Báo cáo kiến tập môi trương hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng ABC thể hiện quá trình thực tập ngắn ngày của Học viên tại Văn phòng công chứng ABC giai đoạn học phần lý thuyết pháp luật về công chứng.
Trang 1
-1-HỌC VIỆN TƯ PHÁP Khoa đào tạo Công chứng viên
-oOo BÁO CÁO KIẾN TẬP
TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
ĐÀO TẠO GIAI ĐOẠN 1
MÔI TRƯỜNG HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG
Họ tên Học viên : NGUYỄN VĂN A
Ngày sinh : 18/06/1992
Lớp : Công chứng T7,CN, Hà Nội
Khoa : Đào tạo công chứng viên và CDK
Mã số Thẻ học viên : CCHN-199
HÀ NỘI, NGÀY 17 THÁNG 5 NĂM 2022
Trang 2MỤC LỤC
Trang PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP
PHẦN II: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG
CHỨNG ABC
PHẦN III: VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
PHẦN IV: BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU KIẾN TẬP
CÁC TÀI LIỆU KÈM THEO
1 Nhật ký kiến tập tại Văn phòng công chứng ABC;
2 Giấy xác nhận hoàn thành kiến tập của Văn phòng công chứng ABC
SƯU TẦM HỒ SƠ TÌNH HUỐNG
Danh mục Hồ sơ tình huống thực tế sưu tầm về hoạt động công chứng tại Văn
phòng công chứng ABC.
PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP
Trang 3Trong thời gian từ ngày đến ngày , em được tìm hiểu và làm quen với cơ cấu tổ chức, quản lý cũng như thực việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng ABC có trụ sở tại ;
Trong suốt quá trình kiến tập, em nhận thấy như sau:
1 Về đơn vị kiến tập
Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng công chứng ABC
Trụ sở:
Được Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập theo Quyết định số ngày
Được Sở Tư Pháp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số ngày
Văn phòng công chứng ABC chính thức hoạt động từ ngày
Trưởng Văn phòng: - Công Chứng viên;
Điện thoại: Email:
2 Về đáp ứng mục đích kiến tập
Trong suốt quá trình kiến tập tại Văn phòng công chứng ABC, việc được tận mắt cũng như trực tiếp được tiếp xúc, tiếp cận với những hoạt động công chứng của Văn phòng trong thực tiễn đã giúp em:
Tin tưởng sẽ biết cách vận dụng các kiến thức được đào tạo Lý thuyết trong Học viện
ra ngoài đời thực sau này nếu được bổ nhiệm Công chứng viên;
Đây mới là đợt kiến tập đầu tiên trong Chương trình đào tạo nghề công chứng của em tại Học viện, tuy nhiên việc được kiến tập ngay trong Môn học thứ nhất trong Chương trình đào tạo – Môi trường hành nghề còn giúp em căn cứ vào thực tiễn đã kiến tập còn cũng cố được những kiến thức lý thuyết đã được trang bị tại Học viện Ví dụ như Nếu chỉ học lý thuyết thôi mà không vận dụng ngay vào thực tiễn, sẽ dẫn đến nhanh quên các quy định của pháp luật công chứng, nhưng sẽ giúp em nhớ rất lâu khi em được đọc lại điều luật đó và quan sát, trực tiếp thực hiện thực tiễn tại Văn phòng công chứng ABC
3 Về đáp ứng các Yêu cầu kiến tập do Học viện hướng dẫn
Qua kiến thức về quy tắc đạo đức hành nghề công chứng được học cùng với những Yêu cầu kiến tập đối với học viên do Học viên hướng dẫn, em đã tự xây dựng cho mình cách thức, kế hoạch, tiêu chuẩn giao tiếp, học hỏi sẽ thực hiện khi đến kiến tập tại một tổ chức hành nghề công chứng như việc giao tiếp, vận hành mối quan hệ, chủ động đề xuất, trao đổi các vấn đề mình quan tâm, ghi chép đầy đủ, chính xác những
Trang 4
-3-kết quả kiến tập, tôn trọng kỷ luật kiến tập, nội quy làm việc của tổ chức nhận kiến tập
Từ nhận thức đó, em đã áp dụng thực tiễn kiến tập tại Văn phòng công chứng ABC và nhận được rất nhiều sự đánh giá tốt, sự hỗ trợ giúp đỡ của cán bộ hướng dẫn nói riêng
và của Văn phòng công chứng ABC nói chung
4 Về đáp ứng nội dung kiến tập
Nội dung kiến tập đợt này được yêu cầu tập trung chuyên sâu, tìm hiểu ở các nội dung:
Cơ cấu, tổ chức quản lý, hoạt động của Văn phòng công chứng ABC;
Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng ABC
Qua quá trình kiến tập tại Văn phòng Công chứng ABC, về mặt tổng quan em thấy ở nơi đây, việc bố trí cơ cấu nhân sự Công chứng viên, khối Nhân viên khác, xây dựng, niêm yết các quy định, nội quy của Văn phòng, rồi việc thực hiện các quyền và nghĩa
