bài tiểu luận tinh huống tư pháp cấp xã QLNN ngạch chuyên viên.

PHẦN I. MỞ ĐẦU1.1.Lý do lựa chọn đề tài: Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, có hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúp hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế. Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm soát quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật đến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công của công tác cải cách thủ tục hành chính. Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng Chính phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động này trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước. Ở địa phương, Sở Tư pháp có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, Sở Tư pháp được tiếp nhận Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước về ngạch chuyên viên tại lớp của Trường chính trị Quảng Nam, em được trang bị những kiến thức về quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ. Em xin vận dụng các kiến thức đã học và thực tiễn xử lý vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn tại UBND xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam.”1.2. Mục tiêu của đề tài: Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm để kịp thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành chính.1. 3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa học của Chủ nghĩa Mác – Lênin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật biến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê. 1.4. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam.1.5. Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần:PHẦN 1: MỞ ĐẦU PHẦN 2: NỘI DUNG 2.1. Mô tả tình huống. 2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống. 2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả. 2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết. 2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn. PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊPHẦN 2. NỘI DUNG 2.1. Mô tả tình huống: Phản ánh công tác giải quyết thủ tục hành chính; tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc thực hiện quy định hành chính của UBND xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam về công tác giải quyết thủ tục hành chính, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà, trú tại xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam. Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà , 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà. Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 0642015, ngày hẹn trả trên phiếu là 1642015 và ngày công dân nhận kết quả là 1642015. Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một Tư pháp xã Phước Thành giải trình về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hà vượt quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra. Đại diện Bộ phận Tư pháp đã trả lời, trong thời gian đó, UBND xã có tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi tham tại Quảng Bình, thời gian đó cán bộ Tư pháp chưa xử lý được hồ sơ, vậy nên cán bộ tư pháp đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết. Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Phòng Tư pháp, tuy nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất trình. Vì vậy, cán bộ tư pháp đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề. Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông qua tại cuộc họp với UBND xã Phước Thành. Phân tích tình huống: Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà, theo quy định tại Nghị định 1582005NĐCP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam nữ. Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày. Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hà, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày. Tuy nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 0642015, ngày hẹn trả là 1642015, là 10 ngày, nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải quyết thủ tục hành chính. Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu. Tuy nhiên, cán bộ tư pháp xã Phước Thành đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của chị Hà và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất trình này. Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn huyện để trao đổi lấy ý kiến.

TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH QUẢNG NAM

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA

“ XỬ LÝ TÌNH HUỐNG KIỂM TRA VIỆC GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HÀNH CHÍNH ĐĂNG KÝ KẾT HÔN TẠI UBND XÃ PHƯỚC THÀNH HUYỆN PHƯỚC SƠN TỈNH QUẢNG NAM.”

Người thực hiện:

Lớp: Quản lý Nhà Nước – Ngạch chuyên viên

Đơn vị công tác: UBND xã Phước Thành

Quảng Nam, tháng 05 năm 2016

PHỤ LỤC

PHẦN 1: MỞ ĐẦU……….1

1.1 Lý do lựa chọn đề tài……….……….1

1.2 Mục tiêu của đề tài……… 1

1.3 Phương pháp của đề tài……… 2

1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài.……….….2

1.5 Bố cục……… …2

PHẦN 2: NỘI DUNG……… ……… ….2

2.1 Mô tả tình huống……….……… ….2

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống……….……… ……4

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả……….……… ….4

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết………… ….6

2.4.2 Phương án 1……….6

2.4.2 Phương án 2……….…… …7

2.4.3 Phương án 3……….…… ….7

2.5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn……… ….9

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……… ……….….10

PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1.Lý do lựa chọn đề tài:

Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, có hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúp hoàn thiện

và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm soát quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật đến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công của công tác cải cách thủ tục hành chính Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng Chính phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định

rõ vị trí, vai trò của hoạt động này trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước Ở địa phương, Sở Tư pháp có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính Theo đó,

Sở Tư pháp được tiếp nhận Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính Trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước về ngạch chuyên viên tại lớp của Trường chính trị Quảng Nam, em được trang bị những kiến thức

về quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ Em xin vận dụng các

kiến thức đã học và thực tiễn xử lý vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình

huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn tại UBND

xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam.”

1.2 Mục tiêu của đề tài:

Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm để kịp thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành chính

1 3 Phương pháp nghiên cứu của đề tài:

Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa học của Chủ nghĩa Mác – Lênin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật biến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê

1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài:

Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam

1.5 Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần:

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

PHẦN 2: NỘI DUNG

2.1 Mô tả tình huống

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết

2.5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

PHẦN 2 NỘI DUNG

2.1 Mô tả tình huống:

Phản ánh công tác giải quyết thủ tục hành chính; tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc thực hiện quy định hành chính của UBND xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam về công tác giải quyết thủ tục hành chính, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà, trú tại xã Phước Thành huyện Phước Sơn

tỉnh Quảng Nam Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà , 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận

hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015 Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một Tư pháp xã Phước Thành giải trình về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị

Hà vượt quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra Đại diện Bộ phận Tư pháp đã trả lời, trong thời gian đó, UBND

xã có tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi tham tại Quảng Bình, thời gian đó cán bộ Tư pháp chưa xử lý được hồ sơ, vậy nên cán bộ tư pháp đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình Vấn đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Phòng Tư pháp, tuy nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất trình Vì vậy, cán bộ tư pháp đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn

