- Tổ chức chính thức là thực thể xã hội tồn tại có mục tiêu rõ ràng, được cân nhắc kỹ càng về cấu trúc và những chức năng hoạt động với mức độ độc lập nhất định.. - Tổ chức phi chính thứ
Trang 1LÝ THUYẾT TỔ CHỨC
Câu 1: Nêu khái niệm tổ chức Chỉ ra các đặc trưng cơ bản của tổ chức Mỗi đặc trưng cho 1 ví dụ minh họa.
- Tổ chức là 1 tập hợp các cá thể được sắp xếp 1 cách có hệ thống nhằm thực hiện mục đích nào đó
Câu 2: Thế nào là tổ chức chính thức, tổ chức phi chính thức Tổ chức phi chính thức tác động đến tổ chức chính thức như thế nào Cho vd.
- Tổ chức chính thức là thực thể xã hội tồn tại có mục tiêu rõ ràng, được cân nhắc kỹ
càng về cấu trúc và những chức năng hoạt động với mức độ độc lập nhất định
- Tổ chức phi chính thức là thực thể xã hội được thành lập dựa trên sự hợp tác riêng
lẻ và tự nguyện của các thành viên, nhằm thỏa mãn các mục tiêu cá nhân hay mục tiêu xã hội nào đó
- Mối quan hệ giữa tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức:
Quan hệ tích cực:
+ Đáp ứng được nhu cầu giao tiếp và quan hệ xã hội cho các cá nhân.
+ Tạo điều kiện để giải tỏa các áp lực trong công việc
+ Xây dựng được môi trường làm việc thân thiện, tiến bộ, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ
Tác động tiêu cực:
+ Có thể xuất hiện bè phái, hoặc hình thành các nhóm lợi ích cục bộ
+ Nếu tổ chức phi chính thức ngày càng phát triển theo chiều hướng tiêu cực thì nó
sẽ gây nhiễu, làm sai lệch thông tin, cản trở quyết định của ban lãnh đạo
+ Quy mô của tổ chức phi chính thức phát triển đến 1 mức độ nhất định sẽ làm thay đổi mục tiêu chung, thậm chí thay đổi cả tổ chức chính thức
Câu 3: Đối tượng nghiên cứu môn học Lý thuyết tổ chức là gì ? Nêu nội dung cơ bản của môn học và cho vd minh họa.
- Lý thuyết tổ chức là môn học nghiên cứu 1 hệ thống các nguyên tắc về thiết kế tổ
chức và vận hành tổ chức giúp tổ chức đạt được những mục tiêu đã đề ra
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Là các loại hình tổ chức
+ Các quy luật cơ bản của tổ chức
+ Mối liên hệ và tác động của các yếu tố trong hệ thống tổ chức
- Nội dung cơ bản của môn học: thiết kế và vận hành tổ chức
+ Học cách phân chia tổ chức (phân chia 1 tổ chức thành các bộ phận)
Xác định (định biên) số lượng, nhân sự, chức năng, quyền hạn cho bộ phận đó + Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động có hiệu quả cao nhất và giải quyết xung đột
Ví dụ:
- Lập ra phòng kế toán
- Chia các công việc của phòng kế toán cho các kế toán viên
- Phân chia thứ bậc trong phòng: thiết kế tổ chức.
- Nhận diện được các xung đột của các cá nhân: vận hành tổ chức
Câu 4: Nêu nội dung chủ yếu tư tưởng quản trị của F.W.Taylor Theo anh chị, tình hình phát triển kinh tế xã hội Việt Nam nên kế thừa những gì trong tư tưởng của Taylor.
