các hệ thống đó có giá trị lưu trữ trở thành hiện thực Những yêu cầu đối với việc bảo quản những tài liệu đó có thể được kết hợp vào việc thiết kế hệ thống một cách dễ dàng và cũng bớt khó khăn hơn nhiều khi buộc phải chỉnh sửa một hệ thống đang tồn tại, một điều cần thiết nếu như việc đánh giá được bắt đầu ở giai đoạn muộn hơn Đánh giá giá trị ở giai đoạn chuẩn bị sẽ còn giúp cho các cơ quan tránh khỏi những chi phí không cần thiết trong việc áp dụng các tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ cho những tài liệu không có giá trị lưu trữ

Đánh giá giá trị trong giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc xác định các chức năng và hoạt động sẽ sản sinh ra tài liệu lưu trữ; xác định những hệ thống thông tin nào sẽ hỗ trợ cho các chức năng và hoạt động đó; nhận diện các tài liệu lưu trữ sẽ được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống; và việc thiết kế các hệ thống đó để hỗ trợ cho việc giữ lại, bảo quản và bảo toàn khả năng có thể tiếp cận khai thác được của tài liệu lưu trữ Giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc thiết kế, cài đặt và thử nghiệm hệ thống Việc thử nghiệm hệ thống cần phải bao gồm những thử nghiệm để kiểm định các yêu cầu quản lý tài liệu được đưa vào hệ thống sao cho các quy định về đánh giá, bảo quản và khai thác

sử dụng tài liệu phát huy được tác dụng

Khi việc đánh giá đã được triển khai ở giai đoạn chuẩn bị thì nó cần được tiếp tục ở những giai đoạn sau đó của vòng đời tài liệu Trong nhiều trường hợp, các hệ thống tự động cho đến khi được áp dụng đã khác rất nhiều so với khi thiết kế hệ thống Trong những trường hợp khác, hệ thống có thể được áp dụng nhưng không được sử dụng một cách hữu hiệu Do đó, những tài liệu mà người ta chờ đợi được sản sinh lại không được tạo ra Vì vậy, tài liệu cần được xem xét trong thực tế để đánh giá chúng có đáp ứng được những kỳ vọng mà người ta đặt ra trong giai đoạn chuẩn bị hay không

Việc đánh giá ở giai đoạn chuẩn bị mở đầu cho sự tham gia của lưu trữ vào toàn bộ vòng đời của tài liệu Sau khi đã xác định được những tài liệu có giá trị lưu trữ thì lưu trữ cần phải giám sát quá trình tạo lập tài liệu để bảo đảm rằng CQ/TC hay cá nhân sản sinh ra tài liệu thực sự làm ra những tài liệu đúng như dự kiến và lưu trữ cũng cần phải giám sát việc giữ gìn những tài liệu đó

Khi tài liệu được sản sinh trước khi lưu trữ có thể có khả năng tiến hành đánh giá thì việc đánh giá ở giai đoạn tạo lập cho phép lưu trữ đưa ra những nhận xét/khuyến nghị về việc cơ quan, tổ chức hay

cá nhân sản sinh ra tài liệu có thể chỉnh sửa hệ thống hay quy trình của mình như thế nào để có thể bảo đảm tốt hơn cho việc nhận diện, bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ Các hệ thống tác nghiệp thường được chỉnh sửa để thích ứng với thay đổi của hoàn cảnh hay yêu cầu công tác Nếu cần thiết phải chỉnh sửa một hệ thống để thoả mãn những đòi hỏi của lưu trữ thì việc thực hiện những điều chỉnh đó vào cùng thời điểm tiến hành những chỉnh sửa hệ thống xuất phát từ những yêu cầu riêng của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu chắc chắn sẽ thuận lợi hơn

Đánh giá ở giai đoạn bảo trì là điều không mong muốn Thứ nhất, có những nguy cơ như sẽ không tạo lập được những tài liệu đạt yêu cầu; tính xác thực của tài liệu không thể minh chứng được; tài liệu

có thể không hoàn chỉnh, không đáng tin cậy hoặc không thể hiểu được; hoặc những thông tin được lưu giữ lại chỉ phản ánh việc một cơ quan, tổ chức hay cá nhân đã thực hiện việc quản lý tài liệu của mình như thế nào mà không phản ánh được việc cơ quan, tổ chức đó đã thực thi các chức năng và hoạt động của mình như thế nào Thứ hai, những thay đổi trong các hệ thống có thể làm cho việc tiếp cận khai thác những tài liệu cũ hơn trở nên không thể thực hiện được hoặc những thay đổi đó có thể huỷ hoại độ tin cậy và tính xác thực của những tài liệu đó Thứ ba, việc điều chỉnh các hệ thống quản lý tài liệu hiện hành để đáp ứng các yêu cầu của lưu trữ có thể sẽ rất tốn kém và phức tạp hoặc thậm chí không thể thực hiện được

Để đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ điện tử được bảo quản ở dạng xác thực thì lưu trữ cần phải duy trì sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu Cũng như đối với tất cả các loại tài liệu khác, sự kiểm soát tri thức đòi hỏi phải mô tả tài liệu theo đúng các tiêu chuẩn lưu trữ Việc

mô tả phải bao gồm những thông tin bối cảnh đủ để xác định rõ nguồn gốc xuất xứ, bối cảnh và cấu trúc của tài liệu bất kỳ khi nào chúng không hiện rõ ở trong chính tài liệu Những thông tin bối cảnh đó là căn cứ để chỉ đạo các hành động được tiến hành ở những thời điểm chuyển giao hay ranh giới trong vòng đời của tài liệu, chẳng hạn như khi sao hay chuyển giao tài liệu, để bảo đảm rằng tính xác thực của tài liệu được giữ gìn xuyên suốt những ranh giới đó Đối với tài liệu điện

tử, điều đó còn có nghĩa là phải áp dụng sự kiểm soát đối với bất kỳ hoạt động di trú hay chuyển đổi về công nghệ nào nhằm bảo tồn tính xác thực của tài liệu