PHÂN TÍCH VIỆC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠITỔNG CÔNG TY VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP
I.Giới thiệu
Tổng công ty Vật tư nông nghiệp – công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH)một thành viên là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triểnnông thôn, có trụ sở chính tại số 16 đường Ngô Tất Tố - quận Đống Đa – thànhphố Hà Nội.
Tổng công ty được thành lập từ năm 1960 với các chức năng chính là:
- Quản lý điều hành sản xuất kinh doanh và đầu tư tài chính đối với cáccông ty con và doanh nghiệp khác
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ chủ sở hữu tại các công ty con, công ty liênkết Chi phối các công ty con, công ty liên kết theo mức độ chiếm giữ vốn điềulệ theo quy định của pháp luật, nguyên tắc các công ty con phát triển theo địnhhướng của tổng công ty.
- Trực tiếp sản xuất kinh doanh, trong đó các mặt hàng chủ lực là phân bónhóa học, các loại nông sản và vật tư phục vụ nông nghiệp khác.
Hội đồng thành viên là đại diện trực tiếp chủ sở hữu tại Tổng Công ty (05thành viên), bộ máy điều hành gồm Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc, kếtốn trưởng và 10 phịng ban chun mơn nghiệp vụ.
Trang 2trưng cơ bản của thiết chế xã hội chủ nghĩa và những quy định của tổ chức Đảng.Ngoài yếu tố năng lực thì điều kiện đầu tiên để xem xét bổ nhiệm vào những vị trílãnh đạo (Hội đồng thành viên, Ban Tổng giám đốc, kế toán trưởng và trưởngphòng nhân sự) thì nhân sự được đề bạt phải là đảng viên Đảng cộng sản ViệtNam Đây cũng là một trong những tiêu chí ưu tiên khi xem xét đề bạt, bổ nhiệmcác vị trí lãnh đạo khác như trưởng, phó trưởng bộ phận bởi đội ngũ đảng viênđược lựa chọn từ những nhân sự ưu tú nhất
Quá trình đánh giá nhân sự trong công việc được tổ chức định kỳ hàng nămđể làm cơ sở xét thi đua khen thưởng, nâng lương cho người lao động và đề bạt cánbộ vào vị trí lãnh đạo Việc đánh giá được thực hiện thông qua các tiêu chí chínhsau:
- Ý thức tổ chức kỷ luật: việc tuân thủ nội quy, tuân thủ giờ giấc làm việcvà kỷ luật lao động
- Mức độ hoàn thành công việc được giao.
- Tác phong làm việc, mối quan hệ với đồng nghiệp trong cùng bộ phận vàvới các bộ phận khác trong quá trình phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Hình thức đánh giá được thực hiện một cách dân chủ công khai trong cáccuộc họp của từng bộ phận Sau khi có thông báo của phòng tổ chức cán bộ về việctriển khai đánh giá hàng năm, mỗi cá nhân viết một bản tự đánh giá về quá trìnhcông tác dựa theo các tiêu chí trên, có đánh giá các mặt ưu, khuyết điểm và đưa ranhững giải pháp để phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế còntồn tại
Trang 3đóng góp ý kiến Kết quả đánh giá cuối cùng được đưa ra dựa trên nhận xét củatrưởng bộ phận có tham khảo thêm ý kiến của mọi người.
II.Phân tích
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc ở tổng công ty vật tư nông nghiệp đãthực hiện đầy đủ các bước tiến trình công việc Tuy nhiên, hệ thống này mới chỉthể hiện được những vấn đề cơ bản một cách giản đơn nhưng không chi tiết nênchưa đạt hiệu quả thiết thực
Giống như hầu hết các doanh nghiệp nhà nước khác, công tác tuyển dụngnhân sự chưa hẳn vì nhu cầu mà thông thường vì lý do quen biết, nhân sự thườngđược tiếp nhận rồi dựa theo trình độ mới phân công công việc Vì thế, hệ thốngđánh giá thực hiện công việc bị thiếu sót ngay từ bước đầu tiên khi không có bảnmô tả công việc cho mỗi vị trí/ cá nhân Thiếu sót này dẫn đến việc không có cơ sởban đầu về yêu cầu công việc phải thực hiện, yêu cầu về trình độ chun mơn vàcác kỹ năng cần thiết khác để hồn thành công việc, đây là những căn cứ xây dựngcác tiêu chí đánh giá cụ thể một cách định lượng