*Tư tưởng của Taylor:
Trang 2 Nội dung chủ yếu tư tưởng quản trị của F.W.Taylor
- Cổ vũ cho sự chuyên môn hóa ( 1 nhân viên chỉ nên làm 1 hay 1 số ít công việc)
- Ủng hộ đưa máy móc thay cho con người vào từng quá trình sản xuất
- Chức năng của NQT và nhân viên là khác nhau Nhân viên có trách nhiệm thực hiện theo quy trình mới NQT đưa ra, không cần quan tâm quy trình đó đúng hay sai, tốt hay không tốt
- Để khuyến khích NLĐ Taylor đề cao vai trò các đòn bẩy, hay kích thích kinh tế ( thưởng phạt rõ ràng)
Phê phán cách quản lý cũ:
- Thuê mướn người lao động tùy tiện, ai đến trước thì thuê trước
- Không có hệ thống đào tạo cho nhân viên mới
- Người lao động làm việc theo thói quen và kinh nghiệm, không có tiêu chuẩn công việc
- Người lao động và nhà quản lý không phân rõ được chức năng
Đề xuất các nguyên lý quản lý mới:
- Chuyên môn hóa lao động, áp dụng khoa học kĩ thuật thay thế cho kinh nghiệm trong từng công đoạn sản xuất
- Khi tuyển nhân viên cần tuyển lao động có tay nghề Sau khi vào tổ chức cần đào tạo lại cho họ
- Trong tổ chức cần phân công rạch ròi trách nhiệm quyền hạn của nhân viên và nhà quản trị Nhà quản trị có trách nhiệm hoạch định và thiết kế ra các quy trình, nhân viên có trách nhiệm thực hiện theo các quy trình, không quan tâm đến chất lượng, đúng hay là sai
- Để khuyến khích nhân viên làm việc cần phải đáp ứng các lợi ích vật chất ( thường theo sp, vượt chỉ tiêu thì có thưởng)
Taylor nhấn mạnh: Con đường tốt nhất mà các tổ chức cần theo chính là trách
nhiệm của công tác quản lý trong việc lựa chọn, đào tạo có chất lượng và khuyến khích tinh thần hăng say làm việc của nhân viên
Tình hình phát triển kinh tế xã hội Việt Nam nên kế thừa những gì trong tư tưởng của Taylor
- Để khuyến khích NLĐ Taylor đề cao vai trò các đòn bẩy, hay kích thích kinh tế ( thưởng phạt rõ ràng)
- Phân rõ chức năng và nhiệm vụ của nhà quản lý và NLĐ Hiệu quả dựa vào NSLD
Câu 5: Nêu nội dung chủ yếu tư tưởng quản trị của Henry Fayol Theo anh chị, tình hình phát triển kinh tế xã hội Việt Nam nên kế thừa những gì trong tư tưởng của Henry Fayol.
Ông đưa ra quan điểm để duy trì được hoạt động của tổ chức, thì tổ chức cần được xác định về các nguyên tắc được vận hành để tất cả các nhân viên trong tổ chức hiểu
và thực hiện
Ông đề xuất 14 nguyên tắc hoạt động của tổ chức:
- Phải phân công lao động
- Phải xác định rõ mối quan hệ giữa uyền hành và trách nhiệm
- Phải duy trì kỷ luật trong tổ chức
- Mỗi nhân viên chỉ nhận lệch từ 1 cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất
- Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy
- Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng
Trang 3- Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc.
- Quyền quyết định trong tổ chức phải tập trung về cùng 1 mối
- Tổ chức phải được sắp xếp theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân
- Sinh hoạt trong tổ chức phải có trật tự
- Sự đối xử trong tổ chức phải công bằng
- Công việc của mỗi người trong tổ chức phải ổn định
- Tôn trọng sáng kiến của mọi người
- Tổ chức phải xây dựng cho được tinh thần tập thể
Tình hình phát triển KT VN hiện nay nên kế thừa:
- Tư tưởng của Henry Fayol đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực hành quản trị, nhiều nguyên tắc quản trị của tư tưởng này vẫn còn áp dụng ngày nay Các hình thức tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền… đang ứng dụng phổ biến ngày nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái hành chánh
- Đánh giá cao được vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức và khuyến khích sự sáng tạo của họ
- Chuyên môn hóa rõ ràng làm cho NSLĐ của TC cao hơn, tránh sự chồng chéo trong nhiệm vụ và sự chỉ đạo của các cấp trong quản lý
- Phải phân công lao động
- Phải duy trì kỷ luật trong tổ chức
- Quyền lợi chung luôn phải đặt trên riêng
- NQT phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy
- Phải được sắp bậc từ giám đốc xuống công nhân
- Sự đối xử trong tổ chức phải công bằng
- Công việc của mỗi người phải ổn định
- Tôn trọng sáng kiến của mọi người
- Phải xây dựng tinh thần tập thể
Câu 6: Môi trường của tổ chức là gì? Hãy liệt kê các giải pháp mà tổ chức có thể áp dụng
để đối phó với bất trắc từ môi trường Chọn 1 giải pháp để phân tích và cho ví dụ.
