KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG

KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG

KỸ NĂNG SOẠN THẢO EMAIL Chuẩn bị: 03 phút Chuẩn bị: 10 phút Đặt Tên nhóm & Slogan lên giấy tên Viếtnhóm & slogan NỘI DUNG Tại email lại quan trọng? Một số lỗi hay gặp phải Những quy tắc viết email Một số ví dụ Kiểm tra trực tiếp máy Tại email lại quan trọng? Nhóm bạn thường gặp lỗi q trình viết email? Theo bạn, nhóm khác thường gặp lỗi trình viết email? Những quy tắc viết email? (Trích từ Bertolo) Nghĩ trước viết Viết email thật đơn giản Viết email ngắn Sử dụng dòng Subject Đặt cấu trúc cho email Làm chủ email Tránh từ ngữ cấu trúc khó hiểu Cẩn thận việc Blind Copy Reply all Đặt tên email • Tên email thể tính chuyên nghiệp bạn, tránh dùng từ ngữ kiểu dạng: canhbuomphieudu@ , noinhomuadong33@ • Cách tốt nên dùng tên để đặt tên email, như: nguyenthisongthaovn@gmail.com , thaonts@spaceaa.com, Quy trình viết email • Bước 1: Attach File (nếu có) • Bước 2: Viết nội dung • Bước 3: Đặt subject • Bước 4: Kiểm tra lại nội dung File attach • Bước 5: Nhập địa người nhận • Bước 6: Gửi email Bước 1: Attach file • Nên đính kèm file có định dạng dễ mở (*.pdf, *.doc) • Nếu có nhiều file, nên nén lại trước gửi (*.rar) • Đặt tên file phải dùng tiếng việt không dấu Bước 2: Viết nội dung • Trang trọng, lịch • Ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu • Đi trọng tâm điều muốn nói, tránh lan man • Thống kiểu chữ, màu chữ • Những nội dung cần nhấn mạnh nên in đậm • Tránh sử dụng từ cảm thán (!) nhiều Bước 2: Viết nội dung • Nội dung lời chào: - Dear anh/chị, - Kính gửi: Anh Nguyễn Văn A - Kính gửi: Viện IMT • Nội dung kết thúc: - Thanks & Best regards, - Trân trọng! - Em cảm ơn anh/chị Bước 2: Viết nội dung • Văn phong phải phù hợp, tùy đối tượng gửi email mà phải sử dụng ngôn ngữ cho hợp lý trân trọng, lịch Bước 2: Viết nội dung • Sử dụng chữ ký điện tử (chân email) email Bước 3: Đặt subject • Phải chủ đề muốn nói • Thu hút ý cho họ biết nội dung thư bạn gửi • Tiêu đề phải rõ ràng, mục đích khơng q dài • Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo cơng việc nên thêm ngày tháng năm tiêu đề email Bước 3: Đặt subject • Khơng để trống tiêu đề email • Viết tiếng việt không dấu Bước 4: Kiểm tra lại nội dung file attach • Chú ý lỗi tả hình thức email • Một email nhiều lỗi tả thể thiếu tơn trọng với người nhận • Tránh gửi file sai gửi sai tên người nhận Bước 5: Nhập địa người gửi • Kiểm tra thật kỹ tên người nhận, email người nhận trước nhấn nút “Send” • Nếu bạn vơ ý gửi email chưa hồn chỉnh cho người quan trọng bạn khó giải thích gây tai họa nghiêm trọng Bước 6: Gửi email • Trả lời email vòng 48h sau nhận email • Khơng gửi last minute email • Khơng gửi spam • Khi forward email đó, bạn cần phải đồng ý chủ email Bước 6: Gửi email • Đừng gửi email mà bạn khơng muốn cơng khai • Không gửi email bạn giận • Không sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân Một số ví dụ Kiểm tra máy trực tiếp EMAIL Ư – CHUYỆN NHỎ !!! ... lỗi trình viết email? Những quy tắc viết email? (Trích từ Bertolo) Nghĩ trước viết Viết email thật đơn giản Viết email ngắn Sử dụng dòng Subject Đặt cấu trúc cho email Làm chủ email Tránh từ... spam • Khi forward email đó, bạn cần phải đồng ý chủ email Bước 6: Gửi email • Đừng gửi email mà bạn khơng muốn cơng khai • Khơng gửi email bạn giận • Khơng sử dụng email cơng ty cho mục đích cá... bạn vơ ý gửi email chưa hồn chỉnh cho người quan trọng bạn khó giải thích gây tai họa nghiêm trọng Bước 6: Gửi email • Trả lời email vòng 48h sau nhận email • Khơng gửi last minute email • Khơng