Các tiêu chí đánh giá đang được tiến hành mới chỉ ở mức độ tổng quá Mặcdù đơn vị đã xây dựng được nội quy quy định rõ về kỷ luật lao động nhưng chưacụ thể hóa những chỉ tiêu này thành một phần của bảng “Mẫu đánh giá thực hiệncông việc” Việc xem xét đánh giá thực hiện những yêu cầu này dựa vào cảm nhậnchủ quan của người lãnh đạo cũng như các thành viên khác dẫn đến việc đánh giáthiếu chính xác
Trang 4qua họp nội bộ bộ phận và không được chi tiết Bản thân nhân sự sẽ khó có thểhiểu được vị trí của mình trong hệ thống, vai trò công việc đang thực hiện đónggóp thế nào cho mục tiêu chung của cả bộ phận và công ty
Các yêu cầu khác về kỹ năng mềm đối với nhân sự chưa được quan tâm xemxét Các yêu cầu về ngoại ngữ, khả năng thuyết trình, marketing chưa ban hànhtiêu chuẩn cụ thể cùng với yêu cầu về trình độ chuyên môn, phạm vi này hiện vẫnđể tự mỗi nhân viên tìm phương án khắc phục để đáp ứng các công việc cụ thểđược giao Khả năng giao tiếp, tác phong làm việc trong tương tác giữa các nhânviên chỉ được quan tâm xem xét dưới góc độ mâu thuẫn nội bộ Tính chủ độngtrong công việc, hành vi giao tiếp, phong cách hoạt động trong tập thể chưa đượcxây dựng thành tiêu chí cụ thể, chưa hình thành được văn hóa công ty để tạo ranhững chuẩn mực của môi trường làm việc thân thiện, thoải mái và năng động
Thiết sót hệ thống bản mô tả công việc kéo theo việc thiết sót phương phápđánh giá và quy chuẩn mẫu đánh giá cũng như xây dựng các tiêu chuẩn Chính vìthế, công tác đánh giá thực hiện nhiệm vụ không được đầy đủ và khách quan.Người đánh giá có xu hướng đánh giá tất cả các nhân viên bình quân như nhau Sởdĩ có hiện tượng này là do tiêu chuẩn đánh giá không rõ ràng, người đánh giá cóquan điểm sai lầm về mức trung bình, tránh rủi ro, ngại xếp hạng cho ai đó mứcxuất sắc hoặc yếu kém Công tác đánh giá cũng dễ bị ảnh hưởng bởi sự kiện gầnnhất, người đánh giá có xu hướng bị chi phối bởi hành vi mới xảy ra nhất của nhânviên Không có hệ thống tiêu chuẩn sẽ không có điều kiện để đánh giá tổng thể quátrình hoạt động của nhân viên suốt kỳ đánh giá Người đánh giá thường chỉ nhớ cácsự việc đặc biệt gây ấn tượng hoặc sự việc mới xảy ra nhất để đánh giá nhân viên
Trang 5giá là cần thiết, tuy nhiên cách làm công khai thông qua góp ý trực tiếp, bỏ qua yếutố tâm lý có thể không đạt được hiệu quả mong muốn Phương pháp này dễ dẫnđến nảy sinh xung đột giữa các nhân viên, không loại trừ khả năng có những ý kiếnchỉ trích thay vì góp ý mang tính xây dựng Việc dựa trên cơ sở tham khảo ý kiếnbình bầu của tập thể và đưa ra kết luận đánh giá cuối cùng công khai có thể phátsinh tư tưởng so bì trực tiếp giữa các nhân viên.
Công tác phản hồi kết quả đánh giá không được coi trọng và thực hiện đầyđủ Mục đích và nội dung cuộc họp là đánh giá nhân viên và bình bầu thi đua khenthưởng, nhưng việc xét danh hiệu khen thưởng lại được chú trọng nhiều hơn làđánh giá thực hiện công việc của nhân sự Quá trình thảo luận chủ yếu là phân tích,đánh giá những thành tích đạt được hoặc khuyết điểm còn tồn tại của nhân sự vàgắn kết nó với việc bình bầu xét thi đua khen thưởng Các nội dung khác như lắngnghe tâm tư nguy vọng của nhân viên, ý kiến đề xuất cải thiện điều kiện làm việc,định hướng phát triển nghề nghiệp gần như không được triển khai
Phương pháp thảo luận tập thể này còn dẫn đến đến những sai lệch trong quátrình đánh giá thực hiện công việc Bản thân người đánh giá và các đồng nghiệptham gia đóng góp ý kiến đều cảm thấy không thoải mái khi nhận xét trực tiếp lẫnnhau trong cuộc họp, sẽ xuất hiện những ý kiến không trung thực và khách quankhi nhận xét Cách làm này có thể tạo ra tâm lý bình quân chủ nghĩa khi mọi ngườiđều nhận xét tốt về nhau, tránh va chạm nội bộ; thậm chí ngược lại cuộc họp cókhả năng trở thành buổi tranh luận, đả kích nhau vì mâu thuẫn cá nhân nảy sinhtrong quá trình công tác.
III.Đề xuất giải pháp khắc phục
Trang 6chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc và phù hợp với xu thế chung trongquản trị nhân sự hiện nay là yêu cầu cấp thiết.