Môi trường của tổ chức:
- Là tập hợp tất cả các yếu tố tồn tại bên ngoài tổ chức và có khả năng tác động đến 1 phần hoặc toàn bộ tổ chức
- Là tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động hay kết quả hoạt động của tổ chức
Các giải pháp mà tổ chức có thể áp dụng để đối phó với bất trắc từ môi trường:
- Dùng niệm ( DN tăng cường dự trữ để phòng lúc thị trường biến động)
- San bằng ( lấy giá ở thời điểm cao điểm bù cho giá lúc thấp, chấp nhận bán rẻ 1 số mặt hàng để thu hút khách hàng mua mặt hàng khác)
- Tiên đoán sớm ( căn cứ vào biến động của hiện tại và trong quá khứ để dự đoán được sự biến động trong thời gian tới)
- Ký trước hợp đồng ( DN sẽ ký trước hợp đồng cam kết dù giá cả có biến động sẽ mua sp của nhà cung ứng đó)
- Hạn chế về số lượng bán ra ( khi môi trường biến động DN khó có thể dự đoán thì
DN nên hạn chế các số lượng bán ra để phòng ngừa những số lượng ngoài dự đoán)
Trang 4- Dùng trung gian (tổ chức sẽ kêu gọi các nhân viên, các đại lý, các đối tác tham gia vào hoạt động sản xuất KD của tổ chức bằng 1 cách góp vốn nào đó)
- Tăng cường quảng cáo ( thay bằng việc để cho môi trường tự động đến mình thì tổ chức hay DN cần tăng cường quảng cáo để khuếch trương thương hiệu, phát triển nhiều khách hàng thì sẽ tránh được các rủi ro)
- Đa dạng hóa đầu tư ( DN nên đầu tư vào nhiều lĩnh vực, nhiều sp để khi sp, lĩnh vực này bất ổn thì sp, lĩnh vực khác hỗ trợ)
Ví dụ: DN Hoàng Anh Gia Lai gặp khó khăn về tình hình kinh doanh, khai thác cao
su, không thu được nhiều lợi nhuận, nên đã bán mặt hàng mía đường và chăn nuôi
bò sữa đồng thời dùng khoản lãi của ngành hàng đồ gỗ, mở thêm ngành sản xuất nước trái cây để bù lại khoản lỗ.
Câu 7: Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức:
a.Nội dung:
- TC mà không có mục tiêu cũng giống như con tàu mà không có bánh lái ( các thành viên trong TC sẽ không biết phải làm gì, làm cái đó để đạt được cái gì)
- Khái niệm mục tiêu : mục tiêu hiểu đơn giản là những kết quả thuận lợi ( tiền,uy tín,danh dự,quyền lực…) mà nhà lãnh đạo mong muốn tc của mình sẽ đạt được tại 1 thời điểm xác định được trong tương lai
- Chỉ con người mới có mục đích, TC chỉ có mục tiêu
-Mục tiêu là cần đạt được cái gì
-Mục đích là cần đạt được cái đó để làm gì
-Mục đích sẽ thay đổi theo thời gian và hoàn cảnh
b.Nguyên tắc để đạt được mục tiêu hiệu quả ( nguyên tắc Smart):
-Mục tiêu phải cụ thề rõ rang và đo lường được
-Mục tiêu phải hợp lý và hợp pháp
-Mục tiêu phải có tính khả thi
-Mục tiêu phải có thởi hạn ( có bắt đầu và kết thúc )
c.Các bước để đạt mục tiêu:
-B1: chia mục tiêu thánh các nhiệm vụ vụ thể và thởi gian rõ rang
-B2: sắp xếp theo thứ tự ưu tiên quan trọng giảm dần của các nhiệm vụ đó
-B3: chuẩn bị 1 số nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ đó
-B4: tiến hành áp dụng các nhiệm vụ đó vài thực tế
-B5: tiến hành điều chỉnh nếu thấy các nhiệm vụ chưa phù hợp và lặp lại các bước trên
d.Tính hiệu quả:
- Nhân viên trong tc nếu để tự do làm việc thường làm biếng và làm việc tự phát
- Làm việc tự phát có thể đạt kết quả có thể không
- Do vậy làm việc tự phát chắc chắn không có hiệu quả => TC hoạt động không hiệu quả thì mức độ cạnh tranh không cao => dễ bị các TC khác tiêu diệt
( cùng đvt trong 1 khoảng thời gian )
=> H >= 1 (100 % ) => có hiệu quả
- Có 5 cách nâng cao hiệu quả:
Trang 5 Không đổi đầu ra, giảm đầu vào.