vụ của tổ chức hành nghề công chứng quy định tại Luật công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật liên quan đã được vận dụng, tuân thủ một cách đúng, đầy đủ và khoa học tạo nên một sự chuyên nghiệp, một uy tín, tôn vinh thanh danh nghề công chứng trong mắt nhân dân, một nghề bổ trợ tư pháp, một nghề cao quý
PHẦN II
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA
Trang 5VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
I CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
1 Về công tác tổ chức nhân sự
Tổng số nhân sự: 18 người, trong đó có:
Công chứng viên: 02 Công chứng viên Hợp danh và 0 Công chứng làm việc theo chế
độ HĐLĐ;
STT Họ tên Năm sinh Đã được bổ
nhiệm công chứng viên theo Quyết định số, ngày, tháng, năm
Chức vụ (nếu có)
Ghi chú
Nhân viên nghiệp vụ, nhân viên khác:
STT Họ tên Năm sinh Vị trí công tác trong tổ
chức hành nghề công
chứng
Lưu trữ
Kế toán Thư ký Thủ quỹ
Hành chính Lái xe
2 Về Cơ sở vật chất
Văn phòng công chứng Minh Phương có 04 phòng làm việc, cụ thể:
0 Phòng làm việc, phòng hồ sơ và Phòng tiếp khách
3 Về Điều kiện vật chất
Văn phòng công chứng ABC có các thiết bị văn phòng gồm:
Trang 6
-5-0 bộ máy vi tính, 0 máy in, 0 máy scan, 0 máy phô tô coppy, 0 bàn làm việc, 0 tủ tài liệu
II QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
Qua kiến tập em nhận thấy, Văn phòng công chứng ABC đã căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng và pháp luật chuyên ngành khác để tự chủ động ban hành cho mình các Văn bản pháp lý nội bộ, đây chính là công cụ quản lý của Văn phòng đối với toàn bộ hoạt động của Văn phòng, cụ thể như:
1 Quy chế hoạt động chung của Văn phòng công chứng cụ thể các quy định về: Thành
viên hợp danh, cơ cấu tổ chức, quản lý, quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý tài chính thu chi vv…
2 Nội quy làm việc, lịch làm việc của Văn phòng công chứng, thủ tục công chứng
3 Nội quy tiếp nhận yêu cầu công chứng
4 Ban hành quy định: Phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác Các quy định
này đều được niêm yết tại Khu vực tiếp đón Người yêu cầu công chứng
5 Các văn bản nội bộ khác giúp vận hành Văn phòng, vận hành mối quan hệ giữa các
nhân sự trong Văn phòng
III ĐÁNH GIÁ CỦA HỌC VIÊN VỀ VIỆC TUÂN THỦ CÁC QUY ĐỊNH CỦA
PHÁP LUẬT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
1 Đối với thành viên Hợp danh:
Căn cứ tại Khoản 1 Điều 22 Luật công chứng năm 2014: “Văn phòng công chứng
điểm thành lập năm 2011 Văn phòng công chứng ABC là Văn phòng công chứng do một công chứng viên Ông thành lập, thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân theo quy định của Luật công chứng năm 2006
2 Đối với người đại diện theo pháp luật:
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng ABC là Trưởng văn phòng
và là công chứng viên hợp danh , đã có trên 02 năm hành nghề kể từ ngày trở thành Trưởng Văn phòng, việc này đã tuần thủ đầy đủ Khoản 2 Điều 22 Luật công chứng
năm 2014: “Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên”.
Trang 73 Đối với tên gọi:
Văn phòng công chứng ABC được thành lập và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động năm 2011 Đây là thời điểm còn áp dụng Luật công chứng năm 2006 chưa có quy định tên gọi Văn phòng công chứng phải kèm theo tên của Trưởng văn phòng và
từ đó đến nay chưa thay đổi tên gọi, trụ sở và Trưởng văn phòng Vì vậy đã tuân thủ
đầy đủ khoản 3 Điều 22 Luật công chứng năm 2014: “Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền
79 Luật công chứng năm 2014: “Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày Luật công chứng 2014 có hiệu lực thi hành được giữ nguyên tên gọi đã đăng ký Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi một trong các nội dung Tên gọi, trụ sở, Trưởng văn phòng kể từ ngày Luật công chứng 2014 có hiệu lực thi hành thì phải đăng ký lại hoạt động; trường hợp thay đổi một trong các nội dung Trụ sở, Trưởng văn phòng thì phải thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng phù hợp với quy định tại khoản 3 Điều 22 của Luật công chứng 2014”.