Để cải thiện hệ thống đánh giá công ty cần nhanh chóng xây dựng và côngkhai quy trình đánh gía thực hiện công việc Quy trình này bao gồm các hệ thốngbản mô tả công việc, hệ thống tiêu chuẩn đánh giá và phương pháp đánh giá Đồngthời, phải nghiên cứu phương thức thảo luận đánh giá với nhân sự theo các truyềnthống trong các cuộc họp; phân tích ưu – nhược điểm của cách thức cũ để cónhững cải tiến thích hợp
Để khắc phục tình trạng đánh giá chung chung, không có những tiêu chí vàtiêu chuẩn đánh giá cụ thể mang tính khoa học và chính xác, công việc phải thựchiện đầu tiên là nhanh chóng xây dựng bản mô tả công việc cho mỗi vị trí công tác,mỗi nhân sự trong hệ thống Bản mô tả công việc phải thể hiện được đầy đủ và chitiết các công việc nhân sự phải thực hiện với yêu cầu về mức độ hoàn thành, cácyêu cầu về trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức phụ trợ khác cần thiết đểgiải quyết công việc được giao Bản mô tả công việc cũng phải làm rõ những yêucầu về kỹ năng mềm về khả năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, … với mức độ cụthể tùy theo từng vị trí công tác.
Hệ thống bảng mô tả công việc này là cơ sở ban đầu để xây dựng hệ thốngcác tiêu chuẩn để đánh giá hồn thành cơng việc Tuy nhiên, mơ tả công việc mớichỉ thể hiện được các nội dung công việc phải thực hiện Dựa trên kế hoạch kinhdoanh, mục tiêu chung của công ty cũng như mục tiêu của từng bộ phận, công tyxây dựng các mức tiêu chuẩn về thực hiện nhiệm vụ chuyên môn cho mỗi vị trí vớicác mức độ cụ thể, phù hợp với đặc điểm hiện tại của công ty và bộ phận
Trang 7các quy định về nội quy công ty phải được xây dựng với các tiêu chí cụ thể Trongxu thế chung hội nhập mang tính toàn cầu, mô hình quản trị nhân sự hiện nay đanghướng đến và hoàn thiện phương pháp nhóm làm việc, phương thức này ngày càngchứng tỏ hiệu quả trong giải quyết công việc Để hình thành nhóm làm việc trongcông ty/ bộ phận và mô hình này thực sự phát huy tác dụng, những chuẩn mực vềvăn hóa giao tiếp, ứng xử giữa các nhân viên cần được chuẩn hóa bởi quy định củacông ty Khả năng làm việc theo nhóm cũng cần thiết như là một yêu cầu về nănglực của nhân sự trong bản mô tả công việc.
Tuy nhiên, tùy theo chiến lược và mục tiêu từng thời kỳ của đơn vị, bản môtả công việc cũng như các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá được điều chỉnh hợp lý đểphù hợp với yêu cầu thực tế của công việc trong mỗi giai đoạn đánh giá.
Phương pháp đánh giá cũng cần được nghiên cứu một cách khoa học và
cẩn trọng Theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh và mô hình tổ chức hoạt động cóthể phân loại các phòng ban trong đơn vị thành hai khối: khối hỗ trợ, gián tiếp vàkhối kinh doanh trực tiếp Tùy theo đặc điểm riêng biệt để áp dụng phương phápđánh giá cho phù hợp
Với khối kinh doanh trực tiếp, kết quả hoạt động được thể hiện rõ rệt bởi cácchỉ tiêu tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận Đơn vị có thể sử dụng nhữngchỉ tiêu này làm tiêu chí đánh giá nhân sự và xây dựng nên các mức tiêu chuẩn cụthể Phương pháp thích hợp nhất cho nhóm đối tượng này là quản trị theo mục tiêu.Cũng cần lưu ý rằng, nên cân nhắc tiêu chuẩn mục tiêu tùy theo từng nhân sự chophù hợp với trình độ nhân sự và tương xứng với mức thù lao được hưởng
Trang 8quả thực hiện cơng việc của nhân viên Ngồi ra, việc áp dụng phương pháp nàycho khối hỗ trợ, gián tiếp sẽ phức tạp hơn so với phương pháp quản trị bằng mụctiêu của khối trực tiếp Đối mới mỗi bộ phận, mỗi vị trí khác nhau thì số lượng tiêuchí, mức độ tiêu chuẩn và trọng số của mỗi yêu cầu có ảnh hưởng khác nhau tớihiệu quả công việc Vì thế, khi sử dụng phương pháp này cần có sự điều chỉnhkhác nhau để phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng/ ban và từng vị trí.