Không đổi đầu vào, tăng đầu ra
Tăng đầu ra, giảm đầu vào
Tăng đầu ra nhiều hơn tăng đầu vào
Giảm đầu vào nhiều hơn giảm đầu ra
- Trong TC hiệu quả có nghĩa là mọi người cùng làm việc và cùng hưởng lợi ích Hiệu lực là mọi người cùng nổ lực để thực hiện đề đạt hiệu quả cao nhất
Câu 8: Nêu nội dung của Quy luật đồng nhất & đặc thù
a Khái niệm:
- Đồng nhất: là chỉ tính chất của một vật thể hay một hệ thống, trong đó có sự giống
nhau về cấu trúc hoặc tính chất tại mọi vị trí không gian (hoặc thời gian) trên vật thể hay hệ thống
- Đặc thù: là chỉ tính chất của một sự vật hay một hệ thống có đặc điểm nổi trội mà
chỉ một mình sự vật hay hệ thống đó có
b Nội dung:
- Tổ chức là một tập hợp những phần tử của tổ chức hợp thành và có mối liên hệ nhất định Do đó các phần tử này phải có cấu trúc đồng nhất và sự thống nhất
- Đồng nhất tạo TC sự ổn định và hình thành nên văn hóa/truyền thống của TC
- Ghép những TC không đồng nhất thì không thể tạo thành TC mới mà có khi còn hủy hoại những TC trước khi hợp thành
- Một tổ chức đa chức năng gồm nhiều tổ chức có chức năng khác nhau, vẫn phải có
sự đồng nhất về cơ chế quản lý
- Đặc thù có thể tốt, có thể không tốt
- Sự khủng hoảng/tan rã do sự phát triển đặc thù làm giảm tính đồng nhất của TC
- Một tổ chức đa chức năng có thể có nhiều tổ chức có chức năng khác nhau, nhưng cũng phải mang tính đồng nhất, ít nhất là đồng nhất về cơ chế quản lí
- Có tính đặc thù: xác lập bản sắc của tổ chức, tạo nên sự khác biệt với các hệ thống khác trong và ngoài hệ thống
- Tạo ra sự đa dạng tổ chức của hệ thống => tạo ra đột phá, phát huy tính trồi của cá thể cần thiết để đưa TC vào trạng thái phát triển đồng thời tạo nên thương hiệu của
TC
Câu 9 : Vẽ ưu, nhược điểm dk áp dụng của 1 cơ cấu nào đó.
Câu 10: Nêu mô hình các giai đoạn suy thoái của tổ chức Liệt kê các biện pháp/giải pháp
để đối phó với giai đoạn suy thoái của tổ chức Chọn 1 giải pháp mà anh/chị hiểu nhất để phân tích.
Suy thoái tổ chức: Là sự giảm sút các nguồn lực của tổ chức trong một thời gian dài.
1 Giai đoạn suy thoái:
- Động lực làm việc của nhân viên bị giảm sút ( nhân viên không còn sáng kiến, ý kiến
để đổi mới tổ chức, làm xong công việc là đi về )
- Những người tài trong tổ chức bắt đầu ra đi ( quá chán phần thủ tục, không còn gì
để học tập, không có cơ hội để thăng tiến )
- Tổ chức không phát triển được sản phẩm mới trong thời gian dài
Trang 6- Tổ chức sẽ phải giải thể và xác nhập các bộ phận khác không có hiệu quả
- Tổ chức sẽ không thanh toán được 1 số chi phí tài chính ngắn hạn ( nợ nhà cung cấp,
nợ nhân viên trong công ty và các khoản trong ngân hàng )
- Công ty phải bán bớt tài sản, giải thể một số bộ phận để tái cơ cấu lại cấu trúc của tổ chức
2 Nguyên nhân gây ra suy thoái:
- Do tổ chức phát triển quá lâu nên các nguồn lực chính của tổ chức bị hoa mòn hoặc suy giảm
- Do tổ chức bị tấn công bởi các tổ chức khác hoặc do chính tổ chức theo đuổi các chiến lược phát triển không đúng đắn sẽ bị khủng hoảng
- Do sự suy thoái của môi trường bên ngoài dẫn đến tổ chức bị cạn kiệt nguồn nguyên liệu hoặc lợi thế không chính thức, các mối quan hệ xã hội