đề Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông qua tại cuộc họp với UBND xã Phước Thành

Phân tích tình huống:

Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà, theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam nữ Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hà, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày Tuy nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ

là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày, nếu xét ngày làm việc 09 ngày

làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải quyết thủ tục hành chính Thứ hai, xét

về thành phần hồ sơ Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân phải nộp Tờ khai đăng

ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn Xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu Tuy nhiên, cán bộ

tư pháp xã Phước Thành đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của chị Hà và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây là những giấy

tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất trình này Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần

hồ sơ, do cán bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn huyện để trao đổi lấy ý kiến

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống:

Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại xã Phước Thành, sẽ không phát hiện ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tại đây Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp, bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả:

Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống:

Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp và cán bộ tư pháp của UBND xã Phước Thành huyện Phước Sơn tỉnh Quảng Nam Hoạt động ngoại khóa, du lịch

mà UBND xã tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đi tham quan, không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định Lỗi dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗi trực tiếp của cán bộ, công

chức xã Phước Thành Mặt khác, cán bộ tư pháp xã đã tự ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh đạo UBND xã Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống: Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quy định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ Bởi hiện nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND tỉnh Quảng Nam về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành 02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu phải nộp

Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước Việc cắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là cần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân Tuy nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của phòng Tư pháp trên địa bàn huyện Phước Sơn, nhưng chưa thống nhất, do vậy một số Tư pháp của các xã vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy tờ xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà không yêu cầu công dân nộp Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị khác trên địa huyện Phước Sơn, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này xảy ra ở một số các xã mà đoàn đã tiến hành kiểm tra

Phân tích hậu quả:

Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công dân, chủ tịch UBND xã Phước Thành giải trình rằng là do cán bộ tư pháp tự photo khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu Như vậy, đặt ra câu hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí này do

tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước Mặt khác, đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh nhân dân, sổ

hộ khẩu,… trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ tư pháp lưu luôn mà không photo lại Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác có hay không việc cán

bộ tư pháp yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình Nếu cán bộ tư pháp yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Hà và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết

2.4.1 Phương án 1:

Nội dung phương án 1:

Trong khoảng thời gian UBND xã Phước Thành tổ chức đi tham quan cho cán

bộ, công chức, nhân viên làm việc tại xã Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND Ngoài ra, nếu UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán bộ ở lại trực,

để tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ quan nghỉ trong ngày làm việc Trước đó, các cán bộ tư pháp cần giải quyết hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước thời hạn để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán bộ một cửa không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có quy định “Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn” Như vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên không cần lưu Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Hồ Thị Hà và anh Nguyễn Hoàng Nam quá thời hạn quy định, và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân chỉ cần xuất trình mà không phải nộp

Những lợi thế, thuận lợi của phương án 1:

Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức xã Phước Thành sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương Đoàn kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công dân Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, cán bộ một cửa sẽ không mất nhiều thời gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết kiệm nhân lực và kinh phí cho nhà nước

Hạn chế của phương án 1:

Tuy nhiên, phương án này cũng có một số những hạn chế Việc không lưu các giấy tờ xuất trình sẽ gặp phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có sự mâu thuẫn, hoặc có vấn đề trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó khó xác định trách nhiệm của người đi làm các thủ tục hành chính

2.4.2 Phương án 2:

Nội dung của phương án 2:

Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Hồ Thị Hà, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND xã Phước Thành tổ chức nghỉ mát cho cán bộ, công chức, nhân viên tại phường Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với mức độ nhắc nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về thời gian cũng như nhân sự để bảo đảm công việc Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra thống nhất với ý kiến của cán bộ xã Phước Thành, sẽ tự photo để làm căn cứ mà không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra

Những lợi thế, thuận lợi của phương án 2:

Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ UBND

xã Phước Thành, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính

trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử phạt nặng

nề Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác định trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề

Những hạn chế của phương án 2:

Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND xã Phước Thành nói riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND xã Phước Thành đang làm sẽ gây tốn kém nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu cho Nhà nước Có thể xảy ra một số trường hợp, cán bộ

tư pháp yêu cầu công dân phải nộp để lưu, gây tốn kém, phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh giảm gọn nhẹ thủ tục hành chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân

2.4.3 Phương án 3:

Nội dung của phương án 3:

Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định quá thời hạn hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký kết hôn của chị Hồ Thị Hà và anh Nguyễn Hoàng Nam Với những giấy tờ công dân xuất trình, đoàn kiểm tra sẽ ghi vào biên bản thực tế diễn ra, vì đây là thực trạng chung trên một số địa bàn Đoàn kiểm tra sẽ không lập biên bản đây là hành vi sai phạm về việc lưu thừa thành phần hồ sơ trong việc giải quyết thủ tục hành chính, mà sẽ ghi thực trạng tại những địa bàn này và sẽ đưa vấn đề này vào trao đổi tại cuộc họp giao ban với thị xã và thành phố

Những lợi thế, thuận lợi của phương án 3:

Phương án này các vi phạm của cán bộ, công chức xã Phước Thành sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương Đoàn kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật Chấn chỉnh ý thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích cho công dân Việc lưu