(Chụp ảnh biển hiệu Minh họa dán vào đây)
4 Đối với trụ sở, tài khoản và con dấu:
Văn phòng công chứng ABC có trụ sở, tài khoản riêng và con dấu Trụ sở bảo đảm các điều kiện như về địa điểm, cơ sở vật chất theo quy định vì vậy đã tuần thủ đầy đủ
khoảng 4 Điều 22 Luật công chứng năm 2014: “Văn phòng công chứng phải có trụ
sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định Văn phòng công chứng có con dấu
và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác”.
5 Đối với việc quản lý hoạt động Văn phòng công chứng:
Văn phòng công chứng ABC đã ban hành và niêm yết các văn bản theo quy định như Lịch làm việc, nội quy làm việc, thủ tục công chứng, quy trình tiếp nhận yêu cầu công chứng, Bảng giá phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác vì vậy đã tuần thủ
đầy đủ khoảng 4 Điều 33 Luật công chứng năm 2014: “Niêm yết lịch làm việc, thủ tục
Trang 8
-7-công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu -7-công chứng, phí -7-công chứng, thù lao -7-công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình”.
PHẦN III VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC
Văn phòng công chứng tuân thủ các quy định của pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề được Điều 32, 33 của Luật công chứng 2014, cùng các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan
I VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN
Qua quá trình kiến tập tại Văn phòng công chứng ABC bằng quan sát, tìm hiểu, được cán bộ hướng dẫn, và được xem xét nghiên cứu thì em nắm bắt được rằng, tại đây:
1. Các công chứng viên, nhân viên làm việc tại đây được Văn phòng ký Hợp đồng lao
động làm việc đầy đủ theo quy định của Bộ luật lao động, như vậy việc này thể hiện Quyền của Văn phòng công chứng ABC theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Luật công
chứng năm 2014: “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của Phòng công chứng, Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình”.
2. Người yêu cầu công chứng tự nguyện nộp phí công chứng, thù lao công chứng cho Bộ
phận tài vụ căn cứ Bảng giá phí công chứng, thù lao công chứng được niêm yết tại trụ
sở Văn phòng công chứng trên và Bảng tính phí, thù lao công chứng của thể đã được Văn phòng công chứng và Người yêu cầu công chứng thỏa thuận Việc này Văn phòng công chứng ABC đã thực hiện đầy đủ Quyền của mình quy định tại khoản 2
Điều 32 Luật công chứng năm 2014: “Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.”
3. Cán bộ hướng dẫn cũng đã thông tin tới Học viên việc Công chứng viên đôi khi vẫn
phải công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước theo yêu cầu của nhân dân như vào thứ bảy, chủ nhật, và buổi tối Việc này Văn phòng công chứng ABC đã thực hiện đầy đủ Quyền của mình quy định tại khoản 3 Điều 32 Luật
công chứng năm 2014: “Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của
cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.”
Trang 94. Cán bộ hướng dẫn cũng đã thông tin tới Học viên việc Công chứng viên vẫn thường
xuyên phải tra cứu trên hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng do Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý về tình trạng tài sản dự kiến giao dịch để bảo đảm an toàn pháp lý, giảm tối đa rủi ro trong Hợp đồng, giao dịch trước khi giao kết Việc này Văn phòng công chứng ABC đã thực hiện đầy đủ Quyền của mình quy định tại khoản 4 Điều 32 Luật công
chứng năm 2014: “Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng.”
II VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÁC NGHĨA VỤ
Đối với việc thực hiện các nghĩa vụ cơ bản của Văn phòng công chứng quy định tại Điều 33 Luật công chứng năm 2014, trong thực tiễn kiến tập tại Văn phòng công chứng ABC, bản thân em nhận thấy Văn phòng đã thực hiện đầy đủ, đúng các nghĩa
vụ này, cụ thể như sau:
1 Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà
nước theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
Theo bảng lịch làm việc được Văn phòng công chứng ABC niêm yết, thì ngày giờ làm việc tại đây như sau:
Làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần
Buổi sáng: Từ 07 giờ 00 đến 11 giờ 30 phút
Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 00 phút.