Để công việc đánh giá được thuận tiện, dễ thực hiện, đơn vị cần ban hànhmẫu biểu đánh giá thực hiện công việc Nội dung của mẫu biểu ngoài các tiêu chícùng với tiêu chuẩn đánh giá được xây dựng dựa trên bản mô tả công việc vàphương pháp đánh giá dành cho nhân sự được đánh giá tự thực hiện, còn cần cónội dung dành cho người thực hiện đánh giá nhận xét và đánh giá của các đồngnghiệp trong bộ phận Phần nhận xét của đồng nghiệp tùy vào văn hóa công ty vàđặc điểm riêng của bộ phận có thể lồng ghép vào mẫu tự đánh giá của nhân sựhoặc thực hiện bởi mẫu riêng Ngoài nhận xét của đồng nghiệp trong cùng bộ phận,có thể tham khảo thêm ý kiến của nhân sự bộ phận khác có liên quan trực tiếp vàthường xuyên giao tiếp với nhân sự được đánh giá.
Phỏng vấn, thảo luận đánh giá giữa lãnh đạo và nhân sự được đánh giá làbước cuối cùng nhưng rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác đánh giá Côngviệc này đòi hỏi người lãnh đạo có khả năng giao tiếp tốt, có trình độ hiểu biết vềtâm lý, khả năng thuyết phục và không thể thiếu tính công tâm
Trang 9có thể sử dụng kết quả này để tiến hành bình xét thi đua khen thưởng trong mộtcuộc họp toàn thể nhân viên trong bộ phận
Để buổi thảo luận đánh giá đạt hiệu quả tốt nhất, quy trình triển khai côngtác đánh giá cần đưa ra những chuẩn mực về phạm vi nội dung trao đổi để các bênthực hiện Sau khi phân tích, thống nhất được kết quả đánh giá một cách kháchquan, dựa trên kết quả này người lãnh đạo cần chỉ rõ những ưu điểm, thành tích mànhân sự đã đạt được, những khuyết điểm còn tồn tại và cùng với nhân sự tìm biệnpháp khắc phục Đồng thời lãnh đạo cần phổ biến cho nhân sự yêu cầu của công tyđối với nhân sự trong thời gian tiếp theo, điều chỉnh lại nhiệm vụ/ tiêu chuẩn củabản mô tả công việc, đồng thời mở ra cho nhân sự định hướng phát triển nghềnghệp cũng như cơ hội thăng tiến Buổi thảo luận còn là cơ hội để người lãnh đạolắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân sự về điều kiện môi trường làm việc, độngviên khuyến khích nhân sự phát biểu ý kiến đề xuất để góp phần xây dựng đơn vị.
IV.Kết luận
Trang 10Quá trình đánh giá thực hiện công việc, ở một mức độ nhất định, chính là sựmở rộng của thiết kế công việc và có những tác động cơ bản tới cơng tác tổ chứccán bộ Ngồi việc giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra các quyết định nhân sự, kết quảđánh giá thực hiện công việc còn giúp nhà quản trị thấy rõ hiệu quả hoạt động củabộ máy nhân sự, hiệu quả của các hoạt động quản lý nguồn nhân lực, từ đó cónhững phương hướng điều chỉnh thích hợp
Không như với những doanh nghiệp tư nhân khác, đối với một doanh nghiệpnhà nước như Tổng công ty, công tác tổ chức bố trí cán bộ rất được coi trọng Bởimỗi sai sót trong công việc cũng như vi phạm các vấn đề khác trong cuộc sống củanhân sự ở cấp quản lý của doanh nghiệp nhà nước đều được dư luận quan tâm hơnso với trường hợp tại công ty tư nhân Vì thế hệ thống đánh giá thực hiện công việccũng như công tác quản trị nhân sự cần được lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm sâusắc, thành công và hiệu quả của quá trình đánh giá còn góp phần quan trọng đếncông tác tổ chức cán bộ.
Nghiên cứu được trình bày trong bài viết này dựa trên những hiểu biết nhấtđịnh của học viên về công tác quản trị nhân sự ở Tổng công ty vật tư nông nghiệpdo giới hạn bởi vị trí công tác nên không thể tránh khỏi thiếu sót Quá trình phântích những hạn chế và đưa ra giải pháp khắc phục nằm trong phạm vi hiểu biết vàtiếp thu kiến thức môn học của học viên và thể hiện quan điểm cá nhân về vấn đềnày Việc áp dụng nghiên cứu của bài viết này vào thực tế cần được lãnh đạo đơnvị cân nhắc xem xét và quyết định hợp lý phù hợp với định hướng của tập thể lãnhđạo và yêu cầu của đơn vị.
Tài liệu tham khảo:
Trang 11- Tài liệu Quản trị nguồn nhân lực, PGS.TS Trần Thị Kim Dung, NXB Tổng hợp táibản lần thứ 8 năm 2010.