3 Khi t ổ chức bị suy thoái không phải tổ chức sẽ tăng giá ngay mà cũng trải qua 5 giai đoạn:
- Giai đoạn không rõ ràng (doanh số bán hàng giảm do các lý do bất thường)
- Giai đoạn không hoạt động
- Giai đoạn sai lầm
- Giai đoạn sai lầm liên tiếp ( Giai đoạn khủng hoảng )
- Giai đoạn tan rã
4 Giải pháp đối phó khủng hoảng:
Khi tổ chức lâm vào khủng hoảng có thể áp dụng một số biện pháp sau:
- Tái cơ cấu ( bộ phận hoạt động không hiệu quả thì kêu gọi thêm vốn đầu tư, bán cổ phần cho cán bộ công nhân viên, xác nhận các bộ phận kinh doanh không hiệu quả với các bộ phận khác, bán luôn bộ phận thua lỗ, xóa sổ hoàn toàn…)
- Đối với những bộ phận hiệu quả thì tái cơ cấu và phát triển thêm những lĩnh vực mới ( lấy tiền bù cho bộ phận thua lỗ )
- Khi tổ chức rơi vào suy thoái không đồng nghĩa với tổ chức sẽ tăng giá ngay mà tổ chức chia nhỏ để quay về giai đoạn chọn lọc
Chọn giải pháp tái cơ cấu:
+ Thu hẹp quy mô (cho thuê TS, sa thải NV)
+ Kêu gọi nguồn đầu tư từ bên ngoài nhằm duy trì hoạt động của bộ phận đó
+ Bán bớt một phần TS hoặc cổ phần cho đối tác trong nội bộ hoặc bên ngoài
+ Sát nhập hoặc giải thể
+ Chấm dứt luôn hoạt động của bộ phận không hiệu quả
Câu 11: Xung đột là gì ? Nguyên nhân nào dẫn đến xung đột ? Có những loại xung đột nào trong tổ chức ?
Xung đột là khi 1 hoặc cả 2 bên phát hiện ra rằng những quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị tác động tiêu cực bởi bên còn lại
Phân loại:
Thông thường trong tổ chức
- Xung đột giữa cá nhân – cá nhân
- Xung đột giữa cá nhân – tổ chức
- Xung đột giữa tổ chức - tổ chức
Nguyên nhân gây ra xung đột:
Trang 7+ Sự sai lệch trong truyền đạt thông tin.
+ Do các thành viên có sự phụ thuộc lẫn nhau đối với nhiệm vụ chung
+ Do mục tiêu không tương đồng, hay là sự khác nhau về mặt quan điểm
+ Do 1 hay cả 2 bên đe dọa vũ lực với bên còn lại
+ Do sự khan hiếm của các nguồn lực => chiếm làm của riêng => xung đột
Các phương pháp giải quyết xung đột:
a Phương pháp lãng tránh
Lãng tránh là khi 1 bên nhận biết được xung đột khi tồn tại nhưng họ chọn phản ứng rút ra khỏi xung đột hoặc kìm hãm xung đột đó
b Phương pháp hợp tác
Hợp tác là khi 1 hoặc cả 2 bên cố gắng thỏa mãn nhu cầu bên còn lại
c Phương pháp thỏa hiệp
Thỏa hiệp là khi cả 2 bên nhận thấy xung đột tồn tại nhưng lợi ích của việc hợp tác lớn hơn do vậy họ tìm giải pháp để thỏa mãn lẫn nhau
d Phương pháp nhượng bộ
Nhượng bộ là khi 1 bên chấp nhận đáp ứng bên kia để làm mềm hóa xung đột để tiến đến lợi ích cao hơn
e Phương pháp cạnh tranh
Cạnh tranh là khi 1 bên cố gắng thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của chính mình mà không cần quan tâm tới những thiệt hại đến những bên kia phải nhanh
Đk áp dụng:
- Khi bạn tin chắc chắn lập luận của bạn là đúng
- Khi bạn chống lại những hành vi không chuẩn mực (tham nhũng)
- Khi 1 bên phải ra quyết định trong trường hợp khẩn cấp
- Xung độtt không bao giờ tự nhiên mất đi nó chỉ được giải quyết khi 1 hoặc cả 2 bên tìm ra được giải pháp Cách tốt nhất để giải quyết xung đột là đàm phán