Ngoài ra Văn phòng công chứng ABC còn đáp ứng các dịch vụ tự nguyện như:
Công chứng tận nơi tại địa chỉ của khách hàng theo quy định của pháp luật;
Công chứng ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ
Văn phòng công chứng ABC đã tuân thủ lịch làm việc theo quy định của Uỷ ban nhân dân huyện tỉnh đối với cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn trên địa bàn huyện
2 Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công
chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình theo quy định tại khoản 4 Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
(Chụp ảnh dán vào đây)
Trang 10
-9-(Chụp ảnh dán vào đây)
(Chụp ảnh dán vào đây)
3 Ngoài ra Văn phòng công chứng ABC thực hiện và tuân thủ đúng những nghĩa
vụ cơ bản khác như:
Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy
định tại tại khoản 5 Điều 33 Luật công chứng năm 2014
Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá
trình tập sự tại tổ chức mình theo quy định tại tại khoản 6 Điều 33 Luật công chứng năm 2014
Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công
chứng hằng năm theo quy định tại tại khoản 7 Điều 33 Luật công chứng năm 2014
Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh
tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng theo quy định tại tại khoản 8 Điều 33 Luật công chứng năm 2014
Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại tại khoản 9 Điều 33 Luật
công chứng năm 2014
Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác
về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ
liệu công chứng theo quy định tại tại khoản 10 Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
PHẦN IV BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU KIẾN TẬP
I Kết quả đạt được
Qua quá trình kiến tập, quan sát thực tiễn hoạt động tại Văn phòng công chứng ABC, bản thân em nhận thấy mình đã đạt được rất nhiều kết quả tích cực:
- Hiểu được cách vận dụng các quy định của pháp luật để đi đến hành động trong thực tiễn
khi em được là công chứng viên thực hiện các dịch vụ công chứng đặc biệt là cách
Trang 11xây dựng cơ cấu tổ chức và quản lý hoạt động của Văn phòng công chứng; hiện thức hóa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng để đưa ra các hành động phù hợp;
- Trong thời gian học trong Học viện, các giảng viên luôn nhấn mạnh: Nghề công chứng là
một nghề cao quý, một nghề giúp ổn định xã hội, giảm thiểu tranh chấp các giao dịch bằng việc Công chứng viên phải thực hiện đúng và đủ, đúng và đủ ở đây phải hiểu rằng kể cả khi pháp luật không có quy định (nghĩa là không cấm) thì cũng không được làm, không được suy luận để làm, khác với các nghề khác là cứ không cấm là được làm Từ bải học này em đã thấy được trong thực tiễn tại Văn phòng công chứng ABC thể hiện đúng như các quy định của pháp luật mặc dù em cảm nhận qua quan sát, tìm hiểu
- Kết quả đạt được tiếp theo khi kiến tập tại Văn phòng công chứng ABC, đó là sự chuyên
nghiệp, khoa học và chuẩn mực của những người đang hoạt động nghề công chứng:
Đó là sự bố trí gọn gàng, cụ thể các khu vực, phòng làm việc riêng biệt;
Đó là những quy định được niêm yết để hướng dẫn khách hàng và hướng dẫn cả nhân viên Văn phòng;
Đó là tác phong làm việc luôn lôn đúng giờ đối với toàn thể nhân viên, đặc biệt công chứng viên luôn là người gương mẫu trong tác phong này để nhân viên văn phòng noi theo Việc này tạo dựng hình ảnh tốt đẹp trong mắt khách hàng
và nhân dân;
Đó là phong cách trang phục, chỉnh tề của đội ngũ nhân viên luôn gọn gàng, chuẩn mực mang theo phong cách hành chính công sở và ngân hàng;
Đó là quy trình chuẩn và khép kín trong giải quyết yêu cầu công chứng: Tiếp nhận, nghiên cứu xử lý, tính và báo phí công chính, nộp tiền công chứng, soạn thảo văn bản công chứng, đọc hiểu, lắng nghe, thẩm định ý chí tự nguyện, năng lực hành vi dân sự khách hàng trước khi ký kết, tiến hành ký kết trước mặt công chứng viên, chuyển ghi và ký lời chứng của công chứng viên, vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ vv… đều được nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt
Đó là một thái độ làm việc nhiệt huyết, ân cần không chỉ của khối tiếp đón khách hàng mà cả Công chứng viên và các nhân viên bộ phận khác, em thấy sự toát lên và tự hào của thanh danh uy tín người làm nghề công chứng
Đó là cách vận hành mối quan hệ của Trưởng văn phòng công chứng với đội ngũ các nhân viên, công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ Hợp đồng khác để tạo nên một khối thống nhất, khoa học, chuyên nghiệp đồng bộ khi phát ngôn, tiếp xúc và làm việc với khách hàng, mặt khách còn tạo